laporan Pertanggungjawaban Wisuda Oktober 2014

LAPORAN

PERTANGGUNGJAWABAN

WISUDA OKTOBER 2014

KELUARGA MAHASISWA TEKNIK INDUSTRI

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2014

MEDIA Silmi Kaffah 13412011

LO Mutia T. 13412

LAPANGAN M. Arya Z.

13412

LOGISTIK Anugrah R.

13412

AKOMODASI Ino Feberta F.

13412

DEKORASI Florischa A.T

13412

ACARA MALAM Nadia A. H

14412

ACARA SIANG Jordan Syein 13412

Isabella R. 13412

STRUKTUR PANITIA

KETUA Fatha Ichsan M

13412026

BENDAHARA Ajrina A

13412034

SEKRETARIS Della Rieza R

13412067

MSDM Rizka S. M 13412101

WKL KETUA Reza Andhika

14412

DANA USAHA John M. P 13412006

Sonya A. M. S 13412107

SUSUNAN KEPANITIAAN

Penasehat : Ketua Program Studi Teknik Industri ITB

Dr. Ir. Tjokorde Made Agung Ari Samadhi, M. Eng.

Penanggung jawab : Pitra Syahirul Muntaha

Ketua Departemen Internal : Fuad Aziz

Ketua Divisi Kekeluargaan : Gita Partiwi

Ketua Wisuda Oktober : Fatha Ichsan Muhammad

Wakil Ketua : Reza Andhika Permana

Sekretaris : Della Rieza Ramdani

Bendahara : Ajrina Alfionita

MSDM : Rizka Septriana Maharani

Ketua Divisi Media : Silmi Kaffah

Ketua Divisi Dana Usaha : John Michael Power

Sonya Ananda Sembiring Meliala

Ketua Divisi Acara Siang : Jordan Syein

Isabella Roseline

Ketua Divisi Acara Malam : Nadya Amalia Hakim

Ketua Divisi Liaison Officer : Mutia Triningtyas

Ketua Divisi Lapangan : Muchammad Arya Zamal

Ketua Divisi Logistik : Anugrah Rusdianto

Ketua Divisi Akomodasi : Ino Feberta Fauzi

Ketua Divisi Dekorasi : Florischa Ayu Tresnatri

Pendahuluan

PENDAHULUAN KEGIATAN

1. NAMA DAN TEMA KEGIATAN

Nama Kegiatan : Wisuda Oktober 2014 Keluarga Mahasiswa Teknik Industri

Tema Kegiatan : Plant vs Zombie untuk Acara Siang dan Moulin Rouge untuk

Acara Malam

2. LATAR BELAKANG KEGIATAN

Rangkaian acara wisuda Oktober adalah sebuah acara yang rutin dilaksanakan oleh

Keluarga Mahasiswa Teknik Industri. Acara ini merupakan wujud penghormatan

terhadapkakak-kakak wisudawan TI-MRI yang telah menyelesaikan jenjang pendidikan

S1nya. Selain itu, acara ini pun menjadi bentuk apresiasi terhadap wisudawan yang

telah berkontribusi dan berbagi pengalamannya di MTI.

3. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan terlaksananya terselenggaranya kegiatan Wisuda Oktober 2014 adalah :

1. Wujud apresiasi dan penghormatan bagi para wisudawan

2. Sarana interaksi bagi massa MTI dengan para wisudawan

3. Mempererat rasa kekeluargaan, kebersamaan, dan kekompakan seluruh massa MTI

4. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Rangkaian kegiatan Wisuda April 2014 terbagi menjadi tiga bagian acara :

a) Acara Malam

Hari/Tanggal : Kamis, 16 Oktober 2014

Tempat : Aston Primera Hotel Pasteur

Waktu : Pkl. 18.00 s.d. selesai

b) Acara Program Studi

Hari/Tanggal : Jumat, 17 Oktober 2014

Tempat : Aula Timur ITB

Waktu : Pkl. 13.30 s.d. 15.45

c) Acara Siang Arak-arakan

Hari/Tanggal : Sabtu, 18 Oktober 2014

Tempat : Lingkungan Institut Teknologi Bandung


5. DESKRIPSI UMUM KEGIATAN

1. Acara Malam

Acara malam yang diadakan di Aston Primera Hotel, Pasteur ini mengangkat tema

Moulin Rouge. Acara ini diawali dengan sambutan dari kadep internal dan ketua

wisuda, kemudian dilanjutkan dengan perform tiap angkatan. Terdapat pemutaran

video dan renungan bagi para wisudawan beserta angkatannya. Sesi foto bersama

wisudawan menjadi penutup acara di malam tersebut.

2. Acara program studi

Acara ini merupakan syukuran kelulusan wisudawan yang terlaksana atas

kerjasama dengan pihak prodi Teknik Industri dan Manajemen Rekayasa Industri.

Sebagian besar acara yang dihadiri oleh wisudawan, orang tua, dosen dan staf prodi

TI ini langsung diurus oleh pihak prodi. Rangkaian acara prodi tersebut terdiri dari

makan bersama, sambutan ketua prodi, sambutan perwakilan orang tua , sambutan

perwakilan mahasiswa, hiburan, serta pembacaan doa. Pihak panitia wisuda

Oktober berkontribusi dalam menerima tamu dan mempersiapkan hiburan yang

akan ditampilkan.

3. Acara siang

Kegiatan ini merupakan proses arak-arakan wisudawan dari Sabuga menuju jam

gadang dengan menyanyikan lagu-lagu MTI yang diiringi oleh perkusi. Diawali

dengan berkumpulnya massa MTI dan wisudawan di saraga, acara berlanjut dengan

melakukan proses Avanti di tunnel, perform dengan tema plant vs zombie di jam

gadang, pelemparan toga di tugu Soekarno, serta perang air yang dilakukan di

depan himpunan. Acara berakhir dengan dibacakannya Surat Keputusan

Pengangkatan Anggota Luar Biasa MTI oleh Kahim di depan tangga SBM.

6. EVALUASI SECARA UMUM

Ketua : Fatha Ichsan Muhammad (13412026)

Steering Commitee :

Gita Partiwi

Fuad Aziz

M. Alifa Farhan

Kahlil Iman

1. Persiapan Kegiatan

Persiapan kegiatan dimulai dengan kumpul angkatan MTI 2012 untuk menentukan

ketua pelaksana Wisuda Oktober 2014. Pemilihan ketua dilakukan pada akhir bulan

September 2014. Setelah ketua terpilih, diadakan oprec ketua divisi dan bidang

supporting.

Dalam mempersiapkan keberlangsungan acara, panitia seluruh kerja panitia

dikontrol dalam bentuk :

1. Rapat Penentuan Konsep

Rapat yang diadakan untuk menentuat tujuan, metode dan design acara yang

akan dibuat. Rapat ini dilakukan diawal kepemilihan acara.

2. Rapat dan Progres Report setiap Divisi

Rapat dan Progress Report tiap divisi diadakan setiap minggu dari terpilihnya

kadiv sampai keberlangsungan acara selesai. Rapat dipimpin langsung oleh

Ketua Wisuda Oktober MTI. Bahasan rapat ini meliputi perkembangan kinerja

tiap divisi, hambatan yang dilalui dan cara penanganan hambatan yang

dipikirkan secara bersamaan oleh seluruh panitia inti.

3. Rapat dan Progress Report ke Wisudawan

Rapat dan Progres ke wisudawan ini dilakukan sebanyak tiga kali. Yang

dipimpin langsung oleh ketua wisuda Oktober dan sekali dipimpin oleh korlap.

Rapat ini membahas konsep yang diinginkan wisudawan dalam rangkaian

wisuda Oktober, penyampaian hasil kerja setiap divisi, dan pencarian solusi dari

hambatan yang dilalui serta pemaparan teknis lapangan saat wisday.

4. Rapat Koordinasi

Repat koordinasi terpusat adalah rapat yang diselenggarakan oleh paniti wisuda

terpusat, berisi arahan-arahan mengenai keberlangsungan acara. Rapat ini

diwakilkan oleh ketua wisuda Oktober dan ketua divisi lapangan.

5. Rapat Akbar Panitia

Rapat panitia akbar diikuti oleh seluruh panitia wisuda Oktober MTI. Berisi

penyampaian rangkaian acara yang akan dilalui dan keperluan-keperluan teknis

setiap rangkaian acara.

2. Pelaksanaan Kegiatan

Rangkaian kegiatan wisuda Oktober ini dibagi menjadi tiga rangkaian acara besar,

yang terdiri dari :

a) Acara Malam

Tanggal : Kamis, 16 Oktober 2014

Tempat : Aston Primera Hotel, Pasteur


Garis Besar Acara :

Pemilihan tempat berlangsung cukup lama karena membutuhkan tempat yang

besar dan luas mengingat banyaknya wisudawan dan massa yang datang (+/- 200

orang). GOR SIS yang selalu menjadi langganan tempat wisnight Oktober tidak bisa

digunakan karena dilaksanakan di weekdays. Permintaan acara malam di hari

Kamis berasal dari wisudawan dengan pertimbangan jika dilaksanakan pada hari H

akan terlalu malam dan terlalu melelahkan bagi wisudawan, dan acara prodi

dilaksanakan pada hari Jumat, sehingga pilihan yang tersisa hanyalah hari Kamis.

Sulitnya mencari gedung dengan harga terjangkau dan kapasitas luas seperti GOR

SIS akhirnya membuat hotel menjadi alternative yang paling feasible, mengingat

fasilitasnya yang sudah all in dari konsumsi, lightning, kursi dan meja, proyektor,

dan lain-lain. Setelah fiksasi tempat, dilakukan pemilihan tema melalui voting

wisudawan.

Acara dimulai pada pukul 19.30, terlambat 30 menit dari rundown awal

dikarenakan massa dan wisudawan yang terlambat datang. Hal ini sudah

diantisipasi dengan menuliskan open gate pada pukul 18.00, namun tetap saja acara

mengalami keterlambatan. Konsumsi yang disediakan diletakkan di lobby di luar

ballroom, sehingga membutuhkan waktu untuk menggiring massa ke dalam

ruangan, ditambah dengan adanya photobooth, mengakibatkan banyak massa yang

menumpuk di luar.

