LAPORAN KERJA MAGANG

ANALISIS HUMAN RESOURCE MANAGEMENT BIDANG

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PT. POS

INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS

KARAWANG

Nama : Eric Suryadi

NIM : 00000025553

Fakultas : Ekonomi Bisnis

Program Studi : Manajemen

UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

TANGERANG

2021

ii

PENGESAHAN LAPORAN MAGANG

ANALISIS HUMAN RESOURCE MANAGEMENT BIDANG

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PT. POS

INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS

KARAWANG

Oleh:

Nama : Eric Suryadi

NIM : 00000025553

Fakultas : Ekonomi Bisnis

Program Studi : Manajemen

Tangerang, 07 Juli 2021

Pembimbing Penguji

Ade Wahyudi, S.Psi., M.M. Christy Ayu Sarah Panjaitan, S.E., M.M.

Mengetahui :

Ketua Program Studi Manajemen

Dr. Mohammad Annas, S.Tr.Par., M.M., CSCP

iii

LEMBAR PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT DALAM

PENYUSUNAN LAPORAN KERJA MAGANG

Dengan ini saya:

Nama : Eric Suryadi

NIM : 00000025553

Program Studi : Manajemen

Menyatakan bahwa saya telah melaksanakan praktek kerja magang :

Nama Perusahaan : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang

Departemen : SDM & Dukungan Umum

Alamat : Jl. Alun-Alun Selatan No. 1, Karawang Kulon,

Kec. Karawang Barat., Kab. Karawang, Jawa Barat

41300

Waktu Magang : 01 Februari 2021 – 30 April 2021

Pembimbing Lapangan : Indri Suci Pratiwi

Laporan kerja magang ini merupakan hasil kerja saya sendiri, dan saya tidak

melakukan plagiat. Semua kutipan karya ilmiah orang lain atau lembaga lain yang

dirujuk dalam laporan ini telah saya sebutkan sumber kutipannya serta saya

cantumkan di Daftar Pustaka. Jika dikemudian hari terbukti ditemukan kecurangan

dalam pelaksanaan kerja magang maupun dalam penulisan laporan kerja magang,

saya bersedia menerima konsekuensi dinyatakan tidak lulus untuk mata kuliah kerja

magang yang telah saya tempuh.

Tangerang, 07 Juli 2021

Eric Suryadi

iv

KATA PENGANTAR

Penulis panjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena

berkat rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang dengan

judul “Analisis Administrasi Kepegawaian Bidang Sumber Daya Manusia Pada PT.

Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang” ini dengan baik dan lancar. Penulis

menyusun laporan magang untuk menjabarkan hasil pelaksanaan kerja magang

yang telah dilakukan selama kurang lebih 4 (empat) bulan dan penyusunan laporan

magang ini untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah magang.

Dalam penyusunan laporan magang ini juga, penulis memperoleh banyak

bimbingan, dukungan dan arahan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan

segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak-

pihak tersebut yang secara langsung ataupupn tidak langsung kepada:

1. Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan berkat-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan magang ini.

2. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang, tempat penulis

melaksanakan praktek kerja magang.

3. Ibu Indri Suci Pratiwi sebagai perekrut dan penyeleksi penulis untuk dapat

di terima magang di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang

sekaligus sebagai pembimbing penulis di bidang dukungan umum bagian

kepegawaian.

4. Bapak Raden Endra Husbandi selaku manajer SDM dan dukungan umum

sebagai pembimbing penulis di bidang dukungan umum bagian

kepegawaian yang telah membantu penulis dengan memberikan arahan dan

masukan kepada penulis untuk melaksanakan praktek kerja magang di

instansi.

5. Seluruh divisi PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang, selaku

rekan kerja dari penulis pertama kali masuk hingga selesai melaksanakan

praktek kerja magang.

v

6. Bapak Ade Wahyudi, selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan

bimbingan, arahan dan dukungan kepada penulis untuk dapat

menyelesaikan laporan magang ini.

