LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PANITIA...

Jakarta Design Centre, 26 – 27 JUNI 2009 [LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN]

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

PANITIA PELANTIKAN DAN PENATARAN

0209


A. KEPANITIAAN

1. KETUA : DENY NOER SAADA

2. SEKRETARIS : PURNAMASARI MULYONO

3. BENDAHARA : MARISKA WIRAMIHARDJA

4. MATERI & ACARA : FEBRIYANTI SURYANINGSIH

NADIA PURWESTRI

YOHANES SAMPONO

5. KREATIF : PRADIPTA KURNIAWATI

MEIRISA TRINKAWATI

FARID WADJI NASHIRY

6. PUB-DOK : AMALIA JULIASIH

TRIBOWO PANGESTOMO

7. LOGISTIK : MUHAMMAD AKBAR

ADIAS SUSETYO

LUKITO ST.

8. KONSUMSI : SILVIA HONSA

ANI JULIANY

SEVY ARFAH

B. DESKRIPSI TUGAS

• Melaksanakan acara penataran Kode Etik dan Pelantikan anggota baru Ikatan Arsitek Indonesia Jakarta

• Melaksanakan acara penataran Strata Standar Kompetensi Arsitek I, II, III dan IV

• Melaksanakan acara SinemaArs dan Presentasi Arsitektur

C. PELAKSANAAN

• Acara telah dilaksanakan pada hari Jumat, 26 Juni 2009 – 27 Juni 2009 di Gedung Jakarta Design Center (JDC) lt. 6.

• Pada hari Jumat, 26 Juni 2009 telah dilaksanakan acara penataran Strata II dan Strata IV, dan diikuti oleh 54 orang pada Penataran Strata II dan 15 orang

pada penataran Strata IV

• Pada hari Sabtu, 27 Juni 2009 telah dilaksanakan acara penataran Kode Etik dan Pelantikan anggota baru IAI Jakarta, Strata I dan Strata III, dan diikuti oleh 84 orang pada Penataran Kode Etik, 34 orang pada Penataran Strata I dan 11 orang pada Penataran Strata III

• Dan pada hari Jumat, 26 Juni 2009 pula Acara reguler IAI Jakarta, SinemaArs dan Presentasi Arsitektur tidak diadakan karena adanya tambahan acara dari pihak pengurus mengenai “Perencanaan pemugaran kota tua Jakarta”.


Run Down Acara • Melalui diskusi dalam panitia, diputuskan hari pertama melangsungkan

penataran Strata II dan Strata IV, hari kedua melangsungkan Pelantikan Anggota baru, penataran Strata I dan Strata III.

• Pembicara yang telah ditetapkan, dikonfirmasikan lagi kepada yang bersangkutan.

• Pada saat registrasi, panitia memberikan name taq kepada seluruh peserta.

• Dalam prosesnya, terdapat beberapa perubahan susunan waktu karena keterlambatan dari pembicara dalam membawakan materi, sehingga akhirnya adalah sebagai berikut:

Jumat, 26 Juni 2009 PENATARAN STRATA II Seharusnya topik dimulai pada pk. 08.00 akan tetapi , mengalami kemunduran waktu karena setelah launching web, ruangan yang sebelumnya digabung menjadi satu kembali dipisahkan dengan pembatas ruangan (membutuhkan waktu yang lebih lama dari yang telah direncanakan). Sesi 1 dimulai pada pk. 8.30 Sesi 1 (Pembicara : Ir. Bayu Aji, MT) Topik : Tata bangunan di DKI Jakarta Materi 1 : Persyaratan & prosedur membangun di DKI Jkt.; Perijinan & prosesnya al. IPTB, IMB, IPB, Persyaratan TPAK dll. Sesi 2 ( Pembicara : Ir. Daniel Mangidaan ) Topik : Peraturan& persyaratan bangunan di DKI Jakarta Materi 2 : al. Peraturan&persyaratan ttg sarana utilitas bangunan al. penghawaan, sirkulasi vertikal/horizontal, kelistrikan, pengadaan air bersih, pembuangan sampah/limbah dsb Sesi 3 ( Pembicara : Ir. Pandita, Msi ) Topik : Peraturan& persyaratan komponen penunjang bangunan di DKI Jakarta

Materi 3 : al. Peraturan & persyaratan perencanaan ruang/fasilitas umum/sosial (fasum/fasos) startegi menghadapi PKL, penggusuran dll Sesi 4 ( Pembicara : Ir. Manlian Ronald Simanjuntak ) Topik : Peraturan& persyaratan keselamatan bangunan di DKI Jakarta Materi 4 : al. Peraturan&persyaratan gedung pd. masalah kebakaran dan keadaan darurat lainnya. PENATARAN STRATA IV Keterlambatan sama dengan Strata II, karena pembukaan serta launching web dilakukan pada saat yang bersamaan. Sesi 1 ( Pembicara : Ir. Tateng Kurniahadi Djajasudharma M.Arch, IAI ) Topik : Hubungan antara Arsitek dan pemberi tugas.

