HAND OUT

HAND OUTNama Mata Kuliah

Kode Mata Kuliah

Bobot SKS

Jurusan/ Fakultas

Pengampu

Tujuan Instruksional Umum: Komunikasi Bisnis

: SPK 323

: 3 SKS

: Ilmu Komunikasi/Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

: S. Bekti Istiyanto, S.Sos

: Mahasiswa akan mampu menggunakan konsep komunikasi di dalam dunia bisnis

PERTEMUAN 1 dan 2

Topik Kuliah Kontrak Pembelajaran

Pengantar Komunikasi Bisnis

Materi Kuliah Aturan Main Perkuliahan

Dasar-dasar komunikasi Bisnis

Tujuan Instruksional Khusus1. Dapat menjelaskan keterkaitan dunia bisnis dengan Ilmu Komunikasi

2. Dapat menjelaskan dasar-dasar komunikasi bisnis yang ada

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan faktor yang sangat penting. Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau customer atau pihak manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.

Pengertian sederhana dari komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal dan nonverbal (Djoko Purwanto :1997).

Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan dan menerima suatu pesan. Mereka harus tahu bagimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti, bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih menarik dan menggairahkan, bagaimana mengajak komunikan (lawan proses komunikasi/bicara) untuk ikut serta secara aktif, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan pembicaraan yang hangat, apakah pesan yang disampaikan secara oral atau written. Disinilah kemampuan berkomunikasi baik secara verbal dan nonverbal patut diketahui.

Komunikasi Verbal

Verbal communication merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan (Djoko Purwanto;1997). Seperti contoh berbicara dengan orang lain, menelepon kawan, presentasi makalah, membacakan puisi, membaca surat kabar, mendengarkan radio dan menonton televisi. Komunikasi verbal walaupun lebih kecil presentase keberhasilannya -bahkan menurut Ross hanya 35 %- dibanding komunikasi nonverbal, tetaplah dibutuhkan karena ada beberapa situasi yang tidak bisa disampaikan komunikasi kita secara nonverbal. Melalui komunikasi ini diharapkan orang akan memahami apa yang disampaikan komunikator secara apa adanya. Komunikan diharapkan membaca atau mendengar apa yang dikatakan.

Seorang pelaku bisnis dituntut bisa menggunakan penyampaian pesan dengan menggunakan tulisan dan ucapan dan kemampuan menerima pesan dengan menggunakan pendengaran dan bacaan :

a. Berbicara dan Menulis

Orang lebih menyukai mengirimkan pesan dengan berbicara daripada menulis dengan alasan kepraktisan. Padahal ada pesan-pesan yang harus disampaikan dengan menggunakan tulisan karena alasan tingkat penting dan kekomplekskan pesan itu sendiri. Seperti press release, yang harus diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan pengetikan pesan. Penggunaan formula dasar penyampaian pesan juga tidak boleh diabaikan karena bisa fatal pengaruhnya bila terdapat salah penafsiran/pengutipan.

Tulis menulis itu bukanlah semata-mata pekerjaan biasa tapi suatu kombinasi pekerjaan otak yang didukung dengan kemampuan untuk memadukan ide, pengetahuan dan kemampuan bahasa yang baik, berwawasan luas dan penuh kreatifitas mengolah suatu berita, press release, artikel atau feature secara padat dan singkat, tetapi menarik bagi pembacanya atau tagret audience-nya (Rosady Ruslan;1998).

Bagaimana seorang pelaku bisnis menulis secara jelas, informatif, sistematis dan sederhana yang menarik tersebut harus membutuhkan dukungan fakta yang aktual dan faktual, data, informasi serta bacaan/kepustakaan atau referensi yang lengkap, hasil riset, diskusi, seminar, presentasi, dsb. Dari sini pelaku bisnis membutuhkan kemampuan menerima informasi.

b. Mendengarkan dan Membaca

Disini diperlukan seorang pelaku bisnis yang bisa menggunakan keterampilan mendengar yang baik. Ada kecenderungan orang lebih menyukai menerima daripada menyampaikan informasi. Sayangnya kebanyakan pelaku bisnis tidak bisa menggunakan kemampuan mendengar secara optimal.