Meja dan kursi yang disediakan disusun membentuk round table, ada sekitar 12

round table yang disediakan. Pada awalnya massa berdiri di sekitar meja karena

mempersilahkan wisudawan untuk duduk terlebih dahulu, namun karena banyak

yang kosong akhirnya semua massa yang datang dapat duduk. DUDU (Dari Untuk

Dengan Ucapan) yang disiapkan oleh divisi dekorasi diletakkan di belakang

ruangan, berupa kotak-kotak dengan nama wisudawan di atasnya yang digantung

dengan tali. Di belakang panggung dihias dengan backdrop berupa tulisan Moulin

Rouge dan kain coklat. Kemudian di lobby ada photobooth yang disesuaikan dengan

tema.

Konsumsi yang disediakan adalah sejumlah wisudawan Oktober yaitu 115 orang,

jumlah ini dibatasi oleh piring yang disediakan. Konsumsi tidak mengalami

kekurangan, massa juga bisa mendapatkan makanan karena wisudawan yang hadir

kurang lebih hanya 80 orang. Konsumsi sudah siap dari pukul 19.00. Acara diisi

dengan penampilan band dari 2012, 2010, dan Avanti Band diselingi dengan games

dan pemutaran video. Acara puncak adalah penampilan MTI Dance dan closing

performance berupa kabaret dari 2012, yang kemudian ditutup dengan renungan

malam wisudawan.

Evaluasi dan tindak lanjut :

Perlu dipertimbangkan lagi pro dan kontra mengadakan wisnite di weekdays,

mengingat banyaknya massa yang masih kuliah hingga sore hari. Selain itu, GOR SIS

yang biasanya selalu bisa digunakan untuk acara malam namun hanya bisa

digunakan di weekend. Lalu lintas yang sangat macet mengingat jam pulang kerja

yang padat pada weekdays pun harus menjadi bahan pertimbangan lainnya.

Properti dekorasi pastikan posisi dan cara meletakkannya agar saat dipasang sesuai

dengan ekspektasi, apabila perlu menggunakan papan segera koordinasikan dengan

pihak hotel. Pastikan lagi sebelum pulang segala properti yang digunakan telah

terkumpul dan dikembalikan dengan pemiliknya agar tidak terjadi kehilangan.

Cross Check jumlah wisudawan dan pastikan LO bekerja jauh-jauh hari untuk

menanyakan kehadiran wisudawan saat wisnight karena reservasi tempat di hotel

membutuhkan jumlah fix dan tidak dapat di cancel.

b) Acara Program Studi

Tanggal : Jumat, 17 Oktober 2014

Tempat : Aula Timur ITB

Waktu : Pkl 13.30 s.d. 15.45

Garis besar acara :

Acara ini dilaksanakan dengan tujuan sebagai syukuran kelulusan wisudawan oleh

pihak prodi. Selain itu, kegiatan ini juga merupakan sarana interaksi antara

wisudawan, orang tua, dosen dan staf prodi TI. Seluruh persiapan kegitan ini diurus

langsung oleh pihak prodi. Pihak panitia wisuda Oktober hanya membantu dalam

menerima tamu dan hiburan yang akan ditampilkan. Rangkaian acara prodi ini

terdiri dari :

1. makan bersama

2. sambutan ketua prodi, perwakilan orang tua, dan mahasiswa

3. hiburan

4. pembacaan doa


Pihak panitia harus berkomunikasi secara berkala dengan pihak program studi

terkait informasi pelaksanaan dan kebutuhan sumber daya.

c) Acara Siang Arak-arakan

Tanggal : Sabtu, 18 Oktober 2014

Tempat : Lingkungan Institut Teknologi Bandung


Garis besar acara :

Saat acara arak-arakan, FTI mendapat urutan fakultas ke-tujuh, sehingga waktu

keluar wisudawan dari sabuga jadi sangat siang. Wisudawan keluar sabuga cukup

lambat dibandingkan waktu yang telah diestimasi dikarenakan sulitnya

mengumpulkan jumlah wisudawan yang banyak untuk segera berkumpul dan

bersiap melakukan parade, akan tetapi setelah dikoordinir oleh korlap dan barisan

wisudawan telah sampai, seluruh masa MTI memberi semangat dan sambutan dari

perkusi sehingga barisan masa dan wisudawan siap berparade. Karena waktu

keluar yang terlalu sore, maka acara penyambutan wisudawan di lapangan saraga

ditiadakan, sehingga masa MTI keluar dari sabuga menuju tunnel menggunakan

jalur khusus.

Penyambutan kepada wisudawan pertama kali dilakukan di tunnel dipimpin korlap

dan ketua himpunan. Penyambutan wisudawan sangat meriah, diiringin tim perkusi

yang terus mengiringi arak-arakan.

Selama arak-arakan berlangsung, kelompok perkusi tak ada hentinya mengiringi

barisan parade untuk terus menyanyikan lagu arak-arakan dan lagu tema wisuda

Oktober 2014. Parade berlangsung dari tunnel, melewati gedung TI, dan menuju

lapangan perform melewati lingkar barat. Selama parade barisan MTI terlihat

meriah dan bersemangat, bahkan selagi menunggu perform di lapangan megatron

wisudawan menikmati permainan musik dari kelompok perkusi.

Perform wisuda Oktober kali ini mengambil tema Plants vs Zombies. Penampilan

yang ditampilkan adalah kisah 10 November di Surabaya mengenai pengibaran

bendera Merah Putih di Hotel Yamato namun dikemas secara modern melalui

karakter-karakter yang ada di Plants vs Zombies. Pemilihan tema PvZ ini demi

menaikkan nilai jual cerita agar memiliki sensasi yang berbeda, terbukti dengan

banyaknya penonton dan wisudawan yang terkejut dengan twist cerita dari PvZ itu

sendiri yang ternyata mengisahkan perjuangan rakyat Indonesia dalam kemasan

yang menarik.

Setelah penampilan di lapangan megatron dilanjutkan dengan prosesi pelemparan

toga di depan tugu soekarno, barisan mulai sulit dikondisikan. Setelah prosesi

pelemparan toga selesai dilanjutkan dengan parade kembali ke himpunan untuk

dilakukan prosesi pelantikan Anggota Luar Biasa MTI ITB dan perang air,

sayangnya ada beberapa wisudawan yang menolak melakukan perang air sehingga

beberapa langsung pulang setelah pelemparan toga.


Panitia harus lebih memperhatikan kemungkinan-kemungkinan yang mungkin

terjadi saat keberlangsungan acara, seperti hujan. Panitia harus mengetahui dengan

baik teknis lapangan saat wisday agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan,

pastikan agar seluruh masa dan wisudawan mengerti teklap dengan baik agar

wisudawan cepat berkumpul dan parade bisa segera dilakukan. Koordinasikan

segala hal dengan pihak-pihak terkait, pastikan penyamaan informasi antar pihak

terkait agar tidak terjadi miskomunikasi terutama dengan pihak terpusat dan

wisudawan.

PENUTUP

Demikian laporan pertanggung jawaban ini dibuat sebagai pertanggungjawaban seluruh panitia

Wisuda Oktober MTI 2014. Kami mengucapkan banyak terimakasih atas kerjasama seluruh

pihak yang telah membantu segala persiapan maupun keberjalanan acara ini. Tak ada gading

yang tak retak, begitu pula dengan performa kami dalam mempersiapkan seluruh rangkaian

kegiatan wisuda ini. Kami memohon maaf kepada semua pihak yang merasa kurang berkenan

atas seluruh usaha yang kami lakukan baik dalam rangka persiapan maupun keberjalanan acara

di hari-H.

Pengalaman dan pembelajaran yang kami dapatkan tidak lepas dari bimbingan dan petunjuk

yang diberikan oleh semua pihak terkait. Semoga pengalaman-pengalaman yang kami dapatkan

ini bisa menjadi bekal untuk membantu kepanitiaan wisuda selanjutnya menjadi lebih baik.

Rangkaian dan Timeline Kegiatan

KEGIATAN SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

1 Pemilihan Ketua Wisuda

2 Pembentukan Ring 1

3

Open Recruitment 2012 & 2011

4 Open Recruitment 2013

5 Pengumuman Hasil Oprec

6 Forum wisuda terpusat

7 Rapat koordinasi Ring1

8 Rapat Akbar 2013

9 Pembuatan RAB divisi

10

Perancangan dan kesepakatan iuran wisudawan

11

MEDIA SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Membuat countdown fisik

Rilis Poster Acara Siang

Pemasangan Countdown Fisik

Countdown Sosial Media

Rilis Poster Acara Malam

Rapat Divisi

Publikasi Kertas Buram

Dokumentasi Acara Malam

Dokumentasi Acara Prodi

Briefing untuk hari H

Dokumentasi Acara Siang

Dokumentasi Persiapan Wisuda

12

DANA USAHA SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Rapat Divisi

Danus Jumper

Danus Boneka

Danus Risol

13

ACARA SIANG SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Pertemuan perdana 2013

Konfirmasi acara prodi

Latihan

Start buat kostum

Start buat aksesoris wisudawan

Konfirmasi mc, penerima tamu, pengisi acara prodi fix

Gladi kotor

Gladi bersih

Hari H wisuda

14

ACARA MALAM SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Survey tempat 1

Survey tempat 2

Survey tempat 3

Fiksasi tempat

Pengumpulan ide tema

Fiksasi tema

Kumpul pertama divisi acara

Mengumpulkan video testimoni

Mengumpulkan video angkatan

Memberikan video ke media

Memastikan video siap diputar

Menghubungi PJ wisudawan untuk renungan malam

Berkoordinasi dengan Kahim untuk pelantikan ALB

Meminta SK ALB pada sekretaris

Membeli pin ALB

Fiksasi souvenir

Melakukan pemesanan souvenir

Souvenir telah siap

Fiksasi DUDU

Fiksasi photobooth

Fiksasi alat-alat band

Perizinan tempat

Mencari performer

Menentukan konsep closing

Latihan perform

Mencari logistik yang dibutuhkan

Menentukan kategori angket

Menyiapkan hadiah angket

Pembagian PJ saat hari H

Konfirmasi dengan performer

Rundown fix

Fiksasi MC

Fiksasi penerima tamu & operator laptop

15

LIAISON OFFICER SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Minta data wisudawan ke TU

Perkenalan kadiv ke wisudawan

Batas pengetagan/request LO

Pemberitahuan data pemasangan LO dengan wisudawan sekaligus menanyakan kesesuaian data ke wisudawan dan LO (pagi)

Update data wisudawan di TU

Update data pemasangan LO dan wisudawan ke wisudawan

LO mulai menghubungi wisudawan

Start pembayaran iuran wisudawan

Kumpul perdana LO dan pemberitahuan teknis lapangan oleh kadiv Lapangan

LO bertemu wisudawan masing-masing (saat acara prodi)

