LAPORAN KERJA PRAKTEK

PEMBUATAN LAPORAN SERAH TERIMA JABATAN OM BILLING & COLLECTION

PT. TELKOM INDONESIA AREA VII KTI MAKASSAR

DISUSUN OLEH:

[30108300] [ANDI DIDIK WIRA PUTRA]

PROGRAM STUDI INFORMATION SYSTEMPOLITEKNIK TELKOMBANDUNG2010

LEMBAR PENGESAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini :

Nama : PUTU AGUS ARIYAKSA

NIP : 640531. 30

Jabatan : Asisten Manager Customer Billing

Menerangkan bahwa mahasiswa :

Nama : ANDI DIDIK WIRA PUTRA

No. Induk : 30108300

Bidang : INFORMATION SYSTEM

Telah menyelesaikan Kerja Praktek di:

Nama Perusahaan : TELKOM INDONESIA DRIVE VII MAKASSAR

Alamat : JL. AP. PETERANI NO.2 MAKASSAR 90221

Bidang : BILLING & COLLECTION

Waktu Pelaksanaan : 19 JULI S/D 03 SEPTEMBER 2010

MAKASSAR, 02 september 2010

Putu Agus AriyaksaNIK : 640531. 30

- i -

- ii -

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Kerja Praktek dengan judul :

PEMBUATAN LAPORAN SERAH TERIMA JABATAN

OM BILLING & COLLECTION

telah disetujui dan disahkan pada Presentasi Laporan Kerja Praktek

Politeknik Telkom Program Studi Information System

Pada Tanggal 14 Oktober 2010

Pembimbing Akademik,

Kastaman

NIP : 08840446-2

- iii -

- iv -

Abstrak

Serah Terima Jabatan merupakan suatu hal yang lazim yang sering kita jumpai dalam suatu

perusahaan maupun istitusi berupa pergantian kepala atau kepala bagian yang lama dengan kepala

atau kepala bagian baru yang merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan maupun institusi guna

untuk meningkatkan kinerja perusahaan maupun istitusi.

Dalam Serah Terima Jabatan terdapat sebuah laporan atau dokumen yang berisi informasi

mengenai perusahaan maupun istitusi yang akan dipimpinya berupa gambaran mengenai kondisi

maupun kinerja perusahaan atau istitusi tersebut. Hal ini bertujuan agar pengganti kepala maupun

kepala bagian baru paham dan dapat beradaptasi dengan likungan kinerja baru. Sehingga kinerja

perushaan maupun istitusi dapat berjalan dengan semestinya sesuai visi mis maupun tujuan dan target

perusahaan maupun istitusi.

Kata kunci : [Serah Terima Jabatan, Perusahaan/Istitusi, Laporan/Dokumen]

- v -

Kata Pengantar

Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Rahmat dan

Karunia-Nya. Sehingga, saya dapat menyelesaikan laporan hasil Kerja Praktek Lapangan dalam

rangka memenuhi salah satu tugas mata kuliah Kerja Peraktek.

Pada kesempatan kali ini tidak lupa saya sampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak

yang telah memberikan bantuan dan kerjasamanya dalam penyusunan tugas laporan ini, diantaranya :

1. Bapak Putu Agus selaku pembimbing lapangan

2. Bapak Kastaman selaku dosen pembimbing akademik

Dalam laporan ini saya menyadari masih banyak kekurangan dan kesalahan maka dari itu

saya mohon kepada pembaca maupun semua pihak yang membantu penyusunan laporan ini untuk

memberikan kritik dan saran yang membangun, sehingga kesalahan maupun kekurangan dalam

laporan ini bisa saya perbaiki pada tugas berikutnya.

Makassar, 3 September 2010

Penulis

Andi Didik Wira Putra

- vi -

Daftar Isi

LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................................................iLEMBAR PENGESAHAN............................................................................................................iiAbstrak.......................................................................................................................................... iiiKata Pengantar..............................................................................................................................ivDaftar Isi.........................................................................................................................................vDaftar Gambar...............................................................................................................................viDaftar Istilah.................................................................................................................................viiBAB I PENDAHULUAN.............................................................................................................11.1 Latar Belakang.....................................................................................................................1

1.2 Tujuan..................................................................................................................................1

1.3 Batasan Masalah..................................................................................................................1

