TUGAS TERSTRUKTUR

KOMUNIKASI BISNIS

“Komunikasi Bisnis Dalam Organisasi”

DISUSUN OLEH:

1. Febri Dharmawan C1B0080922. Ahmad Rifqi Zuhdi C1B0080943. Stefani Dwi Sari C1B0081184. Titi Murwati C1B0081255. Rizki Satrio P. C1B008126

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONALUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

FAKULTAS EKONOMIMANAJEMEN

2011

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan

rahmat dan karunia Nya kepada kami dalam menyusun makalah yang berjudul

“Komunikasi Bisnis Dalam Berorganisasi” untuk memenuhi tugas Komunikasi

Bisnis yang diberikan oleh Ibu Siti Zulaikha sehingga dapat selesai tepat waktu.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna, oleh karena itu

kami mengharapkan sumbangan kritik serta saran yang membangun dari pembaca

agar untuk selanjutnya kami bisa menjadi jauh lebih baik.

Purwokerto, 15 Maret 2011

Penyusun

2

DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………………….. i

Kata Pengantar ………………………………………………………. ii

Daftar Isi …………………………………………………………....... iii

Bab I PENDAHULUAN

Bab II PEMBAHASAN

A.Hubungan Komunikasi ………………………………………. 3

B.Pola Komunikasi …………………………………………....... 5

C.Cara Mengelola Komunikasi………………………………….

3

BAB I

PENDAHULUAN

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui

sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku

atau tindakan.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau

informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang

positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi

dan apresiasi.

Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh

setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia

untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai

suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam

berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah

pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun

partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu

produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi

bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh

dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk

komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya

perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi

karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek,

pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media,

negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut

4

memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business

value).

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai

efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam

kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi

juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau

keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

5

BAB II

PEMBAHASAN

A. Hubungan Komunikasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat (lem) yang

memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama dapat melakukan

fungsinya dengan baik.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan adanya suatu proses

komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan.

Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1)

komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2)

komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang

terpisah dari anggota lainnya.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan

pertukaran informasi.

a. Menetapkan tujuan

Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat

formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang

terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah,

manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang

serius dan cukup matang. Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti

keuangan (financial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau

memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam

6

tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau

komunikasi antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.

b. Membuat dan melaksanakan keputusan

Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-

orang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung

terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk

membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus

mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai

pilihan atau alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang

lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus

dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur prestasi kerja

Saat keputusan telah dilaksakan manajemen perlu melakukan pengukuran untuk

mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi

kerja mencakup beberapa faktor antara lain biaya, penjualan, pangsa pasar,

produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada.

d. Merekrut dan mengembangkan staf

Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang ia harus mengumumkan secara

terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga

dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang

tersedia. Selanjutnya karyawan baru perlu dperkenalkan dengan staf organisasi.

e. Pelayanan pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan

eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi baik dalam

bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama

7

kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak dan berbagai bentuk simbol seperti

dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk

komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan

dengan pelanggan.

f. Negoisasi dengan pemasok

untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan

perlu mengadakan negoisasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman. Setelah

mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin

memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang

terkait.

g. Membuat produk

Untuk menuangkan ide mengenai produk baru kemudian menempatkannya dalam

proses produksi sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan

diperlukan komunikasi.

h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam perusahaan tetapi juga antara perusahaan

dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat , pemerintah sudah seharusnya

melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah pemerintah menyusun

peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari

tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan

dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah

minimum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja , pencemaran

lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.

8

B. Pola Komunikasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak

dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang

dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau

berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki

beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara

langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan

perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka

penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup

rumit.

Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi

formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal

(informal communications channel).

1. Saluran komunikasi formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak

berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas

tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian

informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan,

maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke

bawah, komunikasi dari bawah keatas, komunikasi horizontal, dan komunikasi

diagonal.

a. Komunikasi dari atas ke bawah

Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, umumnya terkait dengan tanggung

jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang

9

menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk

mengrahkan, mengkordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan

berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Oleh karena berbentuk perintah,

instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan oleh para bawahannya, maka perlu

penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah untuk

dipahami. Sebagai contoh, informasi yang berasal dari manajemen umum

disampaikan ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik, selanjutnya baru

sampai ke karyawan.

