1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Pada saat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, hal ini memungkinkan pemakai untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Penyajian informasi yang cepat dan akurat ini semakin dibutuhkan oleh berbagai pihak, maka diperlukan suatu media atau alat yang dapat menyajikan informasi tersebut yaitu komputer. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi tersebut, keberadaan komputer sebagai pengolah data, ternyata telah menarik berbagai institusi pendidikan, perusahaan maupun industri untuk menggunakannya. Salah satu diantaranya adalah APIKES Citra Medika Surakarta, yang merupakan institusi yang bergerak dibidang pendidikan. APIKES Citra Medika Surakarta ini sangat membutuhkan sistem informasi dalam penyampaian informasi, diantaranya adalah sistem informasi akademik mahasiswa. Saat ini APIKES Citra Medika Surakarta sedang berkembang. Berdasarkan hasil dari pengamatan akademik pada APIKES Citra Medika Surakarta, dilihat pada

2

proses penyampaian informasi masih belum optimal karena sistem yang sudah ada belum berjalan dengan tepat sehingga penyampaian informasi tidak optimal. Penyampaian sistem informasi akademik yang sedang berjalan saat ini adalah dengan cara online pada website APIKES Citra Medika Surakarta melalui internet dimana jangkauannya hanya mahasiswa yang mempunyai komputer yang terhubung pada internet saja ataupun dengan cara datang langsung kekampus dan melihatnya dipapan pengumungan.. Salah satu bagian yang akan menjadi fokus penelitian ini adalah penyampaian sistem informasi akademik melalui handphone. Yang mempunyai tujuan untuk mempermudah mahasiswa APIKES Citra Medika Surakarta untuk mendapatkan informasi terbaru, data nilai, jadwal kuliah, pengumuman akademik dan sebagainya, tanpa harus datang ke kampus dan tanpa harus online kepada situs APIKES Citra Medika Surakarta. Dengan demikian sistem informasi yang akan dirancang dapat dinikmati dan segera didapat dengan cepat informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa APIKES Citra Medika Surakarta sehingga jarak maupun waktu yang lama tidak lagi menjadi suatu persoalan yang dapat menghambat dalam mendapatkan informasi mengenai sistem informasi akademik di APIKES Citra Medika Surakarta. Sehubungan dengan uraian di atas penulis termotivasi untuk melakukan kerja praktek lapangan di APIKES Citra Medika Surakarta. Untuk meningkatkan

3

pelayanan dalam memberikan informasi mengenai data data akademik mahasiswa bagi pihak-pihak yang membutuhkan, berdasarkan hal tersebut telah memberikan ide atau masukan bagi penulis untuk mengambil judul SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN WAP DI APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA.1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

a. Idenrifikasi Masalah Melihat dari latar belakang masalah diatas maka penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut :1. Belum optimalnya sistem informasi yang berbasis WAP. 2. Sulitnya mahasiswa APIKES Citra Medika Surakarta untuk mendapatkan

informasi akademik dikarenakan mahasiswa harus online dan datang langsung ke APIKES Citra Medika Surakarta. b. Rumusan Masalah Rumusan masalah dari laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut : 1.Sejauh mana sistem informasi akademik yang bekerja di APIKES Citra Medika Surakarta saat ini. 2.Bagaimana sistem penyampaian informasi akademik di APIKES Citra Medika Surakarta.

4

1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

Maksud diadakannya kerja praktek ini adalah mengamati dan mengembangkan sistem informasi akademik di APIKES Citra Medika Surakarta dari sistem yang sedang berjalan. 1.4 Metode Pengembangan Sistem Salah satu bahasa pemograman yang populer saat ini adalah Microsoft Visual Basic yang merupakan perkembangan dari bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code), Microsoft Visual Basic yang digunakan dalam program aplikasi ini adalah Microsoft Visual Basic.NET dan komponen pendukungnya yaitu WAP. Penulis kali ini menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic.NET karena pada saat ini penulis sedang mempelajari bahasa pemograman tersebut sehingga ingin mencoba mengimplementasikannya dalam suatu program aplikasi 1.5 Batasan Masalah Batasan-batasan permasalahan yang disajikan oleh penulis pada penelitian ini mencakup beberapa hal yaitu : Aplikasi yang dibuat mencakup pengolahan data yang berhubungan dengan data akademik.

5

Penggunaan sistem ditujukan hanya pada informasi akademik.

1.6 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek Kerja Praktek dilaksanakan di APIKES Citra Medika Surakarta yang beralamat di Jl. Kh.Samanahudi 93, Sondakan, Laweyan, Surakarta. Kerja Praktek dilaksanakan selama 1 bulan mulai tanggal 13 Juli 2009 sampai dengan 28 Agustus 2009. Berikut ini lokasi dan waktu/jadwal penyelesaian tugas akhir : Tabel 1. Jadwal Kerja Praktek No. 1. 2. 3. 4. Aktifitas Pengajuan Kerja Praktek Pengenalan Kerja Kerja Praktek Mulai kerja praktek Selesai Kerja praktek Bimbingan Tanggal 11 Juli 2009 13 Juli 2009 14 Juli 2009 28 Agustus Lokasi APIKESCM APIKESCM APIKESCM APIKESCM APIKESCM STMIKDB

