laporan

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Tujuan Praktik Kerja Instansi (Prakerin)

Praktek kerja instansi (Prakerin) merupakan bagian darin Pendidikan

Sistem Ganda (PSG) yang berupa peneleggaraan pendidika keahlian

profesional yang memadukan secara sistematik dan sinkron antara program

pendidikan disekolah dan program pengusahaan yang diperoleh melalui

kegiatan bekerja langung di dunia kerja untuk mencapai suatu tingkat

keahlian profesional. Tanpa diadakannya Pendidikan Sitem Ganda ini, kita

tidak dapat langsung terjun ke instansi karena kita belum mengetahui

sepenuhnya situasi dan kondisi didalam lingkungan kerja.

Praktik kerja istansi yang dilaksanakan oleh siswa/siswi di Sekolah

Menengah Kejuruan merupakan program tahunan sekolah berdasarkan

kurikulum yang ada. Dalam hal ini ada beberapa tujuan yang ingin dicapai

dalam melaksanakan kegiatan prakerin, diantaranya :

1. Menyiapkan Siswa/Siswi lulsan Sekolah Menengah Kejuruan menjadi

warga negara yang adaptif, kreatif, dan produktif.

2. Meyiapkan Siswa/Siswi agar setelah menyelesaikan belajarnya di Sekolah

Menengah Kejuruan siap dan mampu terjun ke dunia kerja.

3. Menyiapkan Siswa/Siswi agar mampu berkarir, berkompetisi, dan

mengembangkan diri sesuai minat dan bakat yan dmiliki.

1

2

4. Meningkatkan, memperluas, dan memantapkan keterampilan para

siswa/siswi sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai

dengan kompetisi kehlian yang dimiliki.

5. Melatih kemampuan siswa/siswi dalam beradaptasi dengan lingkungan

atau dunia kerja yang sesungguhnya (nyata)

6. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab siswa/siswi dalam

melaksanakan tugas dan kewajibannya.

B. Tujuan Pembuatan Laporan

Sekolah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Instansi (Prakerin),

siswa/siswi diwajibkan menyusun laporan kegiatan yang berhubungan dengan

pengalaman dan pengamatan yang diperoleh selama melaksanakan Program

Kerja Instansi (Prakerin). Tujuan pembuatan lapora prakerin adalah sebagai

berikut:

1. Sebagai bukti fisik dari pelaksanaan prakerin dilakukan siswa/siswi di

instansi terkait.

2. Menghimpun data yang berkaitan dengan hasil pelaksanaan prakerin

sebagai penetahuan tambahan yang berguna bagi yang berkepentingan.

3. Agar siswa/siswi mampu memahami, mengembnagkan, dan

mempraktikan pelajaran yang diperoleh disekolah dan menerapkannya

didunia kerja yang nyata.

3

4. Agar siswa/siswi mampu mencari alternatif pemecahan masalah dari

permasalaha yang dihadapi dilapangan kerja secara luas dan mendalam

yang dapat dikupas didalam laporan yang akan disusun.

C. Kerangka Laporan

a. Urutan halaman pada bagian awal/persiapan yang terdiri dari :

1. Halaman judul.

2. Halaman pengesahan oleh Kepala Instansi dan Pembimbing tempat

prakerin dilaksanakan.

3. Halaman pengesahan dari sekolah.

4. Kata pengantar.

5. Daftar isi.

6. Daftar lampiran.

b. Pendauluan terdiri dari :

1. Uraian tujuan pelaksanaan prakerin.

2. Uraian tujuan pembuatan laporan.

3. Kerangka laporan.

4. Manfaat prakerin.

c. Uraian umum terdiri dari :

1. Sejarah instansi pelaksanaan instansi.

2. Struktur organisasi instansi pelaksanaan tersebut.

3. Visi, Misi, dan Tugas Pokok instansi terkait.

4. Tugas pokok setiap Kepala Bidang dan bagian-bagiannya

4

d. Uraian khusus merupakan bagian utama dari laporan yang terdiri dari :

1. Uraian teori

2. Uraian persiapan kerja

3. Uraian proses kerja

4. Data teknis (jika ada)

5. Pembahasan

e. Penutup, merupakan bagian terakhir dari laporan yang berisi

kesimpulan-kesimpulan yang dapat diambil berkaitan dengan kondisi

umum instansi dan hasil pelaksanaan prakerin.

