Kp Hotel Win
-
Upload
bambangwijonarko -
Category
Documents
-
view
107 -
download
2
Transcript of Kp Hotel Win
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem pengolahan data semakin berkembang bahkan dapat digunakan di berbagai
perusahaan baik negeri maupun swasta, dimana dengan adanya sistem pengolahan data maka
informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan manapun juga selalu memerlukan pengolahan data
demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi tersebut.
Pada saat ini usaha di bidang administrasi perhotelan mengalami perkembangan atau
kemajuan, hal ini dapat dilihat dengan banyaknya seseorang yang menginap di sebuah hotel.
Dengan berkembangnya usaha penyewaan kamar hotel yang semakin kompleks maka usaha ini
memerlukan sistem komputerisasi untuk pengolahan data administrasi.
Dari uraian latar belakang diatas, perlu dilakukan analisa kemungkinan dapat lebih
optimalnya sistem administrasi front office dan kemudian merancang suatu sistem informasi
administrasi. Oleh Karena itu penulis menggambil judul “ANALISA SISTEM ADMINISTRASI
FO PADA HOTEL WIN”
1
B. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu
persyaratan kurikulum program studi Sistem Informasi jenjang strata 1 (S-1) sebagai syarat
akademik pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta.
Serta untuk menganalisa kekurangan atau kelemahan dari sistem yang telah ada. Tujuannya
untuk memberikan solusi permasalahan yang timbul dari sistem yang telah kami analisa.
C. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penulisan kerja praktek ini adalah dibatasi pada hal – hal yang berkaitan
dengan kegiatan check in atau check out yang terdapat pada Hotel Win, dimulai dari pencatatan
data tamu kamar, pencatatan kegiatan tamu.
D. Metode Penelitian
Dalam penulisan laporan penelitian ini, penulis menggunakan metode Deskriptif Analisis,
yaitu memaparkan data-data yang diperoleh dari dalam perusahaan yang berhubungan erat
dengan penelitian kemudian dilakukan analisa dengan tujuan menentukan pemecahan terhadap
masalah yang dihadapi.
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:
1. Observasi langsung, yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati secara
langsung mengenai proses kerja lapangan.
2. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab
langsung dengan pegawai yang terkait di dalamnya, yang bertujuan untuk mengetahui
sistem administrasi.
3. Studi Kepustakaan, adalah suatu metode dengan membaca buku yang berhubungan
dengan laporan yang dibuat untuk memberikan landasan terhadap analisa sampai pemberi
alternative diselesaikan.
2
E. Sistematika Penulisan
Untuk dapat memberikan sedikit gambaran mengenai isi dari penulisan tugas ini, maka untuk
itu kami menyusun secara garis besar sistematika penulisan yang terbagi menjadi 4 bab dengan
rincian sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini kami menguraikan gambaran secara umum latar belakang
masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, metodologi penelitia,
sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisikan mengenai teori-teori yang dibutuhkan dalam
pembuatan laporan kerja praktek.
BAB III : SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan tentang profile perusahaan dan prosedur sistem
administrasi fo, input dan output dari sistem, alur sistem, analisa
keandalan sistem serta permasalahan yang timbul dan pemecahannya.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini kami memberikan kesimpulan dan saran dan merupakan
bab terakhir pada bab ini.
3
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Analisa Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.
Tahapan analisis dilakukan setelah tahapan perancangan sistem dan sebelum tahapan
desain sistem. Tahapan ini merupakan tahapan yang kerisis karena kesalahan dalam tahapan ini
menyebakan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Adapun di dalam analisa sistem menggunakan beberapa metoda atau pendekatan dalam
pemecahan permasalahan yaitu:
1. PIECES
a. Performance (kinerja)
peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih
efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah
jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah
rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan
waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.
b. Information (informasi)
peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
c. Economy (economis)
peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-
penurunan biaya yang terjadi.
d. Control (pengendalian)
peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-
kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
4
e. Efficiency (efisiensi)
peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila
ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi
berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan
yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
f. Service (pelayanan)
peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
B. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah
sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke
penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan
sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke
bagian lain. (Bambang Wahyudi S.kom.,MMSI)
Simbol-simbol yang digunakan oleh diagram arus data adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (entity) diluar lingkungan sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang berada lingkungan luarnya yang akan
memberikan masukan (input) atau menerima keluaran (output) dan dari sistem
kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak.