Tabel 2. Kegiatan Perminggu Minggu 1 2 3 4 5 Kegiatan Pengenalan Cara Kerja Pengenalan Jaringan Komputer IM Telkom Perbaikan Jaringan Internet Penginputan Data Mahasiswa Pemasangan Jaringan Tempat IMTelkom IMTelkom IMTelkom IMTelkom IM Telkom Kampus 2

6

BAB II LANDASAN TEORI2.1. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau hubungan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencaai Tujuan. 2.1.1. Elemen Sistem Elemen-elemen sistem atau komponen komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen- komponen atau subsistem-subsistem. Setiao sub-sistem mempunyai sifat-sifat dari dari sitem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar bisa di sebut dengan supra sistem. 2.1.2. karakteristik sistem

7

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat- sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem(environments), penghubung (interface), masukan (input) keluaran (output), pengolah(proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan(goals). 2.1.3. Klasifikasi sistem Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak(abstarct sistem) dan sistem phisik (phisical system). sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak dari phisik misal teologia sedangkan sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik misal sistem akuntansi, sistem komputer. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah sistem yang terjadi oleh alam misalnya sistem perputaran bumi, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia. sistem buatan manusia melibatkan interksi anatara manusia dengan mesin. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (determenistic system) dan sistem tak tentu (probabilstik system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi diantara bagian-bagianya dapat di deteksi

8

dengan pasti sedangkan sistem tak tentu sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi kaena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tetutup(closed sytem) dan terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar.sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh denga lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem -subsistem lainya.

2.2. Pengertian Informasi Infromasi dapat didefenisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 2.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang orang, fasilitas, teknilogi, media, rosedur-prosedur dan pengendalian yang di tujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu , memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang

9

penting dan menyediakan suatu dasar infromasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. 2.4 Teori Tentang WAP Permasalahan yang diangkat dalam laporan Kerja Praktek Lapangan ini adalah mengenai sistem informasi akademik mahasiswa dengan menggunakan WAP yang tidak optimal. Sistem informasi akademik mahasiswa dengan WAP di APIKES Citra Medika Surakarta sudah cukup lengkap, namun aplikasi tersebut tidak berjalan karena masalah koneksi pada servernya. Sistem informasi akademik mahasiswa dengan WAP di APIKES Citra Medika Surakarta memakai bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dengan komponen pendukungnya WAP dengan jenis SMPP. Short message protocol peer-to-peer (SMPP) adalah sebuah protokol yang berjalan pada lapisan aplikasi, seperti halnya protokol-protokol lain dalam konteks komunikasi data dalam jaringan komputer seperti HTTP, FTP, Rlogin, WAP, dan Iainlain. Satuan paket data yang dipertukarkan pada lapisan aplikasi dalam protokol SMPP disebut PDU (Protocol Data Unit). Dalam protokol SMPP terdapat beberapa macam format PDU di mana penggunaan masing-masing PDU tersebut harus sesuai dengan fungsinya. Sebagai contoh, untuk mengirim short message, harus digunakan PDU dengan format submit_sm, deliver_sm, atau data_sm (SMS Forum, 2003).

10

Sms Gateway adalah kesatuan perangkat yang minimal terdiri dari sebuah PC dengan modem GSM/CDMA, sebuah kartu GSM/CDMA dengan nomor direct/premium, dan sebuah program aplikasi yang berfungsi untuk mengorganize (menerima atau mengirim) sms. Aplikasi SMS Gateway mampu mengintegrasikan antara teknologi ponsel dengan komputer (PC). Aplikasi SMS Gateway ini bisa di customized sesuai kebutuhan. Kali ini kebutuhannya adalah untuk mempermudah proses pengisian ulang voucher prabayar, lebih tepatnya voucher prabayar layanan internet. Sehingga mempermudah proses bisnis di level operasional perusahaan dengan otomatisasi sistem pembayaran dan mempermudah pelanggan untuk melakukan isi ulang voucher prabayarnya 2.5. Metode analisis dan perancangan terstruktur 2.5.1. flow Map Mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). 2.5.2. Diagram kontek Diagram konteks yaitu level terartas dari diagram arus data yang merupakan penggambaran secara besar dan umum. 2.5.3. Data flow diagram

11

Data flow diagram (DFD) yaitu aliran data merupakan alat yang di gunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dokumentasi dari sistem yang baik.