Wisuda

16

LAPANGAN SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Kumpul perdana

Penugasan 2013 untuk wawancara Korlap Wisuda Terpusat

Kumpul Briefieng Teknis umum

Pembagian Tugas

Briefing bersama LO

Pelaksanaan dan Evaluasi

17

LOGISTIK SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Mensurvey tempat acara malam wisuda oktober 2014

Mendata kebutuhan acara malam wisuda oktober 2014

Mencari keperluan logistik acara malam wisuda oktober 2014

Mencari Vendor sound

Membayar penyewaan sound ke Barland

Acara Malam Wisdua Oktober 2014

Mempersiapkan kebutuhan acara siang

Hari-H acara siang wisuda oktober 2014

18

AKOMODASI SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Mensurvey toko tempat membeli konsumsi wisudawan

Memesan dan membayar DP konsumsi wisudawan

Mengambil konsumsi wisudawan (jika diperlukan)

Mendistribusikan konsumsi wisudawan melalui LO Sabuga

Mensurvey toko tempat membeli konsumsi panitia

Memesan dan membayar DP konsumsi panitia

Mengambil konsumsi panitia (jika diperlukan)

Mendistribusikan konsumsi panitia

Mendata kebutuhan transportasi wisudawan

Mendata ketersediaan transportasi panitia wisuda oktober

Eksekusi kebutuhan transportasi wisudawan

19

DEKORASI SEPTEMBER OKTOBER

8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Sosialisasi design dekor himpunan ke 2013 (Plants vs Zombie) di RB 6

Mempersiapkan pagar PVZ dari triplex

Mempersiapkan pagar PVZ dari triplex beserta face hole PVZ

Mengecat pagar tripleks dan menggunting kardus untuk Face Hole PVZ

Membuat dan mengecat kincir angin

Menggunting dan mengecat atribut PVZ, termasuk lukisan PVZ, beserta love untuk backdrop panggung wisnight

Persiapan atribut wisnight, termasuk lukisan Moulin Rouge

Penuntasan pembuatan atribut wisnight beserta pembuatan & pengecatan Dudu

Pemasangan tali pada dudu serta pemasangan hasil dekorasi di lokasi wisnight (Aston Primera)

Laporan Pertanggungjawaban Divisi

Divisi : Sekretaris

Ketua Divisi : Della Rieza Ramdani - 13412067

Job Description Divisi :

1. Bertanggung jawab langsung terhadap ketua acara

2. Membuat surat yang dibutuhkan oleh divisi-divisi

3. Membuat notulensi pada setiap rapat koordinasi

4. Pengarsipan semua dokumen

5. Mengkoordinir dan menyelesaikan pembuatan Laporan Pertanggungjawaban kegiatan

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Kebutuhan surat dapat terpenuhi dengan baik

2. Semua dokumen terarsipkan dengan rapi

Kekurangan :

1. Beberapa notulensi tidak terpublikasikan kepada panitia inti

2. Tidak jelasnya penanggung jawab perizinan menyebabkan tugas perizinan ruangan

seakan didelegasikan kepada sekretaris

Kendala :

Pengumpulan laporan pertanggung jawaban dari setiap divisi sangat sulit untuk

terkumpul sehingga laporan pertanggung jawaban baru dapat diselesaikan bertepatan

dengan deadline

Saran dan Strategi :

1. Job description tiap divisi harus lebih dijelaskan dan ditetapkan sejak awal

terbentuknya kepanitiaan sehingga akan lebih jelas siapa yang bertanggung jawab

terhadap segala hal bentuk perizinan

2. Sekretaris harus lebih disiplin dan jangan menunda-nunda untuk mempublikasikan

notulensi rapat koordinasi

3. Diterapkannya sistem denda bagi divisi yang mengumpulkan laporan

pertanggungjawaban melebihi waktu yang disepakati agar laporan pertanggungjawaban

secara keseluruhan dapat selesai jauh hari sebelum deadline

Divisi : Bendahara

Ketua Divisi : Ajrina Alfionita - 13412034


1. Membuat Rancangan Anggaran Biaya Divisi dan Rancangan Anggaran Biaya

Keseluruhan

2. Membuat laporan keuangan (cashflow) divisi dan keseluruhan

3. Membuat rancangan iuran wisudawan berdasarkan RAB yang dibuat.

Deskripsi Kegiatan :

Rancangan Kegiatan

1. Setiap Divisi mengumpulkan rancangan anggaran biaya divisi dan diklasifikasikan

menjadi RAB optimis, RAB most likely dan RAB pesimis

2. Setiap divisi melaporkan kondisi keuangan setiap hari dan mencantumkan bon

untuk proses reimburse

3. Divisi danus menerima setiap update laporan keuangan divisi sehingga dapat

mengejar keseimbangan pengeluaran dan pemasukan

4. Pemasukan akan dialokasikan untuk reimburse uang panitia diprioritaskan dari

yang krusial lebih dahulu seperti tempat wisnite, logistic, dekorasi, akomodasi, acara

siang dan acara malam.

Keberjalanan Kegiatan

1. Setiap divisi mengumpulkan RAB tepat waktu

2. Setiap divisi tidak mengupdate keberjalanan keuangan divisi setiap hari atau

minimal setiap minggu. pada akhirnya laporan keuangan hanya dibuat di akhir

acara.

3. Karena poin 2 rancangan kegiatan tidak terpenuhi, maka divisi danus tidak dapat

memproyeksikan keuangan yang harus dikejar sehingga selisih pemasukan dan

pengeluaran menjadi cukup besar.

4. Tidak semua wisudawan mau membayar sesuai iuran yang dibebankan dan banyak

wisudawan yang tidak pernah muncul saat membahas alokasi budget dan iuran tiba

tiba di akhir acara tidak mau membayar sesuai dana yang dibebankan.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. RAB dikumpulkan tepat waktu

2. Dana akhir tidak melebihi total RAB optimis yang dianggarkan

Kekurangan :

1. laporan keuangan tidak diupdate divisi secara berkala

2. divisi danus terhambat karena laporan keuangan antar divisi tidak dibuat secara

periodik

Kendala :

1. Ada wisudawan tidak membayar iuran sesuai yang dibebankan

2. kesibukan kegiatan mahasiswa seperti pekan uts, sehingga danus tidak berjalan

maksimal

3. Jumlah wisudawan yang banyak sehingga butuh tempat wisnite yang luas dan

berimplikasi pada harga sewa tempat yang mahal.


1. Angkatan wisudawan dan panitia wisuda harus sepakat mengenai alokasi budget,

pemilihan tempat dan iuran sehingga tidak ada wisudawan yang membayar dibawah

iuran .

2. Danus sudah memulai kegiatan jauh jauh hari berapapun keuangan yang akan

dikeluarkan.

Divisi : MSDM

Ketua Divisi : Rizka Septriana Maharani - 13412101


1. Merekrut MTI 2012, 2011, dan 2013 untuk menjadi panitia divisi Wisuda Oktober 2014

2. Merekap absensi rapat tiap divisi


Rancangan Kegiatan

1. Membuat form open recruitment kepanitiaan Wisuda Oktober MTI 2014 untuk

seluruh anggota MTI 2012, 2011, dan 2013

2. Merekap data anggota MTI 2012, 2011, dan 2013 yang telah mendaftar kepanitiaan

3. Membagi panitia ke dalam divisi-divisi sesuai pilihannya

4. Merekap absensi rapat setiap divisi


1. Ada beberapa perubahan pembagian divisi karena beberapa panitia ada yang

berpindah divisi dan ada juga yang baru bergabung setelah oprec ditutup.

2. Ada divisi yang tidak pernah melakukan pertemuan tatap muka, namun rapat melalui

online (media sosial seperti grup LINE).

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

Pembagiaan panitia hampir di tiap divisi sesuai dengan kebutuhannya

Kekurangan :

1. Tidak seluruh anggota MTI 2012 mendaftar menjadi panitia Wisuda Oktober MTI

2014

2. Perpindahan panitia di tengah-tengah keberlangsungan kegiatan ada yang tidak

terekap dengan baik

3. MSDM kurang gencar mengingatkan kepala divisi untuk merekapitulasi kehadiran

anggotanya, baik pada rapat dan pertemuan divisi, maupun hari-H wisuda.

4. Divisi LO masih kekurangan orang hingga hari-hari terakhir menjelang wisuda

Kendala :

Kendala yang dirasakan pada proses perekrutan panitia Wisuda Oktober 2014 adalah

kurangnya partisipasi massa 2012 dibandingkan dengan jumlah wisudawan. Sehingga

perlu meminta bantuan dari massa 2011 dan double job panitia 2012.


Untuk ke depannya sebaiknya personal approach dalam mengajak massa lebih ditekankan lagi,

sehingga banyak massa yang tertarik untuk menjadi panitia Wisuda Oktober.

Divisi : Media

Ketua Divisi : Silmi Kaffah - 13412011

Nama Anggota :

No. Nama NIM

1 Karina Ayu Trijana 13412023

2 Citra Bulan Astrid 13412059

3 Amalia Dwi Lestari 13412093

4 Aristo Harlan 14412004

5 Hasna Alfitra Rizki 14412007

6 Adzanti Adenan 14412036

7 Bunga Kharissa Laras Kemala 14412037

8 Ni Nyoman Diah 13413008

9 Laras Q 13413032

10 Karina Nabila 13413054

11 Karina Gisela 13413077

12 Annisa Dwi Noviani 13413078

13 Cintia Y 13413092

14 Anantama K. Buana 13413094

15 Evita 13413104


1. Mempublikasikan kegiatan-kegiatan wisuda kepada wisudawan/ti, internal MTI, dan

massa kampus

2. Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan wisuda

3. Mengurus sosial media MTI terkait dengan kegiatan-kegiatan wisuda


Rancangan Kegiatan

1. Tahap Pra-Wisuda

Membuat video teaser untuk mensuasanakan wisuda bagi wisudawan/ti dan

internal MTI

Membuat logo Wisuda Oktober MTI 2014

Membuat publikasi internal MTI berupa countdown yang dilakukan pada

sosial media

Membuat publikasi internal MTI berupa countdown fisik yang diletakkan di

gedung TI lantai 2

Membuat publikasi eksternal MTI berupa poster acara siang dan kertas

buram di lingkungan kampus

Membuat frame untuk display picture massa MTI agar wisuda MTI

tersuasanakan dengan baik di kalangan internal maupun eksternal

Mendokumentasikan persiapan wisuda seperti latihan perform, dekorasi, dan

lain-lain

2. Tahap Wisuda

Mendokumentasikan kegiatan acara malam dalam bentuk foto dan/atau

video

Mendokumentasikan kegiatan acara prodi dalam bentuk foto dan/atau video

Mendokumentasikan kegiatan arak-arakan dalam bentuk foto dan/atau video

3. Tahap Pasca-Wisuda

Mengunggah hasil dokumentasi secara berkala di facebook page MTI ITB

Menginformasikan hasil unggahan kepada wisudawan/ti

Membuat video kegiatan wisuda (maksimal 45 hari setelah wisuda)


Untuk tahap pra-wisuda, seluruh rancangan kegiatan terlaksana dengan baik.