1.4 Metode Penelitian................................................................................................................2

BAB II PROFIL PERUSAHAAN.................................................................................................32.1 Sejarah Perusahaan..............................................................................................................3

2.2 Struktur Organisasi..............................................................................................................4

2.3 Proses Bisnis Pada Billing & Collection.............................................................................5

BAB III DASAR TEORI...............................................................................................................63.1 Laporan / Dokumen.............................................................................................................6

3.2 Serah Terima Jabatan...........................................................................................................6

3.3 Proses...................................................................................................................................6

3.4 Tahapan................................................................................................................................6

BAB IV PEMBAHASAN.............................................................................................................74.1 Proses Pembuatan Laporan Serah Terima Jabatan..............................................................7

4.2 Tahapan Pembuatan Laporan Serah Terima Jabatan...........................................................8

BAB V PENUTUP......................................................................................................................105.1 Kesimpulan........................................................................................................................10

5.2 Saran..................................................................................................................................10

Daftar Pustaka..............................................................................................................................11

- vii -

Daftar Gambar

Gambar 2.2 Struktur Organisasi .........……………………………………………………………….. 4

- viii -

Daftar Istilah

TELKOM Perusahan BUMN dalam bidang telekomunikasi.

OM Manager Oprasional.

SK Surat Keputusan.

GM General Manager.

Divre 7 Divisi Regional 7 adalah pembagian wilayah pengelolaan pada PT.Telkom.

POST Layanan telepon rumah dan speedy

NON POST Layanan data internet dan ASTINET

ASTINET Akses service dan internet dalam sekala besar.

B & C Billing & Collection, merupakan bagian divisi dari Telkom Solution

- ix -

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Billing & Collection merupakan salah satu divisi di PT.Telkom Indonesia dibidang

Telkom Solution bagian Billing Management, Invoicing and Collection, dan Debt

Management yang khusus menanggulangi Data dan ASTINET (Acces Service to Internet)

atau yang lebih jelasnya Internet untuk perusahaan atau institusi yang kapasitasnya besar.

Dimana semua proses mulai dari proses pasang baru (pelanggan baru), perhitungan billing

(tagihan), pembuatan invoice dan penyeleksian data pembayaran sampai pengolahan data

debt atau tunggakan, setiap bagiannya memiliki proses yang berbeda-beda selain itu setiap

bagian juga sudah disediakan aplikasi yang berbeda-beda untuk masing-masing proses

tersebut. Dari semua aplikasi yang disediakan semua memiliki fungsi dan parameter yang

berbeda, sehingga bagian satu dengan bagian yang lain tidak berhak mengakses dan tidak

terkoneksi satu dengan lainnya.

Alasan itulah yang membuat penulis ingin membahas proses kerja maupun kondisi

yang dialami pada B & C dalam bentuk dokumen maupun laporan guna mempermuda OM

baru dalam mempelajari permasalahan serta kondisi yang dihadapi perusahaan dan sebagai

gambaran OM baru agar dapat beradaptasi dalam Billing & Collection.

1.2 Tujuan

Membahas proses pembuatan serah terima jabatan untuk OM baru agar dapat

mengenal bagian Billing & Collection.

Menjelaskan tahapan - tahapan dalam proses pembuatan serah terima jabatan,

sehingga dokumen serah terima dapat diselesaikan

1.3 Batasan Masalah

Penulis hanya membahas sebatas pembuatan laporan yang dianggap di butuhkan oleh

OM baru maupun penunjang kegiatan oprasional Billing & Collection. Penulis tidak

membahas bagian divisi lain dari PT. Telkom DIVRE 7.

- 1 -

1.4 Metode Penelitian

Dalam membuat laporan ini penulis menggunakan metode penelitian mulai dari

analisis kebutuhan, perancangan, dan pembuatan dengan melakukan survey langsung di

lapangan.

- 2 -

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Berawal dari peristiwa pengoprasian layanan jasa telekomunikasi pertama di

Indonesia berupa hubungan telegraf elektromafnetik antara Batavia (Jakarta) dengan

Buitenzorg (Bogor) pada 23 Oktober 1856, kini layanan jasa telekomunikasi berkembang

pesat dan menjadi kebutuhan mutlak manusia pada era informasi ini. Inilah awal hadirnya

perusahaan telekomunikasi dan informasi yang sekarang dikenal dengan nama PT

Telekomunikasi Indonesia Tbk. Perjalanan panjang, pengabdian - pengabdian tulus dan

inovasi tiada henti telah menjadikan Telkom sebagai penyedia layanan jasa informasi dan

telekonunikasi terbesar dan dengan ragam produk terlengkap di Indonesia.