Kemudian kemampuan membaca, disini diperlukan secara khusus cepat membaca, tepat menafsirkan dan benar dalam memberikan respon.

Komunikasi Nonverbal

Seperti telah dijelaskan di atas bahwa dalam komunikasi bisnis sangat pula diperlukan komunikasi nonverbal. Bentuk komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari. Apalagi perbedaan daerah, pendidikan, ruang lingkup sosial akan mempunyai latar belakang yang berbeda, bisa menyebabkan penafsiran atas sesuatu yang tidak sama pula sehingga pemahaman akan komunikasi nonverbal tetaplah merupakan suatu kondisi yang harus dipelajari, apalagi dalam dunia bisnis.

Pentingnya komunikasi nonverbal antara lain :

1. Penyampaian pesan yang didasarkan akan perasaan dan emosi akan sangat kelihatan alami

2. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi atau menegaskan kejujuran pembicara

3. Bersifat efisien

Sementara tujuan komunikasi nonverbal adalah :

1. memberi informasi

2. mengatur alur percakapan

3. ekspresi emosi

4. memberi sifat, melengkapi pesan-pesan verbal

5. mempengaruhi orang lain

6. mempermudah tugas-tugas khusus

Dalam pelaksanaan berkomunikasi baik verbal dan nonverbal seringkali tidak semua pesan dapat diterima dan dimengerti dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor yang harus diketahui adalah :

1. Masalah dalam mengembangkan pesan dikarenakan munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima. Juga adanya pertenatangan emosi, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan.

3. Masalah dalam menerima pesan dapat terdeteksi seperti persaingan antara penglihatan dengan pendengaran/suara, suasana yang tidak nyaman, lampu yang mengganggu, konsentrasi yang tidak terpusat.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan dipengaruhi oleh perbedaan latar belakang, penafsiran kata dan perbedaan reaksi emosional.

PERTEMUAN 3, 4 dan 5

Topik Kuliah Komunikasi antar persona dalam dunia bisnis

Materi Kuliah Komunikasi antar persona

Konsep diri

Mengenal konflik

Tujuan Instruksional Khusus1. Dapat menjelaskan pemahaman komunikasi antar persona dalam lingkup dunia bisnis

2. Dapat menjelaskan dasar-dasar hubungan yang positif dengan mengethaui konsep diri dan konflik

Seperti yang sudah disamapaikan dalam perkuliahan Komunikasi Antar persona sebelumnya bahwa KAP adalah komunikasi yang terjadi terutama diantara dua atau beberapa orang yang bersifat alamiah dan dapat menghasilkan suatu hubungan produktif secara terus menerus. Bila komunikasi intrapersona mengacu pada pesan-pesan yang dikirim oleh orang secara intern (pemikiran), yang seringkali berhubungan dengan diri mereka sendiri (evaluasi diri).

Keberhasilan prestasi kerja menurut Curtis, Winsor dan Stephens juga dipengaruhi keahlian komunikasi antarpersona dan keahlian hubungan manusia diikuti oleh keahlian komunikasi lisan. Tentu saja ini bisa dimengerti bila kita mengetahui komunikasi antar persona secara efektif.

Konsep Diri

Salah satu komponen utama dalam studi komunikasi antarpersona adalah konsep diri atau kepastian diri yang positif. Myers dan Myers (1988) menyatakan bahwa penghargaan adalah suatu perasaan yang dapat kita peroleh pada saat tindakan kita sesuai dengan kesan pribadi kita dan pada saat kesan khusus mengira-ngira suatu versi yang diidealkan mengenai bagaimana kita mengaharapkan diri kita sendiri. Sedang Goss dan OHair (1988) menunjukkan bahwa suatu konsep diri mengacu pada bagaimana kita menilai diri kita sendiri, seberapa besar kita berpikir bahwa diri kita berharga sebagai seseorang. Jadi penghargaan diri lebih merupakan suatu persepsi evaluasi publik daripada konsep diri. Konsep diri merupakan evaluasi yang lebih pribadi. Dan pesan-pesan intern mengenai diri kita (konsep diri dan penghargaan diri) dalam kadar yang besar, mengarahkan kita merasakan diri kita dalam berhubungan dengan orang lain. Atau semakin bagus kita mengenal konsep diri kita akan semakin bagus pula hubungan sosial kita dengan orang lain.

