LAMPIRAN 1 FLOWCHART - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Lampiran/2012-1-00608-SI...

L1

LAMPIRAN 1

FLO WCHART

Tabel L.1 Simbol Flowchart

Simbol Nama Keterangan

Dokumen

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis

dokumen, yang merupakan formulir

yang digunakan untuk merekam data

terjadinya suatu transaksi. Nama

dokumen dicantumkan ditengah

simbol.

Berbagai

Dokumen


menggambarkan berbagai jenis

dokumen yang digabungkan bersama

didalam satu paket. Nama dokumen

dituliskan didalam masing-masing

simbol dan nomor lembar

dicantumkan di sudut kanan atas

simbol dokumen yang bersangkutan.

Display

Informasi ditampilkan dengan

menggunakan alat online output

seperti terminal, monitor, atau layar.

Penghubung pada

halamana yang

sama (on-page

connector)

Simbol penghubung untuk

memungkinkan aliran dokumen

berhenti disuatu lokasi pada halaman

tertentu dan kembali berjalan dilokasi

lain pada halaman yang sama.

L2

Online Keying

Data masukan dengan alat online

seperti terminal atau komputer

personal.

Proses Komputer

Proses yang dilakukan oleh komputer,

biasanya berupa perubahan data atau

informasi.

Operasi Manual


menggambarkan kegiatan manual

seperti menerima orderan dari

pembeli, mengisi formulir.

Magnetic disk

Data disimpan secara permanen pada

magnetik disk, digunakan untuk file

master database.

Online storage Data disimpan sementara di dalam file

online

Aliran dokumen

atau proses

Arah proses dari aliran dokumen,

aliran normal adalah menurun dan ke

kanan.

Terminal

Simbol ini untuk menggambarkan

awal dan akhir suatu sistem.

Keputusan

Simbol menggambarkan keputusan

yang harus dibuat dalam proses

pengolahan data.

Arsip permanen


menggambarkan arsip permanen yang

merupakan tempat penyimpanan

dokumen yang tidak akan di proses

lagi dalam sistem yang bersangkutan.

L3

Arsip sementara


menunjukkan tempat penyimpanan

dokumen, seperti almari arsip dan

kotak arsip. Arsip sementara adalah

tempat penyimpanan dokumen yang

dokumennya akan diambil kembali

dari arsip tersebut di masa yang akan

datang untuk keperluan pengolahan

lebih lanjut terhadap dokumen

tersebut.

Penghubung pada

halaman yang

berbeda (off-page

connector)

Jika untuk menggambarkan bagan alir

suatu sistem diperlukan lebih dari satu

halaman, simbol ini harus digunakan

untuk menunjukkan kemana dan

bagaimana bagan alir terkait satu

dengan lainnya.

Akhir arus dokumen dan

mengarahkan pembaca ke simbol

penghubung halaman yang sama yang

bernomor seperti yang tercantum

didalam simbol tersebut.

Awal arus dokumen yang berasal dari

simbol penghubung halaman yang

sama.

L4

LAMPIRAN 2

USER INTERFACE ORACLE EBS

Menu Login

Gambar L.1 Menu Login

Sebelum menggunakan aplikasi Oracle EBS, user harus melakukan login terlebih

dahulu. Login dilakukan sesuai dengan username dan password dari masing-masing

user.

Menu Purchase Requisition

Purchase Requisiton adalah proses permintaan pembelian yang dilakukan oleh

requester dari masing-masing divisi. Untuk requester dari bagian HRD, IT, dan

Marketing maka barang akan di- receipt di warehouse GSA. Sedangkan requester dari

bagian Engineering, Quality Control, PPC, Research and Development, maka barang

akan di-receipt di warehouse MAT.

Navigasinya dari Purchasing Buyer Requisition

L5

Gambar L.2 Requisitions Interface

Pada Tab Lines pilih tipe item dan isi item yang dibutuhkan, kemudian field

category, description dan UOM akan ter-generate, hal ini terjadi karena setiap item

sudah membawa atribut. Field lain yang harus diisi adalah quantity dan tanggal barang

dibutuhkan, kemudian klik save. Sebuah nomor Purchase Requisition yang baru akan

ter-generate.

Menu Receipt

Proses receipts merupakan standar fungsionalisasi dari aplikasi Oracle untuk

penerimaan material dari supplier, pengembalian dari pelanggan, dan penerimaan dari

internal supplier.

Terdapat tiga tipe control dari penerimaan material, yaitu :

Standard

Direct

L6

Inspection required

Untuk melakukan proses receipt, navigasi yang harus dipilih yaitu Transactions

Receiving Receipts dan akan dipilih transaksi mana yang akan di-receipt dengan

menggunakan tombol search.

Gambar L.3 Find Expected Receipts Interface

Dapat dimasukkan beberapa kriteria pencarian yang sesuai dengan kebutuhan untuk

mencari transaksi yang ingin di-receipt. Setelah menggunakan kriteria pencarian, dapat

ditemukan orders yang akan di-receive ke dalam penyimpanan.

L7

Gambar L.4 Receipts Header Interface

Buka Tab Lines dan masukkan jumlah yang ingin di-receive pada kolom Quantity.

Kemudian select checkbox yang berada di sebelah kolom quantity untuk barisan yang

akan diterima, dan klik save. Sebuah nomor receipt yang baru akan ter-generate di

receipt header tersebut.

Gambar L.5 Receipts Interface

L8

Selanjutnya klik tombol Header untuk melihat nomor receipt yang telah di-generate

pada receipt header.

Gambar L.6 Receipt Header Interface

Menu Inspection

Inspeksi adalah proses pengecekan yang dilakukan oleh bagian quality control atau

bagian quality inspection. Proses ini dibutuhkan untuk item-item yang diterima dari

supplier. Untuk menerima material untuk diinspeksi, kita harus mengecek terlebih

dahulu tipe penerimaan pada tingkat purchase order, apakah material tersebut perlu

diinspeksi atau tidak.

Navigasinya dari Transaction Receiving Receiving Transactions.

Gambar L.7 Find Receiving Transactions Interface

L9

Sekarang, di search kriteria,dapat dimasukkan nomor receipt pada field Receipt

seperti pada gambar.

Gambar L.8 Receiving Transactions Interface

Setelah menemukan transaksi receipt yang akan diinspeksi, selanjutnya dilakukan

pengecekan quantity yang akan diinspeksi lalu klik tombol Inspect. Form Inspection

Accept / Reject akan terbuka. Jika tingkat inspeksi adalah Quality, maka proses inspeksi

akan diselesaikan sesuai dengan Oracle Quality dan juga akan disesuaikan dengan

pembelian.

