Reference by :Stephen P. Robbins &

Mary Coulter. Management 10th

Edition

Created by :Ali Mudin

1534020004Management

What is ?

Perpindahan dan pemahaman makna. Perpindahan makna ini berarti bahwa jika informasi atau ide-ide belum disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Komunikasi melibatkan pemahaman makna, agar komunikasi berhasil maka harus disampaikan dan dipahami. Komunikasi yang sempurna akan terjadi jika pemikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima, persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim.

Communication

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasan.

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dalam kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif

Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya

Komunikasi formal dan informal dapat mengontrol perilaku individual dalam organisasi

Communication

Control Motivation Emotional Expression Information

komunikasi antara 2 orang atau lebih dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami

What is Interpersonal Communication

Interpersonal Communication Methods

Tatap muka

Telepon

Rapat kelompok

Presentasi Formal

Memo

Surat pos

Faksimile

Publikasi

Papan Reklame

Rekaman audiovideo

Hotline

Surat Elektronik

Konferensi Komputer

Surat suara

Teleconference

Videoconference

Evaluating Communications Method

Kompleksitas KapasitasLuasnya Potensi

KerahasiaanKemudahan EncodingKemudahan DecodingKendala Waktu RuangBiayaKeramahan Antarpribadi

FormalitasUmpan Balik Scanability Lama Penggunaan

saluranpotensi umpan balik

kompleksitas kapasitas

luasnya potensi kerahasiaan kemudahan

encodingkemudahan

decoding waktu

kendala ruang biaya kahangatan

pribadi formalitas scanability lama penggunaan

tatap muka 1 1 1 1 1 1 1 2 1 4 4 pengirim/ penerimatelepon 1 4 2 2 1 1 3 3 2 4 4 pengirim/ penerimaRapat kelompok 2 2 2 4 2 2 1 1 2 3 4 pengirim/ penerimapresentasi formal 4 2 2 4 3 2 1 1 3 3 5 penerimamemo 4 4 2 3 4 3 5 3 5 2 1 penerimasurat pos 5 3 3 2 4 3 5 3 4 1 1 penerimafaksimile 3 4 2 4 3 3 5 3 3 3 1 penerimapublikasi 5 4 2 5 5 3 5 2 4 1 1 penerimapapan reklame 4 5 1 5 3 2 2 4 5 3 1 penerimarekaman audio/ video 4 4 3 5 4 2 3 2 3 3 5 penerimahotline 2 5 2 2 3 1 4 2 3 3 4 penerimasurat elektronik 3 4 1 2 3 2 4 2 4 3 4 penerimakonferensi komputer 1 2 2 4 3 2 3 2 3 3 4 pengirim/ penerimasurat suara 2 4 2 1 2 1 5 3 2 4 4 penerima/ pengirimteleconference 2 3 2 5 2 2 2 2 3 3 5 penerima/ pengirimvideoconference 3 3 2 4 2 2 2 1 2 3 5 penerima

kriteriaComparrison Of Communication Methods

Catatan : peringkat berada pada skala 1-5 dimana 1 = Tinggi dan 5 = Rendah. Lama penggunaan menunjunkkan siapa yg mengendalikan penerimaan komunikasi. Pengirim/Penerima berarti pengirim dan penerima berbagi kontrol.Sumber : P.G.Clampitt. Communicating For Managerial Effectiveness (Newbury Park, CA : Sage Publications, 1991).

The Interpersonal Communication Process

Decoding Encoding

Feedback

MessageMaksud yang akan disampaikan

EncodingMengubah pesan menjadi simbol2

DecodingMenerjemahkan ulang pesan pengirim

ChannelMedia yang dilalui pesan

NoiseSegala gangguan yang terjadi pada penyampaian, penerimaan, atau umpan balik pesan

Mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah dan gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan makna

Penekanan seseorang pada kata-kata atau kalimat untuk menyampaikan maksud

komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata

Non Verbal Communicatio

n

Verbal Intonation

Body Language

Language

Filtering

Defensiveness

NationalCulture Emotions

Information Overload

Interpersonal Communication

FilteringManipulasi (pengubahan-pengubahan) informasi yang disengaja untuk membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima

Emotions

Information overloadKetika informasi melebihi kapasitas pengolahan seseorang.