Pensuasanaan internal MTI tersuasanakan dengan baik berkat adanya countdown fisik

yang dimulai H-9 maupun countdown sosial media yang dimulai pada H-13. Publikasi

eksternal MTI berupa poster dan kertas buram juga banyak ditemukan di lingkungan

kampus. Selain itu, frame foto bertemakan Plants vs Zombies juga banyak dipakai oleh

massa MTI sehingga seluruh kalangan baik internal maupun eksternal MTI tahu tentang

tema wisuda MTI kali ini.

Pada tahap wisuda sendiri, saya sebagai kepala divisi sangat senang dengan kinerja

anggota divisi saya dalam mendokumentasikan acara malam, acara prodi, dan arak-

arakan. Seluruh rangkaian acara terdokumentasi dengan baik dan hasil foto dan video

juga dapat dikategorikan baik.

Tahap pasca-wisuda yang sudah dilakukan yaitu mengunggah hasil dokumentasi di

facebook page MTI ITB dan menginformasikannya kepada wisudawan/ti serta massa

MTI. Sementara pembuatan video kegiatan wisuda untuk saat ini baru sampai pada

tahap pemilihan video yang akan dikombinasikan.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Adanya countdown fisik yang tidak ada di dua wisuda sebelumnya.

2. Adanya frame untuk display picture yang tidak ada di wisuda-wisuda sebelumnya.

3. Adanya dokumentasi berupa video rangkaian kegiatan wisuda.

4. Dokumentasi bekerja dengan sigap dengan adanya pembagian spot dokumentasi

bagi anggota dan telaah lapangan sebelum wisuda.

5. Adanya sosial media baru berupa Instagram MTI yang merupakan kerjasama

dengan Media MTI sehingga memudahkan proses pengunggahan satu-satu.

Kekurangan :

1. Publikasi berupa poster dalam bentuk fisik terlaksana namun kurang gencar.

2. Countdown fisik baru dimulai H-9 dari rencana awal H-13.

Kendala :

1. Kurangnya sumber daya sebelum diadakan open recruitment untuk angkatan 2013.

2. Banyaknya ujian, tugas, dan praktikum di bulan Oktober.

3. Beberapa anggota sibuk dengan urusan lain sehingga sama sekali tidak membantu

di setiap rangkaian acara wisuda.


1. Rancangan medan, pembagian tugas, dan pembagian fokus saat briefing dokumentasi

sangat diperlukan agar foto dan video yang didapat merupakan foto dan video dari angle

yang berbeda-beda serta jaminan bahwa seluruh massa dan wisudawan/ti

terdokumentasi dengan baik.

2. Frame untuk display picture sangat efektif dalam mempublikasikan wisuda MTI baik

bagi internal MTI maupun eksternal MTI.

3. Sosial media harus digunakan sebaik-baiknya, baik itu milis, Facebook, Twitter, atau

Instagram.

4. Anggota yang memiliki kesibukan sehingga tidak bisa membantu apa-apa sebaiknya

diberikan pekerjaan yang dapat dikerjakan di sela-sela kesibukannya agar setidaknya ia

memiliki kontribusi dan tanggung jawab terhadap tugasnya walaupun dalam bentuk

kecil.

Divisi : Dana Usaha

Ketua Divisi : Sonya Ananda Meliala 134120107

John Michael Power - 13412006

Struktur Divisi :

PJ Jamper : John Michael Power 13412006

PJ Boneka : Sonya Ananda Meliala 13412107

PJ Risol : John Michael Power 13412006

Sonya Ananda Meliala 13412107


Mencari dana yang digunakan untuk menambah sumber pemasukan uang untuk keperluan

selama Wisuda Oktober 2014


Rancangan Kegiatan

1. Menjual jumper MTI yang dipromosikan lewat penyebaran form pembelian di 2012

dan 2013.

2. Menjual risol cocol sebanyak 4 kotak.

3. Menjual boneka gajah berjahim MTI menjelang Wisuda Oktober yang merupakan

jualan danus pada wisuda sebelumnya (Wisuda Juli).

4. Menjual stiker FTI.


Pada keberlangsungan kegiatan, yang pertama kali dilakukan adalah mencari desain

untuk jumper. Dengan hasil diskusi pemilihan beberapa desain, didapat satu model

desain jumper. Form untuk 2012 dan 2013 kemudian dibuat dan diedarkan ke setiap

kelas 2012 dan 2013. Kemudian disepakati harga jumper adalah Rp. 160.000 per satuan.

Selanjutnya, penjualan boneka dimulai dengan promo boneka di grup LINE, Facebook

Grup MTI. Harga setiap boneka adalah Rp. 50.000 per satuan. Keuntungan adalah 100 %

disebabkan boneka merupakan kelanjutan danus dari Wisuda Juli 2014. Penjualan risol

dilakukan tidak setiap hari disebabkan kegiatan yang sibuk oleh panitia dan tidak

adanya anggota danus sendiri. Penjualan risol dilakukan hanya beberapa kali.Penjualan

stiker FTI untuk FTI 2014 tidak dicapai karena ketidakjelasan dan kekurangan waktu

dan sumber daya manusia dalam mempromo dan menjual ke 2014.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

Adanya koordinasi yang baik antara kedua ketua danus, penjualan jamper yang sangat

membantu biaya pemasukan Wisuda Oktober terutama 2013

Kekurangan :

Tidak adanya anggota sehingga mengurangi tingkat penjualan, tidak setiap harinya

jualan makanan kecil menyebabkan tidak selalu adanya pemasukan setiap hari,

keuangan yang mandat disebabkan pembayaran jamper dan boneka yang dilakukan saat

menjelang wisuda, tidak habisnya boneka yang terjual.

Kendala :

Tidak adanya koordinasi yang baik dengan 2014 sehingga tidak dijualnya stiker FTI,

kurangnya waktu dan kegiatan yang cukup padat oleh 2012 dalam kegiatan perkuliahan

sehingga tidak adanya penjualan makanan setiap hari dan tidak adanya jualan seperti

jualan bunga dll, sempat adanya kendala tidak adanya uang karena pemasukan ada pada

H- mendekati Wisuda Oktober.


1. Seharusnya anggota dalam danus ada agar memudahkan dan memperbanyak

penjualan, lebih gencarnya penjualan seperti makanan setiap harinya.

2. Sebaiknya ada jualan makanan

3. Sebaiknya bila memungkinkan menggunakan SDM dari 2013

4. Sebaiknya promo boneka dilakukan lebih cepat dari yang terjadi

Divisi : Acara Siang

Ketua Divisi : Isabella Roseline - 13412089

Jordan Syein - 13412099

Struktur Divisi :

PJ Acara Prodi : Ayu Putri M. 13412022

PJ Accesoris Wisuda : Arini Rahmawati 13412068

PJ Perkusi : Adila L. 13412049

PJ Perform : Isabella R. 13412089

Jordan Syein 13412099

Nama Anggota :

No Nama Nim

1 Ayu Putri M. 13412022

2 Adila L. 13412049

3 Arini R. 13412068

4 Chandra S.P 13413013

5 Hasbi Harbi Putra 13413014

6 Emmanuel Irwan 13413027

7 Eros Fatta ZA 13413033

8 Gabriela Nadya S. 13413034

9 Joshua Krisekaputra 13413035

10 Yan Ginarsatwadi 13413037

11 Raja Fauzan Lubis 13413040

12 Diga Prajogo 13413042

13 Diandra P 13413042

14 Hasna Y. 13413043

15 Sekar 13413046

16 Belania Y 13413047

17 Catur Putra N 13413049

18 Albert Agung 13413050

19 Tisa Yotanti 13413051

20 Rizka Andini 13413056

21 Anandari R. 13413059

22 Awal Aji K 13413065

23 Raja Izra M. 13413071

24 Kurnia Sandi Girsang 13413073

25 Maria Hostiana N 13413075

26 Nadiyah Rohmah 13413079

27 Bela Fista 13413081

28 Buyung Wahyu S 13413082

29 M. Reza Tribosnia 13413083

30 Rangga P.S.W 13413086

31 Gede Anandanugraha 13413087

32 Wisnu A.P 13413089

33 Chadzaifi 13413092

34 Revalda P. 13413093

35 M. Rizki Rahmanda 13413095

36 Sarah Amalia 13413096

37 Zulkarnain 13413098

38 Eldo Salinas 13413100

39 Moza A. 14412006

40 Ratna Widya W. 14412049

41 Ayunda R. 14413005

42 Dianti 14413006

43 Dwi Setiaji 14413010

44 Marsya C. 14413017

45 Abdurrahman M. 14413023

46 Putri Dwi L. 14413024

47 Sana Addini 14413025

48 Utari H 14413029

49 Imanta A. 14413032

50 Putu Noisy 14413036


Acara siang pada rangkaian acara wisuda berperan dalam :

1. Membantu prodi menyelenggarakan acara syukuran oleh prodi TI MRI

2. Mengarak wisudawan dari sabuga hingga tempat yang ditentukan dengan alunan

perkusi

3. Menyiapkan perform baik kostum, koreo, audio, dan lainnya yang akan ditampilkan di

tempat yang ditentukan

4. Membuat aksesoris untuk para wisudawan dan wisudawati


Rancangan Kegiatan

1. Mc dan penerima tamu disediakan saat acara prodi berlangsung

2. Accesoris wisudawan dan wisudawati, kostum, properti selesai dibuat sebelum hari-

H pelaksanaan wisuda

3. Audio dan koreo perform fix sehingga waktu latihan dapat dimanfaatkan seefektive

mungkin

4. Anggota perkusi sudah dapat memainkan lagu arak-arakan dengan lancar 2 hari

sebelum hari-H


Keberjalanan acara siang berlangsung dengan baik dimana :

1. Semua wisudawan maupun wisudawati mendapat aksesoris yang telah dibuat oleh

Acara Siang.

