ENTERPRISE SYSTEMSLAPORAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP PADA TROY COMPANY

Disusun Oleh: Dyan Keke Rian Chikita Hendri Kurniawan 11/323494/PA/14356 11/323813/PA/14362 11/323818/PA/14364

Dosen : Lukman Heryawan , S.T , M.T

PRODI ILMU KOMPUTER JURUSAN ILMU KOMPUTER DAN ELEKTRONIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2011

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Troy

Sejarah Perusahaan Company pada awalnya didirikan oleh Bpk. Rendra

Pramandanu dengan nama Erfolg pada tahun 2005. Awalnya Bpk. Rendra mengawali bisnis ini dengan cara melempar order ke orang lain. Seumpama ada pesanan kaos masuk, Bpk. Rendra hanya melemparkan order tersebut kepada temannya yang sudah mempunyai tempat produksi untuk membuat kaos. Seperti halnya dikenal di dunia bisnis, Bpk. Rendra adalah seorang broker / makelar,dimana hanya menjadi perantara dari order. Pada tahun 2006 Erfolg mengalami perubahan nama menjadi Erfolg37 Clothing Project dan sekarang mengalami perubahan nama lagi menjadi Troy Company. Disamping menerima order dari para konsumen, Troy Company juga membuat produk yang biasa dijual di malioboro dan pasar Bringharjo. Sehingga tak jarang perusahaan ini sering menjadi supplier para pedagang kaki lima. Selain itu perusahaan ini juga menggarap sablon dari perusahaan marchandise terkenal di Yogya yaitu Dagadu dan Mirota Batik . Hingga saat ini perusahaan ini berkembang sangat pesat.

1.2.

Visi, Misi, dan Budaya Perusahaan

a. Visi Perusahaan Menjadi pabrik garment terbesar yang memimpin seluruh pasar pembuatan pakaian jadi di Indonesia, yang senantiasa mampu bersaing dan tumbuh berkembang dengan sehat. b. Misi Perusahaan i. Menghasilkan laba yang pantas untuk mendukung pengembangan perusahaan serta memberikan deviden yang memuaskan bagi para penanam modal. ii. Memproduksi berbagai jenis pakaian jadi yang terkait dengan kebutuhan industri dan masyarakat dengan mutu, harga dan pasokan yang berdaya saing tinggi melalui pengelolaan yang profesional demi kepuasan pelanggan. iii. Memberikan penghargaan kepada para pegawai melalui pemberian kesejahteraan yang memadai, penyediaan lingkungan kerja yang aman, sehat dan nyaman, memberikan kesempatan untuk pengembangan karier serta melakukan inovasi. iv. v. Menjalin kemitraan kerja sama dengan pemasok dan penyalur yang saling menguntungkan. Memberikan perhatian yang tulus kepada masyarakat melalui penciptaan lapangan kerja, dukungan pembinaan sosial dan lingkungan. c. Budaya Perusahaan

i.

Trust, saling menaruh kepercayaan antara manajemen dan karyawan sehingga dapat menjalankan fungsinya masing-masing secara optimal.

ii.

Transparency, bersih, jujur

manajemen dan tidak

terbuka

dalam

setiap

kebijakannya, sehingga karyawan pun bekerja dengan mengutamakan kepentingan pribadi. Tujuan yang akan dicapai ingin mewujudkan Good Corporate Governance. iii. Team Work, manajemen dan karyawan bekerjasama untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. 1.3. Lokasi Lokasi Perusahaan Troy Company Condong berada Catur, di Jl. Swadaya 1 No.106 itulah Yogyakarta. Ditempat

Karangasem,

kantor dan tempat produksi berada. Dimana proses produksi potong, sablon, jahit, packing, quality control menjadi satu tempat untuk lebih mempermudah meng-control semua proses. 1.4. Contact Person (CP) Perusahaan

CP dari perusahaan tersebut yaitu; Nama : TROY COMPANY Contact Person : Gunawan (085643337526) 1.5. Struktur Organisasi Institusi Struktur organisasi di Troy Company berkembang menyesuaikan perkembangan perusahaan, dengan item garis dan staf, di mana setiap bawahan hanya bisa mendapatkan perintah dari satu atasan saja, manajer atau pimpinan bagian lain tidak bisa

memberikan perintah kepada bagian lain meskipun garis kedudukannya masih di bawah manajer tersebut. Pada gambar 1.1 berikut dapat dilihat struktur organisasinya

1.6.

