LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN -...

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PPI JEPANG

KOMISARIAT HIROSHIMA

2018/2019

Disusun untuk:

MUSYAWARAH BESAR PPI HIROSHIMA

2018/2019

22 SEPTEMBER 2019

IDEC R.806 HIROSHIMA UNIVERSITY, HIGASHIHIROSHIMA CAMPUS

2

KATA PENGANTAR

Yth. Seluruh Keluarga Besar Persatuan Pelajar Indonesia di Jepang Komisariat Hiroshima (PPIH).

Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Salam Sejahtera,

Dalam waktu dekat ini, masa kepengurusan PPIH periode 2018/2019 akan segera berakhir. Terkait

dengan hal tersebut, kami ingin menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Ketua PPIH 2018/2019

kepada rekan-rekan sekalian dalam rangka transparansi dan evaluasi kinerja pengurus PPIH 2018/2019.

Terima kasih juga saya ucapkan kepada segenap rekan-rekan Pengurus PPIH 2018/2019 yang telah

mencurahkan seluruh energi dan pikiriannya demi kemajuan organisasi PPIH dan eratnya hubungan di

antara masyarakat Indonesia yang ada di Hiroshima. Tanpa kerja keras rekan-rekan pengurus semua,

tata kelola organisasi yang baik, visi, dan misi kepengurusan PPIH 2018/2019 tidak akan dapat terwujud.

Terima kasih untuk satu tahun yang sangat berharga ini, dari rekan-rekan semua lah saya mendapat

banyak pengalaman yang luar biasa demi kehidupan berbangsa dan bernegara. Terima kasih sudah

memberi yang terbaik untuk Hiroshima dan Indonesia!

Tak lupa kami sampaikan terima kasih yang sangat besar kepada seluruh rekan-rekan yang telah sangat

suportif dan partisipatif dalam mendukung seluruh program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh PPIH

selama satu tahun periode kepengurusan 2018/2019 ini, yang terhitung mulai bulan Oktober 2018

sampai September 2019 ini. Kami menyadari, tanpa bantuan dan dukungan rekan-rekan sekalian,

seluruh kegiatan yang dilaksanakan tidak akan dapat terlaksana dengan baik.

Adapun Laporan Pertanggungjawaban ini akan terdiri dari sekilas tentang PPI Hiroshima, Program

Kerja PPIH 2018/2019, dan Penutup.

Demikian Laporan Pertanggungjawaban ini dibuat untuk menjadi bahan penilaian dan masukan demi

keberlangsungan organisasi PPIH yang semakin baik di masa depan. Mohon maaf apabila masih

terdapat banyak kekurangan.

Salam,

Bersama Bersinergi!

Higashihiroshima, 15 September 2019

Hormat saya,

Ketua Umum PPI Hiroshima 2018/2019.

Firly Rachmaditya Baskoro.

3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................................ 2

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................... 3

BAB I SELAYANG PANDANG TENTANG PPI HIROSHIMA ......................................................................... 4

1.1 SEJARAH SINGKAT PPI HIROSHIMA ............................................................................................. 4

1.2 KEANGGOTAAN PPI HIROSHIMA .................................................................................................. 6

1.3 SUSUNAN PENGURUS PPI HIROSHIMA 2018/2019 ...................................................................... 7

BAB II PROGRAM KERJA DAN REALISASINYA ......................................................................................... 10

2.1 Visi dan Misi PPI Hiroshima Periode 2018/2019 ................................................................................ 10

2.2 Hubungan Luar dan Antar Lembaga .................................................................................................... 10

2.3 Program Kerja PPI Hiroshima Periode 2018/2019 .............................................................................. 11

2.3.1 Divisi Sosial dan Budaya ................................................................................................................. 11

2.3.2 Divisi Akademik dan Beasiswa ....................................................................................................... 19

2.3.3 Divisi Dana Usaha dan Kreativitas .................................................................................................. 29

2.3.4 Divisi Minat dan Bakat .................................................................................................................... 44

2.3.5 Divisi Relasi Publik ......................................................................................................................... 51

2.3.6 Divisi Internal .................................................................................................................................. 65

2.3.7 Divisi Sarana dan Prasarana ............................................................................................................ 75

2.3.8 Divisi Olahraga ................................................................................................................................ 79

2.3.9 Divisi Kesekretariatan...................................................................................................................... 84

BAB III LAPORAN KEUANGAN ...................................................................................................................... 89

BAB IV KESIMPULAN .................................................................................................................................... 107

BAB V SARAN ................................................................................................................................................. 107

LAMPIRAN ....................................................................................................................................................... 108

4

BAB I SELAYANG PANDANG TENTANG PPI HIROSHIMA

1.1 SEJARAH SINGKAT PPI HIROSHIMA

Persatuan Pelajar Indonesia di Jepang adalah organisasi yang beranggotakan pelajar Indonesia yang

tengah menuntut ilmu di Jepang. Organisasi ini didirikan di Tokyo pada tanggal 24 Juni 1953 dengan

nama “Himpunan Mahasiswa Indonesia di Jepang”. Seiring perjalanan waktu, nama organisasi

kemudian berubah menjadi “Persatuan Pelajar Indonesia di Jepang” atau dalam bahasa Jepang disebut

“Zainichi Indonesia Ryugakusei Kyokai”.

Persatuan Pelajar Indonesia Jepang Komisariat Hiroshima atau sekarang lebih dikenal dengan nama

Persatuan Pelajar Indonesia Hiroshima (PPI Hiroshima), berdasarkan Laporan Pertanggungjawaban

pengurus PPI Hiroshima periode 2010/2011 pertama kali diumumkan pada tanggal 29 Mei 1987 di

Hiroshima University, Senda Campus. Ketua terpilih pertama saat itu adalah Bapak Gus Permana

Subita. Lebih lanjut, Beliau mengatakan bahwa sebelum tahun 1987 sudah ada beberapa karyasiswa

dari Indonesia yang belajar di Hiroshima University, dan pada saat itu kampus Hiroshima University

terbagi menjadi empat kampus yaitu:

1. Kasumi Campus : Faculty of Medicine dan Faculty of Dentistry

2. Senda Campus : Headquarter, Faculty of Integrated Arts and Science, Faculty of Law,

Faculty of Letter, Faculty of Economy, School of education, Faculty

of Education

3. Fukuyama Campus : Faculty of Applied Biological Sciences

4. Higashihiroshima Campus : Faculty of Engineering

Sehingga pada saat itu belum terbentuk PPI Hiroshima yang terintegrasi seperti kondisi sekarang, yang

kemungkinan disebabkan oleh lokasi kampus yang tersebar dan sedikitnya jumlah mahasiswa Indonesia

saat itu.

Selanjutnya, seiring dengan perkembangan Hiroshima University dan berjalannya waktu, kegiatan

kemahasiswaan PPI Hiroshima kemudian berpusat di Higashihiroshima dimana mayoritas mahasiswa

Indonesia menempuh Pendidikan di Hiroshima University, Higashihiroshima Campus. Adapun pada

tahun 1989, kampus Hiroshima University mengalami perubahan dan terbagi menjadi:

1. Kasumi Campus

2. Higashihiroshima Campus (Headquarter)

3. Higashisenda Campus

Mengikuti perkembangan kondisi mahasiswa Indonesia yang menempuh pendidikan di Hiroshima

University dan perkembangan Hiroshima University sendiri, maka PPI Hiroshima dengan kegiatan

yang lebih terorganisir resmi berdiri pada tahun 1987 dengan Ketua Umum sebagai berikut:

5

Tabel 1 Daftar Ketua Umum PPI Hiroshima dari Tahun 1987 - 2018

Tahun Nama Ketua Umum Institusi Asal

1987 Gus Permana Subita Universitas Indonesia

1987 Sugeng W. Institut Teknologi Sepuluh Nopember

1988 Bagus Purwanto Institut Pertanian Bogor

1989 Agus Eko Cahyono BPPT

1989 Andi Jayalangkara Tanra Universitas Hasanuddin

1990 Achmad Jazidie Institut Teknologi Sepuluh Nopember

1991 Widowati Universitas Airlangga

1992 Iqbal Djawad Universitas Hasanuddin

1993 Sumarno Institut Teknologi Sepuluh Nopember

1994 Donny Achiruddin Universitas Dharma Persada

1995 Priyatno Harsasto Universitas Diponegoro

1996 N/A N/A

1997 N/A N/A

1998 Ferdi Armansyah BPPT

1999 Kaharuddin Djenod Manyambeang PT. PAL

2000 Tri Widjaja Institut Teknologi Sepuluh Nopember

2001 Agus Nurrohim BPPT

2002 Fadli Syamsudin BPPT

2003 Budi Setyo Prasojo BPPT

2004 M. Arif Wibisono Universitas Gadjah Mada

2005 Sudarmanto Buddi Nugroho Universitas Indonesia

2006 Taufik Djatna Institut Pertanian Bogor

2007 Danar Praseptiangga Universitas Negeri Sebelas Maret

6

Tahun Nama Ketua Umum Institusi Asal

2008 Yuniarto Hadi Wibowo Kementerian Keuangan RI

2009 Suandar Baso Universitas Hasanuddin

2010 Rudy Rahmaddi Kementerian Keuangan RI

2011 Rose Mantiri Universitas Sam Ratulangi

2012 Tuswadi SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara

2013 Arif P. Sulistiono

Roni Yulianto

Siti Maimunah

Kementerian Keuangan RI

Universitas Andalas

Kementerian Perhubungan

2014 Andhang Rakhmat Trihamdani Institut Teknologi Bandung

2015 Imam Wahyudi Farid Institut Teknologi Sepuluh Nopember

2016 Wahyudin Putra Sasmita Universitas Hasanuddin

2017 Murman Dwi Prasetio Institut Teknologi Sepuluh Nopember

2018 Firly Rachmaditya Baskoro Institut Teknologi Bandung

Saat ini, meskipun kegiatan masih berpusat di Higashihiroshima, tepatnya di Saijo, sesuai dengan

lokasi mayoritas mahasiswa Indonesia tinggal di Prefektur Hiroshima, namun PPI Hiroshima

2018/2019 mencoba memfasilitasi dan menjalin komunikasi dengan seluruh mahasiswa Indonesia di

prefektur Hiroshima yang meliputi wilayah Higashihiroshima, Hiroshima City, dan Shobara City.

Adapun beberapa kampus yang memiliki mahasiswa Indonesia diantaranya adalah:

1. Hiroshima University (Higashihiroshima dan Kasumi Campus)

2. Prefectural University of Hiroshima (Hiroshima City dan Shobara Campus)

3. Hiroshima Kokusai Gakuin University

4. Hiroshima University of Economics

Seiring berkembangnya waktu, kegiatan PPI Hiroshima tidak hanya berfokus pada mahasiswa, namun

juga berusaha melibatkan masyarakat Indonesia lainnya yang ada di Hiroshima, seperti rekan-rekan

pekerja, pegawai, dan perawat yang ada di Prefektur Hiroshima.

1.2 KEANGGOTAAN PPI HIROSHIMA

Sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PPI Jepang, tepatnya pada Anggaran

Rumah Tangga BAB I pasal 1 dan menyesuaikan dengan kondisi aktual di Prefektur Hiroshima,

anggota PPI Hiroshima dibagi menjadi sebagai berikut:

7

1. Anggota Biasa : Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagai Pelajar di Lembaga

Pendidikan minimal setingkat SMA di Jepang untuk jangka waktu

minimal 6 bulan

2. Anggota Luar Biasa : Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagai Pelajar di Lembaga

Penilitian setingkat Perguruan Tinggi di Jepang untuk jangka waktu

kurang dari 6 bulan dan Post-Doctoral Fellowship

3. Anggota Kehormatan : Anggota keluarga dari Warga Negara Indonesia yang terdaftar

sebagai anggota biasa dan anggota luar biasa yang memiliki status

tinggal di Jepang sebagai dependent

1.3 SUSUNAN PENGURUS PPI HIROSHIMA 2018/2019

Susunan pengurus PPI Hiroshima periode 2018/2019 sebagaimana tercantum dalam Surat Keputusan

Ketua Umum PPI Hiroshima No. 2/SK/PPI-HIRO/XII/2018 tentang Pengangkatan Pengurus Persatuan

Pelajar Indonesia di Jepang Komisariat Hiroshima Masa Bakti Oktober 2018 – September 2019 adalah

sebagai berikut:

Tabel 2 Susunan Pengurus PPI Hiroshima 2018/2019

No Jabatan Nama

1 Ketua Umum Firly Rachmaditya Baskoro

2 Kesekretariatan Maria Gustini

Nur Diana Safitri

3 Bendahara Maya Safira

4 Ketua Bidang Pengembangan Anggota Bintan Yoga Wiratama

5 Ketua Bidang Sosial dan Masyarakat Adriani Mutmainnah

6 Koordinator Hiroshima City Junaidi Budi Prihanto

7 Koordinator Shobara City Afan Bagus Mananda

8 Divisi Internal Hanif Ariefman Sani

Yusuf

Ayodya Parama Putrie

9 Divisi Olahraga Widdy Muhammad Sabar Wibawa

Endra Iraman

Andi Aryan Subrianto

10 Divisi Minat dan Bakat Titik Ulfatun

8

No Jabatan Nama

Annie Mufyda Rahmatika

Ricard Diago Sambuaga

11 Divisi Akademik dan Beasiswa Nadia Himaya

Nasrullah Harino A. G.

12 Divisi Relasi Publik Gillang Noor Nugrahaning Gusti

Denise Sahulata

M. Zulhaj Aliansyah

13 Divisi Sarana dan Prasarana Herry Wijayanto

M. Irwan F.

Sultan Kurnia A. B.

14 Divisi Sosial dan Budaya Aruni Dinan Hanifa

Fikry Purwa Lugina

15 Divisi Dana Usaha dan Kreativitas M. Riam Badriana

Toni Suharto

9

Gambar 1 Bagan Organisasi Kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019

Ketua Umum

Kesekretariatan

Bendahara

Divisi Dana Usaha dan Kreativitas

Koordinator Hiroshima City

Koordinator Shobara City

Ketua Bidang Pengembangan Anggota

Ketua Bidang Sosial dan Masyarakat

Divisi Internal

Divisi Olahraga

Divisi Minat dan Bakat

Divisi Akademik dan Beasiswa

Divisi Relasi Publik

Divisi Sarana dan Prasarana

Divisi Sosial dan Budaya

10

BAB II PROGRAM KERJA DAN REALISASINYA

2.1 VISI DAN MISI PPI HIROSHIMA PERIODE 2018/2019

Visi

Menjadikan PPI Hiroshima sebagai sarana pengembangan diri yang kondusif bagi anggota untuk

kebermanfaatan bagi sesama melalui sinergi seluruh elemen.

Misi

1. Menciptakan PPIH yang kondusif dan ceria melalui kegiatan-kegiatan olahraga dan rekreasi

lainnya (PPIH Sehat).

2. Meningkatkan ikatan kekeluargaan yang erat diantara seluruh anggota dan elemen masyarakat

(PPIH Kuat).

3. Menumbuhkan kesadaran anggota terhadap isu sosial dan turut berpartisipasi aktif dalam pencarian

solusi melalui sinergi seluruh organisasi (PPIH Bersahabat).

4. Menyebarluaskan kebudayaan nasional bagi sesama anggota dan masyarakat luas (PPIH

Bersahabat).

5. Mengembangkan bakat anggota melalui sinergi seluruh elemen dengan latarbelakang yang berbeda

(PPIH Berbakat).

2.2 HUBUNGAN LUAR DAN ANTAR LEMBAGA

Dalam menjalankan kegiatan, PPIH periode kepengurusan 2018/2019 mencoba menjalin koordinasi

dan komunikasi dengan lembaga-lembaga lainnya sebagai berikut:

1. Keluarga Muslim Indonesia Hiroshima (KMIH)

• Hanami

• Buka Bersama

• Halalbihalal

• Pengajian

2. Pengajian Ibu-Ibu Saijo (PIS)

• Pemenuhan konsumsi acara

• Pengisi cooking class

3. Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) Tokyo

• Dialog dan komunikasi

• Sponsorship

4. Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Osaka

• Dialog dan komunikasi

• Sponsorship

5. Hiroshima – Indonesia Association (HIA)

• Social Gathering I (Jumat minggu pertama Februari)

• Social Gathering II (Selasa minggu keempat Mei)

11

• Social Gathering III (Selasa minggu keempat Agustus)

• Sponsorship

6. Hiroshima – ASEAN Association

• Social Gathering

7. Higashihiroshima – Indonesia Friendship Club

• Donasi kemanusiaan untuk Indonesia

8. Hiroshima Global Platform (Sotokara)

• Cooking Class and Culture Sharing

9. Shinki Bus

• Himeji Festival

10. JICA League

• Kompetisi Futsal

11. Ikatan Perawat Indonesia di Hiroshima

• Silaturahim

12. PKPU Human Initiative

• Penyaluran donasi kemanusiaan untuk Indonesia

13. Radio PPI Jepang

• Siaran program Kankou

14. Hiroshima Keizai Doyukai

• Exchange Meeting Alumni PPI Hiroshima

2.3 PROGRAM KERJA PPI HIROSHIMA PERIODE 2018/2019

2.3.1 DIVISI SOSIAL DAN BUDAYA

Ketua Divisi : Aruni Dinan Hanifa

Anggota : -Fikry Purwa Lugina

-Yunita Anugrah

Pendahuluan : Divisi Sosial Budaya dibentuk untuk meningkatkan rasa kekeluargaan, kepedulian antar

anggota keluarga PPIH dan untuk memperkenalkan identitas dan budaya Indonesia kepada masyarakat

Internasional.

Program Kerja

1. PPIH Peduli

Deskripsi kegiatan • Menggalang dan menyalurkan bantuan (bagi yang sakit atau meninggal)

atau hadiah (bagi yang melahirkan)

• Meningkatkan rasa kekeluargaan dan kepedulian sosial antar keluarga

PPIH

• Keseluruhan kegiatan yang dilakukan diutamakan menyalurkan hadiah

bagi keluarga yang baru saja melahirkan

• Kegiatan lainnya berupa belasungkawa atas meninggalnya anggota

keluarga dan berbahagia atas pernikahan

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan) / Program Kerja Wajib / Program

Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

sesuai program kerja

Insidental

12

Waktu realisasi a. 16 November 2018: Berbelasungkawa ke rumah Pak Didik Dwi

Prasetya

b. 19 November 2018: Kunjungan berbahagia dalam pernikahan Mbak

Nurlaili Hamidah dan Mas Muhammad Zulhaj Aliansyah

c. 24-25 November 2018:

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Gerry Liston Putra

dan Ibu Indriati Siti Pratiwi, atas kelahiran anak kedua pada 2

November 2018, dengan nama Keysha Mikayla Hikaru

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Apip Amrullah dan

Ibu Uzlifatul Amni, atas kelahiran anak ketiga pada 7 November

2018, dengan nama Ahmad Taqiya Khairosuma

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Cahyo Sasmito dan

Ibu Arshe Suwarsih, atas kelahiran anak kedua pada 12 November

2018, dengan nama Ahmad Alif Nandana

• Kunjungan berbahagia ke rumah Pak Kadek Agus Wibisana dan

Ibu Nicey Maylani Asril, atas kelahiran anak pertama pada 11

November 2018

d. 2 Desember 2018: Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Reza

Rustam dan Ibu Andi Putri Lanri Sari, atas kelahiran anak pertama pada

3 September 2018, dengan nama Andi Humaira Hiromi Reza

e. 15 Desember 2018:

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Adit Dewantoro dan

Ibu Rahmatika Dewi, atas kelahiran anak pertama pada 8

Desember 2018, dengan nama Kenshin Az Zikra Dewantara

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Adi Kurniawan dan

Ibu Anisa Harwidiah, atas kelahiran anak kedua pada 8 Desember

2018, dengan nama Abyan Eijiro Athallah

f. 16 Juni 2019:

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Kadafy Ende Putra

dan Ibu Mutmainnah, atas kelahiran anak pertama pada 28 Maret

2019, dengan nama Kayyisah Yuimi Ende

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Angjuang Pratama

dan Ibu Yolla Mulya Pasuloi, atas kelahiran anak kedua pada 8 Mei

2019, dengan nama Haninnazia Khaulah

g. 14 September 2019:

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Dara Sudiraharja

dan Ibu Nurul Hidayati Rofiah, atas kelahiran anak kedua pada 6

September 2019, dengan nama Kanzo Muhammad Sajissakin

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Apriadi Salim Adam

dan Ibu Dewi Nugrahawati, atas kelahiran anak kedua pada 12

Agustus 2019, dengan nama Ibrahim Apriadi Adam

• Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak Muhammad Nur

Khoiru Wihadi dan Ibu Veni Haqiqotun Najiha, atas kelahiran anak

pertama pada tanggal 30 Juli 2019, dengan nama Hamzah

Abdurrahman Wihadi

h. 15 September 2019: Kunjungan berbahagia ke rumah keluarga Pak

Kadek Agus Wibisana dan Ibu Nicey Maylani Asril, atas kelahiran anak

kedua dan ketiga pada 2 September 2019, dengan nama Sakura Reiwa

Wibisana dana Kanya Reiwa Wibisana

Parameter keberhasilan Kualitatif

Peningkatan kepedulian dan semangat berkontribusi.

13

Kuantitatif

Dana bantuan yang cukup bagi setiap kegiatan.

Realisasi Kualitatif

Dikarenakan waktu yang insidental, tidak semua dapat berkontribusi

langsung.

Kuantitatif

Penggalangan dana tidak selalu dapat dilakukan karena keterbatasan waktu

dan kesempatan. Sehingga kebanyakan hanya menyalurkan hadiah sesuai

dengan anggaran yang ada.

Anggaran Anggaran sesuai program kerja:

¥17,700

Realisasi anggaran:

a. Untuk berbelasungkawa atas kematian anggota keluarga: ¥1,700

b. Untuk tanda berbahagia atas pernikahan: ¥1,000

c. Untuk keluarga yang baru melahirkan: ¥17,324

Total: ¥20,024

Pemasukan penggalangan dana:

¥7,684

Pemasukan dari Divisi Sosial Budaya tahun lalu:

¥1,700

Hambatan a. Sulitnya menggalang dana dikarenakan waktunya yang insidental dan

kesempatan yang sangat sedikit

b. Tidak banyak anggota yang ikut berkontribusi dikarenakan keterbatasan

waktu

Kesimpulan Program Kerja telah dilaksanakan dengan ketercapaian parameter sebagai

berikut:

a. Berhasil dilaksanakan secara kuantitatif karena seluruh keluarga yang

melahirkan, baik yang terhitung dalam proker atau insidental, telah

dikunjungi dan diberikan hadiah dengan anggaran yang ada

b. Tidak berhasil dilaksanakan secara kualitatif karena penggalangan dana

tidak dapat secara maksimal dilakukan

Dokumentasi

14

Rekomendasi a. Selalu menggalang dana di setiap kegiatan seperti acara PPIH atau

bahkan rapat pengurus sekalipun

b. Waktu kegiatan dilaksanakan seminggu setelah dikabarkan kepada

pengurus dan anggota PPIH

c. Aktif mencari informasi dari jauh-jauh hari untuk mempermudah

persiapan

2. Seni Tradisional Indonesia

Deskripsi kegiatan • Mempertunjukkan seni tradisional Indonesia, seperti seni tari, seni

musik, dan lagu daerah Indonesia dalam acara-acara internasional

ataupun acara PPIH yang diselenggarakan di Hiroshima

15

• Memperkenalkan dan mempromosikan seni tradisional Indonesia

kepada masyarakat Internasional

• Mempertunjukkan seni musik dan seni tari di acara HIA Party


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Februari, Mei, dan Agustus 2019

Waktu realisasi a. 1 Februari 2019: HIA Social Gathering & Farewell Party

b. 28 Mei 2019: HIA Social Gathering & Iftar Party

c. 27 Agustus 2019: HIA Social Gathering

Selain agenda wajib tersebut, PPIH juga mempertunjukkan seni tari

tradisional pada acara Himeji International Friendship Festival pada 28

Oktober 2018 di Himeji.

Selain itu, PPIH juga berkolaborasi dengan Hiroshima Global Platform

(Sotokara) pada acara cooking class dan culture sharing di Luminous

Miwakacho, Hiroshima City pada hari Sabtu, 13 April 2019.


Masyarakat Internasional hadir dalam acara yang diselenggarakan

Kuantitatif

Jumlah peserta acara, jumlah peserta kegiatan, dan perwakilan KJRI yang

hadir sebagai tamu undangan


Masyarakat Internasional yang hadir merupakan anggota dari Hiroshima

Indonesia Association (HIA) dalam acara HIA Party

Kuantitatif

PPI Hiroshima tidak mengetahui jumlah peserta yang hadir secara pasti dari

staff HIA. Namun secara keseluruhan, jumlah peserta yang hadir banyak dan

ada perwakilan dari KJRI maupun KBRI.