Gambar L.9 Inspection Details Interface

L10

Jumlah material yang telah diinspeksi selama prosedur inspeksi, selanjutnya siap

untuk di-delivery ke penyimpanan. Selama proses delivery material ke warehouse, akan

terjadi proses update on-hand quantity dan cost untuk inventory organization.

Menu Delivery Stock

Deliver merupakan proses dimana receiving dan inspecting terhadap material telah

selesai dilakukan dan material telah menjadi inventory perusahaan. Proses delivery

material ke penyimpanan akan meng-update cost dan quantity dari inventory

organization. Untuk men-deliver material ke warehouse, navigasinya dimulai dari

Transaction Receiving Receiving Transactions.

Gambar L.10 Receiving Transactions Interface

Lalu akan dinavigasikan ke on-hand availability untuk melihat apakah quantity

telah ter-update atau belum.

L11

Menu On Hand Availability

On-hand availability mendatakan jumlah item yang terdapat di warehouse. Ini akan

ditampilkan dari inventory organization, sub-inventory, locator, dan lainnya. Di form

Material Workbench, dapat dilihat inventory yang berada dilokasi penerimaan seperti

penerimaan intransit dan letaknya di tempat penyimpanan dengan mengklik radio

button Material Locations.

Untuk melihat on-hand quantity, navigasikan On Hand Availability On Hand

Quantity.

Gambar L.11 Query Material Interface

Di tampilan sebelumnya, telah disediakan berbagai pilihan untuk melihat record

yang ada. Jika klik tombol Find tanpa mengisi kriteria filter, maka akan ditemukan

semua item di semua sub-inventories di warehouse.

Kemudian pilih salah satu sub-inventory dan klik tombol Find untuk melihat

quantity yang tersedia di sub-inventory tersebut.

L12

Gambar L.12 Material Workbench Interface

Kemudian, jika ingin mencari dimana sebuah item terletak di dalam inventory

organization, masukkanlah kode dari item pada kriteria search yang terletak di form on-

hand availability, kemudian akan ditampilkan data sesuai dengan kode item yang telah

dimasukkan.

Gambar L.13 Query Material Interface

L13

Hasil akan menerangkan item tersebut, yang terletak di inventory organization yang

berbeda, sebagai contoh, V1 dan M2 yang ditunjukkan pada tampilan di bawah ini.

Gambar L.14 Material Workbench Interface

Move Order

Form Move Order ini digunakan untuk permintaan transfer dan issue material dari

sebuah inventory organization. Ketika melelakukan issue material dengan menggunakan

move order ini, kita harus memilih transaction type terlebih dahulu tergantung dengan

transaksi yang akan dilakukan. Transaction type yang biasa digunakan dalam modul

inventory ini adalah move order transfer dan move order issue.

Dalam membuat move order,navigasi yang dipilih saat Form EBS dibuka adalah

Move Orders Move Order.

L14

Gambar L.15 Move Orders Interface

Setelah mengisi semua fields yang dibutuhkan, permintaan move order di-approve,

kemudian allocation dan transaksi akan ditampilkan di tahap berikutnya :

Gambar L.16 Find Move Orders Interface

Permintaan move order yang telah dibuat sebelumnya dapat ditemukan dengan

menggunakan tombol Find yang terdapat di form Transact Move Orders. Jika tidak ada

L15

perubahan yang dilakukan pada transaksi move order, maka dapat langsung dilakukan

proses transact.

Gambar L.17 Transact Move Orders Line Allocations Interface

Pada saat melakukan update dan transact move orders, verifikasi dengan hati-hati,

dan kemudian transact. Ketika proses transact, jumlah material yang diminta akan di-

issue dari inventory dan charge of account dari user akan langsung dikurangi pada saat

transact ini dilakukan.

Gambar L.18 Transact Move Orders Interface

L16

LAMPIRAN 3

KUESIONER

Keterangan:

Skala yang digunakan di dalam kuesioner ini menggunakan skala maturity level COBIT

4.1, yaitu:

0 = Belum dilakukan identifikasi (Non-Existent).

1 = Prosedur belum terstandarisasi (Initial/Ad Hoc).

2 = Prosedur sudah terstandarisasi, dan didokumentasi, namun belum dikomunikasikan

(Repeatable but Intuitive).

3 = Prosedur sudah terstandarisasi, didokumentasi, dan dikomunikasikan namun belum

di-monitor pelaksanaannya (Defined Process).

4 = Dilakukan monitoring dan pengukuran terhadap pelaksanaan prosedur dan dilakukan

perbaikan (Managed and Measurable).

5 = Selalu dilakukan continuous improvement (Optimised).

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO1.1 Nilai Manajemen TI

Apakah pencapaian keuntungan dengan

diterapkannya Oracle EBS pada bagian

inventory telah sesuai dengan yang diharapkan

seperti proses bisnis dijalankan dengan lebih

efisien dan efektif, mengurangi cos t

perusahaan?

√

L17

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO1.2 Posisi TI dalam Bisnis

Apakah PT.XYZ sudah menyesuaikan proses

bisnis inventory dengan Oracle EBS?

√

PO1.3 Penilaian Kemampuan dan Kinerja pada

saat ini

Apakah ada dilakukan penilaian terhadap

kapabilitas dan kinerja Oracle EBS terhadap

bagian inventory untuk menanggapi kebutuhan

dimasa depan?

√

PO1.4 Rencana Strategi TI

Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana

strategis inventory?

√

PO1.5 Rencana Taktis TI

Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana

taktis inventory yang berhubungan dengan

program investasi, layanan TI, dan aset TI

dalam proses bisnis inventory?

√

PO1.6 Portfolio Manajemen TI

Apakah PT.XYZ melakukan pengelolaan

terhadap portfolio TI (daftar hal-hal apa saja

yang sudah dikerjakan oleh PT.XYZ yang

berhubungan dengan proyek TI) untuk

mencapai strategi bisnis inventory?

√

Jumlah 0 1 0 4 1 0

Jumlah pertanyaan = 6, Jumlah Nilai Jawaban

= 17, Indeks = 2,83

L18

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO2.1 Model Arsitektur Informasi

Apakah ada dilakukan perencanaan pada

model arsitektur informasi (seperti jaringan,

layer aplikasi) untuk mendukung

pengembangan aplikasi dan pengambilan

keputusan?

√

PO2.2 Kamus Data Perusahaan dan Aturan

Sintak Data

Apakah PT.XYZ memiliki kamus data (yang

berisi nama field-nya, tipe datanya, range,

sumber data nya dari mana) untuk data bagian

inventory?

√

PO2.3 Skema Klasifikasi Data

Apakah PT.XYZ membuat skema klasifikasi

data (seperti menentukan datanya bersifat

public atau rahasia) untuk data pada bagian

inventory?

√

PO2.4 Manajemen Integritas

Apakah ada prosedur untuk menjamin

integritas dan konsistensi semua data inventory

yang disimpan didalam bentuk elektronik

bukan manual, seperti database, data

warehouse (gudang data), dan archive data?

√

Jumlah 0 1 1 1 1 0


= 10, Indeks = 2,50

L19

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO3.1 Technological Direction Planning

Apakah perusahaan memiliki rencana

mengenai arah tujuan teknologi untuk

merealisasi strategi TI di warehouse?

√

PO3.2 Rencana Infrastuktur Teknologi

Apakah PT.XYZ membuat rencana mengenai

infrastruktur teknologi yang dibutuhkan di

bagian inventory?

√

PO3.3 Monitor Tren dan Regulasi masa depan

Apakah PT.XYZ melakukan monitoring

terhadap trend yang sedang berkembang saat

ini pada beberapa sektor seperti bisnis,

industri, teknologi, infrastuktur, hukum dan

regulasi untuk mendukung pengembangan

rencana infrastruktur teknologi TI pada bagian

inventory?

√

PO3.4 Standar Teknologi

Apakah PT.XYZ memiliki standar terhadap

teknologi yang digunakan dibagian inventory?

√

PO3.5 IT Architecture Board

Apakah PT.XYZ menyediakan IT Architecture

Board sebagai panduan untuk membangun

infrastruktur yang dibutuhkan untuk

mengimplementasikan Oracle EBS?

√

Jumlah 0 0 1 0 4 0


= 18, Indeks = 3,60

L20

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO4.1 Framework Proses TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan

framework proses TI meliputi pengukuran

kinerja dan improvement untuk mengeksekusi

rencana strategi TI pada bagian inventory?

√

PO4.2 Komite Strategi TI

Apakah PT. XYZ sudah menetapkan komite TI

untuk melakukan peninjauan terhadap strategi

dan investasi TI di bagian inventory?

√

PO4.3 IT Steering Committee

Apakah terdapat komite pemandu TI yang bisa

memprioritaskan investasi IT yang disesuaikan

dengan strategi bisnis inventory agar dapat

meningkatkan layanan dan menyelesaikan

masalah yang ada?

√

PO4.4 Penempatan Fungsi TI dalam

Organisasi

Apakah PT.XYZ sudah menempatkan fungsi

TI yang mendukung kelancaran proses bisnis

inventory?

√

PO4.5 Stuktur Organisasi TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan karyawan

di bagian TI yang bertanggung jawab secara

khusus dalam menangani fungsi TI di bagian

inventory?

√

L21

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO4.6 Penentuan Peran dan Tanggung Jawab

Apakah PT.XYZ sudah menetapkan dan

mengkomunikasikan peran dan tanggung

jawab karyawan TI maupun end user

inventory?

√

PO4.7 Tanggung Jawab untuk Jaminan

Kualitas TI

Apakah PT.XYZ telah menentukan tanggung

jawab terhadap kinerja bagian Quality

Assurance untuk menjamin kualitas TI di

bagian inventory?

√

PO4.8 Tanggung Jawab untuk Resiko,

Keamanan dan Pemenuhan kebutuhan TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan peran

untuk mengelola resiko TI dan tanggung jawab

atas keamanan informasi, keamanan fisik, dan

pemenuhan kebutuhan TI?

√

PO4.9 Kepemilikan Data dan Sistem

Apakah PT. XYZ sudah menentukan prosedur

mengenai kepemilikan data dan sistem

informasi pada bagian inventory?

√

PO4.10 Pengawasan

Apakah PT.XYZ melakukan pengawasan

untuk memastikan bahwa peran, tanggung

jawab dan fungs i TI sudah dijalankan dengan

baik, misalnya dengan menggunakan KPI?

√

PO4.11 Pemisahan Tugas

Apakah terdapat prosedur pemisahan tugas

agar setiap bagian dapat mengerjakan tugas

√

L22

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

yang relevan sesuai dengan posisi dan

pekerjaan mereka?

PO4.12 Susunan Karyawan TI

Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi terhadap

susunan karyawan TI dalam menghadapi

perubahan bisnis dan operasional agar sesuai

dengan tujuan dan sasaran bisnis inventory?

√

PO4.13 Personel Kunci TI

Apakah di PT.XYZ terdapat karyawan TI yang

bertugas sebagai pengganti untuk melakukan

tugas yang kritis atau penting sehingga

perusahaan tidak hanya bergantung pada satu

orang?

√

PO4.14 Prosedur dan Kebijakan Untuk Staff

Apakah PT. XYZ sudah memastikan bahwa

konsultan dan karyawan kontrak yang

mendukung fungsi TI mengetahui kebijakan

organisasi mengenai perlindungan aset

informasi di bagian inventory?

√

PO4.15 Hubungan

Apakah PT.XYZ sudah membangun dan

memelihara koordinasi, komunikasi, dan

hubungan yang optimal antar fungsi TI (seperti

eksekutif, unit bisnis, individual user, supplier,

manajer resiko, dll)?

√

Jumlah 0 0 0 5 10 0


= 55, Indeks = 3,67

L23

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO6.1 Kebijakan dan Pengendalian TI

Apakah PT.XYZ telah menentukan elemen-

elemen yang akan dikontrol terhadap

penerapan TI di bagian inventory sesuai

dengan kebijakan perusahaan?

√

PO6.2 Framework Pengendalian dan Resiko TI

Apakah PT. XYZ sudah membangun dan

memelihara sebuah framework untuk

menentukan dan mengontrol resiko TI di

bagian inventory sesuai kebijakan perusahaan?

√

PO6.3 Manajemen Kebijakan TI

Apakah PT.XYZ sudah membangun dan

memelihara sekumpulan kebijakan untuk

mendukung strategi TI di bagian inventory?

√

PO6.4 Prosedur, Standar, dan Kebijakan

Apakah PT. XYZ sudah menjalankan

kebijakan TI untuk seluruh user di bagian

inventory?

√

PO6.5 Komunikasi dari Arahan dan Objektif

TI

Apakah PT. XYZ sudah mengkomunikasikan

arahan dan objektif bisnis dan TI kepada

stakeholder dan user di bagian inventory?

√

Jumlah 0 0 0 2 3 0


= 18, Indeks = 3,60

L24

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO7.1 Perekrutan dan Penetapan Karyawan

Apakah ada rencana untuk memelihara proses

perekrutan karyawan TI di bagian inventory

yang disesuaikan pada prosedur dan kebijakan

perusahaan?

√

PO7.2 Kompetensi Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pengujian secara

berkala terhadap kemampuan karyawan di

bagian inventory dalam menjalankan peran

mereka sesuai dengan pendidikan, pelatihan

dan pengalaman mereka?

√

PO7.3 Pelaksanaan Peran

Apakah PT.XYZ menentukan, mengawasi

peran, tanggung jawab dan kompensasi untuk

masing-masing karyawan di bagian inventory

sesuai dengan prosedur?

√

PO7.4 Pelatihan Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada

karyawan di bagian inventory untuk

meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan

kemampuan mereka untuk mencapai tujuan

organisasi?

√

PO7.4 Pelatihan Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada

karyawan di bagian inventory untuk

meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan

kemampuan mereka untuk mencapai tujuan

organisasi?

√

L25

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO7.5 Ketergantungan Individu

Apakah PT.XYZ melakukan upaya untuk

meminimalkan ketergantungan terhadap

karyawan tertentu dengan cara

mendokumentasikan pengetahuan yang

dimiliki para karyawan, melakukan sharing

knowledge dan memiliki karyawan cadangan

yang menguasai tugas tersebut?

√

PO7.6 Prosedur Izin Personil

Apakah dilakukan pemeriksaan mengenai latar

belakang dari karyawan dalam proses

perekrutan sumber daya TI?

√

PO7.7 Evaluasi Kinerja Karyawan

Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi secara

berkala terhadap kinerja karyawan yang

disesuaikan dengan standar kinerja

perusahaan?

√

PO7.8 Perubahan dan Penghentian Pekerjaan

Apakah perusahaan melakukan pengaturan

secara tepat dan bijaksana mengenai perubahan

atau penghapusan suatu pekerjaan dan

melakukan transfer pengetahuan mengenai

pekerjaan tersebut?

√

Jumlah 0 2 1 1 4 0


=23, Indeks = 2,88

L26

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO10.1 Framework Manajemen Program

Apakah PT. XYZ memelihara proyek yang

terkait dengan investasi TI di bagian inventory

dengan melakukan identifikasi, evaluas i,

penentuan prioritas, pemilihan, inisias i,

pengelolaan dan pengendalian terhadap proyek

TI?

√

PO10.2 Framework Manajemen Proyek

Apakah PT. XYZ membangun dan memelihara

framework manajemen proyek dengan

menentukan ruang lingkup dan batasan

terhadap pengelolaan proyek TI?

√

PO10.3 Pendekatan Manajemen Proyek

Apakah PT.XYZ telah membangun sebuah

pendekatan manajemen proyek untuk

mengukur kompleksitas dan kebutuhan dari

setiap proyek?

√

PO10.4 Komitmen Stakeholder

Apakah perusahaan mendapatkan komitmen

dan partisipasi dari stakeholder dalam eksekusi

proyek?

√

PO10.5 Pernyataan Ruang Lingkup Proyek

Apakah ada dokumentasi dari ruang lingkup

proyek yang akan dibangun?

√

PO10.6 Inisiasi Fase Proyek

Apakah ada persetujuan dari inisiasi setiap fase

proyek dan dikomunikasikan kepada seluruh

stakeholder?

√

L27

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

PO10.7 Integrasi Rencana Proyek

Apakah PT. XYZ melakukan integrasi rencana

proyek yang digunakan sebagai panduan dalam

pelaksanaan proyek dan mengontrolnya?

√

PO10.8 Sumber Daya Proyek

Apakah PT.XYZ sudah menentukan tanggung

jawab, hubungan, wewenang dan kriteria

kinerja dari setiap anggota tim proyek?

√

PO10.9 Manajemen Resiko Proyek

Apakah ada proses perencanaan, identifikas i,

analisis, pemantauan dan pengendalian untuk

meminimalkan resiko proyek?

√

PO10.10 Rencana Kualitas Proyek

Apakah ada rencana manajemen kualitas yang

menjelaskan kualitas sistem dan bagaimana

sistem diimplementasikan?

√

PO10.11 Pengendalian Perubahan Proyek

Apakah PT. XYZ membangun kontrol untuk

mengendalikan perubahan (dalam hal biaya,

jadwal, ruang lingkup, dan kualitas) setiap

proyek?

√

PO10.12 Perencanaan Proyek dan Internal

Control

Apakah terdapat suatu internal control dan

sistem keamanan dari sistem yang baru yang

telah memenuhi kebutuhan yang ada?

√

PO10.13 Pengukuran, Pelaporan dan

Pemantauan terhadap Kinerja Proyek

Apakah PT. XYZ telah mengukur kinerja

L28

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

proyek yang terkait dengan jadwal, kualitas,

dan biaya yang sudah ditetapkan serta

dilakukan pelaporan?

√

PO10.14 Penutupan Proyek

Apakah pada akhir pelaksanaan proyek

implementasi Oracle Inventory dilakukan

pemantauan terhadap hasil dan keuntungan

sesuai dengan perencanaan sebelumnya serta

didokumentasikan untuk kepentingan di masa

depan?

√

Jumlah 0 1 1 4 8 0


= 47, Indeks = 3,36

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI1.1 Definisi dan pemeliharaan fungsi bisnis

dan kebutuhan teknikal

Apakah PT.XYZ melakukan identifikas i

terhadap fungsi bisnis inventory dan kebutuhan

teknikalnya sebelum mengimplementasi

Oracle di bagian inventory?

√

AI1.2 Laporan Analisis Resiko

Apakah PT. XYZ telah melakukan identifikas i,

dokumentasi dan analisis resiko-resiko yang

mungkin muncul dalam hubungannya dengan

kebutuhan bisnis inventory sebelum

√

L29

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI2.1 Rancangan Tingkat Tinggi

Apakah PT. XYZ mempunyai rancangan

spesifikasi tingkat tinggi (yang merupakan

hasil dari analisa kebutuhan bisnis terhadap

software yang akan dikembangkan di bagian

inventory) yang telah disetujui oleh pihak

manajemen?

√

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

mengimplementasi Oracle di bagian

inventory?

AI1.3 Studi kelayakan dan Perumusan

Alternatif

Apakah PT. XYZ membuat studi kelayakan

untuk memeriksa kemungkinan perusahaan

mengimplementasikan Oracle di bidang

inventory sesuai dengan kebutuhan bisnisnya?

√

AI1.4 Keputusan dan Persetujuan Kebutuhan

dan Kelayakan

Apakah hasil dari fungi bisnis, kebutuhan

teknikal dan studi kelayakan mendapat

persetujuan dari pimpinan?

√

Jumlah 0 0 0 1 2 1


= 16, Indeks = 4,00

L30

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI2.2 Rancangan Detil

Apakah PT. XYZ mempersiapkan rancangan

detail mengenai desain dan kebutuhan teknikal

aplikasi software untuk inventory?

√

AI2.3 Pengendalian dan Pemeriksaan Aplikasi

Apakah terdapat pengendalian terhadap

aplikasi Oracle di bagian inventory sehingga

bagian inventory dapat memperoleh hasil yang

akurat, lengkap, dan tepat waktu?

√

AI2.4 Keamanan dan ketersediaan Aplikasi

Apakah pada saat mengimplementasikan

Oracle, PT.XYZ sudah menentukan standar

keamanan dan kontrol atas modul Oracle

inventory sehubungan dengan data organisasi

dan arsitektur informasi dalam menanggapi

resiko yang telah diidentifikasikan?

√

AI2.5 Konfigurasi dan Implementasi Aplikasi

Software

Apakah dalam implementasi, PT.XYZ

melakukan konfigurasi terhadap aplikasi

Oracle di inventory agar sesuai dengan sasaran

bisnis inventory?

√

AI2.6 Upgrade pada Sistem Yang Ada

Apakah dilakukan peng-upgrade-an terhadap

sistem inventory yang sekarang sedang

dijalankan?

√

L31

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI2.7 Pengembangan Aplikasi Software

Apakah PT.XYZ melakukan pengembangan

terhadap aplikasi Oracle di bagian inventory

agar sesuai dengan rancangan spesifikasi, QA

requirements dan standar persetujuan?

√

AI2.8 Jaminan Kualitas software

Apakah telah dikembangkan suatu proses

quality assurance untuk memeriksa kualitas

software yang dibeli agar sesuai dengan

kebijakan dan prosedur kualitas yang telah

dibuat?

√

AI2.9 Manajemen Kebutuhan Aplikasi

Apakah ada penanganan terhadap permintaan

user dalam tahap desain, pengembangan,

implementasi dan persetujuan perubahan

terhadap aplikasi Oracle modul Inventory?

√

AI2.10 Pemeliharaan Aplikasi software

Apakah ada strategi dan rencana untuk

melakukan pemeliharaan aplikasi software?

√

Jumlah 0 0 1 3 6 0


= 35, Indeks = 3,50

L32

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI3.1 Rencana Akuisisi Infrastuktur Teknologi

Apakah PT. XYZ membuat rencana untuk

akuisisi, implementasi dan pemeliharaan

infrastruktur teknologi yang sesuai dengan

kebutuhan bisnis inventory?

√

AI3.2 Perlindungan Sumber Daya Infrastuktur

Apakah infrastruktur hardware dan software

tersebut terlindungi sehingga data-data yang

dibutuhkan dapat tersedia dan terintegrasi?

√

AI3.3 Pemeliharaan Infrastuktur

Apakah ada dilakukan pengembangan strategi

dan rencana untuk pemeliharaan infrastuktur di

bagian inventory?

√

AI3.4 Uji kelayakan Lingkungan

Apakah ada dilakukan uji lingkungan pada

warehouse inventory untuk mendukung

kelayakan dari infrastuktur teknologi yang

akan digunakan?

√

Jumlah 1 0 0 0 3 0


= 12, Indeks = 3,00

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI4.1 Perencanaan untuk Solusi Operasional √

L33

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

Apakah terdapat perencanaan untuk

mengidentifikasi dan mendokumentasikan

penggunaan aplikasi Oracle serta karyawan

yang mengoperasikannya?

AI4.2 Transfer Knowledge ke Manajemen

Bisnis

Apakah terdapat transfer knowledge ke

manajemen bisnis sehingga setiap karyawan

memiliki rasa kepemilikan dan tanggung jawab

terhadap sistem dan data?

√

AI4.3 Transfer Knowledge ke Pengguna Akhir

Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan

terhadap pengguna system di bagian inventory

mengenai cara menggunakan sistem yang

efektif dan efisien untuk mendukung proses

bisnis?

√

AI4.4 Transfer Knowledge ke Staff Pendukung

dan Operasional

Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan

terhadap staff pendukung dan operasional

mengenai cara menyampaikan, mendukung

dan memelihara sistem dan infrastruktur yang

ada di bagian inventory?

√

Jumlah 0 0 1 1 2 0


= 13, Indeks = 3,25

L34

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI5.1 Pengendalian Pembelian

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur dan

standar mengenai proses pembelian

infrastruktur hardware dan software untuk

bagian inventory?

√

AI5.2 Manajemen Kontrak Supplier

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur

dalam melakukan kontrak dengan supplier?

√

AI5.3 Pemilihan Supplier

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur

pemilihan supplier yang sesuai dengan

kebutuhan perusahaan?

√

AI5.4 Akuisisi Sumber Daya IT

Apakah pada PT.XYZ melakukan akuisisi

infrastruktur hardware dan software pada

bagian Inventory dengan pihak luar?

√

Jumlah 1 0 0 0 3 0


= 12, Indeks = 3,00

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

AI7.1 Training

Apakah terdapat perencanaan untuk pemberian

training kepada manajemen TI dan user bagian

√

L35

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

inventory terhadap penggunaan sistem Oracle

EBS bagian inventory, berdasarkan

perencanaan implementasi yang telah

direncanakan sebelumnya?

AI7.2 Perencanaan Pengujian

Apakah telah dibangun suatu perencanaan

untuk melakukan pengujian setelah

implementasi sistem Oracle EBS pada

PT.XYZ?

√

AI7.3 Perencanaan Implementasi

Apakah telah dibangun suatu prencanaan

implementasi sistem Oracle EBS bagian

inventory yang telah disetujui oleh pimpinan?

√

AI7.4 Lingkungan Pengujian

Apakah telah ditentukan suatu lingkungan

pengujian yang mewakili lingkungan tempat

Oracle EBS akan dioperasikan?

√

AI7.5 Konversi Sistem dan Data

Apakah terdapat perencanaan konversi data

dan infrastruktur dalam pengembangan dari

sistem lama ke sistem baru, yaitu sistem

Oracle EBS khususnya bagian inventory?

√

AI7.6 Pengujian terhadap Perubahan

Apakah terdapat pengujian terhadap perubahan

yang didasarkan pada perencanaan pengujian

yang telah direncanakan sebelumnya,

√

L36

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

keamanan dan kinerja sistem Oracle EBS

bagian inventory?

AI7.7 Pengujian untuk Penerimaan Akhir

Apakah pimpinan dan IT stakeholder telah

mengevaluasi hasil dari proses pengujian yang

sesuai dengan rencana pengujian yang telah

dibuat sebelumnya?

√

AI7.8 Kontrol Perubahan

Apakah telah dilakukan kontrol untuk

perubahan sistem lama ke sistem Oracle EBS

khususnya bagian inventory yang diselaraskan

dengan perencanaan implementasi?

√

AI7.9 Peninjauan Penyelesaian Implementasi

Apakah terdapat prosedur yang selaras dengan

standar manajemen perubahan yang

membutuhkan peninjauan terhadap

penyelesaian implementasi yang telah

ditentukan pada perencanaan implementasi?

√

Jumlah 0 1 0 0 7 1


= 34, Indeks = 3,78

L37

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

DS7.1 Identifikasi Kebutuhan Pendidikan dan

Pelatihan

Apakah ada dilakukan pembaharuan pada

kurikulum pendidikan dan pelatihan pengguna

di bagian inventory, yang disesuaikan dengan

strategi dan kebutuhan bisnis sekarang maupun

yang akan datang?

√

DS7.2 Penyampaian Pelatihan dan Pendidikan

Apakah ada dilakukan identifikasi pada

kebutuhan pendidikan dan pelatihan pengguna,

seperti siapa pelatihnya, metode penyampaian

yang digunakan, dan siapa peserta pelatihan?

√

DS7.3 Evaluasi dari Penerimaan Pelatihan

Apakah ada dilakukan evaluasi terhadap materi

pelatihan untuk mengetahui seberapa

berkualitas, efektif, dan efisien materi

pelatihan tersebut sehingga dapat dijadikan

masukan untuk pengadaan pelatihan

selanjutnya?

√

Jumlah 0 0 3 0 0 0


= 6, Indeks = 2

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

DS8.1 Service Desk √

L38

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

Apakah ada Service Desk sebagai media untuk

membantu user apabila terjadi kesalahan

dalam penggunaan sistem Oracle di bagian

inventory?

DS8.2 Pendataan Query User

Apakah ada dibuat log untuk menyimpan

setiap insiden, keluhan dan kebutuhan

informasi dari bagian inventory?

√

DS8.3 Pembuatan Prioritas Insiden

Apakah ada sebuah prosedur yang mendata

insiden-insiden yang terjadi sehingga dapat

dilakukan penentuan urutan prioritas dari

setiap insiden yang harus ditangani?

√

DS8.4 Penutupan Insiden

Apakah ada pengelolaan dan penutupan

mengenai insiden yang telah diselesaikan?

√

DS8.5 Pelaporan dan Analisis Tren

Apakah ada laporan yang dibuat untuk

membantu pimpinan mengetahui insiden-

insiden apa saja yang terjadi di perusahaan dan

melihat kinerja karyawannya dalam mengatasi

setiap insiden?

√

Jumlah 0 0 1 0 4 0


= 18, Indeks = 3,60

L39

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

ME1.1 Pendekatan Monitoring

Apakah ada dilakukan monitoring secara

berkala pada sistem Oracle EBS khususnya

modul inventory apakah telah memberikan

kontribusi pada proses bisnis inventory?

√

ME1.2 Identifikasi dan Monitoring terhadap

Kumpulan Data

Apakah PT.XYZ telah melaksanakan suatu

proses pengumpulan data yang akurat dan real

time untuk membuat laporan mengenai kinerja

Oracle di bagian Inventory?

√

ME1.3 Metode Monitoring

Apakah PT.XYZ menggunakan metode

monitoring seperti balance scorecard dalam

mengukur sistem Oracle khususnya modul

inventory?

√

ME1.4 Penilaian Kinerja

Apakah dilakukan penilaian secara periodik

terhadap kinerja sistem Oracle di bagian

Inventory untuk melakukan tindakan perbaikan

jika terjadi masalah?

√

ME1.5 Laporan kepada eksekutif dan dewan

pengurus

Apakah ada dibuat laporan mengenai

kontribusi TI terhadap proses bisnis inventory

yang diberikan kepada para eksekutif/senior

√

L40

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

manajemen?

ME1.6 Tindakan Perbaikan

Apakah ada dilakukan tindakan perbaikan

terhadap hasil dari monitoring, penilaian

kinerja serta dari laporan yang telah dibuat?

√

Jumlah 0 3 1 1 1 0


= 12, Indeks = 2,00

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

ME4.1 Pembentukan Framework IT

Governance

Apakah ada sebuah Framework IT Governance

yang dibentuk untuk memastikan bahwa

hukum, peraturan, strategi dan tujuan PT.XYZ

telah terlaksana dengan baik?

√

ME4.2 Penyelarasan Strategi

Apakah penerapan TI di bagian inventory

sudah sejalan dengan strategi bisnis PT.XYZ?

√

ME4.3 Penyampaian Nilai

Apakah harapan PT.XYZ terhadap nilai dari

penggunaan TI seperti efisiensi proses,

peningkatan kinerja, dan pengaturan aset yang

baik sudah tercapai?

√

ME4.4 Manajemen Sumber Daya √

L41

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5

Apakah di PT.XYZ khususnya di bagian

inventory terdapat pengawasan terhadap

investasi, penggunaan, dan alokasi sumber

daya TI yang diselaraskan dengan tujuan

strategis sekarang dan masa depan?

ME4.5 Manajemen Resiko

Apakah PT.XYZ telah melakukan

pengendalian dan pengelolaan resiko di dalam

proses bisnis inventory untuk memastikan

proses bisnis dan pelaksanaan TI telah berjalan

dengan baik?

√

ME4.6 Pengukuran Kinerja

Apakah ada dilakukan pengukuran terhadap

kinerja dari TI baik sesuai ataupun tidak sesuai

dengan harapan supaya memungkinkan pihak

manajemen senior untuk melakukan

peninjauan terhadap kemajuan dari PT.XYZ ke

arah gol yang ingin dicapai?

√

ME4.7 Jaminan Kebebasan

Apakah ada suatu kepastian jaminan secara

eksternal ataupun internal mengenai

kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan

yang relevan, kebijakan organisasi, standard

dan prosedur, dan keefektifan dan

keefisiensian kinerja TI?

√

Jumlah 0 2 0 1 4 0


= 21, Indeks = 3,00

L42

LAMPIRAN 4

BUKTI TEMUAN MASALAH

1. Kesalahan penggunaan transaction type Move Order Transfer dan Move Order

Issue untuk permintaan material ke bagian inventory.

Dalam melakukan permintaan material, setiap user akan membuat move order,

dan harus memilih transaction type sesuai dengan material yang akan diminta.

Berikut adalah penggolongan material sesuai dengan transaction type yang

digunakan:

• Untuk raw material, user harus menggunakan transaction type Move Order

Transfer

• Untuk indirect material dan part PM, user harus menggunakan transaction

type Move Order Issue

• Untuk part CM, user harus menggunakan form Work Order

Namun, dalam pelaksanaannya user dapat melakukan kesalahan dalam

penggunaan transaction type. Seperti, dalam pengambilan stok part CM, tidak lagi

menggunakan move order issue, namun menggunakan work order. Move Order Issue

hanya digunakan untuk permintaan material yang tergolong barang-barang indirect.

Namun user bagian engineering 2 melakukan kesalahan dalam penggunaan

transaction type, dimana dalam pengambilan part CM user tersebut menggunakan

form Move Order Issue. Hal ini menyebabkan ketika bagian engineering 2 tiba di

warehouse untuk melakukan pengambilan material yang diminta, bagian pengeluaran

barang tidak dapat memberikan material yang diminta oleh bagian engineering 2

L43

dikarenakan permintaan move order tidak dapat diproses akibat kesalahan pemilihan

transaction type. Sehingga, user bagian engineering harus membuat move order lagi

dan disesuaikan dengan transaction type yang benar.

Penyebab dari kesalahan penggunaan transaction type dalam pembuatan move

order ini dikarenakan kurangnya pengetahuan user mengenai perbedaan transaction

type yang harus digunakan. Selain itu, kesalahan penggunaan transaction type ini

juga diakibatkan keterbatasan kemampuan user dalam menghafalkan transaction type

dari masing-masing material, yang mana disebabkan belum adanya pembatasan

untuk material-material yang seharusnya muncul untuk masing-masing transaction

type yang dipilih.

Berikut merupakan contoh printscreen dari kesalahan penggunaan transaction

type dari user bagian engineering 2.

Gambar L. 19 Kesalahan Penggunaan Transaction Type

L44

2. Pengontrolan dan analisis stok material

Semua material yang disimpan di dalam inventory, akan dilakukan pengontrolan

mengenai jumlah stok yang tersedia saat ini dan juga dilakukan analisis mengenai

perencanaan jumlah stok yang akan dibeli. Proses pengontrolan dan analisis ini

dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan metode min max planning Oracle EBS dan

aplikasi excel.

Metode min max planning digunakan untuk menentukan batas minimum dan

maximum jumlah material yang ada di inventory. Hal ini dilakukan untuk

memastikan bahwa material tersebut selalu tersedia pada saat dibutuhkan namun

dalam jumlah yang tidak berlebihan agar tidak terlalu lama disimpan di inventory.

Karena semakin lama material tersebut disimpan, maka akan berakibat pada

menurunnya kualitas material tersebut sehingga mengurangi nilai guna material

tersebut. Sebaliknya, jika material tersebut mengalami kekurangan akan berdampak

pada kelancaran proses produksi, sehingga harus ditentukan batas minimal dari

material tersebut yang harus selalu tersedia di inventory.

Selain metode min max planning, dalam melakukan pengontrolan dan analisis

stok material juga menggunakan aplikasi excel. Tujuan dari dilakukannya

pengontrolan dan analisis stok menggunakan excel adalah untuk melihat material

mana yang sudah berada di bawah titik minimum-nya, namun belum di-approve

purchase requisition-nya. Langkah-langkah pengontrolan dengan metode ini adalah:

• Setiap hari bagian MPIC akan meng-export data min max, stock on hand,

purchase requisition dan purchase order dari database Oracle EBS ke excel.

Proses export data ini membutuhkan waktu selama kurang lebih 30 menit.

L45

Gambar L.20 Min Max Planning Part CM

Gambar L.21 Stock On Hand Part CM

L46

Gambar L.22 Purchase Requisition dan Purchase Order Number

• Setelah melakukan proses export data-data yang dibutuhkan, kemudian data

tersebut akan digabung kedalam satu sheet di excel. Setelah digabung,

kemudian bagian MPIC akan membuat suatu rumus sehingga dapat

melakukan filterisasi material-material tersebut sesuai dengan kriteria yang

akan dianalisa, seperti status dari material tersebut kritis atau tidak, prioritas

dibutuhkan, seperti 1,2 atau 3, dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar proses

pengontrolan dan analisa material dapat dilakukan dengan lebih efektif.

L47

Gambar L.23 Daily Stock Control and Analysis

• Jika ada material yang berada pada status kritis dan prioritas 1 atau 2 yang

belum memiliki nomor purchase order, maka bagian MPIC akan

menghubungi pimpinannya untuk mempercepat proses approval purchase

requisition sehingga dapat dibuatkan purchase order-nya. Seperti, ingin

melihat part number “BER” yang berada pada status kritis dan merupakan

prioritas pertama.

L48

Gambar L.24 Hasil Filterisasi Material BER

3. Tidak adanya dokumentasi yang jelas mengenai peminjaman stok part

Preventive Maintenance (PM) yang digunakan untuk memenuhi part Corrective

Maintenance (CM) yang habis ketika dibutuhkan.

Ketika terjadi permintaan terhadap part corrective maintenance (CM) untuk

kegiatan perbaikan mesin produksi oleh bagian engineering, dimana pada saat yang

sama part corrective maintenance (CM) tidak tersedia pada subinventory corrective

maintenance (CM). Untuk kelangsungan perbaikan mesin produksi demi kelancaran

kegiatan produksi, bagian warehouse lalu melakukan peminjaman untuk part

corrective maintenance (CM) yang dibutuhkan kepada subinventory preventive

maintenance (PM). Namun, untuk pencatatan peminjaman tersebut dilakukan secara

manual dimana pihak inventory bisa lupa dalam mengembalikan stok preventive

L49

maintenance yang dipinjam. Hal ini mengakibatkan terjadinya kelebihan dan

kekurangan stok dikedua subinventory ketika dilakukan aktivitas stock opname.

Misalnya, pada saat proses perbaikan terhadap mesin produksi, bagian

engineering memerlukan part corrective maintenance yaitu dengan part number

FST-001-0095. Pada saat yang bersamaan, part FST-001-0095 tidak tersedia pada

subinventory corrective maintenance (CM), sehingga untuk pemenuhan kegiatan

perbaikan yang bersifat darurat tersebut, maka pihak inventory mengambil persediaan

part preventive maintenance (PM) untuk dipinjamkan dalam kegiatan perbaikan

tersebut. Proses peminjaman tersebut didatakan secara manual, melalui kertas yang

dinamakan form peminjaman barang.

Gambar L.25 Form Peminjaman Barang

L50

Selain itu, dikarenakan tidak didatanya penggunaan part corrective maintenance

tersebut, maka pihak MPIC tidak mengetahui part-part mana yang menjadi sering

digunakan. Sehingga untuk kegiatan perencanaan titik min max ke depannya, pihak

MPIC tidak dapat melakukan perencanaan yang tepat.

4. Proses pembuatan purchase requisition hingga purchase order membutuhkan

birokrasi yang rumit dan dianggap cukup memakan waktu yang lama. Sehingga

sering terjadi material tekah sampai di warehouse tanpa adanya purchase order

terlebih dahulu.

Dalam proses permintaan pembelian material untuk kelancaran proses produksi

hingga proses permintaan pembelian ke supplier, harus melalui proses yang cukup

panjang.

Berawal dari proses permintaan material oleh user pada tiap bagian, kemudian

permintaan tersebut akan dibuatkan purchase requisition oleh masing-masing

requester. Setelah purchase requisition dibuat, maka sebelum purchase requisition

tersebut diserahkan ke bagian purchasing, akan dilakukan proses approval terlebih

dahulu, dimana untuk tiap purchase requisition terdapat tiga tingkat approval.

Adapun tingkat approval untuk purchase requisition ini akan dipetakan di dalam

tabel di bawah ini.

Tabel L.2 Purchase Requistion Approval

No Nama Bagian Requester Approval 1 Approval 2 Approval 3 1

IT IT Requester IT Approver 1 IT Approver 2 Finance / Accounting Approver 3

L51

2 Purchasing EXIM Requester

Exim Approver 1

Exim Approver 2

3 Sales & Marketing

Sales Requester

Sales Approver 1

4 Marketing Promotion

Marketing Promotion Requester

Marketing Approver 2

Sales & Marketing Approver 3

5 Marketing Distribution

Marketing Distribution Requester

Distribution Approver 2


6 Technical Support

Technical Support & Marketing R&N Product Requester

Technical Support & Marketing R&N Product Approver 1

Marketing Approver 2


7 Coorporate & ISD

Coorporate & ISD Requester

8 General Asset GA Requester

GA Approver 1

GA Approver 2

HRD / GA Approver 3

9 Human Resource Development

HRD Requester

HRD Approver 2

HRD / GA Approver 3

10 Material Control Material Control Requester

Material Control Approver 1

Material Control Approver 2

Plant Approver 3

11 Quality Assurance / Quality Control

QA / QC Requester

QA / QC Approver 2

Plant Approver 3

12 Mechanical Engineering

Mechanical Engineering 1 Requester

Mechanical Engineering 1 Approver 1

Engineering Plant Approver 2

Engineering Approver 3

13 Mechanical Engineering

Mechanical Engineering 2 Requester

Mechanical Engineering 2 Approver 1



14 Electric Engineering

Electric Engineering 1 Requester

Electric Engineering 1 Approver 1



15 Electric Engineering





16 Workshop Workshop Requester

Workshop Approver 1



L52

17 Building Building Requester

Building Approver 1



18 Utility Utility Requester

Utility Approver 1



19 Tools Tools Requester

Tools Approver 1



20 Equipment Equipment Requester

Equipment Approver 1



21 Industrial & Cost

Industrial Engineering Requester

Industrial Engineering Approver 1

Setelah proses approval purchase requisition ini, barulah purchase requisition

ini akan diterima oleh bagian purchasing. Bagian purchasing akan membuat

purchase order berdasarkan purchase requisition yang telah di-approve tersebut.

Setelah purchase order selesai dibuat, maka sebelum purchase order ini dikirimkan

ke supplier, maka purchase order ini harus melalui tiga tahapan approval terlebih

dahulu. Adapun tiga tahapan proses approval purchase order akan dipetakan di

dalam tabel di bawah ini.

Tabel L.3 Purchase Order Approval

No Buyer Approval 1 Approval 2 Approval 3 1 Purchase

Engineering 1. Goods Buyer 1

Purchase Engineering Approver 2

Marketing & Purchasing Approver 3

2 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 2



3 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 3



4 Material Buyer Material Purchase Material Marketing &

L53

Approver 1 & General Approver 2

Purchasing Approver 3

5 General Buyer 1 Purchase Material & General Approver 2






8 EXIM Buyer EXIM Approver 1

Purchase Material & General Approver 2


9 Human Resource Development / General Asset II Buyer

HRD / GA Approver 3

Dapat diamati bahwa proses dari permintaan material oleh masing-masing user

hingga proses purchase order ke supplier harus melewati beberapa tingkat approval.

Dimana, untuk masing-masing tingkat approval ini terkadang memakan waktu yang

cukup lama. Sehingga dapat terjadi, kebutuhan untuk suatu material tidak bisa

terpenuhi ketika diperlukan. Sehingga untuk kelancaran proses produksi, maka

dilakukan proses pembelian secara manual, seperti Sticker FDR, yang merupakan

salah satu indirect material. Kemudian, sewaktu material yang dikirim oleh supplier

ini tiba di warehouse, bagian receiving tidak dapat melakukan receiving secara sistem

yang dikarenakan tidak adanya referensi nomor purchase order pada surat jalan yang

dikirimkan oleh supplier untuk material yang akan diterima. Maka, untuk segala

transaksi yang berhubungan dengan sistem akan ditunda hingga purchase order

tersebut benar-benar selesai.

L54

Untuk mengatasi permasalahan ini, sebaiknya dibuat suatu prosedur khusus

dimana terdapat batasan waktu untuk tiap tingkatan approval purchase requisition

maupun purchase order. Misalnya, untuk proses approval purchase requisition diberi

batasan waktu selama satu hari, dan kemudian setelah proses approval purchase

requisition, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan purchase order, kemudian

untuk proses approval purchase order ini juga dibatasi selama satu hari. Sehingga

total waktu dari proses permintaan material hingga proses purchase order dikirim ke

supplier ini hanya memakan waktu dua hari. Selain itu, apabila pihak approver yang

berwenang tidak berada di tempat selama proses approval berlangsung, maka

hendaknya terdapat alternatif approval, misalnya proses approval tersebut dapat

didelegasikan ke pimpinan. Sehingga tidak akan terdapat lagi material yang akan di-

receive namun belum ada nomor purchase order-nya.

L55

LAMPIRAN 5

DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DI INVENTORY

1. Proses Receiving

Gambar L.26 Surat Perintah Bongkar Material

L56

Gambar L.27 Tag Material Baru

Gambar L.28 Tally Sheet

L57

Gambar L.29 Bukti Penerimaan Barang

2. Proses Issue

Gambar L.30 Move Order

LAMPIRAN 1 FLOWCHART - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Lampiran/2012-1-00608-SI...

Documents

Transcript of LAMPIRAN 1 FLOWCHART - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Lampiran/2012-1-00608-SI...