2.6. Tabel Simbol 2.6.1. Tabel Simbol Flow map

12

2.6.2. Tabel Simbol Konteks Diagram

2.6.3. Simbol

Tabel DFD

13

BAB III PROFIL APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA3.1 Sejarah APIKES Citra Medika Surakarta

14

Gambar 1.Logo APIKES Citra Medika Surakarta Tanggal 23 Mei 1990 APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) atau dulu bernama STMB Telkom didirikan dengan nama Master in Business Administration (MBA) Bandung melalui akta notaris Wiratni Ahmad, SH., nomor : 163/1990, sebagai Graduate School (sekolah pasca sarjana). Pada awal pendiriannya, APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) mengadop secara utuh, schooling system yang dilaksanakan di Asian Institute of Management (AIM) Philipines . Sistem ini sudah terbukti sangat baik, karena AIM berhasil menjadi Graduate School ternama di Asia dan Dunia. MBA bandung adalah penyelenggara program MBA pertama di Jawa Barat. Ketika didirikan, organisasi dan pengelolaan lembaga langsung disupervisi oleh 3 (tiga) orang tenaga professional dari AIM, yaitu : 1 (satu) orang Dean (Dean Bernado), 1 (satu) orang Profesor Senior (Prof. Rafael J. Azanza), dan 1 (satu) orang Direktur (Ms. Emmy De Vera). Ketiga orang ini sebenarnya tidak hanya memperkenalkan dan menerapkan schooling system AIM, lebih dari itu, mereka juga mencoba menerapkan kultur dan nilai-nilai profesional yang berlaku di AIM. Kegiatan tersebut mereka lakukan secara konsisten selama 5 tahun, yaitu dari tahun 1990-1995. Mereka datang ke APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) untuk mengajar dengan pendekatan team teaching bersama-sama dengan pengajar

15

internal APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) dan selalu mendiskusikan mengenai pengelolaan institusi pendidikan yang baik. Penerapan schooling system AIM di APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) cukup berhasil, hal ini ditunjukkan dengan berhasilnya APIKES Citra Medika Surakarta (IM Telkom) bersama-sama dengan IPPM, IPMI, dan Prasetya Mulya, masuk ke dalam jajaran 4 (empat) besar sekolah bisnis terbaik versi majalah SWA tahun 1992, mengungguli universitas-universitas negeri seperti UI, ITB, UNPAD, dll. Tanggal 25 Desember 1991 Surat Keputusan Dewan Pendiri tentang Bentuk Logo YPT MBA Bandung No. SK. : 307/HK-00/YPT/91 Tahun 1993 Surat Keputusan Dewan Pimpinan Yayasan Pendidikan Telkom tentang Bentuk Logo Sekolah Tinggi Manajemen Bandung. No. KEP. : 301/HK00/YPT/93 Tanggal 5 Mei 1993 Surat Keputusan Dewan Pimpinan Yayasan Pendidikan Telkom tentang Perubahan Nama dan Organisasi MBA Bandung menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Bandung (STMB).

16

No. : KEP.45/KP08/YPT/93 Tanggal 10 Mei 1993 Manajemen MBA Bandung mengusulkan kepada YPT untuk memproses kurikulum MBA Bandung agar memperoleh akreditasi dari pemerintah Indonesia c.q. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Kurikulum dan Sillabi program MBA Bandung memperoleh akreditasi "Unggul" dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan tentang Pembentukan Program Magister Manajemen pada Program Pasca Sarjana Sekolah Tinggi Manajemen Bandung. Program MBA berubah menjadi Program Studi Magister Manajemen (MM). SK. No.70a/D/O/1993 Tanggal 10 Mei 1993 MBA Bandung berubah menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Bandung (STMB) Tanggal 15 November 1993 Surat Keputusan Dewan Pimpinan Yayasan Pendidikan Telkom tentang Bentuk Logo Sekolah Tinggi Manajemen Bandung. No. KEP. : 301/HK00/YPT/93 Tahun 1994

17

Pemerintah melakukan regulasi pada institusi pendidikan yang beroperasi sebagai graduate school, STMB melakukan penyesuaian dengan semua regulasi pemerintah. Schooling system yang semula murni AIM, seluruhnya disesuaikan mengikuti aturan pemerintah. Perubahan ini tidak menyulitkan, karena STMB sudah memiliki pengalaman dan kemampuan yang cukup untuk mengelola institusi pendidikan. Tanggal 25 September 1997 STMB membuka program S1 dengan program studi Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika (MBTI) tanpa menghadapi kesulitan yang berarti, karena telah memiliki pengalaman dalam mengelola post graduate program yang memiliki tingkat kesulitan lebih tinggi. MBTI mendapat ijin dari Dirjen Dikti dengan status Terdaftar melalui Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia tentang Pemberian Status terdaftar Kepada Program Studi Manajemen untuk Jenjang Pendidikan Program S1 di Lingkungan Sekolah Tinggi Manajemen Bandung di Bandung. Namun demikian, karena STMB belum memiliki pengalaman dalam pengelolaan mahasiswa yang berjumlah banyak seperti universitas yang mencapai jumlah ribuan orang mahasiswa, dan STMB sangat memperhatikan pengelolaan program yang mengacu pada skala yang baik dan berkualitas, maka penerimaan

18

mahasiswa program S1 angkatan pertama tahun 1997 hanya mencapai 50 (lima puluh) orang mahasiswa No. : 581/DIKTI/Kep/1997 Tanggal 5 Agustus 2002 Program studi S1 Manajemen Bisnis Telekomunikasi & Informatika (MBTI) mendapat akreditasi "A" melalui keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, tentang Hasil dan Peringkat Akreditasi Program Studi untuk Program Sarjana di Perguruan Tinggi, dengan nilai 378. Pada periode yang sama, STMB adalah satu-satunya perguruan tinggi yang program studinya mendapatkan akreditasi "A" dari BAN-PT. No.014/BAN-PT/Ak-VI/S1/VIII/2002 Tanggal 28 Oktober 2005 Pada Rapat Koordinasi antara Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen dan Teknologi Telekomunikasi (YPT) dengan STT Telkom (sekarang Institut Teknologi Telkom/ IT Telkom), STMB Telkom (sekarang APIKES Citra Medika Surakarta / IM Telkom ) dan NTC di Cipaku, Sekolah Tinggi Manajemen Bandung (STMB) berubah dan ditetapkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telkom (STMB Telkom) Tanggal 23 November 2005