¥7,500

Realisasi anggaran:

a. Untuk acara HIA Social Gathering & Farewell Party (1 Februari 2019):

¥420

b. Untuk acara HIA Social Gathering & Iftar Party (28 Mei 2019): ¥1,110

c. Untuk acara HIA Social Gathering (27 Agustus 2019): ¥7,710 (¥3,015

untuk konsumsi dan ¥4,695 untuk kebutuhan pembelian alat bantu

tari/kipas tari

Total ¥9,158

Hambatan a. Sulit mencari anggota yang ingin berkontribusi

b. Waktu persiapan yang selalu kurang dan mendadak, karena informasi

acara pelaksanaan selalu diberitahukan 3 minggu sebelumnya


berikut:

a. Berhasil dilaksanakan secara kualitatif karena bersamaan dengan HIA

16

Party dimana banyak anggota HIA merupakan warga negara Jepang

b. Berhasil dilaksanakan secara kuantitatif karena lebih dari 90% peserta

undangan hadir dan adanya perwakilan dari KJRI yang hadir pada dua

dari tiga acara yang diselenggarakan

Dokumentasi

17

Rekomendasi a. Adanya pembentukan tim melalui pencarian dan membuat daftar minat

dan bakat untuk anggota PPIH

b. Persiapan dilakukan 1-2 bulan sebelum bulan yang diperkirakan adanya

acara berdasarkan pengalaman sebelum-sebelumnya

c. Untuk mempermudah tingkat ketercapaian dan perluasan pengenalan

budaya khas Indonesia kepada khalayak luar, disarankan untuk menjalin

komunikasi dengan masyarakat lokal dan aktif mengisi festival-festival

baik di kampus ataupun Hiroshima (seperti: Himeji Festival, IDEC Open

Day, International Festival Hiroshima University, Yukata Matsuri

Hiroshima University, Flower Festival, dll).

3. Batik Day

Deskripsi kegiatan • Hari dimana anggota PPIH diharapkan seluruhnya menggunakan batik

• Menjaga dan menumbuhkan rasa nasionalisme; mengenalkan batik

sebagai identitas budaya Indonesia kepada masyarakat Internasional

• Hanya dapat dilaksanakan dengan baik di hari peringatan kemerdekaan

Indonesia


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Sebulan sekali (terkecuali musim dingin)

Waktu realisasi Hari peringatan kemerdekaan Indonesia (17 Agustus 2019)

18


Anggota PPIH bangga dan terbiasa menggunakan batik

Kuantitatif

Terlaksana minimal sebulan sekali (di luar musim dingin)


Seluruh anggota PPIH yang hadir pada acara hari peringatan kemerdekaan

Indonesia menggunakan batik dengan bangga

Kuantitatif

Tidak dapat dilakukan setiap bulan karena tidak ada momen dan cuaca yang

kurang mendukung


JPY 0

Realisasi anggaran:

JPY 0

Hambatan Sulit mencari waktu/momen yang tepat untuk mengajak menggunakan batik


berikut:

a. Berhasil dilaksanakan secara kualitatif karena keseluruhan anggota yang

hadir pada acara hari peringatan kemerdekaan Indonesia menggunakan

batik

b. Tidak berhasil dilaksanakan secara kuantitatif karena hanya dilakukan

pada saat satu momen acara hari peringatan kemerdekaan Indonesia,

bukan setiap bulan

Dokumentasi

Rekomendasi Diadakan gerakan hari batik setiap bulannya.

19

2.3.2 DIVISI AKADEMIK DAN BEASISWA

Ketua Divisi: Andi Nadia Himaya

Anggota : Nasrullah Harino Al Ghifari

Pendahuluan :

Divisi Akademik merupakan kristalisasi rencana kerja PPI komisariat Hiroshima 2018/2019 yang

tertuang dalam visi dan misi PPIH 2018/2019. Divisi akademik diharapkan mampu menjadi wahana

pendukung aktivitas akademik seluruh anggota maupun pihak lain yang terkait. Divisi akademik

senantiasa menumbuhkan suasana yang kondusif dan ceria dalam rangka mendukung kegiatan

akademik anggota. Divisi akademik selalu memposisikan diri sebagai perpanjangan tangan kesuksesan

cita-cita para pendiri bangsa yang mengamanatkan untuk mencerdaskan kehidupan berbangsa. Sebagai

gambaran sederhana, divisi akademik merupakan kawah candradimuka pemikiran yang kritis, religius

serta progresif revolusioner.

Program Kerja

1.Kuliah Tamu I

Deskripsi kegiatan Kegiatan kuliah tamu dilaksanakan untuk memberikan tambahan

pengetahuan dan wawasan akademik bagi anggota PPIH. Kuliah tamu ini

akan mengundang narasumber yang memiliki kompetensi di bidangnya.

▪ Perencanaan dan Perancangan Pembangunan - Prof. Haryo Winarso

(Dosen Planologi ITB)

▪ Kewirausahaan

▪ Ekonomi


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Desember 2018, Maret 2019, dan Juni 2019

Waktu realisasi 19 Desember 2018 (Large Meeting Room IDEC, lantai 1)


Meningkatkan kompetensi dan pengetahuan anggota di bidang akademik

Kuantitatif

Kuliah tamu dapat terlaksana sebanyak 3 kali pertemuan


Adanya peningkatan kompetensi dan pengetahuan anggota di bidang

akademik

Kuantitatif

Kuliah tamu dapat terlaksana 3 kali dimana kuliah tamu kali ini menjadi

yang pertama.


¥ 22,500.00 (¥ 7,500.00 per pertemuan)

Realisasi anggaran:

¥ 7,500.00/pertemuan untuk menyediakan konsumsi selama kegiatan.

20

Hambatan a. Terjadi perubahan lokasi acara.

b. Terbatasnya waktu pemakaian ruangan yang berdampak pada

terbatasnya kesempatan diskusi.

Kesimpulan Program Kerja telah dilaksanakan dengan berhasil berdasar ketercapaian

parameter sebagai berikut:

Meningkatnya kompetensi dan pengetahuan anggota pada bidang akademik,

terutama yang berhubungan dengan pengembangan lahan dan perumahan

yang berpihak pada masyarakat miskin.

Dokumentasi Lampiran foto-foto kegiatan (https://desktop-for-ig.devanco.com/app3)

Rekomendasi a. Peminjaman ruangan dapat dilakukan jauh-jauh hari agar tidak terjadi

perubahan lokasi kegiatan.

b. Penyampaian materi secara sentralistik dapat direduksi sehingga diskusi

memiliki durasi yang lebih panjang.

https://desktop-for-ig.devanco.com/app3

21

2. Kuliah Tamu II



akan mengundang narasumber yang memiliki kompetensi di bidangnya

ekonomi terutama yang berhubungan dengan postur anggaran pendapatan

dan belanja negara tahun anggaran 2019 serta peningkatan kompetensi

anggota dalam pengisian surat pajak tahunan (SPT). Kuliah ini disampaikan

secara berturut-turut oleh dua orang mahasiswa doktoral yang berasal dari

Kementerian Keuangan Republik Indonesia yaitu : Bapak Endra Iraman dan

Bapak Widdy M. Sabar Wibawa.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan



Waktu realisasi 23 Februari 2019 (Free Space DKM, lantai 1)


1. Meningkatkan pengetahuan anggota di bidang akademik terutama pada

bidang ekonomi yang berhubungan dengan APBN 2019.

2. Meningkatkan kompetensi anggota di bidang pengisian SPT tahunan,

baik cetak maupun daring.

Kuantitatif



Adanya peningkatan kompetensi anggota dalam pengisian SPT tahunan

cetak dan daring serta pengetahuan anggota di bidang akademik terutama

pada bidang ekonomi yang berhubungan dengan APBN 2019.

Kuantitatif


yang kedua.


¥ 22,500.00 (¥ 7,500.00/pertemuan)

Realisasi anggaran:

¥ 7,500.00/pertemuan (untuk menyediakan konsumsi selama kegiatan)

Hambatan a. Peserta yang hadir sedikit.


berikut:

Meningkatnya kompetensi anggota dalam pengisian SPT tahunan cetak dan

daring serta pengetahuan anggota di bidang akademik terutama pada bidang

ekonomi yang berhubungan dengan APBN 2019.




22

Rekomendasi a. Promosi kegiatan melalui media sosial dan pengiriman pesan secara

langsung (pengurus) lebih ditingkatkan baik secara kualitas maupun

kuantitas.

3. Kuliah Tamu III



akan mengundang narasumber yang memiliki kompetensi di bidangnya.

Pada kuliah tamu kali ini mengangkat tema tentang refleksi sejarah 400

tahun hubungan Indonesia-Jepang. Kuliah tamu ini dibawakan oleh ibu Meta

Sekar Puji Astuti, Ph.D, beliau adalah dosen departemen sastra Jepang FIB

Universitas Hasanuddin.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan



Waktu realisasi 23 Juli 2019 (Fakultas Sastra, ruang 201)


Meningkatkan pengetahuan anggota di bidang akademik terutama pada

bidang sejarah antar bangsa.

Kuantitatif



Adanya peningkatan kompetensi anggota dalam bidang sejarah antar bangsa

pada periode 1608 di Kepulauan Banda, terutama terhadap pembantaian para

penduduk Kepulauan Banda di bawah perintah dari gubernur jenderal VOC

saat itu, Jan Pieterzoon Coen. Gubernur tersebut mengerahkan sekitar 13

23

kapal angkut dan kapal jenis lainnya sebagai pendukung operasi dengan

kekuatan kurang lebih 1.600 orang tentara, 300 narapidana dari Jawa, 286

budak belian, 40 awak kapal dan 100 orang samurai bayaran dari Jepang

(ronin). Pembantaian ini yang menjadi salah satu tonggak awal perjumpaan

orang nusantara dengan bangsa Jepang. Suatu perjumpaan awal yang tidak

baik dan penuh kekerasan.

Kuantitatif


yang ketiga.


¥ 22,500.00 (¥ 7,500.00/pertemuan)

Realisasi anggaran:


Hambatan Munculnya pertanyaan dari peserta kegiatan tentang hal-hal yang sudah ada

pada penjelasan pemateri.

Kesimpulan Program kerja telah dilaksanakan dengan berhasil walau terlambat.

Keberhasilan program ini didasarkan ketercapaian parameter sebagai

berikut: Meningkatnya pengetahuan anggota dalam bidang sejarah antara

Indonesia dan Jepang.


Rekomendasi Peserta kuliah tamu disediakan print out atau softcopy materi sehingga bisa

lebih teliti dalam mempelajari dan mengikuti pemaparan pemateri

mengingat para peserta berasal dari multi disiplin ilmu.


24

4. Diskusi Hari Pendidikan Nasional 2019

Deskripsi kegiatan Diskusi ini dilaksanakan untuk meningkatkan kesadaran anggota PPIH

untuk dapat berkontribusi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan

pendidikan di Indonesia di masa mendatang. Kegiatan ini dipandu oleh ibu

Rully Pratiwi dengan narasumber bapak Dido Sujaya, bapak Arif

Widyatmoko, bapak Ediyanto, bapak Bambang Arif R.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Mei 2019

Waktu realisasi 18 Mei 2019 (Kurara Hall, ruang 303)


Meningkatkan kompetensi dan pengetahuan anggota di bidang akademik

Kuantitatif

Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 50 orang partisipan


Adanya peningkatan kompetensi dan pengetahuan anggota di bidang

akademik terutama dengan realita pendidikan di nusantara. Pertanyaan-

pertanyaan kritis yang muncul setelah acara ini menunjukkan tercapainya

tujuan acara yang diinginkan. Tingginya keinginan para peserta untuk

melanjutkan tanya jawab setelah acara selesai emnunjukkan tingginya minat

belajar mengenai pendidikan nasional yang terpicu dari pemaparan pemateri

dari para narasumber.

Kuantitatif

Dihadiri oleh 69 orang


¥ 7,500.00/pertemuan

Realisasi anggaran:


Hambatan Suasana tidak tenang untuk kuliah dan diskusi karena anak-anak ramai

ketika acara sedang berlangsung.

Kesimpulan Program kerja telah dilaksanakan dengan berhasil. Kesuksesan acara ini

berdasarkan ketercapaian parameter sebagai berikut: acara ini dihadiri oleh

lebih dari 50 orang dan munculnya pertanyaan-pertanyaan tentang materi

yang berhubungan erat dengan kompetensi masing-masing narasumber.




25

Rekomendasi Anak-anak yang hadir pada acara tersebut dibuatkan kelas tersendiri untuk

membuat mereka nyaman dan ceria ketika hadir pada acara tersebut.

5. Beasiswa Bidik Anak Negeri

Deskripsi kegiatan Diskusi ini dilaksanakan untuk meningkatkan kesadaran anggota PPIH

untuk dapat berkontribusi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan

pendidikan di Indonesia di masa mendatang. Sasaran beasiswa adalah siswa

sekolah dasar (SD) di Indonesia yang membutuhkan dan berprestasi.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Mei 2019

Waktu realisasi 23 Juli - 17 Agustus 2019


Siswa yang membutuhkan dapat terbantu dan termotivasi untuk terus giat

26

belajar. Menumbuhkan kepedulian anggota PPIH terhadap sesama.

Kuantitatif

Beasiswa untuk tahun 2019 dapat tersalurkan sejumlah Rp

750.000/penerima dengan jumlah penerima sesuai dengan jumlah donasi

yang terkumpul.


Siswa yang menerima beasiswa ini dapat terbantu dalam memenuhi

keperluan sekolah dan semangatnya untuk belajar meningkat yang

dibuktikan dari testimoni beberapa wali murid.

Kuantitatif

Beasiswa anak negeri dapat tersalurkan tepat sebelum 17 Agustus 2019

sesuai dengan ketentuan yang dicantumkan di dalam poster pengumuman

kepada 40 orang penerima.


¥ 0.00 (dana dihimpun dari donasi anggota PPIH)

Realisasi anggaran:

¥ 223,880.00 (dihimpun dari sumbangan para anggota dan laba penjualan

jaket PPIH serta dana kas khusus beasiswa tahun 2017/2018)

Hambatan a. Para peserta beasiswa anak negeri cenderung mengirimkan berkasnya

mendekati akhir periode pendaftaran, sehingga menimbulkan

kecemasan dari panitia seleksi terkait jumlah peserta

b. Publikasi sangat mengandalkan media sosial PPIH dan itikad baik para

alumni, usaha untuk memperluas informasi melalui PPI Jepang tidak

berhasil dilakukan

c. Dana beasiswa dikumpulkan melalui donasi anggota PPIH yang semakin

tahun jumlahnya semakin berkurang

Kesimpulan Program Kerja telah dilaksanakan dengan berhasil walaupun terlambat.

Kesuksesan acara ini berdasarkan ketercapaian parameter sebagai berikut:

beasiswa dapat tersalurkan sesuai batas waktu yang ditentukan dan

dikirimnya ucapan terimakasih dari para penerima beasiswa.




27

Rekomendasi a. Diperjelas batas waktu pengumpulan dalam standar waktu Japan

Standard Time (JST) dan pengumuman batas diterbitkan setiap hari

selama 5 hari terakhir.

b. Jangka waktu pengumpulan dana beasiswa sebaiknya dilakukan lebih

dari 2 bulan

c. Dikarenakan sumber dana beasiswa sebagian besar berasal dari

sumbangan anggota PPIH, sebaiknya mempertimbangkan rasio antara

jumlah donatur dengan jumlah besaran beasiswa yang akan diberikan

serta jumlah penerima beasiswa

d. Dikarenakan proses seleksi dokumen memakan waktu yang cukup lama,

sebaiknya proses seleksi dilakukan minimal 1 bulan sebelum

pengumuman penerima beasiswa

e. Mencari sumber lain, misalkan dari danus dan juga pengalokasian

khusus dari uang kas PPIH

28

6. Public Speaking Class for Kids

Deskripsi kegiatan Kegiatan yang khusus ditujukan untuk anak-anak ini bertujuan untuk melatih

dan meningkatkan kratifitas dan keberanian anak untuk berbicara di depan

umum serta menyalurkan minat dan bakat anak-anak dalam dunia public

speaking.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


April 2019

Waktu realisasi 20 Juli 2019 (Salon Room, Sun Square Apartement)


Anak-anak yang cenderung memiliki jiwa pemalu dan cenderung untuk

tidak ingin memulai berbicara dapat membaur dan tidak malu lagi untuk

berbicara. Kegiatan Public Speaking membantu anak-anak untuk lebih

berani berbicara.

Kuantitatif

Diikuti oleh minimal 10 anak-anak.


Anak-anak merasa lebih percaya diri dan tidak malu lagi untuk bercerita.

Kegiatan ini dikemas dalam bentuk games dan tarian sehingga anak-anak

tidak merasa bosan selama kegiatan berlangsung.

Kuantitatif

Pada pelaksanaan nya peserta yang datang sebanyak 15 orang


¥ 2,500

Realisasi anggaran:

¥ 2,706

Hambatan Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan yang berubah karena kurangnya

koordinasi dengan stakeholder lain

Kesimpulan Program kerja telah dilaksanakan dengan berhasil walaupun terlambat.

Kesuksesan acara ini berdasarkan ketercapaian parameter sebagai berikut:

Anak-anak dapat menikmati waktu belajar sambil bermain, karena waktu

pelaksanaan kegiatan dilakukan pada hari yang sama dengan jadwal

Children Class (ibadah mengaji), maka anak-anak tidak kehilangan waktu

untuk beribadah dan belajar.

Dokumentasi Lampiran foto kegiatan (https://www.instagram.com/p/B0evnvTn0Sv/)

https://www.instagram.com/p/B0evnvTn0Sv/

29

Rekomendasi Apabila akan dilaksanakan kembali, perlu koordinasi yang lebih baik dengan

stakeholders lain, seperti PIS dan para pengajar children class. Narasumber

dapat dicari dari mahasiswa di IDEC yang memiliki bidang sesuai.

2.3.3 DIVISI DANA, USAHA, DAN KREATIVITAS

Ketua Divisi: Mochamad Riam Badriana

Anggota : Toni Suharto

Pendahuluan :

Divisi Dana dan Usaha dibentuk dengan tujuan utama untuk membantu pendanaan kegiatan-kegiatan

internal yang dilaksanakan oleh PPIH dan pemasukan kas PPIH dengan cara berjualan. Selain itu, divisi

dana dan usaha bertujuan turut menciptakan inovasi sumber-sumber dana baru agar dapat menjadi ide

bagi divisi danus di kepengurusan selanjutnya.

Program Kerja

1. Jaket PPIH 2019

Deskripsi kegiatan • Memfasilitasi pembuatan jaket PPIH 2019 sebagai salah satu identitas

organisasi.

• Menyalurkan kreativitas dan melatih jiwa kewirausahaan tim danus

berdasarkan input anggota PPIH dan input tahun sebelumnya.

• Mendapatkan keuntungan untuk dapat disalurkan ke beasiswa Bidik Anak

Negeri dan kas PPIH.

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan)/Tahunan / Program Kerja Wajib /

Program Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan Juli – Agustus 2019

30


Waktu realisasi Juli – September 2019


a. Bahan, warna, dan desain sesuai keinginan dominan dari konsumen

b. Pemesan puas

c. Pemesan menerima Jaket baik memesan di Saijo maupun memesan di

wilayah Indonesia

d. Dana tersalurkan untuk Beasiswa Bidik Anak Negeri

Kuantitatif

Target pemesanan minimal 40 Jaket sesuai minimal pemesanan vendor


a. Bahan dan warna sesuai. Bahan masih terasa panas bila digunakan di

siang hari apabila dibawa ke Indonesia. Namun bahannya tidak setebal

tahun sebelumnya (sesuai input). Bagian lengan terkadang agak

kependekan. Logo di dada sedikit lebih besar dari yang diharapkan.

b. Sebagian besar pemesan puas dan jaket bisa langsung digunakan.

Beberapa merasa kurang di bagian identitas nama karena adanya

miskomunikasi.

c. Jaket sampai ke penerima (41 Jaket di Saijo dan 3 Jaket di wilayah

Indonesia).

d. Dana sudah tersalurkan untuk Beasiswa Bidik Anak Negeri sebanyak

30% dari setiap pembelian Jaket PPIH.

Kuantitatif

Terpesan sebanyak 44 jaket.

Persentase Keberhasilan: 100%


¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran Keterangan Harga Unit Total

Pembuatan jaket Rp 155,000 44 Rp 6,820,000

Ongkos kirim (Bandung-

Jakarta)

Rp 14,000 1 Rp 14,000


Bogor)

Rp 25,000 1 Rp 25,000


Jatim)

Rp 34,000 1 Rp 34,000

Ongkos kirim paket ke jasa

titip (Bandung-Jakarta)

Rp 112,000 1 Rp 112,000

Ongkos kirim paket ke jasa

titip (Bandung-Bogor)

Rp 120,000 1 Rp 120,000

Ongkos vendor ke tempat jasa Rp 45,000 1 Rp 45,000

31

pengiriman

Jasa titip ke Jepang ¥ 4,000 1 ¥ 4,000

Jasa titip ke Jepang** ¥ 4,000 1 ¥ 4,000

Total Pengeluaran Rp 7,170,000

¥ 8,000

Total (yen) ¥ 63,153

Pemasukan

Keterangan Harga Unit Total

Pemesanan jaket (yen) ¥ 3,500 41 ¥ 143,500

Pemesanan jaket (Rp) Rp 350,000 3 Rp 1,050,000

Total Pemasukan Rp 1,050,000

¥ 143,500

Total (yen) ¥ 151,577

Distribusi keuntungan

Keuntungan Rincian

Surplus ¥ 88,424

Sumbangan (jasa **) ¥ 4,000

Beasiswa 30% ¥ 24,000

Uang kas PPIH ¥ 40,000

Kerugian ¥ 10,500

Jasa desain kreatif (~20%) ¥ 17,924

a. Total pengeluaran sebesar ¥ 63,153 untuk pembuatan dan pengiriman

jaket.

b. Total pemasukan sebesar ¥ 151,577.

c. Keuntungan sebesar ¥ 88,424.

d. Dana beasiswa 30% disalurkan sebesar ¥ 24,000

e. Mendapat sumbangan ¥ 4,000, dan disumbangkan untuk kas PPIH

f. Beberapa pembeli menyalurkan sebagian uang kembalian berlebihnya

dan disalurkan langsung ke dana beasiswa.

g. Kerugian yang dihasilkan karena kesalahan jaket (nama, ukuran) akan

tetap coba dijual, apabila dapat dijual, maka akan didistribusikan ke

uang kas PPIH.

h. Persentase distribusi mengacu pada kepengurusan sebelumnya.

Konversi menggunakan rate ¥1 = Rp 130

** Disumbangkan untuk PPIH

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan pendistribusian

b. Membutuhkan waktu agak lama untuk launching desain jaket

c. Peminat tidak sebanyak tahun sebelumnya dikarenakan sebagian besar

anggota sudah memiliki Jaket PPIH 2018

d. Pengurusan jaket yang jauh mempersulit melakukan cross check bahan,

desain, dan ukuran.

e. Beberapa pemesan jaket merasa ukuran Jaket yang dipesan agak

kekecilan di bagian lengan.

f. Distribusi Jaket diundur menunggu anggota PPIH yang sedang pulang

ke Indonesia agar penggunaan uang (jasa kirim) tereduksi.

g. Jaket kelebihan 1 buah karena miskomunikasi di sistem pendataan

online dan ada yang dikembalikan karena terlalu jauh ukurannya.

Kerugian jaket masih bisa ditutupi oleh surplus.

32

h. Beberapa pemesan sulit dijangkau karena lokasi yang jauh dan kontak

nya tidak bisa dihubungi.

i. Ide pembuatan jaket dengan bekerja sama dengan Uniqlo gugur karena

biaya produksi yang cukup mahal (¥ 5,000), apalagi bila ditambah

beban beasiswa.

Kesimpulan Program kerja telah dilaksanakan dengan ketercapaian parameter sebagai

berikut:

a. Jumlah melebihi target

b. Jaket lebih sesuai warnanya dengan warna PPIH (merah maroon) dan

bisa dibawa pulang ke Indonesia karena tidak terlalu tebal.

Dokumentasi Lampiran foto-foto kegiatan

Rekomendasi a. Perlu diminta kembali input terkait jaket PPIH karena belum ada

peraturan baku terkait jaket sebagai identitas PPIH sehingga desain

masih dapat berubah-ubah. Namun desain yg berubah-ubah bisa

memberikan kebebasan untuk kepengurusan selanjutnya menentukan

jaket yang ingin dibuat.

b. Informasi lebih disampaikan lebih awal lagi, misal sekitaran akhir/awal

tahun (Desember/Januari) sehingga pembuatan dan penitipan jaket bisa

dilakukan selama libur spring (kloter 1) atau libur summer (kloter 2).

c. Membuat asesori lain, misal baju bola, kaos, kemeja lapangan, dll.

karena proses / birokrasi pembuatannya tidak akan jauh beda

33

Program Kerja

2. Bazaar

Deskripsi kegiatan • Menyalurkan jiwa kewirausahaan masyarakat Hiroshima melalui stand

bazaar yang tersedia.