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan.

Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara

supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok.

Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tuilisan seperti

memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan

pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.

Komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

2. Untuuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

4. Untuk memberikan umpan baliki pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

5. Untuk menyajikan mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi

menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah

kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang

ditujukan kepara bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para

bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.

10

b. Komunikasi dari bawah ke atas

Utnuk memecahkan masalah-masalah dari suatu organisaasi dan mengambil

keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi

yang berasal dari bawah. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses

pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan

organisasi.

Untuk mencapai suatu keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer

harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalau tidak,

informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena

yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi

tersebut.

Salah satu kjelelmahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya

kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik

saja (abs/asal bapak senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai

kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak

disampaikan. Hali ini desbabkan karena para bawahan beranggapan bahwa

dengan melaporkan hal-hal yang baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan

posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu ornaginsasi tersebut.

c. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral

(lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian

yang memiliki possisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan

komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, memperngaruhi, dan

memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memililiki

kedudukan sejajar.

11

Komunikasi horizontal berifat kordinatif diantara mereka yang memiliki posisi

sederajat, baik di dalam satu departemen maupun dia antara departemen.

Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian

atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan

yang cukup besar. Tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja sendiri-sendiri

tanpa harus tergantung dengan bagian lainnya, maka komunikasi horizontal akan

minim atau jarang dipakai.

d. Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi

yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran

dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara

manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan

bagian penelitian.

Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukan bahwa, komunikasi

lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu

organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan di antara

bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :

1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dari pada bentuk komunikasi

tradisional.

2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu

menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal

dapat menganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.

12

Disampaing itu, komunikasi diagonal di suatu organisasi besar sulit dikendalikan

secara efektif.

Keterbatasan komunikasi formal

Meskipuin saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar,

namun ia memiliki dampak yang kurang menguntungkna baik dari sudut pandang

individual maupun perusahaan.

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering

membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai

keterbatasn untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut

pandang perusahaan, masalah terbesar dengan komunikasi formal adalah

kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level

yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat

menggambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman. Salah satu cara

mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi dalam komunikasi adalah mengurangi

jumlah tingkatan atau level dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan

dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya

kesalahpahaman. Struktur organisasi flat atau mendatar dengan tingkatan

organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of

control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu

organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan,

dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan

biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar,

keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, kadangkala mereka juga

bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasi.

13

C. Cara Mengelola Komunikasi

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih

banyak daripada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan

memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat dari

kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimumkan biaya

tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber(uang

dan bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya

pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Disamping itu,

organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk

mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah

surat bisnis dapat diselesaikan.

b. Instruksi yang Jelas

Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat

dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal

ini manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang

dalam organisasi mengetahui apa yang harus dilakukanya. Orang-orang yang

bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami

kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga dapat

menghindarkan dirinya dari kesalahan dalam memberi instruksi. Komunikator

juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan

yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan.

14

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila

manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan

pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang

menajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang

lain.

d. Melatih PetugasSeorang yang memegang pensil tidak harus menjadi penulis yang baik, seorang

yang memilik suara yang menarik juga tidak selalu dapat menjelaskan sesuatu

dengan jelas kepada khalayak. Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan

untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-

orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat dengan masalah

komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan

falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan

memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga

komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa,

tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya

krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Semakin besar tantangan yang harus

dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan yang dibutuhkan. Beberapa contoh

kejadian yang menimpa suatu organisasi perusahaan yang harus ditangani dengan

seksama.

a. Kasus Pertama

Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam

berbagai kaplet. Seorang wanita dikabarkan meninggal dunia setelah minum

15

obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan

dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di

tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut

mengandung suatu campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah

beberapa lama kematian itu terjadi, hasil pemeriksaan di laboratorium

menunjukan bahwa kematiannya berasal dari obat yang diproduksi PT Kuku

Raksaa.

b. Kasus Kedua

Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa

propinsi, ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya

dalam makanan bayi yang Anda produksi. Anda kemudian melakukan

pengecekan ke beberapa daerah yang melaporkan hal tersebut, tetapi tidak

menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan

secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik di bagian produksi maupun

distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya za-zat

kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke beberapa daerah.

c. Kasus KetigaSebuah perusahaan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga

masyarakat yang ada di sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga

masyarakat berpendapat bahwa akibat pembuangan limbah pabrik

tersebut,sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi.