19

Tanggal ditetapkannya logo baru STMB Telkom, yang ditandatangani oleh :1. Anton Adibroto (Ketua), 2. Dodi Tricahyono (Puket 1), 3. Dedi Kurniadi (Puket 2), 4. Jafar Sembiring (Puket 3), 5. Sulaeman (Dir Prog. S1), 6 Ida N. Relawan (Ka BHLM). Tanggal 23 November 2005 STMB mengajukan pengajuan Perubahan nama dari Sekolah Tinggi Manajemen Bandung (STMB) menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telekomunikasi (STMB Telkom). No. 767/STMB/PR-15/2005 Tanggal 28 November 2005 Pengajuan Filosofi Logo STMB Telkom yang baru kepada YPT. No. : 782/STMB/PR-15/2005 Tanggal 1 Desember 2005 Penerbitan Surat Keputusan Dewan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Latihan Manajemen dan Teknologi Telekomuikasi tentang Penetapan Nama dan Logo baru Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telekomunikasi (STMB Telkom). Berlaku sejak tanggal 28 Oktober 2005. No. : KEP.302/HK00/YPT/ 2005

20

Tanggal 16 Desember 2005 Penerbitan Surat keputusan Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telkom tentang Pemberlakuan Nama dan Logo Lama Sekolah Tinggi Manajemen Bandung. No. : KEP.073/HK-00/STMB/ 2005 Tanggal 30 Desember 2005 STMB Telkom mengajukan Ralat Penetapan Nama dari Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telekomunikasi (STMB Telkom) menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telkom (STMB Telkom). No. 849/STMB/PR-15/2005

Tanggal 3 Januari 2006 Tanggal diumumkan untuk pertama kalinya penggunaan nama dan logo STMB Telkom. Tanggal 9 Januari 2006 Surat Keputusan Dewan Pengurus YPT tentang Revisi Penetapan nama dan logo baru Sekolah Tinggi Manajemen Bisnis Telkom (STMB Telkom. Berlaku sejak tanggal 03 Januari 2006.

21

No. : KEP.006/SET-06/YPT/ 2006 Tanggal 19 Mei 2006 YPT mendaftarkan hak cipta nama & logo STMB Telkom kepada Departemen Hukum dan hak Azasi Manusia Republik Indonesia. Tanggal 26 Juni 2006 STMB Telkom mendapat ketetapan tentang Surat Pendaftarann Ciptaan, berlaku selama 50 (lima puluh) tahun sejak pertama kali diumumkan, dari Departemen Hukum dan Hak Azasi Manusia Republik Indonesia. Nomor & tanggal pendaftaran : 030714, 19 Mei 2006

3.2 Visi dan Misi APIKES Citra Medika Surakarta a.Visi APIKES Citra Medika Surakarta Menjadi lembaga pendidikan Tinggi bidang Manajmen berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Unggul dan menjadi pilihan di Tingkat Regional

b . Misi APIKES Citra Medika Surakarta

22

Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi yang Unggul dan menghasilkan lulusan yang mandiri sesuai kebutuhan Industri dalam bidang manajemen

Menyelenggarakan penelitian unggulan dan relevan bagi kebutuhan Industri Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat untuk meningkatkan kualitas hidup

3.3 Sistem Nilai APIKES Citra Medika Surakarta Integrity Entrepreneurship Best for Excellence

3.4 Tujuan didirikan APIKES Citra Medika Surakarta Menjadi lembaga yang unggul dengan mewujudkan kontribusi nyata di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat Memberikan kontribusi bagi kemajuan ilmu manajemen Memberikan pelayanan terbaik kepada pengguna jasa Meningkatkan kesejahteraan karyawan

3.5 Struktut Organisasi APIKES Citra Medika Surakarta

23

Struktut Organisasi APIKES Citra Medika Surakarta berdasarkan keputusan Dewan Pengguna YPT Nomor : KEP405/SDM-02/YPT/2008 Tanggal 31 Oktober 2008.

STRUKTUR ORGANISASI APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTAYAYASAN

DIREKTUR

PEMBANTU DIREKTUR I

PEMBANTU DIREKTUR II

Gambar 2. Struktur Organisasi APIKES Citra Medika

STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN SISFO

24

APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU DAN SISFO

BAGIAN SISTEM INFORMASI

BAGIAN SISTEM PENJAMINAN MUTU

URUSAN ADM SISTEM INFORMASI

URUSAN PENGEMBANGAN SISTEM

Gambar 3. Struktur Organisasi Direktorat Sistem Penjaminan Mutu dan SISFO

3.6 Deskripsi Kerja APIKES Citra Medika Surakarta 3.6.1 Rektor Rektor Institut Telkom menjabat sebagai Ketua Senat Institut Telkom.