2. Performance dilakukan dengan sukses dan meriah di depan gerbang utama ITB.

3. Acara prodi berlangsung dengan lancar dimana mc, penerima tamu yang ada

melakukan kerjanya dengan baik.

4. Acara arak-arakan diiringi perkusi dari awal hingga akhir acara nonstop dan meriah.

Pada hari-H wisuda divisi Acara Siang telah bersiap di SARAGA sesuai teklap yang

dibuat, namun wisudawan dan wisudawati keluar sabuga terlalu siang sehingga acara

keseluruhan baik perform hingga akhir acara terlambat dilaksanakan.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Anggota yang mau diajak bekerja sama

2. Acara prodi berjalan lancer

3. Sebagian kostum dibuat sesuai dengan ekspetasi

4. Latihan yang fun tapi tetap serius

5. Kerja sama dengan divisi lapangan sehingga dapat tampil di lapangan basket dan

mengarak dengan lancar

6. Aksesoris wisudawan yang dapat diselesaikan tepat waktu

7. Harapan wisudawan terpenuhi (tidak ada zombie seperti korban tabrak lari)

Kekurangan :

1. Waktu latihan sering bentrok dengan kelas tambahan sehingga yang datang

seadanya

2. Tema yang terlalu lama difiksasi sehingga timeline latihan untuk perform dan

membuat kostum terlalu mepet

3. Kurangnya orang yang berpengalaman membuat kostum serta properti untuk

perform

4. Kurang koordinasi dengan divisi perizinan sehingga kadang sulit untuk

menentukan tempat latihan

5. Kurangnya koordinasi dengan divisi lapangan sehingga pada hari-H tidak tersedia

orang untuk membawa momo, properti, dll

6. Pembuatan momo yang dilaksanakan mendekati hari-H

Kendala :

1. Adanya daerah steril yang menyebabkan kadiv repot untuk membawa properti,

kostum, momo, dan menentukan tempat latihan

2. Jadwal kegiatan masing-masing anggota beberapa masih bentrok

3. Tidak semua tempat latihan ada sambungan listrik dan lampu

4. Ada beberapa anggota acara siang yang baru masuk di tengah-tengah sehingga

penentuan karakter untuk perform dirombak kembali

5. Kurangnya uang / modal awal untuk mebeli bahan baku dalam membuat kostum

6. Ketersediaan bahan baku di pasar yang tidak menentu

7. Kurangnya tempat yang aman dan rapi untuk menyimpan kostum serta properti

yang ada

8. Acara prodi yang dilaksanakan saat hari praktikum sehingga sulitnya menyediakan

orang


Saran

1. Koordinasi dengan divisi perizinan dan divisi lapangan

2. Tingkatkan koordinasi dengan PJ-PJ nya

3. Fiksasi tema dan timeline secepat mungkin

4. Untuk jobdesk acara siang yang cukup banyak seperti membuat kostum sendiri,

properti, accesoris sebaiknya dikolaborasikan ke divisi dekor atau membuat

subdivisi baru.

Strategi:

1. Nge list semua tempat latihan yang ada colokan dan indoor dimana

2. Ngelist kegiatan dan timeline setiap anggota dan juga koordinasikan dengan PJ dari

kegiatan yang bentrok

3. Cari tahu biaya penyewaan setiap tempat latihan jauh-jauh hari

4. Untuk mempertahankan semangat anggota, treat mereka dengan hal-hal kecil

seperti apresiasi dan makan

Divisi : Acara Malam

Ketua Divisi : Nadya Amalia Hakim - 14412019

Nama Anggota :

NO Nama NIM

1 Christian DP 13412105

2 Sarah Febrianti Rizal 13412040

3 Vionita atricia wijaya 13412019

4 Yuni Bella Pertiwi 13412053

5 rizka melinda 14412048

6 Absharina Mirranti 14412027

7 amanda pz 14412017

8 Ni Cening Devantari 13412058

9 Ninik Susadi Putri 14412008

10 fransiska kristina 13412032

11 Rr. Maria Regina 13412077

12 Petra 13412064

13 Elisa Melinda 14412020

14 Destina RAKK 13412086

15 Inado Grace Simarmata 14412010

16 Farisa Nabila 13412036

17 Raihan Ramansya Judawisastra 13412054

18 Nadia Talitha 14412022

19 Atika Dewinda 13412085

20 Nurul Fathanah 14412040

21 Masagus Restu Iwari 13412056

22 Cynthia Amelia 13412084

23 Nuri Rizky 13412005

24 Aninda Fariza 13412012

25 Clairine Chrestella 13412091


1. Membuat konsep acara malam wisuda Oktober 2014

2. Membuat teknis acara malam wisuda Oktober 2014

3. Bertanggung jawab atas keberlangsungan acara malam wisuda Oktober


Rancangan Kegiatan

Persiapan acara malam dilakukan dalam waktu kurang dari 1 bulan. Pertama-tama,

ditentukan hari dan tanggal pelaksanaan yang disesuaikan dengan keinginan wisudawan, yaitu

hari Kamis 16-10-2014. Setelah itu menentukan tempat yang dapat memuat +/- 200 orang

dengan melakukan survey ke beberapa hotel karena GOR SIS yang biasanya dipakai sudah tidak

bisa digunakan lagi, akhirnya didapatkan tempat Hotel Aston Primera Pasteur. Tema yang

diajukan awalnya ada 5 yang kemudian terpilih tema Moulin Rouge. Tempat dan tema dipilih

melalui voting dari wisudawan.

Setelah menentukan tema, kegiatan selanjutnya adalah menentukan isi dari acara

malam nantinya dan penanggung jawabnya. Setiap penanggung jawab memiliki tugas masing-

masing yang berkaitan dengan properti dan kebutuhan acara malam, dan juga mata acara di

hari H nantinya. Kemudian dibuat rancangan rundown kasar untuk hari H dan teknis

lapangannya.

Berikut ini adalah job description dari setiap penanggung jawab:

1. Angket

Menentukan kategori angket mengenai wisudawan

Menentukan teknis penyebaran angket di hari H

Mempersiapkan hadiah angket

Bertanggung jawab atas penyebaran dan pengumuman pemenang angket pada hari

H

2. Video

Mengumpulkan video angkatan dari wisudawan

Merekam video testimoni untuk para wisudawan

Memberikan video-video yang telah dikumpulkan ke divisi media

Bertanggung jawab atas pemutaran video pada hari H

3. Renungan malam

Menghubungi wisudawan untuk menanyakan konsep renungan

Mendata kebutuhan logistic yang dibutuhkan dan diberikan kepada divisi logistic

4. Undangan dan souvenir

Menentukan souvenir yang akan dibuat beserta desain dan vendornya

Melakukan pemesanan souvenir

Memberikan undangan kepada wisudawan

Bertanggung jawab atas pembagian souvenir di hari H

5. Closing performance

Membuat konsep closing performance

Mencari performer

Mengatur dan mengadakan latihan closing performance menjelang hari H

Mendata kebutuhan logistic yang dibutuhkan dan diberikan kepada divisi logistik

Memastikan performer tampil tepat waktu pada hari H

6. Band

Mendata massa atau wisudawan yang ingin tampil pada hari h



7. MTI Dance

Memastikan kesiapan cari performer



8. Pelantikan ALB

Menyiapkan pin ALB untuk wisudawan

Menghubungi ketua himpunan untuk mempersiapkan prosesi pelantikan

Menghubungi sekretaris BP untuk mempersiapkan Surat Keputusan


Bertanggung jawab atas pelaksanaan pelantikan di hari H

9. LO MC

Menentukan MC

Memastikan MC tampil tepat waktu pada hari H

Memberi tahu MC mengenai detail acara saat hari H

10. Games

Membuat konsep games

Menyiapkan hadiah games


Progress report dari setiap penanggung jawab akan dilakukan setiap 3 hari atau

seminggu sekali kepada ketua divisi. Progress report dari divisi acara malam kepada ketua

panitia wisuda akan disampaikan melalui ketua divisi, begitu juga koordinasi yang dibutuhkan

dengan divisi lain. Koordinasi dengan divisi lain di antaranya adalah dekorasi mengenai

dekorasi ruangan dan photobooth, logistic mengenai kebutuhan logistic dan alat-alat band,

media mengenai konsep video dan desain undangan acara malam, dan bendahara mengenai

keuangan yang dibutuhkan.


Acara malam wisuda Oktober 2014 yang dilaksanakan pada hari Kamis, 16 Oktober 2014

dimulai pada pukul 19.30, terlambat satu setengah jam dari rencana awal. Konsumsi untuk

wisudawan sudah tersedia sejak pukul 19.00. Wisudawan sudah mulai berdatangan pada pukul

18.45, namun karena masih sangat sepi sehingga ditunda hingga pukul 19.30. Saat wisudawan

tiba, wisudawan berfoto di photo booth dan mengisi buku tamu. Di meja tamu akan diberikan

souvenir dan kertas angket yang harus diisi untuk nanti dibacakan pemenangnya di tengah-

tengah acara.

Acara malam dibuka dengan sambutan dari ketua wisuda Oktober 2014 dan Ketua

Himpunan MTI. Lalu massa dipersilahkan untuk mengambil makanan di lobby ballroom dan

kemudian dilanjutkan dengan penampilan dari band 2012 yang membawakan dua buah lagu.

Setelah itu ditampilkan sebuah video singkat dari kakak-kakak 2011 untuk para wisudawan.

Acara berikutnya adalah Avanti Band dan penampilan band dari para wisudawan yang diselingi

oleh games.

Acara berikutnya adalah perform dari MTI Dance, yang kemudian dilanjutkan oleh

pengumuman pemenang angket. Setelah itu dilanjutkan dengan closing performance berupa

dance dari 2012 dan pemutaran video yang berisi video testimoni mengenai wisudawan dan

video kenangan dari angkatan 2012. Selanjutnya dilakukan renungan malam bagi wisudawan,

dan massa MTI lainnya menunggu di luar ballroom hingga acara selesai. Acara ditutup dengan

foto bersama para wisudawan.

