LAPORAN KERJA PRAKTEK RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI...
73
LAPORAN KERJA PRAKTEK RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERINTEGRASI PADA PT. PET NORTON CONSULTING Oleh: Ananta Raditya Murti 07.41010.0093 I Nyoman Nika Putra. S. 07.41010.0163 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA 2010
Transcript of LAPORAN KERJA PRAKTEK RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI...
LAPORAN KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERINTEGRASI
PADA PT. PET NORTON CONSULTING
Oleh:
Ananta Raditya Murti 07.41010.0093
I Nyoman Nika Putra. S. 07.41010.0163
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA 2010
LAPORAN KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERINTEGRASI
PADA PT. PET NORTON CONSULTING
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh :
Ananta Raditya Murti 07.41010.0093
I Nyoman Nika Putra. S. 07.41010.0163
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2010
LAPORAN KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERINTEGRASI
PADA PT. PET NORTON CONSULTING
Telah diperiksa, diuji dan disetujui
Surabaya, Mei 2010
Disetujui:
Dosen Pembimbing Penyelia
Rangsang Purnama., M.Kom.,MCP Danang Widodo NIDN 0711087301 Managing Director
Mengetahui
Kaprodi S1 Sistem Informasi
Dra. M.J. Dewiyani Sunarto, M.Pd
NIDN : 0725076301
ABSTRAKSI
Sistem informasi akuntansi memegang peranan penting dalam menyediakan informasi
bagi manajemen. Kemajuan dalam bidang teknologi apabila dapat dimanfaatkan dengan baik
oleh pihak manajemen akan memberikan manfaat terutama dalam memperoleh keunggulan
dalam persaingan. Sistem informasi akuntansi merupakan alat-alat untuk menjalankan suatu
pengendalian yang dengan sendirinya antara bagian satu dengan bagian lain akan saling
mengontrol.
Sistem Informasi Payment Voucher adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup
kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan
informasi untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan. Dengan adanya
sistem informasi yang baik diharapkan informasi yang akan dihasilkan adalah informasi yang
akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Untuk itu diperlukan adanya sebuah sistem yang mampu menangani
segala macam proses yang berkaitan dengan Payment Voucher yang juga mencakup masalah
pelaporan sehingga sistem akan menjadi lebih optimal dan pemilik atau pengguna sistem lebih
mudah untuk mengawasi dan menjalankan sistem dari perusahaan tersebut
Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi Payment Voucher ini diharapkan
permasalahan tersebut dapat diatasi. Dengan demikian kelancaran transaksi serta pertanggung
jawaban dana yang dimiliki dapat dilakukan dengan baik.
Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Payment Voucher
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadapan Tuhan Yang Maha Esa yang telah berkenan melimpahkan rahmat-
Nya sehingga pelaksanaan tugas Kerja Praktek ini dapat terselesaikan dengan baik. Laporan
kerja praktek yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi pada PT.
Pet Norton Consulting” ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Program
Studi S1 di Sekolah Tinggi Manejemen Informatika dan Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya.
Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, tidak lepas dari berbagai kendala dan
hambatan. Namun, berkat bantuan dan bimbingan dari banyak pihak, akhirnya laporan kerja
praktek ini dapat diselesaikan. Untuk itu, dalam kesempatan kali ini penulis mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Dr. Yoseph Jangkung Karyantoro, MBA selaku Ketua STIKOM, yang telah memberi
izin untuk melakukan Kerja Praktek di Pet Norton Consulting Denpasar, Bali.
2. Ibu Dra. M.J. Dewiyani Sunarto, M.Pd, selaku Kaprodi S1 Sistem Informasi STIKOM
Surabaya.
3. Bapak Rangsang Purnama., M.Kom., MCP selaku Dosen pembimbing yang selalu membantu
dalam proses pembutan Kerja Praktek ini.
4. Keluarga dan kerabat yang telah memberikan dukungan moral dan doa demi tercapainya
pelaksanaan Kerja Praktek ini.
5. Bapak Danang Widodo, Managing Director PT. Pet Norton Consulting.
6. Seluruh staf dan pegawai PT. Pet Norton Consulting, teruma kasih atas kerjasama dan
bimbingannya.
7. Dan semua pihak yang telah membantu sehingga laporan kerja praktek ini dapat diselesaikan
dengan baik.
Penulisan tugas ini masih memiliki banyak kekurangan namun diharapkan mampu
menyediakan dokumentasi, analisa, dan perancangan sistem yang penulis bangun supaya
membantu instansi dan tentunya dapat memberikan kontribusi dalam perkembangan ilmu
pengetahuan.
Surabaya, Mei 2010
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK .................................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR .................................................................................................. v
DAFTAR ISI ................................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................. xii
BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................................ 3
1.3 Batasan Masalah ..................................................................................... 3
1.4 Tujuan ...................................................................................................... 4
1.5 Kontribusi ................................................................................................ 4
1.5 Sistematika Penulisan .............................................................................. 5
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...................................................... 7
2.1 Sejarah Perusahaan Conservation International ..................................... 7
2.2 Lokasi Perusahaan ................................................................................. 8
2.3 Ruang Lingkup Bidang Usaha ............................................................... 8
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ............................................................. 9
2.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ................................................ 9
BAB III. LANDASAN TEORI..................................................................................... 11
3.1 Ilmu Akuntansi......................................................................................... 11
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi .............................................................. 12
3.3 Konsep dasar Basis Data ......................................................................... 18
3.4 Visual Basic for Application (VBA) Excel ............................................. 20
BAB IV. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ............................................. 26
4.1 Prosedur Kerja Praktek ............................................................................. 26
4.2 Perancangan Sistem .................................................................................. 27
4.3 Desain I/O ................................................................................................ 45
viii
BAB V. PENUTUP ..................................................................................................... 59
5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 59
5.2 Saran ........................................................................................................ 59
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 61
LAMPIRAN ................................................................................................................. 62
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Conservation International ............................ 9
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity ................................................................ 15
Gambar 3.2 Simbol Data Flow ......................................................................... 15
Gambar 3.3 Simbol Proses ................................................................................ 15
Gambar 3.4 Simbol Data Store ......................................................................... 16
Gambar 3.5 Mengatur tab Developer dalam Ribbon ......................................... 21
Gambar 3.6 Menampilkan tab Developer pada Ribbon ..................................... 22
Gambar 3.7 Tab Developer dalam Ribbon ........................................................ 22
Gambar 3.8 Project Explorer.............................................................................. 23
Gambar 3.9 Window Properties ......................................................................... 24
Gambar 3.10 Window Code ................................................................................. 24
Gambar 3.11 Window Object .............................................................................. 25
Gambar 4.1 System flow pengajuan payment voucher ...................................... 28
Gambar 4.2 System flow perubahan payment voucher ...................................... 29
Gambar 4.3 System flow pencatatan general journal voucher .......................... 30
Gambar 4.4 System flow penambahan data master ........................................... 31
Gambar 4.5 Context Diagram SIA Conservation International ......................... 32