(Ada beberapa teori yang perlu kita ingat untuk materi ini yaitu Johary Window, Interaksi Simbolik dan Analisa Transaksional).

Konsep diri merupakan faktor yang penting dalam komunikasi antarpersona. Konsep diri yang positif akan mendukung keberhasilan komunikasi dengan orang lain. Untuk itu ada beberapa kriteria konsep diri yang positif yaitu :

1. Memiliki keyakinan akan kemampuan mengatasi berbagai masalah, bahkan ketika mengalami kegagalan.

2. Merasa sama dan setara dengan orang lain.

3. Menerima pujian tanpa rasa malu atau berpura-pura rendah hati dan menerima penghargaan tanpa rasa bersalah.

4. Memiliki kemampuan untuk memperbaiki diri.

5. Menyadari bahwa setiap orang memiliki persaan, keinginan dan perilaku yang tidak seluruhnya disetujui masyarakat.

Sedangkan konsep diri yang negatif ditandai dengan :

1. Tidak tahan menerima kritik, mudah marah, menganggap koreksi orang lain tentang dirinya sebagai usaha untuk menjatuhkan harga dirinya.

2. Di satu segi sangat responsif terhadap pujian namun di satu segi sangat kritis terhadap orang lain, tidak sanggup menerima kelebihan orang lain.

3. Enggan untuk bersaing atau berkompetisi dengan orang lain.

4. Cenderung merasa tidak disenangi, tidak diterima, dan tidak diperhatikan orang lain (Budyatna dan Nina M;1994).

Faktor-faktor yang mempengaruhi konsep diri yaitu :

1. Orang lain

2. Kelompok acuan (reference group)

Konflik

Dalam dunia bisnis terjadinya konflik merupakan suatu keseharian. Artinya tidak ada kondisi yang bisa menjamin seseorang pelaku bisnis terbebas dari konflik. Karena konflik sendiri muncul dalam berbagai bentuk dan dengan aneka penyebab. Bagaimanapun konflik adalah bagian dari proses komunikasi antarpersona.

Konflik adalah suatu kondisi yang bisa terjadi kapanpun dan dimanapun untuk itu, tidak perlu buat para pelaku bisnis untuk menghindari atau menjauhinya. Karenanya walaupun konflik bisa menjadi kondisi yang menguntungkan, pemahaman akan konflik tetap kita butuhkan sehingga ketika muncul konflik yang bersifat merusak dan mengganggu bisa mengatasinya. Menurut Miller dan Steinberg ada tiga asumsi menegani konflik yaitu :

1. Konflik tidak dapat dielakkan, sifat alamiah dan tergantung dari hubungan yang terjadi.

2. Konflik tidak mesti selalu buruk, justru ada konflik yang bermanfaat dalam suatu hubungan.

3. Konflik muncul karena berbagai penyebab dan dalam berbagai bentuk, karenanya setiap konflik harus ditangani secara berbeda-beda.

Dampak yang paling serius dari terjadinya konflik adalah dapat melemahkan konsep diri seseorang. Jika seseorang secara teurs menrus tidak mampu mengatasi konflik yang m,enimpanya, persepsinya tentang kemampuan dirinya mengontrol lingkungan menjadi negatif. Jika konflik ini makin tidak dapat ditangani, ia akan mulai menyerang konsep diri orang lain atau menyalahkan orang lain. Ini jelas akan berefek panjang pada suatu hubungan antarpersona.