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Troy Company Sumber Daya Manusia Pengembangan SDM difokuskan kepada penciptaan pekerja yang profisien, profesional, berkomitmen, berdedikasi dan berorientasi bisnis. Untuk mencapai hal tersebut di atas, Perusahaan telah menetapkan strategi korporat berikut untuk pengembangan SDM: 1. Mengimplementasikan pengembangan ketrampilan, dedikasi, pekerja kinerja yang dan terorganisasi dan konsisten sehingga para pekerja memiliki kompetensi, 2. 3. produktivitas yang tinggi. Memberikan penghargaan dalam bentuk kesejahteraan Menciptakan dan mengembangkan hubungan industri serta memberikan perlindungan kepada pekerja. yang aman untuk menciptakan suasana yang harmonis dan nyaman guna mendukung produktivitas yang tinggi.

BAB II DASAR TEORI2.1. ERP Open Source ERP open source yang digunakan adalah WebERP. Tampilan WebERP terdapat pada gambar 2.1 berikut:

Gambar 2.1. Tampilan WebERP

WebERP adalah sistem ERP yang berbasis web yang bersifat open source dengan tujuan untuk menjadikan sebuah komunitas perusahaan yang saling bekerja webERP. WebERP adalah sistem akuntansi dan manajemen bisnis yang berbasis web yang hanya membutuhkan web browser dan pembaca pdf untuk menggunakannya. Memiliki banyak fitur yang cocok bagi banyak bisnis terutama bisnis grosir, distributor dan manufaktur. Hal ini dikembangkan sebagai aplikasi open-source dan tersedia sebagai download gratis untuk digunakan. Himpunan fitur terus berkembang sebagai bisnis baru dan pengembang mengadopsinya. Dapat diunduh gratis pada halaman resmi webERP di http://www.weberp.org/HomePage/ Alasan penggunaan webERP karena webERP adalah sebuah proyek open source karena tidak ada biaya yang terkait dengan penggunaan sistem. Selain itu, terjadi persaingan di antara penyedia layanan untuk mendukung lebih baik dan lebih menguntungkan. Penyedia layanan lebih banyak tersedia karena ketersediaan kode sumber memungkinkan setiap individu mengetahui PHP (Web bahasa pemrograman yang digunakan oleh webERP) untuk mengidentifikasi proses apa yang dilakukan oleh sistem. Dengan informasi yang tersedia dengan dukungan banyak orang, bahkan di dalam sama pada

perusahaan, kualitas pelayanan juga mungkin lebih baik dan membuat perangkat lunak ini melakukan seperti yang dibutuhkan oleh bisnis. WebERP memiliki berbagai karakteristik yang diperlukan untuk manajemen perusahaan dalam berbagai cara. Dari tampilan struktur menu sederhana, proses bisnis yang kompleks dengan mudah diakses seperti lokasi beberapa persediaan, berbagai mata uang, pelacakan lot dan nomor seri persediaan. Semua fitur yang terintegrasi satu sama lain. Entries diperlukan hanya sekali. Dimana pun perubahan disebarkan melalui sistem.

BAB III PERANCANGAN SISTEM3.1 Perancangan Tabel Tabel digunakan untuk media penyimpanan data yang kemudian digunakan untuk menghasilkan informasi. Berikut adalah tabel-tabel yang diperlukan dalam pengimplementasian webERP ini.

1. Tabel customer 2. Tabel

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM4.1 Kendala 1. Karena tampilan webERP yang tidak user-friendly maka untuk orang awam dalam penggunaannya mungkin akan sedikit membingungkan.