Gambar 4.6 DFD Level 0 SIA Conservation International ................................ 33
Gambar 4.7 CDM SIA Conservation International............................................ 34
Gambar 4.8 PDM SIA Conservation International ............................................ 35
Gambar 4.9 Form Login ..................................................................................... 46
Gambar 4.10 Menu Utama ................................................................................... 46
Gambar 4.11 User Management .......................................................................... 47
Gambar 4.12 Form Donor Code........................................................................... 48
Gambar 4.13 Form Employee .............................................................................. 48
Gambar 4.14 Form Strategy ................................................................................. 49
Gambar 4.15 Form Outcome................................................................................ 50
x
Gambar 4.16 Form Cost Center ........................................................................... 50
Gambar 4.17 Form Chart Of Account ................................................................. 51
Gambar 4.18 Form Vendor .................................................................................. 52
Gambar 4.19 Form Bank Account ....................................................................... 52
Gambar 4.20 Form Payment Voucher ................................................................. 53
Gambar 4.21 Cetak Payment Voucher ................................................................ 54
Gambar 4.22 Form General Journal Voucher ...................................................... 54
Gambar 4.23 Cetak General Journal Voucher ..................................................... 55
Gambar 4.24 Cetak Laporan Periode ................................................................... 55
Gambar 4.25 Form Configuration ........................................................................ 56
Gambar 4.26 Form Field Office ........................................................................... 57
Gambar 4.27 Form Export Data ........................................................................... 57
Gambar 4.28 Form Import Data ........................................................................... 58
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Struktur Tabel Donor .......................................................................... 36
Tabel 4.2 Struktur Tabel Employee .................................................................... 36
Tabel 4.3 Struktur Tabel Strategy ....................................................................... 37
Tabel 4.4 Struktur Tabel Outcome ...................................................................... 37
Tabel 4.5 Struktur Tabel COA ............................................................................ 38
Tabel 4.6 Struktur Tabel COAGroup .................................................................. 38
Tabel 4.7 Struktur Tabel Province ...................................................................... 38
Tabel 4.8 Struktur Tabel Vendor ........................................................................ 39
Tabel 4.9 Struktur Tabel Bank ............................................................................ 40
Tabel 4.10 Struktur Tabel Field_Office ................................................................ 40
Tabel 4.11 Struktur Tabel User_Manajemen ........................................................ 41
Tabel 4.12 Struktur Tabel Configuration .............................................................. 41
Tabel 4.13 Struktur Tabel Payment Voucher ........................................................ 42
Tabel 4.14 Struktur Tabel GeneralJournalVoucher ............................................. 43
Tabel 4.15 Struktur Tabel PVDetail ..................................................................... 44
Tabel 4.16 Struktur Tabel JVDetail ...................................................................... 45
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Acuan Kerja 1 ................................................................................... 62
Lampiran 2 Acuan Kerja 2 ................................................................................... 63
Lampiran 3 Garis Besar Rencana Kerja 1 ............................................................ 64
Lampiran 4 Garis Besar Rencana Kerja 2 ............................................................ 65
Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek 1 ............................................................... 66
Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek 2 ............................................................... 67
Lampiran 7 Formulir Bimbingan Kerja Praktek .................................................. 68
Lampiran 8 Listing Program ................................................................................ 69
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Pet Norton Consulting International adalah sebuah perusahaan konsultan
dan manajemen proyek internasional yang berbasis di Bali dan didirikan berdasarkan
hukum Indonesia. PT. Pet Norton Consulting International bergerak secara spesifik
untuk menganalisa atau memberikan perancangan perencanaan strategis, rekomendasi
khusus untuk pelaksanaan proyek, teknis dan jasa manajemen proyek untuk semua
tahap siklus kehidupan proyek, serta pemantauan dan penilaian dan pelaporan dalam
proyek.
PT. Pet Norton Consulting International menyediakan jasa konsultasi di
sektor seperti konservasi biota laut, manajemen sumber daya alam terutama
kehutanan dan perikanan, penilaian dampak lingkungan akibat pengembangan
proyek, media dan komunikasi yang berkaitan dengan konservasi dan proyek-proyek
pembangunan berkelanjutan, serta dalam sektor tata kelola organisasi dan manajemen
keuangan. PT. Pet Norton Consulting International bekerja secara global dengan
fokus awal di Asia.
Salah-satu klien PT. Pet Norton Consulting International adalah
Conservation International yang merupakan organisasi non-profit internasional yang
menerapkan inovasi dalam bidang ilmu pengetahuan murni, ekonomi, kebijakan dan
1
2
partisipasi masyarakat untuk melindungi wilayah-wilayah dengan keanekaragaman
hayati tinggi di dunia dan menunjukkan manusia dapat hidup harmoni dengan alam.
Conservation International berdiri pada tahun 1987 dan bekerja di lebih dari
40 negara. Kebutuhan Conservation International akan Sistem Informasi Akuntansi
yang mendukung proses bisnis perusahaan adalah Conservation International ingin
mengganti sistem lama mereka yang tidak terintegrasi menjadi Sistem Informasi
Akuntansi yang terintegrasi. Sistem yang telah ada sekarang belum memfasilitasi
pembuatan laporan balance sheet dan dalam penyimpanan beberapa jurnal voucher
masih terpisah satu dengan yang lainnya sehingga untuk memeriksa jurnal tetap harus
dilakukan secara manual.
Dengan alasan kemudahan, Sistem Akuntansi yang ada pada Conservation
International sekarang hanya ditangani dan dikelola menggunakan Microsoft Excel
2007 sehingga untuk membatasi hak akses tiap pengguna hanya menggunakan satu
sandi yang sama. Tidak adanya perlindungan untuk tiap lembar kerja memungkinkan
timbulnya kecurangan dalam pelaporan transaksi keuangan, sehingga dalam
pengembangannya digunakan bahasa Macro yang dapat diaplikasikan dalam
Microsoft Excel 2007.
3
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah pokok
dalam kerja praktek ini yaitu:
1. Bagaimana Merancang Sistem Informasi Akuntansi yang terintegrasi yang
mencakup import eksport data, jurnal umum, voucher transaksi dan pelaporan
transaksi tiap periode.
2. Bagaimana mengontrol arus akuntansi pada perusahaan Conservation
International.
3. Bagaimana memberikan batasan hak akses pada tiap-tiap pengguna aplikasi
transaksi pada perusahaan Conservation International.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada pembuatan System Informasi Akuntansi pada
perusahaan Conservation International adalah sebagai berikut :
1. Model Sistem Informasi yang dirancang dapat digunakan untuk menangani
transaksi-transaksi : Payment Voucher, General Journal Voucher, dan report.
2. Sistem informasi ini akan menghasilkan laporan dari semua transaksi yang ditutup.
3. Model Sistem Informasi Akuntansi ini dibuat menggunakan Bahasa pemrograman
Visual Basic for Application Excel Macro 2007 dimana Microsoft Office Excel
2007 adalah basis datanya.
4
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari kerja praktek ini adalah menghasilkan
aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi yang mampu mengintegrasikan
jurnal voucher dan jurnal umum yang ada sehingga pembuatan laporan dan
pemeriksaan dokumen transaksi keuangan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan
tepat.
1.5 Kontribusi
Dalam perancangan Sistem Informasi ini diharapakan dapat mencapai
beberapa hal antara lain :
1. Merancang Sistem Informasi Akuntansi yang terintegrasi untuk Organisasi
Conservation International yang bergerak dibidang lembaga sosial penyelamatan
sumber daya alam.
2. Pengontrolan semua master data yang digunakan pada semua transaksi pada
Sistem Informasi Akuntansi Conservation International.
