LAPORAN KERJAUNIT BMTS- ITMARET 2010

Ringkasan

Dokumen ini adalah laporan kegiatan unit BMTS-IT periode Maret 2010 yang dibuat untuk keperluan laporan bulanan dan dokumentasi kerja-kerja unit BMTS. Kegiatan rutin berupa perawatan terhadap bangunan yang telah terselesaikan adalah perbaikan kamar 15,16,17 di Gedung Nova, pembuatan draft SOP Peminjaman alat IT dan peremajaan dispenser air di ruang makan. Sedangkan kegiatan yang tidak direncanakan adalah penggantian komponen elektronika pada sejumlah komputer dan perangkat pemancar radio yang rusak akibat sambaran petir. Hal lainnya adalah survey ruangan yang akan digunakan kantor bagi lembaga Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI-Sleman). Direncanakana PKBI-Sleman akan berkantor di bagian belakang, Gedung Radio SATUNAMA.

Realisasi kerja unit BMTS-IT bulan Maret mencapai 70% dari perencanaan. Porsi kegiatan terbesar disumbang oleh unit BMTS, yang mampu mengerjakan seluruh rencana kegiatan. Sedangkan untuk unit IT belum mampu merealisasikan seluruh rencana kegiatan, karena mengerjakan perbaikan terkait dengan jaringan dan komponen IT. Hal yang belum terlaksana adalah

menentukan mekanisme lelang barang-barang eks IT dan pelatihan ketrampilan menggunakan email dan komputer bagi staf BMTS.

Untuk aset berupa lahan parkir yang terletak di Duwet Rt 07, sudah ditawarkan kepada Ibu Ida dengan pertimbangan jika SATUNAMA akan memanfaatkan sendiri lahan parkir tersebut, masih membutuhkan dana yang cukup besar untuk pembuatan atap dan pemasangan pagar pengaman, sedangkan dilain pihak keberadaan lahan parkir tersebut sangat menunjang usaha yang dilakukan oleh Ibu Ida. Direncanakan perolehan sewa lahan parkir akan digunakan untuk meneruskan perbaikan jalan penghubung di Dusun Duwet.

Refleksi kegiatan unit BMTS-IT adalah hendaknya selalu memasukkan “faktor alam” dalam setiap perencanaan, hal ini untuk mengantisipasi potensi kerugian yang timbul diluar kendali manajemen seperti gangguan elektronik maupun. Pembelajaran dari alam berupa sambaran petir yang merusakkan alat elektronik lembaga yang terjadi dalam tahun-tahun terakhir kiranya menjadi masukkan yang sangat berharga.**

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 2

“Realisasi kerja unit BMTS-IT bulan Maret mencapai 70% dari perencanaan”

KEGIATAN

a. Gedung - Ibarat orang berhutang maka pada saat jatuh tempo, hutang tersebut harus dibayar, ini berlaku untuk Gedung dan asset-asset di SATUNAMA. Bertambahnya masa pakai, mengharuskan perbaikan pada sejumlah asset, tim BMTS telah melakukan renovasi, berupa penggantian eternit dan kayu penyangga-nya,pada tiga kamar penginapan di Gedung Nova. Hasilnya ruang penginapan telah siap digunakan.

Untuk meningkatkan standar keamanan gedung, terutama terhadap bahaya kebakaran. Piranti pertolongan pertama pada kebakaran telah dilakukan pengecekan dan pembelian 3 unit baru. Jumlah total tabung pemadam adalah 8 buah dengan ukuran 3 – 4 kg.

b. IT- Upaya meminimalkan gangguan petir dengan memasang piranti penangkalnya belum mampu menghindarkan bangunan yang cukup tinggi seperti tower internet maupun tower pemancar radio dari sambaran petir. Akibatnya walaupun Staf IT telah memahami prosedur standar operasional untuk tindakan preventif yaitu dengan menon- aktifkan internet saat cuaca buruk, beberapa komponen komputer masih mengalami kerusakan. Konsentrasi pada upaya pencegahan dan perbaikan membawa konsekuensi mundurnya jadwal peningkatan kapasitas yaitu pelatihan email dan internet bagi staf dapur dan staf keamanan.

