KONSEP INFORMASI BAB3.pdf · Sistem Informasi Manajemen – Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom Page 55...

Sistem Informasi Manajemen – Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom Page 53

KONSEP INFORMASI

SIM terdiri dari 3 komponen yang saling terintegrasi yaitu sistem, informasi dan manajemen. Adapun ketiga komponen tersebut akan dijelaskan dibawah ini.

>> Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen yang saling berhubungan atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Misalnya, sistem komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras komputer (hardware) dapat terdiri dari alat masukan (input), alat pemroses (proses), alat keluaran (output) dan simpanan luar. Subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan, sehingga tujuan dapat tercapai sesuai dengan harapan/keinginan.

>> Informasi adalah hasil pengolahan data sehingga mempunyai bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya baik secara langsung maupun tidak langsung untuk masa yang akan datang. Adapun sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga harus diolah terlebih dahulu untuk menghasilkan suatu informasi. Informasi inilah yang berguna dan bermanfaat bagi penerimanya dalam rangka pengambilan keputusan dan melakukan tindakan.

>> Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen seperti merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), pelaksanaan (actuating) dan mengendalikan (controlling).

- Planning : Manajer menggunakan logika dan metode tertentu untuk

memikirkan dan menyusun tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan

tersebut

- Organizing : Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang

dan sumberdaya untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi


- Actuating : Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi anggota

organisasi untuk melaksanakan tugasnya.

- Contoling : Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak untuk mencapai

tujuan/sasaran organisasi

Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa SIM adalah sebuah sistem yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM berbeda dengan sistem informasi biasa, karena SIM digunakan untuk bisa menganalisis sistem informasi lain yang digunakan pada suatu aktivitas operasional dalam suatu organisasi.

Ada 3 tingkatan proses manajemen yaitu perencanaan strategis (manager atas), perencanaan dan pengendalian operasional (manager tengah) dan perencanaan taktis dan pengendalian manajemen (manager bawah).


Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM):

Sekumpulan subsistem yag saling berhubungan

Membentuk satu kesatuan

Salingberinteraksi dan bekerjasama melakukan fungsi pengolahan data

Menerima masukan (input)

Mengolah masukan (processing)

Menghasilkan keluaran (output) berupa informasi

Informasi dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan

Mendukung kegiatan operasional manajerial dan strategis

Memanfaatkan sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut

Digunakan untuk mencapai tujuan

Adapun tujuan Sistem Informasi Manajemen yaitu :

Menyediakan informasi dalam rangka pengambilan keputusan.

Menyediakan informasi yang digunakan dalam suatu perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam suatu perhitungan harga pokok produk, jasa dan tujuan lainnya sesuai dengan keinginan manajemen.

Adapun manfaat sistem informasi manajemen diantaranya yaitu:


Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilam dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

Meningkatkan aksebilitas data secara akurat dan tepat waktu bagi para pemakai tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

Mengidentifikasi kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Aktifitas dasar sistem informasi

Input > mengumpulkan bahan mentah (raw data) yang berasal dari dalam maupun lingkungan sekitar organisasi.

Processing > mengolah bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti.

Output > mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktifitas yang akan menggunakan.

Feedback > dasar evaluasi dan perbaikan input berikutnya.

Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki peran yang kritikal di dalam oranisasi baik dalam hal pengambilan keputusan, membuat rencana, mengelola pegawai dan meningkatkan capaian sasaran kinerja. Dalam hal untuk meningkatkan capaian sasaran kinerja, SIM berperan dalam menetapkan ukuran/bobot setiap tujuan kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum dan menetapkan standar prosedur pelayanan kepada stakeholder.

Sistem informasi memainkan peran yang besar dan berpengaruh dalam suatu organisasi sebagai fondasi dalam memasuki era digital. Peran yang besar dan

Sistem Informasi Manajemen – Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom 7

berpengaruh ini didasarkan atas dua hal yaitu (1) semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dalam menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat, akses informasi yang cepat dan aktifitas tidak terbayas ruang dan waktu, (2) semakin murahnya biaya pemanfaatan informasi.

Berbagai manfaat yang diperoleh dengan penggunaan internet diantaranya yaitu komunikasi dan kolaborasi, partisipasi dalam diskusi, dapat menyalurkan hobi, mempermudah akses data dan informasi, supply informasi serta dapat dimanfaatkan sebagai peluang bisnis. Disamping itu, pertumbuhan yang pesat dibidang teknologi komputer dan jaringan termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi baik dalam hal mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik kerja, arus kerja serta produk dan jasa.