3. Menerapkan Payment Voucher yang merupakan Voucher untuk melayani
transaksi pembayaran yang dibutuhkan.
4. Menerapkan General Journal Voucher yang merupakan fasilitas pada Sistem
Informasi Akuntansi Conservation International untuk mencatat atau mengoreksi
transaksi yang telah dilakukan dan tidak untuk melayani fasilitas transaksi
pembayaran.
5
5. Menerapkan Export dan Import data, dimana Export bertujuan untuk
memindahkan atau menyalin semua hasil data transaksi yang telah ditutup dan
Import data untuk mengimport atau memperbarui master data.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dari Laporan Kerja Praktek dengan Judul Sistem
Informasi Akuntansi Terintegrasi pada Conservation International :
BAB I PENDAHULUAN
Merupakan bagian yang berisi latar belakang, perumusan masalah, batasan
masalah, tujuan, kontribusi serta sistematika penulisan
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Berisi penjelasan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah
perusahaan, struktur organisasi dari perusahaan tersebut, serta jabatan dari
tiap-tiap bagian yang ada di Conservation International.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini dibahas teori yang berhubungan dengan pembuatan Sistem
Informasi Akuntansi yaitu teori tentang Konsep Dasar Akuntansi, Konsep
Dasar Sistem Informasi, dan Konsep Dasar Microsoft Visual Basic for
Application untuk Microsoft Excel 2007.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi tentang penjelasan kegiatan penelitian yang dilakukan penyusun
sehubungan dengan analisa sistem, perancangan sistem dan implementasi
aplikasi yang dibangun.
6
BAB V PENUTUP
Merupakan bab terakhir, berisi kesimpulan dan saran yang diberikan
penyusun untuk menggaris bawahi sistem yang telah dibuat, serta
membuka diri yang seluas-luasnya terhadap kritik dan saran membangun
dari pembaca, baik dari penerapan sistem maupun implementasinya.
7
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan Conservation International
Conservation International adalah organisasi non-profit internasional yang
bergerak di inovasi dalam bidang ilmu pengetahuan murni, ekonomi, kebijakan dan
partisipasi masyarakat untuk melindungi wilayah-wilayah dengan keanekaragaman
hayati tinggi di dunia dan menunjukkan manusia dapat hidup harmoni dengan alam.
Asal mula berdirinya Conversation International adalah munculnya ide tentang
penyelamatan sumber daya alam serta melestarikannya sebagai sisa-sisa masa lalu
yang tidak terjamah oleh manusia. Ide tersebut tercetus pada tahun 1987 oleh
sekelompok kecil ilmuwan di Washington DC dengan tujuan untuk menjaga
keutuhan peninggalan masa lalu dan menerapkan konservasi dengan tujuan
membangun masa depan dimana semua orang dapat hidup berdampingan dengan
alam tanpa merusaknya.
Setelah mengalir banyak dukungan dari berbagai donatur yang peduli akan
keadaan lingkungan, maka Conservation International mulai beroperasi. Selama
lebih dari dua puluh tahun terakhir, Conservation International telah memberdayakan
masyarakat mulai dari yang hidup di hutan, di gurun maupun di pesisir laut dimana
mereka diberikan penyuluhan dan diberikan bantuan dana maupun bantuan alat hasil
penelitian para peneliti untuk menyokong kelestarian alam serta membantu
7
8
masyarakat setempat bagaimana mengolah alam sebagai sumber penghidupan mereka
tanpa merusaknya sekaligus tetap menjaga kelestariannya.
Dengan adanya banyak dukungan kini Conservation International memiliki
cabang lebih dari 40 Negara. Saat ini proyek yang sedang dikembangkan oleh
Conservation International Indonesia adalah penyelamatan spesies langka binatang
Siamang yang ada di daerah Jawa Tengah, melakukan ekspedisi di daerah pedalaman
hutan hujan Papua untuk penemuan spesies baru dan perbaikan ekosistem terumbu
karang di laut Halmahera.
2.2 Lokasi Perusahaan
Kantor utama Conservation International Indonesia berlokasi di Jl. Pejaten
Barat No. 16A Jakarta, dan Kantor PT. Pet Norton Consulting International sebagai
konsultan Conservation International berlokasi di Jalan Raya Petitenget 1000x
Badung Bali.
2.3 Ruang Lingkup Bidang Usaha
Ruang Lingkup Bidang Usaha yang dikerjakan oleh Conservation
International adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan Perubahan Iklim
2. Pengamanan Air Tawar dan Konservasi Laut
3. Keamanan Pangan
4. Peningkatan Kesehatan Penduduk Lokal
9
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi Conservation International dapat dilihat pada gambar
2.1.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Conservation International
2.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab karyawan adalah sebagai
berikut :
1. President Director : Edward M. Norton
2. Managing Director : Danang Widodo
3. Principal Partner and Technical Advisor : Dr. Jos S. Pet
4. Fisheries and Protected Area Specialist : Dr. Peter J. Mous
5. Forest Director : Dr. Erik Meijaard
6. Remote Sensing and GIS Specialist : Rona Dennis
7. Data Administration : Ayu Kadek Sri Utami
8. Finance and Administration : Cahyanto
10
9. Operation & 3rd party services : Ayu Herawati
10. IT : Putu Sudiarta
11. Logistic : Putu Sudiarta
11
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Ilmu Akuntansi
Definisi Akuntansi dapat dirumuskan dari dua sudut pandang, yaitu definisi
dari sudut pandang pemakai jasa akuntansi dan dari sudut pandang proses
kegiatannya. Ditinjau dari sudut pemakai, akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu
disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Kalau ditinjau
dari sudut kegiatannya, maka definisi akuntansi adalah proses pencatatan,
penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu
organisasi.
Akuntansi dilaksanakan baik dalam perusahaan yang bertujuan mencari laba
maupun organisasi-organisasi yang tidak mencari laba. Alasan utama mengapa
akuntansi dilakukan dalam setiap organisasi adalah karena semakin rumitnya
variabel-variabel yang dihadapi, walau didalam perusahaan kecil sekalipun. Dalam
akuntansi, transaksi-transaksi keuangan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi
laporan yang siap digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. Dengan
demikian akuntansi merupakan sistem informasi yang sangat diperlukan oleh
perusahaan modern dewasa ini.
Dalam berbagai literatur akuntansi, pembidangan akuntansi sering
disederhanakan menjadi dua kelompok yaitu:
11
12
1. Akuntansi keuangan, yaitu akuntasi yang bertujuan utama menghasilkan laporan
keuangan untuk kepentingan pihak luar, misalnya investor, kreditor, badan
pemerintah dan pihak luar lainnya.
2. Akuntansi manajemen, yaitu akuntansi yang bertujuan utama untuk menghasilkan
informasi untuk kepentingan manajemen.
Laporan keuangan utama yang dihasilkan dari proses akuntansi adalah
neraca dan laba rugi. Neraca adalah suatu daftar yang menggambarkan aktiva (harta
kekayaan), kewajiban dan modal yang dimiliki oleh suatu perusahaan saat waktu
tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:3), unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta
laporan.
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.2.1 Sistem
Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen.
Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari
beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan
pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang
saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
13
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang
dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali.
Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan
pada lingkungan sekitarnya.