Materi 1 : Kasus‐kasus yang terjadi dalam praktek, al. seputar masalah

hubungan arsitek dan pemberi tugas. Sesi 2 ( Pembicara : Ir. Tateng Kurniahadi Djajasudharma M.Arch, IAI ) Topik : Hubungan antara Arsitek dan Penyandang Dana.

Materi 2 : Kasus‐kasus yang terjadi dalam praktek, al. seputar masalah tujuan,

harapan dari klien penyandang dana.


Sesi 3 ( Pembicara : Ir. Didi Haryadi, IAI ) Topik : Hubungan antara Arsitek dan Kontraktor. Materi 3 : Kasus‐kasus yang terjadi dalam praktek, al. seputar masalah tujuan,

harapan dari kontraktor. Sesi 4 ( Pembicara : Ir. Didi Haryadi, IAI ) Topik : Hubungan antara Arsitek dan Pengembang.

Materi 4 : Kasus‐kasus yang terjadi dalam praktek, al. seputar masalah tujuan,

harapan dari pengembang.

Sabtu, 27 Juni 2009 PENATARAN KODE ETIK dan PELANTIKAN ANGGOTA IAI BARU PERIODE 0309 ( Pembicara : Prof. Dr. Sandi Siregar, IAI ) PENATARAN STRATA I Sesi 1 ( Pembicara : Ir.Nahrawi Syam, Msi ) Topik : Tataguna lahan di DKI Jakarta Materi 1 : Rencana Tata Ruang Wilayah DKI Jkt, Rencana Struktur, Arahan pemanfaatan ruang/zoning. Sesi 2 ( Pembicara : Ir.Nahrawi Syam, Msi ) Topik : Ketentuan & prosedur perijinan perencanaan wilayah/lahan di DKI Jakarta Materi 2 : Proses Perijinan SP3L, SIPPT, Blok Plan dll. Sesi 3 ( Pembicara : Hasni, SH, MT ) Topik : Masalah pertanahan di DKI Jakarta Materi 3 : Kebijakan2 Pemda pd masalah pertanahan; Fungsi, peran, wewenang & tg. Jawab instasi Badan Pertanahan Nasional/Daerah Sesi 4 ( Pembicara : Hasni, SH, MT ) Topik : Kasus‐kasus pertanahan di DKI Jakarta

Materi 4 : Peraturan2 pertanahan & property yg perlu diketahui oleh arsitek;

Kasus‐kasus pertanahan & property yang terjadi.

PENATARAN STRATA III Sesi 1 ( Pembicara : Ir. Arya Abieta ) Topik : Peraturan& persyaratan konservasi bangunan/lingkungan yg harus

dilestarikan

Materi 1 : al. Peraturan&persyaratan dan kasus‐kasus yang terjadi pada

konservasi bangunan Sesi 2 ( Pembicara : Ir. Tondy Lubis ) Topik : Peraturan & persyaratan tentang bangunan dan lingkungan yang berkelanjutan Materi 2 : al. Peraturan & persyaratan green architecture, green building, LEED dll. Sesi 3 ( Pembicara : Ir. Bambang Eryudhawan ) Topik : Peraturan& persyaratan aksesibilitas bangunan di DKI Jakarta Materi 4 : al. Peraturan&persyaratan aksesibilitas bangunan terhadap para penyandang cacat tubuh.


Sesi 4 ( Pembicara : Ir. Tjuk Kuswantoyo ) Topik : Tanggung Jawab dan Peranan Arsitek Materi 3 : al. Tanggung Jawab dan Peranan Arsitek dalam permasalahan intuisi dan masyarakat.

Kemasan Acara • Melalui proses diskusi beserta dengan rekan panitia yang lain, diputuskan

untuk acara periode ini memiliki tema; adalah Heritage (Sustainable Heritage).

• Tema tersebut dikembangkan dalam beberapa elemen yang ada dalam kepanitiaan; antara lain : dress code panitia adalah Batik resmi, peserta mendapatkan Goody Bag sebagai kantong untuk materi, acara dan gelas minum, dsb.

• Hand out susunan acara dikemas tersendiri berupa daftar acara.

• Adapun buku acara yang isinya; Mukadimah IAI, Janji Arsitek, beberapa bangunan yang sesuai dengan tema “Sustainable Heritage” dan Notes. Tujuan

dibuat buku acara adalah agar materi‐materi tersebut tidak terpisah,

memudahkan untuk dicari serta dapat digunakan sebagai buku catatan juga.

