Konsep+Pedoman+SOP+(lAMPIRAN+PERMEN)

8/16/2019 Konsep+Pedoman+SOP+(lAMPIRAN+PERMEN)

1/60


2/60

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG%ef*rmasi Bir*krasi se6ara umum /ertujuan untuk melakukan per/aikan

kualitas pela-anan pu/lik. !alam 0al ini ref*rmasi /ir*krasi 0arus mampu

meng0asilkan /ir*krasi -ang efektif, efisien dan ek*n*mis.Sala0 satu upa-a untuk

me7ujudkan /ir*krasi -ang efektif, efisien dan ek*n*mis se6ara *perasi*nal adala0

memper/aiki pr*ses pen-elenggaraan administrasi pemerinta0an agar le/i0

men6erminkan /ir*krasi -ang mampu menjalankan fungsi pemerinta0an sesuai

dengan kriteria terse/ut,

!alam rangka mensukseskan pr*gram ref*rmasi /ir*krasi ementerian

Peruma0an %ak-at, maka upa-a per/aikan kinerja kementerian 0arus dilakukan

se6ara /erkelanjutan, -ang men-angkut multi sekt*r, melalui /er/agai 6ara

pem/ena0an. Sala0 satu sasaran ref*rmasi /ir*krasi -ang ingin di6apai selain

pen6ega0an *rupsi, *lusi, dan 8ep*tisme dan peningkatan akunta/ilitas kinerja

ementerian Peruma0an %ak-at, adala0 peningkatan kualitas pela-anan pu/lik.

Sasaran ini memiliki k*nsek7ensi inward looking aspect dimana sala0 satu 0al


3/60

dengan SOP AP4 dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerinta0 pada

ementerian Peruma0an %ak-at.

SOP AP merupakan ped*man9petunjuk /agi para aparatur 3peja/at9pega7ai4

di lingkungan ementerian Peruma0an %ak-at dalam melaksanakan tugas

3pela-anan4 dan /agi para pengguna jasa pela-anan 3pelanggan4 untuk

mengeta0ui9mema0ami akan suatu pr*sedur pela-anan -ang dilakukan *le0

aparatur ementerian Peruma0an %ak-at. !engan demikian dapat di0indarkan

terjadin-a tumpang tindi0, kesala0an pr*sedur melaksanakan tugas dan kejelasan

tanggung ja7a/, serta mem/erikan inf*rmasi -ang diperlukan dalam men-usun

standar pela-anan se0ingga dapat menjamin efisiensi dan efektiitas kinerja

*rganisasi dalam men6apai tujuann-a. "ntuk menjamin ter6apain-a kesamaan

pengertian dan keseragaman dalam pen-usunan SOP AP maka perlu di/uat

Ped*man Pen-usunan SOP AP di lingkungan ementerian Peruma0an %ak-at.

B. TUJUIAN, SASARAN, DAN MANFAAT

1.Tujuan

Tujuan dari pedoman ini adalah untuk memberikan panduan bagi

semua unit kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dalam

mengidentifikasi,menyusun,mendokumentasikan,mengembangkan,


4/60

c. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang

perumahan rakyat;

d.Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang

perumahan rakyat;

3.ManfaatManfaat dari Ped*man ini adala0 /a07a dengan adan-a SOP AP -ang disusun

sesuai dengan ped*man, maka :

a.Dapat mewujudkan standarisasi prosedur yang dilakukan aparatur

Kementerian Perumahan Rakyat dalam menyelesaikan pekerjaan

yang menjadi tugasnya;

b.Akan mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin

dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana di lingkungan

Kementerian Perumahan Rakyat dalam melaksanakan tugas;

c. Akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan

tanggung jawab individual aparatur dan organisasi Kementerian

Perumahan Rakyat secara keseluruhan;

d.Dapat membantu aparatur Kementerian Perumahan Rakyat

menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi


5/60

h.Pelayanan aparatur Kementerian Perumahan Rakyat kepada

masyarakat terjamin konsistensinya, baik dari sisi mutu, waktu,

dan prosedur;

i. Dapat memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang

harus dikuasai oleh aparatur Kementerian Perumahan Rakyat

dalam melaksanakan tugasnya;

j. Dapat memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi

aparatur Kementerian Perumahan Rakyat;

k.Dapat memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul

oleh seorang aparatur Kementerian Perumahan Rakyat dalam

melaksanakan tugasnya;

l. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur Kementerian

Perumahan Rakyat dari kemungkinan tuntutan hukum karena

tuduhan melakukan penyimpangan;

m.Akan menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas di lingkungan

Kementerian Perumahan Rakyat;

n.Dapat membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan

prosedural dalam memberikan pelayanan di bidang perumahan


6/60

Pr*sedur;pr*sedur -ang distandarkan 0arus dapat dengan muda0

dimengerti dan diterapkan *le0 semua aparatur ementerian Peruma0an

%ak-at /a0kan /agi sese*rang -ang sama sekali /aru dalam pelaksanaan

tugasn-a.

*. Ef"#"%n#" 'an %f%+t""ta#.

Pr*sedur;pr*sedur -ang distandarkan 0arus merupakan pr*sedur -ang

paling efisien dan efektif dalam pr*ses pelaksanaan tugas di ementerian

Peruma0an %ak-at.

-. K%#%)a!a#an

Pr*sedur;pr*sedur -ang distandarkan 0arus selaras dengan prosedur-

prosedur standar lain yang terkait di lingkungan ementerian

Peruma0an %ak-at

'. Keterukuran.

Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung

standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur

pencapaian keberhasilannya misiementerian Peruma0an %ak-at.

%. Dinamis

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat

disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan


7/60

Prosedur-prosedur yang distandarkan padaementerian Peruma0an

%ak-at harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan

pemerintah yang berlaku.

(. Kepastian hukum.

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh

pimpinan satuan unit organisasi Eselon I masing-masing di

lingkunganementerian Peruma0an %ak-at sebagai sebuah produk

hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk

melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan

hukum

2.Prinsip Pelaksanaan SOP AP

a.Konsisten.

SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,

dalam kondisi yang relatif sama, oleh seluruh jajaran organisasi di

lingkunganementerian Peruma0an %ak-at.


8/60

SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya

sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan di

lingkunganementerian Peruma0an %ak-at.

e. Seluruh unsur memiliki peran penting.

Seluruh aparatur ementerian Peruma0an %ak-at melaksanakan

peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan.

Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik,

maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga

berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan

pemerintahan di lingkunganementerian Peruma0an %ak-at.

f. Terdokumentasi dengan baik.

Seluruh prosedur yang telah distandarkan pada ementerian

Peruma0an %ak-at harus didokumentasikan dengan baik, sehingga

dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak

yang memerlukan.

D. PENGERTIAN UMUM! l d i i di k d d


9/60

. Administrasi pemerinta0an adala0 pengel*laan pr*ses pelaksanaan tugas dan

fungsi pemerinta0an -ang dijalankan *le0 *rganisasi pemerinta0<

. Standar Operasi*nal Pr*sedur Administrasi Pemerinta0an 3SOP AP4, adala0

standar *perasi*nal pr*sedur dari /er/agai pr*ses pen-elenggaraan

administrasi pemerinta0an -ang sesuai dengan peraturan perundang;undangan

-ang /erlaku<

+. SOP Teknis, adala0 pr*sedur standar -ang sangat rin6i dari kegiatan -ang

dilakukan *le0 satu *rang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau

ja/atan.

#. SOP Administratif, adala0 pr*sedur standar -ang /ersifat umum dan tidak rin6i

dari kegiatan -ang dilakukan *le0 le/i0 dari satu *rang aparatur atau pelaksana

dengan le/i0 dari satu peran atau ja/atan<

5. Pela-anan Pu/lik, -aitu segala kegiatan pela-anan -ang dilaksanakan *le0

pen-elenggara pela-anan pu/lik se/agai upa-a pemenu0an ke/utu0an

penerima pela-anan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang;

undangan


10/60

E. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pedoman ini meliputi jenis, format, dokumen, penyusunan,

penetapan, monitoring dan evaluasi, serta pengembangan SOP AP di

lingkungan Perumahan Rakyat.