5

BAB II

URAIAN UMUM

A. Sejarah Dinas Pertanian, Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten

Banyumas

Sejak dicanangkannya pelaksanaan percontohan otonomi daerah yang

dititikberatkan pada Daerah Tingkat II pada bulan April 1995 oleh Presiden

Republik Indonesia, Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas merupakan

salah satu Kabupaten Daerah Tingkat II yang ditunjuk untuk melaksanakan

otonomi daerah percontohan tersebut mewakili provinsi Daerah Tingkat I

Jawa Tengah. Dengan dilaksanakan otonomi daerah percontohan ini maka

pada tahun 1995 terjadi perubahan nama yaitu dari Cabang Dinas

Perkebunan Kabupaten Banyumas menjadi Dinas Perkebunan Kbupaten

Banyumas, berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Tingkat II Banyumas

Nomor 13 Tahun 1995 Tanggal 10 Maret 1995, yang telah disahkan oleh

Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor :

188.3/218A/1995 dan diundangkan dalam Lembaga Daerah Kabupaten

Tingkat II Banyumas bertekat untuk melaksanakan otonomi daerah sejak

tanggal 17 Agustus 1994. Sehubungan dengan hal tersebut maka pada

tanggal 16 Agustus 1995 telah dilaksanakan pelantikan para Pejabat Eselon

III dan IV, sedangkan pada tanggal 17 Agusus 1995 sebai hari pencanangan

Otonomi di Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas. Dengan ditunjuk

Daerah Tingkat II Banyumas sebagai percontohan otonomi daerah tentu

5

6

perlu didukung oleh kelembagaan sebagai sarana pendukung jalannya

pemerintahan di daerah Tingkat II Banyumas, antara lain dibentuk Dinas

Daerah Tingkat II, dimana Dinas Perkebunan Daerah Tingkat II Banyumas

termasuk didalamnya. Sehingga semenjak tanggal 17 Agustus 1995 Cabang

Dinas Perkebunan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah Kabupaten

Banyumas berubah nama menjadi Dinas Perkebunan Kabupaten Daerah

Tingkat II Banyumas. Berdasarkan Surat Mentri Dalam Negri Nomor :

061/3605/SJ tertanggal 21 Oktober 1994 Perihal Pola Organisasi Dinas

Daerah, Dinas Perkebunan Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas

memakai pola maksimum. Sehingga struktur organisasinya berubah. Semula

struktur pejabat berjumlah 5 orang kemudian berubah menjadi 29 orang, dan

semula Eselon IV/a menjadi III/a.

Pada tahun 1995 Dinas Perkebunan dan Konservasi Tanah terbentuk

berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tingkat II Banyumas No. 14

Tahun 1995 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas

Perkebunan dan Konservasi Tanah Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas

masuk Lembaga Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas Nomor 13

Tahun 1995 seri : D nomor 11. Eselon III dan pejabat Eselon IV dilantik,

sedangkan Pelantikan pejabat Eselon V dilantik pada tanggal 4 September

1995.

Berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Nomor 23 Tahun 2000

tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perhutanan dan Konvensi

Tanah abupaten Banyumas. Perancangan Otonomi Daerah yang kedua

7

untuk Kabupaten Banyumas oleh Bupati Banyumas pada tanggal 18 Januari

2001. Pelaksanaan penggabungan Dinas Perkebunan dan Dinas Perhutanan

dan Konvensi Tanah Kabupaten Banyumas operasionalnya sejak tanggal 27

Januari 2001, bertempat di GOR SATRIA PURWOKERTO, tepatnya di

bekas kantor Dinas Perhutanan dan Konservasi Tanah Kabupaten

Banyumas, ditambah gedung satu lagi dengan 17 orang pejabat dan kepala

dinas Eselonnya II/b. Jumla seluruh pegawai 89 orang terdiri dari 83

Pegawai Negri Sipil (PNS) dan 6 orang pegawai Honorair/tidak tetap.

8

B. Struktur Organisasi Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan

Kabupaten Banyumas

9

C. Visi, Misi, Tugas Pokok Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan

Kabupaten Banyumas

1. Visi

Terwujudnya pertanian perkebunan dan kehutanan yang produktif,

efisien, lestari berwawasan lingkungan serta berpotensi investasi,

didukung pemerintahan yang amanah, menuju kesejahteraan masyarakat.

2. Misi

a) Mengembangkan pertanian perkebunan dan kehutanan yang maju,

berkeadilan, merata, berkelanjutan, berkerakyatan, berwawasan

lingkungan dan investasi melalui

b) Pengembangan teknologi dan informasi, serta penyediaan sarana

produksi guna mewujudkan ketahanan pangan dan kesejahteraan

masyarakat.

Meningkatkan pemanfaatan sumberdaya pertanian kebun dan hutan

secara lestari.

c) Menyelenggarakan konservasi dan rehabilitasi sumberdaya lahan dan

hutan.

d) Memberdayakan kelompok tani dan meningkatkan pendapatan dan

peran serta masyarakat sekitar lahan dan hutan.

e) Meningkatkan intensifikasi dan diversifikasi produksi pertanian

perkebunan dan kehutanan.

f) Meningkatkan kinerja aparatur dalam pembangunan pertanian

perkebunan dan kehutanan serta pelayanan masyarakat.

10

3. Tugas Pokok

Tugas Pokok Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten

Banyumas adalah melaksanakan teknis operasional urusan pemerintahan

daerah subbidang tanaman pangan dan hortikultura, subbidang

perkebunan dan subbidang penunjang pada urusan pemerintahan bidang

pertanian dan ketahanan pangan serta bidang kehutanan berdasarkan asas

otonomi dan tugas pembantuan.