2. Arus Data (Data Flow)
Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil
dari proses. Disimbolkan dengan suatu panah yang mengalir diantara proses,
simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity). Arus data
sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
3. Proses
Proses adalah kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
dari suatu arus data yang masuk kedalam proses yang dapat menghasilkan arus data yang
keluar dari proses. Pada fisical data flow diagram, proses dapat dilakukan oleh orang,
5
mesin atau komputer. Sedangkan untuk logical data flow diagram, suatu proses hanya
menunjukan proses dari komputer.
4. Simpanan Data
Simpanan Data merupakan tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file atau
database di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu table acuan manual
serta suatu agenda atau buku. Tingkatan Data Flow Diagram (DFD) dibagi atas tiga
tingkatan untuk memudahkan pembacaan berdasarkan tingkatan dari atas kebawah, yaitu:
a. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram level yang paling atas terdiri suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup sistem.
b. Diagram Nol
Diagram nol adalah diagram level menengah yang merupakan proses utama dari
sistem yang terdiri dari hubungan antara entity, proses, alir data dan simpanan data.
c. Diagram Rinci
Diagram rinci disebut juga diagram primitive adalah diagram level paling bawah
yang tidak dapat diuraikan lagi
C. Administrasi Front Office
Administrasi adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan ketik-mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Sedangkan FO
merupakan salah satu bagian yang berhubungan langsung dengan tamu ketika tamu check-in
sampai tamu check-out. Sehingga administrasi Front Office adalah kegiatan yang mencatat
kegiatan tamu ketika check-in sampai dengan check-out.
6
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Analisa sistem adalah tahap dimana analisis sistem mengidentifikasikan masalah-masalah
kebutuhan pemakai, menyatakan secara spesifik sasaran-sasaran yang harus dicapai untuk
memenuhi kebutuhan pemakai, masalah alternatif-alternatif, metode pemecahan masalah yang
paling tepat, merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya.
A. Profile Perusahaan
Hotel Win adalah sebuah hotel yang didirikan secara tahap demi tahap dan mulai
sempurna tepatnya pada tanggal 15 juni 2009 lalu. Berlokasi di jalan Panglima Polim raya no
99, suatu lokasi hunian yang sangat strategis. Win hotel yang terdiri dari 7 lantai dengan
kapasitas kamar sebanyak 115 kamar, selain kamar ada fasilitas lain yaitu resto dan laundry.
Ada pun tipe-tipe kamar antara lain:
1. Junior room sebanyak 19 kamar
2. Superion room sebanyak 34 kamar
3. Delux room sebanyak 56 kamar
4. Suite room sebanyak 6 kamar
Karena letak yang sangat strategis, sehingga tingkat hunian cukup tinggi.
B. Visi dan Misi
Visi
1. Meningkatkan kawasan hunian yang bermutu dengan fasilitas pendukung
yang lengkap serta mengutamakan pelayanan terbaik.
2. Menjadikan kawasan hunian yang layak dan penyediaan kebutuhan rumah
tinggal yang layak dan terjangkau, dengan mempertimbangkan kawasan
yang tertata.
7
Misi
1. Mengembangkan kawasan hunian yang bermutu dengan fasilitas
pendukung yang lengkap serta mengutamakan pelayanan terbaik.
2. Meningkatkan perekonomian dan kesejahteraan masyarakat,
3. Membangun dan mengembangkan kawasan pemukiman yang tertata dan
bersinergi serta layak huni dengan daya beli yang terjangkau di lokasi
Kota Jakarta, sehingga akan meningkatkan nilai perekonomian bagi
daerah sekitar pengembangan proyek.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari
hubungan antara kedudukan dan peranan dalam duatu lingkungan kerjasama.