Perasaan penerima ketika menerima pesan akan mempengaruhi cara ia menafsirkan pesan itu. Kita sering mengabaikan proses pemikiran yang rasional dan obyektif dan menggantikan dengan pertimbangan yang emosional.

DevensivenessKetika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk saling pengertian

LanguageKata-kata mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Dalam departemen yang berbeda sering mempunyai bahasa berbeda.

National culturePengaruh budaya, formalitas, terbuka, pola dan penggunaan imformasi dalam komunikasi.

Gunakan Umpanbalik

Menyederhanakan bahasa

Mendengarkan dengan aktif

Membatasi Emosi

Memperhatikan Isyarat Non verbal

Active Listening Behaviors

Types Of Organizational Communication

Formal CommunicationMengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan.

Informal CommunicationKomunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi. Sistem komunikasi informal memenuhi 2 tujuan dalam organisasi :

1) Memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi social

2) Meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternative, yang sering kali lebih cepat dan lebih efisien.

Direction Of Communication Flow

Upward

Downward

Lateral

Diagonal

Setiap komunikasi yang mengalir dari seoran manajer kepada para karyawan

komunikasi yang mengalir dari para karyawan kepada para manajer

Komunikasi yang terjadi diantara para karyawan pada tingkatan organisasi yang sama

Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi agar lebih efisien dan lebih cepat

Three Common Organizational Network And How They Rate On Effectiveness

Criteria

Types of Organizational Communication networks

Chain NetworkKomunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke bawah maupun ke atas.

Wheel NetworkKomunikasi mengalir melalui pimpinan kelompok untuk seluruh anggota kelompok.

All Channel Network

Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim kerja.

The GrapevineJaringan komunikasi organisasi yang informal dan seringkali efektif dalam setiap organisasi. Selentingan biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi di mana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

Benefits Of Grapevine 1) Menyediakan saluran informasi

yang tidak sesuai dengan saluran komunikasi formal.

2) Dampak dari informasi melalui jaringan komunikasi informal dapat diatasi dengan komunikasi yang terbuka dan jujur dengan karyawan.

a) Memungkinkan para manajer untuk memonitor kinerja individu dan kelompok

b) Memungkinkan para karyawan memiliki informasi yang lebih lengkap untuk membuat keputusan yang lebih cepat

c) Memberikan lebih banyak kesempatan pada para karyawan untuk berbagi informasi

How Technology Affects Managerial Communication

The Benefits Of information Technology

2 information technology development is very significant to communicate managerial

Network SystemMenghubungkan komputer individu dalam menciptakan jaringan organisasi untuk berkomunikasi dan berbagi informasi

Wireless Capacity

Aplikasi2 komunikasinya

Surat elektronik

Pesan instan

Blog & wiki

Pesan suara

Faksimile

Konferensi suara

Konferensi Video

Internet

Teknologi komunikasi nirkabel memiliki kemampuan untuk meningkatkan kerja para manajer dan karyawan. Akses internet tersedia melalui hot spot, wi-fi, dan wimax, yang merupakan lokasi dimana pengguna mendapatkan akses nirkabel.

How Technology Affects Organization

Para karyawan yang bekerja dalam kelompok atau sebagai individu membutuhkan informasi untuk membuat keputusan dan untuk melakukuan pekerjaan mereka.

The Benefits Of information Technology for organization

1) Menghilangkan kendala waktu dan jarak

2) Memungkinkan untuk berbagi informasi

3) Mengintegrasikan pengambilan keputusan dan pekerjaan

Chapter 14.2

What is ?Controlling

proses mengawasi (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja

The purpose of controluntuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Why is control important ?Planning

Pengendalian itu penting karena pengendalian membantu manajer mengetahui apakah tujuan perusahaan telah tercapai.

Enpowering Employeessistem pengendalian yang efektif dapat memberi informasi dan umpan balik atas kinerja karyawan sehingga meminimalkan timbulnya masalah.

Proctecting the workplacePengendalian menyeluruh dan rencana cadangan dapat meminimalkan gangguan kerja.