11

BAB III

URAIAN KHUSUS

A. Uraian Persiapan Kerja

Persiapan kerja merupakan sesuatu hal yang harus dimiliki bagi setiap

siswa/siswi yang akan terjun kedalam dunia kerja nyata. Maka dari itu,

persiapan kerja sangat penting dimiliki demi menunjang kelancaran dan

kesuksesan kerja masing-masing. Pendidikan disekolahan sangat penting

dalam hal ini adalah kedisiplinan. Sering kali pihak sekolah member teguran

kepada siswa/siswi yang melanggar kedisiplinan tersebut dengan hal-hal yang

sangat mendorong kedisiplinan terterap kepada siswa/siswi.

Bukan hanya kedisiplinan yang mendasari persiapn kerja, namun

kemampuan dan kemapanan yang dimiliki oleh setiap siswa/siswi yang akan

terjun kedalam dunia kerja.

B. Proses Kerja

Proses kerja dalam Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan

Kabupaten Banyumas tidak berbeda jauh dengan instansi lannnya. Semua

kegiatan yang terselenggara di dalam Dinas terlaksana dengan baik, sesuai

dengan struktur organisasi dan peraturan tata yang ada di dalam Dinas

tersebut. Proses kerja di Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan

Kabupaten Banyumas adalah sebagai berikut:

11

12

No. Hari Waktu Kegiatan Keterangan

1. Senin 07-15 – 07.30 Apel Pagi

Mengisi daftar hadir

persiapan kerja

Pakaian Hansip

07.30 – 12.00 Kegiatan Kerja

12.00 – 13.00 Istirahat


15.40 – selesai Apel Sore

2. Selasa,

Rabu

07-15 – 07.30 Apel Pagi


persiapan kerja

Pakaian Keki


12.00 – 13.00 Istirahat



3. Kamis 07-15 – 07.30 Apel Pagi


persiapan kerja

Pakaian Batik


12.00 – 13.00 Istirahat



13

4. Jum’at 07-15 – 07.30 Apel Pagi


persiapan kerja

Pakaian Batik


11.00 – selesai Apel Siang

C. Pengurusan Surat

1. Pengertian

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat

berupa :

1. Pemberitahuan

2. Pernyataan

3. Perintah

4. Permintaan / permohonan

5. Laporan

2. Fungsi Surat

a. Sebagai sarana komunikasi.

b. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan

atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

c. Sebagai alat bukti tertulis.

d. Sebagai alat untuk mengingat.

14

e. Sebagai bukti historis.

f. Sebagai pedoman kerja.

Surat dibagi menjadi 2 macam yaitu, surat masuk dan surat keluar.

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan

yang berasal dari seseorang atau organisasi lain. Sedangkan surat keluar

adalah surat yang dibuat atau dikirim oleh suatu organisasi atau perseorangan

kepada organisasi lain.

3. Sistem Pengurusan Surat

a. Pengurusan surat masuk sistem buku agenda

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu

organisasi/instansi, surat masuk dapat diterima melalui :

1) Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi.

2) Kurir kantor pos

3) Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan.

Langkah-langkah pengurusaan surat masuk pada umumnya

dilakukan sebagai berikut :

1) Peneriman

Tugas penerimaan surat biasanya dilakukan sebagai berikut :

a. Menerima surat dan meneliti ketepatan alamat surat.

b. Menandatangani bukti penerimaan/pengiriman surat.

c. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang diterima.

15

d. Penyampaian surat kepada yang bersangkutan dengan surat.

2) Penyortiran.

Penyortiran surat adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk

pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat meliputi kegiatan sebagai

berikut :

a. Menggolongkan surat

Surat masuk dapat digolongkan bedasarkan :

a) Wujud surat

Wujud surat meliputi :

a) Surat biasa atau bersampul, wujud surat biasa atau

bersampul adalah surat yang ditulis diatar kertas dan

dimasukan kedalam sampul (amplop) kemudian dikirim

melalui jasa pengiriman surat atau melalui kurir instansi

terkait.

b) Memo atau nota, wujud surat berbentuk memo dan nota

adalah surat digunakaan secara intern dalam suatu

organisasi atau instansi tertentu, yang digunakan untuk

meminta atau memberi informasi atau petunjuk antar

pejabat organisai atau instansi.

c) Kartu pos, adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10

x 15 cm atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila surat

singkat dan tidak rahasia.

16

d) Warkat pos, adalah gabungan antara sampul surat dengan

kertas surat.

e) Telegram, wujud surat telegram adalah surat yang ditulis

pada blangko telegram yang berisi pkok-pokok singkat

permasalahan.

f) Surat tanda bukti, surat tanda bukti merupakan salah satu

bentuk bukti tertulis tentang adanya suatu kegiatan

penyampaian dan penerimaan barang dari suatu organisasi

tertentu.

b) Sifat surat

Surat menurut sifatnya diantaranya sebagai berikut :

a) Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang

isinya menyangkut kepribadian penyusun. Surat pribadi

mempunyai dua jenis yaitu, surat pribadi yang bersifat

kekeluargaan (misalnya, surat Untuk keluarga atau

sahabat) dan surat setengah resmi (misalnya, surat lamaran

pekerjaan).