11/60

ja/atan. Setiap pr*sedur diuraikan dengan sangat teliti se0ingga tidak ada

kemungkinan;kemungkinan ariasi lain.

Ciri;6iri SOP teknis :

o Pelaksana kegiatan /erjumla0 satu *rang atau satu kesatuan tim kerja

atau satu ja/atan meskipun dengan pemangku -ang le/i0 dari satu<

o Berisi langka0 rin6i atau 6ara melakukan pekerjaan atau langka0 detail

pelaksanaan kegiatan.

SOP teknis /an-ak digunakan pada /idang;/idang -ang men-angkut

pelaksana tunggal -ang memiliki karakteristik -ang relatif sama dan dengan

peran -ang sama pula, antara lain: dalam *"'an t%+n"+, seperti :

pemeli0araan kendaraan, peng*perasian alat;alat medis, dan lain;lain.

!alam pen-elenggaraan a'/"n"#t!a#" $%/%!"nta(an SOP teknis diterapkan

pada /idang;/idang -ang dilaksanakan *le0 pelaksana tunggal atau ja/atan

tunggal, misaln-a pengkajian ruma0 susun se7a, pen-usunan strategi

peruma0an f*rmal, administrasi kepega7aian, pemeriksaan keuangan

3auditing 4, kearsipan, d*kumentasi, pela-anan;pela-anan kepada

mas-arakat, dan lain se/again-a.

C*nt*0 SOP Teknis adala0 :

Bidang Tknik :

o SOP Pera7atan endaraan,

SOP Pengujian Sampel di La/*rat*rium


12/60


13/60

0arus di/uat guna memperlan6ar pelaksanaan tugas dan fungsi se0ari;0ari

satuan *rganisasi di lingkungan ementerian Peruma0an %ak-at.

SOP A'/"n"#t!at"f /erdasarkan jenis kegiatan tugas dan fungsi dapatdi/edakan menjadi tiga, -aitu :

SOP P%)a&anan, SOP Rut"n, 'an SOP P%nua#an

Misal :

Tugas dan )ungsi Peren6anaan, termasuk dalam kegiatan Rut"n

Tugas dan )ungsi Pelaksanaan, termasuk dalam kegiatan Rut"n atau /isa juga P%)a&anan.

Tugas dan )ungsi M*nit*ring, $aluasi, Pelap*ran, termasuk dalam

kegiatan Rut"n.

Tugas dan )ungsi Penugasan lainn-a, termasuk dalam kegiatan

P%nua#an.0 SOP P%)a&anan

Ciri;6irin-a :

a4 Pada dasarn-a dia7ali dengan adan-a kegiatan perm*0*nan dari

pengguna jasa.

/4 "mumn-a /erak0ir pada kegiatan diteriman-a /ukti90asil pela-anan

kepada pem*0*n. (ika tidak, maka pela-anan din-atakan /elum

l i


14/60

/4 "mumn-a diak0iri dengan kegiatan pend*kumentasian dilakukan *le0

petugas administratif tertentu -ang ditunjuk.

,

2.B%!'a#a!+an 2a+u$an 'an B%#a!an K%"atan

Terdiri dari :

a. SOP Ma+!3

=aitu SOP -ang /erdasarkan 6akupan dan /esaran kegiatann-a men6akup

/e/erapa SOP mikr*, -ang men6erminkan /agian dari kegiatan terse/utatau SOP -ang merupakan integrasi dari /e/erapa SOP mikr* -g mem/entuk

serangkaian kegiatan dalam SOP terse/ut. SOP makr* ini tidak

men6erminkan kegiatan -ang sesunggu0n-a dilakukan *le0 pelaksanan-a

3misaln-a, Menteri Peruma0an %ak-at mengirim surat ke Menteri Pekerjaan

"mum, -ang mengirim surat adala0 kurir4, sedangkan SOP mikr*men6erminkan kegiatan -ang dilakukan pelaksanan-a 3misaln-a kurir

mengirim surat, -ang mengirim adala0 kurir itu sendiri /ukan pelaksana

lainn-a4.

C*nt*0 s*p Makr* :

o SOP Pengel*laan Surat merupakan SOP makr* dari SOP Penanganan

Surat Masuk, SOP Pem/erian Tanggapan ter0adap Surat Masuk, dan

SOP Pengiriman Surat.


15/60

kegiatann-a menjadi /agian dari kegiatan SOP 3SOP makr*4 -ang le/i0

/esar 6akupann-a.

C*nt*0 :

o SOP Penanganan Surat Masuk,

o SOP Pem/erian Tanggapan ter0adap Surat Masuk, dan

o SOP Pengiriman Surat

merupakan SOP mikr* dari SOP Pengel*laan Surat.

o SOP Persiapan Bim/inganTeknis,

o SOP Pelaksanaan Bim/ingan Teknis, dan

o SOP Pelap*ran Bim/ingan Teknis

merupakan SOP mikr* dari SOP Pen-elenggaraan Bim/ingan Teknis.

Pendekatan lain -ang dapat dilakukan untuk mema0ami SOP mikr* adala0

dengan melakukan identifikasi ter0adap kegiatan terkait dari SOP makr*

karena pada dasarn-a kegiatan -ang terkait terse/ut adala0 kegiatan mikr*

-ang selanjutn-a /ila disusun akan menjadi SOP mikr*.

3.M%nu!ut 2a+u$an 'an K%)%n+a$an K%"atan

SOP menurut 6akupan dan kelengkapan kegiatan dikateg*rikan ke dalam dua

jenis, -aitu :

a SOP F"na)


16/60

C*nt*0 :

o SOP Pen-iapan Ba0an Pen-usunan Ped*man merupakan /agian

3parsial4 dari SOP Pen-usunan Ped*man.

o SOP Pen-iapan Pen-elenggaraan Bim/ingan Teknis merupakan /agian

3parsial4 dari SOP Pen-elenggaraan Bim/ingan Teknis.

4.SOP M%nu!ut 2a+u$an 'an J%n"# K%"atan

SOP menurut 6akupan dan jenis kegiatan dikateg*rikan ke dalam dua jenis,-aitu:

a. SOP G%n%!"+ 3"mum4

-aitu SOP -ang /erdasarkan sifat dan muatan kegiatann-a relatif memiliki

kesamaan /aik dari kegiatan -ang di SOP kan maupun dari ta0apan kegiatan

dan pelaksanan-a. >ariasi SOP -ang ada 0an-a dise/a/kan per/edaanl*kasi SOP itu diterapkan.

C*nt*0 :

o SOP Pengel*laan euangan di Satker A dan SOP Pengel*laan euangan

di Satker B memiliki SOP generik : SOP Pengel*laan euangan dengan

akt*r: PA, PP, Benda0ara, dst.

/. SOP S$%#"f"+ 30usus4

adala0 SOP /erdasarkan sifat dan muatan kegiatann-a relatif memiliki


17/60

Ada empat fakt*r -ang dapat dijadikan dasar dalam penentuan f*rmat pen-usunan

SOP -ang akan dipakai *le0 suatu *rganisasi -aitu :

o Ban-akn-a keputusan -ang akan di/uat dalam suatu pr*sedur<

o Ban-akn-a langka0 dan su/ langka0 -ang diperlukan dalam suatu pr*sedur<

o Siapa -ang dijadikan target se/agai pelaksana SOP<

o Tujuan -ang ingin di6apai dalam pem/uatan SOP ini.

)*rmat ter/aik SOP adala0 f*rmat -ang seder0ana dan dapat men-ampaikan

inf*rmasi -ang di/utu0kan se6ara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP

se6ara k*nsisten sesuai dengan tujuan pen-usunan SOP.

Ada jenis f*rmat umum SOP, -aitu :

1. Lan+a( #%'%!(ana 3Simple Steps4

Simple steps dapat digunakan jika pr*sedur -ang akan disusun 0an-a memuatsedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan -ang /ersifat seder0ana.