• Mendapatkan keuntungan untuk dapat disalurkan ke kas PPIH.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Setiap ada kegiatan turnamen Olahraga PPIH

Waktu realisasi Bersamaan dengan Turnamen Olahraga Winter Games dan Turnamen

Agustusan


a. Stand jualan siap dan tersedia sesuai jumlah.

b. Masyarakat Hiroshima, terutama Saijo dan sekitarnya berminat mengisi

stand jualan.

c. Pengunjung dan peserta turnamen dapat menikmati jajanan yang

disediakan.

Kuantitatif

Stand jualan terisi sesuai jumlah yang disediakan.


a. Stand jualan siap dan tersedia di pagi hari berdekatan dengan mulainya

acara turnamen.

b. Bazaar Winter Games diikuti oleh masyarakat Saijo (4 stand) dan

Mihara (1 stand) sedangkan Bazaar Agustusan diikuti masyarakat Saijo

(3 stand) dan Mihara (1 stand).

c. Pengunjung dan peserta turnamen dapat menikmati jajanan di sela-sela

acara/kegiatan.

Kuantitatif

Bazaar Winter Games terisi 4 stand namun disiapkan 1 stand tambahan

(tenda dibawa sendiri oleh penjual, namun meja, kursi, dan tempat

difasilitasi oleh tim Danus PPIH). Namun, biaya stand hanya setengah harga

untuk kondisi tersebut. Bazaar Agustusan terisi 5 stand dari 6 stand yang

tersedia.

Persentase Keberhasilan: 91.65%


¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran = ¥ 0

34

Pemasukan


Stand Winter Games ¥ 500 4 ¥ 2,000

Stand tambahan Winter Games ¥ 250 1 ¥ 250

Stand Bazaar Agustusan ¥ 500 5 ¥ 2,500

Total Pemasukan ¥ 4,750

Total pemasukan sebesar ¥ 4,750 untuk stand bazaar.

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan pendistribusian tanggung

jawab.

b. Membutuhkan massa yang banyak dalam persiapan, pengangkutan tenda

meja kursi (logistik), pemasangan dan pembongkaran stand.

c. Tidak ada sistem pengawasan kebersihan bazaar.

d. Keuntungan belum sesuai dengan usaha yang dikeluarkan panitia.

Kesimpulan Program kerja telah berhasil dilaksanakan dengan ketercapaian parameter

sebagai berikut:

a. Jumlah hampir memenuhi target stand bazaar.

b. Bazaar melibatkan masyarakat Hiroshima, meski mayoritas adalah

masyarakat Saijo.


35

Rekomendasi a. Perlu tambahan massa selama keberjalanan kegiatan.

b. Perlu menaikan harga stand apabila menggunakan sistem fiksasi harga

di awal.

c. Perlu mengganti sistem penjualan dengan menggunakan sistem bagi

hasil. Persentase bagi-hasil bisa didiskusikan oleh tim danus selanjutnya

(misal 80-20). Hal ini dikarenakan keuntungan penjual jauh lebih tinggi

dibanding dengan pemasukan bagi PPIH. Namun apabila, tim danus

menentukan harga stand yang terlalu tinggi, dikhawatirkan akan

menurunkan minat para penjual.

Sistem lain misalnya menggunakan pembayaran terpusat contoh seperti

pembayaran terpusat di kasir foodcourt. Namun tentunya hal ini perlu

koordinasi berkelanjutan dengan para penjual.

3. Clearance Sale

Deskripsi kegiatan Mendapatkan keuntungan untuk dapat disalurkan ke kas PPIH melalui

barang barang lebih produksi/pemberian yang belum terpakai dan masih

layak digunakan.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Dua kali selama kepengurusan

Waktu realisasi Hanya satu kali selama bulan Januari


a. Barang lebih produksi/pemberian dapat dimanfaatkan sebelum harus

dibuang.

b. Barang diinfokan di berbagai platform melalui akun Danus kreatif PPIH.

c. Masyarakat Hiroshima, terutama Saijo dan sekitarnya tertarik dengan

barang yang dijual.

Kuantitatif

Ada barang yang terjual dengan keuntungan minimal ¥ 1,000.

Tidak bisa di kuantifikasi secara baik di awal karena jumlahnya tidak bisa

diketahui. Di awal kepengurusan masih berupa ide.


a. Kebermanfaatan barang diserahkan kepada masing-masing pembeli.

b. Informasi Clearance Sale telah dinformasikan di platform IG Danus

kreatif PPIH (@danuskreatif_ppih), PPIH (@ppihiroshima45), facebook

grup “Pasar Saijo”, dan berbagai grup line.

36

c. Beberapa tertarik dengan mengontak langsung tim danus dan diindikasi

melalui like pada platform facebook dan love pada platform IG.

Kuantitatif

Terjual beberapa 9 barang terjual dengan keuntungan ¥ 675.

Persentase Keberhasilan: 67.5%


¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran = ¥ 0

Pemasukan


Baju Balita ¥ 350 0 ¥ 0

Baju anak perempuan ¥ 350 0 ¥ 0

Vest jeans anak ¥ 350 0 ¥ 0

Celana anak ¥ 350 0 ¥ 0

Sapu tangan dan handuk kecil ¥ 75 1 ¥ 75

Scarf ¥ 350 0 ¥ 0

Kaos kaki wanita (2 pcs) ¥ 150 4 ¥ 600

Kaos kaki anak ¥ 75 0 ¥ 0

Sarung tangan anak ¥ 75 0 ¥ 0

Total Pemasukan ¥ 675

Total pemasukan sebesar ¥ 675 untuk clearance sale.

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan pendistribusian tanggung

jawab.

b. Tidak ada tempat penyimpanan barang barang penjualan sehingga masih

harus disimpan di lab.

c. Barang mudah dicari dan masih kalah saing dengan barang barang dari

toko lain, seperti 2nd street, Shimamura, Avail, dll. sehingga cukup sulit

untuk menambah daya tarik barang yang dijual.

d. Penjualan diskontinyu sehingga kehilangan momen berjualan.

e. Kuantifikasi proker tidak dperhitungkan dengan baik karena jumlah dan

jenis barang yang diterima tidak diketahui di awal kepengurusan.

Kesimpulan Program kerja belum berhasil dilaksanakan dengan baik dengan

ketercapaian parameter sebagai berikut:

a. Jumlah keuntungan masih belum optimal, 67,5% dari target total.

b. Perlu evaluasi namun barang barang sisa masih dapat dijual


37

Rekomendasi a. Perlu tambahan massa yang mampu memegang tanggung jawab proker.

b. Perlu strategi dan inovasi penjualan agar barang barang dapat terjual.

c. Barang barang masih bisa digunakan kepengurusan selanjutnya bila

diperlukan. Apabila tidak terjual, masih bisa digunakan sebagai cindera

mata atau hadiah lomba dalam berbagai kegiatan PPIH.

4. Stiker

Deskripsi kegiatan Mendapatkan keuntungan untuk dapat disalurkan ke kas PPIH melalui

produksi stiker.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Selama bulan Maret hingga akhir kepengurusan

Waktu realisasi Pelatihan terealisasi bulan Februari namun produksi massal belum terealisasi


a. Tim danus berminat mengikuti pelatihan pembuatan stiker.

b. Produksi massal stiker PPIH dan stiker dengan desain lainnya.

c. Barang diminati oleh masyarakat Hiroshima.

Kuantitatif

a. Anggota tim danus mengikuti pelatihan dari narasumber produsen

stiker.

b. Produksi minimal 50.

38


a. Pelatihan dari narasumber secara langsung diikuti oleh dua anggota

divisi Danus.

b. Produksi massal belum terlaksana, baru produksi awal (contoh)

sebanyak 5 buah.

c. Barang diminati oleh sebagian pengurus PPIH.

Kuantitatif

a. Pelatihan telah diikuti.

b. Produksi awal 5 buah.



¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran = ¥ 0

Pemasukan


Printer khusus untuk stiker hibah 1 ¥ 0

Stiker warna hibah 10 ¥ 0

ATK khusus stiker hibah - ¥ 0

Software produksi stiker hibah 2 ¥ 0

Total Pemasukan ¥ 0

Pemasukan berupa inventaris produksi stiker.

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan regenerasi ilmu terkait

produksi stiker.

b. Software tidak compatible dengan aplikasi desain grafis karena versi nya

agak lama.

c. Tidak memiliki waktu prioritas untuk produksi stiker.

Kesimpulan Program Kerja belum berhasil dilaksanakan dengan baik dengan

ketercapaian parameter sebagai berikut:

a. Jumlah produksi yang masih rendah dari target total.

b. Software produksi dan desain harus compatible dan terintegrasi


39

Rekomendasi a. Danus stiker memiliki potensi untuk dikembangkan karena alat dan

barangnya memadai.

b. Perlu strategi dari segi waktu dan harga untuk meraih keuntungan yang

optimal.

c. Inventaris barang masih bisa digunakan kepengurusan selanjutnya bila

diperlukan.

5. Beras Mihara

Deskripsi kegiatan • Menjalin silaturahim dengan mempertemukan distributor beras daerah

Mihara ke masyarakat Saijo

• Mendapatkan keuntungan untuk dapat disalurkan ke kas PPIH melalui

distribusi beras.

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan)/Bulanan / Program Kerja Wajib /


Waktu pelaksanaan


Setiap tiga bulan selama masih ada ketersediaan beras

Waktu realisasi Selama bulan November dan Januari


a. Beras diantarkan kepada pemesan.

b. Pemesan merasa puas dan ada ketertarikan untuk memesan di kloter

selanjutnya.

c. Barang diminati oleh masyarakat Hiroshima.

Kuantitatif

Terjual minimal 300 kg beras.


a. Beras diantarkan ke semua pemesan.

b. Banyak permintaan beras sehingga stok beras di petani Mihara habis.

c. Barang diminati oleh masyarakat Saijo.

Kuantitatif

Beras terjual 880 kg.



¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran


November (kloter 1)

- Beras 30kg

- Karung ukuran 10kg

¥ 7,600

¥ 38

14

4

¥ 106,400

¥ 152

40

- Karung ukuran 5kg ¥ 35 10 ¥ 350

November (kloter 2)

- Beras 30kg


- Karung ukuran 5kg

¥ 7,600

¥ 38

¥ 35

10

0

0

¥ 76,000

¥ 0

¥ 0

Januari (kloter 1)

- Beras 30kg


- Karung ukuran 5kg

¥ 7,600

¥ 38

¥ 40

10

0

2

¥ 76,000

¥ 0

¥ 80

Januari (kloter 2)

- Beras 30kg


- Karung ukuran 5kg

¥ 7,600

¥ 38

¥ 38

6

1

9

¥ 45,600

¥ 38

¥ 342

Total Pengeluaran ¥ 304,882

Pemasukan


November (kloter 1)

- Beras 30 kg

- Beras 10 kg

- Beras 5 kg

¥ 8,000

¥ 3,000

¥ 1,750

12

3

5

¥ 96,000

¥ 9,000

¥ 8,750

November (kloter 2)

- Beras 30 kg

- Beras 10 kg

- Beras 5 kg

¥ 8,000

¥ 3,000

¥ 1,750

10

0

0

¥ 80,000

¥ 0

¥ 0

Januari (kloter 1)

- Beras 30 kg

- Beras 10 kg

- Beras 5 kg

¥ 8,500

¥ 3,000

¥ 1,750

7

4

6

¥ 59,500

¥ 12,000

¥ 10,500

Januari (kloter 2)

- Beras 30 kg

- Beras 10 kg

- Beras 5 kg

¥ 8,500

¥ 3,000

¥ 1,750

6

1

2

¥ 51,000

¥ 3,000

¥ 3,500

Total Pemasukan ¥ 333,250

Distribusi keuntungan

Keuntungan Rincian

Surplus ¥ 28,368

Uang kas PPIH (~75%) ¥ 22,000

Jasa angkut dan danus (~25%) ¥ 6,368

a. Pemasukan dari danus beras sebesar ¥ 28,368.

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan networking terkait beras.

b. Ketersediaan stok beras tidak dapat di kontrol sehingga proker yang

direncanakan hadir setiap 3 bulan sekali hanya bisa dilaksanakan di

semester awal saja. Hingga saat laporan ini dibuat, stok beras Mihara

masih belum kembali siap.

c. Sempat agak lama dalam mengkonfirmasi perhitungan keuangan beras

41

karena profit dihitung per satu jenis beras sehingga keuntungan tidak

menggunakan angka bulat. Lebih baik perhitungan keseluruhan

dilakukan di akhir kepengurusan.

Kesimpulan Program Kerja telah berhasil dilaksanakan dengan baik dengan ketercapaian


a. Jumlah distribusi beras yang melebihi target.

b. Pemesan kembali berminat untuk membeli beras lagi di kloter-kloter

berikutnya.


Rekomendasi a. Harga jual beras masih bisa dinaikan karena masih bisa kompetitif

dengan harga beras yang tersedia di toko toko terdekat. Sistem antar

menambah daya tarik bagi konsumen Saijo.

b. Perlu strategi dan komunikasi yang berkelanjutan dengan petani dan

distributor beras Mihara.

c. Beras sebaiknya dibeli banyak dan disimpan di suatu tempat di Saijo,

42

agar dapat menjual beras sewaktu waktu bagi yang membutuhkan.

6. Pasar Saijo

Deskripsi kegiatan Melanjutkan program Danus Pasar Saijo sebagai wadah transaksi jual beli

antar masyarakat Hiroshima.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Selama kepengurusan

Waktu realisasi Selama kepengurusan


a. Pasar Saijo menjadi wadah yang nyaman bagi masyakarat dalam

berinteraksi, khususnya transakasi perniagaan.

b. Tidak ada masalah di Pasar Saijo.

Kuantitatif

Bertambahnya anggota baru sesuai jumlah masyarakat yang masuk.


a. Pasar Saijo masih menjadi salah satu tempat popular bagi masyarakat

Saijo dalan melakukan kegiatan jual-beli.

b. Belum bias menghimpun masyarakat di luar Saijo.

c. Posting yang kurang sesuai muncul (penjual terkait tidak menjawab

ketika dikontak secara langsung). Namun ditanggapi di grup dengan

biasa dan tidak ada kerugian.

KuantitatifAnggota grup yang baru bertambah di kepengerusan ini sekitar

44 orang.

Persentase Keberhasilan: -


¥ 0

Realisasi anggaran:

Pengeluaran = ¥ 0

Pemasukan = ¥ 0

Hambatan a. Kurang anggota untuk menjadi PJ proker dan pengawas Pasar Saijo.

b. Belum ada sistem pengawasan yang bak dan sistem penerimaan anggota

baru grup. Anggota baru ditambah oleh admin secara manual atau

diundang oleh temannya yang sudah lebih dahulu masuk grup.

c. Aktivitas grup pada dasarnya dibebaskan dan diserahkan kepada

anggota, tim danus sebagai admin hanya memberikan fasilitas tempat

saja.

43

d. Masalah (apabila terjadi) diserahkan kepada penjual dan pembeli terkait.

Hal ini dikarenakan tim danus belum memiliki wewenang untuk turut

campur dalam masalah (apabila terjadi) terkait.

e. Kurangnya informasi (tidak ada database) terkait anggota baru sehingga

penambahan anggota grup masih dilakukan seadanya.

Kesimpulan Program Kerja telah berhasil dilaksanakan dengan baik dengan ketercapaian


a. Bertambahnya anggota baru.

b. Tidak ada masalah di grup Pasar Saijo.


https://www.facebook.com/groups/1990593287879708/

Rekomendasi a. Proker tetap dipertahankan.

b. Perlu meminta database ke divisi lain untuk menambah anggota baru di

grup.

c. Membuat sistem pengawasan, peraturan, tata cara posting, tata cara

penerimaan anggota baru, dll.

https://www.facebook.com/groups/1990593287879708/

44

2.3.4 DIVISI MINAT DAN BAKAT

Ketua Divisi: Titik Ulfatun

Anggota : Annie Mufyda Rahmatika

Ricard Diago Sambuaga

Pendahuluan :

Divisi Minat dan Bakat dibentuk dengan tujuan utama sebagai wadah untuk menghimpun dan

menyalurkan minat dan bakat dalam bidang seni khususnya menggambar, fotografi, dan videografi

bagi para Warga Negara Indonesia di Hiroshima pada umumnya dan bagi anggota PPI Hiroshima

(PPIH) pada khususnya.

Program Kerja

1. Kelas Sketsa

Deskripsi kegiatan Kelas Sketsa dilaksanakan dalam dua rangkaian kegiatan yang terdiri dari

kelas teori dan kelas praktik. Peserta belajar mengenai teknik dalam sketsa

pada kelas teori yang dilanjutkan dengan pengaplikasian pengetahun yang

diperolehnya pada kelas praktik. Kelas teori dilaksanakan dalam ruangan

dipandu oleh tutor (Setyo Nugroho), sedangkan pada kelas praktik, peserta

diajak ke luar ruangan untuk melakukan sketsa terhadap suatu objek.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Sekitar bulan Februari-April 2019

Waktu realisasi Minggu, 23 Juni 2019

Kelas Teori: pukul 10.00-12.00 JST

Kelas Praktik: pukul 13.00-16.00 JST


a. Tersalurkannya minat dan bakat anggota PPIH dalam bidang seni

menggambar sketsa

b. Bertambahnya pengetahuan dan kemampuan peserta dalam bidang seni

menggambar sketsa

Kuantitatif

Kelas dilaksanakan selama dua kali yang dihadiri total peserta sebanyak 5

orang.


Peserta mendapatkan pengetahuan tentang teknik dasar dalam sketsa

seperti komposisi, foreground, background, dan lain-lain.

Kuantitatif

Terdapat 10 peserta pada kelas teori dan 12 peserta pada kelas praktik.


¥ 10,000

45

Realisasi anggaran:

a. ¥ 5,000 untuk fee tutor

b. ¥ 1,969 untuk pembelian peralatan gambar dan konsumsi

c. ¥ 108 untuk pembelian frame souvenir

Total pengeluaran ¥ 7,077

Hambatan Kelas dimulai terlambat karena menunggu peserta yang datang dari jauh


berikut:

a. Para peserta mendapatkan tambahan ilmu tentang teknik dasar sketsa.

b. Peserta yang mengikuti kelas sketsa jumlahnya melebihi target.

Dokumentasi

https://www.instagram.com/p/BzPzwmonWp9/?igshid=wsxmwkmo9ga2

Rekomendasi Menginfokan bagi peserta yang jauh untuk datang lebih awal dan

menginfokan kepada semua peserta untuk datang tepat waktu.

2. Kelas Fotografi dan Videografi

Deskripsi kegiatan Pada awalnya, kelas fotografi dan kelas videografi akan dilaksanakan

secara terpisah. Namun, karena kendala ketersediaan waktu luang dari tutor

yang bersangkutan, maka kedua kelas tersebut dilaksanakan secara

bergantian pada hari yang sama. Kelas Fotografi dan Videografi terdiri dari

kelas teori dan kelas praktik (hunting foto dan video). Pertama, peserta

belajar mengenai teknik dasar ilmu fotografi dan videografi pada kelas teori

pada hari yang sama. Kedua, kelas dilanjutkan dengan pengaplikasian

pengetahuan yang diperoleh pada kelas praktik melalui kegiatan hunting

foto dan video di sekitar lingkungan kampus Hiroshima University pada

bulan berikutnya. Kedua kelas tersebut dipandu oleh Wanda P. Reysandi.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Kelas Fotografi: sekitar bulan Maret-Mei 2019

Kelas Videografi: sekitar bulan Maret-Mei 2019

Waktu realisasi Kelas Fotografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul 10.00-12.00 JST (Teori)

Kelas Videografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul 12.30-14.30 JST (Teori)

Hunting Foto dan Video: Sabtu, 2 Maret 2019, pukul 13.00-selesai JST

(Praktik)


a. Tersalurkannya minat dan bakat anggota PPIH dalam bidang seni

fotografi dan videografi

https://www.instagram.com/p/BzPzwmonWp9/?igshid=wsxmwkmo9ga2

46

b. Bertambahnya pengetahuan dan kemampuan peserta dalam bidang seni

fotografi dan videografi

Kuantitatif

Kelas dilaksanakan selama dua kali yang dihadiri total peserta sebanyak 10

orang.


a. Peserta mendapatkan pengetahuan tentang teknik dasar dalam fotografi

dan videografi.

b. Peserta dapat mengambil foto sesuai teknik dan membuat video

singkat.

Kuantitatif

Terdapat 13 peserta pada kelas teori dan 10 peserta pada kegiatan hunting

foto dan video.


¥ 20,000

Realisasi anggaran:

a. ¥ 1,359 untuk pembelian snack dan minuman saat kelas teori

b. ¥ 650 untuk pembelian bento tutor

c. ¥ 973 untuk pembelian snack dan minuman saat hunting

d. ¥ 8,000 untuk fee tutor

Total pengeluaran ¥ 10,982

Hambatan Kelas dimulai terlambat karena peserta banyak yang terlambat terutama

pada saat hunting foto dan video.


berikut:

a. Para peserta dapat memfoto objek dan membuat video sesuai teknik.

b. Peserta yang mengikuti kelas foto dan video jumlahnya melebihi target.

Dokumentasi

47

https://www.instagram.com/p/BtzY-4LHrjx/?igshid=1wpgm4bhkc6mh

Rekomendasi Menanyakan terlebih dahulu kepada peserta kapan bisa sampai di lokasi

sehingga panitia dapat mempertimbangkan untuk mengundur waktu

pelaksanaan acara dan konfirmasi kepada tutor.

3. Photography Contest

Deskripsi kegiatan Photo Contest dilaksanakan sebanyak tiga kali dengan tiga tema berbeda

(WinterXperience, Sakura Magnificence, dan Agustus Ceria). Peserta

mengirimkan satu foto terbaiknya yang sesuai tema lalu foto-foto tersebut

diposting melalui akun instagram PPIH untuk mendapatkan likes. Selain

penilaian dengan banyaknya likes, penilaian juga dilakukan oleh juri yang

telah ditetapkan oleh panitia (likes : juri = 30% : 70%).


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Sekitar bulan Januari, April, Agustus 2019

Waktu realisasi WinterXperience: 24 Januari-8 Februari 2019

Sakura Magnificence: 1-21 April 2019

Agustus Ceria: 15 Agustus-12 September 2019


a. Terapresiasinya kegemaran fotografi bagi anggota PPIH

b. Meningkatnya semangat berkarya dan berkompetisi diantara para

peserta

Kuantitatif

Kegiatan ini dilaksanakan selama tiga kali dengan total peserta sebanyak

10 orang pada masing-masing tema.


Peserta mendapatkan wadah untuk mengukur kemampuan fotografi mereka

melalui kontes foto ini.

Kuantitatif

Terdapat 20 peserta pada tema pertama, 16 peserta pada tema kedua, dan

12 peserta pada tema ketiga.

https://www.instagram.com/p/BtzY-4LHrjx/?igshid=1wpgm4bhkc6mh

48


¥ 12,000

Realisasi anggaran:

a. ¥ 2,000 untuk hadiah tema pertama

b. ¥ 4,000 untuk hadiah tema kedua (terdapat dua pemenang karena

nilainya sama)

c. ¥ 2,000 untuk hadiah tema ketiga

d. ¥ 6,000 untuk fee juri


Hambatan Pada tema ketiga, deadline pengumpulan karya diperpanjang hingga dua

minggu mengingat pada saat deadline pengumpulan karya yang pertama,

pesertanya masih kurang dari yang ditargetkan.


berikut:

a. Para peserta dapat mengukur kemampuan fotografi mereka melalui

kontes foto ini.

b. Peserta yang mengikuti photography contest jumlahnya melebihi

target.

Dokumentasi

49

Rekomendasi Rutin mengingatkan melalui akun sosial media untuk segera mengirimkan

karya foto terbaiknya melalui link yang tersedia dan rutin mengecek jumlah

peserta terupdate.

4. Studio Foto

Deskripsi kegiatan Studio Foto merupakan program kerja yang mempunyai tujuan utama

untuk membantu para wisudawan/wisudawati (anggota PPIH)

mengabadikan momen wisuda mereka bersama dengan keluarga dan

teman-teman. Selain itu, studio foto juga ditujukan kepada keluarga yang

ingin foto keluarga bersama. Panitia menyiapkan photobooth lengkap

dengan aksesoris untuk fotonya.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


-

Waktu realisasi Sabtu, 23 Maret 2019


Para wisudawan terfasilitasi mengabadikan momen wisuda bersama

keluarga atau kerabat

Kuantitatif

10 wisudawan menggunakan jasa ini


Peserta dapat mengabadikan momen wisuda dan momen bersama keluarga

melalui photobooth.

Kuantitatif

Terdapat 12 wisudawan/wisudawati yang melakukan foto bersama dengan

keluarga dan teman-teman serta 2 keluarga yang berfoto bersama.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 1,922 untuk pembelian snack dan minuman


50

Hambatan Urutan foto susah dikoordinasikan karena menyesuaikan jadwal

wisudawan yang bermacam-macam.


berikut:

a. Para peserta dapat mengabadikan momen wisuda maupun momen

bersama keluarga.

b. Peserta yang mengikuti studio foto sebanyak 12

wisudawan/wisudawati dan 2 keluarga.