17

b) Surat dinas

Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan

oleh lembaga, baik lembaga pemerintah atau swasta dan

ditandatangani olehpejabat atau yang mewakilnya.

b. Pembukaan sampul surat

Pembukaan smpul surat adalah kegiatan membuka dan

mengeluarkan surat dari sampul surat. Langkah-langkah untuk

membuka surat agar tidak merusak surat yang didalam sampul

adalah sebagai berikut :

a) Sampul surat diketokan diatas meja, agar surat yang berada

didalam sampul tidak terlalu merapat kebagian atas sampul

yang akan dibuka. Sehingga pada saat kita membuka ujung

sampul surat tersebut tidak rusak.

b) Buka ujung sampul dengan menggunakan cutter atau alat

pemotong lainya.

c) Keluarkan surat dengan hati-hati agar surat tersebut tidak

rusak.

c. Pemeriksaan tanggal dan lampiran surat

Setelah surat dikeluarkan dari sampul, dan sebelum surat

dicatat kedalam buku agenda harus dibubhi stampel agenda atau

stampel tanggal (time stamp atau electric clock datin machine).

18

AGENDA BAGIAN ARSIP

Tanggal Diterima :..............................................

Nomor Agenda :..............................................

Tanggal Diteruskan :..............................................

Tanda Tangan :..............................................

Stampel agenda dububuhkan dibagikan yang kosong atas

halaman pertama dari surat tersebut. Berikut adalah contoh

stempel agenda :

d. Pembacaan Isi Surat

Kegiatan pembacaan surat merupakan kegiatan mencari

pokok dari isi surat dan memberikan catatan penting tentang

surat tersebut.

3) Pengagendaan surat

Pengagendaan surat adalah kegiatan pencatatan surat kedalam

buku agenda serta pemberian nomor urut surat tersebut. Buku

agenda dibagi menjadi tiga macam, yaitu :

a) Buku agenda tunggal (campuran)

Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus secara

beurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman.

19

b) Buku agenda kembar

Buku agenda kembar adalah buku ayng digunakaan

untuk mencatat surat masuk surat keluat dan masing-masing

buku (terpisah), surat masuk mempunyai buku tersendiri

begitupun surat keluar juga mempunyai buku tersendiri.

c) Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakaan

untuk mencatat surat masuk dan keluar dimana halaman

sebelah kiri digunakan untuk mencatat surat keluar, atau

sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri

4) Pendisposisian surat

Kegiatan ini merupakan kegiatan mengenai pengolahan surat

selanjutnya, apakah surat akan disimpan atau akan diteruskan

kepada unit terkait sesuai dengan isi disposisi tersebut. Disposisi

adalah intruksi singkat dari pimpinan mengenai isi surat. Ada

beberapa macam disposisi, antara lain adalah :

a) Disposisi reproduction

Disposisi reproduction yaitu disposisiyang menjukan bahwa

surat tersebut masih perlu ditindak lanjut.

b) Disposisi deponern

Disposisi deponern yaitu disposisi yang menunjukan bahwa

surat telah selesai diproses dan dapat disimpan.

20

c) Disposisi langsung

Disposis langsung yaitu disposisi yang langsung ditulis pada

lembar surat.

d) Disposisi tidak langsung

Dispossisi tidak langsung yaitu disposisi yang ditulis pada

lembar khusus disposisi.

5) Pengarahan surat masuk

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus

diarahkan dan diteruskan kepada petugas yang berhak

mengolahnya. Pengarahan surat ini biasanya ditulis dalam lembar

disposisi (action slip).

Pengarahan surat meliputi kegiatan sebagai berikut :

a) Surat masuk yang diarahkan harus disertai atau dilampiri

lembar disposisi (action slip) pengolah surat atau sekretaris.

b) Surat yang telah disertai dengan lembar disposisi diteruskan

kepada pimpinan atau pejabat bagian untuk memperoleh

tanggapan tentang isi surat.

c) Surat yang telah disertai lembar disposisi disampaikan

kembali kepada sekretaris atau pengolah surat dan

selanjutnya diserahkan kepada unit pengolah untuk diproses

sesuai dengan lembar disposisi.

21

6) Penggandaan surat

Untuk surat masuk yang sifatnya sangat segera dan harus

ditanganai sekaligus oleh beberapa yang surat aslinya satu lembar,

maka surat ini harus digandakan. Begitu juga halnya dengan surat-

surat penting, penggandaan surat-surat penting sebagai cadangan

bila dokumen aslinya hilang.

7) Pendistribusian dan penyampaian surat

Pendistribusian surat kepada pejabat dalam organisasi yang

bersangkutan menggunakan buku ekspedisi intrn. Berikut contoh

kolom buku ekspedisi intern :

No.

Urut

Tgl.