Pelantikan Anggota Luar Biasa dilaksanakan pada hari H wisuda yaitu Sabtu, 18 Oktober

2014. Pertimbangannya adalah jarak antara acara malam dan wisday yang cukup jauh sehingga

ditunda saat hari H wisuda. Setelah selesai arak-arakan, massa dan wisudawan kembali ke

himpunan. Pelantikan ini dilakukan dengan pembacaan Surat Keputusan pengangkatan Anggota

Luar Biasa MTI oleh Ketua Himpunan MTI, ditandai secara simbolis dengan penyematan pin

ALB untuk wisudawan.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Tempat yang luas, besar, dan sesuai dengan tema Moulin Rouge

2. Acara berhasil selesai tepat waktu seperti yang telah ditentukan, yaitu pukul 23.00

3. Banyaknya massa dan wisudawan yang hadir meramaikan acara

4. Closing performance yang ramai dan sangat sesuai dengan tema

Kekurangan :

1. Acara telat 1.5 jam dikarenakan menunggu wisudawan dan massa MTI

2. Acara malam dilaksanakan pada hari Kamis sehingga banyak massa yang baru

selesai kelas pukul 18.00 sehingga banyak yang terlambat

3. Dekorasi kurang maksimal

Kendala :

1. Rangkaian acara tidak berjalan seperti rundown awal karena menyesuaikan dengan

flow, waktu, dan kondisi teknisnya. Namun berhasil menyesuaikan dengan cepat

dan berjalan lancer

2. Dilaksanakan pada weekdays dan jam pulang kerja sehingga massa dan wisudawan

terhambat macet

3. Kesulitan mencari performer

4. Adanya miskomunikasi dengan media mengenai konten video


1. Mencari performer dilakukan dari jauh-jauh hari dan dipantau mengenai kesiapan

untuk tampil

2. Koordinasi dengan divisi lain dilakukan jauh-jauh hari agar tidak mendadak

3. Jumlah anggota divisi acara malam terlalu banyak sehingga kurang efektif saat hari H,

lebih baik jika +/- 10 orang saja

Divisi : Liaison Officer (LO)

Ketua Divisi : Mutia Triningtyas - 13412052

Nama Anggota :

No Nama NIM

1 David Kurnia 13412096

2 ega zulfa rahcita 13412078

3 Anugrah Yudha Pranata 14412014

4 Moza Adidharma 14412006

5 Bunga Safhira 13412002

6 Wa Ode Rizkylla 14412039

7 Zelina Venesia 13412088

8 Indri Astari 13412048

9 Nadia Shafira Novarena 13412094

10 Afiq Bariz 14412044

11 Miranda Jayatri 13412066

12 Widia Yulindo 13412044

13 Melisa Atmajaya 14412005

14 Elisa Melinda 14412020

15 Afifah Andayaningtyas 13412070

16 Ilham Reza 14412001

17 Kevin Theophilus 14412011

18 Ratna Wulandari 13412007

19 Sharon Jessica 14412025

20 Yudianto Soeharli 14412032

21 Sherly Utami Sentono 14412041

22 Teguh Prasetyo 14412046

23 Faishal Hafizh 13412004

24 Samira Tasyaa Navianda 13412092

25 Mustika Sari 13412087

26 Adrian Rifqi 13412081

27 Hanna Octaviani 13412037

28 Ahmad Imaduddin 13412057

29 Taufiq Bashori 13412029

30 Pandji Olaf 13412028

31 amalia dwi lestari 13412093

32 Tania Margaretha 13412041

33 Raihan Ramansya 13412054

34 Petra Regina 13412064

35 Christian DP 13412105

36 Della 13412067

37 Arsy Karima 13412051

38 Arif Wicaksono 13412003

39 Karina A. 14413040

40 Raihan WR 14413007

41 Dewi P. 14413008

42 Alif Danar 14413013

43 Nurulhuda F. 14413016

44 Meta Azalia 14413018

45 Yohana Betania 14413020

46 Nauraliana A 14413027

47 Viani Hafiza 14413028

48 Abu Hanifah 14413033

49 Abdur Rochman 13413061

50 Sharine 13413103

51 Priscarine 13413057

52 M. Ikrar A 14413011

53 M. Fakhri G. 14413034

54 Fadil Kusuma 13413041

55 Diningtyas A. N 13413074

56 Adyatami T. 13413004

57 Suci Puspita Sari 13413006

58 Ni Luh Saddhwi 13413070

59 Angga Ratna 13413064

60 Ersy Bellakano 13413068

61 Thendy Setiawan 13413005

62 Dewi Regamalela 13413029

63 Larissa R. 13413053

64 Fandy Valentino 13413107

65 Tan Amelia Melina 13413063

66 Riva M 14413026

67 Karina Nabila 13413054

68 A. Lintangcahya 14413002

69 Tiara Annisaa 14413009

70 M. Faiz G. 14413019

71 Nisrina N. 14413022

72 Farah 13413036

73 Aqidah M 13413030

74 Clarania 13413058

75 Rizki Hadianta 13413022

76 Syalom H 13413009

77 Tisya Putri 14413038

78 Dwita Nuzulia 13413001

79 Sarah Barus 13413025

80 Nora Nisrina 13413011

81 Veronica Maya 13413045

82 Vety 13413043

83 Nadifa 13413069

84 Putri Noviyanti C. 13413003

85 Rokhmatul U 13413039

86 Rully Zulfa 13413021

87 Assyifa 13413024

88 Karanissa L 13413016

89 Fadhilatul A.D 13413085

90 Gung Nugra 14413021

91 Septy A. 13413106

92 Naranthica 13413018

93 Zeliana Yuanisa 13413055

94 Kintan P 13413017

95 Felix Firman 14413004

96 Maisarah 13413067

97 Qurrota A'yuni 13414601

98 Rendi Febriyanto 13414602

99 Theodora R. Vania 13413041

100 Aulia R. 14413039

101 Aditya Pratama 14413035

102 Mariah 13413101

103 Andreas D 2011

104 Rahmatia Ramadhani 2011

105 Aini K 2011

106 Jodi 2011

107 Aditya Parama 2011

108 Gita Pratiwi 2011

109 Febi 2011

110 Ichiara 2011

111 Fransiska Kristina 13412032

112 Nitra Alfatiani 13412069

113 Gde Juliartha 13413062

114 Siti Rohani 13413031


1. Mendampingi dan membantu segala keperluan wisudawan/wisudawati dan orang tua

pada saat hari H hingga acara siang berakhir

2. Menghimpun iuran wisuda untuk akomodasi dan keperluan rangkaian acara wisuda.

3. Membantu wisudawan/wisudawati untuk memesan dan membelikan Foto LFM.

4. Sebagai perantara komunikasi antar panitia dan wisudawan/wisudawati terutama

dalam memastikan keikutsertaan wisudawan/wisudawati dan orang tuanya pada hari

H, pemberitahuan informasi-informasi penting kepada wisudawan/wisudawati, dan

penyampaian hal-hal khusus wisudawan/wisudawati ke panitia.

5. Mendampingi dan membantu segala keperluan wisudawan/wisudawati dan orang tua

pada saat hari H hingga acara siang berakhir



Kegiatan dari LO dimulai dengan open recruitment yang dibuka untuk angkatan

2011,2012 maupun 2013. Sembari menunggu hasil oprec, Kadiv LO meminta data

mengenai wisudawan/wisudawati yang lulus. Data wisudawan/wisudawati didapatkan

dari TU TI yang terdiri dari Nama, NIM, dan nomer HP. Lalu dilakukan pendataan

melalui wisudawan apakah mereka telah memiliki LO masing-masing (sesuai pilihannya

sendiri) sekaligus menanyakan kepastian data yang didapat dari TU TI apakah sudah

sesuai atau belum (contoh: nomer hp) agar tidak terjadi miss communication. Apabila

belum memiliki LO, dilakukan pemasangan wisudawan/wisudawati dengan LO yang

masih tersedia. Dilakukan pula pendataan bagi wisudawan/wisudawati yang memiliki

permintaan khusus (misal LO yang bisa menyetir mobil) agar dapat disesuaikan dengan

LO yang didapatkan wisudawan/wisudawati.

Penyebaran informasi awal ke LO yaitu mengenai pembagian LO-wisudawan, jumlah

iuran untuk wisudawan/wisudawati, dan to do list LO diberitahukan melalui media

sosial (LINE) dan apabila LO tersebut tidak memberi tanggapan, info to do list

diberitahukan melalui sms. Kegiatan dilanjutkan dengan pengenalan, pemberian

informasi (kebutuhan dan iuran wisuda), paket LFM yang tersedia, pendataan

keikutsertaan saat wisnight dan hari H, dan transportasi oleh masing-masing LO kepada

wisudawannya.

Sistem jalur komunikasi yang diberlakukan adalah sistem jarkom dari kadiv kepada

para LO untuk diberitahukan ke wisudawan/wisudawati. Untuk memastikan

ketersampaian informasi, kadiv menanyakan ke masing-masing LO apakah sudah

mendapat dari wisudawan/wisudawati atau belum. Kadiv juga memastikan ke

wisudawan/wisudawati apakah mereka sudah dihubungi LO masing-masing atau

belum. Apabila masih belum terhubung antara wisudawan/wisudawati dengan LO

masing-masing, kadiv akan langsung menguhubungi LO sampai wisudawan/wisudawati

berhasil berkomunikasi dengan LO nya.

Pada H-1 diadakan kumpul dengan agenda pemaparan teknis lapangan oleh Kadiv

Lapangan dan sosialisasi terakhir dari Kadiv LO yang berisi tentang penyampaian

pertanyaan dari wisudawan/wisudawati melalui LO masing-masig untuk ditanyakan ke

panitia yang langsung dijawab pada waktu tersebut. Pemberian atribut untuk

wisudawan/wisudawati dilakukan pada hari H sebelum wisudawan/wisudawati

memasuki Sabuga. Atribut berupa pita yang digunakan di toga (untuk

wisudawan/wisudawati) dan sticker MTI (untuk orang tua wisudawan/wisudawati).

Atribut diberikan untuk memudahkan perwakilan LO dari MTI yang berada di dalam

Sabuga mengumpulkan wisudawan/wisudawati untuk mengikuti arak-arakan.