Dokumentasi

Rekomendasi Menyediakan 2 kamera saat wisudawan datang bersamaan

5. Workshop Fotografi

Deskripsi kegiatan Workshop Fotografi merupakan program kerja yang hampir sama dengan

kelas fotografi, program kerja yang ditujukan sebagai wadah bagi warga

PPIH terutama bagi warga PPIH yang berada di Hiroshima city yang

tertarik dalam dunia fotografi untuk belajar langsung dari ahlinya.

Workshop ini dipandu oleh Bli Kadek Agus Wibisana. Workshop dimulai

dengan pemaparan materi dan dilanjutkan dengan belajar langsung

mengambil foto di sekitar Genbaku Dome.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


-

Waktu realisasi Sabtu, 6 Juli 2019


Tersalurkannya minat dan bakat anggota PPIH dalam bidang seni fotografi

dan videografi

Kuantitatif

Kelas dihadiri total peserta sebanyak 10 orang.


Peserta dapat belajar langsung dari fotografer profesional.

Kuantitatif

Terdapat 12 peserta yang mengikuti workshop.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 108 untuk pembelian frame souvenir

51

Total Pengeluaran ¥ 108

Hambatan Waktu praktek tidak sesuai rencana karena terpotong waktu shalat


berikut:

c. Para peserta dapat belajar fotografi dari ahlinya

d. Peserta yang mengikuti workshop sebanyak 12 orang

Dokumentasi

Rekomendasi Penyesuaian perencanaan waktu yang lebih awal sehingga ada

pengalokasian waktu untuk istirahat dan shalat

2.3.5 DIVISI RELASI PUBLIK

Ketua Divisi: Gillang Noor Nugrahaning Gusti

Anggota : 1. Zulhaj Aliansyah

2. Denise Sahulata

Pendahuluan :

Divisi Relasi Publik (PR, Public Relation) mengemban tugas utama dalam menyalurkan informasi baik

ke dalam maupun ke luar PPIH serta menjalin silaturahmi dengan pihak-pihak terkait.

Program Kerja

1. PPIH Komunikatif

Deskripsi kegiatan a. Pembuatan SOP dan Penginformasian

⚫ Penanggung Jawab (PJ) proker membuat Standard Operational

Procedure (SOP) untuk permintaan publikasi informasi melalui akun-

akun resmi PPIH kepada anggota PPIH baik pengurus dan non-pengurus

(terlampir).

⚫ SOP dipublikasikan kepada pengurus PPIH.

⚫ SOP tersebut digunakan sebagai dasar dalam memroses informasi yang

disebarluaskan melalui akun-akun media sosial PPIH.

⚫ Penginformasian informasi kegiatan PPIH maupun informasi lainnya

dibagikan melalui fasilitas-fasilitas media sosial berikut:

1. Instastory Instagram @ppihiroshima45

2. Feed Instagram @ppihiroshima45

3. Timeline Facebook PPI Hiroshima

4. Fanpage Facebook PPI Hiroshima

5. Grup Facebook ‘Keluarga Besar PPI Hiroshima

b. Konnichiwa Hiroshima

⚫ Konnichiwa Hiroshima merupakan program kerja PPI Jepang yang

bekerjasama dengan PPIH dalam keberjalanannya. Teknis program ini

52

yaitu dengan meng-overtake akun Instagram PPI Jepang untuk

membagikan informasi seputar Hiroshima.

⚫ Divisi PR membentuk tim khusus di internal badan pengurus PPIH

dengan tujuan berikut:

1. Menghimpun informasi yang akan dibagikan.

2. Membuat konsep pemaparan informasi.

3. Membuat desain postingan Instagram.

4. Membuat video ‘Jalan-Jalan Sehari di Hiroshima’

⚫ PJ proker meng-overtake akun instagram PPI Jepang serta menjawab

pertanyaan-pertanyaan dari followers seputar Hiroshima.

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan)

Waktu pelaksanaan


a. Pembuatan SOP : Minggu ketiga November 2018

b. Penginformasian : Selama kepengurusan

Waktu realisasi a. Pembuatan SOP : Minggu ketiga November 2018

b. Penginformasian : Selama kepengurusan

c. Konnichiwa Hiroshima : 16 Juni 2019


Informasi tersampaikan ke anggota PPIH.

Kuantitatif

Setiap permintaan penginformasian yang sesuai SOP tersampaikan ke

anggota PPIH melalui akun-akun media sosial PPIH.


Informasi tersampaikan ke anggota PPIH melalui akun-akun media sosial

PPIH.

Kuantitatif

100% permintaan penginformasian yang memenuhi SOP tersampaikan ke

anggota PPIH melalui akun-akun media sosial PPIH.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Sebagian permintaan publikasi tidak memenuhi SOP terutama pada poin

batas waktu maksimal pengajuan permintaan publikasi.


berikut:

a. Informasi tersampaikan ke anggota PPIH.

b. 100% permintaan penginformasian tersampaikan ke anggota PPIH

melalui akun-akun media sosial PPIH.

Dokumentasi a. Penginformasian

https://www.facebook.com/ppihiroshima

https://www.facebook.com/indonesiahiroshima/

https://www.facebook.com/groups/ppi.hiroshima/

https://www.instagram.com/ppihiroshima45/

b. Konnichiwa Hiroshima

https://www.instagram.com/ppijepang/

https://www.instagram.com/p/BywMTllnGlM/

https://www.facebook.com/ppihiroshima

https://www.facebook.com/indonesiahiroshima/

https://www.facebook.com/groups/ppi.hiroshima/

https://www.instagram.com/ppihiroshima45/

https://www.instagram.com/ppijepang/

https://www.instagram.com/p/BywMTllnGlM/

53

Rekomendasi a. Penanggung jawab proker memposting ulang SOP setiap empat bulan

sekali dan tidak terbatas hanya ke pengurus PPIH.

b. Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya.

2. Reportase PPIH

Deskripsi kegiatan a. Pembuatan dan Publikasi Format Standar Reportase

⚫ Penanggung Jawab (PJ) proker membuat Format Standar Reportase

untuk proker-proker PPIH yang berupa kegiatan yang tidak hanya

melibatkan pengurus PPIH.

⚫ Format Standar Reportase dipublikasikan kepada pengurus PPIH.

⚫ Format tersebut digunakan sebagai acuan bagi divisi-divisi lain dalam

menulis reportase kegiatan.

b. Pembaruan Situs Resmi PPIH dengan struktur badan pengurus terbaru

⚫ Situs Resmi tidak diperbarui pada kepengurusan sekarang karena

kontrak yang masih berlangsung hingga Februari 2019.

⚫ Struktur badan pengurus PPIH 2019/2020 tidak dipublikasikan melalui

website tetapi melalui akun-akun media sosial PPIH. Hal ini mengingat

lebih aktifnya warga PPIH di media sosial dibandingkan untuk

mengakses situs resmi PPIH.

c. Pengumpulan dan Pengunggahan Reportase

⚫ Divisi PR menagih reportase diatas tanggal 25 setiap bulan kepada

divisi-divisi yang memiliki kegiatan di bulan tersebut.

⚫ Dalam jangka waktu dua minggu divisi PR menerima reportase kegiatan

dari setiap divisi. Tetapi dalam keberjalanannya, reportase beberapa kali

telat dikumpulkan hingga lebih dari satu bulan.

⚫ Divisi PR kemudian menyunting gambar dan tulisan dari reportase

sebelum akhirnya diunggah di situs resmi PPIH.

⚫ Link halaman reportase dipublikasikan melalui akun-akun media sosial

PPIH.

Sifat Program Kerja Wajib

Waktu pelaksanaan


a. Pembuatan dan publikasi format standar reportase

: November 2018

b. Pembaruan situs resmi PPIH dengan struktur badan pengurus terbaru

: Desember 2018

c. Pengumpulan reportase dan dokumentasi

: selama kepengurusan

d. Pengunggahan reportase : selama kepengurusan

Waktu realisasi a. Pembuatan dan publikasi format standar reportase

: Minggu ketiga November 2018

b. Pembaruan situs resmi PPIH dengan struktur badan pengurus terbaru

: tidak dilaksanakan

c. Pengumpulan reportase dan dokumentasi

: selama kepengurusan

d. Pengunggahan reportase :

⚫ 6 Februari 2019

⚫ 15 Februari 2019

⚫ 6 Maret 2019

⚫ 10 Mei 2019

54

⚫ 5 September 2019


Informasi di situs resmi tersampaikan dan diketahui oleh anggota PPIH.

Kuantitatif

Terdapat reportase kegiatan pada situs resmi PPIH di setiap bulan (satu bulan

setelah terdapat kegiatan) selama kepengurusan.


Informasi di situs resmi tersampaikan dan diketahui oleh anggota PPIH

dengan dibagikan melalui akun-akun media sosial PPIH.

Kuantitatif

Terdapat reportase kegiatan pada situs resmi PPIH di bulan Februari, Maret,

Mei, dan September.


Pembaruan kontak hosting : ¥ 30,000

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan a. Sering terjadi keterlambatan dari divisi lain untuk mengumpulkan

reportase.

b. Tampilan situs resmi PPIH dirasa masih kurang menarik dan agak kaku

untuk diubah.


berikut:

a. informasi di situs resmi tersampaikan dan diketahui oleh anggota PPIH.

b. terdapat reportase kegiatan pada situs resmi PPIH sebanyak 40% dari

periode yang dijadwalkan selama kepengurusan.

Dokumentasi Reportase PPIH

http://hiroshima.ppijepang.org/wordpress/index.php/2019/02/




Rekomendasi a. Permberlakuan sistem sanksi dengan contoh memberikan larangan

posting publikasi kegiatan hingga reportase diberikan kepada divisi PR.

b. Pemberlakuan sistem apresiasi dengan insentif untuk warga PPIH untuk

menulis di situs resmi PPIH.

c. Peninjauan ulang hosting situs resmi PPIH sebelum memutuskan untuk

memperbaharui kontrak hosting atau memindahkan ke hosting yang lain.

d. Terdapat layanan hosting gratis hasil kerjasama PPI Jepang dengan situs

hosting di Indonesia yang mampu memberi hosting situs secara gratis.

e. Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya.

3. Big Data PPIH

Deskripsi kegiatan ⚫ PJ proker merapikan file arsip database yang sudah tersedia dari

kepengurusan sebelumnya.

⚫ Database sebelumnya terdiri dari 151 alumni dan 45 anggota.

⚫ PJ proker membuat Google Form

(https://docs.google.com/forms/d/1uq50X0wSnMkTuQSWBnfwQtwrF





https://docs.google.com/forms/d/1uq50X0wSnMkTuQSWBnfwQtwrFqHtf0X2Jbt4gtS3pP8/edit

55

qHtf0X2Jbt4gtS3pP8/edit) untuk anggota dan alumni PPIH yang

mencakup data-data berikut:

1. Nama

2. Tempat tanggal lahir

3. Domisili saat ini

4. Lama dan tahun tinggal di Hiroshima

5. Fakultas dan departemen

6. Kontak (HP, email, akun media sosial, dll)

7. Domisili di Indonesia

⚫ PJ proker membagikan link form melalui akun-akun media sosial PPIH.

⚫ PJ proker menambahkan data terkini alumni dan anggota PPIH dengan

data sebelumnya.

⚫ Data terarsipkan dalam 1 file tersendiri.


Waktu pelaksanaan


Januari dan Mei 2019

Waktu realisasi Link form pengisian dibuka sepanjang kepengurusan hingga 13 September

2019


Alumni dan anggota PPIH terdata.

Kuantitatif

Terbentuk file database alumni dan anggota PPIH


Pendataan terhadap alumni dan anggota PPIH berjalan.

Kuantitatif

a. Terdapat 82 responden yang mengisi kuesioner.

b. Terdapat tambahan data baru alumni sebanyak 16 alumni.

c. Terdapat tambahan data baru anggota sebanyak 46 anggota.

d. 20 responden yang lain merupakan responden yang identitas dirinya

sudah tercantum di database kepengurusan sebelumnya.

e. Total alumni yang terdata sebanyak 167 orang.

f. Total anggota yang terdata sebanyak 91 orang.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Masih banyak alumni dan anggota PPIH yang belum terdata.


berikut:

a. Alumni dan anggota PPIH terdata.

b. Terbentuk file database alumni dan anggota PPIH yang berisikan

identitas 167 orang alumni dan 91 orang anggota.

Dokumentasi -

Rekomendasi a. PJ proker dibantu dengan pengurus melakukan pendekatan personal

terhadap anggota dan alumni dalam mengisi form.

https://docs.google.com/forms/d/1uq50X0wSnMkTuQSWBnfwQtwrFqHtf0X2Jbt4gtS3pP8/edit

56

b. Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya.

4. TGIF PPIH

Deskripsi kegiatan ⚫ PJ proker menentukan kema kegiatan serta pembicara dua minggu

hingga satu bulan sebelum acara berlangsung.

⚫ Pada rentang waktu yang sama PJ proker mempersiapkan akomodasi

acara (tempat, snack, dan peralatan yang dibutuhkan). Khusus untuk

snack, PJ cenderung menggunakan snack yang masih tersisa dari

kegiatan-kegiatan PPIH lain sehingga anggaran untuk snack tidak

terpakai.

⚫ Publikasi kegiatan dilakukan H-5 hingga seminggu sebelum kegiatan

berlangsung.

⚫ Terdapat 6 kegiatan TGIF PPIH dengan tema dan pembicara sebagai

berikut

1. TGIF PPIH Desember : liburan musim dingin (Gillang Noor

Nugrahaning Gusti)

2. TGIF PPIH Januari : bencana melanda diaspora bisa

apa (Gillang Noor Nugrahaning Gusti dan Subaedy)

3. TGIF PPIH Februari : Romantisme hubungan Jepang dan

Indonesia (Maria Gustini dan Muhammad Reza Rustam)

4. TGIF PPIH Maret : Seluk beluk Supersemar

(Nasrullah Harino Al Ghifari)

5. TGIF PPIH Mei : Kupas tuntas ‘Sexy Killer’

(Wahyudin Putra Sasmita, Ahmad Shoiful, Bintan Yoga Wiratama,

dan Firly Rachmaditya Baskoro)

6. TGIF PPIH Agustus : Tips dan trik mendaki Fuji-san (Gillang

Noor Nugrahaning Gusti dan Firly Rachmaditya Baskoro)

⚫ Lima dari enam kegiatan TGIF PPIH diselenggarakan di Hiroshima

University Higashi Hiroshima Campus sedangkan satu yang lain

diselenggarakan di Hiroshima City International House.


Waktu pelaksanaan


Jumat minggu pertama setiap bulan mulai dari Desember 2018

Waktu realisasi ⚫ 7 Desember 2018

⚫ 11 Januari 2019

⚫ 8 Februari 2019

⚫ 15 Maret 2019

⚫ 3 Mei 2019

⚫ 3 Agustus 2019


Terbentuk kedekatan antara badan pengurus dan antar anggota PPIH.

Kuantitatif

Kegiatan terlaksana minimal 6 kali selama kepengurusan.


Keberjalanan kegiatan dirasa mampu membentuk kedekatan melalui diskusi

aktif. Namun, partisipan yang cenderung mirip untuk setiap kegiatan TGIF

PPIH sedikit membatasi tersebarnya kedekatan antar anggota PPIH.

Kuantitatif

a. Kegiatan TGIF PPIH berlangsung selama 6 kali selama kepengurusan.

57

b. Kegiatan TGIF PPIH diikuti oleh sejumlah peserta sebagai berikut

⚫ TGIF PPIH Desember : 8 peserta

⚫ TGIF PPIH Januari : 12 peserta

⚫ TGIF PPIH Februari : 10 peserta

⚫ TGIF PPIH Maret : 9 peserta

⚫ TGIF PPIH Mei : 19 peserta

⚫ TGIF PPIH Agustus : 8 peserta


Snack ¥ 1500 x 11 = ¥ 16500

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan a. Terbatasnya variasi kegiatan TGIF.

b. Rataan jumlah partisipan per kegiatan masih cukup terbatas.

c. Partisipan untuk setiap kegiatan cenderung merupakan orang yang sama.


berikut:

a. Keberjalanan kegiatan dirasa mampu membentuk kedekatan walaupun

masih terbatas untuk anggota PPIH yang hadir saja.

b. Kegiatan terlaksana 6 kali selama kepengurusan.

Dokumentasi

58

Rekomendasi a. Masukkan beberapa kegiatan alternatif (nonton film bareng di bioskop,

karaoke, atau bermain board game) dalam cakupan kegiatan TGIF.

b. Jangan membatasi TGIF PPIH untuk diselenggarakan hanya pada hari

Jumat.

c. Kegiatan diselenggarakan di tempat-tempat yang berbeda (misalkan

Peace Park, Kagamiyama Park, Shobara, dsb)

d. Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya.

5. PPIH Menginspirasi

Deskripsi kegiatan ⚫ Proker PPIH menginspirasi ini mengambil tajuk #Brothers untuk

merangkul pelajar di Indonesia untuk menimba ilmu di Hiroshima.

⚫ PJ proker menentukan tema masing-masing video yang akan

dipublikasikan.

⚫ PJ proker bekerjasama dengan anggota PPIH dalam membuat desain,

konten, dan editing video yang akan dipublikasikan.

⚫ Pada keberjalanan proker, minimnya sumber daya yang mampu

melakukan editing video menyebabkan proker ini cenderung

terbengkalai.

⚫ Sepanjang kepengurusan terdapat dua video yang dibagikan melalui

channel YouTube PPIH:

1. Brothers PPIH#1 Kenapa Jepang Episode I dengan pengisi Arif

Widyatmoko, Andi Aryan Subriyanto, dan Mulia Putra.

2. Brothers PPIH#2 Kenapa Jepang Episode II dengan pengisi Nur

Diana Safitri, Annie Mufyda Rahmatika, dan Aruni Dinan Hanifa.

⚫ Link kedua video tersebut juga dibagikan melalui akun-akun media

sosial PPIH.


Waktu pelaksanaan


Desember 2018 serta Februari, April, Juni, dan Agustus 2019.

Waktu realisasi Januari 2019


Video-video yang dihasilkan mampu menginspirasi masyarakat

59

Kuantitatif

Publikasi konten video sebanyak lima kali.


Ketiadaan feedback berupa komentar dari viewers membuat tingkat

keterinspirasian masyarakat oleh video sulit untuk diukur.

Kuantitatif

Publikasi konten video sebanyak dua kali selama kepengurusan dengan

masing-masing konten memiliki 253 dan 132 viewers (per 13 September

2019).


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Terbatasnya sumber daya yang mampu untuk melakukan editing video untuk

konten yang ditentukan.


berikut:

a. Tingkat keterinspirasian masyarakat sulit untuk diukur karena tidak ada

feedback.

b. Konten video terpublikasikan 2 kali dari minimal 5 kali selama

kepengurusan.

Dokumentasi https://www.youtube.com/watch?v=Zc0JU8_FthA&t=13s

https://www.youtube.com/watch?v=h_wiUzsYsjA&t=35s

Rekomendasi a. Tema konten yang dibagikan lebih diperluas dan dengan teknis yang

fleksibel (misal dengan format seperti vlog dimana anggota PPIH

tertentu dapat membagikan kegiatannya di Hiroshima).

b. Membuat lomba vlog untuk anggota PPIH dengan video-video terbaik

digunakan sebagai konten yang akan dipublikasikan di channel YouTube

PPIH.

6. Kenal PPIH

Deskripsi kegiatan ⚫ PJ proker mengkoordinasikan pengambilan foto badan pengurus PPIH

2018/2019 mulai dari ketua PPIH hingga anggota divisi-divisi PPIH.

⚫ Organigram badan pengurus PPIH 2018/2019 hanya mencantumkan

ketua PPIH hingga masing-masing ketua divisi PPIH.

⚫ PJ proker bekerjasama dengan pengurus PPIH membuat template

publikasi struktur badan pengurus hingga publikasi anggota divisi-divisi

PPIH.

⚫ Organigram badan pengurus PPIH 2018/2019 dipublikasikan melalui

akun-akun media sosial PPIH dan program Konnichiwa Hiroshima.


Waktu pelaksanaan


Desember 2018

Waktu realisasi Januari hingga Februari 2019


https://www.youtube.com/watch?v=Zc0JU8_FthA&t=13s

https://www.youtube.com/watch?v=h_wiUzsYsjA&t=35s

60

Mengenalkan badan pengurus PPIH 2018/2019.

Kuantitatif

Organigram badan pengurus PPIH 2018/2019 terpublikasikan.


Anggota PPIH dan masyarakat mampu mengenal badan pengurus PPIH

2018/2019 melalui media sosial PPIH dan program Konnichiwa Hiroshima.

Kuantitatif

Organigram badan pengurus PPIH 2018/2019 terpublikasikan.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Keterlambatan publikasi organigram disebabkan oleh sulitnya koordinasi

antara PJ proker dengan masin-masing kadiv karena jadwal akademik yang

pada antar masing-masing individu.


berikut:

a. Badan pengurus PPIH 2018/2019 mampu dikenalkan.

b. Organigram badan pengurus PPIH 2018/2019 terpublikasikan.

Dokumentasi

61

https://www.instagram.com/p/Btu-1NdnKAs/

Rekomendasi a. Inisiasi pembuatan organigram dilakukan lebih dini di awal

kepengurusan mengingat urgensinya yang cukup tinggi.

b. Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya.

7. Public Relations on Duty

Deskripsi kegiatan Pada keberjalanan kepengurusan, undangan masuk lebih banyak direspon

langsung oleh Ketua Umum PPI Hiroshima maupun Kabid Eksternal.

Sifat Program Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Insidental selama kepengurusan

Waktu realisasi -


Menjaga hubungan baik PPIH dengan pihak luar

Kuantitatif

Minimal undangan terhadiri 80%.


Hubungan baik PPIH dengan pihak luar tetap terjaga walaupun undangan

yang masuk tidak melalui divisi PR.

Kuantitatif

Terdapat beberapa acara yang dihadiri dalam rangka memenuhi undangan,

seperti:

1. Rapat Koordinasi KJRI dan Pengurus PPI di Wilayah Kerja KJRI (10

https://www.instagram.com/p/Btu-1NdnKAs/

62

November 2018)

2. Hiroshima’s Fun 100 People (17 November 2019)

3. Silaturahim ke Shobara (29 Desember 2019)

4. Suksesi Kepengurusan KMIH 2019 (Sabtu, 19 Januari 2019)

5. Dialog dengan Bapak Wakil Duta Besar Indonesia untuk Jepang, Bapak

Tri Purnajaya (28 Mei 2019)

6. Dialog dengan Bapak Duta Besar Indonesia untuk Jepang, Bapak Arifin

Tasrif (27 Agustus 2019)

7. HIA Social Gathering (1 Februari 2019)

8. HIA Social Gathering (28 Mei 2019)

9. HIA Social Gathering (27 Agustus 2019)


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan -

Kesimpulan Program Kerja terlaksana dengan perwakilan yang selalui hadir pada setiap

undangan dengan pihak luar.

Dokumentasi

Rekomendasi Perlu disposisi yang jelas dari setiap surat/undangan yang masuk ke

Kesekretariatan PPIH.

8. What’s on PPIH

Deskripsi kegiatan a. PJ proker mendata rencana kegiatan PPIH selama sebulan ke depan pada

minggu terakhir bulan sebelumya.

63

b. PJ proker berkerjasama dengan pengurus PPIH dalam mendesain

template publikasi.

c. PJ proker memublikasikan rencana kegiatan PPIH selama sebulan ke

depan melalui akun-akun meda sosial PPIH

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan)

Waktu pelaksanaan


Minggu pertama setiap bulan.

Waktu realisasi Minggu pertama setiap bulan.


Anggota PPIH mengetahui kegiatan terkini PPIH setiap bulannya.

Kuantitatif

Rencana kegiatan PPIH terpublikasikan setiap bulan selama kepengurusan.


Kegiatan-kegiatan PPIH dapat diketahui oleh anggota PPIH melalui akun-

akun media sosial PPIH.

Kuantitatif

Rencana kegiatan bulanan PPIH terpublikasikan di minggu pertama setiap

bulan selama kepengurusan.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan -


berikut:

a. Anggota PPIH mengetahui kegiatan terkini PPIH setiap bulannya.

b. 100% rencana kegiatan PPIH terpublikasikan setiap bulan selama

kepengurusan.

Dokumentasi

64

https://www.instagram.com/p/B0ruOZnn0WE/

Rekomendasi Proker dilanjutkan pada kepengurusan selanjutnya.

https://www.instagram.com/p/B0ruOZnn0WE/

65

2.3.6 DIVISI INTERNAL

Ketua Divisi: Hanief Ariefman Sani

Anggota : Raden Yusuf Kurniawan

Ayodya Parama P.

