ANALISIS TUGAS DAN JABATAN(JOB DESIGN AND ANALISYS)

Dadang IskandarSTIE RATULA KOTABUMI

2011

KULIAH V DAN VI

Analisis Pekerjaan

Cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan.

ANALISA JABATAN1. Proses pengumpulan informasi tentang

jabatan tertentu dan penentuan unsur pokok yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tertentu;

2. Proses sistematis menentukan keterampilan, tugas, pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam organisasi.

Peran Analisa Jabatan

• Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja

• Menentukan besarnya upah / imbalan• Merancang jalur karir pegawai• Menetapkan beban kerja yang pantas

dan adil• Merancang program pendidikan dan

pelatihan yang efektif

Hasil Analisa Jabatan• Uraian Jabatan (Job Description)

1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan4. Pengawasan yang diterima / dilakukan5. Hubungan dengan jabatan lain6. Mesin / alat / bahan yang digunakan7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan

• Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification / Requirement)1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan3. Fisik dan Mental4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain

Hubungan Analisis Jabatan dan Fungsi MSDM

Informasi dari Analisis Jabatan berguna bagi aktivitas MSDM:1.Rancangan dan struktur organisasi;2.Perencanaan SDM;3.Evaluasi jabatan;4.Rekrutmen , seleksi dan penempatan;5.Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan;6.Penilaian Kinerja dan jenjang karir

feedback

Job performance

standard

correction

Actual job performance

JOB DESIGNFungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja individu

atau kelompok secara organisasionalTujuan :

mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi,

teknologi, dan keperilakuanBeberapa pendekatan-pendekatan :

- Organizational approach- Environmental approach

- Behavioural approach

Organizational ApproachMechanistic approach : mengidentifikasikan setiap tugas dalam setiap

job sehingga tugas – tugas tersebut dapat ditata untuk meminimumkan waktu dan usaha pekerja specialization dan short job cyales

Work Flow : bergantung pada sifat produk / jasa Ergonomics Work practices

Environmental Approach - Employee abilities and availability - Social expectations

Behavioural Approach - Outonomy

- Variety - Task identity - Task significance - Feed back

PERUSAHAAN “ABC”Deskripsi Pekerjaan

Fungsi :Di bawah supervisi umum Direktur Personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi program-program latihan on-the-job dan off-the-job. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.

Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan Kode Jabatan : Tanggal : Penyusun : Departemen : Personalia Lokasi : Kantor Pusat

Tugas-tugas :1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen

lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan karyawan

2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan struktur program latihan

3. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif, dan seterusnya

Wewenang :1. Menentukan instruktur dan para pelaksana

program latihan2. Mengusulkan program-program latihan yang

diperlukan3. Dan seterusnya

Tanggung jawab :1. Bertanggung jawab atas kelancaran program-

program latihan2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan

yang dikeluarkan

Hubungan Lini :Atasan Langsung : Direktur PersonaliaBawahan Langsung : Para Pelatih (Instruktur),

Kabag Adm. Latihan

Kondisi Kerja : nyamanWaktu kerja : 08.00 – 16.00

Kecuali bila memberi latihan

dan melakukan perjalanan

PERUSAHAAN “ABC”PERUSAHAAN “ABC” Spesifikasi PekerjaanSpesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset KimiaKode Jabatan :Tanggal :Penyusun :Departemen : Divisi Produk PlastikLokasi : Lab. …………………

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan :Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia, menguasai

kimia organik, Fisika dan Kimia murni, mempunyai ketrampilan dalam menggunakan komputer dan analisis statistik matematis

Pengalaman : 5 tahun bekerja di bidang industri atau penelitian plastikPersyaratan Phisik : Kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan personalia di luar perusahaan pada berbagai seminar, tugas konsultasi dan sebagainyaPersyaratan Mental : Inisiatif dan kreatip, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisa dan membuat sintesa berbagai informasiSupervisi : akan mengendalikan 6-10 Sarjana Teknik kimia dan lulusan sekolah kejuruan, mampu untuk berkomunikasi secara lisan dan tertulis baik secara vertikal maupun horizontal di organisasi perusahaanKondisi Kerja : Baik, nyaman