7. Bapak Mohammad Annas, selaku Ketua Program Studi Manajemen

Universitas Multimedia Nusantara.

8. Orang Tua, adik serta keluarga besar yang selalu memberikan dukungan

secara moral ataupun materi kepada penulis sehingga, laporan magang ini

dapat diselesaikan.

9. Khanza Rinjani selaku teman dekat yang telah membantu penulis dalam

menyusun laporan kerja magang ini.

10. Pihak – pihak lain yang senantiasa memberikan dukungan dan motivasi

kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini.

Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Harapan

penulis, laporan kerja magang ini dapat menambah pengetahuan pembaca. Tak ada

kesempurnaan yang dapat manusia ciptakan termasuk penulis. Penulis membuka

pintu selebar – lebarnya bagi kritik dan saran yang bersifat konstruktif.

Tangerang, 07 Juli 2021

Eric Suryadi

vi

ABSTRAK

Kegiatan kerja magang pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos

Karawang berlangsung kurang lebih selama empat bulan. Kegiatan kerja magang

yang dilakukan oleh penulis di bidang SDM dan Dukungan Umum yang berfokus

pada administrasi kepegawaian. Tujuan kerja magang ini agar mahasiswa memiliki

pengalaman saat mengatasi situasi dunia kerja, dengan pembekalan mata kuliah

yang telah ditempuh oleh mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara. Selama

kegiatan kerja magang berlangsung, penulis diberikan kesempatan untuk

melakukan kegiatan terkait administrasi kepegawaian. Peran administrasi sangat

penting dalam organisasi, berguna dalam memberikan suatu informasi yang valid

dalam suatu keputusan yang berkaitan dengan karyawan, seperti masalah pada

absensi karyawan, gaji dan tunjangan, target aktivitas capaian kinerja serta,

penilaian kerja. Laporan kerja magang ini membahas mengenai observasi human

resource management pada kegiatan manajemen kepegawaian di PT. Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Karawang.

Kata Kunci : Administrasi Kepegawaian, Manajemen Kepegawaian,

Manajemen Sumber Daya Manusia

vii

ABSTRACT

Internship activities at PT. Pos Indonesia (Persero) Karawang Post Office

lasted approximately four months. Internship activities carried out by the author in

the field of HR and general support focusing on personnel administration. The

purpose of this internship is so that students have experience when dealing with

situations in the world of work, by providing courses that have been taken by

students of Multimedia Nusantara University. During the internship, the author is

given the opportunity to carry out activities related to personnel administration.

The role of administration is very important in the organization, useful in providing

valid information in a decision related to employees, such as problems in employee

absenteeism, salaries and benefits, activity targets for performance achievements

and work assessments. This internship report discusses the observation of human

resource management in personnel management activities at PT. Pos Indonesia

(Persero) Karawang Post Office.

Keyword : Human Resource Management, Personnel Administration,

Personnel Management

viii

DAFTAR ISI

ANALISIS HUMAN RESOURCE MANAGEMENT BIDANG ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS

KARAWANG .......................................................................................................... i

PENGESAHAN LAPORAN MAGANG ............................................................... ii

LEMBAR PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT DALAM

PENYUSUNAN LAPORAN KERJA MAGANG ................................................ iii

KATA PENGANTAR............................................................................................ iv

ABSTRAK ............................................................................................................. vi

ABSTRACT ............................................................................................................ vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Magang ...................................................... 6

1.3 Waktu dan Prosedur Pelaksanaan Kerja Magang ................................. 8

1.3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Magang ....................................................... 8

1.3.2 Prosedur Pelaksanaan Kerja Magang ................................................... 9

1.4 Sistematika dan Penyusunan Laporan Kerja Magang ........................ 12

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................. 14

2.1 Sejarah Singkat PT. Pos Indonesia (Persero) ..................................... 14

2.1.1 Lokasi Perusahaan .............................................................................. 16

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................................................... 16