Meskipun begitu konflik tetap mempunyai keuntungan seperti ditulis Allan Filley dalam Interpersonal Conflict Resolution memiliki empat nilai yaitu :

1. Dapat mengurangi kesempatan munculnya konflik yang lebih besar.

2. Dapat menggiring kita untuk mencari cara baru, informasi baru, dan cara pandang baru dalam menghadapi konflik.

3. Minimal secara kelompok akan meningkatkan kepaduan kelompok.

4. Konflik akan memberikan kesempatan bagi pelakunya untuk mengukur kemampuan atau kekuatannya.

Bahkan menurut Braiker dan Kelly (1979) konflik merupakan bagian dari tumbuhnya suatu hubungan bila :

1. Konflik bisa mengilhami pelakunya untuk mengubah cara berpikir mereka ke arah yang inovatif dan menguntungkan.

2. Menambah komitmen dari masing-masing pihak pelaku konflik atau merasa lebih terikat.

3. Setelah konflik terselesaikan, masing-masing pihak akan menjadi lebih akrab.

4. Dari adanya konflik yang terjadi, para pelaku yang berhubungan berusaha untuk mengembangkan suatu aturan main utnuk dapat menyelesaikan konflik yang terjadi di masa mendatang.

5. Sebagai sumbangan dalam hubungan antarpersona bahwa hubungan yang terjadi merupakan suatu hal yang unik, karenanya penyelesaian konflik dalam suatu hubungan sudah pasti berbeda dengan pasangan individu lainnya.

Bagaimana penyelesaian konflik dalam lingkup dunia bisnis yang perlu dilakukan? Dalam dunia manajemen dikenal istilah win-win solution yaitu penciptaan situasi yang saling menguntungkan antara para pelaku konflik sehingga dampak negatif yang muncul bisa diredam. De Vito (1989) menggambarkan model humanistis dari suatu komunikasi antarpersona yang efektif yang dapat diberlakukan untuk memanajemeni konflik yang ada yaitu :

1. keterbukaan

2. empati

3. sikap mendukung

4. sikap positif

5. kesamaan

PERTEMUAN 6 dan 7

Topik Kuliah Komunikasi dalam organisasi bisnis

Materi Kuliah Hubungan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis

Pola komunikasi yang ada di Organisasi bisnis

Cara mengelola komunikasi

Meningkatkan ketrampilan komunikasi

Tujuan Instruksional Khusus3. Dapat menjelaskan pentingnya komunikasi dalam organisasi bisnis

Komunikasi dalam organisasi bisnis

Menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi yaitu :

1. Ukuran organisasi (size)

2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)

3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)

4. Kondisi sumber daya (input of resources)

5. Komunikasi (communication)

6. Target hasil (output of organization)

komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama, komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua, berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku organisasi.

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektifitas dan efisiennya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempegaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

Melalui proses komunikasi anggota organiaasi dapat saling bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Dalam organisasi komunikasi mempunyai dua fungsi penting yaitu :

1. Dengan komunikasi memungkinkan pertukaran informasi

2. Dengan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya

Berbagai bentuk pertukaran informasi dapat dilaksanakan seperti :

Menetapkan tujuan

Membuat dan mekasanakan keputusan

Mengukur hasil

Merekrut dan mengembangkan staf

Berurusan dengan konsumen

Melakukan negoisasi dengan pemasok dan pemberi pijaman

Memproduksi produk

Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola Komunikasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan nonformal.

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan wewnangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya, pola transformasinya dapat berbentuk downward communication, upward communication, horizontal communication dan diagonal communication.Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Menurut Katz dan Kahn, ada lima tujuan pokok yaitu :

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2. Memberin informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional

4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunuikasi ini adalah kemungkinan terjadinyua penyaringaninformasi atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan.

Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akans angat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para manajer harus memiliki rasa percaya kepada para bawahannya.

Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan saluran komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan paratemanya yang berbeda departemen terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan.

Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level (tingkat) organisasi yang berbeda. Jenis ini mempunyai keuntungan yaitu :

1. Penyebaran informasi bisa lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional/konservatif

2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit dikendalikan secara efektif.

Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting bagi organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering menbuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses penmgambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/dilewati sebelum langsung ke pengambil keputusan. Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalah pahaman.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus.