3.2.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-
kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum
mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah
sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data
inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang
telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data
sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
3.2.3 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga
dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap
14
kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta
mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan
untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan
fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi
terkomputerisasi. Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:
1. Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal
dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk
menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang
tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi,
mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang
lebih sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data
tersebut (Kendall, 2003:241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain :
a. Eksternal Entity
Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau
sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi
15
atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas
dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
Gambar 3.3 merupakan simbul Process.
Gambar 3.3 Simbol Process
16
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di
dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu
yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk
setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi
adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan
pemetaan antar entity.
Menurut Marlinda (2004:28), Atribute adalah kolom di sebuah relasi.
Macam-macam atribute yaitu:
a. Simple Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute
lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
b. Composite Atribute
Composite atribute adalah yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar
(nama keluarga) dan nama kecil (nama asli)
c. Single Value Atribute
17
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan
atribute – nya Umur (tanggal lahir).
d. Multi Value Atribute
Multi value atribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya
entity mahasiswa dengan atribute – nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
e. Null Value Atribute
Null value atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya
entity tukang becak dengan atribute –nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
Entity Relationship Diagaram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan
partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perancang database.Untuk itu Entity Relationship Diagaram dibagi menjadi dua jenis
model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar kabel secara fisikal.
18
3.3 Konsep Dasar Basis Data
3.3.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun
dan mengelola record – record menggunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan
sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen – komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS),
Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda – beda sehingga update dilakukan berulang – ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak
berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama – sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi
8. Data bersifat mandiri (data independence).
19
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat.Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data
dan pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data yang dapat mempengaruhi departemen yang
terkait.
3.3.2 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relational dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data
operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan
disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan
komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah – masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan
data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah
20
keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence
(kebesaran data).
3.4 Visual Basic for Application (VBA) Excel
Visual Basic for Application (VBA), atau lebih dikenal dengan istilah
Macro, merupakan pengembangan bahasa pemrograman Visual Basic yang
digunakan dalam aplikasi Microsoft Office, misalnya Microsoft Word, Microsoft
Excel, Microsoft Acces, Microsoft PowerPoint, atau Microsoft Outlook.
Penggunaan fitur Macro dalam Microsoft Excel mempunyai beberapa
keuntungan berikut:
1. Menghemat waktu
Penyelesaian suatu pekerjaan menggunkan Macro akan lebih cepat bila
dibandingkan dengan cara manual.
2. Menghemat tenaga
Selain menghemat waktu, penyelesaian pekerjaan menggunakan Macro juga
dapat menghemat tenaga karena prosesnya berlangsung secara otomatis.
3. Mengurangi tingkat kesalahan
Kemungkinan adanya kesalahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan secara
manual dapat saja terjadi. Program yang dibuat Macro secara konsisten akan
menyelesaikan suatu pekerjaan berdasarkan perintah yang tertulis dalam kode
Macro, sehingga tingkat kesalahan yang mungkin timbul sangat kecil. Kesalahan
hanya dapat terjadi jika ada kesalahan perintah pada kode Macro.
21
Penggunaan fitur Macro dalam Excel 2003 dilakukan melalui menu Macro
yang terdapat dalam menu utama Tools. Sedangkan bagi pengguna Excel 2007 harus
menampilkan tab Developer dalam Ribbon terlebih dahulu untuk menggunakan
Macro.
Gambar 3.5 Mengatur tab Developer dalam Ribbon
Untuk menampilkan tab developer perlu dilakukan pengaturan dengan masuk ke
pengaturan Excel melalui Office Button. Dapat dilihat pada gambar 3.5. Pada menu
Office Option ubah pengaturan Developer tab (gambar 3.6).
22
Gambar 3.6 Menampilkan tab Developer pada Ribbon
Tab Developer telah ditambahkan dalam Ribbon tampak pada gambar 3.7
Gambar 3.7 Tab Developer dalam Ribbon
23
Microsoft Excel MaroExcel Macro memiliki 5 elemen utama dalam pengunaannya,
elemen tersebut adalah:
1. Project Explorer
Project Explorer digunakan untuk melakukan navigasi terhadap seluruh objek
yang ada dalam proyek VBA sebuah workbook.
Gambar 3.8 Project Explorer
2. Window Properties
Window Properties digunakan untuk menampilkan properti yang dimiliki sebuah
obyek.
24
Gambar 3.9 Window Properties
3. Window Code
Window Code digunakan untuk melihat, membuat atau melakukan modifikasi
terhadap kode Macro.
Gambar 3.10 Window Code
25
4. Window Object
Window Object merupakan tempat untuk menampilkan, membuat dan mengatur
objek userform serta objek control dalam userform secara visual.
Gambar 3.11 Window Object
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Prosedur Kerja Praktek
Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja
praktek ini, pendekatan terhadap permasalahaan yang dilakukan adalah dengan
mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data
dan informasi yang diperlukan diperoleh dari berbagai sumber terkait untuk
memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini.
1. Observasi
Mengamati secara langsung untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh
Conservation International, ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan
data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk
mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk
mengembangkan usahanya.
2. Wawancara
Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dan kemudian
mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
3. Studi kepustakaan
Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan
dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi.
26
27
4.2 Perancangan Sistem
Kerja praktek ini menghasilkan perangkat lunak / software Sistem
Informasi Akuntansi yang dikembangkan dengan antarmuka yang mudah bagi
pengguna. Sistem ini digunakan untuk mengatur data transaksi dan data master
pada Conservation International sehingga konsistensi data akan tercapai demi
meningkatnya kinerja perusahaan.
4.2.1 Analisa Sistem
Setelah mengetahui dan mengenali latar belakang, tujuan, ruang lingkup
dan proses yang sudah dikaji secara keseluruhan dari sistem tersebut, maka dapat
disusun dan dilaksanakan tahap demi tahap langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memahami sistem yang akan digunakan pada komputer dan merancang
system flow yang meliputi apa dan bagaimana dari tiap-tiap masukan, proses
dan keluaran dar aplikasi yang akan dikembangkan.
2. Menyusun data-data dan struktur data untuk membuat system flow.
3. Membuat struktur database dari sistem.
4. Menyusun program.
5. Uji coba sistem dengan data yang sebenarnya.
4.2.2 System Flow
System Flow menunjukkan jalannya program aplikasi secara garis besar.
Dalam system flow juga terlihat pengguna dari program aplikasi ini. System flow
sangat membantu dalam pembuatan suatu program aplikasi. Karena selain
menunjukkan jalannya program aplikasi dan pengguna, system flow juga
28
memperlihatkan database secara umum yang dibutuhkan oleh aplikasi. Berikut
adalah system flow yang dirancang untuk kebutuhan aplikasi pada Sistem
Informasi Akuntansi pada Conservation International:
1. System flow pengajuan payment voucher.
Payment voucher atau dokumen pembayaran dapat digunakan setiap pegawai
untuk mengajukan setiap dana yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
Dalam pengajuannya Akuntan perlu memastikan apakah pengeluaran yang
dimaksud sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. Jika tidak sah maka
permintaan dokumen pembayaran akan ditolak dan pihak keuangan tidak
berkewajiban mengeluarkan uang untuk pegawai tersebut.
Gambar 4.1 System flow pengajuan payment voucher.