Pendahuluan :

Divisi Internal dibentuk dengan tujuan utama dapat mengorganisasikan seluruh kegiatan untuk

meningkatkan hubungan kekeluargaan dan silaturahmi yang erat bagi seluruh Warga Negara Indonesia

yang berada di daerah Hiroshima umumnya, dan anggota PPIH khususnya.

Program Kerja

1. Welcome Party 2018

Deskripsi kegiatan Welcome Party 2018 ini dilaksanakan sebagai sarana perkenalan bagi

anggota baru PPIH yang datang di Hiroshima pada awal bulan April 2018

(Spring 2018) dan September 2018 (Fall 2018). Selain itu, acara ini juga

dilaksanakan untuk memperkenalkan pengurus baru PPIH periode

kepengurusan 2018/2019.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Sabtu, 27 Oktober 2018 pukul 11.00 – 13.00 JST

Waktu realisasi Sabtu, 27 Oktober 2018 pukul 11:00 – 13:00 JST (Kagamiyama Park)


Anggota baru PPIH saling mengenal satu-sama lain.

Kuantitatif

Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 70% anggota baru PPIH.


Peserta kegiatan memperkenalkan diri tidak hanya yang baru namun juga

yang sudah lebih dahulu tinggal di Hiroshima, sehingga semua peserta dapat

kenal dan lebih akrab satu sama lain. Kegiatan dilanjutkan dengan ramah-

tamah dan makan bersama.

Kuantitatif

Kegiatan ini dihadiri oleh 49 orang dimana lebih dari 70% anggota baru

PPIH hadir meramaikan acara tersebut.


¥ 60,000.00 (enam puluh ribu yen)

Realisasi anggaran:

¥ 45,332.00 (empat puluh lima ribu tiga ratus tiga puluh dua yen)

Hambatan a. Jumlah peserta yang terbilang sedikit dan jumlah anggota baru yang

kurang terdaftar secara pasti sehingga tidak semua dapat hadir pada

acara welcome party.

b. Kondisi cuaca yang relatif dingin dimusim semi dan kegiatan yang

66

dilakukan di luar ruangan membuat kondisi yang kurang kondusif.

Kesimpulan a. Program Kerja telah dilaksanakan dengan ketercapaian parameter

sebagai berikut:

b. Peserta dapat mengenal lebih jauh antara anggota baru dan anggota

lama dalam suasana kekeluargaan.

c. Jumlah peserta anggota baru lebih dari 70%.

Dokumentasi

Rekomendasi a. Sebaiknya jumlah anggota PPIH yang lebih lama bisa hadir dan

memberikan sambutan kepada anggota baru, kedepannya dapat

dipertimbangkan untuk hari atau waktu dimana sebagian besar anggota

PPIH dapat hadir. Untuk anggota baru, sebaiknya dapat dibuat group

atau daftar yang jelas agar kedepannya lebih mudah untuk mengundang

dan memberikan informasi.

b. Lokasi acara sebaiknya di dalam ruangan, dengan mempertimbangkan

kenyemanan peserta acara. Apabila ingin melakukan acara di luar

ruangan perlu dipertimbangkan kondisi cuaca.

2. Farewell Party I

Deskripsi kegiatan Farewell Party I 2019 ini dilaksanakan untuk mengapresiasi para anggota

yang telah berhasil menyelesaikan pendidikannya di Hiroshima.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

sesuai program kerja Sabtu, 9 Maret 2019 pukul 11.00 – 14.00 JST

Waktu realisasi Minggu, 10 Maret 2019 Pukul 11:30 – 13.30 JST (DKM,Shukaishitsu 4)


Anggota PPIH yang telah menyelesaikan pendidikannya termotivasi untuk

berkontribusi bagi Indonesia sebelum kembali ke tanah air.

Kuantitatif

Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 70% anggota PPIH yang lulus pada

bulan Maret 2019.

Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 80 orang partisipan.

67


Kegiatan sharing dari wisudawan dan pemberian cendera mata untuk

wisudawan dapat memotivasi wisudawan untuk berkonstribusi saat kembali

ke Indonesia, serta memberikan motivasi peserta lainnya untuk lebih

semangat menempuh Pendidikan.

Kuantitatif

Kegiatan ini dihadiri oleh 59 orang dimana 90% wisudawan hadir dan

meramaikan acara.


¥ 60,000.00 (enam puluh ribu yen)

Realisasi anggaran:

¥ 51,650.00 (Total)

Hambatan a. Waktu kegiatan yang bertabrakan dengan kegiatan PPIH lainnya

(winter game) sehingga tidak semua anggota PPIH dapat hadir di acara

farewell party.

b. Kondisi lokasi acara yang tidak terlalu besar sehingga jumlah peserta

yang dapat hadir tidak banyak.


berikut:

a. Wisudawan dapat termotivasi dan memotivasi untuk berkonstribusi

dan semakin bersemangat dalam menyelesaikan pendidikan yang

sedang ditempuh.

b. Kegiatan dihadiri oleh 90% wisudawan dan diramaikan oleh anggota

PPIH yang lainnya.

Dokumentasi

Rekomendasi a. Sebaiknya dalam melaksanakan acara dipertimbangkan apakah ada

kegiatan lain yang bertabrakan dengan kegiatan tersebut. Pertimbangan

akan waktu yang sudah pasti (misalnya jadwal wisuda) bisa menjadi

acuan dalam penetapan tanggal, dan kegiatan lain dapat menyesuaikan

ditanggal yang lain.

b. Persiapan acara yang lebih baik dan pemesanan lokasi yang lebih baik

perlu diperbaiki. Pemesanan 1-3 bulan sebelum acara perlu dilakukan,

sehingga jumlah peserta yang dapat ditampung dapat bertambah.

68

3. Ski Day Out

Deskripsi kegiatan • Ski Day Out ini dilaksanakan sebagai sarana silaturahmi dan rekreasi

anggota. Kegiatan ini dilaksanakan dengan mempertimbangkan

musim dingin di Jepang dengan harapan anggota dapat menikmati

salju dan melakukan aktivitas spesial di musim dingin.

• Keberangkatan peserta dikoordinir oleh PPIH dengan menggunakan

bus sewaan dari Chugoku JR Bus dengan lokasi dan waktu

penjemputan yang telah ditentukan panitia. Peserta Ski Day Out PPIH

2019 kali ini tidak hanya masyarakat Indonesia, melainkan juga dari

negara tetangga seperti Mesir, Vietnam, Laos, Filipina, dan Kamboja.

• Biaya pelaksanaan kegiatan dibebankan kepada iuran peserta dimana

peserta mendapatkan fasilitas tempat duduk di bus dan konsumsi air

mineral dan snack.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Di pertengahan musim dingin (5 Januari – 9 Februari 2019)

Pukul 07.00 – 18.00 JST

Waktu realisasi Sabtu, 26 Januari 2019 (Geihoku Kokusai Ski Resort)


a. Minat anggota PPIH untuk beraktivitas menikmati musim dingin di

Jepang dapat terpenuhi

b. Peserta mendapatkan sarana hiburan dan rekreasi yang nyaman dan

menyenangkan

c. Peserta merasa puas dengan kegiatan Ski Day Out PPIH 2019

Kuantitatif

Acara diikuti oleh minimal 70 orang peserta


a. Peserta melaksanakan kegiatan yang identik dengan musim dingin di

Geihoku Kokusai Ski Resort, dengan bermain ski, snowboard, papan

seluncur, membuat boneka salju, dan berfoto.

b. Mayoritas peserta merasa puas

(http://bit.ly/surveiSkiDayOutPPIH2019)

Kuantitatif

Terdapat 151 peserta (134 dewasa dan 17 anak-anak) dengan 3 buah bus

besar yang memiliki kapasitas total 159 penumpang.


JPY 0

http://bit.ly/surveiSkiDayOutPPIH2019

69

Realisasi anggaran:

Biaya (3,600 yen/dewasa dan 2,900 yen/anak)*

a. Total pengeluaran transportasi sebesar JPY 449,550.00 untuk sewa bus,

parkir, dan tol.

b. Total pengeluaran konsumsi dan peralatan lomba sebesar JPY

58,584.00.

c. Total pengeluaran sebesar JPY 508,240.00.

d. Total pemasukan sebesar JPY 500,240.00.

e. Terdapat surplus sebesar JPY 9,420.00.

*Ditanggung oleh peserta

Hambatan a. Pada hari H cuaca kurang mendukung kegiatan dikarenakan ada badai.

Sehingga menyulitkan peserta yang membawa anak kecil.

b. Beberapa peserta ada yang membatalkan menjelang hari

keberangkatan, hal ini menyulitkan dari sisi pembagian bus maupun

keuangan.


berikut:

a. Para peserta dapat melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan

musim dingin dan mayoritas peserta merasa puas

b. Jumlah peserta yang ikut 151 orang (melebihi 70 orang peserta)

Dokumentasi

https://www.instagram.com/p/BtKfuoBn1EE/

Rekomendasi a. Sebaiknya aktif melakukan pengecekan cuaca dan ketebalan salju,

serta menelpon Ski Resort 2 – 3 minggu sebelum keberangkatan untuk

memastikan terdapat fasilitas tempat menunggu bagi keluarga.

b. Sebaiknya juga diberikan peraturan yang tegas terkait dengan batas usia

anak yang dapat dipangku serta regulasi terkait pembatalan untuk

memudahkan panitia mengatur pembagian bus dan penjemputan.

https://www.instagram.com/p/BtKfuoBn1EE/

70

4. Halal Bihalal

Deskripsi kegiatan Halal bihalal Idul Fitri ini diadakan sebagai sarana silaturahmi antar anggota

PPIH dan komunitas lainnya di Hiroshima (misalnya: Keluarga Muslim

Indonesia di Hiroshima - KMIH). Peserta kegiatan ini tidak hanya anggota

PPIH, melainkan juga masyarakat Jepang yang akan diundang, sehingga

dalam pelaksanaannya akan bekerja sama dan berkoordinasi dengan KMIH.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

sesuai program kerja Sabtu, 8 Juni 2019 pukul 11.00 – 14.00 JST

Waktu realisasi Minggu, 16 Juni 2019 pukul 10:00 – 15:00 JST (Mesjid As-Salam)


Anggota PPIH dapat bersilaturahmi dengan masyarakat Indonesia lainnya,

serta dapat memperkenalkan tradisi khas Idul Fitri di Indonesia kepada

masyarakat Jepang.

Kuantitatif

Acara diikuti sekurang-kurangnya oleh 80 orang partisipan.


a. Peserta berkumpul dan melakasanakan kegiatan silaturahmi bersama,

dimana terdapat ceramah, pembacaan ayat suci Al-Qur’an, ramah

tamah dan makan bersama.

b. Kegiatan ini tidak hanya dihadiri warga Indonesia, tapi juga dari

Jepang, US dan negara lainnya.

Kuantitatif

Kegiatan ini dihadiri lebih dari 80 peserta yang terdiri dari warga Indonesia,

Jepang, US dan negara lainnya.


¥ 30,000.00 (tiga puluh ribu yen)

Realisasi anggaran:

¥ 30,000.00 (total)

Hambatan a. Pemateri dan ceramah yang dilakukan dalam bahasa Indonesia

membuat peserta dari negara lain merasa terasingkan dan tidak dapat

memahami apa yang disampaikan.

b. Susunan acara yang terbagi dimana kegiatan makan dan lomba yang

bersamaan, dan lokasi yang relatif jauh membuat kedua kegiatan

tersebut tidak dapat dinikmati secara bersamaan.


berikut:

a. Dalam kegiatan ini, warga indonesia dapat bersilaturahmi dan

menikmati suasana budaya indonesia bersama orang dari negara lain

seperti Jepang dan US.

b. Kegiatan dihadiri lebih dari 80 orang peserta dari berbagai negara.

71

Dokumentasi

Rekomendasi a. Pemberian materi dengan peserta warga asing, perlu

mempertimbangkan menggunakan bahasa Inggris sehingga dapat

dipahami oleh seluruh peserta.

b. Pelaksanaan lomba dapat dilakukan bersamaan dengan acara ramah

taman dan makan siang, namun sebaiknya lokasinya berdekatan atau

bersebelahan sehingga saat ramah tamah peserta dapat menonton dan

menikmati perlombaan juga.

5. Upacara HUT RI ke-74

Deskripsi kegiatan Peringatan Hari Ulang Tahun Kemerdekaan RI ke-74 dilaksanakan untuk

memperingati hari kemerdekaan Indonesia dan mengenang jasa-jasa

pahlawan yang berjuang untuk meraih kemerdekaan. Kegiatan ini

diharapkan dapat meningkatkan semangat anggota untuk berkontribusi pada

kemajuan bangsa Indonesia. Selain itu, kegiatan ini juga diharapkan dapat

menjadi ajang silaturahmi seluruh anggota. Kegiatan akan terdiri dari

upacara bendera, permainan tradisional, dan suguhan makanan khas

Indonesia.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

sesuai program kerja Sabtu, 17 Agustus 2019 pukul 08.00 – 16.00 JST

Waktu realisasi Sabtu, 17 Agustus 2019, pukul 09:00 – 16:00 JST （Kagamiyama Park）


• Ikatan kekeluargaan di antara masyarakat Indonesia dapat

ditingkatkan.

• Anggota PPIH menjadi lebih bersemangat untuk berkontribusi bagi

kemajuan Indonesia.

Kuantitatif

• Acara terlaksana dengan rangkaian kegiatan berupa upacara bendera

dan permainan khas peringatan kemerdekaan Indonesia.

• Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 80 orang partisipan.


72

Dalam kegiatan ini masyarakat Indonesia bekerja sama memeriahkan hari

kemerdekaan dengan bergotong royong mempersiapkan dan menjalankan

upacara bendera, yang diharapkan dapat meningkatkan rasa cinta tanah air.

Kuantitatif

Kegiatan ini diikuti oleh 142 peserta yang terdiri dari warga Indonesia dan

warga asing.


¥ 70,000.00

Realisasi anggaran:

¥ 121,543.00 (mendapatkan support pendanaan dari KBRI dan Kemenpar

sebesar ¥ 112,000.00)

Hambatan a. Persiapan upacara bendera yang membutuhkan waktu lebih lama dari

perkiraan, sehingga waktu mulai upacara yang tidak sesuai dengan

jadwal.

b. Jumlah peserta yang melebihi perkiraan menyebabkan kurangnya

jumlah konsumsi makanan.


berikut:

a. Kegiatan ini dilakukan bersama-sama oleh seluruh warga indonesia

yang mempererat rasa kekeluargaan dan memperkuat rasa cinta tanah

air Indonesia.

b. Dua kegiatan, upacara bendera dan lomba khas kemerdekaan sukses

dilaksanakan dengan jumlah peserta 142 orang.

Dokumentasi

73

Rekomendasi a. Sebelum melakukan acara sebaiknnya perlu diadakan survey lokasi

sehingga saat persiapan upacara tidak membutuhkan waktu yang lama

karena harus beradaptasi dengan kondisi lapangan.

b. Untuk jumlah konsumsi, sebaiknya di perjelas berapa jumlah kupon

makan dan jumlah porsi yang tersedia, sehingga perseta dengan kupon

dapat mendapatkan haknya.

6. Farewell Party II

Deskripsi kegiatan Farewell Party II 2019 ini dilaksanakan untuk mengapresiasi para anggota

yang telah berhasil menyelesaikan pendidikannya di Hiroshima.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

sesuai program kerja Sabtu, 31 Agustus 2019 pukul 11.00 – 14.00 JST

Waktu realisasi Minggu, 8 September 2019 pukul 18.30-21:00 (Kurara Hall, Ruang 303)




Kuantitatif

a. Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 70% anggota PPIH yang lulus

pada bulan September 2019.

b. Acara dihadiri sekurang-kurangnya oleh 80 orang partisipan.




Kuantitatif

a. Acara dihadiri oleh lebih dari 80 orang peserta yaitu 102 orang peserta

(termasuk panitia)

74

b. Jumlah wisudawan yang hadir adalah 24 orang dari jumlah total 38

orang


¥ 60,000.00

Realisasi anggaran:

¥ 30,509.00

Hambatan a. Sulitnya mencari waktu dan tempat pas untuk pelaksanaan kegiatan

b. Jumlah mahasiswa yang lulus pada periode September sebanyak 38

orang, sehingga memakan waktu ketika mempersiapkan souvenir

c. Kurang nya jumlah panitia pelaksana pada hari H dikarenakan banyak

panitia yang sedang pulang ke Indonesia, conference dan survey data

penelitian

d. Pada hari H acara kurang kondusif karena banyak peserta yang

membawa keluarga

e. Acara menjadi diundur 30 menit dari jam yang telah ditentukan,

dikarenakan banyak kendala teknis seperti ketersediaan projektor

f. Jumlah peserta yang datang melebihi perkiraan, sehingga kekurangan

konsumsi

g. Acara bersamaan dengan acara yang dilakukan oleh koordinator

Hiroshima City, sehingga para wisudawan dari Hiroshima City tidak

dapat hadir


berikut:

a. Farewell party telah dilaksanakan dengan sesuai dengan timeline waktu

yang telah ditetapkan di proker

b. Jumlah partisipan yang hadir melebihi 80 orang dan hampir 80%

wisudawan hadir dalam acara ini

Dokumentasi

Rekomendasi a. Sebaiknya mencari dan booking tempat pelaksanaan minimal 6 bulan

sebelum acara dan mencari alternatif tempat lain selain Kurara Hall

b. Persiapan pembuatan souvenir harus dilakukan minimal 3 minggu

sebelum acara

c. Perlunya koordinasi terlebih dahulu terutama mengenai koordinator

teknis di lapangan pada hari H sehingga bisa memaksimalkan jumlah

panitia yang ada di Saijo

d. Sebaiknya disediakan PJ dan tempat bermain khusus untuk anak

75

e. Projektor PPIH tidak memiliki kabel HDMI, jadi sebaiknya dicek

terlebih dahulu mengenai ketersediaan kabel tersebut supaya tidak

terjadi kendala teknis

f. Porsi makanan anak dan dewasa dibedakan untuk meminimalisir

kekurangan konsumsi

g. Dalam penentuan waktu pelaksanaan acara lebih baik dikoordinasikan

juga dengan koordinator Hiroshima City

2.3.7 DIVISI SARANA DAN PRASARANA

Ketua Divisi: Herry Wijayanto

Anggota : 1. Moh. Irwan Fatkhur Rozy

Anggota : 2. Sultan Kurnia Alam Bagagarsyah

Pendahuluan : Divisi Sarana dan Prasarana bertugas dalam pengadaan kebutuhan PPI Hiroshima

dalam bentuk fisik dan bertanggung jawab atas inventarisasi benda-benda yang dimiliki oleh PPI

Hiroshima.

Program Kerja

1. Inventarisasi Sarana dan Prasarana PPIH

Deskripsi kegiatan Kegiatan inventarisasi merupakan pendataan, penjagaan, dan pengelolaan

barang-barang milik PPIH yang bertujuan memberikan informasi sehingga

dapat dijadikan pedoman dalam pengarahan pengadaan dan penentuan

penghapusan barang.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Setiap 3 bulan sekali

Waktu realisasi Kegiatan dilakukan di Gudang Cizuru Koppo

Minggu, 9 Desember 2018

Sabtu, 16 Maret 2019

Senin, 12 Agustus 2019

Sabtu, 14 September 2019

Parameter keberhasilan a. Kualitatif Barang-barang PPIH tertata rapi digudang

b. Kuantitatif Terdapat daftar barang-barang milik PPIH

Realisasi a. Kualitatif Barang-barang PPIH telah tertata dengan rapi digudang

b. Kuantitatif Terdapat daftar barang-barang milik PPIH dalam bentuk

catatan dibuku tulis lalu rekap pada microsoft excel untuk diunggah pada

google drive (http://bit.ly/2TTDryM)


¥ 540

Realisasi anggaran:

a. ¥ 108 untuk pembelian buku tulis

b. ¥ 108 untuk pembelian kertas binder

c. ¥ 108 untuk pembelian correction tape

http://bit.ly/2TTDryM

76

d. ¥ 108 untuk pembelian pulpen

e. ¥ 108 untuk pembelian alas tulis

Hambatan Gudang yang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang bukan milik

PPIH sehingga setiap orang dapat mengakses tempat tersebut. Oleh

karenanya, seringkali barang-barang milik PPIH berpindah tempat atau

barang milik orang lain bercampur dengan barang milik PPIH walaupun

sudah dipisahkan.


berikut:

Kegiatan inventarisasi dapat terlaksana dengan baik, namun terdapat

kegiatan yang terlambat yaitu pada bulan Agustus. Seharusnya dilaksanakan

bulan Juli. Hal ini dikarenakan bulan Juli merupakan bulan terakhir pada

semester ganjil sehingga para anggota disibukkan dengan ujian dan tugas di

kampus. Sedangkan bulan Agustus sudah memasuki liburan musim panas

sehingga mudah bagi para anggota melaksanakan kegiatan.


Rekomendasi

Diberi batas yang jelas antara barang milik PPIH dengan barang orang lain

seperti tulisan, tali atau rambu-rambu lain, sehingga orang lain tahu bahwa

gudang tersebut juga digunakan oleh PPIH sebagai lokasi penyimpanan.

2. Bersih-Bersih Gudang

Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan menjaga kebersihan gudang

mengingat gudang yang digunakan merupakan milik orang lain sehingga

dapat menunjukkan etika dan hubungan yang saling menguntungkan.

Kegiatan ini juga merupakan program lanjutan dari kegiatan inventarisasi

dalam hal pembenahan ulang, penghapusan atau pembuangan barang-barang

PPIH yang sudah tidak layak untuk digunakan kembali.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Dilakukan 3 kali dalam setahun, yaitu awal, pertengahan, dan akhir tahun.

Waktu realisasi Kegiatan dilakukan di Gudang Cizuru Koppo

Senin, 12 Agustus 2019

Parameter keberhasilan a. Kualitatif Gudang dan barang-barang PPIH bersih dari debu.

b. Kuantitatif Semua anggota divisi terkait mengikuti kegiatan bersih-

bersih.

77

Realisasi a. Kualitatif Gudang dan barang-barang menjadi bersih, serta dilakukan

pembuangan barang-barang yang sudah tidak layak pakai seperti alat

makan, plastik sampah yang sudah tidak berlaku, kertas-kertas, dsb.

b. Kuantitatif Semua anggota divisi terkait mengikuti program bersih

gudang, dan dibantu dua orang dari divisi lain.


¥ 550

Realisasi anggaran:

Digunakan untuk membeli makanan dan minuman untuk para anggota yang

melaksanakan tugas

Hambatan Kegiatan bersih-bersih terlaksana 1 kali dalam setahun yaitu pada bulan

Agustus tepatnya pada liburan musim panas. Dikarenakan kegiatan ini cukup

menyita tenaga dan waktu, sehingga terlaksana ketika para anggota benar-

benar memiliki waktu senggang.


berikut:

Kegiatan bersih-bersih gudang terlaksana 1 kali dalam satu tahun

dikarenakan kegiatan tersebut cukup menyita tenaga dan waktu. Sulit bagi

para anggota untuk menentukkan jadwal selain hari libur panjang. Dengan

keikutsertaan anggota dari divisi lain, kegiatan ini dapat diselesaikan lebih

cepat.


Rekomendasi

Menentukkan hari libur panjang di Jepang pada awal tahun dan akhir tahun

kepengurusan sehingga kegiatan bersih-bersih dapat terlaksana dengan baik.

3. Membantu Kegiatan Divisi Lain

Deskripsi kegiatan Membantu pelaksanaan program kerja divisi terutama dalam hal

perlengkapan atau penyediaan barang-barang yang akan digunakan.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan

(sesuai program kerja)

Selama periode kepengurusan

Waktu realisasi Mengikuti kegiatan divisi lain

Parameter keberhasilan Kualitatif -

Kuantitatif

Membantu pelaksanaan program divisi lain minimal 5 kali

78


Kuantitatif

Kegiatan yang telah dibantu antara lain welcome party, farewell party

dibulan April dan September 2019, winter games, turnamen kemerdekaan,

upacara dan lomba 17 Agustus.


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Tidak semua anggota divisi dapat membantu kegiatan divisi lain dikarenakan

memiliki jadwal akademik lain yang waktunya bertepatan dengan kegiatan

tersebut.


berikut:

Divisi Sarana dan Prasarana telah membantu kegiatan milik divisi lain lebih

dari 5 kali, meskipun tidak semua anggota dapat mengikutinya dikarenakan

waktu pelaksanaannya bertepatan dengan jadwal lain dari masing-masing

anggota.


Rekomendasi Dilakukan pembagian penanggung jawab bagi anggota divisi pada tiap-tiap

program kerja divisi lain. Para anggota juga disarankan memberikan jadwal

mereka sehingga dapat diatur siapa saja yang menjadi penanggung jawab.

79

2.3.8 DIVISI OLAHRAGA

Ketua Divisi: Widdy Muhammad Sabar Wibawa

Anggota : Endra Iraman

Andi S. Aryan

Pendahuluan :

Divisi ini untuk memfasilitasi hobi/minat warga PPIH untuk melakukan kegiatan olahraga, khususnya

cabang olaharga Futsal dan Bulutangkis dan bila memungkin kan cabang-cabang lainnya serta

menyelenggarakan kegiatan kompetisi olahraga antarwarga PPIH.