Beberapa ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki oleh para pelaku bisnis adalah :

Membaca

Mendengarkan

Membuat atau melakukan percakapan yang manarik

Melakukan wawancara

Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil

Berpidato dan melakukan presentase

Menulis surat, memo dan laporan

PERTEMUAN 8 dan 9

Topik Kuliah Pesan-pesan Bisnis

Materi Kuliah Perencanaan pesan-pesan bisnis

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis

Revisi pesan-pesan bisnis

Tujuan Instruksional KhususMahasiswa dapat menerangkan pesan-pesan bisnis

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga tujuan yaitu :

informing maksudnya untuk memberi informasi

persuading yaitu memberi persuasi

coolaborating yaitu melakukan kolaborasi dengan audience

Untuk bisa merealisasikan tujuan komunikasi bisnis yang akan dilakukan tentu saja diperlukan tahapan perencanaan pesan apa yang harus diberikan kepada pihak lain.

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secar menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Dengan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu :

a. Perencanaan ; seperti tujuan komunikasi, siapa audience yang akan menerima, ide pokok, pesa-pesannya, saluran yang akan digunakan. Termasuk kemampuan retorika yang digunakan.

b. Komposisi ; erat dengan penyususn kata-kata, kalimat dan paragraf. Maka penggunaan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima akan memudahkan pencapaian tujuan.

c. Revisi ; penelaahan kembali apakah sudah sesuai dengan yang dimaksud atau belum.

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Kadangkala dalam organisasi bisnis pesa-pesan bisnis yang disampaikan oleh para pimpinan kepadapara bawahan sering tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Ada empat penyebab terjadi kondisi yang demikian :

1. bertele-tele

2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

3. penyajian ide-ide secara tidak logis

4. informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Untuk itu pengorganisasian suatu pesan merupakan hal yang dicermati seperti :

1. Subjek dan tujuan harus jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Revisi ini diperlukan agar pesan-pesan yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang, untuk menghindari kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan, sehinggan sesuai dengan yang dikehendaki.

Beberapa hal yang harus ditelaah ul;ang adalah isi maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk penggunaan kata hjendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.

PERTEMUAN 10,11 dan 12

Topik Kuliah Penulisan Resume

Penulisan Surat Lamaran Kerja

Materi Kuliah Penulisan Resume

Penulisan Surat Lamaran Kerja

Tujuan Instruksional KhususMahasiswa dapat membuat sebuah resume dan surat lamaran kerja yang sesuai

Resume

Resume atau daftar riwayat hidup memang bukanlah suatu hal baru tapi seringkali kita mendapati penulisan resume yang sekadarnya atau asal-asalan. Jadi untuk bukti tapi tidak menarik minat yang membacanya. Padahal KC Bay menjelaskan resume pada intinya adalah sangat penting karena dengan resume sebenarnya merupakan presentase penjualan diri kita. Dalam resume menag tercakup semua fakta yang relevan dengan kita seperti latar belakang, kualifikasi, dan pengalaman kerja atau organisasi yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami, dan menarik minat dan perhatian para pembacanya.

Secar umum resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang, yang disusun secara rapi, teratur dan menarik perhatian pembacanya. Melalui resume diharapkan pimpinan suatu organisasi/perusahaan dapat mengetahui kemampuan kita, walaupun belum pernah bertemu dengan kita. Karena itu penulisan resume harus diperhatikan dengan betul dan dibuat semenarik mungkin. Ada tiga tahapan mempersiapkan resume yang baik :

1. Pencarian informasi penting : berupa analisis diri (sef analysis); berisi kelebihan dan kelemahan kita, analisis karir (career analysis) ; berisi analisis terhadap karir yang ingin kita pilih, dan analisis pekerjaan (job analysis); berisi analisis terhadap faktor-faktor yang berkaitan dengan pekerjaan.

2. Perencanaan Resume : resume merupakan sarana untuk mengarahkan wawancara sesuai dengan resume yang kita buat untuk itu informasi tentang tujuan karir, informasi pribadi dan referensi orang yang dapat dikenal dan dihubungi merupakan hal yang sangat penting.

3. Pembuatan Resume : secara umum ada yang mengklasifikasikan resume dengan beberapa jenis tapi dari semuanya harus tercakup nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi (seperti pendidikan tertinggi, skills, hobi, penghargaan, keanggotaan sosial) dan referensi tokoh yang mengenal kita dengan baik.

Resume yang baik memenuhi empat hal seperti neatness (kerapian), simplicity (kesederhanaan), accuracy (keakuratan) dan honestly (kejujuran).