Surat

Nomor

Surat

Dikirim Kepada

Nama

Penerima

Paraf dan

Tgl. Terima

8) Penyimpanan surat

Filling sytem (system penimpanan arsip) adalah suatu

kegiatan mengamankan atau menyimpan arsip dengan

menggunakan system tertentu, agar pada saat surat tersebut

dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Ada

beberapa cara menyimpan surat, antara lainsebagai berikut :

a) Filling sytem abjad, sistem penyimpanan yang penyimpanan

suratnya dengan menggunakan nama, baik nama orang atau

instansi.

22

b) Filling sytem nomor, sistem penyimpanan surat yang

penimpananya dengan menggunakan nomor, urut sesuai

dengan masuknya surat tersebut masuk kedalam suatu

instansi.

c) Filling sytem tanggal, suatu sistem penyimpanan arsip

bedasarkan tahun, bulan, tanggal yang dijadikan sebagai

kode.

d) Filling sytem wilayah, suatu sistem penyimpanan arsip

bedasarkan alamat surat yang tertera didalam surat.

e) Filling sytem subjek, suatu system penyimpanan arsip

bedasarkan isi suatu surat.

Langkah-langkah penyimpanan surat masuk dalam suatu

organisasi antara lain :

a) Meneliti tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut

sudah siap disimpan atau harus ditindaklanjuti terlebih

dahulu.

b) Mengindeks atau membri kodepada surat tersebut.

c) Menyortir atau memisahkan surat sesuai kode surat.

d) Menimpan kedalam map (folder).

e) Menata arsip sesuai dengan system penyimpanan yang

digunakan.

23

Dari uraian diatas, dapat digambarkan dengan skema sebagai

berikut:

GAMBAR SKEMA ARUS SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA

disposisi disposisi disposisi

Penerimaan

Penyortiran

Agenda Masuk

Pimpinan Kepala Bagian Kepala Bagian

Sekretaris/Kepala Tata Usaha

Pemrosesan

Arsip

24

b. Pengurusan surat keluar sistem buku agenda

Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu

organisasi kepada pihak lain. Surat yang dibuat kemudian dikirim

mempunyai beberapa asalan, yaitu :

1) Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima oleh

suatu lembaga instansi atau organisasi.

2) Merupakan suatu kebutuhan.

3) Karena akan memberikan suatu informasi kedapa pihak lain.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar pada umunya dilakukan

sebagai berikut :

1) Persiapan

Dalam persiapan pembuatan surat harus memperhatikan hal-

hal sebagai berikut :

a) Menentukan jenis, ukuran kertas yang tepat untuk digunakan

dalam pembuatan surat.

b) Mengemukakan/menuangkan ide, fakta dan informasi yang

lengkap dan mudah dipahami.

c) Menentukan bentuk surat yang standar, yang sesuai dengan ciri

organisasi.

d) Menghindari singkatan yang tidak lazim, kata-kata sulit dan

istilah-istilah yang tidak umum.

e) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan baku.

f) Pembuatan konsep surat (draft).

25

2) Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana

dan penyusunan penyusunan surat keluar. Konsep surat dibuat

dengan menggunakan lembar konsep berbentuk folio ganda. Dari

segi pembuatanya, konsep surat dapat dilakukan dengan dua

system, yaitu :

a) Sentralisasi, dimana pembuatan konsep surat dupsatkan pada

satu unti tertentu, yaitu bagian surat menyurat (mail department)

b) Desentralisasi, konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing

bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.

Dari segi pembuatanya, konsep surat dapat dibuat oleh :

a. Atasan atau pimpinan

Ada beberapa kemungkinan pembuatan konsep dilakukan

oleh pimpinan, diantaranya adalah :

1) Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan

mengetiknya sendiri (biasanya untuk surat yang sifatnya

rahsia).

2) Atasan mebuat sendiri secara lengkap kemudian

menyerahkanya kepada juru tik.

3) Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan

dilengkapi oleh sekretaris atau bawahanya untuk

diselesaikan, kemudian diserahkan kembali pimpinan untuk

diperiksa.

26

4) Atasan membuat surat dengan cara mendiktekan kepada

sekretaris atau juru tik. Pendiktean konsepkonsep surat ada

dua macam yaitu ;

a) Pendiktean langsung, yaitu pengambilan dikte secara

langsung oleh sekretaris dari pimpinan dengan

menggunalan tulisan steno.

b) Pendiktean tidak langsung, yaitu pendiktean dngan

menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing

machine).

b. Konseptor

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin atau incidental,

biasanya pimpianan menyerahkan pembuatan konsep surat

kepada konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep

surat).

Konsep surat untuk memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1) Bersifat formal ( dinal)

2) Obyektif

3) Ringkas dan jelas isinya

4) Sopan dan ramah bahasanya

5) Seragam dalam bentuknya

6) Rapi dlam pengetikannya

27

3) Persetujuan konsep surat

Apabila konsep surat telah selelsai, maka konsep surat harus

dimintakan persetujuan pimpinan. Apabila terdapat kesalahan atau

perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut harus

dibetulkan oleh pimpinan.