c. Asset Tanah dan bangunan. Optimalisasi aset tanah dan bangunan dilakukan secara bertahap. Tahap awal dilakukan dengan memanfaatkan tanah di belakang ruang makan untuk ditanami pisang kepok. Untuk bangunan, gedung radio bagian belakang disewa oleh PKBI Sleman selama satu tahun.

d. Catering dan wisma, bagian catering berupaya meningkatkan standard kebersihan pada wisma dengan mengganti dispenser air minum dan gallon yang sudah kurang layak dengan yang baru. Upaya ini diharapkan semakin menjamin kebersihan. Pelayanan untuk wisma dan catering diakses oleh 66 orang, terdiri dari pelatihan Gender 3-4 Maret 2010 diikuti 38 orang, (Rp.1.546.700) dan pelatihan Leadership tanggal 17-18 Maret 2010 diikuti 28 orang. (Rp 1.671.700)

e. Transportasi- Tidak terdapat kegiatan signifikan terkait dengan pelayanan transportasi, kegiatan perawatan rutin terhadap kendaraan dilakukan sesuai jadwal. Termasuk kendaraan bagi Christof-perwakilan misereor. Dalam perencanaan bulan mendatang, akan dianggarkan untuk pembelian ban luar untuk mobil perpustakaan keliling anak.

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 3

Tabel 1 : Ringkasan kegiatan Bulan Maret 2010

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 4

RENCANA VS REALISASI

Rencana Realisasi Keterangan- Membuat SOP

peminjaman Mobil dan Bis, termasuk di dalamnya perhitungan overtime driver

Draft Awal Masih menyesuaikan dengan kondisi SATUNAMA, terutama dalam penghitungan biaya overtime untuk driver

- SOP Sewa Sepeda motor untuk peserta pelatihan

Draft Awal Menentukan Sepeda Motor yang akan disewakan, masih ada pro-kontra disewakan/tidak dalam unit

- Mengganti piring, gelas, kompor-regulator yang kurang layak (retak.cuil)

Terealisasi secara bertahap, sudah dilakokan pada gelas. menunggu dana selanjutnya.

-

- Mengganti 2 unit dispenser untuk ruang makan.

Dispenser ruang makan sudah diganti, kebersihan air minum terjamin.

Dispenser eks ruang makan digunakan untuk mengganti di ruang PEP. Dispenser yang sudah rusak akan dilelang.

- Melakukan pemeliharaan terjadwal terhadap Gedung, taman dan fasilitas umum kantor. ( pengecatan kamar di Gedung Nova dan penggantian conblock)

Gedung Nova, Kamar 15,16,17 sudah direvisi dengan mengganti kayu-kayu penahan plafon yang sudah lapuk.

-

- Dudukan untuk televise di ruang makan.

1 Unit televisi beserta dengan dudukannya telah terpasang di ruang makan.

-

- Perawatan, pembersihan Mobil

Sudah dilakukan pembersihan dan perawatan rutin.

-

- Menentukan mekanisme lelang LCD projector yang rusak

Belum ada mekanisme mekanisme lelang

Konsentrasi pada pemasangan N-Computing

- Melelang CPU yang rusak < 10 Unit

Belum ada realisasi lelang Mekanisme lelang belum ditentukan

- Mempersiapkan lemari asset ( kamera, laptop, lcd )

Belum dilakukan pemindahan lemari asset dari ruangan PEP

-

- Training untuk staf IT baru

Telah dilakukan Dilakukan untuk Bima Sakti

- Training email bagi staf BMTS ( Mul, Atun, Ismadi, Suhono, Wanto, Gusdiman )

Belum dilakukan Menunggu kesiapan unit IT

- staf security akan dilatih menggunakan computer lebih intensif, termasuk melakukan rekap presensi staf secara dengan program data base.