Maka struktur organisasi dapat dijadikan sebagai alat penghubung pada suatu perusahaan
antara suatu bagian yang lainnya, yang tiap-tiap bagiannya. Meliputi tanggung jawab dan
wewenang kerja yang tidak dapat dipisahkan dalam mencapai tujuan dari organisasi
perusahaan.
8
Struktur Organisani Hotel Win
Berikut ini adalah tugas dari masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi Apartemen
Parama :
a. Komisaris
a.1 Mengawasi direktur
a.2 melihat kerja direktur
9
b. Direktur
a.1 Melihat skema jumlah penghuni yang masuk ke hotel win
c. Manager Operasional
c.1 Memberikan pelayanan terhadap tamu yang akan memesan kamar.
d. SPV Front Office
d.1 Mengawasi perkembangan Front Office dan Cashir
d.2 Melihat cara kerja bagian Front Office dan Cashir
e. Front Office
e.1 Mencatat keluar masuknya tamu pada hotel win.
e.2 Memberikan pelayanan yang bias berguna bagi tamu
f. Cashir
f.1 Membuat Keuangan keluaran dan Masukan untuk diserahkan pada SPV Front Office
D. Uraian Prosedur
a. Rekam Data tamu
Petugas receptionist mencatat data tamu yang ingin menyewa kamar di hotel Win.
b. Rekam data keluar/masuk tamu
Petugas receptionist mencatat data tamu yang keluar/masuk di hotel Win.
c. Laporan
Setelah semua dicatat oleh di bagian front office laporan diberikan kepada manager
operasional berupa laporan keluhan dan keluar/masuknya tamu
E. Rancangan Logic
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan10
P0
SIAdmin FO Hotel WIN
a
Customer
b
ManagerBukti pembayaran Lap dt tamu
Lap dt kamar
Lap keuangan
Brosur & formpesan kamar
No kamar
dt pembayaran
Gambar III.1 Diagram Konteks
11
P1
PemesananKamar
P2
Pembayaran
P3
AktifitasTamu
P4
Pelaporan
c
Tamu
D1 Kamar
D2 Tamu
D3 Pemesanan
D4 Pembayaran
D5TransaksiKamar
D6BukuTamu
c
Tamu
d
Pengunjung
D1 Kamar
e
ManagerOperasi
D4 Pembayaran
D5TransaksiKamar
Inf Kamar
Inf KamarTersedia
dt pemesanan
dt pembayaran
No Kamar
Bukti Pembayaran
dt kamar
dt tamu
dt pemesanan
dt pemesanan
dt pembayaran
dt pembayaran
dt transaksikamar
dt buku tamu
dt buku tamu
dt tamu
dt tamu keluar/masuk
dt pengunjung
aktifitas tamudt pembayaran
dt transaksi
lap transaksikamar
lap keuangan
dt kamar
lap kamar
Gambar III.2 Diagram Nol
12
P1.1
Infkamar
P1.2
Pemesanankamar
P1.3
cekkamar kosong
c
Tamu
D1 Kamar
D2 Tamu
D3 Pemesanan
D8dttransaksi
inf dt kamar
dt tamu
inf dt kamarkosong
dt kamar
dt pemesanankamar
dt pemesanankamar
dt pemesanan
dt transaksikamar
Gambar III.3 Diagram Rinci 1
P2.1
rekampembayaran
P2.2
cetakbukti pembayaran
c
Tamu
D2 Tamu D3 Pemesanan
D4 Pembayaran
D5TransaksiKamar
dt tamu
dt tamu
dt cetakpembayaran
dt cetakpembayaran
dt pemesanan
dt rekampembayaran
dt pembayaran
dt cetakpembayaran
Gambar III.4 Diagram Rinci 2
13
P3.1
rekamtamu keluar/masuk
P3.2
rekamdata pengunjung
D7bukutamu
D9 pengunjung
D10 tamu
D7bukutamu
dt tamudt buku tamu
dt pengunjung
dt pengunjung dt buku tamu