Program Kerja

1. Latihan Rutin Bulanan

Deskripsi kegiatan Kegiatan untuk memfasilitasi minat olahraga warga PPIH yang

diselenggarakan setiap bulannya dengan melihat ketersediaan jadwal gym

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan) / Program Kerja Wajib /


Waktu pelaksanaan


Setiap bulan dengan melihat ketersediaan jadwal penggunaan gym pada

web: https://home.hiroshima-u.ac.jp/taiiku/mypage/index.php

Waktu realisasi Minimal 1x setiap bulan untuk masing-masing cabang futsal dan bulutangkis


a. Minat anggota PPIH untuk beraktivitas dan menyalurkan hobi/minat

olahraga dapat terpenuhi

b. Peserta mendapatkan sarana hiburan dan rekreasi yang nyaman dan

menyenangkan

Kuantitatif

Acara diikuti oleh minimal 10 orang warga PPIH untuk futsal dan 4 orang

untuk cabang bulutangkis


Warga PPIH dapat menyalurkan hobi/minat olahraga sekaligus menjalani

gaya hidup sehat dengan cara berolahraga

Kuantitatif

Hampir setiap jadwal kegiatan olah raga daat diikuti oleh minimal peserta

yang diharapkan


￥0

Realisasi anggaran:

￥0

Hambatan a. Gym tidak terbooking atau penuh atau dipakai untuk kegiatan resmi

universitas

b. Tidak ada atau jumlah warga yang memanfaatkan jadwal gym yang

telah dibooking sedikit


berikut:

https://home.hiroshima-u.ac.jp/taiiku/mypage/index.php

80

a. Warga PPIH dapat menikmati kegiatan olahraga dengan terfasilitasi

dengan adanya gym

b. Banyak warga PPIH yang memanfaatkan gym untuk menyalurkan

hobi/minat olahraga


Rekomendasi a. Sebisa mungkin stand by hingga tengah malam apabila ingin mencari

jadwal booking gym untuk hari yang diinginkan/ditentukan

b. Mengumumlan sejak jauh hari atau hanya booking gym untuk hari Jumat,

Sabtu, dan Minggu saja.

2. Winter Games

Deskripsi kegiatan Kegiatan kompetisi olahraga antar kelurahan warga Saijo dalam rangka

menghangatkan musim dingin dan sekaligus perpisahan bagi warga PPIH

yang telah berhasil lulus kuliah periode Maret 2019

Sifat Program Kerja Wajib (Berkelanjutan) / Program Kerja Wajib /


Waktu pelaksanaan


Winter Season

Waktu realisasi 10 Maret 2019, East Gym Hiroshima University (terlambat)


Warga Indonesia antusias dalam mengikuti perlombaan

Kuantitatif

Diikuti oleh warga Indonesia yang ada di Saijo


Warga Indonesia terlihat antusias dalam mengikuti perlombaan, yang

dipertandingkan, yaitu cabang olahraga futsal, badminton, dan tenis meja

Kuantitatif

Acara diikuti oleh warga Indonesia yang ada di Saijo, Prefektur Hiroshima


¥ 15,000

Realisasi anggaran:

¥ 11,720

81

Hambatan a. Saat booking gym untuk kegiatan tidak seperti kegiatan sebelumnya, kita

harus melobby para pengguna gym yang lain agar bisa mengizinkan

untuk memakai gym dan gym saat puncak musim dingin telah penuh

sehingga mundur ke bulan Maret di rangkaikan dengan acara perpisahan

warga PPIH yang akan diwisuda periode Maret 2019.

b. Terdapat peserta yang merokok di lingkungan kampus dan masih ada

warga yang meletakkan sampah tidak pada tempat yang disediakan oleh

panitia

c. Pemakaian kamar mandi yang kurang tertib (lantai kamar mandi menjadi

becek dan kotor)


berikut:


dengan adanya gym

b. Banyak warga PPIH yang memanfaatkan gym untuk menyalurkan

hobi/minat olahraga

Dokumentasi

Rekomendasi a. Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba

a. Sanksi terhadap yang melanggar

b. Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat seperti toilet, parkir dan

82

pintu masuk

3. Semarak Olahraga Agustusan

Deskripsi kegiatan Kegiatan dalam rangka menyambut perayaan hari kemerdekaan Indonesia


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


1 atau 2 pekan menjelang perayaan HUT Kemerdekaan RI (1 tahun 1 kali)

Waktu realisasi 4 Agustus 2019, East Gym Hiroshima University


Warga Indonesia antusias dalam mengikuti perlombaan

Kuantitatif

Diikuti oleh warga Indonesia yang ada di Perfektur Hiroshima


Warga Indonesia terlihat antusias dalam mengikuti perlombaan, terutama

cabang olahraga futsal dan badminton. Namun dalam cabang olahraga

basket, antusias masih terlihat kurang, dengan sedikitnya perwakilan dari

masing-masing tim.

Kuantitatif

Acara diikuti oleh warga Indonesia yang ada di Perfektur Hiroshima, bukan

hanya yang berdomisili di Saijo namun dari Mihara,


¥ 56,800

Realisasi anggaran:

¥ 61,986

Hambatan a. Saat booking gym untuk kegiatan tidak seperti kegiatan sebelumnya, kita

harus melobby para pengguna gym yang lain agar bisa mengizinkan

untuk memakai gym

b. Terjadinya kesalahpahaman pada peserta lomba bulu tangkis, sehingga

format awal harus dirubah pada hari H

c. Terjadinya kendala dengan mahasiswa setempat perihal parkir mobil

d. Terdapat peserta yang merokok di lingkungan kampus

e. Gagang shower kamar mandi patah


berikut:


dengan adanya gym

c. Banyak warga PPIH yang memanfaatkan gym untuk menyalurkan

hobi/minat olahraga

83

Dokumentasi

84

Rekomendasi a. Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba

b. Sanksi terhadap yang melanggar

c. Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat seperti toilet, parkir dan

pintu masuk

2.3.9 TIM KESEKRETARIATAN

Ketua Divisi: Maria Gustini

Anggota : Nur Diana Safitri

Pendahuluan :

Divisi kesekretariatan dibentuk dengan tujuan utama dapat mengorganisasikan seluruh hal-hal

administrasi yang terkait kepengurusan dan kegiatan PPIH 2018-2019 seperti proposal kegiatan,

pengelolaan Surat Masuk-Surat Keluar, pembuatan SK, surat internal, notulensi rapat, dan sebagainya.

Periode terlaksananya program kerja ini adalah selama satu periode kepengurusan.

Program Kerja

1. Pengarsipan Dokumen

Deskripsi kegiatan Mengarsipkan semua dokumen yang berkaitan dengan administrasi sesuai

dengan pengelompokan dan jenis dokumen baik dalam bentuk hard file

maupun soft file


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Selama masa kepengurusan

Waktu realisasi Selama masa kepengurusan

85


Surat menyurat terdata dan terarsip dengan baik dalam google drive PPIH

maupun hard file sehingga memudahkan alur keluar masuk dokumen

maupun surat

Kuantitatif

Terdatanya jumlah dan nomor surat menyurat/administrasi baik secara hard

file maupun soft file dalam bentuk list/excel


Surat menyurat terdata dan terarsip dalam google drive PPIH 2018-2019

(folder kesekretariatan)

Kuantitatif

Untuk format nomor surat yang dibuat adalah sebagai berikut: Nomor-

Surat/Jenis-Surat/PPI-HIRO/Bulan/Tahun.

Jenis surat dapat berupa surat keputusan (SK), Surat Masuk, Surat Keluar,

dan Surat Internal.

Sebagai contoh, surat keputusan dengan nomor urut tiga, dibuat pada bulan

November 2019, maka nomor surat yang diberikan pada surat tersebut

adalah: 03/SK/PPI-HIRO/XI/2019.

Sesuai dengan data yang telah tercantum dalam google drive, maka jumlah

dokumen surat menyurat yang terdata adalah sbb:

a. Surat masuk (2 surat)

b. Surat keluar (36 surat)

c. Surat keputusan (10 surat)

d. Surat internal (5 surat)

Adapun proposal kegiatan yang kami keluarkan ada sebanyak 3 buah,

dengan rincian sebagai berikut;

a. Proposal kegiatan buka bersama dan talkshow pendidikan (KJRI)

b. Proposal kegiatan semarak olahraga HUT RI ke-74 di Hiroshima

(KJRI)

c. Proposal kegiatan peringatan dan upacara HUT RI ke-74 di Hiroshima

(KBRI)


¥ 108 (pembelian box file)

Realisasi anggaran:

¥ 108 (pembelian box file)

Hambatan a. Banyak nya dokumen hard file dari sisa kepengurusan sebelumnya

b. Kapasitas google drive PPIH hanya 15 GB


berikut:

a. Semua dokumen baik itu surat masuk, surat keluar, SK dan surat

internal terarsipkan dalam bentuk elektronik maupun hard file

b. Semua proposal maupun laporan kegiatan terdata dan terarsip dengan

baik

Dokumentasi Semua soft file diarsipkan dalam google drive PPIH

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-

sxKA953mpjT1e-kWg

Daftar catatan keluar masuk surat dilampirkan pada bab lampiran di LPJ ini

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-sxKA953mpjT1e-kWg

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-sxKA953mpjT1e-kWg

86

Rekomendasi a. Membuat SOP untuk pemusnahan dokumen, supaya dokumen tidak

menumpuk. Sebagai referensi, draft SOP bisa dilihat di folder

kesekretariatan dalam google drive

b. Dikarenakan kapasitas google drive hanya 15 GB, lebih baik

mengupload file elektronik di website PPIH

(hiroshima.ppijepang.org/file)

2. Pengarsipan Big Data PPIH

Deskripsi kegiatan Mengelola database yang telah terkumpul di humas dan mengarsipkan

dalam database keanggotaan PPIH. Database yang telah terkumpul disusun

oleh divisi kesekretariatan dalam bentuk infografis dan excel file


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Januari-Mei 2019

Waktu realisasi Januari-Mei 2019


Alumni dan anggota PPIH terdata dengan sistematis sehingga data anggota

bisa terpetakan dengan baik

Kuantitatif

Terbentuk file database dalam bentuk excel dan infografis mengenai jumlah

alumni dan anggota PPIH


Alumni dan anggota PPIH terdata dalam sensus yang dilakukan oleh divisi

humas

Kuantitatif

Terbentuk file database alumni dan anggota PPIH dalam bentuk excel yang

telah diupload di google drive PPIH


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Masih banyak alumni dan anggota PPIH yang belum terdata, sehingga file

hanya diupload dalam bentuk data excel saja


berikut:

a. Alumni dan anggota terdata

b. File data tersebut diupload dalam bentuk data excel

Dokumentasi Data dapat diakses dalam link di bawah ini;

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyR

dc69NE5

Rekomendasi Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya

3. Pengumpulan Laporan Kegiatan

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyRdc69NE5

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyRdc69NE5

87

Deskripsi kegiatan Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan setiap acara/kegiatan sudah

selesai dilaksanakan


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Insidental (setelah selesai acara/program kerja)

Waktu realisasi -


Laporan jalannya acara/kegiatan terarsip dengan baik dan mempermudah

transparansi data juga mempermudah saat pengumpulan LPJ akhir

Kuantitatif

Terbentuknya laporan kegiatan tiap divisi baik dalam soft file maupun hard

file


Laporan jalannya acara/kegiatan terarsip dengan baik dan mempermudah

transparansi data juga mempermudah saat pengumpulan LPJ akhir

Kuantitatif

Tidak ada yang mengumpulkan karena pada akhirnya laporan kegiatan tiap

divisi dikumpulkan menjelang musyawarah besar PPIH


¥ 0

Realisasi anggaran:

¥ 0

Hambatan Divisi terkait yang melaksanakan kegiatan lebih memilih mengerjakan

laporan sekaligus di akhir kepengurusan


berikut:

Program kerja tidak terlaksana

Dokumentasi -

Rekomendasi a. Sebaiknya divisi kesekretariatan segera membuat SOP LPJ sejak awal

kepengurusan, untuk menghindari penumpukan LPJ di akhir

kepengurusan

b. Proker dilanjutkan di kepengurusan selanjutnya

4. Penyusunan LPJ Akhir Kepengurusan

Deskripsi kegiatan Membuat laporan pertanggungjawaban dalam bentuk hard file maupun soft

file mengenai kegiatan/proker PPIH 2018/2019


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


September 2019

Waktu realisasi September 14-17 September 2019

88


Seluruh laporan kegiatan selama kepengurusan terarsip dengan rapi dan

sistematis, sehingga dapat dijadikan acuan kepengurusan selanjutkan dalam

melaksanankan program kerja

Kuantitatif

Terbentuknya LPJ akhir baik dalam bentuk soft file dan hard file


Seluruh laporan kegiatan selama kepengurusan terarsip dengan baik

Kuantitatif

a. LPJ dapat diselesaikan dalam bentuk soft file dan hard file sebelum

PEMILU Ketua Umum PPIH

b. LPJ dalam bentuk soft file diupload di website PPIH agar dapat diakses

publik

c. LPJ dalam bentuk hard file (1 rangkap) diserahkan kepada tim P2 dari

Korda Chugoku


¥ 1,000

Realisasi anggaran:

¥ 1,000

Hambatan a. Waktu revisi LPJ sangat singkat yaitu 3 hari

b. Ada beberapa divisi yang belum lengkap dalam menulis laporan

sehingga perlu waktu lebih untuk revisi


berikut:

a. Seluruh kegiatan PPIH selama kepengurusan dapat terarsip dengan baik

dalam bentuk elektronik maupun hard file

b. LPJ kegiatan dapat diakses oleh publik dalam bentuk elektronik

maupun hard file sebelum musyawarah besar PPIH dilaksanakan

Dokumentasi LPJ dalam bentuk soft file telah diupload di link berikut ini;

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1-

_qkUiI0DM5QQvw3sTM2CE_EN5pvCMK0

Atau http://bit.ly/lpjppih1819

Rekomendasi a. Waktu revisi LPJ diperpanjang selama kurang lebih 1 minggu

b. Perlunya sinergi yang baik antara kepala bidang dan ketua divisi untuk

mengecek konten/isi laporan, sehingga saat pengumpulan divisi

kesekretariatan lebih fokus pada hal teknis seperti susunan atau pun tata

cara penulisan laporan

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1-_qkUiI0DM5QQvw3sTM2CE_EN5pvCMK0

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1-_qkUiI0DM5QQvw3sTM2CE_EN5pvCMK0

http://bit.ly/lpjppih1819

89

BAB III LAPORAN KEUANGAN

Bendahara : MAYA SAFIRA

Pendahuluan :

- Bendahara menjalankan tugas pengelolaan keuangan PPI Hiroshima dengan melakukan pencatatan

pemasukan dan pengeluaran pada kas umum secara terperinci dan memberikan pelaporan per bulan

(Lampiran) serta melakukan rekapitulasi di akhir tahun kepengurusan.

- Bendahara melakukan koordinasi dengan setiap divisi terkait pengalokasian dana dari kas umum

untuk program kerja divisi.

Program Kerja

Penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Cash Flow Keuangan PPI Hiroshima

Deskripsi kegiatan Latar Belakang

1. Dibutuhkannya gambaran pengeluaran dan pemasukan untuk memenuhi

kebutuhan tiap program kerja selama kepengurusan.

2. Diperlukannya sarana dan acuan dalam mengontrol keuangan serta

keberjalanan program kerja dari setiap bidang.


Kerja Insidental

Waktu pelaksanaan


Satu Tahun Kepengurusan

Waktu realisasi Satu Tahun Kepengurusan

Parameter keberhasilan 1. RAB dapat menjadi acuan dalam pengontrolan program kerja.

2. Tercapainya kesesuaian antara RAB dan cash flow rencana awal dengan

kondisi aktual selama keberjalanan kepengutusan dengan kondisi tak

terduga atau ketidak sesuaian maksimal 10%.

Realisasi 1. RAB dan cashflow yang dibuat diawal kepengurusan telah menjadi

gambaran aliran pemasukan dan pengeluaran selama satu tahun

kepengurusan. RAB awal menjadi acuan dalam pengupdatean RAB

bulanan, untuk kemudian digunakan dalam proses pengontrolan

program kerja. Berikut ini merupakan alur pembentukan RAB dan

cashflow PPI Hiroshima 2018-2019.

Visi dan Misi Ketua

Program Kerja Divisi

Anggaran Kebutuhan

Pelaksanaan Kegiatan

Masing-masing Divisi

Bendahara

Ketua

Divisi

Permohonan Anggaran

Pe

rmoh

ona

n P

ers

etu

jua

n

Pe

rsetu

jua

n A

ng

ga

ran

Anggaran

yang disetujui

Permohonan

dana awal/

Reimburse

90

2. Pengeluaran faktual yang tercantum dalam RAB melebihi 10% dari

biaya tak terduga. Adapun hal ini disebabkan oleh adanya beberapa

kegiatan tidak terduga yang tidak direncanakan pada divisi terkait.

3. Terdapat pemasukan yang cukup signifikan Divisi Dana Usaha sebesar

¥ 67,425. Dilihat dari keberjalannya selama satu tahun kepegurusan PPI

Hiroshima 2018/2019, sistem yang diterapkan oleh Divisi Dana dan

Usaha dinilai berhasil dan dapat menjadi potensi pemasukan bagi

kepengurusan PPI Hiroshima.

4. Sumbangsih uang kas masih kecil. Uang kas yang diterima pada tahun

kepengurusan PPI Hiroshima 2018-2019 adalah sebanyak ¥ 147,700

dengan jumlah anggota yang membayarkan sebanyak 88 orang. Dengan

detial nominal pembayaran adalah untuk:

a. Anggota biasa penerima beasiswa

• ¥ 200 per bulan, atau

• ¥ 1,000 per semester, atau

• ¥ 2,000 per tahun

b. Anggota biasa bukan penerima beasiswa

• ¥ 100 per bulan, atau

• ¥ 500 per semester, atau

• ¥ 1,000 per tahun

5. Berdasarkan hasil rekapitulasi akhir keuangan PPI Hiroshima dengan

memperhitungkan semua pemasukan dan pengeluaran terhadap kas

umum, maka saldo akhir yang akan diserahkan pada kepengurusan

berikutnya sejumlah JPY 318,965. Dana tersebut tersimpan pada

rekening PPI Hiroshima di JP Bank dengan no rekening 15170-

37049041.

6. Pada akhir kepengrusan PPI Hiroshima 2018/2019 terdapat piutang dari

beberapa instansi terkait bantuan dana kegiatan. Total piutang yang

direncanakan akan dibayarkan pada akhir bulan september 2019 adalah

sebesar JPY 122,000. Dengan rincian sebagai berikut:

a. ¥50,000 (KJRI - Semarak Olahraga)

b. ¥50,000 (KBRI - Festival 17 Agustus)

c. ¥12,000 (Kemenpar - Festival 17 Agustus)

d. ¥10,000 (HIA - Social Gathering Agustus)

Piutang akan dibayarkan dengan cara transfer antar bank melalui

rekening PPI Hiroshima di JP Bank.

7. Terdapat ketidaksesuaian data pada pelaporan bulanan kesesuaian

anggaran PPI Hiroshima 2018/2019.

8. Pada tahun ini (tahun 2019), Ibu DY melakukan pembayaran angsuran

keduanya kepada pengurus PPI Hiroshima 2018/2019 sebesar ¥ 7.867

melalui Saudara Firly R. Baskoro. Sehingga total sisa piutang atas nama

Ibu DY yang tersisa adalah sebesar ¥ 175,845.

9. Terdapat piutang dari instansi yang akan memberikan bantuan dana

sebesar ¥ 122,000.

Anggaran Anggaran sesuai program kerja: ¥972

Realisasi anggaran: ¥756

Hambatan 1. Terdapat kegiatan yang tidak direncanakan ataupun tidak teralokasikan

sebelumnya dalam kepengurusan yang menggunakan dana cukup besar.

Kegiatan tersebut antara lain adalah:

a. Transportasi dan akomodasi delegasi PPI Hiroshima untuk

Kongres PPI Jepang.

b. Kuliah Tamu tambahan.

c. Buka Bersama PPI Hiroshima 2019.

91

2. Tidak adanya Rencana Anggaran Masuk diawal kepengurusan menjadi

hambatan dalam pengalokasian target uang kas di akhir kepengurusan

dan juga sulit untuk melakukan pengadaan.

3. Ketidaksesuaian data pada pelaporan bulanan terjadi karena adanya

kesalahan pada penginputan data dana pemasukan dan pengeluaran

(human error).

Kesimpulan Porgram kerja penyusunan rencana anggaran biaya (RAB) dan cash flow

keuangan PPI Hiroshima periode kepengurusan tahun 2018-2019 ini secara

umum dinilai telah berhasil dilaksanakan.

Dokumentasi Lampiran 1 (Laporan Keuangan PPI Hiroshima 2018/2019)

Lampiran 2 (Contoh Publikasi Laporan Keuangan)

Lampiran 3 (Contoh Laporan Keuangan Bulanan)

Rekomendasi Untuk hambatan poin 1 dan 2, rekomendasi yang kami sarankan adalah

dibutuhkannya analisis lebih mendalam untuk perencanaan pengeluaran

diawal kepengurusan berdasarkan beberapa acuan, diantaranya sebagai

berikut:

1. Program kerja tahunan yang akan diadakan (welcome party, farewell

party, halal-bihalal, 17 agustusan, dll)

2. Kegiatan eksternal yang wajib diikuti (Pormas, Kongres, HIA Party, dll)

3. Pengadaan yang ingin dilakukan selama atau pada akhir tahun

kepengurusan.

4. Rencana anggaran masuk yang dibutuhkan untuk kemudian disesuaikan

dengan targetan jumlah uang kas yang masuk dan target pemasukan dari

divisi dana dan usaha.

5. Analisis terhadap instansi/pihak eksternal yang berpotensi untuk

memberikan dana sponsor/sumbanagan bagi kepengurusan PPI

Hiroshima (Hiroshima Indonesia Association (HIA), KBRI, KJRI, dll.)

Untuk hambatan poin 3, dibutuhkan tingkat ketelitian yang lebih tinggi

dalam melakukan rekapitulasi laporan bulanan keuangan PPI Hiroshima

selanjutnya.

LAMPIRAN BENDAHARA UMUM

LAMPIRAN 1. KEUANGAN PPI HIROSHIMA 2018-2019

1. REKAPITULASI UMUM PENGGUNAAN KAS PPI HIROSHIMA 2018/2019

No Bulan Pemasukan (¥) Pengeluaran (¥) Kesesuaian (¥)

1 Oktober 2018 208,745 51,940 156,805

2 November 2018 66,500 324 222,981

3 Desember 2018 58,074 12,263 268,792

4 Januari 2019 40,000 1,870 306,922

5 Februari 2019 4,200 4,535 306,587

6 Maret 2019 207,000 69,948 443,639

7 April 2019 3,000 10,650 435,989

8 Mei 2019 88,078 72,704 451,363

92

No Bulan Pemasukan (¥) Pengeluaran (¥) Kesesuaian (¥)

9 Juni 2019 131,000 151,583 431,080

10 Juli 2019 2,000 13,916 419,164

11 Agustus 2019 54,000 157,801 315,363

12 September 2019 78,845 74,943 319,265

TOTAL 941,742 622,477

Dana Akhir Kepengurusan PPI

Hiroshima 2018/2019 318,965

Pada awal periode kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019, kami mendapatkan dana kas awal dari

kepengurusuan PPI Hiroshima 2017/2018 sebesar ¥ 208,745. Dengan berbagai kegiatan yang telah

kami adakan selama 1 tahun kepengurusan dan berbagai pemasukan yang kami dapatkan dan

berdasarkan hasil rekapitulasi akhir keuangan PPI Hiroshima 2018/2019, maka didapatkan saldo

akhir yang akan diserahkan kepada kepengurusan PPI Hiroshima 2019/2020 adalah sebesar

¥ 318,965. Dana tersebut tersimpan pada rekening PPI Hiroshima di JP Bank dengan no rekening

15170-37049041.

2. REKAPITULASI PENGGUNAAN KAS PER DIVISI

No Divisi Pemasukan (¥) Pengeluaran (¥)

1 Ketua

24,820

2 Bendahara

756

3 Sekretaris

2,946

4 Dana dan Usaha 67,425 0

5 Sosial dan Budaya

125,738

6 Internal 15,920 268,555

7 Minat dan Bakat

34,089

8 Olahraga

79,846

9 Inventaris

1,090

10 Relasi Publik

1,450

11 Akademik

83,187

TOTAL 83,345 622,477

Pada kepengurusan PPI Hiroshima periode 2018/2019 ini, kami memiliki 8 divisi yang dimana

masing-masing divisi tersebut memiliki berbagai macam kegiatan yang akan dijalankan selama

satu tahun kepengurusan. Untuk RAB awal kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019 akan

dijelaskan pada poin selanjutnya.