25

3.6.2 Wakil Rektor Wakil Rektor dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Rektor. Wakil Rektor terdiri dari : Wakil Rektor I Bidang Penelitian dan Pengembangan Akademik dan Pengembangan Akreditasi. Wakil Rektor II Bidang Umum dan Penjaminan Mutu Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan dan Alumni dan Marketing serta Pengabdian Masyarakat. 3.6.3 Direktorat Sistem Pengembangan Mutu dan SISFO Tugas Direktorat Sistem Pengembangan Mutu dan SISFO adalah mengelola kegiatan mutu,kinerja,dan pengelolaan system informasi. 3.6.4 Bagian Sistem Penjaminan Mutu Bagian Sistem Penjaminan Mutu bertugas mengelola administrasi dan penjaminan mutu.

3.6.5 Bagian Sistem Informasi

26

Bagian Sistem Informasi bertugas mengelola kegiatan administrasi layanan informasi serta pengembangan system informasi. 3.6.6 Urusan Pengelolaan Gedung dan Fasilitas Urusan Pengelolaan Gedung dan Fasilitas bertugas merencanakan,mengendalikan,dan memelihara serta oprasional gedunggedung dan fasilitas termasuk KBM dan satuan pengamanan. 3.6.7 Bagian logistic dan pengelolaan infrastruktur Bagian logistic dan pengelolaan infrastruktur bertugas memberi dukungan dukungan bidang pengelolaan logistic dan infrastruktur . 3.6.8 Bagian sekretariat institusi Bagian sekretariat institusi bertugas mengelola kegiatan kesektariatan hukum dan komunikasi 3.6.9 Senat Senat merupakan badan normatif dan perwakilan tinggi di APIKES Citra Medika Surakarta.

BAB IVANALISIS ATAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN WAP DI APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA

27

4.1 Analisis Kebutuhan Sistem Setelah dilakukan pengetesan pada sistem informasi akademik dengan WAP yang sedang berjalan saat ini dalam hal pengkoneksiannya masih banyak ditemukan system error dalam melakukan pemrosesan data dan informasi. Hal ini mengakibatkan informasi akademik yang disampaikan tidak sampai kepada yang membutuhkan. Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu dirancang ulang sistem informasi akademik dengan WAP agar pelaksanaan penyampaian informasi dapat dikerjakan lebih cepat.

4.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisis sistem adalah menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasi data dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem dalam suatu perusahaan sangat penting karena berfungsi untuk mengetahui bagaimana sebuah sistem berjalan sehingga dapat menghasilkan yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.

4.2.1 Flow map yang sedang berjalan

28

Diagram alir dokumen (flow map) merupakan gambaran hubungan antara entity yang terlibat, berupa aliran-aliran dokumen dan informasi yang ada. Untuk lebih jelas bisa dilihat digambar berikut : Handphone Mahasiswa Database Akademik

Server

Aplikasi

29

Info Akademi k

Info Akademi k Mengirim data info akademik

Info Akademi k

Mencari data yang diminta

Memasu kan data yg

Request Masuk Data Info Akademi k Mengirim info akademik Menyimpan data terkirim akademik

Data Info Akademi k

Data Info Akademi k Mengirim info akademik

Sms keluar

Gambar 4. Flow map sistem informasi WAP yang sedang berjalan

30

Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan di APIKES Citra Medika Surakarta yang menggunakan WAP adalah sebagai berikut : Mahasiswa yang terdaftar di APIKES Citra Medika Surakarta mengirimkan sms info akademik yaitu : info jadwal, info nilai, info profil dan info akademik lainnya ke server. Kemudian server mengirimkan sms dari mahasiswa tersebut ke aplikasi. Aplikasi menyimpan data sms info akademik yang diminta ke database sms masuk. Kemudian aplikasi mencari data info akademik ke database akademik. Database mengirimkan data info akademik yang diminta ke Aplikasi, kemudian aplikasi mengirim data info akademik yang diminta ke server. Data info akademik yang diterima oleh server dari aplikasi kemudian dikirimkan ke handphone mahasiswa. 4.2.2. DFD Sistem yang sedang berjalan DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur berfungsi untuk menggambarkan arus dalam sistem yang sedang berjalan. Pembuatan DFD yang sedang berjalan ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dat yang ada dalam sistem . DFD yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut :

31

Mahasiswa sms info akademik

mengirim data sms

file sms masuk

sms data info akademik

Server

sms info akademik data info akademik

sms info akademik

sms info akademik

menyimpan data sms

mengirim data sms

sms info sms info akademik akademikdata info akademik

mengiri m data info

Aplikasi

data info akademik

data info akademik

sms info akademik

Mengirim sms data info

Mengirim data info akademik

Mencari data akademik

sms info akademik data info akademik Databas

Menyimp andata info akademikdata info akademik file sms keluar

e Akadem ik data info akademik

Gambar 5. DFD sistem informasi WAP yang sedang berjalan

32

4.3 Usulan Perancangan Sistem 4.3.1 Implementasi Perancangaan Sistem Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan yang dilakukan setelah tahap perancangan sistem selesai dilaksanakan. Tujuan yang ingin dicapai pada tahap ini adalah dapat dioperasikannya hasil perancangan sistem yang telah dibuat. Pada tahap ini mengusulkan agar penerapan dilakukan, yaitu dengan melakukanan pengoperasian sistem yang baru. Hasil dari implementasi ini adalah suatu sistem yang dapat berjalan dengan baik. Langkah langkah implementasi ini adalah sebagai berikut:1. Tahap Tes dan Modifikasi

