Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

16
Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram

Transcript of Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Page 1: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram

Page 2: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

• Pembuatan fishbone diagram kemungkinan akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking pens atau spidol.

Page 3: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah

• Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalamfishbone seperti “kepala ikan”.

• Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Rendahnya Nilai Kecepatan Pelayanan”.

• Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).

Page 4: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Gambar 1                                      

RENDAHNYA NILAI

KECEPATAN PELAYANAN

CAUSE EFFECT

Gambar 1. Pembuatan Fishbone Diagram — Menyepakati Pernyataan Masalah

Page 5: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

• Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishboneseperti “tulang ikan”.

• Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:– Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:

• Machine (mesin atau teknologi),• Method (metode atau proses),• Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),• Man Power (tenaga  kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),

• Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan• Milieu / Mother Nature (lingkungan).

Page 6: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Kategori pada contoh ini lihat Gambar 2.

Gambar 2. Pembuatan Fishbone Diagram — Mengidentifikasi Kategori-Kategori

Page 7: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

• Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

• Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa Kecepatan pelayanan rendah ? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.

• Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal.

Page 8: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

• Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur? Jawab: karena tidak tahu SOP atau tidak patuh SOP” (lihat Gambar 3).

• Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.

Page 9: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Gambar 3

Gambar 3. Pembuatan Fishbone Diagram — Menemukan Sebab-Sebab Potensial

Page 10: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

• Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.

• Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.

• Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”

Page 11: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

• Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi.

• Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.

• Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram (lihat Gambar 4).

Page 12: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Gambar 4

Gambar 4. Pembuatan Fishbone Diagram — Melingkari Sebab yang Paling Mungkin

Page 13: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Diskusi selama sesi brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini.

Possible Root Cause Discussion Root Cause?

MAN

Ketrampilan karyawan melakukan tugas kurang

Ketrampilan personil teridentifikasi saat briefing. N

Tidak tahu standar Operasional prosedur Awareness training di OJT/sosialisasi sudah dilaksanakan N

Tidak mengikuti prosedur Karyawan baru/lama di-briefing ttg SOP dan mekanisme kerja N

Tidak menghadiri training/sosialisasi Pelatihan/soasialisasi diberikan dalam kegiatan dan OJT N

Petugas datang terlambat Y

MACHINE / TOOLS

Kesesuaian alat dgn petugas Bukan akar masalah jika metode dapat diubah N

Alat  sudah rusak Tidak ada alat yg rusak menyebabkan kecepatan yankes rendah N

Tidak ada alat Alat sudah ada N

Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming fishbone diagram

Page 14: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Possible Root Cause DiscussionRoot Cause?

METHOD

Prosedur tidak diperbaharui Review prosedur rutin setahun sekali N

Tidak ada prosedur Prosedur meliputi prosedur untuk semua kegiatan N

Prosedur salah Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head

N

Prosedur membingungkan Prosedur sudah ditinjau oleh supervisor, manajer, dept. head

N

Prosedur terlalu manual Karyawan , perlu memastikan terhadap SOP yang ada

Y

Kurangnya tenaga Penambahan jabatan rangkap/pengusulan tenaga N

Page 15: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

Possible Root Cause Discussion Root Cause?

MATERIAL

Alat yang salah Verifikasi dengan vendor sebelum membeliN

Material yang tidak bisa diandalkan

Alat rentan rusakY

Kualitas rendah Verifikasi dengan vendor sebelum membeliN

Material yang digunakan salah Verifikasi dengan vendor sebelum membeliN

Tidak ada peralatan Alat sudah disediakan untuk semua aktivitas berbahaya

N

LINGKUNGAN

Tidak adanya petunjuk arah Verifikasi langsung ke lapanganY

Sulitnya akses ke puskesmas Observasi dan verifikasi ke lapanganN

Page 16: Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone Diagram.ppt

simpulan• Dari contoh di atas, fishbone diagram dapat menemukan akar 

permasalahan;  Petugas datang terlambat, Prosedur terlalu manual, Material yang tidak bisa diandalkan  , Tidak adanya petunjuk arah

• Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan fishbone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. 

• Jika  fishbone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang fishbone diagram dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses fishbone diagram adalah terus bertanya “Mengapa?”, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di “grass root” yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti  permasalahan di lapangan.