4) Pengagendaan surat

Setelah konsep surat selesai dibuat, selanjutnya surat tersebut

dicatat ke dalam buku agenda keluar (buku verbal) untuk memberi

kode atau nomor surat. Misalnya pada baris nomor surat tertulis

nomor : 067/PM/IX/2012, yang artinya :

027 : nomor surat yang diambil dari buku agenda keluar (urutan

surat keluar).

PM : (pemberitahuan) yaitu masalah yang dibahas dalam surat.

IX : Menunjukan bulan pembuatan surat.

2012 : tahun pembuatan surat.

5) Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari

pimpinan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat,

kemudiandiserahkan kepada unit pengetikan untuk diketik ke

dalam bentuk tertentu dengan baik dan benar. Dalam pengetikan

konsep surat harus menggunakan bentuk suratyang biasa dipakai

28

oleh kantor yang bersangkutan. Selain itu juga harus

memperhatikan apa saja yang akan diketik dalam surat tersebut.

Adapun bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan di instansi

antara lain :

a. Full Block Style (bentuk lurus penuh)

b. Block Style (bentuk lurus)

c. Semi Block Style (bentuk setengah lurus)

d. Hanging Paragraph (bentuk alinea menggantung)

e. Indented Style (bentuk lekuk)

f. Bentuk surat dinas

Dalam pengetikan surat harus mengetahui apa saja yang

akan diketik, dan peralatan apa saja yang akan dipakai. Dalam

pengetikan, antara surat dinas dengan surat niaga berbeda, sesuai

dengan bentuk surat yang dipakai dalam kantor tersebut. Untuk

mengetahui proses pengetikan surat dinas adalah sebagai berikut :

a. Pengetikan kepala surat, biasanya untuk kepala surat sudah

tercetak dalam kop surat. Kop surat yang lengkap terdiri dari

nama badan instansi, alamat, nomor telepon, alamat kawat, dan

sejenisnya yang perlu dicantumkan di kop surat.

Kepala surat terdiri atas :

1) Logoatau lambang huruf yang tercetak disebelah kiri atas.

2) Nama instansi dengan huruf kapital.

3) Alamat instansi lengkap.

29

4) Singkatan harus dihindari.

5) Nama kota harus diikuti dengan kode pos.

6) Jika ada, cantumkan nama atau alamat kantor cabang dan

jenis usaha, karena kepala surat merupakan reklame dari

suatu kantor.

b. Pengetikan alamat yang dituju, isi surat, dan penutup

disesuaikan dengan surat yang diketik.

6) Pemeriksan konsep

Pemeriksaan konsep harus dilakukans ecara teliti, sehingga

konsep surat tersebut bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui

koreksi kesalahan. Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik

dilakukan oleh :

a. Pengetik surat (juru tik), pemeriksan dilakukan sebelum surat

diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer

sebelum diarahkan ke pimpinan.

b. Konseptor, setelah diperiksa juru tik, surat dieserahkan kembali

kepada konseptor untuk diperiksa.

c. Penanggung jawab surat, sebelum surat mendapat persetujuan

dan ditandatangani oleh pegawai terkait, surat harus dibaca

terlebih dahulu oleh penanggung jawabsurat untuk menghindari

kesalahan pada pengetiakan surat.

d. Agendaris, sebelum surat diagendakan, seorang agendaris juga

perlu memeriksa atau mengoreksi surat tersebut.

30

7) Penandatanganan surat

Apabila surat tidak terdapat kesalahan, kemudian surat jadi

(net surat) disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang terkait

dengan surat untuk memperoleh persetujuan surat dengan bentuk

menandatangani surat tersebut.

8) Pemberan cap dinas

Surat yang telah ditandatangani kemudian diberi cap

(stampel instansi). Apabila terdapat surat yang belum terdapat cap

dinas maka surat tersebut diragukan keabsahanya dan dianggap

kuran sah. Cap dinal (stampel dinas) dibubuhkan deisebelah kiri

tandatangan dan menyinggung tanda tangan tersebut.

9) Melipat surat

Surat yang telah mendapat persetujuan dan siap untuk

dikirim terlebih dahulu digandakan untuk keperluan lain, seperti

pengarsipan surat keluar, mencegah sesuatu tang ridak diinginkan,

surat tidak sampai kealamat yang dituju dan lain sebagainya. Surat

yang asli dikirim kealamat yang dituju dan copyan surat disimpan

untuk arsip. Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan

rapi ke dalan bentuk tertentu, menyesuaikan dengan amplop surat.

31

Ada beberapa bentuk lipatan surat, antara lain:

a. Lipatan tunggal (single fold)

b. Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)

c. Lipatan baku (standard fold)

d. Lipatanbaku rendah (low standard fold)

e. Lipatan arkodion (accordion fold)

f. Lipatan akordion rendah (low accordion fold)

g. Lipatan model perancis (French fold)

h. Lipatan model baron (baronial fold)

i. Penyamplan surat

Surat yang telah dilipat, kemudian dimasukan kedalam

sampul (amplop), pada sampul surat dilengkapi dengan:

a. Alamat pengirim, bila tidak menggunakan kop surat.

b. Nomor surat diketik desebelah kiri bawah kop surat.

c. Cap dinas dibubuhkan disebelah kiri bawah nomor surat.

d. Stampel bebas bea (prangko) secukupnya

10) Pengiriman surat

Setelah penyampulan surat dan pencatatan kedalam buku

verbal, surat dikirim oleh unit pengirim dengan menggunakan jasa

pengiriman tertentu atau langsung oleh unit pengirim daru instansi

tersebut.