Dari tahap ini kita menguji secara keseluruhan dari program yang kita buat sehingga bila terjadi kesalahan dapat dilakukan 2. Tahap Pelatihan

Dari Tahap ini agar user yang akan mengoperasikan sistem dapat mengerti dan memahami serta mempunyai pengetahuan yang cukup untuk melihat sistem tersebut. 3. Tahap Evaluasi

Tahap ini dilakukan seiring dengan dilakukannya modifikasi , jadi apabila terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki, hal ini dimaksudkan untuk membuktikan kebenaran dari sistem yang dibuat.

33

4.3.2 Perancangan Proses Di dalam perancangan proses akan dibuat Flow Map (diagram alir dokumen), DFD ( data flow diagram/diagram arus data) dan kamus data yang akan menguraikan bagaimana proses sistem ayang akan dibuat. 4.3.2.1 DAD ( Flow Map) yang Diusulkan Diagram alir dokumen ( flowmap) merupakan gambaran hubungan antara entity yang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Diagram alir dokumen / diagram alir formulir ini menunjukan arus laporan dari formulir.

Handphone Mahasiswa

Handphone Server

Aplikasi

Database Akademik

34

Info Akademi k

Info Akademi k Mengirim data info akademik

Info Akademi k

Mencari data yang diminta

Memasu kan data yg

Sms masuk Data Info Akademi k Mengirim info akademik Menyimpan data terkirim akademik

Data Info Akademi k

Data Info Akademi k Mengirim info akademik Data tidak ditemuk an mengirim data info tdk ditemukan menyimpan data terkirim

Sms keluar Data tidak ditemuk an Mengirim info bahwa tidak ditemukan

Data tidak ditemuk an

Gambar 6. Flowmap Sistem Informasi WAP yang diusulkan

35

4.3.2.2 DFD yang diusulkan Data Flow Diagram adalah sistem secara logical, gambar ini tidak tergantung pada perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk memudahkan pemakaian (user) yang akan dikembangkan atau dikerjakan proses pada DFD dapat merupakan perkumpulan program, bisa juga merupakan transformasi data juga secara manual. Penyimpanan data dapat berupa disket, pita magnetic ataupun hardisk. Diagram alur data dibuat dengan tujuan membantu analisis sistem untuk meringkas informasi tentang sistem. Berikut ini diagram alir data yang diajukan untuk sisem baru, dapat dilihat pada gambar berikut :

36

Mahasiswa sms info akademiksms data info akademikHandphone Server

mengirim data sms

file sms masuk

sms info akademik data info akademik mengiri m data info

sms info akademik

sms info akademik

menyimpan data sms

mengirim data sms

sms info sms info akademik akademikdata info akademik

Aplikasi

data info akademik

data info akademik

sms info akademik

Mengirim sms data info

Mengirim data info akademik

Mencari data akademik

Info data kosong mengiri m info

sms info akademik data info akademik Databas

Memberi tahu bahwa data kosong

data tidak ditemukan Info data kosong

e Akadem ikdata info akademik

Info data kosong

Info data kosong mengiri m info Info data kosong

Menyimp andata info akademikdata info akademik file sms keluar

Gambar 7. DFD Sistem Informasi WAP yang diusulkan

37

4.4

Kebutuhan Hardware dan Software Untuk menjalankan aplikasi ini dibutuhkan seperangkat komputer yang

memadai untuk mendukung aplikasi dengan beberapa spesifikasi hardware sebagai berikut : Hardware 1. Untuk pemprosesan dapat digunakan minimal Intel Pentium 4 1.7 MHz. 2. RAM 512 megabytes (MB). 3. Media penyimpanan pada free hardisk space 100 MB sampai 1 GB. 4. VGA minimal 32 MB dengan resolusi 800 X 600. 5. Kabel Nokia-1. 6. Handphone GSM jenis Nokia tipe 3315. 7. Simcard GSM. Software 1. Untuk sistem operasi menggunakan Windows XP atau Windows 2000. 2. Menggunakan minimal Office XP keatas. 3. Konfigurasi Regional Option pada windowsnya adalah Indonesian 4.5 Pengetesan Program Pengetesan program hanya dilakukan pada tombol-tombol yang dibuat pada sistem.