29
2. System flow perubahan payment voucher.
Ada kalanya payment voucher yang telah dikeluarkan oleh akuntan belum
lengkap, dalam artian berada dalam transaksi yang sama namun data yang
dibutuhkan belum lengkap sehingga dibutuhkan proses perbaruan data dan
pencetakan payment voucher yang baru untuk mengatasi masalah tersebut.
Employee Accounting
MULAI
Payment Voucher
Proses Pengajuan Perubahan
Payment Voucher
Dokumen Pengajuan Pembayaran valid ?
Tabel Payment Voucher
Payment Voucher Baru
Cetak Laporan Periode Payment
Voucher Baru
SELESAI
YA
Payment Voucher Sudah dalam Status
Posted ?
Proses Memperbarui
Payment Voucher
TIDAK
YATIDAK
Payment Voucher Baru
Gambar 4.2 System flow perubahan payment voucher.
30
3. System flow pencatatan general jurnal voucher.
Voucher atau dokumen keuangan dari transaksi yang telah dilakukan
oleh pegawai untuk operasional perusahaan haruslah diberikan kepada
Akuntan untuk dilakukan proses pencatatan voucher tersebut ke dalam jurnal.
Jurnal yang telah sesuai (balance) dapat ditutup sedangkan untuk transaksi
yang belum balance dapat disimpan namun belum dapat ditutup untuk
diperbarui dikemudian hari.
Employee Accounting
MULAI
Dokumen Pembayaran
Proses Penyerahan
Dokumen Pembayaran
Dokumen Pembayaran valid ?
Tabel General Journal Voucher
Dokumen bukti penyerahan Pembayaran
Cetak bukti penyerahan
dokumen pembayaran
SELESAI
Proses Menyimpan Dokumen
Pembayaran
YA
TIDAK
Gambar 4.3 System flow pencatatan general journal voucher.
31
4. System flow penambahan data master.
Dalam pengembangaanya aplikasi ini belum terpusat secara penuh kepada
server kantor pusat sehingga apabila terjadi penambahan data pada tabel
master diperlukan proses import data yang telah dikirimkan kantor pusat
kepada kantor cabang yang dapat dilakukan oleh masing-masing manajer
cabang.
Gambar 4.4 System flow penambahan data master
4.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data
yang terjadi dalam sistem dari tingkat tertinggi sampai yang terendah, yang
memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi atau membagi sistem kedalam
bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana.
1. Context Diagram SIA Conservation International
32
Dalam context diagram digambarkan perancangan sistem secara garis besar
pada Sistem Informasi Akuntansi pada Conservation International. Terdapat 5
Entitas (pelaku proses), yaitu Employee, Manager, Kepala Pusat, Accountant,
dan Cashier. Dalam context diagram dapat terlihat pula data yang masukan
dan keluaran sistem yang diberikan oleh masing-masing entitas yang tampak
pada gambar 4.5.
Data Payment Voucher
Data Jurnal Umum
Informasi Transaksi Operasional
Informasi Permintaan Payment Voucher
Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Laporan Jurnal Umum Periode2
Informasi Pengajuan Payment Voucher
Laporan Jurnal Umum Periode1
Data Master Update
Informasi Master Update
Data Master Baru
Bukti Penyerahan Data Transaksi
Data Transaksi Operasional
Payment Voucher
Data Pengajuan Payment Voucher
0
SIA Conserrvation International
Employee
Manager
Kepala Pusat
Accountant
Cashier
Gambar 4.5 Context Diagram SIA Conservation International
2. DFD Level 0 SIA Conservation International
DFD Level 0 menggambarkan alur kerja sitem yang lebih kompleks. Tampak
pada DFD Level 0 terdapat basis data yang mampu menampung setiap
keluaran yang harus ditampung dalam basis data serta mampu memanggil data
atau informasi yang dibutuhkan oleh sebuah proses dari tabel basis data.
33
Validasi Data
Validasi
Cetak Laporan Pereodik
Cetak Laporan Periodik
Update Data Master
Simpan General journal
Simpan Payment Voucher
Data Payment Voucher
Data Jurnal Umum
Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Informasi Transaksi Operasional
Informasi Permintaan Payment Voucher
Laporan Jurnal Umum Periode2
Informasi Pengajuan Payment Voucher
Laporan Jurnal Umum Periode1
Data Master Update
Data Transaksi Operasional
Bukti Penyerahan Data Transaksi
Informasi Master Update
Data Master Baru
Payment Voucher
Data Pengajuan Payment Voucher
Employee
Manager
Kepala Pusat
Cashier Accountant
1
Proses Pengajuan Dokumen Pembayaran
2
Proses Pencatatan Journal Umum
3
Proses Update data Master
4
Proses cetak Laporan
Jurnal Umum
1Tabel Payment
Voucher
2Tabel General
Journal Voucher
3 Tabel Master
Gambar 4.6 DFD Level 0 SIA Conservation International
4.2.4 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu desain yang
digunakan untuk merepresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan
kebutuhan tabel-tabel dari basis data sistem. ERD juga menentukan hubungan
(relasi) antar tabel. ERD terdiri atas Conceptual Data Model (CDM) dan Physical
Data Model (PDM).
34
A. Conceptual Data Model
Relation_249
Relation_247
Relation_246
Relation_245
Relation_244
Relation_242
Relation_241
Relation_240
Relation_239
Relation_238
Relation_237
Relation_236
Relation_235
Relation_234
sponsoring
requesting
office_area
in_area
having
work_at
Donor
No_DonorDescriptionStatus
Employee
No_EmployeeEmployee_NameOfficeStatus
Strategy
No_StrategyDescriptionStatus
Outcome
No_OutcomeDescriptionStatus
COA
No_COAGroupDescriptionPurposeStatusRemark
COAGroup
COAGroup_CodeDescription
Province
Province_CodeName
Vendor
Vendor_CodeVendor_NameVendor_SiteAddressBank_1_NameBank_1_AddressBank_1_AccountNameBank_1_AccountNumberBank_1_SwiftCodeBank_2_NameBANK_2_AddressBank_2_AccountNameBank_2_AccountNumberBank_2_SwiftCodeStatus
Bank
Bank_CodeField_CodeBank_nameAccount_NameAccount_NumberSwiftCodeStatus
Field_Office
code_fieldshortnameField_OfficeAddressCityProvinceZipcodePhoneFax