2.1.3 Persyaratan Utama (Key Words)......................................................... 17

ix

2.1.4 Nilai Perusahaan ................................................................................. 17

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan .......................................................... 19

2.3 Tinjauan Pustaka................................................................................. 20

2.3.1 Manajemen ......................................................................................... 20

2.3.2 Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................... 22

2.3.3 Administrasi Manajemen .................................................................... 24

2.3.4 Administrasi Kepegawaian ................................................................. 25

2.3.5 Pelatihan Kerja ................................................................................... 29

BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG .................................................. 33

3.1 Kedudukan dan Koordinasi ................................................................ 33

3.2 Tugas yang dilakukan ......................................................................... 34

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang ..................................................... 40

3.3.1 Menginput Absensi Karyawan ........................................................... 40

3.3.2 Menginput Bukti atas Pembelian dan Pemakaian Bahan Bakar Minyak

(BBM) pada website FCCS ................................................................................ 44

3.3.3 Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK) ...... 47

3.3.4 Mencatat Agenda Terkait Surat Keluar dan Surat Masuk .................. 48

3.3.5 Menginput Dinas Terbatas di Web SIMSDM .................................... 49

3.3.6 Membuat E-mail untuk Menerima Bukti Pajak dari DJP Online ....... 49

3.3.7 Melaporkan Pajak Masing-Masing Karyawan ................................... 50

3.3.8 Membuat Panduan Tentang Tata Cara Melaporkan Pajak di DJP Online

52

3.3.10 Menginput dan Memasukkan Data Barang Kiriman Kantor Pos Johar

54

3.3.11 Mengarsipkan Administrasi Pegawai ................................................. 54

3.3.12 Melengkapi Paraf pada Surat Tugas yang Perlu di Tandatangani ...... 54

x

3.3.13 Mencatat, Menginput, dan Menghitung Lembur Pegawai Bulanan ... 55

3.4 Kendala Pelaksanaan Magang ............................................................ 55

3.5 Solusi Pelaksanaan Kerja Magang ...................................................... 56

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 57

4.1 Kesimpulan ......................................................................................... 57

4.2 Saran ................................................................................................... 62

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 64

LAMPIRAN .......................................................................................................... 66

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Peringkat Keterampilan SDM di 9 Negara ASEAN Berdasarkan

Indeks Daya Saing Global (GCI)............................................................................ 2

Gambar 1.2 Tampilan Website SIMSDM........................................................... 4

Gambar 1.3 Tampilan Website FCCS................................................................. 4

Gambar 2.1 Logo Perusahaan........................................................................... 14

Gambar 2.2 PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang...................... 16

Gambar 2.3 Struktur PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Karawang........ 19

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bidang SDM dan Dukungan Umum............. 33

Gambar 3.2 Tampilan Website SIMSDM......................................................... 40

Gambar 3.3 Melihat dan Mengecek Laporan Presensi Bulanan....................... 41

Gambar 3.4 Memonitoring dan Memvalidasi Presensi Harian......................... 43

Gambar 3.5 Tampilan Awal Website FCCS...................................................... 44

Gambar 3.6 Tampilan Website sebagai Entry dalam Penggunaan BBM........... 44

Gambar 3.7 Tampilan Website FCCS Sebagai Admin...................................... 46

Gambar 3.8 Buku Khusus Pengeluaran/ Persediaan Barang-Barang di

Gudang.................................................................................................................. 47

Gambar 3.9 Rekapan Buku Agenda.................................................................. 48

Gambar 3.10 Membuat Formulir pada E-Filling di DJP Online.........................51

Gambar 3.11 Rekapan Tarif................................................................................ 53

Gambar 4.1 Rancangan Sistem Presensi Pegawai Melalui SIMSDM.............. 61

xii

Gambar 4.2 Rancangan Sistem Input BBM...................................................... 61

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Beberapa tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan......... 34