Saat hari-H, alat komunikasi kadiv tidak dapat berfungsi dikarenakan sinyal yang kurang

memadai, sehingga LO yang ingin tidak standby di spot yang telah ditentukan dan ingin

bertanya, menjadi sedikit kesulitan. Tetapi tidak menjadi permasalahan yang berarti. LO

MTI yang berada di dalam Sabuga,yang diambil dari Divisi Lapangan, cukup membantu

untuk pemberian informasi mengenai urutan foto yang sedang berlangsung, sehingga

LO dapat mengetahui kapan harus dalam kondisi siap menemui wisudawan/wisudawati

setelah keluar dari Sabuga.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Sebelum hari H, 97% wisudawan dapat dihubungi dan dikonfirmasi kehadirannya

dan kehadiran orang tuanya pada acara wisuda (3% tidak memberikan feedback

setiap diberikan informasi)

2. Sebagian besar wisudawan telah membayar iuran sebelum hari H.

3. Sebagian besar wisudawan yang me-request LO mendapatkan LO sesuai pilihannya.

4. Semua LO membawa barang-barang yang telah dititip oleh wisudawan masing-

masing.

5. Semua LO menemani wisudawan dari saat keluar Sabuga sampai prosesi

pelemparan toga di CC (kecuali yang diminta untuk menemani orang tua

wisudawannya).

6. Seluruh wisudawan mengetahui informasi penting.

7. Tidak ada LO yang memegang lebih dari 1 wisudawan

Kekurangan :

1. Jumlah wisudawan yang bertambah H-2 minggu sehingga ada wisudawan yang

baru dihubungi setelah didapat datanya.

2. Penambahan jumlah wisudawan yang melebihi jumlah perekrutan LO membuat LO

kekurangan orang, sehingga ada LO yang berasal dari divisi lain.

3. Ada beberapa LO yang tidak langsung menghubungi atau menyampaikan informasi

yang didapat kepada wisudawan/wisudawati, sehingga informasi tidak sampai

secara serentak.

4. Ada LO yang sulit dihubungi baik oleh kadiv maupun wisudawan saat pagi hari di

hari-H

Kendala :

1. Jumlah pendaftar divisi LO tidak mencukupi jumlah wisudawan sehingga dilakukan

close recruitment yang menyebabkan beberapa orang tidak mendapatkan divisi

sesuai pilihannya.

2. Beberapa nomor HP wisudawan dari database tidak valid sehingga perlu adanya

update data ke wisudawan/wisudawati

3. Beberapa LO tidak segera menghubungi wisudawan dan sulit dihubungi sehingga

terjadi miskomunikasi antara LO dan wisudawannya.

4. Media informasi yang dominan melalui LINE membuat beberapa LO ataupun

wisudawan yang tidak menggunakan media tersebut, sedikit terlambat

mendapatkan informasi

5. Ada wisudawan/wisudawati yang terlambat memberikan request untuk LO yang

mereka inginkan yaitu saat semua LO sudah mulai berkomunikasi dengan

wisudawan/wisudawati yang mereka dapatkan sehingga request LO tidak dapat

dipenuhi.


1. Meminta konfirmasi kevalidan nomor HP para LO dan wisudawan, dan segera

mencari tahu nomor yang benar. Akan lebih baik apabila MTI juga memiliki update

data terbaru.

2. Sebaiknya Open Recruitment diadakan jauh-jauh hari agar ada kesempatan bagi

wisudawan apabila ingin memilih LO dan ada waktu untuk memvalidasi kontak

keseluruhan LO dan wisudawan.

3. Jumlah LO seharusnya lebih banyak. Kesulitan untuk mendapatkan LO mungkin

bisa diatasi dengan meminta bantuan angkatan atas untuk menjadi LO bila alokasi

panitia angkatan termuda tidak mencukupi.

4. Adanya kewajiban anggota MTI terutama angkatan yang sedang memegang kendali

panitia wisuda untuk mendaftarkan diri di panitia wisuda apalagi di bulan Oktober

yang memiliki jumlah wisudawan/wisudawati yang besar. Karena SDM yang

diperlukan untuk wisuda bulan Oktober cukup besar

Divisi : Lapangan

Ketua Divisi : Muchammad Arya Zamal - 13412100

Struktur Divisi :

Komandan Lapangan : Triany R. Arifanty - 13412111

Pasukan Bendera : Ikhsan Saputro - 13412102

Ino Faberta - 13412046

Tommy Anglomas - 13412060

Pembawa Baliho : Adam Prabhaswara - 14412002

Adrian Julio Iskandar - 13412076

PJ Momo : Hasby As-Shidiqy - 144120016

Sekretaris : Aghnia Marsha - 13413002

Runner 1 : Tantowi Jauhari - 13413076

Runner 2 : Billy Reinhart - 13413028

PJ Lagu : Ronald Kurniawan - 13413090

Nama Anggota :

No. Nama NIM

1 Giovanni Jessica 13412045

2 Tommy Anglomas 13412060

3 Adrian Julio Iskandar 13412076

4 Ikhsan Saputro 13412102

5 Triany R. Arifanty 13412111

6 Adam Prabhaswara 14412002

7 Hasby As-Shidiqy 144120016

8 Ridwan Koswara 13413020

9 Grace 13413044

10 Kirana Widiastuti 13413048

11 Desy Putri 13413060

12 Yovita 13413066

13 Dina Tania T 13413072

14 Oktavianti 13413080

15 Maudy Amira 13413084

16 Eunike Virgie Ruth 13413102

17 Adeline Liuputri 13413105


1. Mengikuti Forum Wisuda dan merembukkan teknis acara pada hari H

2. Mengatur jalannya acara arak-arakan dari Sabuga hingga ke tempat perform agar tepat

waktu (bisa perform

3. Membuat teknis lapangan selama arak-arakan


Rancangan Kegiatan

1. Membuat perencanaan teklap untuk Hari - H

2. Melakukan simulasi arak-arakan sebelum pada H-1

3. Merencanakan proses keluar dari sabuga dengan cepat karena mendapat urutan

foto fakultas terakhir

4. Mengusahakan mendapat kesempatan perform dan selesai tepat waktu

5. Melakukan prosesi di Saraga, Tunnel dan Lempar Toga di Tugu Soekarno

6. Target keluar dari Sabuga pukul 2 siang


Sebelum Hari-H

1. Mengikuti beberapa forum wisuda dan teknis lapangan karena beberapa teknis

(hampir semua) itu tidak berbeda jauh dengan Wisuda Juli dan April ada 1 forum

wisuda tidak hadir.

2. Pada H-1 dihubungi oleh pihak wisuda terpusat untuk memasang baliho MTI di

tembok sabuga, tapi tidak dilakukan atas pertimbangan MTI hanya memiliki 2

baliho, satu digunakan di saraga, dan satu lagi tidak layak pakai. Setelah disetujui

kahim maka tidak memasang baliho di sabuga.

3. Melakukan briefing bersama LO karena LO wajib mengetahui teknis wisuda secara

umum agar saat ditanya oleh wisudawan mengetahui harus menjawab apa. Lo

adalah orang yang langsung berhubungan dengan wisudawan maka pengetahuan

teknis harus diutamakan juga.

4. Melakukan simulasi pada H-1 wisuda. Pelaksanaan simulasi pada pukul 18.45

hingga 20.00 nesama perwakilan LO dan perwakilan acara siang.Perwakilan LO

diajak untuk mengetahui dimana posisi LO saat disabuga dan perwakilan acara

siang diikutsertakan untuk mengetahui spotting penyambutan dan posisi selama

arak-arakan wisuda berlangsung

Hari - H

1. Briefing pagi saat hari-H dilakukan pada jam 10 dengan membagi pasukan yang

masuk sabuga untuk mengumpulkan wisudawan dan pasukan yang mengondisikan

massa di saraga

2. Foto FTI ada pada urutan ke 7 maka estimasi keluar sekitar pukul 13.30, tetapi

realitanya keluar pada pukul 14.45. Pengumpulan massa di dalam sabuga terhitung

cepat karena korlap meminta pada panitia wisuda terpusat untuk

bersiapmengeluarkan wisudawan MTI

3. MTI membatalkan prosesi di saraga karena melihat waktu yang cukup mepet, maka

atas pertimbangan korlap, ketua wisuda dan kahim arak-arakan wisuda MTI masuk

ke jalur non-prosesi

4. Hambatan terjadi saat masuk trek lari,MTI tersendat oleh dua himpunan (HMF dan

Meteorologi) tidak terjadi komunikasi antara danlap sabuga dengan korlap wisuda

bahwa MTI sudah membatalkan prosesi di saraga

5. Prosesi di Tunnel lancar dan merupakan prosesi termeriah!

6. Arak-arakan menuju tempat performlancar,tidak menyalip maupun disalip.barisan

terjaga

7. Tiba ditempat perform pukul 16.15. Perform dilakukan pada area timur

8. Dilanjutkan proses pelemparan toga di tugu soekarno, dipimpin oleh wisudawan

dan diakhiri dengan salam ganesha

9. Wisudawan kembali ke himpunan melewati jalur tengah untuk melakukan

pelantikan Anggota Luar Biasa dan perang air

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Proses dari selesai foto LFM hingga keluar dari sabuga terhitung cepat karena

Korlap MTI langsung berkoordinasi dengan Danlap Sabuga untuk mengeluarkan

wisudawan

2. Perform dilakukan sesuai dengan estimasi waktu

3. Menyalip beberapa himpunan karena masuk jalur non-proses

4. Tidak disalip oleh himpunan lain

5. Barisan rapi dan terjaga barikadenya

6. Kinerja barikade belakang dan Komandan Lapangan di barikade belakang barisan

sangat baik sehingga barisan wisudawan walaupun panjang tapi tetap terjaga

7. Berkat koordinasi dengan satpam, berhasil masuk jalur tengah saat kembali ke

himpunan

8. Mengikuti saran dari wisuda sebelumnya, kadiv lapangan menhadi Kordinator

Lapangan

9. Dilakukan briefing secara komprehensif dengan divisi lain, sperti LO

10. Membuat FAQ di grup LINE wisudawan dan memberikan penjelasan umum teknis

arak-arakan pada wisudawan disetai peta sabuga

Kekurangan :

1. Tidak memasang baliho di sabuga

2. Membatalkan penyambutan disaraga

Kendala :

1. Pendaftar untuk divisi lapangan rasionya tidak sebanding dengan wisudawan dan

massa yang ada

2. Pengibaran baliho terkendala spotting tempat


1. Mengikuti dan mengkritisi setiap forum wisuda terutama berkenaan dengan teknis

lapangan. Tanyakan sistem saat kita mengubah keputusan dilapangan (contoh : tidak jadi

prosesi di saraga)