)*rmat SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana 0an-a ada /e/erapa

*rang -ang akan melaksanakan pr*sedur -ang tela0 disusun. !an /iasan-a

merupakan pr*sedur rutin. !alam simple steps ini kegiatan -ang akan

dilaksanakan 6enderung seder0ana dengan pr*ses -ang pendek -ag umumn-a

kurang dari 1 langka0.

2. Ta(a$an *%!u!utan 3Hierar60i6al Steps4


18/60

Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami

prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal

organisasi (pemohon). Salah satu varian dari SOP format ini adalah SOP

Format Annotated Picture(gambar yang diberi keterangan) yang biasanya

ditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa sebuah pelayanan.

. D"a!a/ A)"! 3)l*760arts4

)l*760arts merupakan f*rmat -ang /iasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan

pengam/ilan keputusan -ang /an-ak 3k*mpleks4 dan mem/utu0kan *psi

ja7a/an 3alternatif ja7a/an4 seperti:ja7a/an -a atau tidak, lengkap atau

tidak, /enar atau sala0, ds/. -ang akan mempengaru0i su/ langka0

/erikutn-a. )*rmat ini juga men-ediakan mekanisme -ang muda0 untuk diikuti

dan dilaksanakan *le0 para pega7ai melalui serangkaian langka0;langka0

se/agai 0asil dari keputusan -ang tela0 diam/il. )*rmat ini juga men-ediakan

mekanisme -ang muda0 untuk diikuti dan dilaksanakan *le0 para pelaksana

3pega7ai4 melalui serangkaian langka0;langka0 se/agai 0asil dari keputusan

-ang tela0 diam/il. Penggunaan f*rmat ini meli/atkan /e/erapa sim/*l -ang

umum digunakan dalam menggam/arkan pr*ses 3umumn-a /erjumla0

sim/*l4. Sim/*l;sim/*l terse/ut memiliki fungsi -ang /ersifat k0as 3teknis dan

k0usus4 -ang pada dasarn-a dikem/angkan dari sim/*l dasar flowcharts 3basic

symbols of flowcharts4 -ang terdiri dari 3empat4 sim/*l -aitu :


19/60

se6ara singkat di dalam sim/*l -ang dipakai. SOP f*rmat ini umumn-a

dipakai pada SOP -ang /ersifat teknis.

/. Branching Flowcharts 3diagram alir /er6a/ang4.

)*rmat Branching Flowcharts memiliki 6iri utama dipisa0kann-a unsur

pelaksana dalam k*l*m;k*l*m -ang terpisa0 dari k*l*m kegiatan dan

menggam/arkan pr*sedur kegiatan dalam /entuk sim/*l -ang di0u/ungkan

se6ara /er6a/ang;6a/ang. !alam f*rmat ini sim/*l -ang digunakan tidak

di/eri tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan 0an-a diperlukan untuk

mem/eri penjelasan pada s-m/*l kegiatan -ang merupakan pengam/ilan

keputusan 3sim/*l de6isi*n atau /ela0 ketupat4. SOP f*rmat ini umumn-a

dipergunakan untuk SOP Administratif.

BAB III

FORMAT DAN DOKUMEN SOP AP

A. FORMAT SOP AP

)*rmat SOP AP -ang digunakan di ementerian Peruma0an %ak-at sesuai dengan


20/60

untuk men-amakan f*rmat maka seluru0 pr*sedur pelaksanaan tugas dan fungsi

administrasi pemerinta0an di/uat dalam /entuk diagram alir /er6a/ang

3branching flowcharts4 termasuk juga pr*sedur -ang singkat 3sedikit, kurang dari

sepulu04 dengan9atau tanpa pengam/ilan keputusan

3. S"/*3) F)34-(a!t# SOP AP.

Sim/*l -ang dipergunakan dalam SOP AP 0an-a terdiri dari + 3lima4 sim/*l,

-aitu:

a. Sim/*l apsul9Terminator 3 4 untuk mendeskripsikan kegiatan mulaidan /erak0ir<

/. Sim/*l *tak9Pr*6ess 3 4 untuk mendeskripsikan pr*ses atau

kegiatan eksekusi<6. Sim/*l Bela0 etupat9!e6isi*n 3 4 untuk mendeskripsikan kegiatan

pengam/ilan keputusan<d. Sim/*l Anak Pana09Arr*7 3 4 untuk mendeskripsikan ara0 kegiatan 3alur

pr*ses kegiatan4<e. Sim/*l Segilima9Off-age !onnector 3 4 untuk mendeskripsikan

0u/ungan antar sim/*l -ang /er/eda 0alaman.

!asar penggunaan + 3lima4 sim/*l dalam pen-usunan SOP AP adala0 :

a. SOP AP mendeskripsikan pr*sedur administratif, -aitu kegiatan;kegiatan

-ang dilaksanakan *le0 le/i0 dari satu pelaksana 3ja/atan4 dan /ersifat

makr* maupun mikr* dan pr*sedur -ang /ersifat teknis -ang detail /aik


21/60

e. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts

secara vertikal, artinya bahwabranching flowchartsdituliskan secara

vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang

menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector)

dan tidak mengenal symbol lingkaran kecil penghubung dalam satu

halaman.

3. P%/"#a(an a+t3! 'a!" a+t""ta#.Penulisan akt*r 3pelaksana4 dalam SOP administrasi pemerinta0an ini

dipisa0kan dari aktiitas 3kegiatan;kegiatan4. Ole0 karena itu untuk meng0indari

repetisi 3pengulangan4 -ang tidak perlu dan tumpang;tindi0 3*erlapping4 tidak

efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan akt*r pelaksana kegiatan

dan dipisa0kan dalam k*l*m akt*r tersendiri.

!engan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif -ang diikuti

dengan */-ek dan keterangan seperti :

menulis lap*ran /ulanan<

mend*kumentasikan surat pengaduan<

mengumpulkan /a0an rapat<

mengirim surat undangan kepada peserta<

menandatangani draft surat net,


22/60

a. Ha)a/an Ju'u) 5Cover 0

Halaman judul merupakan 0alaman pertama se/agai sampul muka se/ua0

d*kumen SOP AP.

Halaman judul ini /erisi inf*rmasi mengenai :

(udul SOP AP<

?nstansi9Satuan erja<

Ta0un pem/uatan<

?nf*rmasi lain -ang diperlukan.

Bentuk judul 36*er4 se/agaimana dapat dili0at pada gam/ar 1 se/agai

/erikut :

Logo/LambangKementerian Perumahan

Rakat

!u"u#$okumen %&P

h b

Kementerian Perumahan RakatRe+ub#ik n"one*ia

%tan"ar &+era*iona#

Pro*e"ur,,,,,,,,,

2013


23/60

daftar isi/-a. !aftar isi ini di/utu0kan untuk mem/antu memper6epat

pen6arian inf*rmasi dan menulis peru/a0an9reisi -ang di/uat untuk /agian

tertentu dari SOP AP terkait. 3Catatan : pada umumn-a, karena pr*sedur;

pr*sedur -ang di SOP;kan akan men6akup pr*sedur dari seluru0 unit kerja,

kemungkinan /esar d*kumen SOP AP akan sangat te/al. Ole0 karena itu,

setiap d*kumen dari satuan unit $sel*n ? masing;masing di lingkungan

ementerian Peruma0an %ak-at memiliki daftar isi4.

'. P%nj%)a#an #"n+at $%nunaan

Se/agai se/ua0 d*kumen -ang menjadi manual, maka d*kumen SOP AP

dari setiap unit *rganisasi $sl*n ? di lingkungan ementerian Peruma0an

%ak-at 0endakn-a memuat penjelasan /agaimana mem/a6a dan

menggunakan d*kumen SOP n-a masing;masing terse/ut. ?si dari /agian ini

antara lain men6akup :

o Ruan L"n+u$, menjelaskan tujuan pr*sedur di/uat dan ke/utu0an

*rganisasi<

o R"n+a#an, memuat ringkasan singkat mengenai pr*sedur -ang di/uat<

o D%f"n"#"6P%n%!t"an7$%n%!t"an u/u/, memuat /e/erapa definisi -ang

terkait dengan pr*sedur -angdistandarkan.