Login
usernamepassword
Config uration
Code_confname_compaddress_compCityprovince_idcountry_idpostcodePhoneFaxcontactpersoncontactnumberfocodepccodepvcodeg lcodelogonamepettychas
PaymentVoucher
PVNumTransDateRequestByPurposeOfExpensePaidMethodBeneficierydebetcreditStatus
GeneralJournalVoucher
code_journaltrans_datedebetcreditStatus
PVDetail
code_pvinvoice_notecoa_iddonor_idemp_idcostcenter_idfunction_idsite_iddebet_creditamountbrief_memo
JVDetail
jvdetail_codecoa_id2donor_id2costcenter_id2emp_id2function_id2site_id2debet_credit2brief_memo2amount2
Gambar 4.7 CDM SIA Conservation International
35
B. Physical Data Model
JVDETAIL_CODE = JVDETAIL_CODE
NO_ST RAT EGY = NO_ST RAT EGY
NO_OUTCOME = NO_OUT COME
NO_COA = COA_NO_COA
JVDETAIL_CODE = JVDETAIL_CODE
JVDETAIL_CODE = JVDETAIL_CODE
CODE_CONF = CODE_CONF
NO_COA = NO_COA
CODE_CONF = CODE_CONF
NO_COA = NO_COA
NO_ST RAT EGY = NO_ST RAT EGY
NO_DONOR = NO_DONOR
NO_OUTCOME = NO_OUT COME
CODE_PV = CODE_PV
VENDOR_CODE = VENDOR_CODE
NO_EMPLOYEE = NO_EMPLOYEE
CODE_FIELD = CODE_FIELD
PROVINCE_CODE = PROVINCE_CODE
COAGROUP_CODE = COAGROUP_CODE
CODE_FIELD = CODE_FIELD
DONOR
NO_DONOR numeric(6)JVDETAIL_CODE varchar(11)DESCRIPTION varchar(50)STATUS varchar(8)
EMPLOYEE
NO_EMPLOYEE numeric(2)CODE_FIELD numeric(2)JVDETAIL_CODE varchar(11)EMPLOYEE_NAME varchar(30)OFFICE numeric(2)STATUS varchar(8)
STRATEGY
NO_STRATEGY numeric(4)DESCRIPTION varchar(50)STATUS varchar(8)
OUTCOME
NO_OUTCOME numeric(6)DESCRIPTION varchar(50)STATUS varchar(8)
COA
NO_COA numeric(4)COAGROUP_CODE numeric(2)GROUP numeric(2)DESCRIPTION varchar(50)PURPOSE varchar(50)STATUS varchar(8)REMARK varchar(50)
COAGROUP
COAGROUP_CODE numeric(2)DESCRIPTION varchar(50)
PROVINCE
PROVINCE_CODE numeric(2)CODE_CONF numeric(2)NAME varchar(30)
VENDOR
VENDOR_CODE numeric(4)PROVINCE_CODE numeric(2)VENDOR_NAM E varchar(30)VENDOR_SITE numeric(2)ADDRESS varchar(50)BANK_1_NAME varchar(30)BANK_1_ADDRESS varchar(30)BANK_1_ACCOUNT varchar(30)BANK_1_ACCOUNTNUMBER varchar(30)BANK_1_SWIFTCODE varchar(15)BANK_2_NAMEN varchar(30)BANK_2_ADDRESS varchar(30)BANK_2_ACCOUNTNAM E varchar(30)BANK_2_ACCOUNTNUMBER varchar(30)BANK_2_SWIFTCODE varchar(15)STATUS varchar(8)
BANK
BANK_CODE numeric(2)CODE_FIELD numeric(2)FIELD_CODE numeric(2)BANK_NAME varchar(30)ACCOUNT_NAM E varchar(30)ACCOUNT_NUMBER varchar(15)SWIFTCODE varchar(15)STATUS varchar(8)
FIELD_OFFICE
CODE_FIELD numeric(2)CODE_CONF numeric(2)SHORTNAME char(1)FIELD_OFFICE varchar(30)ADDRESS varchar(50)CITY varchar(30)PROVINCE numeric(2)ZIPCODE varchar(6)PHONE numeric(15)FAX numeric(15)
LOGIN
USERNAME varchar(10)PASSWORD varchar(15)
CONFIGURATION
CODE_CONF numeric(2)NAME_CONF varchar(30)ADDRESS_COM varchar(50)CITY varchar(30)PROVINCE_ID numeric(2)COUNTRY_ID numeric(2)POSTCODE varchar(6)PHONE numeric(15)FAX numeric(15)CONTACTPERSON varchar(30)CONTACTNUMBER numeric(15)FOCODE numeric(2)PCCODE numeric(2)PVCODE numeric(2)GLCODE numeric(2)LOGONAME varchar(50)PETTYCHAS numeric(7)
PAYMENTVOUCHER
PVNUM varchar(11)NO_EMPLOYEE numeric(2)VENDOR_CODE numeric(4)CODE_PV varchar(11)TRANSDATE timestampREQUESTBY numeric(5)PURPOSEOFEXPENSE varchar(50)PAIDMETHOD varchar(50)BENEFICIERY numeric(3)DEBET numeric(10)CREDIT numeric(10)STATUS varchar(8)
GENERALJOURNALVOUCHER
CODE_JORNAL numeric(11)JVDETAIL_CODE varchar(11)TRANS_DATE timestampDEBET numeric(10)CREDIT numeric(10)STATUS varchar(8)
PVDETAIL
CODE_PV varchar(11)NO_OUTCOME numeric(6)NO_DONOR numeric(6)NO_STRATEGY numeric(4)NO_COA numeric(4)INVOICE varchar(30)COA_ID numeric(4)DONOR_ID numeric(6)EMP_ID numeric(2)COSTC_ID numeric(5)FUNC_ID numeric(4)SITE_ID numeric(5)DEBET_CREDIT varchar(2)AMOUNT numeric(10)BRIEF_MEMO varchar(30)
JVDETAIL
JVDETAIL_CODE varchar(11)NO_COA numeric(4)COA_NO_COA numeric(4)NO_OUTCOME numeric(6)NO_STRATEGY numeric(4)COA_ID2 numeric(4)DONOR_ID2 numeric(6)COSTC_ID2 numeric(5)EMP_ID2 numeric(2)FUNC_ID2 numeric(4)SITE_ID2 numeric(5)DEBET_CREDIT2 varchar(2)BRIEF_MEMO2 varchar(30)AMOUNT2 numeric(10)
Gambar 4.8 PDM SIA Conservation International
4.2.5 Struktur Database
Dalam hal merancang struktur table yang diperlukan, meliputi nama
table, nama atribut, tipe data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan
sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai
berikut :
36
A. Tabel Donor
Primary key : No_Donor
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan data yayasan atau lembaga pendonor
Conservation International
Tabel 4.1 Struktur Tabel Donor
Field Tipe Ukuran Keterangan No_Donor NUMBER 2 Description TEXT 50 Status TEXT 8
B. Tabel Employee
Primary key : No_Employee
Foreign key : Office references Field_Office. code_field
Fungsi : Menyimpan data pegawai Conservation International
Tabel 4.2 Struktur Tabel Employee
Field Tipe Ukuran Keterangan No_Employee NUMBER 2 Employee_Name TEXT 30 Office NUMBER 2 Status TEXT 8
C. Tabel Strategy
Primary key : No_Strategy
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan keterangan atau fungsi dari setiap transaksi
operasional Conservation International
37
Tabel 4.3 Struktur Tabel Strategy
Field Tipe Ukuran Keterangan No_Strategy NUMBER 4 Description TEXT 50 Status TEXT 8
D. Tabel Outcome
Primary key : No_Outcome
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan data tempat dimana transaksi tersebut dapat
digunakan.
Tabel 4.4 Struktur Tabel Outcome
Field Tipe Ukuran Keterangan No_Outcome NUMBER 6 Description TEXT 50 Status TEXT 8
E. Tabel COA
Primary key : No_COA
Foreign key : COA_GroupCode references COAGroup.
Fungsi : Menyimpan seluruh data Chart Of Account yang
digunakan oleh Conservation International.