38

a. Tombol SMS Tombol SMS digunakan bila kita akan pengiriman SMS. b. Tombol Laporan Tombol Laporan digunakan melihat laporan aktifitas sms masuk dan keluar yang telah dan sedang dilakukan. c. Tombol Sambungkan dengan HP Tombol Sambungkan dengan HP digunakan mengkoneksikan aplikasi ini dengan media handphone. d. Tombol Keluar Aplikasi Tombol Keluar Aplikasi digunakan untuk mengakhiri aplikasi ini. 4.6 Struktur Program

Login

Menu Utama

Form Koneksi

Form Laporan

Form Kirim SMS

Form Broadcast

Form Pengumuman Informasi

Laporan Data SMS Masuk

Laporan Data SMS Keluar

39

Gambar 8. Struktur Program

4.7

Penggunaan Program Kegiatan ini bertujuan untuk menerangkan secara singkat penggunaan program Sistem Informasi Akademik Mahasiswa dengan WAP. Cara

penggunaannya adalah sebagai berikut: 4.7.1 Form Login Langkah awal sebelum dapat menggunakan program ini maka anda akan dihadapkan oleh tampilan Login, dimana anda harus memasukkan Username dan Password anda secara benar karena jika tidak, anda tidak akan isa masuk program ini, adapun tampilannya adalah sebagai berikut :

Gambar 9. Login Sistem 4.7.2 Form Utama Form ini merupakan form utama yang sekaligus sebagai form menu utama, semua menu dipanggil dari menu ini. Jadi, form ini induk dari

40

semua form. Form yang lain bisa dipanggil jika form ini sudah terbuka. Adapun tampilan dari form menu utama adalan srbagai berikut:

Gambar 10. Tampilan Form Utama Keterangan : Tombol Kirim SMS Keterangan Untuk mengirimkan SMS Manual, fitur ini tidak aktif jika koneksi dengan Handphone belum dilakukan Untuk mengirimkan SMS Info, fitur ini tidak aktif jika koneksi dengan Handphone belum dilakukan

Broadcast

Pengumuman/Informasi Berisi informasi akademik, fitur ini tidak aktif jika koneksi dengan Handphone belum dilakukan Laporan Sambungkan dengan HP Berisi laporan aktifitas sms masuk dan keluar yang telah dan sedang dilakukan Konfigurasi koneksi dengan media hanpdone

41

Keluar Aplikasi

Mengakhiri aplikasi Tabel 3. Keterangan Fitur Form Utama

4.7.3 Form Koneksi

Gambar 11. Form Koneksi

Form

ini

merupakan

form

koneksi

yang

digunakan

untuk

mengkoneksikan aplikasi dengan media handphone. Keterangan : Tombol Port Sambungan Keterangan Pilihan koneksi pada media hanphone yang dipakai Scan Inbox Setiap Pilihan waktu setiap aplikasi membaca data sms yang masuk Sambungkan Mengkoneksikan dengan media handphone Tabel 4. Keterangan Fitur Form Koneksi

42

Jika setelah menekan tombol Sambungkan maka akan muncul pesan status koneksinya. Jika berhasil maka aplikasi sudah dapat menerima dan mengirim SMS secara otomatis maupun manual.

4.7.4 Form Kirim SMS

Ganbar 12. Form Kirim SMS

Form ini merupakan form untuk mengirim sms secara manual. Dengan cara memasukan nomor tujuan dan isi pesan kemudian klik tombol kirim. Maksimal jumlah karakter pada pesan adalah 200 karakter. 4.7.5 Tampilan Form Broadcast

43

Gambar 13. Form Broadcast Di Form ini difungsikan untuk jika kita akan memberikan pengumuman kepada mahasiswa maupun orang tua mahasiswa. 4.7.6 Tampilan Form Pengumuman/Informasi

44

Gambar 14. Form Pengumuman/Informasi

Form ini merupakan Form informasi. Jika ingin mengumumkan informasi maka masukan pesan informasi nya kemudian setelah terisi pesannya tekan tombol Update Content. Maka aplikasi akan membaca sms yang masuk dan meminta info maka aplikasi akan mengirim sms yang sudah kita masukan tadi.

4.7.7 Tampilan Form Laporan

Gambar 15. Form Laporan

45

Form ini digunakan untuk merekap dan mencetak semua aktifitas sms yang telah dan sedang dilakukan. 4.8 Format SMS Pengirim Untuk mendapatkan info akademik dari aplikasi ini adalah dengan cara sms ke nomor GSM handphone server maka handphone server secara otomatis membalasnya dengan info yang diminta. Akan tetapi jika format penulisan pesannya tidak sesuai dengan aplikasi maka handphone server akan membalas secara otomatis bahwa sms yang anda kirimkan forma nya salah Berikut adalah format penulisan sms yang diterima handphone server, sebagai berikut : a. Info Nilai a.1. Info Nilai Mata Kuliah Untuk mendapatkan nilai mata kuliah format smsnya adalah : NILAI(spasi)MK(spasi)NPM(spasi)KODEMATAKULIAH Contoh : NILAI MK 100999990 SD112012 a.2. Info Nilai Semua Mata Kuliah per Semester Untuk mendapatkan info semua nilai mata kuliah persemester formatnya adalah :

46

NILAI(spasi)SEM(spasi)NPM(spasi)TAHUNAKADEMIK(spasi)S EMESTER Contoh : NILAI SEM 100999990 2006-2007 1 a.3. Info Nilai IP per Semester Untuk mendapatkan info nilai IP per semester formatnya adalah NILAI(spasi)IP(spasi)NPM(spasi)TAHUNAKADEMIK(spasi)SE MESTER Contoh : NILAI IP 100999990 2006-2007 1

a.4. Info Nilai IPK Untuk mendapatkan nilai IPK formatnya adalah : NILAI(spasi)IPK(spasi)NPM Contoh : NILAI IPK 100999990