24/60

4 Tana) P%/*uatan

Tanggal pertama kali SOP AP di/uat /erupa tanggal selesain-a SOP AP

di/uat /ukan tanggal dimulain-a pem/uatann-a<

4 Tana) R%"#",

Tanggal SOP AP direisi atau tanggal ren6ana ditinjau ulangn-a SOP AP

-ang /ersangkutan<

90 Tana) Ef%+t"f Tanggal mulai di/erlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal

ditandatanganin-a d*kumen SOP AP<

#4 P%n%#a(an 3)%( $%ja*at &an *%!+3/$%t%n $a'a t"n+at #atuan

+%!ja.

?tem pengesa0an /erisi n*menklatur ja/atan, tanda tangan, nama peja/at

-ang disertai dengan 8?P serta stempel96ap instansi<

54 Ju'u) SOP AP

(udul pr*sedur -ang di;SOP;kan sesuai dengan kegiatan -ang sesuai

dengan tugas dan fungsi -ang dimiliki<

&4 Da#a! Hu+u/

Berupa peraturan perundang;undangan -ang mendasari pr*sedur -ang


25/60

/er/agai dampak lain -ang ditim/ulkan. !alam 0al ini dijelaskan pula

/agaimana 6ara mengatasin-a /ila diperlukan. "mumn-a menggunakan

kata peringatan, -aitu jika9apa/ila;maka 3if-than4 atau /atas 7aktu 3dead

line4 kegiatan 0arus suda0 dilaksanakan<

114 Kua)"f"+a#" P%)a+#ana

Mem/erikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana -ang di/utu0kan

dalam melaksanakan perann-a pada pr*sedur -ang distandarkan. SOP

Administrasi dilakukan *le0 le/i0 dari satu pelaksana, *le0 se/a/ itu maka

kualifikasi -ang dimaksud adala0 /erupa k*mpetensi 3kea0lian dan

ketrampilan4 /ersifat umum untuk semua pelaksana dan /ukan /ersifat

indiidu, -ang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini se6ara

*ptimal.

124 P%!a)atan 'an P%!)%n+a$an

Mem/erikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama 3p*k*k4 dan

perlengkapan -ang di/utu0kan -ang terkait se6ara langsung dengan

pr*sedur -ang di;SOP;kan..

14 P%n-atatan 'an P%n'ataan,

Memuat /er/agai 0al -ang perlu didata dan di6atat *le0 peja/at tertentu.!alam kaitan ini, perlu di/uat f*rmulir;f*rmulir tertentu -ang akan diisi *le0

setiap pelaksana -ang terli/at dalam pr*ses. 3Misaln-a f*rmulir -ang


26/60

Bentuk unsur prosedur adalah seperti contoh pada gambar 2 dan

gambar 3, sebagai berikut :

$M$8T$%?A8 P$%"MAHA8 %A=AT!$P"T? B?!A8 EE.. AS?ST$8 EE

8*m*r SOP

TanggalPem/uatan

Tanggal %eisi

Tanggal $fektif

!isa0kan *le0

8ama SOP

!asar Hukum: ualifikasi Pelaksana:

eterkaitan: Peralatan9Perlengkapan:

EEE

Peringatan: Pen6atatan dan Pendataan:

Gambar 2

Contoh Bagian Identitas SOP AP


27/60

o Mutu Baku, yang berisi kelengkapan, waktu, output dan

keterangan.

Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas

hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu

yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan

yangdiperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan

menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya(end product)

dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan,

sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan Untuk

memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya,

sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur

meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan

kebutuhan unit kerja masing-masing di lingkungan Kementerian

Perumahan Rakyat.

8*.

egiatanPelaksana Mutu Baku

eteranganPlksn1

Plksn2

Plksn

elengkapan Faktu Output

1.


28/60

se6ara /erjenjang mulai dari Menter? Peruma0an %ak-at se/agai pimpinan -ang

paling tinggi untuk SOP AP -ang umum 3generik4 menuju unit kerja -ang paling

renda0 untuk SOP AP -ang *perasi*nal 3spesifik4.

Pr*sedur Penetapan !*kumen SOP AP adala0 se/agai /erikut :

1.Tim Pen-usun SOP "nit erja $sel*n ?> men-usun %an6angan !*kumen SOP

AP dan men-ampaikann-a kepada Tim Pen-usun SOP "nit erja $sel*n ???

untuk diintegrasikan menjadi %an6angan SOP AP "nit erja $sel*n ???<

2.Tim Pen-usun SOP "nit erja $sel*n ??? men-ampaikan %an6angan !*kumen

SOP AP -ang merupakan integrasi dari %an6angan !*kumen SOP AP "nit erja

$sel*n ?> se6ara /erjenjang disampaikan kepada Tim Pen-usun SOP "nit erja

$sel*n ?? untuk diintegrasikan menjadi %an6angan SOP AP "nit erja $sel*n ??.

3.Tim Pen-usun SOP "nit erja $sel*n ?? men-ampaikan %an6angan !*kumen


$sel*n ??? se6ara /erjenjang disampaikan kepada Tim Pen-usun SOP "nit erja

$sel*n ? untuk diintegrasikan menjadi %an6angan SOP AP "nit erja $sel*n ?.

4.Tim Pen-usun SOP "nit erja $sel*n ? men-ampaikan %an6angan !*kumen


$sel*n ?? kepada Tim erja %ef*rmasi Bir*krasi ementerian Peruma0an %ak-at

untuk diintegrasikan menjadi %an6angan d*kumen SOP ementerian

Peruma0an %ak-at<


29/60

BAB IV

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP AP

Ta0apan pen-usunan SOP AP meliputi siklus se/agai /erikut:

A. Persiapan Pen-usunan SOP AP

B. Penilaian ke/utu0an SOP AP

C. Pengem/angan SOP AP

!. Penerapan SOP AP 3?ntegrasi dalam Manajemen4

$. M*nit*ring dan $aluasi SOP AP

Bila digam/arkan se/agai /erikut :

PERSIAPAN


30/60

Se6ara rin6i, ta0apan pen-usunan SOP AP melalui pr*ses se/agai /erikut :

Per*ia+an

Peni#aianKebut %&P

Pengembangan

ntegra*i"a#am

anaeme

onitoring "an

a#ua*i

embentuk 'im "anke#engka+anna

e#akukan+e#atihan+e#atihan bagianggota 'im

emberitahukan ke+a"a*e#uruh unittentang

enu*unrenana tin"ak+eni#aiankebutuhan

e#akukan+eni#aiankebutuhan

embuat"atar %&Pang akan"ikembangkan

embuat

Pengum+u#an inorma*i"ani"entika*i

a#ternati (na#i*i* "an+emi#ihana#ternati

Penu#i*an%&P

Penguian"an reie

Perenanaan+enera+an

Pemberitah

uan$i*tribu*i"anak*e*ibi#iita*

Pe#atihan+emahaman

onitoring

a#ua*i

Ga/*a! 9

Gambar 4

SIKLUS SOP AP


31/60

14 Tim -ang melingkupi SOP AP *rganisasi ementerian Peruma0an %akuat

se6ara keseluru0an 3Tim Pen-usun SOP AP ementerian Peruma0an

%ak-at4.

24 Tim Pen-usun SOP AP "nit erja, meliputi lingkup unit kerja $sel*n ?,

$sel*n ??, dan seterusn-a sesuai ke/utu0an.

Tim 0endakn-a di/erikan ke7enangan -ang 6ukup untuk melaksanakan

tugasn-a, agar dapat melakukan in*asi pr*sedur sesuai dengan prinsip;

prinsip pen-usunan SOP AP.

'im Penu*un %&P

Lee#Kementeri

'im

Penu*un

'im

Penu*un

'im

Penu*un

Lee#nit

Ga/*a! T"/ P%n&u#unan SOP


32/60

Tim ini /ertanggung ja7a/ ter0adap pr*ses pen-usunan SOP AP di unit

kerja masing;masing, dan /ertanggung ja7a/ kepada Pimpinan "nit -ang

/ersangkutan.