Informasi yang Dicatat dalam Analisa Jabatan

• Apa yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan tersebut• Apa wewenang dan tanggung jawabnya• Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan dan

bagaimana caranya• Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam

melaksanakan tugasnya• Besarnya upah dan lamanya jam kerja• Pendidikan, pengalaman, dan latihan yang dibutuhkan• Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan

untuk melakukan pekerjaan tersebut• Kondisi di tempat kerja• Dan lain-lain

Unsur Komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya : memutar, menarik, menggosok, menekan, mengangkat, dan sebagainya.

Tugas Sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah – langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

Kedudukan Sekumpulan tugas yang dilakukan oleh pegawai atau pekerja yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Pekerjaan Sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas–tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau oleh beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

Jabatan Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas – tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dimana pelaksanaanya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang juga sama, meskipun tersebar di beberapa tempat. Dalam klasifikasi jabatan nasional di Indonesia, setiap jabatan diberi satu kode dan nama jabatan, dengan satu definisi atau uraian tugas.

SUMBER INFORMASI• Pekerjaan itu sendiri• Buku Catatan Harian• Pekerja yang Bersangkutan• Orang lain yang Tahu (misalnya, Mantan

Pejabat• Atasan Langsung

Cara Mengumpulkan Informasi Kuesioner Wawancara Pengamatan

Klasifikasi Informasi

Nama jabatan, lokasi kerja dan range upahHubungan kerja / posisi dalam organisasiTugas, wewenang dan tanggung jawab yang

dibebankanPeralatan dan Bahan yang digunakanKondisi tempat kerja dan risiko kerjaPersyaratan fisik, mental, dan lain-lain

Hasil Analisa Jabatan• Uraian Jabatan (Job Description)

1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan4. Pengawasan yang diterima / dilakukan5. Hubungan dengan jabatan lain6. Mesin / alat / bahan yang digunakan7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan

• Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification / Requirement)1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan3. Fisik dan Mental4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain

Teknik Wawancara dlm Analisa Jabatan

• PERSIAPAN1. Kenali Perusahaan secara umum, termasuk struktur organisasinya2. Tentukan siapa yang akan menjadi sumber data3. Tentukan tujuan yang ingin dicapai melalui wawancara4. Perhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan wawancara

PELAKSANAAN1. Ciptakan “Rapport”2. Pertanyaan yang “Tertuju”3. Yang harus dihindarkan : A. Pertanyaan yang mengarahkan B. Pertanyaan yang mengancam C. Jangan berbicara terlalu banyak D. Perhatikan latar belakang orang

yang diwawancarai E. Jangan terlalu banyak mencatat

PENUTUP1. Ucapkan terimakasih2. Kesediaan wawancara ulang untuk melengkapi data

Rapport : - Pewawancara menyambut sendiri

(langsung) yang diwawancarai.- Pilih ruang yang “aman”

- Sambutan yang hangat (verbal & non verbal)- Hindarkan : “Apakah anda pikir kualifikasi anda

cocok untuk pekerjaan ini”

PERTANYAAN YANG “TERTUJU”- Berkaitan dengan jabatan yg akan dianalisa

- Berangkat dari daftar isisan yg sudah dipersiapkan sebelumnya.

- Be a good listener

Persyaratan Job Analist

• Persyaratan Kepribadian1. Mampu bergaul2. Mampu berbicara secara terbuka3. Mempunyai penampilan diri yang menyenangkan4. Berkepribadian hangat5. Bersikap penuh pengertian dan sabar6. Mempunyai pandangan yang obyektif

Persyaratan Kecerdasan1. Mampu menganalisa dan menginterpretasikan data2. Mampu mengorganisasi dan melaksanakan rencana kerja3. Mampu memahami dan menggunakan kata-kata secara efektif4. Mampu menulis uraian jabatan secara jelas dan tepat5. Mampu bekerja mandiri