• Buku Acara disusun/didisain/dilayout dengan standar bahasa disain yang

sama dengan elemen‐elemen lainnya dalam acara ini. Di dalamnya juga

memuat penjelasan bangunan bertemakan “sustainable heritage” sebagai bagian dari refleksi terhadap fungsi arsitek dalam kontribusinya.

• Panitia menyepakati untuk selalu memulai dan mengakhiri setiap acara dengan doa yang dipimpin oleh MC. Panitia.

• Mencoba membuat pembukaan acara lebih cair dengan film documenter sederhana tentang bangunan tua.

• Adanya Koordinator kelas disetiap strata dan penataran anggota baru

• Pembacaan profil pembicara pada awal presentasi

D. HAMBATAN

• Beberapa peserta tidak mendapatkan materi penataran dikarenakan kurangnya copy dari materi tersebut. Kekurangan copy dari materi ini

disebabkan karena hingga saat-saat terakhir pendaftaran peserta penataran masih berlangsung. Peserta penataran yang belum mendapatkan materi tersebut akhirnya bisa mendapatkannya setelah penataran berlangsung beberapa lama.

• Secara umum terjadi beberapa loose job subject, karena deskripsi tugas yang kurang jelas batasannya.

• Kurangnya handout materi, sehingga peserta merasa kurang dapat mengikuti penataran dengan baik. (jumlah handout disesuaikan dengan jumlah pendaftar terakhir). Untuk panitia terdahulu, tidak terhitung dalam jumlah penatar sehingga menyebabkan kekurangan handout materi.

• Sampai dengan waktu penyebaran publikasi, pembicara belum dapat

dipastikan

• Keterbatasan waktu dalam penyebaran pamflet

• Sampai dengan H-2 penutupan pendaftaran, jumlah pendaftar anggota baru maupun penataran strata masih belum memenuhi kuota. Sehingga diputuskan pendaftaran diundur hingga selasa, 23 Juni 2009


• Kepastian naiknya biaya pelantikan anggota baru diketahui belakangan, sehingga perlu ada revisi pada pamflet yang dipublikasikan

• Strata 5 dan 6 mengalami perubahan tema penataran, sehingga membutuhkan revisi pada pamflet yang dipublikasikan. Pada akhirnya kedua strata tersebut ditiadakan karena tidak ada yang mendaftar.

• Presentasi dan Sinema Arsitektur sudah termuat dalam publikasi, tetapi menjelang hari H baru diputuskan bahwa keduanya dibatalkan. Karena waktunya sempit dan adanya acara tambahan dari pihak pengurus IAI mengenai “pelestarian bangunan tua di kota Jakarta” dan publikasi sudah terkirim secara berkala sehingga tidak sempat melakukan revisi pada pamflet.

E. REKOMENDASI

• Penetapan dress code:Batik , baik untuk menumbuhkan nilai-nilai Indonesia

• Adanya video-video heritage building ,dapat memperluas wawasan para tamu (pada saat menunggu acara dimulai).

• Memberi tema “sustainable heritage” pada kepanitiaan periode ini cukup memberi wawasan baru dalam pelantikan dan penataran strata ini, selain itu dapat memperkuat setiap kemasan yang diusulkan dalam acara.

• Diberikannya kesempatan boleh bertanya pada saat pembicara sedang membawakan materi di menit ke 60, membawa suasana lebih hidup dan interactive.

• Pembagian sertifikat disaat akhir materi oleh pembicara terakhir, membuat peserta lebih hikmat dan tertib dalam menerima sertifikat strata yang diberikan pihak panitia.

• Pemutaran film yang menggambarkan suasana Kota Jakarta pada masa lalu cukup memberikan selingan yang menarik bagi peserta penataran disela-sela jeda penataran.



BENDAHARA 0209 A.


PERSONIL BENDAHARA

Nama : Mariska Wiramihardja

Telp : 0856.1085.777

Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS

Bendahara bertugas untuk:

• Menyusun proposal keuangan untuk mendapatkan dana dari IAI Jakarta.

• Mengatur dan mengontrol uang masuk dan keluar kas.

C. PELAKSANAAN

• Membuat rencana keuangan per divisi berdasarkan masukan dari masing-

masing divisi.

• Menyusun proposal keuangan untuk mencairkan dana dari IAI Jakarta.

• Mengajukan proposal keuangan pada tanggal 10 Juni 2009.

• Mengambil cek dari IAI Jakarta pada tanggal 23 Juni 2009 dan mencairkannya

pada tanggal 24 Juni 2009 di Bank Mandiri cabang JDC.

D. HAMBATAN

Walaupun proposal keuangan sudah diserahkan sejak tanggal 10 Juni, namun cek

baru dapat diterima dan dicairkan pada H-2. Hal ini dikarenakan lambatnya

Pengurus IAI Jakarta dalam hal menyetujui proposal tersebut dan menyampaikannya

ke Sekretariat IAI Jakarta.