32

a. Pengiriman langsung oleh unit pengirim, surat dikirim atau

diserahkan langsung oleh kurir pengiriman surat

denganmenggunakan buku ekspedisi.

b. Pengiriman dengan menggunakan jasa pengiriman, surat dikirim

dengan menggunakan jasa pengiriman surat seperti pos.

c. Pengirimna menggunakan jaringa elektronik, surat dikirim

dengan menggunakan e-mail atau dengan menggunakan

faximile.

Hal-hal yang harus deperhatikan dalam mengirim surat

antra lain adalah sebagai berikut :

1) Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku

catatan.

2) Memeriksa pelayanan pos dan menghitung jumlah perangko

yang akan dikirim.

3) Apabila akan menggunakan fasilitas mesin perangko, semua

dokumen yang akan dikirim via pos, perangkonya dibubuhi

dengan cap menggunakan mesin tersebut.

4) Untuk jenis peket atau perangko yang tebal, hendaknya alamat

diketik diatas label berperekat (gummend label) ditempelkan

pada amplop.

33

Pengiriman surat keluar dibagi menjadi dua bagian :

a) Pengiriman surat keluar intern, dalam sistem agenda

menggunakn buku ekspedisi intern.

b) Pengiriman surat keluar ekstern, dalam system agenda

menggunakan buku ekspedisi ekstern.

11) Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju, sedangkan

tindasanya (lembar kedua) disimpan bedasarkan system

penyimpanan pada instansi tersebut.

Dari uraian diatas dapat digambarkan dengan skema sebagai

berikut:

34

GAMBAR SKEMA ARUS SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA

PERINTAH PEMBUATAN SURAT

PEMBUATAN KONSEP

PERSETUJUAN KONSEP

PENGETIKAN

PENELITIAN

PENANDATANGANAN

PENYIMPANAN PENGIRIMAN

35

D. Sistem Kearsipan

1. Arsip

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani (greek), yaitu

archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam

bahsa latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Sebagai

perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip menurut bebrapa

sumber,yaitu :

a. Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu

organisasi kenegaraan atau swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan

kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk

disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b. Undang –Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang

dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara, perorangan dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan atau pelaksanaan kegiatan pemerintah.

c. Lembaga Administrasi Negara (LAN), menyatakan bahwa arsip adalah

kertas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan

atau dokumen lain dalam sebagala macam bentuk dan sifatnya atau

salinan serta dengan segala cara penciptaanya dan yang dihasilkan oleh

diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi fungsi-

fungsi kebijakan karena pentingnya informasi yang terkandung

didalamnya.

36

d. Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur, karena mempunyai nilai kegunaan agar saat

diperlukan dapat ditemukan kembali.

Dari bebrapa pendapat atau sumber diatas , dapat disimpulkan bahwa

arsip adalah kumpulan data/warkat/surat naskah berupa kertas, berkas, foto,

film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain

dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

pemerintah/swasta perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun

menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan

penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Inti dari penanganan arsip mengacu pada bendanya yang diproses

sesuai kebutuhan dan keperluan instantsi atau badan organisai arsip

meruapakan kegiatan yang rutin dilakukan setiap harinya.

2. Kearsipan

Ada bebrapa pendapat mengenai pengertian kearsipan , diantaranya adalah :

a. Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian pernuatan

penyelengaraan kearsipan sejak dimulainya pengumpulanya warkat

sampai dengan penyingkiranya.

b. Soebroto, kearsipan adalah aktifitas penerimaan, pencatatan,

penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan

arsip.

37

c. Drs. E. Martono, kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan data

atau record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang

sistematis, sehingga apabila sewatu-waktu diperlukan dapat ditemukan

kembali dengan waktu yang singkat.

Bedasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa, kearsipan

adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan

mengunakan system tertentu, sehingga apabila arsip itu dibutuhkan dapat

ditemukan kembali secara tepat dan cepat.

Inti dari kegiatan kearsipan adalah penyimpanan arsip dan penemuan

kembali arsip yang telah disimpan. Kerasipan mengacu pada kegiatanya,

diantara kegiatan kearsipan adalah :

a. Kegiatan penciptaan, yaitu pengurusan surat masuk dam surat keluar

b. Kegiatan penyimpanan arsip (filling) dan penemuan kembali (finding),

yaitu kegiatan penyimpanan arsip dengan sistem tertentu sehingga adapt

ditemukan kembali saat arsip dibutuhkan.

c. Kegiatan penyelamayan arsip, yaitu kegiatan pengamanan, pemeliharaan,

dan perawatan arsip.

d. Kegiatan penyusutan arsip, yaitu kegiatan mengurangi jumlah arsip yang

disimpan dengan cara penilaian atau pemindahan, pemusnahan arsip dan

penyerahan arsip ke Arnas.