Tim Pen-usun SOP AP "nit erja /ertugas untuk melakukan s*sialisasi

ke/ijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas, melakukan

k**rdinasi pen-usunan SOP AP unit kerja masaing;masing.

!alam pem/entukan kedua Tim di atas, dapat dili/atkan /e/erapa unsur :

Int%!na)

Angg*ta tim dapat diam/il dari unit -ang memiliki tugas -ang /erkaitan

dengan peningkatan kapasitas internal manajemen.

In'%$%n'%n 5K3n#u)tan0

Angg*ta tim dapat diam/il dari unit eksternal *rganisasi 3k*nsultan4.

Ga*unan

a/ungan kedua m*del tim terse/ut merupakan m*del tim -ang ideal.

Tua# t"/ antara lain :

14 melakukan identifikasi ke/utu0an<

24 mengumpulkan data<

4 melakukan analisis pr*sedur<

4 melakukan pengem/angan<

+4 l k k ji /


33/60

/. eangg*taan tim se/aikn-a di/atasi, agar pengel*laan ter0adap rentang

kendali 3span of control 4 dapat dilakukan dengan /aik<

6. Tim 0arus dilengkapi dengan struktur -ang jelas, tidak terlalu /an-ak 0irarki,

dan le/i0 /ersifat fungsi*nal se0ingga dapat di/agi ke dalam su/;su/ tim

tertentu -ang menangani aspek pr*sedur tertentu<

d. Tim se/aikn-a merumuskan da0ulu apa misi, tujuan, dan sasaran tim serta

/erapa /an-ak 7aktu dan sum/er;sum/er lain -ang diperlukan untuk

pengem/angan SOP AP<

e. Tugas tim meliputi aspek su/stansi SOP AP dan aspek administratif.<

f. Tim pengem/angan SOP AP sangat tergantung dari sum/er sum/er apa

-ang dapat mereka per*le0 dalam rangka pengem/angan SOP AP terse/ut.

elengkapan tim lainn-a meliputi :

a. Ped*man /agi tim dalam melaksanakan tugasn-a, -ang /erisi deskripsi

mengenai uraian tugas dan ke7enangan dan mekanisme kerja tim<

/. )asilitas -ang di/utu0kan tim, -aitu agar tim dapat /ekerja dengan /aik,

seperti: pem/ia-aan, sarana dan prasarana, dan ke/utu0an lainn-a<

6. *mitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim;

d. Mem/erikan pelati0an /agi angg*ta tim<

e. Memastikan /a07a seluru0 unit mengeta0ui upa-a pimpinan untuk

melakukan peru/a0an ter0adap pr*sedur kerja.


34/60

Penilaian ke/utu0an SOP AP /ertujuan untuk mengeta0ui ruang lingkup, jenis,

dan jumla0 SOP AP -ang di/utu0kan :

a. %uang lingkup, /erkaitan dengan /idang tugas dari pr*sedurpr*sedur

*perasi*nal untuk distandarkan<

/. (enis, /erkaitan dengan tipe dan f*rmat SOP AP -ang sesuai untuk

diterapkan<

6. (umla0, /erkaitan dengan jumla0 SOP AP -ang di/uat sesuai dengan

pri*ritas.

Be/erapa aspek -ang perlu dipertim/angkan dalam melakukan penilaian

ke/utu0an SOP AP, -aitu:

a. L"n+unan O$%!a#"3na)

=ang dimaksud dengan lingkungan *perasi*nal adala0 lingkungan -ang

0arus dipertim/angkan *le0 *rganisasi dalam melaksanakan *perasin-a

3tugas dan fungsin-a4, /aik internal maupun eksternal -ang mungkindapat

mempengaru0i SOP AP, misaln-a : 0u/ungan antara *rganisasi ementerian

Peruma0an %ak-at dengan /er/agai *rganisasi terkait, dan sum/erda-a

manusia -ang ada dalam *rganisasi ementerian Peruma0an %ak-at.

*. K%*"ja+an P%/%!"nta(

e/ijakan pemerinta0 /erupa peraturan perundang;undangan seperti

undang;undang, peraturan pemerinta0, peraturan presiden, dan lainn-a atau


35/60

penggunaan tekn*l*gi /aru dalam pr*ses pelaksanaan pr*sedur -ang

men-e/a/kan perlu dilakukan per/aikan;per/aikan pr*sedur kerja.

1. Lan+a(7)an+a( $%n")a"an +%*utu(an

a. M%n&u#un !%n-ana t"n'a+ $%n")a"an +%*utu(an.

Pelaksanaan penilaian ke/utu0an -ang men-eluru0 dapat menjadi se/ua0

pr*ses -ang 6ukup padat dan memakan 7aktu -ang 6ukup lama. Ole0

karena itu perlu disusun se/ua0 ren6ana dan targettarget -ang jelas, serta

pem/agian tugas siapa melakukan apa.

"ntuk mem/antu men-usun ren6ana tindak, dapat digunakan ta/el 1.

Ta*%) R%n-ana T"n'a+ T"/ P%n&u#unan SOP AP

U!a"an K%"atan Out$ut P%nanunja4a* Ja'4a)

/. M%)a+u+an $%n")a"an +%*utu(an.Bagi unit kerja di lingkunga Peruma0an %ak-at tela0 memiliki SOP, dan ingin

melakukan pen-empurnaan ter0adap SOP -ang tela0 ada maka pr*ses


36/60

tugas, -aitu kel*mp*k lini dan pendukung, serta kel*mp*k tingkatan unit

kerja.

Ga/*a! ;

P%nja*a!an SOP AP Pa'a L%%) Satuan K%!ja


37/60

%atuanKera

i"ang

Pro*e"ur

Priorita*Kebutuhan

Keterkaitan

"engan 'u+ok*i

Keterkatan "enganPeraturanPerun"an

gun"angan

Keterkaitan"engan

%takeho#"er*

a*arakat)

eterkaitandengan

pr*sedur lainn-a

1 2 3 4 5 6 7 8

*l*m 1 8ama satuan kerja tempat SOP akan diterapkan

*l*m 2 laslfikasi9pengel*mp*kan SOP pada /idang tugas9pr*ses tertentu3misaln-a : peren6anaan, pelaksanaan, m*nit*ring dan ealuasl, ataukepega7aian, keuangan, pem/uatan ke/ijakan, dan lainn-a4,

*l*m 8ama pr*sedur -ang akan distandarkan -ang menjadl /agian dari /idangklaslflkasi9pengel*mp*kkann-a,

*l*m Penilaian keterkaltan dengan tup*ksl 3penilaian : sangat terkalt, terkalt,kurang terkalt, tldak terkalt4

*l*m + Penilaian kererkaitan dengan peraturan perundang;undangan 3penilaian :sangat terkalt, terkalt, kurang terkait, tldak terkait4


38/60


39/60

Apa/ila semua ta0apan terse/ut tela0 dilakukan, maka ta0apan Penilaian

e/utu0an SOP ini dapat dianggap selesai dan selanjutn-a adala0 ta0apan

Pengem/angan SOP itu sendiri.

2. PENGEMBANGAN SOP AP

Se/agai se/ua0 standar -ang akan dijadikan a6uan dalam pr*ses pelaksanaan

tugas kese0arian *rganisasi, maka pengem/angan SOP AP tidak merupakan

se/ua0 kegiatan -ang dilakukan sekali jadi, tetapi memerlukan reie7 /erulang kali

se/elum ak0irn-a menjadi SOP AP -ang alid dan relia/el -ang /enar;/enar

menjadi a6uan /agi setiap pr*ses dalam *rganisasi.

Pengem/angan SOP AP pada dasarn-a meliputi + 3lima4 ta0apan pr*ses kegiatan

se6ara /erurutan -ang dapat dirin6i se/agai /erikut :

1. Pengumpulan ?nf*rmasi dan ?ndentifikasi Alternatlf

2. Analisis dan Pemili0an Alternatlf

. Penulisan SOP

. Pengujian dan %iiu SOP

+. Pengesa0an SOP

!apat digam/arkan seperti terli0at di/a7a0 ini.