Disamping itu, mereka juga mengeluh bau limbah pabrik tersebut yang sangat

menyengat hidung warga masyarakat sekitarnya, bahkan ada yang di antara

mereka pusing-pusing dan mual-mual dan terpaksa harus diopname di rumah

sakit.

16

d. Kasus Keempat

Sebuah industri tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman warga,

belakangan ini menjadi pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat

bahwa industri tahu diwilayah tersebut menggangu warga terutama karena bau

limbah tahu yang di alirkan melalui saluran-saluran air warga setempat.

Disamping itu, saluran-saluran air warga menjadi keruh dan kotor karena

limbah tahu tersebut.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:

1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada krisis terjadi.

3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang

dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang

ada yang salah segera mohon maaf.

5. Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga

melalui tindakan nyata.

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Sebagaimana diketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara

individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang

terjadi sangat tergantung pada kepekaan sebagai komunikator. Dinamika komunikasi

dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada

saat yang sama, kita dapat menyesuaikan pesan-pesan dengan menggunakan jaringan

komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis,mendengar,

dan berbicara adalah sangat penting dan diutamakan oleh para pimpinan suatu

perusahaan.

17

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

1. Membaca.

2. Mendengar.

3. Percakapannya menarik.

4. Wawancara.

5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.

6. Berpidato dan presentasi.

7. Menulis surat, memo dan laporan.

Barangkali tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai

diri pribadi secara jujur. Setiap orang keinginan untuk mengembangkan keterampilan

berkomunikasi, dan mungkin Anda seorang pendengar yang baik, atau mungkin

penulis yang baik.

Dalam kehidupan banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi

penulis atau pembicara yang ulung. Mereka menjadi operator ulung atau penulis

jempolan karena mereka melakukan latihan dan praktik secara teratur dan terus

menerus. Seorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya lebih baik

daripada mereka yang menulis dua buah laporan. Belajar dari pengalaman, dan

pelajaran yang paling penting dari pengalaman belajar dari kesalahan dan kegagalan

yang pernah di lakukan atau dilakukan orang lain.

Hambatan Komunikasi

a. Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin

berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi

komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan

efesien sebagai media komunikasi.

18

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,

jenis hambatan teknis dari komunikasi:

1. Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas.

2. Kurangnya informasi atau penjelasan.

3. Kurangnya ketrampilan membaca.

4. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.

b. Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian

atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas

pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian

(komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.

Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti

atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat

berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis

komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang

tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan

penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

c. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman:

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan

mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

19

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan

efektifitas komunikasi organisasi.

20

BAB III

KESIMPULAN

Kesimpulan yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan

organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi

dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasi yang ada dalam suatu

organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil

kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negoisasi dengan pemasok,

menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.

Untuk melakukan komunikasi secara efektif perlu adanya pemilihan pola

komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun nonformal. Saluran

komunikasi dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi dari

bawah ke atas, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi horizontal, dan

komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya

didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur dengan jenjang

hierarkinya, maka dalam konmunikassi informal semua informasi tidak lagi atas dasar

jenjang hierarki, namun saluran komunikasinya lebih leluasa.

Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka sebagian tanggung

jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya. Dalam mendelegasikan

wewenang dan tanggung jawabnya, salah satu factor penting bagi pelaksanaan tugas

tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan.

Tanpa melihat di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, maka

komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier

Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan

kelemahan yang Anda miliki, penentuan tujuan yang realistis dan melakukan latihan

21

berbagai bentuk komunikasi, maka Anda akan dapat meningkatkan ketreampilan

komunikasi Anda.

22