93

3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019

Berikut ini merupakan RAB awal kepengerusan PPI Hiroshima 2018/2019 yang dijadiakan acuan dalam satu tahun keberjalanan kepengurusan. Penyusunan

RAB perdivisi-perbulan ini agar memudahkan kepengurusan PPIH untuk mengetahui pada bulan mana sajakah pengeluaran tertinggi akan terjadi, sehingga

kepengerusan dapat mengatur prioritas pendanaan dan pengambilan keputusan jumlah dana yang akan digunakan dengan pertimbangan keberlanjutan

kepengurusan.

DIVISI/KEGIATAN

Rencana Anggaran Biaya (¥)

TOTAL 2018 2019

10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月

KETUA

5000 5000

Snack LPJ dan Mubes 5000 5000

BENDAHARA 972 972

Administrasi (Amplop) 324

324

Administrasi (Kwitansi) 324

324

Administrasi (MAP) 324

324

SEKRETARIS 3608 1000 4608

Administrasi (Biaya Pengiriman Surat)) 1500 1500

Administrasi (Kertas A4) 2000 2000

Administrasi (Tinta Printer) 1000 1000

Pengarsipan (MAP) 108 108

INTERNAL 60000

60000 15000

30000

130000

295000

Farewell Party 2019

60000

60000

120000

Halal Bihalal

30000

30000

Hanami 2019

15000

15000

HUT RI ke-74

70000

70000

94

DIVISI/KEGIATAN

Rencana Anggaran Biaya (¥)

TOTAL 2018 2019

10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月

Welcome Party 2018 60000

60000

MINAT DAN BAKAT

12000 10000 10000 2000

8000

42000

Kelas Fotografi

10000

10000

Kelas Sketsa

10000

10000

Kelas Videografi

10000

10000

Photo Contest

2000

2000

8000

12000

OLAHRAGA

14800 17000

25000

56800

Coaching clinic (tenis)

1000

1000

Coaching clinic (tenis/badminton/pingpong

2000

2000

Latihan rutin

13800

13800

Turnamen Olahraga Agustusan

25000

25000

Winter Sport Family Gathering

15000

15000

RELASI PUBLIK

1650 1650 4650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 19500

Reportase PPIH

3000

3000

TGIF PPIH

1650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 1650 16500

SOSIAL DAN BUDAYA

10200 2500 2500 2500

2500

5000

25200

HIA PARTY

2500

2500

2500

7500

PPIH Peduli

10200 2500

2500

2500

17700

Grand Total 60972 10200 22558 34150 17150 71650 18650 1650 34150 1650 169650 6650 449080

95

Berikut kami lampirkan pula RAB lengkap dari masing-masing divisi pada kepengurusan PPI

Hiroshima 2018/2019.

KETUA

No Bulan PIC Perihal Kuantitas Satuan Anggaran Ket

1 Sep-19 Firly Snack LPJ dan Musyawarah Besar 1 Kali ¥ 5,000 untuk 50 orang

SEKRETARIS

No Bulan PIC Perihal Kuantitas Satuan Anggaran Keterangan

1 Dec-18 Maria Administrasi (Kertas A4) 1 Pack ¥ 2,000

2 Dec-18 Maria Administrasi (Biaya

Pengiriman Surat))

1 Kali ¥ 1,500

3 Dec-18 Maria Pengarsipan (MAP) 1 Buah ¥ 108

4 Jan-19 Maria Administrasi (Tinta Printer) 1 Buah ¥ 1,000

BENDAHARA


1 Oct-18 Maya Administrasi (MAP) 1 Buah ¥ 324

2 Oct-18 Maya Administrasi (Amplop) 1 Buah ¥ 324

3 Oct-18 Maya Administrasi (Kwitansi) 1 Buah ¥ 324

SOSIAL DAN BUDAYA

No Bulan PIC Perihal Jumlah Satuan Anggaran Keterangan

1 Jan-19 Aruni HIA PARTY 1 Buah ¥ 2,500 Konsumsi selama latihan

2 Jun-19 Aruni HIA PARTY 1 Buah ¥ 2,500 Konsumsi selama latihan

3 Aug-19 Aruni HIA PARTY 1 Buah ¥ 2,500 Konsumsi selama latihan

4 Nov-18 Aruni PPIH Peduli 3 Buah ¥ 7,500 Masing2 (2,500 JPY)

5 Nov-18 Aruni PPIH Peduli 1 Buah ¥ 1,700 Untuk kunjungan

belasungkawa Pak

Dikdik

6 Nov-18 Aruni PPIH Peduli 1 Buah ¥ 1,000 Untuk royal wedding atas

nama PPIH

7 Dec-18 Aruni PPIH Peduli 1 Buah ¥ 2,500 Keluarga Mba Tika

8 Feb-19 Aruni PPIH Peduli 1 Buah ¥ 2,500 Keluarga Pak Adi

9 Aug-19 Aruni PPIH Peduli 1 Buah ¥ 2,500 Keluarga Mas Kadafy

96

INTERNAL


1 Oct-18 Hanif Welcome Party 2018 1 Kali ¥ 60,000

2 Mar-19 Hanif Farewell Party 2019 1 Kali ¥ 60,000

3 Apr-19 Hanif Hanami 2019 1 Kali ¥ 15,000

4 Jun-19 Hanif Halal Bihalal 1 Kali ¥ 30,000

5 Aug-19 Hanif HUT RI ke-74 1 Kali ¥ 70,000

6 Aug-19 Hanif Farewell Party 2019 1 Kali ¥ 60,000

MINAT DAN BAKAT


1 Jan-19 Titik Kelas Sketsa 1 Kali ¥ 10,000 penyelenggaraan kegiatan

dan honor tutor

2 Jan-19 Titik Photo Contest 1 Kali ¥ 2,000 hadiah pemenang vol.1

3 Feb-19 Fyka Kelas Fotografi 1 Kali ¥ 10,000 penyelenggaraan kegiatan

dan honor tutor

4 Mar-18 Titik Kelas Videografi 1 Kali ¥ 10,000 penyelenggaraan kegiatan

dan honor tutor

5 Apr-19 Titik Photo Contest 1 Kali ¥ 2,000 hadiah pemenang vol.2

6 Aug-19 Titik Photo Contest 1 Kali ¥ 8,000 hadiah pemenang vol.3 dan

honor juri

OLAHRAGA


1 Jan-19 Widdy,

Andi

Winter Sport

Family

Gathering

1 Kali ¥ 15,000 Keperluan

Penyelenggaraan

2 Aug-19 Widdy,

Endra,

Andy

Turnamen

Olahraga

Agustusan

1 Kali ¥ 25,000 Keperluan

Penyelenggaraan

3 Dec-18 Widdy,

Endra,

Andy

Coaching

clinic (tenis)

1 Kali ¥ 1,000 Pembelian

perlengkapan

4 Jan-18 Widdy,

Endra,

Andy

Coaching

clinic

(tenis/badmint

on/ pingpong)

1 Kali ¥ 2,000 konsumsi latihan

5 Dec-18 Widdy,

Endra,

Andy

Latihan rutin 1 Kali ¥ 13,800 Pembelian shttle

cock (6 buah,

@2,300 JPY)

97

RELASI PUBLIK


1 Feb-19 Zulhaj Reportase PPIH 1 Kali ¥ 3,000 pembaruan kontrak hosting

2 Dec-18 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

3 Jan-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

4 Feb-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

5 Mar-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

6 Apr-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

7 May-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

8 Jun-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

9 Jul-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

10 Aug-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

11 Sep-19 Denise TGIF PPIH 1 Kali ¥ 1,650 snack kegiatan

AKADEMIK


1 Dec-18 Nadia

Himaya

Kuliah

Tamu

1 Kali ¥ 2,708 konsumsi dan

acara

2 Apr-19 N. Harino A Kuliah

Tamu


acara

3 Apr-19 Nadia

Himaya

Public

Speaking

Training

for Kids


acara

4 May-19 N. Harino A Beasiswa

Bidik Anak

Negeri

1 Kali ¥ - Rapat dan seleksi

calon penerima

beasiswa

5 Jun-19 N. Harino A Beasiswa

Bidik Anak

Negeri


calon penerima

beasiswa

6 Jul-19 N. Harino A Beasiswa

Bidik Anak

Negeri


calon penerima

beasiswa

7 Aug-19 Nadia

Himaya

Kuliah

Tamu


acara

98

INVENTARIS

No Bulan PIC Perihal Jumlah Satuan Anggaran Ket.

1 Jan-19 Herry Administrasi (Pulpen) 1 Buah ¥ 108

2 Jan-19 Herry Administrasi (Penggaris) 1 Buah ¥ 108

3 Jan-19 Herry Pengarsipan dan Iventarisasi (Buku) 3 Buah ¥ 324

4 Jan-19 Herry Administrasi (Alat Tulis) 2 Buah ¥ 216

5 Jan-19 Herry Administrasi (Correction Tape/Tipe-X Roll) 2 Buah ¥ 216

4. REKAPITULASI PEMASUKAN DAN PENGELUARAN PPI HIROSHIMA 2018/2019

Berikut ini kami lampirkan secara terperinci seluruh pemasukan dan pengeluaran yang terjadi

selama satu tahun kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019. Diharapkan dengan dilampirkannya

sumber pemasukan berikut ini dapat menjadi acuan Rencana Anggaran Masuk (RAM) dan Rencana

Anggaran Biaya (RAB) bagi kepengurusan selanjutnya.

Rekapitulasi Pemasukan (Aktual) PPI Hiroshima 2018/2019

Bulan/Kegiatan Jumlah Detail Jumlah

Oktober 2018 208,745

Kas PPIH 2017-2018

202,245

Pemasukan dari Penjualan Bakso Welcome Party

6,500

November 2018 66,500

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan November 2018

66,500

Desember 2018 58,074

Himeji Festival

42,074

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Desember 2018

16,000

Januari 40,000

Genwi Japan

5,000

Dana Sukarela

14,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Januari 2019

21,000

Februari 4,200

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Februari 2019

4,200

Maret 207,000

Hiroshima Indonesia Association

200,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Maret 2019

7,000

April 3,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan April 2019

3,000

Mei 88,078

Dana Buka Bersama dari KMIH

37,000

99

Bulan/Kegiatan Jumlah Detail Jumlah

Pengembalian Dana Konsumsi Buka Bersama

30,378

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Mei 2019

21,000

Juni 131,000

Donasi dari Higashihiroshima-Indonesia Friendship Club

100,000

KJRI (Buka Bersama)

30,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Juni 2019

1,000

Juli 2,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Juli 2019

2,000

Agustus 54,000

KBRI (17 Agustus)

50,000

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan Agustus 2019

4,000

September 78,845

Pemasukan dari Ski Day Internal

9,420

Pemasukan dari Divisi Dana dan Usaha

67,425

Uang Kas Anggota PPIH Per Bulan September 2019

2,000

TOTAL 941,442 941,442

100

Rekapitulasi Pengeluaran (Aktual) PPI Hiroshima 2018/2019

Divisi/Kegatan Pengeluaran Per Bulan (¥)

Okt-2018 Nov-2018 Des-2018 Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September JUMLAH

Akademik

2,708

1,825

71,594

7,060

83,187

Children Class

2,706

2,706

Kuliah Tamu

2,708

1,825

4,354

8,887

Kuliah Tamu dan Buka Bersama

71,594

71,594

Bendahara 108 324

324

756

Administrasi 108 324

324

756

Internal 51,832

45,000 6,650

39,550 500 95,265 29,758 268,555

17 Agustus

500 92,025 4,924 97,449

Farewell Maret

45,000 6,650

51,650

Farewell September

9,550

3,240 24,834 37,624

Halal Bihalal

30,000

30,000

Welcome Party 51,832

51,832

Inventaris

550 540 1,090

Inventarisasi Gudang

550 540 1,090

Kesekretariatan

710

510

1,726 2,946

Administrasi

710

510

1,000 2,220

Kirim Pos Laporan KJRI

510 510

Laporan KJRI

216 216

Ketua

24,820 24,820

Kongres

19,820 19,820

LPJ dan Mubes

5,000 5,000

Minat dan Bakat

2,000 12,904 4,000

6,969 216

8,000 34,089

Foto Studio

1,922

1,922

Kelas Fotografi

10,982

10,982

Kelas Sketsa

6,969 216

7,185

Photo Contest

2,000

4,000

8,000 14,000

Olahraga

11,720

6,140 61,986

79,846

4 Agustus

61,986

61,986

101

Divisi/Kegatan Pengeluaran Per Bulan (¥)

Okt-2018 Nov-2018 Des-2018 Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September JUMLAH

Lomba Futsal

6,140

6,140

Winter Game

11,720

11,720

Relasi Publik

1,450

1,450

TGIF

1,450

1,450

Sosial dan Budaya

9,555 420

1,110 104,554

10,099 125,738

Bantuan Dana Kebencanaan

100,000

100,000

HIA Party

1,110

7,628 8,738

Kegiatan Sosial

9,555

4,554

2,471 16,580

Latihan HIA

420

420

JUMLAH 51,940 324 12,263 1,870 4,535 69,948 10,650 72,704 151,583 13,916 157,801 74,943 622,477

102

5. NERACA PIUTANG

Pada tahun 2014, terdapat salah seorang anggota dari PPI Hiroshima atas nama Ibu DY meminjam uang

kepada kepengurusan PPI Hiroshima pada tahun tersebut untuk keperluan pribadi beliau. Piutang yang

terjadi pada tahun 2014 tersebut telah dibayarkan secara berangsur (cicilan) kepada kepengurusan PPI

Hiroshima. Jumlah dana piutang tersebut adalah sebesar ¥ 191,525 (pada tahun 2014). Ibu DY telah

melakukan angsuran pertamanya pada tahun 2014 sebesar ¥ 7,813. Selama beberapa tahun kebelakang,

terjadi kendala dalam pembayaran angsuran piutang tersebut karena terjadi hilang komunikasi antara

pengurus PPI Hiroshima dengan Ibu DY. Pada tahun ini (tahun 2019), Ibu DY melakukan pembayaran

angsuran keduanya kepada pengurus PPI Hiroshima 2018/2019 sebesar ¥ 7.867 melalui Saudara Firly

R. Baskoro. Sehingga total sisa piutang atas nama Ibu DY yang tersisa adalah sebesar ¥ 175,845.

Rincian Debet (¥) Kredit (¥)

Piutang atas nama DY (thn 2014) 191,525

Cicilan pertama piutang atas nama DY (tahun 2014)

7,813

Cicilan kedua piutang atas nama DY (29-April-2019)

7,867

Total Pembayaran Piutang yang sudah dilakukan 15,680

Sisa Piutang a.n. DY 175,845

Diharapkan pada kepengurusan selanjutnya, komunikasi dengan Ibu DY dapat terus berjalan dengan

baik sehingga aliran angsuran piutang tersebut dapat berjalan baik. Untuk uang dari piutang ini, kami

tidak memasukannya kedalam perhitungan uang kas PPI Hiroshima 2018/2019. Kami pisahkan alokasi

penggunaan dan penyimpanannya dalam bentuk tunai.

Pada kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019 ini kami mendapatkan beberapa bantuan dana dari pihak

luar untuk acara-acara khusus seperti acara semarak olahraga, festival 17 Agustus, dan Social Gathering.

Kami mendapatkan bantuan dana tersebut dengan cara kami mengajukan reimburse dana yang terpakai

kepada pihak-pihak terkait seperti KJRI, KBRI, dan Kementerian Pariwisata. Namun, tidak seluruh

bantuan dana didapatkan dengan cara reimburse. Kami mendapatkan bantuan dana langsung dari

Hiroshima Indonesia Association (HIA) tanpa perlu melakukan reimburse dikarenakan memang pihak

HIA hamper selalu memberikan bantuan dana langsung bagi PPI Hiroshima.

Namun, beberapa dana tersebut belum sampai kepada kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019

dikarenakan adanya kendala administrasi, sehingga pengiriman dana cukup memakan waktu lama.

Waktu pengiriman yang dijanjikan adalah akhir bulan agustus sehingga beberapa dana yang belum

kami terima tersebut kami masukan sebagai piutang tambahan. Jika bantuan dana tersebut masuk

setelah kepengurusan PPI Hiroshima 2018/2019 berakhir, maka dana tersebut akan diterima dan

dikelola oleh kepengurusan selanjutnya. Total bantuan dana yang belum kami terima adalah sebesar

¥ 122,000 dengan rincian sebagai berikut:

103

Piutang Tambahan (akan dibayarkan per akhir September 2019):

1. ¥50,000 (KJRI - Semarak Olahraga).

2. ¥50,000 (KBRI - Festival 17 Agustus).

3. ¥12,000 (Kemenpar - Festival 17 Agustus).

4. ¥10,000 (HIA - Social Gathering Agustus).

6. LAPORAN BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI

Selain kas umum, bendahara juga membantu dalam penyimpanan sisa dana Beasiswa Bidik Anak

Negeri dari divisi Akademik dan Beasiswa. Laporan terperinci terkait dana beasiswa dilaporkan secara

terpisah oleh divisi Akademik dan Beasiswa, sedangkan pada laporan keuangan berikut yang

disampaikan adalah pemasukan dan pengeluaran sisa dana beasiswa yang terkumpul dari

kepengurusan-kepengurusan terdahulu yang akan diserahkan kepada kepengurusan berikutnya.

Adapun sisa dana beasiswa pada periode ini sejumlah ¥ 122,694.

No Perihal Pemasukan (¥) Pengeluaran (¥)

1 Dana Beasiswa PPIH 2017/2018 159,359

2 Sumbangan Dana dari Anggota PPIH 2018/2019 164,284

3 Dana Beasiswa dari Penjualan Jaket 24,000

Total Dana Masuk 2018/2019 347,643

5 Dana Beasiswa yang Dikirimkan

224,301

6 Ongkos Kirim

648

Total Dana yang Dikirimkan

224,949

Sisa Dana untuk 2020 122,694

Sama halnya dengan dana yang didapatkan dari Piutang, untuk dana beasiswa bidik anak negeri ini,

kami tidak memasukannya kedalam perhitungan uang kas PPI Hiroshima 2018/2019. Kami pisahkan

alokasi penggunaan dan penyimpanannya dalam bentuk tunai.

7. PENGEMBALIAN UANG MUHAMMAD

Pada periode kepengurusan PPI Hiroshima 2017/2018, terdapat pembekuan dana pada rekening PPI

Hiroshima di JP Bank sejumlah JPY 191,525 dilakukan dengan masa pembekuan selama 2 tahun. Dana

tersebut adalah dana yang ditransfer oleh Sdr Muhamad pada tanggal 12 Juni 2018 namun tidak

diketahui secara jelas terkait informasi pengirim dan tujuan pengiriman uang tersebut. Usaha untuk

mencari informasi terkait pengirim tersebut telah dilakukan dengan meminta bantuan kepada pihak JP

Bank, namun pihak JP Bank menyatakan tidak dapat melacak pihak pengirim tersebut. Pada

kepengurusan PPIH 2017/2018 tersebut, untuk menghindari sengketa dikemudian hari, dana tersebut

dibekukan selama dua tahun dengan Surat Pembekuan Dana yang diterbitkan oleh PPI Hiroshima.

Dengan penelusuran lebih dalam yang kami lakukan pada periode kepengurusan 2018/2019 ini, pada

tanggal 16 Juni 2019, telah dikembalikan kepada saudara Muhammad (Saudara X). Sehingga persoalan

mengenai dana kiriman tersebut sudah selesai dan diharapkan tidak terjadi kebingungan dan

ketidakjelasan pada keuangan PPI Hiroshima selanjutnya.

104

Bukti Penerimaan Uang oleh Sdr. X Pada Tanggal 16 Juni 2019

LAMPIRAN 2. UPDATE RAB

Berikut ini kami lampirkan contoh publikasi laporan keuangan PPI Hiroshima 2018/2019.

1. Uang Kas 2. Oktober 2018 3. November 2018

4. Desember 2018 5. Januari 2019 6. Februari 2019

105

7. Maret 2019 8. April 2019 9. Mei 2019

10. Juni 11. Juli 12. Agustus

106

LAMPIRAN 3. CONTOH LAPORAN BULANAN KEUANGAN PPI HIROSHIMA 2018/2019

107

BAB IV KESIMPULAN

Berdasarkan pemaparan pada Bab II Program Kerja dan Realisasinya, Pengurus PPIH periode

kepengurusan 2018/2019 menyimpulkan bahwa secara umum seluruh program kerja yang direncanakan

dapat dilaksanakan meskipun masih terdapat kendala, hambatan, dan kekurangan dalam pelaksanaannya.

Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada kepengurusan 2018/2019 dapat dikelompokkan menjadi

sebagai berikut:

1. Kegiatan rekreasional

2. Kegiatan akademik

3. Kegiatan kebudayaan

4. Kegiatan silaturahim

5. Kegiatan eksternal

6. Kegiatan administratif

BAB V SARAN

Secara umum, berdasarkan kondisi aktual selama melaksanakan kegiatan dalam periode kepengurusan

2018/2019, kami memberikan saran sebagai berikut.

1. Untuk mendukung berjalannya kegiatan dengan baik, perlu dipertimbangkan untuk menentukan tanggal

kegiatan-kegiatan yang memerlukan peminjaman/penyewaan tempat jauh-jauh hari sebelum acara

dilaksanakan (mulai dari 3 bulan sebelum acara).

2. Mempertimbangkan untuk menyesuaikan masa periode kepengurusan dengan PPI Jepang, untuk

mempermudah koordinasi dan membangun komunikasi yang baik diantara pengurus PPI Hiroshima

dengan pengurus PPI Jepang. Terkait dengan kegiatan yang kemungkinan akan berada pada masa

transisi, perlu disiapkan panitia adhoc dari Badan Pengurus PPIH selanjutnya.

3. Update database secara berkala untuk mempermudah identifikasi anggota, khususnya untuk pendataan

wisudawan dan peningkatan persentase pembayaran iuran anggota.

4. Pemetaan kegiatan dengan jumlah sumberdaya keuangan maupun manusia yang dimiliki perlu

dilakukan, agar tidak memberatkan panitia namun tetap memberikan manfaat kepada anggota PPIH.

108

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 (SOP Publikasi via Akun-akun Media Sosial PPIH)

1. Publikasi yang diajukan adalah untuk kegiatan Badan Pengurus PPIH 2019 oleh kepala divisi,

kepala bidang, atau ketua PPIH.

2. Publikasi juga bisa diajukan oleh anggota PPIH maupun pihak luar, tergantung pada tingkat

kepentingan informasi.

3. Publikasi akan dilakukan melalui akun-akun media sosial berikut:

a. Instagram dan Instagram Story @ppihiroshima45

b. Facebook dan fanpage PPI Hiroshima

c. Grup Facebook Keluarga Besar PPI Hiroshima

d. Grup Facebook Pasar Saijo

4. Penggunaan akun-akun media sosial pada poin 3 akan disesuaikan dengan kebutuhan dari kegiatan

yang dipublikasikan.

5. Pengajuan diberikan dengan format yang lengkap sebagai berikut:

a. Nama kegiatan

b. Waktu pelaksanaan

c. Tempat pelaksanaan

d. Pemateri/tamu jika ada

e. Rangkaian kegiatan jika ada

f. Konten (Caption) yang ingin dimasukkan jika ada

g. Poster Kegiatan jika ada

6. Pengajuan permintaan publikasi dilakukan maksimal H-4 Kegiatan,

7. Pengajuan permintaan publikasi, dengan divisi yang mengajukan tidak menyiapkan poster

kegiatatan, dilakukan maksimal H-7 Kegiatan.

8. Publikasi kegiatan dilakukan oleh divisi Relasi Publik paling lambat 12 jam sebelum kegiatan

berlangsung.

9. Diluar dari ketentuan diatas, publikasi akan dilakukan jika ketua divisi Publik Relasi bersedia.

10. Pelaksana kegiatan wajib memberikan reportase (format di halaman selanjutnya) dan dokumentasi

kegiatan kepada divisi Relasi Publik maksimal akhir bulan di bulan pelaksanaan.

109

LAMPIRAN 2 FORMAT REPORTASE

Nama kegiatan :

Waktu pelaksanaan :

Tempat Pelaksanaan :

Reportase:

(Reportase diberikan berupa artikel mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan lengkap dengan unsur

5W+1H, dengan tujuan pembaca adalah public. Minimal 3 paragraf.)

Dokumentasi:

(dokumentasi dilampirkan dalam format file JPG, minimal 3 foto)

Untuk kegiatan yang bersifat rutin mingguan (missal: olahraga rutin PPIH), reportase cukup 1 yang

merangkum kegiatan dalam satu bulan.

Reportase dan dokumentasi deserahkan kepada divisi Relasi Publik dalam bentuk file ZIP. Dikirim

melalui email/facebook atau diserahkan langsung.