Pada akhirnya, bendahara sendiri lah yang harus menyampaikan proposal tersebut

ke Sekretariat IAI Jakarta pada tanggal 23 Juni 2009. Akibatnya, pembelian

kelengkapan-kelengkapan acara dilakukan dengan menggunakan uang pribadi

panitia terlebih dahulu.

E. REKOMENDASI

Persetujuan proposal keuangan hendaknya dilakukan dengan cepat sehingga dapat

segera diserahkan kepada Sekretariat. Dengan demikian, dana dapat diterima lebih

cepat sehingga panitia tidak perlu mengeluarkan uang pribadinya.



TIM MATERI DAN ACARA 0209


A. PERSONIL TIM MATERI

Nama : FEBRIYANTI SURYANINGSIH Telp : 08159007340 Email : [email protected]

Nama : NADIA PURWESTRI Telp : 0816.760.470 Email : [email protected] Nama : YOHANES SAMPONO Telp : 0812.100.1470 Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS

Dalam hal ini timi materi mempunyai tugas untuk :

• Berkoordinasi dengan pengurus IAI Jakarta mengenai materi yang akan digunakan.

• Berkoordinasi dengan DKA dalam menentukan nama - nama calon pembicara.

• Berkoordinasi dengan sekretariat IAI Jakarta untuk mempersiapkan surat permohonan kepada calon pembicara.

• Menghubungi calon pembicara untuk memastikan kesediaannya.

• Melakukan koordinasi berkala dengan calon pembicara untuk memastikan kehadiran dan kesiapan materi, baik materi presentasi maupun materi handout.

• Koordinasi dengan tim logistik.

• Memastikan kehadiran pembicara pada hari H. • Menyiapkan handout dan CD materi untuk peserta.

C. PELAKSANAAN

Penentuan materi • Panitia mengajukan beberapa calon pembicara dengan materinya. Kemudian

diajukan kepada pengurus IAI Jakarta untuk di periksa dan juga mengusulkan beberapa nama pembicara. Terlebih lagi, panitia menyiapkan calon pembicara dan materi untuk strata tambahan yakni strata 5 dan 6. Setelah mendapat masukan dari pengurus, daftar calon pembicara diajukan ke DKA. Secara keseluruhan, daftar nama pembicara dapat dilihat pada lampiran.

• Topik untuk strata 5 dan 6 sampai 2 minggu sebelum acara juga masih belum dipastikan. Namun pada akhirnya strata 5 dan 6 dibatalkan karena jumlah peserta tidak memenuhi quota.

Pembuatan Surat Permohonan • Untuk pembuatan surat permohonan kepada pembicara, kami berkoordinasi

dengan pihak sekretariat (mba Rika & mba Nuri). Surat permohonan dikirim


langsung ke alamat dinas / instansi pembicara. Beberapa pembicara juga minta dikirimkan melalui fax.

Kesediaan Calon Pembicara

• Untuk mempercepat mendapat kepastian pembicara, para calon pembicara langsung dihubungi via telepon satu hari setelah surat dikirim.

Koordinasi Berkala

• Untuk memastikan kesiapan materi dan presentasi, kami melakukan

koordinasi berkala dengan pembicara untuk mengingatkan dan membantu pembicara untuk mempersiapkan materi.

Koordinasi Dengan tim Logistik dan Sekretariat

• Koordinasi dengan divisi logistik Mempersiapkan alat bantu presentasi pembicara. Diantaranya: Papan tulis, Kertas HVS, Kursi roda, Speaker, Pointer, dll. Sesuai kebutuhan dan permintaan dari masing-masing pembicara.

• Koordinasi dengan sekretariat Fax surat permohonan pembicara (bagi yang meminta). Mempersiapkan penginapan pembicara untuk 2 hari (Bp. Sandi Siregar).

Memastikan Kehadiran pembicara Pada hari-H, kami memastikan kehadiran pembicara tepat waktu, dengan telepon 1 jam sebelum mereka mulai presentasi.

Menyiapkan Handout dan CD Materi Kami juga menyiapkan Handout dan CD materi untuk dibagikan kepada peserta. Masing-masing peserta mendapatkan Handout dan CD sesuai dengan materi strata yang diikuti.

D. HAMBATAN

Dalam pelaksanaan tugasnya tim materi mendapati beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain:

• Terdapat tambahan acara “strata 5 dan 6” yang sampai 2 minggu sebelum acara masih belum mendapatkan kepastian mengenai topiknya. Serta “pengisian SKA” yang berarti adanya tambahan publikasi, tambahan ruang, dsb.