Tautan perencanaan pengendalian

Controlling

Proses 3 tahap, yaitu mengukur kinerja actual, membandingkan kinerja actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau untuk mengetahui ketidak sesuaian dengan standar. Proses pengendalian mengamsusikan standar kinerja sudah ada lebih dulu. Standar adalah tujuan-tujuan spesifik yang dibuat selama proses perencanaan.

how We Measure ?4 pendekatan yang digunakan manajer dalam mengukur dan melaporkan kinerja actual adalah

Step 1. measuring

What we measure ?Karyawan

Kepuasan Perputaran karyawan Absensi

Penganggaran Pengeluaran Biaya penjualan

Langkah ini menentukan perbedaan antara kinerja aktual dan standar. Meski variasi kinerja sudah dapat diduga dalam semua aktifitas, perlu ditentukan batasan variasi (range of variation) yang dapat diterima

Step.2 ComparringContoh menentukan variasi yg

signifikan

Step. 3 Taking Managerial ActionManajer dapat memilih dari 3 kemungkinan tindakan :

Doing NothingCorrecting Actual Performance

jika pekerjaan yang tidak memuaskan adalah alasan dari perbedaan kinerja. Manajer dapat mengoreksinya dengan menerapkan program pelatihan, mengambil langkah-langkah disipliner, mengubah struktur kompensasi dan sebagainya. Satu keputusan yang harus diambil oleh manajer adalah

Immediate Corrective Action yaitu mengoreksi masalah saat itu juga agar segera kembali pada jalurnya.

Basic Corrective Action), yaitu melihat bagaimanadan mengapa kinerja menyimpang

Revising the standard

Memeriksa apakah standar tersebut realistis, adil dan dapat dicapai

Set ulang target yg awalnya ditetapkan

Pada beberapa kasus, penyimpangan adalah hasil dari standar yang tidak realistis, tujuan yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Dalam situasi itu, yang membutuhkan tindakan korektif adalah standarnya, bukan kinerjanya, langkah2nya adalah

Bagan disamping merangkum keputusan yang dibuat manajer dalam pengendalian. Standar adalah tujuan yang dikembangkan selama proses perencanaan. Tujuan ini memberikan dasar bagi proses pengendalian, yang melibatkan pengukuran kinerja actual dan membandingkannya dengan standar. Tergantung dari hasilnya keputusan manajer adalah untuk tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja dan merevisi standar.

Managerial Decisions in the control process

What Is Performance?

hasil akhir dari sebuah aktivitas

What Is Organizational Performance?

Hasil akumulatif dari semua aktivitas kerja dalam perusahaan.

Organizational Productivity

Pada akhirnya produktivitas adalah ukuran dari seberapa efisien karyawan melakukan pekerjaan mereka .

Produktifitas adalah jumlah barang atau jasa yang diproduksi dibagi input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output. Organisasi dan masing-masing unit kerja ingin menjadi produktif. Mereka ingin memproduksi banyak barang dan jasa menggunakan sedikit input

Output diukur dengan pendapatan yang diterima perusahaan ketika barang dijual (harga jual x jumlah barang terjual).

Input diukur dengan menghitung biaya perolehan dan biaya mengubah sumber daya menjadi output.

Semua manajer harus mengetahui pengukuran yang mana akan memberikan informasi yang dibutuhkan bagi kinerja organisasi. Pengukuran yang umun digunakan antara lain meliputi :

Organizational Effectiveness

pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai

Industry And Company Ranking’sMempelajari peringkat merupakan cara yang umum bagi manajer untuk mengukur kinerja perusahaan. peringkat ditentukan oleh pengukuran kinerja secara spesifik yang berbeda disetiap daftarnya. Contohnya, majalah fortune memilih perusahaan mana yang berhak masuk dalam daftar “tempat bekerja terbaik” dengan mempelajari respons yang diberikan oleh ribuan karyawan yang terpilih secara acak dalam sebuah kuesioner berjudul “indeks tempat terbaik untuk bekerja” materi diberikan oleh ribuan manajer perusahaan. Peringkat-peringkat tersebut memberikan indicator bagi manajer dalam menilai kinerja perusahaan dan perbandingannya dengan perusahaan lain