Ga/*a! >


40/60

1. Pengumpulan ?nf*rmasi dan ?dentifikasi Alternatlf SOP AP

Pekerjaan pertama -ang 0arus dilakukan *le0 tim dalam mengem/angkan SOPsetela0 mereka melalui pr*ses penguatan internal tim adala0 mengumpulkan

/er/agai inf*rmasi -ang diperlukan untuk men-usun SOP. Berdasarkan penilaian

ke/utu0an 3need assessment4 dapat ditentukan /er/agai inf*rmasi -ang

di/utu0kan untuk pengem/angan SOP. ?dentifikasi inf*rmasi -ang akan di6ari,

dapat dipisa0kan mana inf*rmasi -ang di6ari dari sum/er primer dan mana -ang

di6ari dari sum/er sekunder.

(ika identifikasi /er/agai inf*rmasi -ang akan dikumpulkan suda0 diper*le0,

maka selanjutn-a adala0 memili0 teknik pengumpulan datan-a. Ada /er/agai

kemungkinan teknik pengumpulan inf*rmasi -ang dapat digunakan untuk

mengem/angkan SOP, seperti melalui /rainst*rming, f*6us gr*up, 7a7an6ara,

sure-, /en60mark, telaa0an d*kumen dan lainn-a. Teknik mana -ang akan

digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul inf*rmasin-a.

a. T%+n"+ -u!a( $%n'a$at 5*!a"n#t3!/"n0

Teknik 6ura0 pendapat 3/rainst*rming4, /iasan-a dilakukan pada k*ndisi

dimana tim tidak memiliki 6ukup inf*rmasi -ang diperlukan dalampengem/angan SOP. Pada *rganisasi -ang /aru /erdiri, atau *rganisasi -ang

/elum memiliki SOP, kemungkinan k*ndisi seperti ini dapat terjadi. Ole0


41/60

Teknik f*6us gr*up dis6ussi*n 3)!4 dilakukan jika tim tela0 memiliki

inf*rmasi pr*sedur;pr*sedur -ang akan distandarkan tetapi ingin le/i0

mendalamin-a dari *rang;*rang -ang dianggap menguasai se6ara teknis

/erkaitan dengan inf*rmasi terse/ut. )*6us gr*up dis6ussi*n akan sangat

/ermanfaat dalam menemukan pr*sedur;pr*sedur -ang dianggap efisien

6epat dan tepat.

6. T%+n"+ 4a4an-a!a

Teknik 7a7an6ara dilakukan jika tim ingin mendapatkan inf*rmasi se6ara

mendalam dari se*rang ke- inf*rmant, -aitu *rang -ang menguasai se6ara

teknis /erkaitan dengan pr*sedur;pr*sedur -ang akan distandarkan.

e/er0asilan teknik ini tergantung dari instrumen -ang digunakan, pemili0an

ke- inf*rmant 3nara sum/er4 -ang /enar;/enar tepat, dan pe7a7an6ara.

'. T%+n"+ Su!%&

Teknik sure- dilakukan jika tim ingin memper*le0 inf*rmasi dari sejumla0

/esar *rang -ang terkait dengan pela-anan melalui representasin-a -ang

dipili0 se6ara a6ak -ang kemudian dise/ut resp*nden. Teknik ini /iasan-a

dilakukan untuk memper*le0 gam/aran mengenai kualitas pela-anan apa

-ang diinginkan *le0 mas-arakat9pelanggan. ?nf*rmasi mengenai gam/aran

kualitas pela-anan sangat penting dalampengem/angan SOP.

e/er0asilan teknik ini terletak pada instrumen -ang akan dise/arkan kepada


42/60

Teknik /en60mark dilakukan jika tim memandang /a07a terdapat /an-ak unit

sejenis -ang suda0 memiliki SOP dapat dijadikan 6*nt*0 untuk

pengem/angan SOP. !ari segi 7aktu teknik ini akan memper6epat pr*ses

perumusan SOP. 8amun demikian, karena adan-a su/stansi l*kal *rganisasi,

maka /elum tentu SOP -ang diam/il dari unit -ang dijadikan /en60mark dapat

langsung diterapkan.

f. T%)aa(an '3+u/%n

Telaa0 d*kumen dilakukan untuk memper*le0 inf*rmasi sekunder dari

d*kumen;d*kumen pemerinta0 /erkaitan dengan peraturan perundang;

undangan -ang terkait dengan pr*sedur -ang akan distandarkan.

etelitian penelaa0an d*kumen akan sangat mem/antu tim dalam

merumuskan SOP -ang sejalan dengan peraturan perundang;undangan -ang

/erlaku.

!alam praktekn-a /er/agai teknik se/agaimana diuraikan di atas dapat

digunakan se6ara simultan untuk memper*le0 0asil pengem/angan SOP -ang

/aik. Pr*ses pengumpulan inf*rmasi meng0asilkan identifikasi pr*sedur;pr*sedur

-ang akan distandarkan, /aik dalam /entuk pen-empurnaan pr*sedur;pr*sedur

-ang suda0 ada se/elumn-a, pem/uatan pr*sedur;pr*sedur -ang suda0 ada

namun /elum distandarkan, atau pr*sedur;pr*sedur -ang /elum ada sama

sekali9/aru.

P d l k 0 l j t ti 0 li i d t k lt tif


43/60

1.2

2. 2.1

2.2

Satuan kerja : !iisi dengan nama satuan kerja dimana inf*rmasi diper*le0 dan SOPakan dikem/angkan.

*l*m 1 : lasifikasi9pengel*mp*kan SOP pada /idang tugas9pr*ses tertentu

3misatn-a: peren6anaan, pelaksanaan, m*nit*ring dan ealuasi, ataukepega7aian, keuangan, pem/uatan ke/ijakan, dan lainn-a4.

*l*m 2 : 8ama pr*sedur -ang di;SOP;kan 3misaln-a dalam /idangperen6anaan, nama pr*sedur -ang akan di;SOP;kan adala0 SOPPen-usunan %enstra, dan Pen-usunan %en6ana inerja Ta0aunan,dan lainn-a4.

*l*m : Pr*ses sejak dari mulai sampai di0asilkann-a se/ua0 *utput untuksetiap SOP 3misaln-a untuk SOP Pen-usunan %enstra, aktiitas akanmenja/arkan pr*ses dimulai sampai dengan di0asilkan se/ua0 *utput


44/60

pem/agian struktur *rganisasi serta pem/agian tugas dan fungsi

*rganisasin-a<

b" Ba07a tugas dan fungsi *rganisasi pemerinta0 ter/agi 0a/is seiring dengan

pem/agian struktur *rganisasi dari tingkatan tertinggi sampai dengan

tingkatan terenda0<

c" Ba07a setiap tugas 3dan fungsi4 struktur terenda0 dalam *rganisasi

pemerinta0 dapat dipastikan men6erminkan fungsi dari tugas danfungsi

struktur tingkat atasn-a sampai struktur -ang paling tinggi. Atau dengan kata

lain /a07a tugas 3dan fungsi4 -ang ada di dalamstruktur terenda0 merupakan

*perasi*nalisasi tugas 3dan fungsi4 seluru0 tingkatan -ang ada dalam struktur

*rganisasi -ang /ersangkutan<

d" Ba07a tugas dan fungsi *rganisasi pemerinta0 ter6erminkan dari *utput final

atau end product 3keluaran ak0ir4 -ang di0asilkan *le0 seluru0 tingkatan

struktur *rganisasi -ang /ersangkutan /aik -ang /erupa /arang9/enda

3d*kumen4 -ang /erdimensi pr*duk maupun/erupa jasa9kegiatan -ang

/erdimensi pr*ses<

e" Ba07a judul;judul SOP AP dirumuskan /erdasarkan *utput final -ang

dida0ului aspek kegiatan 3aspek pr*sedur4 se6ara keseluru0an 3makr*4

maupun se6ara parsial 3mikr*4, -aitu: saat a7al 3pra4, pada saat 3in4 dansetela0n-a 3pas6a4<