• Panitia dengan sigap menentukan calon pembicara. Akan tetapi, respon pengurus IAI Jakarta tidak terlalu cepat diawal persiapan dalam menanggapi

nama-nama calon pembicara yang panitia ajukan tersebut, sehingga mempengaruhi progress persiapan secara keseluruhan. Dan juga disebabkan salah satunya oleh kurang cepatnya DKA mengeluarkan respon atas nama pembicara yang panitia usulkan sehingga ada beberapa topik strata yang belum memiliki nama pembicara sampai 3 hari sebelum acara.

• Kurangnya handout materi, sehingga peserta merasa kurang dapat mengikuti penataran dengan baik. (jumlah handout disesuaikan dengan jumlah pendaftar terakhir). Untuk panitia terdahulu, tidak terhitung dalam jumlah penatar sehingga menyebabkan kekurangan handout materi.


• Panitia juga terkadang merasa seperti dilempar-lempar. Masalah informasi yg terkadang tidak jelas seperti masalah koordinasi intern pengurus IAI Jakarta sendiri; kaitannya dengan pemilihan pembicara, pengiriman surat untuk pembicara dari sekretariat sampai pada acara pemutaran film + presentasi bagian pemugaran yang tidak ada kejelasannya sehingga pada akhirnya panitia memutuskan untuk membantu pihak SINEMA ARS mencarikan film yang berhubungan dengan tema kami “sustainable heritage”.

• Setelah ditetapkannya SINEMA ARS itu, panitia mendapat konfirmasi dari pihak pengurus 3 hari sebelum hari H bahwa pengurus mendapatkan acara presentasi mengenai “Pelestarian Bangunan Tua di kota Jakarta”. Hal ini berdampak pada jadwal SINEMA ARS yang telah disepakati bersama dan akhirnya ditiadakan.

• Surat permohonan yang telah dikonfirmasikan ke sekretariat setelah dicek kembali surat tersebut belum sampai ke pembicara. Hal ini menghambat kepastian kesediaan menjadi pembicara.

• Materi dari pembicara baru/lama yang ingin merevisi materi sebelumnya seringkali baru siap beberapa hari, bahkan ada yang baru memberikan pada hari-H. Hal tersebut agak menyulitkan untuk memproduksi CD dan handout karena materi belum diterima oleh divisi materi.

• Penulisan gelar untuk nama2 pembicara sulit dicari karena ketidakpastian

database yang ada, maka harus jauh2 hari diantisipasi dengan meminta CV lengkap pembicara.

E. REKOMENDASI

• Untuk mempersingkat waktu, seharusnya tim materi langsung menyusun nama-nama pembicara yang pernah menjadi pembicara pada strata-strata sebelumnya dan diajukan ke DKA. Bila memang ingin mengajukan beberapa nama baru, sebaiknya segera diinformasikan ke pengurus IAI Jakarta, lalu setelah cocok langsung ajukan ke DKA untuk konfirmasi dan setelah disetujui langsung hubungi sekretariat untuk membuat surat undangan resmi dari IAI Jakarta.

• Untuk mengantisipasi adanya pembicara baru/lama yang ingin merevisi materinya, sebaiknya jauh2 hari sudah dikonfirmasikan dahulu dan dikejar2 materi dari mereka sesegera mungkin sehingga divisi materi dapat memiliki bahan yang selengkap mungkin sebelum acara untuk diolah lebih lanjut.

• Selalu mengingatkan pengurus yang menghubungi pembicara yang telah disepakati bersama.



TIM KREATIF 0209


A. PERSONIL TIM KREATIF Nama : FARID WAJDI NASHIRY Telp : 0813.2042.3712 Email : [email protected]

Nama : PRADIPTA KURNIAWATI Telp : 0815.959.0437 Email : [email protected] Nama : MEIRISA TRINKAWATI Telp : 0878.8837.72842 Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS Dalam hal ini tim kreatif mempunyai tugas untuk :

• Berkoordinasi dengan seluruh panitia mengenai tema yang akan digunakan.

• Berkoordinasi dengan tim materi dalam penggunaan materi yang telah disiapkan.

• Mendesain produk berupa logo & jargon acara, goody bag, nametag, notes, pamflet, cover cd dan daftar acara.

• Menyiapkan produk yang telah di desain hingga siap dibagikan.

• Koordinasi dengan tim logistik dalam pengadaan bahan yang digunakan.

C. PELAKSANAAN

Penentuan Tema

• Tema ini dipilih melalui kesepakatan bersama dengan semua panitia yang terkait.