1974 Perusahaan Negara (PN) telekomunikasi disesuaikan menjadi Perusahaan

Umum Telekomunikasi (Perumtel) yang menyelenggarakan jasa telekomunikasi nasional

maupun internasional. 1980 PT Indonesian Satellite Corporation (Indosat) didirikan untuk

menyelenggarakan jasa telekomunikasi internasional, terpisah dari Perumtel. 1989 Undang-

undang nomor 3/1989 tentang telekomunikasi tentang peran serta swasta dalam

penyelenggaraan telekomunikasi.

1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)

Telekomunikasi Indonesia berdasarkan PP no.25 tahun 1991. 1995 penawaran umum perdana

saham TELKOM (Initial Public Offering/IPO) dilakukan pada tanggal 14 November 1995.

Sejak itu saham TELKOM tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta (BEJ), Bursa

Efek Surabaya (BES), New York Stock Exchange (NYSE) dan London Stock Exchange (LSE).

Saham TELKOM juga diperdagangkan tanpa pencatatan (Public Offering Without

Listing/POWL) di Tokyo Stock Exchange.

1996 Kerja sama operasi (KSO) mulai diimplementasikan pada 1 Januari 1996 di

wilayah Divisi Regional I Sumatra dengan mitra PT Pramindo Ikat Nusantara (Pramindo),

Divisi Regional III Jawa Barat dan Banten dengan mitra PT Aria West International

(AriaWest), Divisi Regional IV Jawa Tengah dan di Yogyakarta dengan mitra PT Mitra

Global Telekomunikasi Indonesia (MGTI), Divisi Regional VI Kalimantan dengan mitra PT

- 3 -

Dayamitra Telekomunikasi (Dayamitra), dan Divisi Regional VII Kawasan Timur Indonesia

dengan mitra PT Bukaka Singtel.

1999 Undang-undang nomor 36/1999, tentang penghapusan monopoli

penyelenggaraan telekomunikasi. 2002 TELKOM membeli seluruh saham Pramindo melalui

3 tahap, yaitu 30% saham pada saat ditandatanganinya perjanjian jual-beli pada tanggal 15

Agustus 2002, 15% pada tanggal 30 September 2003 dan sisa 55% saham pada tanggal 31

Desember 2004. TELKOM menjual 12,72% saham Telkomsel kepada Singapore Telecom,

dan dengan demikian TELKOM memiliki 65% saham Telkomsel. Sejak Agustus 2002 terjadi

duopoli penyelenggaraan telekomunikasi lokal.

2.2 Struktur Organisasi

- 4 -

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

2.3 Proses Bisnis Pada Billing & Collection

Divisi Telkom Solution bagian Billing & Collection dimana bagian ini sendiri

bergerak di bidang Billing Management, Invoicing and Collection, dan Debt Management

dan menanggulangi data baik POTS dan NonPOTS dimana POTS sendiri terdiri dari

penyediaan layanan seperti telephone rumah, speedy dll, sementara NonPots sendiri terdiri

dari Data dan Internet ASTINET (Acces Service to Internet) atau yang lebih jelasnya internet

untuk perusahaan atau institusi yang kapasitasnya besar disebut sebagai Enterprice Service.

Bagian-bagian yang ada dalam Billing & Collection ini masing-masing memiliki

fungsi sebagai berikut :

1. Billing Management : Menghitung total tagihan yang harus dibayar pelanggan

dihitung berdasarkan Bandwidth dll.

2. Invoicing and Collection : Mengkolek atau memilah dan menandai semua pelanggan

yang sudah melakukan pembayaran, serta menyediakan invoice tagihan.

3. Debt Management : Bertanggung jawab menagih, memproses dan melist pelanggan-

pelanggan yang belum membayar.