38

E. Pembahasan

Kantor Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten

Banyumas dilaksanakan berdasarkan otonomi daerah yang dititikberatkan

pada Daerah Tingkat II. Kabupaten Dati II Banyumas merupakan salah satu

Kabupaten Dati II yang ditunjuk untuk melaksanakan percontohan Otonomi

Daerah. Dengan dilaksanakannya Otonomi Daerah ini maka terjadi perubahan

Nomenklatur Dinas – Dinas Daerah.

Keadaan personalia menunjukan besar kecilnya jumlah seluruh pegawai

yang ada dalam suatu instansi atau kantor. Kebutuhan akan jumlah personalia

atau pegawai tergantung pada berat ringannya suatu pekerjaan, untuk

pekerjaan yang berat dan memerlukan waktu yang lama didalam

penyelesaiannya, maka membutuhkan tenaga pegawai yang lebih banyak

dibandingkan dengan pekerjaan yang ringan dan memerlukan waktu yang

relative singkat.

Untuk menjamin pelaksanaan dan kegiatan dalam melaksanakan

tugasnya maka setiap unsure staf dan pelaksana didalam masing-masing seksi

wajib memelihara hubungan kerjasama secara erat dan serasi tanpa terikat

formalitas, namun tetap memperhatikan tata tertib administrasi dan disiplin

kerja.

Struktur organisasi garis merupakan bentuk sederhana, dimana

kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada tiap-tiap tingkatan mulai dari

atasan sampai bawahan. Struktur organisasi garis mempunyai keuntungan

sebagai berikut :

39

1. Terdapat pembagian tanggungjawab dan kekuasaan yang jelas

2. Bentuknya sederhana dan mudah untuk dipahami

3. Terdapat tanggung jawab dan kekuasaan mengalir dalam setiap garis lurus

Arsip merupakan sebuah promoter didalam sebuah instansi, karena

sebagian besar proses kerja didalam sebuah instansi berasal dari sebuah arsip.

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang

artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut

felum (bundle) yang artinya tali atau benang.

Dari beberapa pendapat atau sumber, dapat disimpulkan bahwa arsip

adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,

mikro film, rekaman suara, gambar, peta, bagan, atau dokumen lain dalam

segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun

menurut system tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan

penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Inti dari penanganan arsip

mengacu pada bendanya yang diproses sesuai keperluan dan kebutuhan setiap

instansi. Dalam sebuah instansi atau badan organisasi arsip merupakan

kegiatan yang rutin dilakukan setiap harinya.

40

Kerasipan merupakan kegiatan yang tidak lepas didalam sebuah

instansi, dimana kerasipan adalah kegiatan dari proses pengolahan arsip.

Berdasarkan beberapa pendapat dari para ahli dapat disimpulkan bahwa,

kersipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan dan

penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila

arsip tersebut dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Inti

dari kegiatan kearsipan adalah penyimpanan arsip dan penemuan kembali

arsip yang telah disimpan.

41

BAB IV

PENUTUP

Puji Syukur penyusun dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Instansi

(Prakerin) ini yang diharapkan dapat bermanfaat bagi penyusun pada khususnya

dan bagi pembaca paa umumnya. Laporan ini merupakan bukti fisikdari kegiatan

Praktik Kerja Instansi (Prakerin) yang sangat membantu siswa/siswi untuk

menunjang kelulusan.

A. Kesimpulan

1. Arsip merupakan salah satu benda yang sangat berharga didalam dunia kerja

pada umumnya, dimana arsip berperan aktif dalam menunjang kegiatan

sehari-hari didalam sebuah lingkungan instansi.

2. Kearsipan dalam sebuah instansi merupakan kegiatan yang amat sangat

penting diperhatikan, dimana dalam kegiatan ini merupakan salah sau cara

untuk mengelola arsip agar arsip tetap terjaga dari keutuhannya.

3. Sistem penyimpanan arsip juga harus diperhatikan, sehingga ketika arsip

dibutuhkan maka akan cepat dan tepet ditemukannya.

4. Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan adalah instansi yang memantau

perkembangan hutan, kebun, dan pertanian di daerah Kabupaten Banyumas

yang bekerja sama dengan lingkungan dan masyarakat sekitar.

5. Sistem pengolahan arsip yang digunakan adalah dengan menggunakan kartu

kendali.

41

42

DAFTAR PUSTAKA

1. Anhar, Dra. 1980. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta : PT Tema

Baru

2. http://dinpertanbunhut.banyumaskab.net

3. Karso, Drs. 1989. Kearsipan II. Purwokerto : LPAP PROFESIONAL

4. Wahyuni, dkk. Menangani Surat Masuk dan Keluar. Surakarta :

CV.MEDIATAMA

5. www.sentraoffice.com/filling-cabinet

laporan

Documents

Transcript of laporan