Belum dilakukan Menunggu kesiapan unit IT

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 5

Tabel 2 : Rencana VS Realisasi kegiatan unit BMTS-IT Bulan Maret 2010

PERENCANAAN

Kegiatan PJ KeteranganBMT- Finalisasi SOP peminjaman Mobil dan

Bis, termasuk di dalamnya perhitungan overtime driver

Edy, Dwi, Bg, Tampah Prioritas utama

- Finalisasi SOP Sewa Sepeda motor untuk peserta pelatihan

Edy, Dwi, Bg, Tampah Prioritas utama

- Perawatan, pembersihan Mobil Mul

- Asset yang kurang layak akan di lelang Bg

- Menentukan mekanisme sewa asset bergerak ( Mobil, Motor)

- Mempersiapkan sekat dan perlengkapan Ruang Radio untuk Kantor PKBI

Bg

- Pelatihan penanggulangan bahaya kebakaran bagi staf dan karyawan

- Meneruskan pengerjaan conblok untuk jalan di Dusun Duwet, yang merupakan akses ke SATUNAMA- termasuk jalan penghubung PEP dan Nova

Bg

- Bekerjasama dengan PEP Baru menginventarisasi sertifikat tanah.

Edy

IT- Pengecekan berkala terhadap desktop /

laptop / LCD / monitorTampah

- Jaringan wireless di lotta, nova diperluas Tampah- Menentukan mekanisme lelang LCD

projector yang rusakTampah Koordinasi dengan

bima

- Melelang CPU yang rusak < 10 Unit Tampah Koordinasi dengan bima

- Mempersiapkan lemari asset ( kamera, laptop, lcd )

Tampah, Bg Prioritas utama

- Training untuk staf IT baru Tampah Koordinasi dengan bima

- Training email bagi staf BMTS ( Mul, Atun, Ismadi, Suhono, Wanto, Gusdiman )

Bima Koordinasi dengan tampah

- staf security akan dilatih menggunakan computer lebih intensif, termasuk melakukan rekap presensi staf secara dengan program data base.

Tampah Koordinasi dengan bima

- Training penggunaan database, email, alfresco

Tampah Koordinasi dengan bima

- Tersedianya informasi tentang IT, yang mendukung pekerjaan staf ( update antivirus )

Tampah Koordinasi dengan bima

- Mengurus perpanjangan sewa domanin satunama.org

Tampah

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 6

Table 3 Perencanaan bulan April 2010

Snapshot kegiatan

2 Maret 2010, Ambles

9 Maret 2010, Potrowangsan

10 Maret 2010, Sambaran Petir

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 7

Air hujan menggerus jalan yang menghubungkan Gedung PEP dengan Gedung Pusat. Dibutuhkan penggantian grass-block dan pembuatan saluran pembuangan air permanent.

Tanah di Potrowangsan di bagian tengah dan belakang penuh dengan alang-alang

12 Maret 2010, Pisang

17 Maret 2010, Alat Damkar

18 Maret 2010, Renovasi Nova

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 8

Penggantian terhadap kerusakan sejumlah alat elektronis di Gedung dan Radio SATUNAMA akibat tersambar petir

Alih fungsi Lahan belakang ruang makan menjadi kebun pisang. Pemagaran dan penanaman pohon pisang telah dilakukan

5 unit tabung pemadam kebakaran telah di cek dan diperbaharui kandungannya setelah hampir 13 tahun tidak pernah mendapat perhatian. 3 unit tabung baru ditambahkan .

Renovasi Nova Kamar 15,16 dan 17. Kayu dudukan ethernit yang lapuk diganti dengan besi ringan tahan korosi dan rayap. Kebutuhan : Perawatan pasca perbaikan dan pengecatan berkala

24 Maret 2010, Disering Karat

LAPORAN UNIT BMTS-IT MARET 2010 9

Sejumlah dispenser air yang bodinya terbuat dari besi diserang karat. Dibutuhkan peremajaan alat yang sudah uzur