List Daftar & Jadwal Pekerjaan 15 Mei 2009 Desain pamflet (Farid)

18 Mei 2009 Materi notes (Mba Nadia, Mbak Ria, Mariska)

19 Mei 2009 Desain goodie bag (Farid)

24 Mei 2009 Pembuatan logo dan jargon acara (Farid)

Desain pamflet revisi (Farid) 30 Mei 2009 Desain name tag ( Dipta)

01 Juni 2009 Desain goodie bag final(Farid)

02 Juni 2009 Desain cover notes (Meirisa)

04 Juni 2009 Revisi pamflet final (Farid)


07 Juni 2009 Desain jadwal acara (Dipta)

Belanja cd, label & casing 150 pcs, plastik name tag, mika notes (Mariska)

08 Juni 2009 Cetak goodie bag (Pak Denny)

14 Juni 2009 Revisi name tag (Dipta)

Desain isi notes (Dipta)

16 Juni 2009 Cetak contoh name tag, jadwal, notes (Dipta)

18 Juni 2009 Revisi isi notes (Meirisa)

19 Juni 2009 Desain label cd (Farid)

20 Juni 2009 Cetak notes (Sari)

24 Juni 2009 Revisi daftar acara (Meirisa)

Cetak daftar acara (Sari) 25 Juni 2009 Revisi name tag final (Meirisa)

Cetak name tag (Meirisa)

Cetak label cd (Dipta)

Jilid notes (Sari)

26 Juni 2009 Burn cd strata 2&4 (Meirisa, Amalia, Mariska, Dipta)

Cetak daftar acara (Sari)

Belanja cd, label & casing 100 pcs (Dipta)

Goodie bag tiba di lokasi (Pak Deny)

27 Juni 2009 Burn cd pelantikan, strata 1&3 (Meirisa, Amalia, Mariska, Dipta)

D. HAMBATAN

Dalam pelaksanaan tugasnya tim kreatif mendapati beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain:

• Materi yang datang menjelang hari H dari pembicara dan jumlah peserta yang tidak terprediksi cukup merepotkan dalam hal mempersiapkan cd.

• Fix daftar acara dan notes yang mepet hari H merepotkan dalam hal mencetak notes.

E. REKOMENDASI

• Persiapan cd burner lebih dari satu untuk membakar cd pada hari H.


• Persiapan printer lebih dari satu untuk mencetak daftar acara.

• Notes bisa dicetak 2 minggu sebelum hari H.

• Kelengkapan dalam goody bag bukan keharusan, jadi dibuat apa saja yang diperlukan dan efisien.

• Team kreatif butuh tambah orang untuk memikirkan kekreatifan acara, supaya beda dari yang lain.



TIM PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI

0209


A. PERSONIL TIM PUBLIKASI dan DOKUMENTASI Nama : AMALIA JULIASIH Telp : 08562003443 Email : [email protected]

Nama : TRIBOWO PANGESTOMO Telp : 08179549520 Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS Dalam hal ini tim publikasi dan dokumentasi mempunyai tugas untuk :

• Mempublikasikan acara kepada anggota IAI dan arsitek lainnya

• Memantau jumlah anggota yang mendaftar

• Membuat signage pada acara

• Mendokumentasikan kegiatan rapat panitia dan saat berlangsungnya acara, dengan output berupa foto dan video.

• Mendokumentasikan foto peserta pelantikan pada saat pra-acara untuk

disertakan dalam buku materi yang dibagikan ke para peserta saat acara berlangsung.

• Membuat dokumentasi khusus ‘Foto Angkatan 0309’ pada akhir acara untuk diteruskan ke email masing-masing peserta pelantikan.

C. PELAKSANAAN Konfirmasi

• Konfirmasi mengenai biaya → Sekretariat IAI (Ibu Nury dan Ibu Rika) Terjadi kenaikan biaya Penataran Kode Etik & Pelantikan Anggota Baru sebesar Rp 100.000 (semula Rp. 665.000 menjadi Rp. 765.000)

• Konfirmasi mengenai contact person → Sekretariat o Memasukkan contact person dalam Pamflet Publikasi yaitu Sekretariat

IAI Jakarta JDC Lt 7 (021) 5304719 (Ibu Nury)

• Konfirmasi mengenai pembicara → Tim Materi o Memastikan apakah pembicara akan dimasukkan dalam publikasi atau

tidak.

• Konfirmasi mengenai isi materi Penataran Strata → Tim Materi o Terdapat perubahan untuk tema penataran Strata 5 (semula Regional

Architecture menjadi Multi Disiplin / Manajemen Proyek), dan Strata 6 (semula International Architecture, menjadi Manajemen Biro Arsitek).


Pamflet

• Sejak awal, publikasi direncanakan hanya disebarkan lewat email dan milis. Hal ini dikarenakan penyebaran melalui internet lebih cepat dan efisien dibandingkan harus mencetak pamflet.

Pamflet yang dibuat oleh Divisi Kreatif :

Publikasi melalui e-mail dan milis

• Mengumpulkan alamat email konsultan dan kontraktor yang berada di Jakarta dan sekitarnya.

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];




[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];



[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; pti@pti-

architects.com; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];





[email protected]; [email protected]

• Mengumpulkan alamat email anggota IAI untuk target Penataran Strata dari sekretariat.