f Ba07a setiap *rganisasi pemerinta0 memiliki fungsi operating core 3fungsi


45/60

Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerin6i 3mem;breakdown4

tugas dan fungsi struktur *rganisasi terenda0 menjadi kegiatan -ang

*perasi*nal -ang men6erminkan *utput sementaran-a /aik -ang /erdimensi

pr*duk maupun -ang /erdimensi pr*ses<

*. M%n"'%nt"f"+a#" 3ut$ut f"na) 5end-product 0

?dentifikasi *utput final 3end-product 4 dari *utput sementara -ang di0asilkan

struktur terenda0 *rganisasi pemerinta0 dengan melakukan penelusuran

struktur -ang meng0asilkan *utput final terse/ut<

-. M%n"'%nt"f"+a#" a#$%+ +%"atan 'a!" 3ut$ut f"na) 5%n'7$!3'u-t0

?dentifikasi aspek kegiatan dari *utput final 3end-product 4 dengan merumuskan

aspek kegiatan keseluru0an 3makr*4 dan aspek parsial 3mikr*4 -ang ada di

a7al 3pra4, pada saat 3in4 dan setela0 3pas6a4 dari *utput final terse/ut<

'. M%!u/u#+an ju'u) SOP AP%umusan judul SOP AP dilakukan dengan mengga/ungkan aspek kegiatan

dengan *utput final 3end-product 4. Pengga/ungan aspek kegiatan se6ara

keseluru0an 3makr*4 dengan *utput final menjadi judul SOP makr* dan

pengga/ungan aspek parsial 3mikr*4 menjadi judul SOP mikr*<

%. M%n"n'%nt"f"+a#" #%)u!u( ju'u) SOP AP?dentifikasi seluru0 SOP AP -ang tela0 di0asilkan /aik judul SOP makr* dan

mikr* dengan mengel*mp*kkan sesuai dengan tingkat struktur *rganisasin-a


46/60

eterangan :

K3)3/ N3/3! diisi dengan n*m*r urut tugas 3se/aikn-a dengan Huruf apital A4<K3)3/ 1 Tua# diisi dengan Tugas /erdasarkan Peraturan -ang ada 3se/aikn-a

diisi sesuai dengan peraturan -ang ada dengan di/eri n*m*r angka Ara/,

misal: 1,2,,E4<

K3)3/ < Fun#" diisi dengan )ungsi /erdasarkan Peraturan -ang ada 3se/aikn-a

diisi sesuai dengan peraturan -ang ada dengan di/eri n*m*r 0uruf a/jadke6il, misal: a, /, 6,E4<

K3)3/ = U!a"an Tua# diisi dengan "raian Tugas -ang merupakan /agian dari

fungsi -ang ada dengan di/eri angka Ara/ /erkurung satu misal: 14, 24, 4,

E 3"raian tugas atau rin6ian tugas ini umumn-a tela0 ada /erdasarkan

peraturan pimpinan instansi -ang /ersangkutan4<

K3)3/ 9 K%"atan diisi dengan 8ama egiatan -ang merupakanper7ujudan riil dari

"raian Tugas -ang ada dengan di/eri0uruf ke6il /erkurung satu misal: a4,

/4, 64, E<

K3)3/ Out$ut diisi dengan Output )inal -ang di0asilkan dari penelusuran end-

product sesuai struktur *rganisasi dan di/eri n*m*r angka ara/ dalam

kurung, misal: 314, 324, 34, E<

K3)3/ ; A#$%+ K%"atan diisi dengan Aspek kegiatan -ang terkait dengan Output


47/60

Setela0 /er/agai inf*rmasi terkumpul, langka0 selanjutn-a adala0 melakukan

analisis ter0adap alternatif;alternatif pr*sedur -ang /er0asil diidentifikasi untuk

di/uatkan standarn-a. Panduan umum dalam menentukan alternatif mana -ang

dipili0 untuk distandarkan antara lain meliputi prinsip;prinsip pen-usunan SOP

-ang tela0 diuraikan pada /a/ se/elumn-a, se/agai /erikut:

emuda0an dan kejelasan<

SOP -ang tela0 dirumuskan muda0 dan jelas 3dapat dimengerti *le0

pega7ai4

Efisiensi dan efektivitas

SOP -ang disusun 0arus merupakan pr*sedur -ang paling efisien dan

efektif dalam pr*ses pelaksanaan tugas di ementerian Peruma0an

%ak-at.

eselarasan<

SOP -ang disusun suda0 selaras dengan pr*sedur;pr*sedur standar lain

-ang terkait.

eterukuran<

Output SOP -ang disusun tela0 mengandung standar kualitas 3mutu4

tertentu -ang dapat diukur pen6apaian ke/er0asilann-a dari sisi

ke6epatan, ketepatan, kuantitas dan kualitas pr*duk4.


48/60

epastian 0ukum.

Pr*sedur;pr*sedur -ang distandarkan suda0 ditetapkan *le0 pimpinan

se/agai se/ua0 pr*duk 0ukum -ang ditaati, dilaksanakan dan menjadi

instrumen untuk melindungi pega7ai dari kemungkinan tuntutan 0ukum.

!engan menggunakan aspek;aspek terse/ut di atas, setiap alternatif

pr*sedur dapat diuji satu per satu. Hasil pengujian akan mem/erikan

inf*rmasi mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif -ang

diajukan.

3. P%nu)"#an6P%n&u#unan SOP

egiatan penulisan SOP AP adala0 pem/uatan unsur pr*sedur SOP AP -ang

terdiri dari /agian flowchart dan identitas dengan menggunakan lima sim/*l dan

f*rmat diagram alir /er6a/ang 3branching flowchart 4 -ang tela0 di/a0as pada

BAB se/elumn-a. !alam menentukan SOP AP -ang akan di/uat, terle/i0 da0ulu

diidentifikasi melalui tugas dan fungsi se/agaimana -ang tela0 dijelaskan pada

/agian penilaian ke/utu0an. Hal -ang penting dalam pr*ses ini adala0 /a07a

aktiitas -ang terdapat dalam *rganisasi saling terkait dengan pr*ses dan

pr*sedur -ang akan distandarkan.


49/60

Pr*ses pengesa0an merupakan tindakan pengam/ilan keputusan *le0 Menteri

Peruma0an %ak-at. Pr*ses pengesa0an akan meliputi penelitian ulang *le0

pimpinan ementerian Peruma0an %ak-at ter0adap pr*sedur -ang

distandarkan. 8amun demikian, pimpinan ementerian Peruma0an %ak-at -ang

memiliki tingkat kesi/ukan -ang padat, kadang kala tidak memiliki /an-ak 7aktu

untuk meneliti se6ara seksama satu persatu pr*sedur -ang tela0 dirumuskan

*le0 tim. Ole0 karena itu, jika tim men-usun ringkasan eksekutif 3e%ecuti$e

summary 4, -ang isin-a se6ara garis /esar tela0 diuraikan di atas, akan sangat

mem/antu pimpinan ementerian Peruma0an %ak-at dalam mema0ami 0asil

rumusan se/elum melakukan pengesa0an.

D. PENERAPAN 5INTEGRASI0 SOP AP DALAM MANAJEMEN

Pr*ses penerapan 0arus dapat memastikan /a07a tujuan;tujuan /erikut ini dapatter6apai :

Setiap pelaksana mengeta0ui SOP AP -ang /aru9diu/a0 dan mengeta0ui alasan

peru/a0ann-a<

Salinan9!opy SOP AP dise/arluaskan sesuai ke/utu0an dan siap diakses *le0

semua pengguna -ang p*tensial<

Setiap pelaksana mengeta0ui perann-a dalam SOP AP dan dapat menggunakan


50/60

Pengem/angan atau peru/a0an SOP 0arus disertai se/ua0 ren6ana penerapan

dalam *rganisasi. %en6ana penerapan akan mem/erikan kesempatan untuk

setiap angg*ta *rganisasi -ang /erkepentingan untuk mempelajari dan

mema0ami semua tugas, ara0an, dan jad7al serta ke/utu0an sum/erda-a -ang

terkait.