Keterkaitan antara divisi Billing & Collection dengan Divisi lain :

Secara keseluruhan bagian Billing & Collection sangat berhubungan dengan AM (Account Manager )

yang bertugas sebagai agen pemasaran baik mulai survey, pemasangan sampai pembuatan

kesepakatan pelanggan setelah produk terpasang semua data baik perhitungan tagihan bulanan,

penagihan bulanan rutin dan penagihan piutang akan diproses oleh Billing & Collection semua

pendapatan (bayaran bulanan) akan disetorkan ke bagian keuangan dengan demikian bagian Billing &

Collection juga berhubungan dengan bagian direktori keuangan. Selain itu Billing & Collection juga

berhubungan dengan bagian Customer Solution dimana berfungsi memperbaiki dan merespon keluhan

customer.

- 5 -

BAB III

DASAR TEORI

3.1 Laporan / Dokumen

Sebuah Dokumen / Laporan adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya,

dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau

memakai media elektronik dimana Laporan / Dokumen Suatu bentuk penyampaian berita,

keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggung jawaban baik secara lisan maupun tulisan

dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung

jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

3.2 Serah Terima Jabatan

Penyerahan dan penerimaan (jabatan, tanggung jawab, dsb) pihak yg satu

menyerahkan dan pihak yang lain menerima.

3.3 Proses

Proses adalah serangkaian langkah sistematis, atau tahapan yang jelas dan dapat

ditempuh berulangkali, untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika ditempuh, setiap tahapan

itu secara konsisten mengarah pada hasil yang diinginkan.

Banyak contoh proses yang terjadi di dalam kehidupan sehari-hari di sekitar kita,

yang mungkin tidak kita sadari, mobil merupakan hasil dari proses manufaktur. Begitu pula

pakaian, rumah, bahkan roti yang kita makan, semua merupakan hasil dari suatu proses yang

dapat menjamin kualitasnya.

3.4 Tahapan

Tingkatan atau jenjang dalam suatu proses yang berjalan.

- 6 -

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Proses Pembuatan Laporan Serah Terima Jabatan

Proses berawal dari SK yang di keluarkan oleh GM Telkom, kemudian pembuatan

Serah Terima Jabatanpun dilakukan dan di mulai dari menyusun apa yang ingin dituangkan

kedalam dokumen serah terima agar OM baru dapat memahami dan mengenal bagian Billing

& Collection.

Susunan dokumenpun telah ditentukan tahapanya dengan konsep sebagai berikut :

1. Cover

2. Kata pengantar

3. Maksud tujuan

4. Gambaran umum :

a. Organisasi

b. Uraian Tugas, Kewenangan, dan Tanggung Jawab

c. Potensi sumber daya

d. Sasaran Kerja

e. Activity In Proses

f. Kendala – kendala Oprasional

5. Penutup

6. Lampiran

Setelah susunan dokumen telah ditentukan, proses pengerjaan dilakukan sesuai

tahapanya yang akan dibahas lebih dalam pada bagian selanjutnya. Proses yang dilakukan

setelah itu berupa menganalisah dan mengumpulkan data untuk keperluan dokumen serah

terima jabatan. Dan berangsur – angsur tahap demi tahap hingga dokumen diselesaikan.

Dokumen kemudian diserahkan kepada OM lama dan dipresentasikan guna

memeriksanya apakah terdapat kesalahan maupun kekurangan. Hingga pada waktu acara

serah terima dilakukan dokumenpun diserahkan kepada OM baru.

- 7 -

4.2 Tahapan Pembuatan Laporan Serah Terima Jabatan

4.2.1 Cover

Dalam dokumen serah terima jabatan yang kami buat ini tidak memerlukan gambar,

hanya berupa tulisan berupa judul dokumen. Guna mempertegas isi dokumen dan tanggal

serah terimah jabatanya.

4.2.2 Kata Pengantar

Kata pengantar pada dokumen serah terima jabatan ini berupa ucapan syukur kepada

Tuhan Yang Maha Esa atas dilaksanakanya serah terima jabatan ini.

4.2.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan disini yaitu, untuk menerangkan maksud dari dokumen serah

terima serta tujuan dibuatnya.

4.2.4 Gambaran Umum

Gambar umum disini berupa, gambaran atau kondisi yang terjadi atau dialami pada

bagian billing and collection yang terdiri dari :

Organisasi

Gambaran umum tentang organisasi ini berupa formasi dari billing and

collection sesuai keputusan direksi telkom, namum gambaran sebenarnya yang

terjadi performasi yang terisi hanya sebesar 56%. Dari analisis yang kami

lakukan di lapangan.