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],



[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],














[email protected], [email protected], [email protected], [email protected],[email protected],










[email protected], [email protected] [email protected], [email protected],

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], www.ard.design.or.id,























[email protected], vesta.pamela@pentagriyaartisti, [email protected], [email protected],








[email protected] [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],








[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], harun@lippo-

cikarang.com, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],









fajar_rachman@wahana_designand.com, [email protected], [email protected], [email protected],






















[email protected], [email protected], [email protected]

• Milis: 1. [email protected]

2. [email protected]



• Email disebarkan secara intensif, mulai dari 1 kali per minggu hingga per 2 hari menjelang hari H.

• Untuk memudahkan calon anggota baru, maka pada publikasi email/milis disertakan pula file formulir pendaftaran sehingga dapat langsung diunduh.

Publikasi melalui SMS

• Publikasi dilakukan dengan bantuan sekretariat. Disebarkan ke anggota IAI Jakarta pada tanggal 6 - 19 Juni, sedangkan untuk tanggal 19-23 Juni disebarkan kepada calon anggota baru.

Pemantauan jumlah peserta

• Jumlah peserta sangat minim hingga menuju batas akhir pendaftaran pertama

(19 Juni 2009). Pada batas akhir pendaftaran yang telah diundur (23 Juni 2009), terjadi peningkatan jumlah peserta. Ternyata hingga menjelang hari H jumlah peserta terus bertambah.

19 Juni 23 Juni 25 Juni

Anggota Baru : 20 org 38 org 77 org + 7 org Kode Etik

Strata 1 : 16 org 16 org 37 org





Signage pada acara

• Signage direncanakan membuat X-Banner dan spanduk yang akan diletakkan di lobby JDC, namun akhirnya ditiadakan karena tidak ada sponsor.

• Alternatif signage dibuat secara sederhana yang dipasang di depan lift dan di depan ruangan.

D. HAMBATAN

Dalam pelaksanaan tugasnya tim publikasi dan dokumentasi mendapati beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain:

• Berkaitan dengan pembicara � tim materi Sampai dengan waktu penyebaran publikasi, pembicara belum dapat dipastikan. Sehingga nama pembicara tidak ditampilkan dalam pamflet.

• Pamflet � keterbatasan waktu dalam penyebarannya

• Banyaknya email yang tidak terkirim, dikarenakan alamat email yang sudah tidak valid.

• Sampai dengan H-2 penutupan pendaftaran, jumlah pendaftar anggota baru maupun penataran strata masih belum memenuhi kuota. Sehingga diputuskan pendaftaran diundur hingga selasa, 23 Juni 2009

• Kepastian naiknya biaya pelantikan anggota baru diketahui belakangan, sehingga perlu ada revisi pada pamflet yang dipublikasikan

• Strata 5 dan 6 mengalami perubahan tema penataran, sehingga membutuhkan revisi pada pamflet yang dipublikasikan. Pada akhirnya kedua strata tersebut ditiadakan karena tidak ada yang mendaftar.

• Presentasi dan Sinema Arsitektur sudah termuat dalam publikasi, tetapi menjelang hari H baru diputuskan bahwa keduanya dibatalkan. Karena

waktunya sempit dan adanya acara tambahan dari pihak pengurus IAI mengenai “pelestarian bangunan tua di kota Jakarta” dan publikasi sudah terkirim secara berkala sehingga tidak sempat melakukan revisi pada pamflet.

E. REKOMENDASI

• Publikasi cukup efektif dilakukan melalui email/mailist, maka harus dilakukan secara intensif

• Meningkatkan koordinasi dengan pihak sekretariat dan pengurus IAI yang berkepentingan

• Sebaiknya batas pendaftaran yang telah disepakati (23 Juni) ditepati



TIM LOGISTIK 0209


A. PERSONIL TIM LOGISTIK

Nama : Muhammad Akbar Telp : 021.955.130.50 Email : [email protected]

Nama : Adias Susetyo Telp : 0852.200.160.99 Email : [email protected] Nama : Lukito Telp : 0818.887.462 Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS Dalam hal ini tim logistik mempunyai tugas untuk :

• Mempersiapkan segala bentuk peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk keberlangsungan acara, baik untuk peserta maupun pengisi acara.

• Mempersiapkan ruangan untuk acara penataran kode etik dan strata, serta presentasi arsitektur dan Sinema Ars.

• Membantu tim-tim lain untuk mempersiapkan kebutuhan perlengkapan dan peralatannya.

C. PELAKSANAAN Persiapan Perlengkapan dan Peralatan

• Persiapan perlengkapan dan peralatan dimulai sejak rapat awal bersama seluruh panitia. Dari proses tersebut diperoleh kebutuhan perlengkapan dan peralatan wajib dan tambahan (sesuai dengan konsep umum kepanitiaan).