38
Tabel 4.5 Struktur Tabel COA
Field Tipe Ukuran Keterangan No_COA NUMBER 4 COA_GroupCode NUMBER 2 Description TEXT 50 Purpose TEXT 50 Status TEXT 8 Remark TEXT 50
F. Tabel COAGroup
Primary key : COAGroup_Code
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan data Group setiap Chart Of Account
Tabel 4.6 Struktur Tabel COAGroup
Field Tipe Ukuran Keterangan COAGroup_Code NUMBER 2 Description TEXT 50
G. Tabel Province
Primary key : Province_Code
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan data provinsi seluruh area jangkauan
Conservation International.
Tabel 4.7 Struktur Tabel Province
Field Tipe Ukuran Keterangan Province_Code NUMBER 2 Name TEXT 30
39
H. Tabel Vendor
Primary key : Vendor_Code
Foreign key : Vendor_Site references Province.Province_Code
Fungsi : Menyimpan data vendor yang ada pada Conservation
International
Tabel 4.8 Struktur Tabel Vendor
Field Tipe Ukuran Keterangan Vendor_Code NUMBER 4 Vendor_Name TEXT 30 Vendor_Site NUMBER 2 Address NUMBER 50 Bank_1_Name TEXT 30 Bank_1_Address TEXT 30 Bank_1_AccountName TEXT 30 Bank_1_AccountNumber TEXT 30 Bank_1_SwiftCode TEXT 15 Bank_2_Name TEXT 30 Bank_2_Address TEXT 30 Bank_2_AccountName TEXT 30 Bank_2_AccountNumber TEXT 30 Bank_2_SwiftCode TEXT 15 Status TEXT 8
I. Tabel Bank
Primary key : Bank_Code
Foreign key : Field_Code references Field_Office.code_field
Fungsi : Menyimpan data bank yang digunakan oleh Conservation
International untuk penyerahan payment voucher beserta
pemilik akun tersebut.
40
Tabel 4.9 Struktur Tabel Bank
Field Tipe Ukuran Keterangan Bank_Code NUMBER 2 Field_Code NUMBER 2 Bank_name TEXT 30 Account_Name TEXT 30 Account_Number TEXT 15 SwiftCode TEXT 15 Status TEXT 8
J. Tabel Field_Office
Primary key : code_field
Foreign key : Province references Province.Province_Code
Fungsi : Menyimpan informasi alamat seluruh kantor cabang
Conservation International yang ada di Indonesia.
Tabel 4.10 Struktur Tabel Field_Office
Field Tipe Ukuran Keterangan
code_field NUMBER 2
Shortname CHAR 1 Field_Office TEXT 30 Address TEXT 50 City TEXT 30 Province NUMBER 2 Zipcode TEXT 6 Phone NUMBER 15 Fax NUMBER 15
41
K. Tabel User_Manajemen
Primary key : Code_User
Foreign key :
Fungsi : Menyimpan data pengguna aplikasi setiap kantor cabang
Tabel 4.11 Struktur Tabel User_Manajemen
Field Tipe Ukuran Keterangan Code_User NUMBER 1 Fullname TEXT 30 Username TEXT 10 Password TEXT 15 Groupuser TEXT 5 Status TEXT 8
L. Tabel Configuration
Primary key : Code_conf
Foreign key : province_id references Province.Province_Code
Focode references Field_Office.code_field
Fungsi : Memberikan pengaturan awal terhadap aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi Conservation International.
Tabel 4.12 Struktur Tabel Configuration
Field Tipe Ukuran Keterangan
Code_conf NUMBER 2 name_comp TEXT 30
address_comp TEXT 50 City TEXT 30 province_id NUMBER 2
country_id NUMBER 2
42
Postcode TEXT 6
Phone NUMBER 15
Fax NUMBER 15
Contactperson NUMBER 30
Contactnumber NUMBER 15
Logoname TEXT 50 Menyimpan alamat direktori logo perusahaan.
Pettychas NUMBER 7
M. Tabel PaymentVoucher
Primary key : PVNum
Foreign key : RequestBy references Employee.No_Employee
Beneficiery references Vendor.Vendor_Code
Fungsi : Menyimpan transaksi pencatatan Payment Vocher yang
dilakukan.
Tabel 4.13 Struktur Tabel Payment Voucher
Field Tipe Ukuran Keterangan PVNum TEXT 11 Kode PV ini dibuat
dengan ketentuan: digit pertama merupakan kode area, diikuti 3 digit nomer voucher, kemudian metode pembayaran (bila cash akan muncul kode PC, bila transfer akan diisi nama bank), lalu diikuti 2 digit tahun transaksi XXXX/XXX/XX
43
TransDate DATETIME RequestBy NUMBER 5 PurposeOfExpense TEXT 30 PaidMethod TEXT 50 Beneficiery NUMBER 3 AccountName TEXT 50 Debet TEXT 6 Credit TEXT 6 Status TEXT 8
N. Tabel GeneralJournalVoucher
Primary key : code_journal
Foreign key :
Fungsi : Mencatat setiap transaksi yang sudah dilakukan dan
menyimpannya dalam jurnal umum.
Tabel 4.14 Struktur Tabel GeneralJournalVoucher
Field Tipe Ukuran Keterangan code_journal NUMBER 10 Code_journal ini dibuat
dengan ketentuan: digit pertama merupakan kode area, diikuti 3 digit nomer voucher, kemudian kode journal voucher (JV), lalu diikuti 2 digit tahun transaksi XXXX/XX/XX
trans_date DATETIME Debet NUMBER 10 Credit NUMBER 10 Status TEXT 8
44
O. Tabel PVDetail
Primary key : code_pv
Foreign key : COA_id references COA.No_COA
Donor_id references Donor.No_Donor
Emp_id references Employee.No_Employee
Function_id references Strategy.No_Strategy
Site_id references Outcome.No_Outcome
Fungsi : Menyimpan detail transaksi dari pencatatan payment
voucher.
Tabel 4.15 Struktur Tabel PVDetail
Field Tipe Ukuran Keterangan code_pv NUMBER 11 invoice_note TEXT 30 COA_id NUMBER 4 Donor_id NUMBER 6 Emp_id NUMBER 2 Costcenter_id NUMBER 5 Function_id NUMBER 4 Site_id NUMBER 5 Debet_credit TEXT 2 Amount NUMBER 10 Brief_memo TEXT 30
P. Tabel JVDetail
Primary key : jvdetail_code
Foreign key : COA_id references COA.No_COA
Donor_id references Donor.No_Donor
Emp_id references Employee.No_Employee
Function_id references Strategy.No_Strategy
45
Site_id references Outcome.No_Outcome
Fungsi : Menyimpan detail transaksi dari pencatatan general
journal voucher.
Tabel 4.16 Struktur Tabel JVDetail
Field Tipe Ukuran Keterangan jvdetail_code NUMBER 11 COA_id NUMBER 4 Donor_id NUMBER 6 Emp_id NUMBER 2 Costcenter_id NUMBER 5 Function_id NUMBER 4 Site_id NUMBER 5 Debet_credit TEXT 2 Amount NUMBER 10 Brief_memo TEXT 30
4.3 Desain I/O
Desain Input dan Output Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi pada
Conservation International dapat digambarkan sebagai berikut:
4.3.1 Halaman Depan dan Login
Form Login digunakan untuk pengisian nama pengguna dan sandi dari
pemakai aplikasi. Form ini berguna untuk membatasi hak akses setiap pengguna
yang akan menggunakan aplikasi, sehingga aplikasi ini hanya dapat digunakan
oleh pihak yang bersangkutan, dan dengan fasilitas yang sesuai dengan hak akses
yang dimiliki.