2. Dalam meng-input data barang sendiri, untuk jumlah stok setiap barang tidak bisa diubah langsung melalui webERP, akan tetapi harus melalui database yang ada. 4.2 Print screen implementasi

Tampilan kategori stok barang

Tampilan data barang inventori di webERP

Tampilan area penjualan

Tampilan data customer di webERP

Tampilan Masukkan Order atau Penawaran 4.3 Hal yang dicapai 1. Belum begitu familiar dalam mengaplikasikan WebERP 2. Belum bisa menginputkan data ke WebERP 3. Belum mengerti cara kerja modul-modul dalam WebERP Hal yang kami capai dalam pengimplementasian WebERP : 1. Kelompok webERP 2. Sudah bisa menginputkan data ke webERP Hal yang dicapai untuk Troy Company : Input data pada Troy Company yang dahulu manual (input melalui Microsoft Excel) sekarang bisa menggunakan WebERP yang terdapat fitur view, edit, delete, search. kami sudah familiar dalam mengaplikasikan

Kendala dalam mengimplementasikan WebERP :

BAB V PENUTUP

5.1

Kesimpulan WebERP adalah software opensource ERP yang bertujuan segala aktivitas menejemen terutama menejemen

mengatur

sumber daya dan transaksi penjualan. Akan tetapi dengan kondisi software yang sekarang masih belum bisa di aplikasikan untuk orang awam karena tampilannya tidak user friendly dan struktur menunya membingungkan. Ditambah modul panduanya juga tidak lengkap. Akses ke databasenya pun lambat. 5.2 Saran 1. Untuk memudahkan penerapan open source webERP ini perlu dibuatkan buku panduannya. Atau jika tidak, pengguna minimal mengetahui teori dasar ERP. 2. Diadakan pelatihan tentang penggunaan webERP kepada pihak Troy Company selama minimal 1 minggu.

LAMPIRAN

A.Interview Hasil wawancara yang kami lakukan pada salah satu karyawan Troy Company : Troy Company adalah industri clothing yang fokus kerjanya ada pada pemotongan bahan. Jadi, Troy Company mengolah bahan mentah menjadi bahan setengah jadi untuk desain dan penjahitan dikerjakan oleh perusahaan mitra. Desain produknya dikerjakan oleh beberapa orang yg status kerjanya sebagai free lance atau ada beberapa orang yang sengaja menjualkan desainnya ke Troy Company. Kemudian untuk proses jahit dilakukan oleh perusahaan mitra yang berada di jalan kaliurang. Walaupun begitu, Troy Company juga bergerak di bidang pemasaran. Produk-produk mreka telah dipasarkan di berbagai kota seperti Malang, Magelang, Solo, Purwakarta, Semarang, Kudus dan Surabaya. Selain kegiatan produksi dan pemasaran, mereka juga bertindak sebagai central order. Dimana pihak customer memesan langsung ke Troy melalui media online atau telepon. Sampai sekarang Troy Company dikelola oleh 5 orang pegawai termasuk owner, yang awalnya hanya 3 orang. Namun dari kelima pekerja tersebut sudah terdapat pembagian kerja yang jelas. Ada yang bagian pencatatan keadministrasian, pemasaran dan produksi. Yang menjadi catatan di sini adalah kegiatan pencatatan keadministrasian dan transaksinya masih menggunakan manual, walaupun akhirnya dipindah di computer dan mekanisme pelaporannya pun belum tertib. Sehingga yang mereka butuhkan untuk saat ini adalah software yang

digunakan untuk pendataan barang, suplyer, customer dan pembukuan besar yang digunakan untuk pelaporan secara real time. Daftar toko target pemasaran : No. Nama 1. Wanted 2. Any beary 3. 4. 5. 6. Cloning Couster castle For you all Cliever Alamat Magelang Jalan mataram, Yogyakarta Madiun Solo Malang Samirono, Yogyakarta

B.Dokumentasi 1. Rumah Produksi

2. Pameran Clothing