Feedforward, Concurrent And Feedback ControlFeedforward Control

Pengendalian feedforward mencegah masalah karena pengendalian dilakukan sebelum aktivitas sebenarnya. Kunci pengendalian feedforward adalah mengambil tindakan manajerial sebelum terjadi masalah. Dengan begitu masalah dapat dicegah dan bukan memperbaiki setelah timbul kerusakan

Concurrent ControlPengendalian ini dilakukan selama aktivitas pekerjaan berlangsung. Bentuk yang paling dikenal dari pengendalian concurrent adalah supervisi langsung. Istilah lainnya management by walking around (MBWA), yaitu keberadaan manajer didaerah kerja berinteraksi langsung dengan para karyawan. Semua manajer dapat mengambil manfaat dari pengendalian concurrent karena pengendalian itu membantu mereka memperbaiki kesalahan sebelum menjadi lebih memakan biaya.

Feedforward, Concurrent And Feedback ControlFeedback Control

Pada pengendalian feedback, pengendalian dilakukan setelah aktifitas dilakukan. Kerusakan telah terjadi, meskipun perusahaan mengoreksi ketika telah terjadi masalah, itulah masalah utama jenis pengendalian ini. Disaat manajer mengetahuinya, masalah telah terjadi sehingga menyebabkan kerusakan atau terbuang sia-sia. Pengendalian feedback memiliki 2 keunggulan yaitu :

Feedback memberikan informasi yang berarti bagi manajer mengenai keefektifan usaha perencanaan yang mereka lakukan

Feedback dapat meningkatkan motivasi

Manajer yang mengukur pengendalian keuangan dengan cara tradisional memasukan analisis rasio dan analisis anggaran. Beberapa rasio

Financial Control

Traditional Control

Rasio-rasio ini dihitung menggunakan informasi tertentu dari 2 laporan keuangan utama perusahaan (Neraca dan laporan laba-rugi). Yang kemudian dinyatakan dalam presentase atau rasio

Balance scorecardBSC berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard (kartu skor). Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan antara performance keuangan dan non-keuangan, performance jangka pendek dan performance jangka panjang, antara performance yang bersifat internal dan performance yang bersifat eksternal. Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance seseorang. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh seseorang di masa depan. Manajer dapat menggunakan pendekatan balance scorecard untuk mengevaluasi kinerja organisasi lebih dari sekedar perspektif keuangan. Balance scorecard melihat secara tipikal 4 area yang menyumbang kinerja perusahaan yaitu :

Keuangan Pelanggan Proses Internal Aset/manusia/inovasi/perkembangan

Purposes of information Controls

Sebagai perangkat untuk membantu manajer mengendalikan aktivitas perusahaan

Manajer membutuhkan informasi yang benar pada saat yang tepat dan dalam jumlah yang tepat untuk mengawasi dan mengukur aktifitas dan kinerja organisasi. Dalam mengukur kinerja actual, manajer memerlukan informasi tentang apa yang terjadi di area yang menjadi tanggung jawab manajer dan standarnya, agar dapat membandingkan kinerja actual dengan standarnya. Mereka juga mengandalkan informasi untuk menentukan apakah penyimpangan masih dapat diterima.

Sebagai area organisasi, manajer perlu mengendalikan.

Informasi sangat penting bagi apapun yang dilakukan organisasi, manajer harus memiliki pengendalian yang komprehensif dan aman untuk melindungi informasi.

Management Information SystemSistem informasi manajemen (MIS) adalah sistem yang digunakan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer secara teratur. MIS berfokus secara spesifik untuk menyediakan :

InformasiData yang telah diproses dan dianalisis

DataFakta yg belum dianalisis

BenchmarkingPencarian Praktik Terbaik Yang Menjadikannya Unggul Diantara Pesaing Dan Non Pesaing. Tujuan Dari Benchmarking Ini Adalah Membuat Tolok Ukur (Benchmark).

Benchmarkstandar kesempurnaan sebagai dasar pengukuran dan perbandingan. Pengertian paling sederhananya, tolok ukur berarti belajar dari orang lain. Sebagai perangkat untuk pengawasan pengukuran kinerja perusahaan, tolok ukur dapat digunakan untuk mengindetifikasi senjang kinerja spesifik dan potensi area pengembangan.