46
Gambar 4.9 Form Login
4.3.2 Menu Utama
Pada Menu Utama terdapat 6 tombol di sisi kiri layar monitor, yaitu
Tombol Master Data, Tombol Transaction, Tombol Administrator, Tombol
Import Data, Tombol Export Data, dan Tombol Log Out. Masing-masing tombol
berfungsi untuk masuk ke dalam form yang akan diakses oleh pengguna. Tombol
master akan membawa pengguna masuk kedalam menu Master Donor
Gambar 4.10 Menu Utama
47
4.3.3 User Management
Form ini digunakan untuk mengubah password dan privileges dari
pengguna yang sedang aktif dan untuk membuat user baru.
Gambar 4.11 User Management
4.3.4 Form Donor Code
Form donor code merupakan form untuk menginputkan atau mengupdate
data pendonor. Dalam form ini pula dapat diubah status dari pendonor tersebut
apakah masih aktif sebagai pendonor ataukah sudah tidak aktif atau dalam kondisi
tidak aktif.
48
Gambar 4.12 Form Donor Code
4.3.5 Form Employee
Form Employee menampilkan seluruh data pegawai dari Conservation
International baik yang masih aktif ataupun tidak. Dalam form ini pengguna dapat
menambah ataupun mengubah data pegawai yang ada.
Gambar 4.13 Form Employee
49
4.3.6 Form Strategy
Form Strategy digunakan untuk menampilkan seluruh pos-pos alokasi
penggunaan dana pada Conservation International baik yang aktif ataupun tidak.
Dalam form ini pengguna dapat menambah ataupun mengubah data Strategy yang
ada.
Gambar 4.14 Form Strategy
4.3.7 Form Outcome
Form Outcome digunakan untuk menampilkan semua data Outcome
yang merupakan data alokasi penyaluran dana pada Conservation International
baik yang aktif ataupun tidak. Dalam form ini pengguna dapat menambah ataupun
mengubah data Outcome yang ada.
50
Gambar 4.15 Form Outcome
4.3.8 Form Cost Center
Form Cost Centre digunakan untuk menampilkan semua data Cost
Centre yang merupakan data yang menerima dana dari pendonor pada
Conservation International baik yang aktif ataupun tidak. Dalam form ini
pengguna dapat menambah ataupun mengubah data Cost Centre yang ada.
Gambar 4.16 Form Cost Center
51
4.3.9 Form Chart Of Account
Form Chart Of Account digunakan untuk menampilkan semua data Chart
Of Account yang merupakan data akun untuk memanajemen dana di setiap
departemen pada Conservation International baik yang sedang digunakan ataupun
tidak digunakan. Dalam form ini pengguna dapat menambah ataupun mengubah
data Chart Of Account yang ada.
Gambar 4.17 Form Chart Of Account
4.3.10 Form Vendor
Form Vendor digunakan untuk menampilkan semua data Vendor yang
merupakan data penerima dana transaksi yang melalui pembayaran transfer pada
Conservation International baik yang sedang aktif ataupun tidak aktif. Dalam
form ini pengguna dapat menambah ataupun mengubah data Vendor yang ada.
52
Gambar 4.18 Form Vendor
4.3.11 Form Bank Account
Form Chart Of Account digunakan untuk menampilkan semua data Bank
Account yang merupakan data akun bank yang digunakan dalam transaksi pada
Conservation International baik yang sedang aktif ataupun tidak aktif.
Gambar 4.19 Form Bank Account
53
4.3.12 Form Payment Voucher
Form Payment Voucher digunakan untuk menampilkan semua data
Payment Voucher yang merupakan data permintaan transaksi pembayaran oleh
pegawai pada Conservation International baik yang sedang aktif ataupun tidak
aktif. Dalam form ini pengguna tidak dapat mengubah data Payment Voucher
apabila transaksi sudah ditutup. Form output yang dihasilkan apabila Payment
Voucher di cetak akan terlihat seperti gambar 4.21.
Gambar 4.20 Form Payment Voucher
54
Gambar 4.21 Cetak Payment Voucher
4.3.13 Form General Journal Voucher
Form General Journal Voucher digunakan untuk menampilkan dan
mencatat atau mengkoreksi semua data transaksi yang telah dilakukan pada
Conservation International.
Gambar 4.22 Form General Journal Voucher
Apabila Form General Journal Voucher ini dicetak, maka akan keluar output
laporan seperti pada gambar 4.23.
55
Gambar 4.23 Cetak General Journal Voucher
4.3.14 Cetak Laporan Periode
Sheet Cetak laporan Periode digunakan untuk menampilkan laporan dari
semua transaksi yang telah ditutup pada periode tertentu pada Conservation
International.
Gambar 4.24 Cetak Laporan Periode
56
4.3.15 Form Configuration
Form Configuration digunakan untuk menambah atau mengubah data
konfigurasi Petty Cash Limit dan data perusahaan pada Conservation
International.
Gambar 4.25 Form Configuration
4.3.16 Form Field Office
Form Field Office digunakan untuk menampilkan seluruh data kantor
cabang dari Conservation International baik yang masih aktif ataupun tidak.
Dalam form ini pengguna dapat menambah ataupun mengubah data kantor cabang
yang ada.
57
Gambar 4.26 Form Field Office
4.3.17 Form Export Data
Form Export Data digunakan untuk memindahkan Datasheet Master ke
dalam Sheet baru untuk kebutuhan antar kantor cabang pada Conservation
Interational.
Gambar 4.27 Form Export Data
58
4.3.18 Form Import Data
Form Export Data digunakan untuk menambahkan atau mengupdate
Sheet ke dalam Datasheet Master untuk kebutuhan antar kantor cabang pada
Conservation Interational.
Gambar 4.28 Form Import Data
59
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembuatan aplikasi sistem informasi akuntansi untuk perusahaan
Conservation International ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan informasi yang dihasilkan dari sistem ini, maka pihak manajemen dapat
mencatat setiap transaksi perusahaan secara tepat dan cepat.
2. Manajemen dapat mencetak laporan transaksi tiap periode kapanpun jika
dibutuhkan.
3. Adanya fasilitas export dan import database memudahkan dalam integrasi antar
kantor cabang dalam melaksanakan kebutuhan transaksi.
4. Adanya pengaturan hak akses antar pengguna membuat manajemen mampu untuk
mengontrol setiap transaksi yang keluar.
5.2 Saran
Saran-saran yang direkomendasikan untuk pengembangan aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi pada Conservation International adalah sebagai berikut:
1. Akan lebih sempurna lagi apabila aplikasi ini melakukan auto update ke database
master secara terjadwal.
2. Ditambahkan kemampuan untuk laporan jurnal penyesuaian secara periodik tidak
hanya perbulan tetapi bisa untuk triwulan.
59
60
3. Laporan–laporan yang behubungan dengan angka yang diperlukan oleh pihak
manajemen dapat disajikan dengan tampilan grafik.
61
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, 1993, Sistem Akuntansi: Edisi Ketiga, Badan Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep,
teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Kendall, K.E dan Kendall J.E. 2003. Analisis dan perancangan Sistem Jilid 1.
Prehallindo, Jakarta.
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Yuswanto, dan Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi
Pustaka, Jakarta.