Gambar III.5 Diagram Rinci 3
P4.1
Laoporantransaksi kamar
D1 Kamar D2 Tamu
P4.2
LaporanPembayaran
e
ManagerOperasi
D4 Pembayaran
D5TransaksiKamar
dt transaksikamar
dt kamar dt tamu
dt pembayaran
dt transaksikamar
dt tamu
dt pembayaran
dt kamar
Gambar III.6 Diagram Rinci 4
14
F. Dokumen Masukan dan Keluaran Sistem yang Berjalan
1) Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan untuk bahan pengolahan data pada sistem yang
berjalan ini dapat dilihat pada tabel 3.1
Tabel 3.1 Dokumen Masukan
No. Nama Fungsi Sumber Media Bentuk
1. Data
Pembayaran
Untuk merekam
jumlah pembayaran
tamu
Receptionist Bil Pembayaran Lampiran A-1
2. Data
Pengunjung
Untuk merekam
pengunjung yang
datang
Receptionist Buku Lampiran A-2
15
2) Dokumen keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan untuk bahan pengolahan data pada sistem yang
berjalan ini dapat dilihat pada tabel 3.2
Tabel 3.2 Dokumen Keluaran
No Nama Fungsi Distribusi Media Bentuk
1 Brosur Untuk memberikan
spesifikasi kamar
yang ada di hotel
Tamu selembaran Lampiran B-1
2 Bukti
pembayaran
Untuk memberikan
jumlah biaya yang
harus di bayar oleh
tamu
Tamu Dokumen Lampiran B-2
3 Report data
tamu
Untuk merekam
biodata tamu yang
menginap
Manager
Operasional
Dokumen Lampiran B-3
4 Report data
kamar
Untuk mengetahui
kamar yang sudah
di tempati
Manager
Operasional
Dokumen Lampiran B-4
16
3) Dokumen Simpanan Data
Dokumen simpanan data yang digunakan untuk bahan pengolahan data pada sistem
yang berjalan ini dapat dilihat pada tabel 3.3
Tabel 3.3. Simpanan Data
No. Nama Fungsi Media Bentuk
1. File Kamar Untuk mengetahui kamar yang
kosong.
File Lampiran C-1
2. File Tamu Untuk menyimpan data tamu. File Lampiran C-2
3. File
Transaksi
Kamar
Untuk menyimpan data kamar dan
tamu yang berada di dalamnya.
File Lampiran C-3
4. File
Pembayaran
Untuk menyimpan semua tamu yang
telah membayar
File Lampiran C-4
G. Identifikasi Masalah
Berikut ini hasil analisa sistem guest list pada hotel Win menggunakan analisis
PIECES.
a. Analisa Performance
Pada sistem berjalan, dirasakan bahwa Performance masih kurang baik. Dikarenakan
proses pengolahan datanya masih belum terkomputerisasi dan belum adanya manajemen
database yang membantu pengolahan data. Hal ini menyebabkan sistem tidak berjalan
dengan baik karena pencarian data harus dilakukan satu persatu.
17
b. Analisa Information
Berhubungan dengan informasi yang diterima maupun yang dihasilkan dari sistem.
Karena sistem yang masih bersifat manual, sehingga sering terjadi penumpukan dan
tercecernya data sebelum di serahkan kepada manager. Yang berakibat informasi yang
disampaikan menjadi terlambat.
c. Analisa Economic
Berhubungan dengan nilai ekonomis, biaya dan keuntungan dari sistem yang
digunakan. Karena sistem yang digunakan masih belum terkomputeriasi, maka
pengolahan data akan memakan waktu yang lama untuk menghasilkan informasi.