2. P%/*%!"ta(uan 5Notification0

Langka0 selanjutn-a dari pr*ses penerapan setela0 pen-usunan ren6ana

penerapan adala0 pr*ses pem/erita0uan9pen-e/arluasan inf*rmasi peru/a0an.

Hal pertama -ang 0arus dilakukan adala0 memastikan /a07a semua pelaksana

sadar akan adan-a peru/a0an dalam pr*sedur -ang /iasa dilakukan.

.

3. D"#t!"*u#" 'an A+#%#"*")"ta#

Pendistri/usian adala0 langka0 selanjutn-a -ang 0arus dipertim/angkan dalamren6ana penerapan SOP. Pelaksana tidak mungkin dapat menerapkan SOP /ila

mereka tidak mengeta0ui ke/eradaan dan tujuann-a. Salinan9 copy dari

/er/agai SOP -ang dikem/angkan 0arus tersedia untuk semua pelaksana -ang

terkait dalam SOP terse/ut. (ika pelaksana tidak memiliki akses ter0adap SOP

-ang /aru dikem/angkan, maka SOP tidak dapat diterapkan dengan /aik,se0ingga mereka tidak dapat dianggap /ertanggung;ja7a/ jika terdapat

kesala0an pr*sedur


51/60

Pem/erian pelati0an dimulai dengan penilaian ke/utu0an pelati0an, pen-usunan

materi pelati0an, pemili0an peserta pelati0an, pemili0an instruktur, serta

penjad7alan dan pengadministrasian pelati0an.

9. Su$%!"#"

Penerapan SOP juga memerlukan adan-a superisi sampai SOP /enar;/enar

dikuasai *le0 para pelaksana. !alam kaitan dengan 0al ini, maka perlu di/entuk

tim -ang selalu siap mem/erikan superisi se6ara terus menerus.

E. MONITORING DAN EVALUASI PENERAPAN SOP AP

Pelaksanaan penerapan SOP AP 0arus se6ara terus menerus dipantau se0ingga

pr*ses penerapann-a dapat /erjalan dengan /aik. Masukan;masukan dalam setiap

upa-a m*nit*ring akan menjadi /a0an -ang /er0arga dalam ealuasi se0inggapen-empurnaan;pen-empurnaan ter0adap SOP AP dapat dilakukan se6ara 6epat

sesuai ke/utu0an.

1.Monitoring

Pr*ses ini 0arus diara0kan untuk mem/andingkan dan memastikan kinerja

pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan -ang ter6antum dalam SOP AP-ang /aru, mengidentifikasi permasala0an -ang mungkin tim/ul, dan

menentukan 6ara untuk meningkatkan 0asil penerapan atau men-ediakan


52/60

6. ?nterie7 dengan pelanggan9angg*ta mas-arakat.

Pengumpulan inf*rmasi dari pi0ak luar *rganisasi, terutama para pelanggan

atau mas-arakat<

". Pertemuan dan diskusi kel*mp*k kerja<

e. Pengara0an dalam pelaksanaan.

M*nit*ring juga dapat dilakukan melalui pengara0an;pengara0an dalam

pelaksanaan, untuk menjamin agar pr*ses /erjalan sesuai dengan pr*sedur

-ang tela0 di/akukan.

"ntuk mem/antu d*kumentasi dalam melakukan m*nit*ring, dapat digunakan

ta/el se/agai /erikut:

Ta*%) M3n"t3!"n P%)a+#anaan SOP AP

N3 P!3#%'u! P%n")a"anT%!(a'a$

P%n%!a$an

2atatan Ha#")P%n")a"an

T"n'a+an Yan Ha!u#

D"a/*")

Pa!afP%n")a"

1 < = 9

1.Berjalan denga0

/aik

Tidak /erjalan


53/60

K3)3/


54/60

Ta0apan ealuasi dalam siklus pen-usunan SOP AP merupakan se/ua0 analisis

-ang sistematis ter0adap serangkaian pr*ses *perasi dan aktiitas -ang tela0

di/akukan dalam /entuk SOP AP dari se/ua0 *rganisasi dalam rangka

menentukan efektiitas pelaksanaan tugas dan fungsi *rganisasi se6ara

keseluru0an. Tujuann-a adala0 untuk meli0at kem/ali tingkat keakuratan dan

ketepatan SOP AP -ang suda0 disusun dengan pr*ses pen-elenggaraan tugas

dan fungsi *rganisasi se0ingga *rganisasi dapat /erjalan se6ara efisien dan

efektif.

$aluasi, se/agai langka0 tindak lanjut dari ta0apan m*nit*ring, dapat meliputi

su/stansi SOP AP itu sendiri atau /erkaitan dengan pr*ses penerapann-a.

Untuk memudahkan evaluasi, dapat digunakan tabel sebagai berikut :

Ta*%) ;

Ea)ua#" P%n%!a$an SOP AP

N3. P%n")a"anSOP AP 5n3/3!0

E E E E E dst ..

314 324 34 34 3+4 3#4 354 3&4

1. Mampu mend*r*ng peningkatan kinerja

2. Muda0 dipa0ami

. Muda0 dilaksanakan Semua *rang dapat menjalankan

perann-a masing;masing


55/60

Setiap SOP AP selalu di/eri n*m*r k*de, 8*m*r ini akan le/i0 muda0

untuk merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP -ang diealuasi

di6antumkan n*m*rn-a pada k*l*m di atas n*m*r k*l*mn-a

masingmasing. Pada setiap sel sesuai dengan kriteria penilaiann-a,

SOP AP dinilai dengan mem/erikan tanda J jika 0asil penerapann-a

tern-ata tidak sesuai dengan pern-ataan, dan tanda ? jika sesuai

dengan pernyataan.

e/er0asilan ealuasi tidak 0an-a terletak pada /agaimana inf*rmasi

dikumpulkan sesuai dengan pertan-aan;pertan-aan di atas, namun demikian

juga pada siapa -ang melakukan ealuasin-a 3ealuat*r4. "ntuk meng0asilkan

ealuasi -ang /aik, diperlukan tim ealuat*r -ang /aik pula. Ole0 karena itu,

ealuasi SOP AP setidakn-a dilakukan *le0 tim -ang men-usun SOP AP

terse/ut. Tim ini, karena keterli/atann-a sejak a7al, dipandang dapat

memper0atikan detail;detail -ang termuat dalamSOP AP terse/ut, se0ingga

mampu meli0at mana detail -ang perludiru/a0, disempurnakan ataupun

di/uatkan -ang /aru.

8amun demikian, keterli/atan *rang lain diluar tim -ang suda0 ada -ang

dianggap memiliki k*mpetensi untuk melakukan ealuasi terse/ut akan sangat

mem/antu tim ealuasi. Peli/atan *rang sema6am ini akan mem/erikanpandangan lain -ang mungkin dapat mem/erikan pem/aruan;pem/aruan -ang

di l k d l l i


56/60

BAB V

PENUTUP

Pr*sedur kerja di lingkungan ementerian Peruma0an %ak-at saat ini suda0dikenal dan dapat dijadikan a6uan dalam pelaksanaan pekerjaan se0ari;0ari.

Berdasarkan dari pr*sedur kerja -ang tela0 ada, dan untuk men-esuaikan dengan

perkem/angan ke/utu0an pelaksanaan tugas dalam rangka peningkatan efisiensi,

efektifitas, transparansi dan akunta/ilitas maka pr*dsedur kerja -ang tela0 ada dapat

dikem/angkan menjadi SOP AP.

!alam pelaksanaan pengem/angan SOP AP, guna memuda0kan dan

men-amakan persepsi maka di0arapkan uraian;uraian pada /a/;/a/ se/elumn-a


57/60

LAMP?%A8

3CO8TOH SOP AP :


58/60


59/60


60/60

Konsep+Pedoman+SOP+(lAMPIRAN+PERMEN)

Documents

Transcript of Konsep+Pedoman+SOP+(lAMPIRAN+PERMEN)