2. Untuk pemasangan baliho di Sabuga, jika masih belum memiliki baliho yang bagus lebih

dari satu bisa disiasati dengan tetap memasang di sabuga saat sore hari pada hari

sebelumnya, tetapi dibawa pada sekitar jam 08.30 pagi untuk dipindah ke saraga. Rata-

rata pada pada jam bersangkutan wisudawan sudah masuk ke Sabuga dan di Saraga

masih bisa mendapat tempat yang strategis

3. Saat wisudawan MTI mencapai puncaknya (Wisuda Oktober) untuk menjaga barisan bisa

disiasati dengan membentang spanduk agar wisudawan tidak keluar barisan /barisan

tidak terpotong. Spanduk bisa menjadi pensuasanaan arak-arakan juga

4. Pemakaian tanda pengenal usahakan semenarik dan sekreatif mungkin agar wisudawan

memakainya pada toga

Divisi : Logistik

Ketua Divisi : Anugrah Rusdianto- 13412010

Struktur Divisi :

PJ Sound : Anugrah Rusdianto-13412010

Lutfhan Jefri - 14412031

PJ Balon air & kebutuhan Acara siang : Muhammad Ikbal - 13412080

PJ Acara malam : Pandji Olaf S-13412028

Felycio Maega - 13412035

PJ Acara Siang : Anugrah Rusdianto-13412010

Nama Anggota :

No. Nama NIM

1 Faishal Hafizh 13412004

2 Pandji Olaf 13412028

3 Felycio Maega 13412035

4 Siti Yaumi S 13412072

5 Muhammad Ikbal 13412080

6 Dennis Adiprawira 13412090

7 M.Dannyal Wakhidi 13412098

8 Adam Prabhaswara H 14412002

9 Moch. Hasby Ass 14412016

9 Mohammad Luthfan Jeffri

Dahnoer

14412031

10 Brian Yoga D 14412038


Mengadakan kebutuhan logistik keperluan wisuda oktober 2014


Rancangan Kegiatan

1. Mensurvey tempat acara malam wisuda oktober 2014

2. Mendata kebutuhan acara malam wisuda oktober 2014

3. Mencari keperluan logistik acara malam wisuda oktober 2014

4. Mempersiapkan, memasang dan membereskan keperluan logistik acara malam wisuda

oktober 2014

5. Mempersiapkan kebutuhan logistik acara siang wisuda oktober 2014

6. Mengadakan dan mempersiapkan logistik hari-h acara siang wisuda oktober 2014


1. Mensurvey tempat acara malam wisuda oktober 2014

Survey tempat dilakukan setelah divisi acara malam memfiksasi tempat yang akan

digunakan untuk acara malam. Survey tempat bertujuan untuk mengetahui tempat

acara dan mengetahui barang dan alat apa saja yang sudah tersedia di tempat acara

sehingga dapat dibuat daftar keperluan logistik untuk acara malam.

2. Mendata kebutuhan acara malam wisuda oktober 2014

Berdasarkan hasil survey tempat maka dilakukan pendataan kebtuhan acara malam.

Berdasarkan survey kebutuhan logistik yang sudah disediakan hotel adalah panggung,

meja bulat, kursi dan keperluan makan. Maka dari itu hal-hal yang masih perlu

disiapkan adalah kebutuhan sound, alat musik, dan lampu tambahan.

3. Mencari keperluan logistik acara malam wisuda oktober 2014

Berdasarkan survey tempat kebutuhan sound yang diperlukan adalah sound 1000 watt

untuk itu dilakukan penyewaan sound dan beberapa alat musik seperti drum dan gitar

kepada vendor yaitu Barland dengan total biaya Rp 900.000 dan 1 Ampli ke ITB Jazz

dengan biaya 80.000. Adapun barang lain yang dipinjam adalah 1 Ampli Bass, 1 Ampli

Gitar, 1 Guitar Bass, 1 Keyboard, dan 1 Lampu Halogen.

4. Mempersiapkan, memasang dan membereskan keperluan logistik acara malam wisuda

oktober 2014

Persiapan kebutuhan logistik untuk acara malam dimulai dari pukul 17.00 sampai pukul

18.45. Bentuk persiapannya adalah memasang alat musik, halogen dan membantu divisi

dekorasi. Selama keberlangsungan acara tidak ada kekurangan. Pemberesan logistik

dimulai pukul 11.00 sampai pukul 11.30.

5. Mempersiapkan kebutuhan logistik acara siang wisuda oktober 2014

Hal yang dipersiapkan adalah keperluan yang dibutuhkan oleh LO dan Divisi acara siang.

Pengadaan barang-barang yang dilakukan adalah mengadakan Pita, Balon dan Bola

Plastik.

6. Mengadakan dan mempersiapkan logistik hari-h acara siang wisuda oktober 2014

Balon yang telah dipersiapkan sebelumnya diisi dengan air untuk digunakan wisudawan

dalam prosesi perang air. Pengadaan barang yang dilakukan pada hari H adalah

tambahan balon untuk balon air dan pengadaan 112 Balon Gas.

Evaluasi Kegiatan :

Kelebihan :

1. Acara malam diadakan dihotel yang telah menyediakan banyak kebutuhan logistik

seperti meja bundar, kursi dan panggung yang pengaturan posisinya telah dilakukan

oleh pihak hotel.

2. Sound berasal dari Barland sehingga instalasi sound dan alat musik tidak sulit

karena sudah ada soundman dari pihak barland.

Kekurangan :

Kordinasi dengan divisi acara siang kurang sehingga persiapan untuk arak-arakan

wisuda kurang. Seperti pada pengadaan balon gas yang mendadak dilakukan.

Kendala :

1. Kordinasi dengan divisi acara siang.

2. Kordinasi dengan anggota divisi kurang.


1. Diadakan kumpul divisi untuk pembagian tugas-tugas secara jelas sehingga tugas merata.

2. Diadakan PJ untuk divisi-divisi lain yang kira kira memerlukan kebutuhan logistik.

Divisi : Akomodasi

Ketua Divisi : Ino Feberta Fauzi - 13412046

Struktur Divisi :

PJ Tim Konsumsi Panitia : Alif Hanan 14412003

PJ Tim Konsumsi Wisudawan : Ino Feberta Fauzi 13412046

PJ Tim Transportasi : Yasmin Aruni 13412020

Nama Anggota :

No. Nama NIM

1 Ino Feberta Fauzi 13412046

2 Nadira Astarini 13412033

3 Yasmin Aruni 13412020

4 Alif Hanan I.E. 14412003

5 Tania Margaretha 13412041

6 M. Danyyal Wakhidi 13412098

7 Alfita Rahma 13412038

8 Agnes Lenatika 13412042

9 Arifian Adin 13412018

10 Rania Dian Savitri 13412039

11 Theo Renaldo 13412009

12 Annisa R. Zuhairi 13412024


1. Mencari, memesan dan mengatur distribusi konsumsi wisudawan pada saat hari H

Wisuda

2. Mencari, memesan dan mengatur distribusi konsumsi panitia pada saat hari H Wisuda

3. Mendata dan menyediakan kebutuhan transportasi untuk wisudawan pada saat hari H

Wisnight maupun hari H Wisuda


Rancangan Kegiatan

1. Mensurvey toko tempat membeli konsumsi wisudawan

2. Memesan dan men-DP konsumsi wisudawan

3. Mengambil konsumsi wisudawan (jika diperlukan)

4. Mendistribusikan konsumsi wisudawan melalui LO Sabuga

5. Mensurvey toko tempat membeli konsumsi panitia

6. Memesan dan men-DP konsumsi panitia

7. Mengambil konsumsi panitia (jika diperlukan)

8. Mendistribusikan konsumsi wisudawan melalui PJ Tim Konsumsi Panitia

9. Mendata kebutuhan transportasi wisudawan melewati LO

10. Mendata ketersediaan transportasi panitia wisuda oktober

11. Mengeksekusi transportasi kebutuhan wisudawan pada saat hari-H


1. Mensurvey toko tempat membeli konsumsi wisudawan

Sebelum menentukan toko tempat membeli konsumsi wisudawan, perlu dilakukan

analisis mengenai dana dan kebutuhan dari wisudawan itu sendiri. Setelah melalui

perbincangan yang panjang, akhirnya ditentukan dana yang akan dialokasikan

untuk konsumsi wisudawan adalah maksimum 15.000/pack. Terdapat beberapa

pilihan toko tempat membeli konsumsi wisudawan yaitu ; Kartika Sari, Prima Rasa,

Holland Bakery, dan Klinik Lapar. Setelah melewati analisis yang panjang, diambil

toko Holland Bakery dengan harga 8000/pack.

2. Memesan dan men-DP konsumsi wisudawan

Setelah menentukan toko tempat membeli konsumsi wisudawan, PJ dari Tim

Konsumsi Wisudawan memesan dan membayar DP dari konsumsi wisudawan.

Memesan dan membayar DP dilakukan H-3 (15 Oktober 2014)

3. Mengambil konsumsi wisudawan (jika diperlukan)

Holland Bakery sendiri menyediakan fasilitas antar ke tempat pada saat hari H

pengiriman barang. Oleh karena itu, panitia tidak perlu mengambil konsumsi

Holland Bakery ini.

4. Mendistribusikan konsumsi wisudawan melalui LO Sabuga

Distribusi konsumsi wisudawan dilakukan setelah acara prosesi, lebih tepatnya

pada saat acara bebas dan sesi berfoto di dalam sabuga. Distribusi konsumsi

wisudawan ini secara penuh diserahkan pada LO Sabuga karena hanya LO Sabuga

yang bisa memasuki area dalam sabuga pada saat itu.

5. Mensurvey toko tempat membeli konsumsi panitia

Sebelum menentukan toko tempat membeli konsumsi panitia, perlu dilakukan

analisis mengenai dana dan kebutuhan dari panitia itu sendiri. Setelah melalui

perbincangan yang panjang, akhirnya ditentukan dana yang akan dialokasikan

untuk konsumsi panitia adalah maksimum 7000/pack. Pilihan yang paling feasibel

adalah Kue Cisitu dan Klinik Lapar. Setelah melewati analisis yang panjang, diambil

pilihan toko Klinik Lapar dengan budget 3000/pack.

6. Memesan dan men-DP konsumsi panitia

Setelah menentukan toko tempat membeli konsumsi panitia, PJ dari Tim Konsumsi

Panitia memesan dan membayar DP dari konsumsi pan

laporan Pertanggungjawaban Wisuda Oktober 2014

Documents

Transcript of laporan Pertanggungjawaban Wisuda Oktober 2014