Penulisan Surat lamaran Kerja

Dalam menulis surat lamaran kerja kita menceritakan kemampuan-kemampuan yang sesuai atau cocok dengan posisi yang ditawarkan atau dibutuhkan oleh perusahaan, apa yang dapat kita kerjakan. Untuk itu, poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan tertentu harus dikemukakan.

Secara umum ada tiga paragraf yang biasanya digunakan dalam menulis surat lamaran kerja yaitu :

Paragraf pembuka dengan inti mengemukakan maksud lamaran kerja yang kita buat.

Paragraf pertengahan berintikan kualifikasi kita yang sesuai dengan pekerjaan yang ada. Usahakan penjelsan di paragraf ini benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire). Perlu diduskusikan kualifikasi kita tentang pendidikan, pengalaman, sikap, minat, aktifitas dan kualitas kita, dari sudut pandang pembaca.

Paragraf penutup umumnya berisi harapan tindakan sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Kita dengan jelas menytakan keinginan untuk melakukan wawancara sesuai waktu yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang kita lamar. Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubungi kita perlu kita sampaikan alamat, nomer telpon atau facimile, e-mail secara jelas dan lengkap.

Penting untuk kita ketahui hal-hal yang perlu diperhatikan seperti :

a. Kualifikasi atau pengalaman kerja sesuai dengan posisi pekerjaan

b. Tonjolkan hal-hal yang posistif

c. Tekankan perbedaan dengan pelamar lain

d. Jangan melamar di luar kemampuan

e. Tidak hasil fotocopy

f. Jangan menggunakan kata-kata bombastis dan memelas kasihan orang

g. Jangan memberi komentar langsung atas karakter kita.

PERTEMUAN 13 dan 14

Topik Kuliah Wawancara

Materi Kuliah Persiapan wawancara yang baik

Saat pelaksanaan wawancara

Tujuan Instruksional KhususMahasiswa dapat menjelaskan bagaimana mempersiapkan dan melaksanakan wawancara yang baik

Arti Penting Wawancara

Wawancara merupakan salah satu cara yang teramat penting bagi suatu perusahaan untuk menyaring pelamar yang ada. Bisa jadi karena banyaknya pelamar dan ketatnya seleksi dari perusahaan untuk dapat menempati sebuah posisi dalam perusahaan tersebut dapat dilakukan wawancara lebih dari satu kali.

Untuk itu, persiapan menghadapi wawancara juga termasuk hal yang penting sehingga kesan yang baik akan menimbulkan keyakinan pewawancara kepada kemampuan kita.

Aspek-aspek kepribadian juga merupakan hal yang penting untuk kita siapkan seperti :

Penampilan secara fisik

Gerak-gerik dan sopan santun

Nada suara (tone voice)

Inisiatif

Rasa percaya diri

Kebijaksanaan

Tanggap dan kerja sama

Ekspresi wajah

Kemampuan berkomunikasi

Sikap terhadap pekerjaan

Selera humor

Pada intinya wawancara dilakukan berkaitan dengan surat lamaran kerja dan resume yang kita bikin. Tapi perlu untuk kita ketahui pekerjaan dan perusahaan yang kita masuki itu seperti apa. Bukan karena sekadar kerja kita tidak tahu pekerjaan yang akan kita masuki lebih parah lagi kita tidak pernah tahu perusahaan itu ada dimana, kapan berdirinya, siap pemiliknya atau hal-hal lain yang terkait.

Terakhir terkait dengan surat wawancara adalah ucapan terima kasih setelah wawancara dilakukan. Bahkan kalau perlu dengan membuat ucapan terima aksih secara tertulis (thank you letters) kepada perusahaan atau pewanwancara meskipun kecil kemungkinan kita diterima. Ini perlu dilakukan sebagai bentuk penunjukkan penghargaan kita, atas waktu yang telah disediakan buat kita.

Untuk materi lain yang terkait dengan Komunikasi Bisnis perlu dipelajari materi tentang kepmimpinan, menyimak dalam dunia bisnis, manajemen kelompok, kemampuan presentase kerja dan tidak lupa kemampuan menggunakan media komunikasi yang semakin canggih.