Uraian Tugas, Kewenagan, dan Tanggung Jawab

Disini dijelaskan mengenai Tugas, Kewenagan, dan Tanggung Jawab OM billing

and collection.Sesuai dengan keputusan Direksi Telkom.

Potensi Sumber Daya

Potensi sumber daya digambarkan dengan mendiskripsikan susunan personil,

perlatan kerja, dan anggaran. Yang digambarkan sesuai dengan yang ada sesuai

dengan analisis yang telah dilakukan sebelumnya di lapangan.

Sasaran Kerja

Gambaran sasaran kerja digambarkan dengan sebuah lampiran berupa peta peran

billing and collection. Yang didapatkan dari OM billing & collection.

- 8 -

Activity In Proses

Activity in proses digambarkan berupa aktifitas atau kegiatan Billing and

Collectio per divisi mulai dari divisi Customer Billing, Invoicing and Collection,

dan Debt Management. Ditiap divisi harus mempertnggung jawabkan kegiatan

serta hasil yang dicapai selama ini. Kemudian menjelaskanya secara singkat dan

jelas dan melampirkannya kedalam bentuk garafik pertumbuhan dari waktu ke

waktu, guna mengetahui perkembangan di tiap – tiap divisi, sehingga OM baru

dapat dengan muda memahaminya. Yang datanya didapatkan dari tiap – tiap

ASMAN (Asisten Manager) per devisi.

Kendala – Kendala Oprasional

Dalam kendala oprasional digambarkan berupa permasalahan yang selama ini

dihadapi pada billing and collection baik dalam permasalahan di organisasi

berupa permasalahan yang dihadapi di tiap – tiap divisi Billing and Collection,

sistem informasi yang masi belum terintergrasi, data base pelanggan, dan

anggaran.Yang dikemukakan oleh OM lama, Agar OM baru dapat memahami

permasalahan yang terjadi dan dapat memberi solusi guna meningkatkan

performasi kerja Billing and Collection.

4.2.5 Penutup

Berupa ungkapan akhir dari dokumen serah terima jabatan.

4.2.6 Lampiran

Berisi lampiran – lampiran untuk mempertegas kebenaran dari ungkapan atau

penjelasan yang sebelumnya telah di ungkapkan dari isi dokumen.

- 9 -

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dokumen serah terima jabatan ini sangat penting buat OM baru, agar OM baru dapat

dengan muda memahami dan beradaptasi dengan cepat di Billing and Collection. Sehingga

dokunen ini harus menggambarkan dengan benar mengenai organisasi, keadaan, performasi,

serta permasalahan dan target yang dicapai. Sehingga nantinya dokumen ini dapat

dipertanggung jawabkan kebenaranya.

5.2 Saran

Saran saya sebagai penulis yang membuat dokumen serah terima jabatan ini hanya

bisa berpesan dan menyarakan dokumen serah terima ini belum sempurna dan sebaik yang

diharapkan. Sehingga baiknya dokumen yang seperti ini untuk selanjutnya dapat lebih baik

lagi serta muda dipahami oleh OM baru.

- 10 -

Daftar Pustaka

[ST10] Sejarah Telkom. Divisi Billing and Collection UNER 7. 2010

[PPBNC10] Peta Peran Billing and Collection UNER 7. OM Billing and Collection. 2010

[SO10] Struktur Organisasi. Divisi Billing and Collection UNER 7. 2010

[DCB10] Data Customer Billing. Divisi Billing and Collection UNER 7. 2010

[DIC10] Data Invoicing and Collection. Divisi Billing and Collection UNER 7. 2010

[DDM10] Data Debt Management. Divisi Billing and Collection UNER 7. 2010

[ WPD10 ] Wikipedia. Definisi Proses. (online) tersedia di : http://id.wikipedia.org/wiki/Proses.

2010.

[ WWG10 ] Warta Warga. Pegertian Laporan. (online) tersedia di :

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/06/pengertian-laporan/ . 2010

[ ARK10 ] Arti kata. Arti Serah Terima. (online) tersedia di : http://www.artikata.com/arti-

350456-serah+terima.php . 2010

[ KBIO10 ] Kamus Bahasa Indonesia Online. (online) tersedia di :

http://kamusbahasaindonesia.org/ .2010

- 11 -