Semakin banyak waktu yang digunakan akan menyebabkan kerugian yang banyak pula
baik itu dari segi materi ataupun tenaga.
d. Analisa Control
berhubungan dengan kontrol dan keamanan sistem. Pada sistem yang berjalan masih
adanya penyimpanan dalam bentuk berkas, sehingga kontrol dan keamanan berkas
tersebut tidak terjamin. Dan kemungkinan keamanan akan berkas-berkas penting beresiko
tinggi dan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang terjadi. Penyimpanan
dokumen yang tidak hati-hati dapat menyebabkan kerusakan dokumen dan hilangnya
dokumen penting dapat menjadi masalah yang besar dan informasi yang diterima menjadi
tidak akurat.
e. Analisa Eficiency
Berhubungan dengan efisiensi sistem. Karena data keluhan maupun data guest list
masih menggunakan secara manual dalam sistem penyimpanan maupun pencarian data,
yang mana itu dapat memakan waktu yang lama. Sehingga sistem penyimpanan maupun
pencarian data masih sangat jauh dari sistem informasi yang cepat, tepat, dan up to date.
18
f. Analisa Service
Berhubungan dengan pengguna sistem. Dapat memberikan pelayanan yang baik
namun terkadang membutuhkan waktu yang lama dalam penanganan keluhan karena
distribusi informasi yang lambat dan kurangnya tenaga teknisi.
H. Masalah Pokok
Masalah yang terjadi pada sistem administrasi Front office pada Hotel Win adalah :
1. Pencatatan data tamu yang ingin menginap di hotel ini masih semi komputerisasi,
sehingga kurang efektifnya dalam penyimpanan data-data pada era zaman
sekarang yang sudah serba prakatis dan efisien.
2. Data-data masih disimpan secara manual sehingga perlu waktu ekstra apabila
ingin melakukan pencarian data ketika saat di perlukan.
I. Rencana Rancangan Sistem Usulan
Setelah mengamati sistem yang berjalan, maka dapat disimpulkan bahwa dalam
pengelolaan data administrasi front office masih menggunakan sistem yang manual. Untuk
itu penulis menyarankan agar sistem dapat dibuat secara komputerisasi dimana dalam sistem
tersebut ada prosedur dan pengolahan data terdistribusi yang baik, sehingga waktu dalam
penanganan sistem administrasi front office. Karena sistem ini dapat mempermudah kinerja
receptionist dalam menangani tugasnya. Adapun kebutuhan sistem yang diperlukan dapat
penulis rumuskan sebagai berikut :
1. Manajemen database yang terkomputerisasi sehingga data yang ada lebih aman dan
tersimpan dengan rapi. Yang menggunakan PHP sebagai Front-end, dan
menggunakan SQL server sebagai Back-end.
2. Pengolahan data terdistribusi yang terkomputerisasi sehingga data akan lebih cepat
sampai pada saat pendistribusian dari receptionist ke manager.
19
Kebutuhan informasi yang telah dijelaskan diatas dapat menjadi bahan pertimbangan
dalam pengembangan sistem informasi sehingga sistem yang sudah diperbaiki dapat
membantu memecahkan masalah yang terjadi dalam sistem ini.
20
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari analisa sistem administrasi front office yang
telah dilakukan di Hotel Win adalah bahwa system administrasi front office yang ada
masih sangat bersifat semi komputerrisasi dan dirasa tidak efisien karena akan
menggunakan banyak buku untuk setiap pencatatan dan akan memakan tempat dalam
penyimpanannya.
B. Saran
Agar dapat melaksanakan sistem komputerisasi dengan baik dan berjalan sesuai
dengan apa yang diinginkan serta mendukung kelancaran, maka penulis memberikan
saran, antara lain :
1. Menggunakan PHP sebagai Front-end, dan
2. Menggunakan SQL server sebagai Back-end.
Demikian beberapa hal yang disampaikan oleh penulis dari awal sampai dengan
akhir, semoga dapat menambah pengetahuan bagi penulis khususnya dan bagi rekan-
rekan mahasiswa lainnya.
21