Kebutuhan perlengkapan dan peralatan berkembang seiring berjalannya rapat-rapat rutin.

Persiapan Perlengkapan dan Peralatan Pra-Acara

• Persiapan perlengkapan dan peralatan semakin intens mendekati hari-H. Penyediaan perlengkapan khusus untuk pembicara, seperti papan tulis, spidol, proyektor, dan kursi roda dilakukan sejak tanggal 26 Juni 2009 sampai tanggal 27 Juni 2009. Persiapan ruangan berupa penataan kursi, meja dan peletakan peralatan dilakukan pada tanggal 27 Juni 2009.

Penyediaan Perlengkapan dan Peralatan Selama Acara

• Tim logistik dibantu oleh panitia tim lain untuk mengawasi kebutuhan perlengkapan seperti kekurangan kertas, pengaturan proyektor, dan pengaturan soundsystem di setiap ruangan.


D. HAMBATAN Dalam pelaksanaan tugasnya tim logistik mendapati beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain:

• Kurangnya personil untuk tim logistik, sehingga persiapan dibantu oleh berbagai pihak dan panitia yang lainnya.

E. REKOMENDASI

• Konsep acara harus jelas dari awal, sehingga membantu tim logistik dalam memperkirakan kebutuhan perlengkapan dan peralatan.

• Komunikasi yang intensif dengan kepanitiaan logistik sebelumnya dan dengan sekretariat IAI Jakarta untuk mengetahui batas pembagian tugas antara panitia logistik dan sekretariat IAI Jakarta.

• Koordinasi yang intensif dengan sesama panitia logistik dan dengan panitia tim lain sehingga tidak ada kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang terlewat.

• Pembuatan checklist logistik dan memo untuk setiap pihak yang akan meminjamkan perlengkapan/peralatan.



TIM KONSUMSI 0209


A. PERSONIL TIM KONSUMSI Nama : SILVIA HONSA Telp : 0813.107.274.76 Email : [email protected]

Nama : ANI JULIANY Telp : 0818.178.789 Email : [email protected] Nama : SEVY ARFAH Telp : ??? Email : [email protected]

B. DESKRIPSI TUGAS

Dalam hal ini tim konsumsi mempunyai tugas untuk :

• Mempersiapkan menu makanan bagi peserta penataran

• Menetapkan jumlah konsumsi dan berkoordinasi dengan bendahara pengurus IAI Jakarta dalam masalah dana

• Menyiapkan konsumsi dan vitamin bagi panitia

C. PELAKSANAAN

PEMESANAN CATERING PADA ADIRASA CATERING JL.KARBELA BARAT NO 3 SETIABUDI PHONE: 5256843, FAX: 5258843 Coffee Break I : kacang bogor, sus vla, sosis solo, kroket ayam

Menu Makan siang :

Nasi putih Nasi goreng Ayam bakar bumbu rujak Daging cabe ijo Asinan jakarta Bihun goreng Sambal acar Aneka buah segar Aneka puding Air mineral Es buah/cendol

Coffee Break II : kacang bogor, sus buah, risol ragut, lemper


Jumat, 26 Juni 2009

Coffee Break I = 50 porsi

Makan Siang = 60 porsi

Coffee Break II = 90-25 = 65 porsi

Pada hari Jumat, 26 Juni 2009, jumlah peserta bertambah banyak sehingga konsumsi yang telah dipesan ternyata kurang. Pada akhirnya tim konsumsi memesan tambahan konsumsi untuk makan siang dan untuk coffee break sore. Akan tetapi snack sore akhirnya diminta oleh pihak pengurus untuk menjamu peserta pengisian SKA kumulatif.

Berdasarkan data diatas, konsumsi hanya untuk peserta penataran sehingga panitia dan pengurus memesan makanan tambahan yaitu McDonald sebesar Rp 581.900,-. Sabtu, 27 juni 2009

Coffee Break I = 120 porsi

Makan Siang = 135 porsi

Coffee Break II = 120 porsi

Total

Coffee Break = 355 porsi x Rp. 19.250,- = Rp 6.833.750,-

Makan Siang = 195 porsi x Rp. 44.000.- = Rp 8.580.000,-

(sudah termasuk ppn 10%)

D. HAMBATAN

Dalam pelaksanaan tugasnya tim konsumsi mendapati beberapa hambatan. Hambatan tersebut antara lain:

• Peserta penataran yang masih bertambah sehari sebelum hari-H

• Konsumsi kurang

E. REKOMENDASI

• Pastikan jumlah peserta penataran sehingga dapat memprediksi jumlah konsumsi yang akan dipesan

• Selalu berkoordinasi dengan pihak catering dalam pengaturan pengeluaran makanan dan peralatan.

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PANITIA...

Documents

Transcript of LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PANITIA...