110

LAMPIRAN 3 SOP BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI

PEDOMAN BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI

PERSATUAN PELAJAR INDONESIA DI JEPANG

KOMISARIAT HIROSHIMA (PPIH)

TAHUN 2019

A. PENGANTAR

Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019 adalah program bantuan dana belajar yang dilaksanakan oleh

Persatuan Pelajar Indonesia Komisariat Hiroshima, Jepang (selanjutnya akan disebut dengan “PPIH”),

periode kepengurusan 2018 – 2019. Beasiswa ini bersumber dari donasi dari para pelajar dan masyarakat

Indonesia di Hiroshima, Jepang. Beasiswa ini ditujukan kepada pelajar yang berprestasi namun kurang

mampu secara finansial di Indonesia, dalam rangka mendukung program wajib belajar sembilan tahun dan

sebagai wujud kepedulian PPIH kepada bangsa Indonesia.

B. DEFINISI

Pelajar tidak mampu adalah pelajar Indonesia berprestasi yang dinyatakan kurang mampu secara finansial

yang didukung oleh surat keterangan dari pejabat daerah setempat, serendah-rendahnya setingkat Kepala

Desa/Lurah.

C. KRITERIA PENERIMA BEASISWA

1. Siswa yang sedang dalam proses belajar di tingkat Sekolah Dasar (SD) atau sederajat;

2. Siswa dari keluarga tidak mampu;

3. Bagi siswa yang pernah menerima beasiswa bidik anak negeri PPIH pada periode sebelumnya dapat

mendaftar kembali dengan mengikuti semua prosedur pendaftaran beasiswa periode 2018-2019.

4. Memenuhi persyaratan administrasi seperti dijelaskan pada bagian D. PENDAFTARAN (bagi yang

tidak memenuhi persyaratan administrasi, tidak akan diproses pada tahapan seleksi lebih lanjut).

D. PENDAFTARAN

Peserta atau siswa yang akan mendaftarkan diri dapat melengkapi persyaratan administrasi sebagai

berikut:

1. Orang Tua/Wali Siswa mengisi formulir pendaftaran Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019 yang

tersedia di Lampiran 1;

2. Surat pernyataan Orang Tua/Wali Siswa sebagaimana tersedia di Lampiran 2;

3. Scan foto siswa ukuran 3x4;

111

4. Scan KTP orang tua/wali siswa;

5. Scan Kartu Keluarga;

6. Surat Keterangan Tidak Mampu yang diterbitkan oleh pejabat setingkat Kepala Desa atau Kelurahan;

7. Scan halaman identitas siswa pada rapor;

8. Scan hasil rapor 2 semester terakhir;

E. PENGUMPULAN DOKUMEN

1. Pendaftar diharapkan menyusun hasil scan dari dokumen – dokumen tersebut sesuai dengan urutan yang

disebutkan pada bagian D. PENDAFTARAN ke dalam satu (1) file berformat PDF.

2. Format penamaan file PDF adalah sebagai berikut:

Nama_lengkap_siswa.pdf (sebagai contoh: Andi Kurniawan.pdf)

3. Silahkan unggah file PDF melalui link dibawah ini:

http://bit.ly/beasiswappih2019

Batas akhir pengumpulan dan pengisian formulir beasiswa paling lambat sampai dengan 9 Juli 2019.

F. TAHAPAN SELEKSI

1. Evaluasi kelengkapan dokumen administrasi;

2. Seleksi penerima beasiswa berdasarkan tingkat kemampuan ekonomi, prestasi akademik dan

pertimbangan geografis;

3. Penetapan para penerima beasiswa oleh Divisi Akademik dan Beasiswa PPIH periode kepengurusan

2018/2019.

G. PENGUMUMAN PENERIMA BEASISWA

Pengumuman penerima beasiswa, beasiswa akan diumumkan kepada penerima beasiswa

melalui:

1. Perekomendasi dan penghubung beasiswa via email/telepon (jika ada);

2. Media resmi yang digunakan PPIH;

3. Konfirmasi penerima beasiswa kepada perekomendasi dan penghubung beasiswa, dilakukan melalui:

media resmi PPIH, email dan telepon sebagai jalur komunikasi untuk memastikan nomor rekening,

nomor telepon serta alamat e-mail dari penerima bantuan.

H. BESARAN BEASISWA

http://bit.ly/beasiswappih2019

112

Besaran beasiswa ditentukan sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan dana beasiswa yang akan

ditetapkan oleh Pengurus PPIH periode berjalan. Untuk tahun 2019 ini Badan Pengurus PPIH 2018/2019

menetapkan sebesar Rp 750.000/siswa (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah per siswa).

I. PENGIRIMAN DANA BEASISWA

Dana bantuan beasiswaakan didistribusikan kepada siswa penerima melalui mekanisme transfer.

Sehingga, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut untuk mempermudah proses distribusi dana bantuan

beasiswa:

1. Untuk rekening penerima beasiswa, disarankan rekening Bank Rakyat Indonesia (BRI);

2. Pengelola Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019 akan mentransfer dana kepada rekening orang

tua/wali siswa di Indonesia sesuai dengan rekening yang disampaikan oleh calon penerima.

J. JADWAL PELAKSANAAN

Jadwal pelaksanaan program Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019 ini adalah sebagai berikut:

1. Sosialisasi dan Penerimaan dokumen : 25 Juni – 23 Juli 2019

2. Seleksi administrasi : 24 Juli – 11 Agustus 2019

3. Pengumuman calon penerima beasiswa : 12 Agustus 2019

4. Transfer dana beasiswa : 17 Agustus 2019 – selesai

K. KONFIRMASI ULANG PENERIMAAN BEASISWA

Konfirmasi ulang penerimaan beasiswa, dilakukan oleh Koordinator Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH

2019 kepada orang tua/wali siswa dan para perekomendasi (jika ada) untuk memastikan bahwa beasiswa

telah diterima oleh para penerima beasiswa.

L. WAKTU PENCAIRAN BEASISWA

Pengiriman beasiswa dilakukan mulai tanggal 17 Agustus 2019.

M. PERTANGGUNGJAWABAN BEASISWA

Pada waktu yang telah ditentukan dalam jadwal pelaksanaan, penghubung beasiswa atau perekomendasi

atau penerima diharuskan mengirimkan bukti penerimaan beasiswa ke email [email protected]

berupa:

1. Scan bukti penyerahan beasiswa (kuitansi atau bukti transfer, atau foto serah terima dana)

2. Pengiriman dokumen bukti penerimaan beasiswa paling lambat sampai dengan tanggal 31 Agustus

mailto:[email protected]

113

2019.

N. SYARAT DAN KETENTUAN

1. Dalam periode menerima manfaat beasiswa, Kordinator Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019 atau

pihak yang ditunjuk secara resmi dapat menemui penghubung beasiswa dan/atau siswa penerima

beasiswa sebagai media dalam memperat komunikasi dan silaturahmi.

2. Keputusan mengenai penerima beasiswa merupakan kewenangan PPIH dan tidak dapat diganggu

gugat.

3. Pemberian beasiswa hanya berlaku sekali dalam kepengurusan PPIH periode 2018/2019 dan tidak

menjamin keberlanjutan beasiswa untuk penerima beasiswa di tahun selanjutnya.

O. PENUTUP

Demikian pedoman ini dirancang dan ditetapkan agar dapat dijadikan pedoman pelaksanaan program

beasiswa PPIH Periode 2018/2019 sehingga dapat berjalan secara obyektif, transparan, tepat sasaran, dan

berdayaguna.

Jika ada pertanyaan silakan hubungi kami melalui email di [email protected]

Higashi-Hiroshima, 24 Juni 2019

DIVISI AKADEMIK DAN BEASISWA PPIH 2018/2019

mailto:%[email protected]

114

Lampiran 1

FORMULIR PENDAFTARAN

BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI PPIH

Data Siswa Calon Penerima Beasiswa

Nama Lengkap : ......................................................................................

Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan*

No. Rekening : ......................................................................................

Nama Pemilik Rekening : ......................................................................................

(Disarankan BRI – Bank Rakyat Indonesia)

Data Orang Tua/Wali

Nama (ayah/ibu/wali*) : ....................................................................................................................

No. KTP : ....................................................................................................................

Pekerjaan : ....................................................................................................................

Penghasilan/bulan : Rp ..................................................................................................../bulan

Alamat Rumah** : ....................................................................................................................

Telepon** : ....................................................................................................................

No. Ponsel** : ....................................................................................................................

Email** : ....................................................................................................................

Data Sekolah Tempat Siswa Belajar

Nama Sekolah : ....................................................................................................................

Kelas : ....................................................................................................................

Nama Kepala Sekolah : ....................................................................................................................

Alamat Sekolah : ....................................................................................................................

Telepon : ....................................................................................................................

Email*** : ....................................................................................................................

Data Perekomendasi

Nama : ....................................................................................................................

Status keanggotaan PPIH : anggota/alumni

Alamat : ....................................................................................................................

Telepon : ....................................................................................................................

Foto 3x4

115

No. Ponsel : ....................................................................................................................

Email : ....................................................................................................................

* Coret yang tidak sesuai

** Jika sama dengan siswa cukup ditulis “idem”

*** Jika tidak ada boleh dikosongkan

116

Lampiran 2

SURAT PERNYATAAN

BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI PPIH

Saya bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap Siswa : ..................................................................................................

Nama Orang tua/wali : ..................................................................................................

Alamat Rumah : ..................................................................................................

..................................................................................................

..................................................................................................

Nama Sekolah : ..................................................................................................

Kelas : ..................................................................................................

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. jika mendapatkan beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH 2019, akan mempergunakan untuk

keperluan bersekolah (seperti: pelunasan SPP, pembelian buku-buku, atau seragam sekolah); dan

2. akan menyelesaikan pendidikan hingga tamat sekolah dasar atau sekolah menengah pertama.

Demikian pernyataan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

…………………..…., ………………..… 2019

Orang tua/wali pemohon

(………………………)

117

LAMPIRAN 4 KORESPONDENSI SURAT

No Nomor Surat Tanggal Perihal Kategori

1 001/B/PPI-HIRO/I/2019 31 Januari 2019 Permohonan Menjadi Pembicara (Kuliah Tamu II)

Surat keluar

2 002/B/PPI-HIRO /II/2019 28 Februari 2019 Undangan Farewell Party untuk wisudawan/wati

3 003/B/PPI-HIRO /II /2019 28 Februari 2019 Undangan Farewell Party untuk oyasan Cijeruk

4 004/B/PPI-HIRO/II/2019 28 Februari 2019 Undangan Farewell Party untuk oyasan Melayu

5 005/B/PPI-HIRO/V/2019 4 Mei 2019 Permohonan Menjadi Pembicara (Kuliah Tamu III)


7 007/B/PPI-HIRO/V/2019 4 Mei 2019 Permohonan Menjadi Moderator (Kuliah Tamu III)



10 010/B/PPI-HIRO/V/2019 10 Mei 2019 Undangan Talkshow Pendidikan

11 011/B/PPI-HIRO/V/2019 10 Mei 2019 Permohonan Bantuan Dana

12 012/B/PPI-HIRO/V/2019 10 Mei 2019 Undangan Talkshow Pendidikan

13 013/B/PPI-HIRO/V/2019 10 Mei 2019 Undangan Iftar Ramadhan

14 014/B/PPI-HIRO/V/2019 10 Mei 2019 Undangan Iftar Ramadhan

15 015/B/PPI-HIRO/V/2019 13 Mei 2019 Surat pengantar proposal talkshow Pendidikan

16 016/B/PPI-HIRO/VI/2019 3 Juni 2019 Surat Undangan Halal Bihalal






22 022/B/PPI-HIRO/VI/2019 26 Juni 2019 Permohonan Menjadi Pembicara (Kuliah Tamu IV)

23 023/B/PPI-HIRO/VI/2019 26 Juni 2019 Permohonan Menjadi Moderator (Kuliah Tamu IV)

24 024/B/PPI-HIRO/VII/2019 8 Juli 2019 Surat Undangan Semarak Olahraga HUT RI ke 74

118


25 025/B/PPI-HIRO/VII/2019 8 Juli 2019 Surat Pengantar Proposal Semarak Olahraga HUT RI ke

74

26 026/B/PPI-HIRO/VII/2019 8 Juli 2019 Surat Permohonan Pelayanan Warung Konsuler KJRI

27 027/B/PPI-HIRO/VII/2019 9 Juli 2019 Surat Permohonan Untuk Moderator

28 028/B/PPI-HIRO/VII/2019 23 Juli 2019 Surat Permohonan Pemilu

29 029/B/PPI-HIRO/VIII/2019 9 Agustus 2019 Surat Undangan Peringatan HUT RI ke 74




33 033/B/PPI-HIRO/VIII/2019 30 Agustus 2019 Surat Undangan Farewell Party September 2019




37 01/SK/PPI-HIRO/XI/2018 5 November 2018 Penetapan Iuran Wajib Anggota PPI Jepang Komisariat

Hiroshima Periode Kepengurusan 2018/2019

Surat Keputusan

38 02/SK/PPI-HIRO/XII/2018 23 Desember2018 SK Kepengurusan PPIH 2018-2019

39 03/SK/PPI-HIRO/XII/2018 23 Desember 2018 SK Kepanitiaan Ski Day Out 2019

40 04/SK/PPI-HIRO/I/2019 15 Desember 2018 Perubahan SK Kepanitiaan Ski Day Out 2019

41 05/SK/PPI-HIRO/II/2019 16 Februari 2019 SK Kepanitiaan Winter&Farewell Games 2019

42 06/SK/PPI-HIRO/VI/2019 12 Juni 2019 SK Penyaluran Dana Bantuan Dari Higashihiroshima

Indonesia Friendship Club Untuk Proses Pemulihan

Masyarakat Terdampak Bencana Tsunami dan Gempa

Bumi Di Palu

43 07/SK/PPI-HIRO/VI/2019 12 Juni 2019 SK Pengembalian Dana Tak Terlacak di Rekening PPIH

44 08/SK/PPI-HIRO/VI/2019 22 Juni 2019 SK Kepanitiaan Peringatan HUT RI ke 74

45 001/Himeji/PPIKansai/X/2018 10 Oktober 2018 Permohonan peminjaman barang dan penampilan tim tari

PPI Hiroshima di Himeji

119


46 S-006/KEU/2019 13 Februari 2019 Permohonan menjadi pembicara (Untuk Kuliah Tamu II) Surat Masuk

47 001/C/PPI-HIRO/XI/2018 22 November 2018 Undangan rapat (pembahasan proker, RAB, dan kebutuhan

divisi)

Surat Internal

48 002/C/PPI-HIRO/V/2019 6 Mei 2019 Undangan rapat (pembahasan proker divisi akademik)

49 003/C/PPI-HIRO/V/2019 21 Mei 2019 Undangan rapat (evaluasi, fiksasi draft konnichiwa, dan

persiapan proker selanjutnya)

50 004/C/PPI-HIRO/VII/2019 Surat tugas (liga futsal JICA)

51 005/C/PPI-HIRO/IX/2019 2 September 2019 Surat tugas (PORMAS PPI Jepang)

120

LAMPIRAN 5 JADWAL BOOKING GYM

Lokasi Tanggal Hari Jam Court Sport

November West gym 24-Nov Sabtu 18-21 B Futsal

East gym 25-Nov Minggu 09-13 B Badminton

East gym 30-Nov Jumat 13.30-16.30 Full Futsal

East gym 30-Nov Jumat 18.00-21.00 B Badminton

Desember East gym 7 Des Jumat 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 14 Des Jumat 13.00-15.00 a,b d Badminton

East gym 18 Des Selasa 16.00-18.00 a dan b Badminton

East gym 19 Des Rabu 13.30 - 16.00 Full Futsal

East gym 20 Des Kamis 16.00-18.00 a dan b Badminton

East gym 21 Des Jumat 13.30-16.00 Full Futsal

East gym 24 Des Senin 14.00-16.00 Full Futsal

East gym 25 Des Selasa 16.00-18.00 a dan b Badminton

West gym 27 Des Kamis 18.30-21.00 Badminton

Januari East gym 6-Jan Minggu 09.00-10.00 Full Futsal

East gym 6-Jan Minggu 10.00-14.00 a,b,c Badminton, pimpong

East gym 11-Jan Jumat 13.30-16.00 Full Futsal

West gym 11-Jan Jumat 13.30-16.30 C Badminton

East gym 12-Jan Sabtu 18.00-21.00 a,b Badminton, pimpong

121

East gym 13-Jan Minggu 09-00-14.00 C Badminton

East gym 17-Jan Kamis 13.30-16.00 Full Futsal

East gym 17-Jan Kamis 16.00-18.00 a,b Badminton, pimpong

East gym 22-Jan Selasa 16.00-18.00 a,b Badminton pimpong

East gym 25-Jan Jumat 13.30 - 16.00 Full Futsal

West gym 25-Jan Jumat 13.30 - 16.00 A Badminton, pimpong

East gym 26-Jan Sabtu 18.00-21.00 a,b,c Badminton, pimpong, basket

East gym 27-Jan Minggu 09.00-10.00 Full Futsal

East gym 30-Jan Rabu 13.30-16.000 Full Futsal

East gym 31-Jan Kamis 16.00-18.00 a,b Badminton, pimpong

Februari East gym 3-Feb Minggu 18.00-21.00 b,c badminton pimpong

East gym 8-Feb Jumat 13.30-16.00 Full Futsal

West gym 8-Feb Jumat 14.00-16.00 c badminton/pimpong/basket

West gym 8-Feb Jumat 14.00-16.00 b badminton/pimpong/basket

East gym 10-Feb Minggu 18.00-21.00 b Badminton

West gym 14-Feb Kamis 19.00-21.00 abc badminton/pimpong/basket/futsal

East gym 16-Feb Sabtu 13.00-17.00 D Badminton

East gym 21-Feb Kamis 19.00-21.00 Full Futsal

East gym 22-Feb Jumat 18.00-21.00 c,d Badminton

East gym 22-Feb Jumat 15.00-18.00 D Badminton

East gym 23-Feb Sabtu 18.00-21.00 Full Futsal

East gym 27-Feb Rabu 17-00-21.00 B Badminton

East gym 28-Feb Kamis 19.00-21.00 D Badminton

122

Maret East gym 15-Mar Jumat 15.00-18.00 C Badminton

East gym 22-Mar Jumat 19.00-21.00 c,d Badminton/pimpong

East gym 24-Mar Minggu 09.00-14.00 C Badminton/pimpong

April East gym 10-Apr Rabu 13.30-16.00 Full Futsal

East gym 11-Apr Kamis 14.00-16.00 c d Badminton/pimpong

East gym 12-Apr Jumat 13.30-16.00 Full Futsal

East gym 18-Apr Kamis 13.00-14.00 a b Badminton

East gym 21-Apr Minggu 09.00-10.00 Full Futsal

East gym 25-Apr Kamis 14.00-16.00 a,b Badminton/pimpong

East gym 28-Apr Minggu 09.00-10.00 Full Futsal

Juni East gym 6-Jun Kamis 14.00-16.00 a b Badminton/pimpong

East gym 7-Jun Jumat 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 9-Jun Minggu 15.00-18.00 Full Futsal

East gym 9-Jun Minggu 13.00-15.00 c d Badminton/pimpong

East gym 9-Jun Minggu 09.00-12.00 C Badminton

East gym 11-Jun Selasa 14.00-16.00 Full Futsal



East gym 23-Jun Minggu 09.00-13.00 C Badminton

East gym 29-Jun Sabtu 09.00-13.00 a c Badminton

123

Juli East gym 4-Jul Kamis 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 11-Jul Kamis 14.00-16.00 Full Futsal

East gym 13-Jul Sabtu 17.00-21.00 a b Badminton

East gym 14-Jul Minggu 14.00-16.00 Full Futsal

East gym 14-Jul Minggu 10.00-14.00 C Badminton

East gym 16-Jul Selasa 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 18-Jul Kamis 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 26-Jul Jumat 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 28-Jul Minggu 09.00-14.00 c Badminton

East gym 28-Jul Minggu 14.00-17.00 a b Badminton

East gym 30-Jul Selasa 14.00-16.00 Full Futsal

Agustus East gym 1-Aug Kamis 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 2-Aug Jumat 13.00-16.00 a b Badminton

East gym 8-Aug Kamis 17.00-21.00 a b Badminton

East gym 9-Aug Jumat 18.00-21.00 Full Futsal

East gym 11-Aug Minggu 9.00-13.00 b Badminton

East gym 23-Aug Jumat 18.00-21.00 b d Badminton

East gym 26-Aug Senin 17.00-21.00 Full Futsal

September East gym 4-Sep Rabu 18.00-21.00 C Badminton

East gym 6-Sep Jumat 18.00-21.00 Full Futsal

124

East gym 14-Sep Sabtu 17.00-21.00 b c Badminton

East gym 15-Sep Minggu 09.0-13.30 B Badminton

East gym 18-Sep Rabu 18.00-21.00 c,d Badminton

East gym 19-Sep Kamis 18.00-21.00 a,b Badminton





East gym 30-Sep Senin 18.00-21.00 Full Futsal

Oktober East gym 1-Oct Selasa 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 4-Oct Jumat 13.00-16.00 Full Futsal

East gym 6-Oct Minggu 14.00-17.00 Full Futsal

East gym 6-Oct Minggu 17.00-21.00 a b Badminton

125

LAMPIRAN 6 TIMELINE KEGIATAN

TIMELINE KEGIATAN PPIH PERIODE KEPENGURUSAN 2018/2019

No Kegiatan PJ

Bulan

10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 Pencarian Ketua PPIH Ketua

2 Panduan Hidup di Jepang Sekretaris

3 Form Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris

30-31 1-17

4 Arsip Sekretaris

5 Laporan Keuangan Bendahara 31 30 31 31 28 31 30

6 Uang Kas Bendahara

7 Danus Dana Usaha

Open Order Beras

7, 13

6

Merchandise PPIH

Lain-Lain

10

8 Welcoming Party Internal 27

9 Ski Day Out PPIH Internal

26

126

10 Farewell Party Internal

Farewell Party Maret 2019

10

Farewell Party September 2019

8

11 Hanami Bersama Internal

6

12

Buka Puasa Bersama Masyarakat

Indonesia Internal

18

13 Upacara 17 Agustus Internal

17

14 Kuliah Tamu PPIH

Akademik dan

Beasiswa

Land Development in Indonesia

19

Anak Muda Kenal APBN

23

Pendidikan di Indonesia: Realita dan

Cita

18

Refleksi Sejarah: 400 tahun Hubungan

Indonesia dan Jepang

21

Public Speaking for Kids

14

15 Beasiswa Bidik Anak Negeri

Akademik dan

Beasiswa

Pengumpulan Donasi

1 -

31

1 -

30

1-

31

127

Pengumpulan Berkas Applicant

1-23

Seleksi Berkas

23-

31 1 - 11

Pengumuman dan Transfer

12

16 Photo Contest Minat dan Bakat

1 Winter Xperience

2 Sakura Magnificence

1 - 21

3 Agustus Ceria

15-5

17 Kelas Foto dan Video Minat dan Bakat

Kelas Foto dan Video

11

Hunting Foto dan Video

2

Photo Studio PPIH Maret 2019

23

Photo Studio PPIH September 2019

20

18 Kelas Sketsa Minat dan Bakat

23

19 Latihan Rutin Olahraga Olahraga 1 - 31 1 - 30 1 - 31 1 - 31

1 -

28 1 - 31 1 - 30

1-30 1-31 1-31 1-30

20 Winter Games Olahraga

10

128

21 17 Agustus Sports Event Olahraga

4

22 TGIF Relasi Publik

1 Winter Break Enaknya Kemana Nih?

7

2 Bencana Melanda, Diaspora Bisa Apa?

11

3 Romantisme Indonesia-Jepang

8

4 Seluk Beluk Supersemar

15

5 Drama di Negeriku, Mengupas Tuntas

sang Pembunuh Seksi

3

6 Tips dan Trik Mendaki Fuji San

3

23 Brothers PPIH Relasi Publik

1 Kenapa memilih Jepang 1

13

2 Kenapa memilih Jepang 2

27

3 Melahirkan di Jepang

4 Suka duka kuliah di Jepang

5 Sekolah anak di Jepang

24 Publikasi Relasi Publik

Ucapan Pernikahan

129

Ucapan Hari Besar

Ucapan Bela Sungkawa Tragedi

What's on PPIH

1 1 1 1 1 1

Laporan Keuangan

31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 30

Kegiatan

Kenal PPIH Relasi Publik

11

25 Konten Konnichiwa Komisariat Relasi Publik

16

26 HIA Social Gathering Sosial dan Budaya

1 Muslim Fashion Sosial dan Budaya

1

2 Iftar Ramadhan Sosial dan Budaya

23

3 Farewell Party dan Peringatan HUT RI Sosial dan Budaya

27

27 Kunjungan Sosial dan Budaya

Kelahiran

10,

17

15,

22

16

14 15

Bela Sungkawa

14

28 Cooking Class Sosial dan Budaya

13

29 Bersih-Bersih Gudang dan Inventarisasi Sarana dan Prasarana

12

130

Keterangan:

Sudah dilaksanakan

Tidak terlaksana

Dintegrasikan dengan Konnichiwa PPIJ

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN -...

Documents

Transcript of LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN -...