lab-srk.ub.ac.idlab-srk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/10/Laporan... · Web viewLaboratorium...

TINJAUAN MANAJEMENLABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA

KUALITASJURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS BRAWIJAYA

Periode : Tahun 2016Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

Dikendalikan oleh

: Manager Representative

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

Diketahui oleh : Ketua Jurusan

Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D

Visi Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada tahun 2020.

Misi1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai

dengan industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.

2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu menyelesaikan permasalahan di bidang industri.

3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.

4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.6. Anggota Penyusun : 1) M. Hafid Zamroni

2) Harizka Dwi Putri A.3) Maulivia Rizma4) Ismanu Hutama P.5) Annisaa Adi Ramadhan6) Silvya Ratri Nugraheni7) Tiffany Clara Alesi8) Anisa Lutfiana9) Fitriyanti Nur C.10) Fajri Rahman11) Fachrezy Pangestu W.12) Annisa Dian Islami13) Billy Anugrah14) Destantri Anggun R15) Khalishah Mutiara P.16) Medi Susanto17) Roby Kurniawan18) Unggul Setiaji

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2016

Malang, 21 November 2016Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.NIP. 2013118912112001

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i


DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................... i

I. PENDAHULUAN.........................................................................................1

II. LINGKUP BAHASAN...................................................................................2

III. PELAKSANAAN..........................................................................................3

IV. HASIL........................................................................................................41. Hasil Audit Internal.............................................................................42. Hasil Audit Eksternal..........................................................................93. Umpan Balik Pelanggan...................................................................124. Kinerja dan Evaluasi Proses.............................................................205. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan...................................246. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya.............................347. Perubahan yang Mempengaruhi SMM..............................................398. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM.......................................40

V. PENUTUP................................................................................................40

ii Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya


I. PENDAHULUAN

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang memiliki bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum statistik industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3 SKS untuk gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya kurikulum 2016, mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik dan Rekayaa Kualitas juga membantu dalam Praktikum Terintegrasi II yang sebelumnya disebut dengan Tugas Besar Perancangan Produk bersama Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.

Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal bagi para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum, pengabdian masyarakat, kuliah tamu, dan kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.

Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memiliki visi, misi, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan). Selain visi dan misi yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:1. Motto

“Saying with Facts, Proving with Statistics”2. Maklumat

a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri

b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1


c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.

2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di laboratorium bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi laboratorium.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

2 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya


6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen (Gambar 3.1).


Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas

(tanggal 22 Juli 2016)


IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit InternalAudit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

dilakukan setiap sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit internal terakhir kalinya pada tanggal 9 November 2015. Lingkup yang diaudit yaitu mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja laboratorium dalam memberikan pelayanan.

Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.

Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal

No. Siklus

Kategori / Status / Auditor / Tgl Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

1 UKPA LAB Siklus 4

KTS / New / SDT, SFD / 09

Nov 2015

(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41f]

Manual Prosedur (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol bersama oleh seluruh anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi kebutuhan

2 UKPA LAB Siklus 3

KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014

(IS-L-63) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [63]

Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan yang cukup, dengan penambahan perangkat komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa. Daftar dan kecukupan aset beserta



No. Siklus

Kategori / Status / Auditor / Tgl Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

metode pemeliharaan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

3 UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-52) 5. Kontak [52]

Belum ada informasi tentang komplain

4 UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]

Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen

5 UKPA LAB Siklus 3


(IS-L-41g) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41g]

Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi dan maintenance laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

6 UKPA LAB Siklus 3



Belum diibuat aturan pengelolaan dan MP untuk pelanggan eksternal. Selama ini sudah melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik industri.

7 UKPA LAB Siklus 3



Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM, job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM terlampir dan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

8 UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-13) 1. Keberadaan Website Unit Kerja [13]

Website masih dalam proses editing menuju website bilingual

Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi



yang lebih baik dalam internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal tersebut.

Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi Status Akhir

1 Manual Procedure (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol bersama oleh seluruh anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi kebutuhan

Sudah terdapat proses bisnis laboratorium yang dapat diakses di lab-srk.ub.ac.id

- Open

2 Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan yang cukup, dengan penambahan perangkat komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa. Daftar dan kecukupan aset beserta metode pemeliharaan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan secara bertahap sarana komputer disesuaikan dengan jumlah peserta praktikum tiap semester.

Sudah diajukan permohoan penambahan komputer sebanyak 4 set komputer, dan sudah direalisasi. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

3 Belum ada informasi tentang komplain

Setiap input complain di tabulasi dan ditampilkan pada menu informasi tentang komplain.

Sudah ada menu komplain (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

4 Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen

Seluruh dokumentasi kegiatan tinjauan serta evaluasi manajamen laboratorium telah direkap dan di upload pada website laboratorium.

"Tinjauan manajemen" sudah dibuat, dokumentasi lengkap, tetapi formatnya harus mengikuti standar penyusunan Tinjauan manajemen yang ada. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed



No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi Status Akhir

5 Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi dan maintenance laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Sudah mengajukan permohonan surat ke Ketua Jurusan Teknik Industri untuk mendapatkan tambahan tenaga laboran. Dari Jurusan juga sudah mengajukan surat ke Fakultas. Tetapi, sampai saat ini masih belum ada realisasi. (SDT / 09 Nov 2015)

Open

6 Belum diibuat aturan pengelolaan dan MP untuk pelanggan eksternal. Selama ini sudah melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik industri.

Mengajukan Surat Keputusan dari Jurusan terkait tarif pelayanan serta MP untuk pelanggan eksternal.

Sudah dibuat surat permohoanan ke Ketua Jurusan Teknik Industri, terkait dengan tekuan tersebut. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

7 Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM, job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM terlampir dan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan kepada Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Tetapi, masih perlu penyusunan gap analysis untuk tenaga laboran (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

8 Website masih dalam proses editing menuju website bilingual

Memperbaiki tampilan bilingual website serta menu pada setiap tampilan.

Website sudah bilingual. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed



2. Hasil Audit EksternalAudit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik

dan Rekayasa Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu, DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19 Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor 2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A. Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum sesuai, diantaranya adalah:

Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit EksternalNo

.Temuan Perbaikan Status

1 Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama

Closed


Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 13 Tahun 2014 (tanggal 12 November

2014)


800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi. Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum

2 Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi

Closed

3. Umpan Balik PelangganLaboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap

segala bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode untuk mendapatkan umpan balik atau kritik dan


Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19 Agustus 2016)


saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal (program kerja), Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik evaluasi kegiatan laboratorium.

Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu, kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.

Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis di setiap akhir periode modul pada waktu asistensi. Kritik saran tersebut ditujukan pada individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari praktikan masing-masing.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan PelangganNo. Pernyataan1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)



2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium3 Follow-up terhadap saran atau kritik4 Keadilan mendapat pelayanan5 Kesesuaian persyaratan pelayanan6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium9 Kesediaan memberikan feedback10 Kemampuan menumbuhkan motivasi11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium12 Pemenuhan etika oleh asisten13 Ketersediaan modul/handout praktikum14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian16 Ketersediaan waktu17 Kepastian jadwal18 Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan proses praktikum19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan

asistensi20 Asisten memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam

kegiatan praktikum dan asistensi21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan23 Kenyamanan ruang laboratorium24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)25 Keamanan laboratorium

Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian kepuasan pelanggan pada periode ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016. Berikut merupakan hasil penilaiain kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri periode genap dan ganjil Tahun Ajaran 2015/2016 yang dirangkum dengan diagram batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.



a. Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 253.3003.4003.5003.6003.7003.8003.9004.0004.1004.2004.300

Student Satisfaction Index

Rata-rata Nilai Kepuasan

Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 253.1003.2003.3003.4003.5003.6003.7003.8003.9004.0004.100

Student Satisfaction Index

Rata-rata Nilai Kepuasan

Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016


Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik namun masih terdapat beberapa 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu follow-up terhadap saran atau kritik, kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, ketersediaan waktu, dan kepastian jadwal. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.5.

Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Ganjil 2015/2016

No. Pernyataan Pelanggan Perbaikan

3Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan

7Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

Penyediaan call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation, sehingga prkatikan yang tidak dapa menghubungi asisten masing-masing secara langsung dapa menghubungi call center (Divisi PR)

16 Ketersediaan waktu

Pada saat deadline pengumpulan laporan asisten harus berada di laboratorium sehingga mudah untuk ditemui oleh praktikan. Asisten harus menyediakan waktunya untuk melayani praktikan dalam kegiatan asistensi sesuai dengan kelonggaran jadwal masing-masing.

17 Kepastian jadwal

Jadwal praktikum dibuat oleh asisten berdasarkan ketersediaan waktu setiap praktikan bukan tiap kelompok sehingga praktikan tidak perlu melakukan penukaran jadwal praktikum dengan praktikan lain.

b. Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016

Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, kemampuan menumbuhkan motivasi, follow-up terhadap saran dan kritik, dan keadilan mendapat pelayanan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.6.



Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016

No. Pernyataan Kuesioner Perbaikan

7Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

Telah tersedianya call center bagi para praktikan yang menghubungi dan praktikan dapat menghubungi langsung ke laboratorium pada jam kerja yaitu pada pukul 07.30-16.00. Apabila asisten yang bersangkutan tidak berada di laboratorium maka asisten yang berada di laboratorium dapa menghubungi asisten yang bersangkutan.

10Kemampuan menumbuhkan motivasi

Selain memberikan materi, asisten secara personal pada saat praktikan diwajibkan untuk menanyakan kendala dalam praktikum dan pengerjaan laporan serta memberikan motivasi dan selalu mengingatkan praktikan mengenai deadline laporan.

3Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan

4Keadilan mendapat pelayanan

Asisten memberikan pelayanan yang adil dengan cara penilaian yang objektif. Semua soal penilaian yang diberikan praktikan berbobot sama dan penilaian LKM berdasarkan parameter penilaian yang telah disetujui bersama.

Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.7

Tabel 4.7 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan

yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana)

Status

Akhir

1. Training Eksternal (Spectra)

Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara

Pada Spectra volume II waktu yang diberikan selama 1,5 jam sehingga Spectra berikutnya pada tahun 2016 waktu yang diberikan selama 2 jam. Untuk

Closed



No.


yang dikeluhkan


Status

Akhir

terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik

memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat peningkatan pelayanan

2. Ruang Laboratorium

Ukuran laboratorium yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibelbaik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)

Closed

3. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting

Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan

Closed

4. Kegiatan Asistensi Laporan

Asistensi laporan jangan banyak-banyak

Kegiatan asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan. Pengerjaan laporan/ LKM dilakukan sekaligus ketika praktikum.

Closed

5. Fasilitas Praktikum

Sarana dan Prasaranan praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi

Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum

Closed

Dst.

Fasilitas Laboratorium

Diberi rak sepatu diluar lab agar saat praktikum sepatu tidak berantakan

Jurusan telah menyediakan rak sepatu di depan seluruh laboratorium

Closed

Penilaian Praktikum

Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai

Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan

Closed

Kumudahan menghubung asisten

Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms

Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga

Closed



No.


yang dikeluhkan


Status

Akhir

praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.

Format laporan praktikum

Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum

Laboratorium selalu berusaha untuk mengurang subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya

Closed

Deadline Pengumpulan Laporan

Asisten tidak ada di laboratorium pada waktu deadline pengumpulan laporan

Hal tersebut sebenarnya dikarenakan praktikan selalu melakukan konsultasi mendekati deadline pengumpulan laporan. Asisten selalu mengingatkan praktikan untuk segera melakukan konsultasi sehingga tidak terlambat deadline. Selain itui, asisten diharapkan untuk berada di laboratorium ketika hari deadline pengumpulan laporan. Apabila asisten yang bersangkutan tidak dapat hadir, dapat diwakilkan kepada asisten yang lain dengan konfirmasi terlebih dahulu kepada praktikannya.

Closed

Pembagian pengerjaan laporan

Sebaiknya dalam mencatat presentase pengerjaan laporan tiap anggota kelompok diperbolehkan menuliskan presentase yang sama pada 2 atau lebih anggota

Sebenarnya hal tersebut lebih menguntungkan praktikan agar adil dalam memberikan penilaian bagi kinerja teman-temannya dalam pengerjaan laporan. Untuk menanggapi komplain praktikan tersebut, asisten memberikan solusi bagi anggota yang dinilai memiliki kontribusi yang sama dapat diberikan penilaian desimal di belakang koma yang tidak jauh berbeda.

Closed

4. Kinerja dan Evaluasi ProsesDalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri

Universitas Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu



berusaha untuk meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada tahun 2016.

Tabel 4.8 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Kompetisi1. RKTI 50 %2. International Statistic Competition for Engineering Student 50 %3. Ismec’s 100 %

B. Training dan Pengabdian Masyarakat1. Training Internal 95 %2. Training Eksternal 100 %3. Kuliah Tamu 100 %4. Pengabdian Masyarakat 10 %

C. Perayaan Hari Statistik Nasional1. Statistic Day 100 %

D. Seleksi Asisten Baru1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %

E. Kerja Sama dengan Perusahaan1. Penelitian di CV. Bagus Agriseta Mandiri 100%2. MoU dengan PT. Teluk Lamong 100%

F. Buku Profil Laboratorium1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%

G. Bedah Jurnal1. Kegiatan Bedah Jurnal Desain Eksperimen 50%

H. Pembaruhan Mading1. Penggantian Poster secara Periodik 100%



I. Kunjungan/Visitasi Eksternal1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong 100%2. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 70%

Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %. Diantaranya adalah;

1. Untuk kompetisi RKTI, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi ISCE mengirimkan 2 kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada babak semifinal pada kedua kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium yaitu masuk babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya persiapan asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk kompetisi ISCE, juga dapat disebabkan karena ini merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti kompetisi tersebut sehingga asisten belum bisa memahami bagaimana kompetisi ISCE.

2. Untuk program kerja training internal sebenarnya sudah memenuhi target dengan mempelajari 4 materi statistik, namun hanya mencapai sasaran 95% dikarenakan hanya sebagian asisten yang mengikuti training internal. Hal tersebut disebabkan karena keterbatasan dana yang dimiliki laboratorium untuk melakukan training. Bagi asisten lain yang tidak mengikuti training, dilakukan training oleh asisten yang mengikuti training dengan pihak luar supaya semua asisten tetap mendapatkan materi training internal.

3. Untuk kegiatan pengabdian masyarakat, hanya mendapat skor 10% dikarenakan pengabdian masyarakat masih belum dipersiapkan. Hal tersebut dikarenakan penelitian di UKM CV. Bagus Apel baru dapat diselesaikan oleh asisten bersama dosen pembimbing lainnya.

4. Untuk program kerja bedah jurnal hanya mendapatkan skor capaian 50% dikarenakan sampai saat ini program kerja tersebut masih berlangsung. Dari 10 bab materi yang akan dibahas, laboratorium sudah membahas 5 materi desain eksperimen.



5. Untuk kegiatan kunjungan ke laboratorium lain hanya mendapatkan skor capaiain 70% dikarenakan laboratorium akan melakukan kunjungan pada bulan Desember mendatang, yaitu dengan mengunjungi Laboratorium di Jurusan Statistik Universitas Brawijaya. Namun sebelumnya Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas telah mengunjung Strategic Engineering, Industrial Engineering, National University of Singapore pada Bulan Desember tahun 2015.

Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu perguruan tinggi, diantaranya yaitu:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,

Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan

Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik & Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.

Tabel 4.9 Sasaran Mutu Program Kerja

No.Sasaran Mutu atau Indikator Program

Kerja

Baseline (Th.2015)

Target Th.2016

Capaian Th.2016

% Capaian

1. Training Internal2 Materi (seluruh asisten)

4 Materi (seluruh asisten)

4 Materi (sebagian asisten)

95%

2. Training Eksternal 50 peserta 60 peserta 64 peserta 100%3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 1 kali 0 (masih

persiapan) 10%

4. Pembaruan Manual Prosedur (MP)

20 MP/IK 30 MP/IK 41 MP/IK 100%5. Jumlah nilai praktikan 86% 90% 90,6% 100%



No.Sasaran Mutu atau Indikator Program

Kerja

Baseline (Th.2015)

Target Th.2016

Capaian Th.2016

% Capaian

yang sama dengan lebih dari B

praktikan praktikan praktikan

6.Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3

3,7 3,9 3,7 100%

7. Jumlah Asisten tiap Angkatan

9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%

8. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3

11 asisten 9 asisten 9 asisten 100%9. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%

10. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%11. Pemeliharaan Komputer 2 2 2 100%12. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%

13. Public Lecture

Mengundang Kepala

UKP4 Republik Indonesia

Mengundang 1 Tokoh Nasional lainnya

Mengundang Direktur PT. Teluk Lamong

100%

14. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium

15 22 22 100%

15.Kerja sama dengan Perusahaan

-1 MoU dengan

Perusahaan

MoU dengan PT. Teluk Lamong

100%

16. Jumlah penelitian asisten3 penelitian

dipa3 penelitian

dipa3 penelitian

dipa 100%

17.Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi

1 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%

Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah direncanakan, di antaranya adalah:

1. Training Internal

Kendala pada training internal asisten yaitu dikarenakan keterbatasan dana yang menyebabkan hanya beberapa asisten yang dapat mengikuti training internal secara langsung

2. Pengabdian Masyarakat

Kendala dari kegiatan pengabdian masyarakat yang belum mencapai 100% dikarenakan asisten kesulitan dalam mencari UKM yang dapat dilakukan pengabdian masyarakat. Selain itu juga



dikarenakan kesulitan dalam menentukan jadwal pengabdian masyarakat.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan PencegahanSelain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk

meningkatkan pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual Prosedur Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel 4.10.

Tabel 4.10 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan

Perbaikan

Status (Open/ Closed

)Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai

Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian.

Closed Setiap sebelum pergantinyan modul, PJ modul mensosialisasikan mengenai parameter penilaian dan mengirimkan file penilaian ke email masing-masing asisten.

2. Ukuran laboratorium yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibelbaik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)

Closed Pada waktu praktikum, barang-barang milik pribadi asisten diletakkan di balik meja atau diletakkan di loker masing-masing agar tidak mengganggu pergerakan praktikum.

3. Sarana dan Prasaranan

Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA

Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih




Perbaikan



praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi

menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum

bervariasi dan menghindari adanya praktkan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya.

4. Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms

Himbauan kepada seluruh asisten untuk segera membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunya pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium.

Closed Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.

5. Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum

Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya

Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum. Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.

B. Evaluasi Kepuasan

1. Diberikan kesempatan kepada praktikan untuk bertanya

Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan

Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.

2. Laboratorium telah memberikan keamanan yang cukup baik

Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.

Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan




Perbaikan



3. Asisten laboratorium telah beretika dengan baik

Asisten selalu menanggapi kritik dan saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.

4. Asisten menjelaskan sudah cukup jelas

Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.

C. Temuan Audit(termasuk yang eksternal)

1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK

Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id

Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.

2. Belum adanya laboran di Laboratorium SRK

Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja

3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi

Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum

4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan

Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.




Perbaikan



skripsiD. Evaluasi Program

Kerja Laboratorium

1. Program Kerja Spectra

a. Waktu penyampaian asisten dalam materi Software terlalu cepat

Waktu 1 shift SPECTRA keseluruhan diperpanjang dan sebaiknya asisten mengingatkan pemateri teori (dosen) secara berkala sehingga waktu penyampaian materi software tidak terlambat

Open Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keselurihannya.

b. Kurang koordinasi dalam peminjaman kunci pintu

Asisten lebih sigap dalam menyiapkan perlengkapan untuk hari H, agar tidak terjadi kekurangan atribut pada H-1 acara

Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, asisten senantiasa mengingatkan untuk meminjam kunci ruagan minimal h- 2 hari berlangsungnya kegiatan.

c. Banner Spectra baru akan dicetak pada H-1 acara, sehingga pada akhirnya tidak jadi dicetak

Dibuat kepanitiaan untuk bidang-bidang tertentu sehingga jobdesc merata sehingga semua fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan dapat direalisasikan

Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, dibuat bidang atau divisi untuk mengerjakan tugas masing-masing

d. Installer software SPSS bermasalah, sehingga banyak peserta yang kesulitan dalam menginstall software

Sebaiknya file Software SPSS diberikan kepada peserta H- 1 minggu sehingga peserta bisa segera melapork ke laboratorium apabila software tidak dapat digunakan di laptop masing-masing

Closed Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa terbuka terhadap siapa saja yang ingin meminta file software SPSS dan Minitab sehingga pada kegiatan Spectra, peserta tidak perlu menginstall software kembali

e. Modul Software untuk peserta sama dengan Spectra sebelumnya

Untuk Spectra selanjutnya, sebaiknya modul dibuat menggunakan data yang berbeda

Closed Persiapan pembaharuan modul software dengan pencarian data baru yang sesuai dengan pengujian

2. Statistic Day 2016




Perbaikan



a. Kurangnya persiapan dalam mempersiapkan segala hal baik untuk dekorasi ataupun konsep.

Persiapan dilakukan minimal H-3 minggu sebelum acara.

Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas seluruh program kerja sehingga asisten tidak lupa terhadap program kerja yang selanjutnya akan diadakan

b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga

Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat open lab.

Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan.

c. Tidak adanya action plan sehingga terdapat beberapa hal yang tidak terealisasikan

Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja yang akan dilakukan

Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.

d. Peserta dari mahasiswa yang sedang mengambil praktikum SI kurang antusias

Pada saat introduction, seharusnya dijelaskan mengenai statistic day di dalam timeline praktikum

Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama.

3. Training Internal

a. Biaya training yang belum fix sebelumnya

Persiapan segala kebutuhan untuk training dipersiapkan jauh hari dengan perkiraan waktu dan koordinasi kepada berbagai pihak yang lebih baik lagi

Closed Menyiapkan setiap program kerja dari jauh hari sehingga tidak terburu-buru dalam menyiapkan segala kegiatan. Salah satunya dengan pembentukan PJ Kakak (asisten angkatan 2013) dan PJ adik




Perbaikan



(asisten angkatan 2015) sehingga asisten 2013 dapat membimbing langsung asisten baru (angkatan 2014)

b. Hanya beberapa orang saja dari angkatan 2013 dan 2014 yang mengikuti training internal dikarenakan biaya training yang minim

Karena keterbatasan dana, sebaiknya asisten lebih pintar dalam menawar biaya yang diberikan oleh lembaga statistik dan memilih lembaga statistik yang menawarkan biaya yang lebih rendah

Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium

c. Kurangnya kenyamanan saat melakukan training

Trainer sebaiknya diundang ke gedung teknik industri agar kenyamanannya lebih baik

Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium dikarenakan apabila memanggil tentor untuk mengajar di Gedung TI biaya yang dikeluarkan lebih mahal.

d. Kurangnya koordinasi dengan pihak PI7U statistic terkait materi yang akan disampaikan

Adanya koordinasi dari pihak asisten dan trainer agar saling mengetahui dan membantu berjalannya kegiatan training terkait materi yang akan disampaikan

Closed Asisten membahas segala pertanyaan atau ilmu yang masih dibingungkan sehingga penanggung jawab kegiatan training internal selanjutnya dapat menyampaikan materi apa saja yang ingin ditrainingkan.

4. Kuliah Tamu (Public Lecture)

a. Para peserta datang terlambat ke acara Public Lecture & Sharing Session sehingga terjadisedikit pengunduran waktu acara

Menekankan pada seluruh peserta agar datang tepat waktu.

Closed Menghubungi setiap peserta yang mengikuti program kerja laboratorium H-1 berlangsungnya kegiatan untuk mengingatkan supaya peserta datang tepat waktu

b. Sebagian peserta yang sudah mendaftar acara Public Lecture &

Mengurus ijin dispensasi untuk tidak mengikuti kuliah ke ketua

Closed Setiap diadakannya program kerja yang berada di jam kuliah, asisten menyakan




Perbaikan



Sharing Session tidakmendapatkan dispensasi sehingga sebagian peserta ada yang terpaksa tidak mengikutikegiatan Public Lecture & Sharing Session karena kuliah

jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya

terlebih dahulu kepada peserta yang ingin mendaftar apakah pada waktu acara berlangsung peserta terdapat jam kuliah atau tidak

5. Quest

a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.

Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan

Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.

E. Evaluasi Program Kerja Divisi

1. Divisi Administrasi

a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surattersebut

Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahululalu disimpan sebagai berkas administrasi

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.

b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebuttidak menentu

Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan suratmasuk yang jelas

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya

c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakanpenempatannya yang acak

Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakandaftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrolsecara berkala

Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu diadakannya kegiatan “bersih-bersih lab” untuk




Perbaikan



menata inventaris laboratorium agar lebih rapi

2. Divisi Maintenance

a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum

Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistikdan Rakayasa Kualitas

Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum

b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum

Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agarjumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat

Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum

3. Divisi Quality Assurance

a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untukkepentingan audit.

Modul setiap tahun disimpan dengan baik di dalam satu folder

CLosed Koordinator praktikum menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.

b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap

Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir

Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.

4. Divisi Research & Development

a. Untuk kegiatan brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapandari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan

Merencanakan adanya kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul

Closed Koordinator praktikum bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga




Perbaikan



brainstorming dikarenakankurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming

mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.

b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuaidengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalahketerbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupunphotoshop

Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar madingilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.

Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.

c. Update berita pada web hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acarasehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi

Untuk update berita sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuatpembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D

Closed Kepala Laboratorium mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.

5. Divisi Web Design

a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi

Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihakWeb Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada,

Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.




Perbaikan



praktikum, disaat membuatform registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalamikesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya

dari asisten yang lain tetap mampumelakukan update berita.

b. Pihak laboratorium terkadang masih terkendala dengan bahasa pemrograman yangdigunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.

Asisten Web maintenance sebelumnya memberikan pengajaran kepada asisten Web Maitenance yang baru

Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai percobaan untuk belajar.

c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai beritapraktikum

Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru

Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.

6. Divisi HRD & PR

a. Untuk media crisis center dan kotak saran masih belum dimanfaaatkan oleh praktikandengan maksimal

Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium

Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran

b. Handphone call center daya tahan baterai kurang, cepat off

Handphone call center menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih

Closed Saat ini, call center menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.

7. Divisi Finance

a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali

Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form

Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga




Perbaikan



inventaris Inventaris form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.

b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional suratpertanggungjawaban belanja

Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudahpenulisan dan redaksional

Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.

c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara daripengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan

Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagike pihak keuangan.

Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam mengajukan dana.

E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu

1. Kompetisi RKTI Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi RKTI

Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten

2. Kompetisi ISCE Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi ISCE

Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten

3. Kunjungan Laboratorium

Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kunjungan laboratorium selain itu pihak laboratorium juga lama dalam merespon

Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi laboratorium yang bersangkutan dan sudah disetujui untuk mengunjugi laboratorium di Jurusan Statistik pada Bulan Desember 2016.

4. Bedah Jurnal Kesulitan dalam menentukan jadwal waktu untuk melaksanakan kegiatan bedah jurnal

Open Kegiatan bedah jurnal dilakukan pada setiap hari Jumat namun tetap tergantung kesanggupan dari Kepala Laboratorium dan asisten untuk hadir




Perbaikan



sehingga sampai saat ini laboratorium hanya membahas 5 materi. Oleh karena itu, asisten diizinkan untuk tidak hadir apabila ada kepentingan lain (khusus izin mengenai akademik atau acara keluarga yang diperbolehkan). Hal tersebut dapat mencegah terlambatnya jadwal kegiatan bedah jurnal.

5. Pengabdian Masyarakt

Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan pengabdian masyarakat selain itu pihak laboratorium kesulitan dalam mencari UKM untuk pengabdian masyarakat.

Open Diperlukan rapat program kerja pengabdian masyarakat sehingga program kerja pengabdian masyarakat dapat terlaksana.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen SebelumnyaPada tahun 2015 telah dibuat tinjauan manajemen untuk

mengevaluasi kinerja dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2015 tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016. Berikut merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2015 yang telah dilakukan laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No

Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya

AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Penyusunan SOP untuk praktikum mengacupada timeline yang telah dibuat serta

Praktikum SOP sudah disesuaikan dengan timeline praktikum. Karena SOP mencakup

Kewajiban untuk menyelesaikan praktikum sesuai dengan timeline yang ditentukan

Asisten diharapkan tidak melakukan KRS secara bersamaan atau dalam



No


AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

peran asisten & kepala laboratorium ditingkatkan.

waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan praktikum sehingga perancangan SOP dan waktu praktikum saling berpengaruh terhadap timeline praktikum

sehingga asisten kesulitan untuk menyesuaikan jadwal menjaga praktikum dengan jadwal kuliah masing-masing asisten

artisan memilih kelas yang saling berbeda sehingga sumber daya dapat dibagi dengan merata. Kemudian untuk praktikum susulan dapat dilakukan pada hari Sabtu.

2. Penyusunan timeline praktikum disesuaikandengan jadwal yang telah dikumpulkan olehcalon praktikan saat regristasi praktikum dan ditunjukkan pada introduction

Praktikum Jadwal praktikum sudah disesuaikan dengan jadwal individu anggota masing-masing bukan seperti tahun sebelumnya yang dibuat berdasarkan kelompok sehingga terdapat anggota kelompok yang harus melakukan tukar jadwal dengan praktikan lainnya

Masih terdapat praktikan yang mengonfirmasi bahwa tidak dapat mengikuti praktikum dikarenakan terdapat jadwal kuliah pengganti atau praktikum lainnya

Jadwal dibuat dengan memperhatikan jadwal praktikum laboratorium lainnya sehingga tidak jadwal tidak menumpuk. Untuk permasalahan jadwal kuliah tambahan, laboratorium hanya dapat memberikan saran untuk menukar jadwal dengan praktikan tertentu yang bisa menggantikan jadwal sebelumnya.

3. Penyusunan cek list \terhadap segala hal yangdiperlukan dalam kegiatan training

Spectra Sudah dilakukan pembagian jobdesc untuk menyiapkan kebutuhan tertentu yang dilakukan pada rapat persiapan

Terdapat hal-hal yang tidak terduga seperti pintu ruangan yang masih terkunci, tidak seperti yang sudah dijanjikan oleh

Memastikan bahwa permasalahan ruangan sudah teratasi dengan meminta kunci secara langsung bukan



No


AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

pihak jurusan sebelumnya.

meminta untuk dibukakan ruangan karena terkadang pihak luar laboratorium tidak profesional dalam melaksanakan tugasnya.

4. Peningkatan kinerja dan ketelitian asistendalam membuat modul yang benar

Spectra Sudah dilakukan pembaruhan terhadap angka data yang salah pada waktu Spectra periode sebelumnya. Namun tetap menggunakan judul data yang sama.

Modul dirasa sudah terlalu lama karena masih menggunakan judul data yang sama

Memperbaruhi data pada modul software Spectra dan sebaiknya modul diberikan h-1 kegiatan agar praktikan dapat mempelajari terlebih dahulu

5. Pembuatan SOP training

Spectra Sudah dibuat SOP training yang dijelaskan pada rapat persiapan dan dikirim ke email masing-masing asisten untuk dipelajari

Terapat asisten yang belum membaca SOP ketika hari h

Peningkatan kedisiplinan asisten untuk mempelajari materi training.

6. Pengumuman mengenai kepastian suratdispensasi diberikan pada saat peserta publiclecturer and sharing session melakukan

Kuliah Tamu

Laboratorium sudah berusaha untuk meminta izin Ketua Jurusan untuk mengeluarkan surat dispensasi bagi peserta yang mengikuti

Banyak peserta yang memiliki jadwal kuliah pada waktu acara berlangsung sehingga peserta yang datang tidak sebanyak yang mendaftar

Mengusahakan adanya surat dispensasi bagi peserta



No


AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

regristasi kuliah tamu namun tidak diizinkan. Sehingga laboratorium mengingatkan pada mahasiswa yang ingin mendaftar mengenai jadwal kuliah masing-masing.

7. Penyusunan SOP kegiatan open recruitment, timeline dan alternative konsep open recruitment disesuaikan dengan jadwal kuliah peserta

Open Recruitment

Open recruitment asisten baru 2016 sudah dibuat SOP beserta alternatif konsep, open recruitment. Asisten membuat jadwal wawancara peserta berdasarkan jadwal kosong yang dimiliki individu masing-masing

Pembuatan alternatif yang mempunyai banyak pro dan kontra dari para asisten alumni dengan Kepala Laboratorium

Mengadakan rapat asisten aktif, asisten alumni, beserta Kepala Laboratorium sehingga dapat memilki pemahaman yang sama mengenai konsep seleksi

8. Peningkatan koordinasi antar asisten terhadapKepala laboratorium dan asisten alumni.

Open Recruitment

Sudah diadakan rapat antara asisten aktif dengan asisten alumni, rapat antara asisten aktif dengan Kepala Laboratorium untuk menyampaikan pendapat asisten alumni

Pembuatan alternatif yang mempunyai banyak pro dan kontra dari para asisten alumni dengan Kepala Laboratorium

Mengadakan rapat asisten aktif, asisten alumni, beserta Kepala Laboratorium sehingga dapat memilki pemahaman yang sama mengenai konsep seleksi

9. Penyusunan Training Rundown Asisten harus Sebaiknya



No


AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

rundown yang disesuaikandengan konsep training yang disediakan olehpihak pemberi training.

Internal telah diatur oleh pihak pemberi materi (lembaga statistik) karena training dilaksanakan di tempat pemateri

menunggu lama untuk dimulainyanya kegiatan training karena pemateri terlambat

training dilaksanakan di Gedung TI sehingga asisten juga dapat mengontrol jalannya kegiatan

10.

Peran asisten ditingkatkan terutama terkaitkerjasama dengan pihak jurusan dan pihak pemberi training.

Training Internal

Asisten sudah menghubungi lembaga organisasi yang sebelumnya digunakan, namun terdapat perubahan biaya yang signifikan sehingga asisten menghubungi lembaga organisasi yang lainnya lang lebih terjangkau.

Kurangnya kemampuan asisten untuk menawar biaya training sehingga hanya sebagian asisten yang dapat mengikuti training

Dilakukan kerja sama dengan lembaga organisasi yang lainnya supaya biaya yang dikeluarkan lebih kecil

11.

Pembuatan chek list keperluan training internal.

Training Internal

Sudah dilakukan list keperluan training

Buku materi baru diberikan pada waktu training sehingga asisten belum sempat mempelajari terlebih dahulu

Asisten meminta materi minimal h-2 kegiatan training

12.

Penyusunan SOP lomba dan alternative lomba statistic day untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin

Statistic Day

Terdapat beberapa lomba yang diadakan di kegiatan Statistic Day

SOP tidak didistribusikan ke seluruh asisten sehingga asisten tidak bisa mempelajarinya. Selain itu juga tidak terdapat

SOP dikrim ke email masing-masing asisten beserta jadwal jaga laboratorium sehingga semua asisten dapat memahami



No


AspekTindak

Lanjut yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

berubahatau berjalan tidak sesuai rencana.

jadwal jaga asisten

konsep acara dan jadwal jaga masing-masing

13.

Peningkatan kerjasama asisten dalammenumbuhkan kreatifitas untuk melakukaninovasi terhadap lomba yang didakan.

Statistic Day

Dilakukan pembagian jobdesc untuk membuat keperluan yang dibutuhkan untuk menghias laboratorium dalam acara open laboratorium di kegiatan Statistic Day

Terdapat beberapa jobdesc yang tidak terealisasikan karena waktu persiapan yang kurang

Waktu persiapan minimal h-3 minggu sebelum acara berlangsung

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMMDengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun

internal, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2016 ini, terdapat beberapa perubahan baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.

Untuk perubahan dari lingkungan internal sendiri salah satunya pergantian kepala laboratorium sejak Bulan April tahun 2016, yang secara tidak langsung mempengaruhi terhadap beberapa program kerja laboratorium. Adanya program kerja laboratorium yang sebelumnya belum ada di periode sebelumnya, yaitu kegiatan bedah jurnal. Kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi asisten angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya kegiatan bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk mengikuti kompetisi lomba statistik yang berikutnya.



Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum 2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.

Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu, dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk praktikum bobotnya adalah 1 SKS.

Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi. Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMMUntuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan

pelayanan kepada pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium. Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat memberikan kritik



dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi.

Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang bersangkutan terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.

V. PENUTUP

Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif, dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana. Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik pada stakeholder.

Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.


lab-srk.ub.ac.idlab-srk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/10/Laporan... · Web viewLaboratorium...

Documents

Transcript of lab-srk.ub.ac.idlab-srk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/10/Laporan... · Web viewLaboratorium...