Konsep subsistem informasi organisasi yaitu sistem informasi eksekutif (tingkatan yang paling tinggi), sistem informasi pelayanan, sistem informasi teknologi, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan dan sistem informasi inventaris.


SIM dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya dan menyediakan laporan/informasi dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambila keputusan. SIM hampir digunakan disegala bidang seperti bidang akuntansi (menyedian informasi transaks keuangan, laporan keuangan dsb), akademik (menyediakan informasi berkiatan dengan proses pendidikan disuatu satuan pendidikan (SD/SMP/SMA/PT), manajemen pemasaran (menyediakan informasi berkaitan dengan penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran, dan sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran) dan lainnya.

Demikian ulasan singkat mengenai Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). Semoga apa yang saya sampaikan bermanfaat. Jika ada kekeliruan, kesalahan semuanya kesalahan pribadi saya.. Sampai bertemu di postingan selanjutnya..

Reduksi Data

“Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan lapangan” (Miles dan Huberman, 1992, hlm. 16). Sedangkan menurut Sugiyono (2007, hlm. 15) “reduksi data adalah analisis data yang dilakukan dengan memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dan dicari tema serta polanya”. Reduksi data berlangsung terus-menerus selama proyeksi penelitian berlangsung.


Langkah-langkah yang dilakukan dalam reduksi data, di antaranya: menanjamkan analisis, menggolongkan atau mengkategorisasikan ke dalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengorganisasikan data, sehingga dapat ditarik kesimpulan dan diverifikasi. Data yang direduksi merupakan seluruh data mengenai permasalahan penelitian.

Antisipasi akan perlunya reduksi data telah tampak pada saat peneliti memutuskan kerangka konseptual wilayah penelitian, permasalahan penelitian, dan pendekatan pengumpulan data yang dipilih. Selama pengumpulan data berlangsung, tahapan reduksi terus berlangsung, seperti membuat ringkasan, mengkode, menelusur tema, membuat gugus-gugus, membuat partisi, dan membuat memo. Reduksi data ini terus berlanjut hingga laporan akhir penelitian lengkap tersusun.

Reduksi data merupakan bagian dari analisis. Reduksi data merupakan bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengorganisasikan data dengan cara sedemikian rupa hingga kesimpulan penelitian dapat ditarik dan diverifikasi.

Reduksi data dapat dilakukan dalam bentuk angka (kuantifikasi), maupun pada data deskripsi (kualitatif). Data deskripsi dapat disederhanakan dan ditransformasikan dengan aneka macam cara, di antaranya: melalui seleksi ketat, melalui ringkasan atau uraian singkat, menggolongkan dalam suatu pola yang lebih luas, dan sebagainya.

Proses analisis data mestinya dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber. Setelah dikaji, langkah berikutnya adalah membuat rangkuman untuk setiap kontak atau pertemuan dengan informan. Pada saat merangkum data biasanya terdapat satu unsur yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan tersebut. Kegiatan yang tidak dapat dipisahkan ini dikenal dengan istilah membuat abstraksi, yakni membuat ringkasan yang inti, proses, dan persyaratan yang berasal dari responden tetap dijaga.

Berdasar rangkuman yang dibuat ini kemudian peneliti melakukan reduksi data yang kegiatannya mencakup unsur-unsur spesifik termasuk 1) proses pemilihan data atas dasar tingkat relevansi dan kaitannya dengan setiap kelompok data, 2) menyusun data dalam satuan-satuan sejenis, pengelompokkan data ini juga dapat


diekuivalenkan sebagai kegiatan kategorisasi/variabel, dan 3) membuat koding data sesuai dengan kisi-kisi kerja penelitian.

Kegiatan lain yang masih termasuk dalam mereduksi data, yakni kegiatan memfokuskan, menyederhanakan, dan mentransfer dari data kasar ke catatan lapangan. Terlebih dalam penelitian kualitatif, hal ini merupakan kegiatan kontinyu. Oleh karena itu, peneliti perlu sering memeriksa dengan cermat hasil catatan yang diperoleh dari setiap terjadi kontak antara peneliti dengan informan/partisipan.

Mutu Informasi

1. Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a) Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1) Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga


akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

2) Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

3) Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b) Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c) Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

2. Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.


Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :

1) Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2) Untuk mendapatkan pengalaman.

3) Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4) Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5) Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya.

Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1) Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2) Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.


3) Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4) Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5) Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6) Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7) Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8) Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

9) Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.


10) Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

KONSEP INFORMASI BAB3.pdf · Sistem Informasi Manajemen – Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom Page 55...

Documents

Transcript of KONSEP INFORMASI BAB3.pdf · Sistem Informasi Manajemen – Murdan Sianturi, S.Kom, M.Kom Page 55...