47

b. Info Jadwal b.1. Info Jadwal Dosen Untuk mendapatkan info jadwal dosen mengajar, formatnya adalah : JADWAL(spasi)DOSEN(spasi)KODEDOSEN(spasi)TAHUNAKA DEMIKMENGAJAR Contoh : JADWAL DOSEN 123/LDH 2006-2007

b.2. Info Jadwal Kuliah Harian Untuk mandapatkan info jadwal kuliah harian mahasiswa hari sekarang, formatnya adalah : JADWAL(spasi)KULIAH(spasi)HARIAN(spasi)NPM(spasi)SEME STER Contoh :

48

JADWAL KULIAH HARIAN 100999990 1

b.3 Info Jadwal Kuliah Mahasiswa dengan Mata Kuliah Untuk mendapatkan jadwal kuliah mahasiswa dengan mata kuliah tertentu, formatnya adalah : JADWAL(spasi)KULIAH(spasi)MK(spasi)NPM(spasi)KODEMK( spasi)SEMESTER Contoh : JADWAL KULIAH MK 100999990 SD112012 1

c. Info Akademik c.1. Info Umum Untuk mendapatkan info umum terbaru di APIKES Citra Medika Surakarta, format penulisannya adalah : INFO(spasi)UMUM

49

Contoh : INFO UMUM

c.2. Info Akademik Untuk mendapatkan akademik terbaru, format penulisannya adalah : INFO(spasi)AKADEMIK Contoh : INFO AKADEMIK

c.3. Info Orang Tua Siswa Untuk mendapatkan info untuk orang tua mahasiswa, format penulisannya adalah : INFO(spasi)ORTU Contoh : INFO ORTU

50

c.4. Info Alumni Untuk mendapatkan info untuk alumni mahasiswa, format penulisannya adalah : INFO(spasi)ALUMNI Contoh : INFO ALUMNI

c.5. Info Kegiatan Mahasiswa Untuk mendapatkan info kegiatan mahasiswa, format penulisannya adalah : INFO(spasi)MHS Contoh : INFO MHS

51

c.6. Info Lowongan Untuk mendapatkan info lowongan kerja bagi mahasiswa dan alumni APIKES Citra Medika Surakarta format penulisan pesannya adalah : INFO(spasi)LOWONGAN Contoh : INFO(spasi)LOWONGAN

d. Profil d.1. Info Profil Mahasiswa Untuk mendapatkan Info profil biodata mahasiswa, format penulisan pesannya adalah : PROFIL(spasi)MAHASISWA(spasi)NPM Contoh : PROFIL MAHASISWA 100999990

d.2. Info Profil Dosen

52

Untuk mendapatkan Info profil biodata dosen, format penulisan pesannya adalah : PROFIL(spasi)DOSEN(spasi)KODEDOSEN

Contoh : PROFIL DOSEN 123/LDH

d.3. Info Profil Karyawan Untuk mendapatkan Info profil biodata karyawan, format penulisan pesannya adalah : PROFIL(spasi)KARYAWAN(spasi)NIK Contoh : PROFIL KARYAWAN 123456789

53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

54

Apabila penerapan sistem informasi akademik berbasis sms gateway sesuai dengan fungsi dari sistem itu sendiri maka sistem informasi akademik berbasis sms gateway yang berperan sebagai media informasi bagi mahasiswa APIKES Citra Medika Surakarta, maka akan mempermudah bagi mahasiswa untuk mengetahui informasi tanpa harus online di warnet.jika system akademik berbasis sms gateway bejalan dengan baik dan dapat mencapai sesuai harapan mahasiswa. Sebaliknya jika sistem informasi akademik berbasis sms gateway tidak sesuai dengan fungsi sistem itu sendiri maka penerapan sistem informasi aplikasi ini tidak akan berjalan dengan baik harapan mahasiswa untuk mempermudah untuk mengakses sesuatu yang berhubungan dengan perkuliahan melaui media handphone akan terhambat. Program yang diterapkan oleh APIKES Citra Medika Surakarta ini memberikan manfaat yang sangat beguna bagi mahasiswa,karyawan,dosen,dan orang tua mahasiswa dalam mengetahui informasi perkuliahan tanpa harus datang langsung ke kampus/ dari warnet,cukup dengan menggunakan handphone, lalu mengetikan dengan format yang benar,maka akan sefera mendapatkan informasi yang di butuhkan.

5.2 SaranBerdasarkan hasil kerja praktek kerja lapangan yang dilakukan, penulis mencoba menyampaikan saran yang sekiranya dapat bermanfaat, diantaranya:

55

1.Program sms gateway dapat mengakses seluruh yang berhubungan dengan perkuliahan. 2.Balasan dari program sms gateway ke handphoe pengirim dapat diterima dengan secepat mungkin 3.Sms gateway dapat melakukan kegiatan registrasi ulang,tanpa harus datang langsung ke kampus.