Komunikasi bisnis

48
KOMUNIKASI BISNIS Proses & Produk Mary Ellen Guffey Kathleen Rhodes Patricia Rogin

description

Resume dari buku Komunikasi Bisnis untuk bab 1 sampai bab 4. Semoga bermanfaat

Transcript of Komunikasi bisnis

Page 1: Komunikasi bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

Proses & Produk

Mary Ellen Guffey Kathleen Rhodes Patricia Rogin

Page 2: Komunikasi bisnis

BAB 1. KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Page 3: Komunikasi bisnis

Tujuan pembelajaran No. Materi Tujuan Pembelajran

1. Bab 1. Komunikasi di Tempat Kerja

1. Mengidentifikasi perubahan dalam dunia kerja & pentingnya kemampuan berkomunikasi

2. Menjelaskan proses komunikasi 3. Membahas kendala-kendala komunikasi antar pribadi &

cara-cara utk mengatasinya 4. Menganalisis fungsi & prosedur komunikasi dlm

organisasi 5. Menilai aliran komunikasi dlm organisasi, termasuk

kendala-kendala & metode untuk mengatasi kendala tsb 6. Menyebutkan tujuan komunikasi bisnis yg etis &

menjelaskan cara-cara yg penting utk melakukan hal yg benar

Page 4: Komunikasi bisnis

Perubahan dunia kerja saat ini

• Persaingan global yg memuncak • Hirearki manajemen yg mendatar • Teknologi komunikasi yg Inovatif • Lingkungan kerja yg baru • Tenaga kerja yg makin beragam • Perkembangan abad pengetahuan

Page 5: Komunikasi bisnis

Proses Komunikasi

Page 6: Komunikasi bisnis

Kendala – kendala Komunikasi

• Bingkai referensi yg berbeda • Kurangnya kemampuan berbahasa • Gangguan (emosional & fisik)

Page 7: Komunikasi bisnis

Mengatasi kendala Komunikasi

• Mengasah kemampuan mendengarkan • Menguji asumsi-asumsi, bias & prasangka

pribadi • Menciptakan lingkungan utk umpan balik yg

bermanfaat • Mengulangi instruksi & mengungkapkan

kembali ide

Page 8: Komunikasi bisnis

1. Untuk memberitahu 2. Untuk membujuk 3. Untuk meningkatkan citra

atau hubungan baik

Komunikasi internal Atasan Rekan kerja Bawahan

Komunikasi eksternal Pelanggan Pemasok Badan pemerintah Masyarakat

Page 9: Komunikasi bisnis

Aliran Komunikasi dlm organisasi

• Saluran Formal Aliran ke bawah Aliran ke atas Aliran horizontal

• Saluran Informal Selentingan

Page 10: Komunikasi bisnis

Prinsip Perilaku Etis

• Kejujuran • Integritas • Keadilan • Kepedulian

Page 11: Komunikasi bisnis

Tujuan komunikasi bisnis yg etis

• Mengatakan kebenaran • Dapat membedakan fakta dg pendapat • Menjadi objektif • Berkomunikasi dg jelas • Memberi penghargaan terhdp ide org lain

Page 12: Komunikasi bisnis

Pertanyaan sebelum melakukan perilaku etis

• Apakah tindakan tersebut legal? • Bagaimana bila anda berada dipihak lawan? • Apa solusi alternatif? • Dapatkah dibicarakan dg seseorang yg

dipercayai? • Bagaimana perasaan anda bila keluarga,

teman, atasan atau rekan kerja mengetahuinya?

Page 13: Komunikasi bisnis

BAB 2. BERKOMUNIKASI DALAM

KELOMPOK KECIL DAN TIM

Page 14: Komunikasi bisnis

Tujuan pembelajaran

No. Materi Tujuan Pembelajran

2. Bab 2. Berkomunikasi dalam Kelompok Kecil dan Tim

1. Membahas mengapa kelompok & tim dibentuk dan apa perbedaan keduanya

2. Menjelaskan perkembangan tim, peran tim dan kelompok, menangani konflik, dan metode-metode utk mencapai keputusan kelompok

3. Mengidentifikasi kerakteristik tim yg berhasil 4. Menyebutkan teknik-teknik utk menyusun

laporan tertulis & presentasi lisan berbasis tim 5. Membahas bagaimana merencanakan &

berpartisipasi dlm rapat yg produktif

Page 15: Komunikasi bisnis

Mengapa kelompok dan tim dibentuk?

• Keputusan yg lebih baik • Respons yg lebih cepat • Meningkatkan produktifitas • Penerimaan yg lebih besar • Retensi yg lebih rendah terhadap perubahan • Meningkatkan moral karyawan • Mengurangi resiko

Page 16: Komunikasi bisnis

Perbedaan Tim & Kelompok DIMENSI TIM MANDIRI KELOMPOK PEMIMPIN

TUNGGAL

Kegunaan dlm bisnis Menyelesaikan masalah yg memerlukan berbagai keahlian

Menyelesaikan masalah dg tenggat waktu & pemimpin tahu cara melaksanakannna

Kepemimpinan Berganti sesuai tugas Tetap, biasanya senioritas

Tujuan & agenda Ditetapkan scr kelompok Ditetapkan pemimpin

Konflik Dianggap membangun Dihindari anggota

Gaya kerja Ditentukan anggota Ditentukan pemimpin

Keberhasilan Ditetapkan aspirasi anggota Ditetapkan aspirasi pemimpin

Kecepatan & efisiensi Rendah krn perlu komitmen Lebih tinggi krn komitmen sdh ada

Produk akhir Paling baik oleh kelompok scr kolektif

Paling baik oleh individu yg bekerja sendiri

pertanggungjawaban Ditetapkan tim scr bersama Ditetapkan pemimpin & menuntut anggota

Page 17: Komunikasi bisnis

Tahap perkembangan tim

1. Pembentukan (forming) 2. Prahara (storming) 3. Penormaan (norming) 4. Pelaksanaan (performing)

Page 18: Komunikasi bisnis

Peran dlm Tim & Kelompok Jenis Peran Peran Anggota

Peran Tugas - Inisiatif - Pencari informasi/pemberi informasi - Pemberi pendapat - Pemberi arah - Peringkas - Pendiagnosa - Penyemangat - Penjaga gerbang - Penguji realitas

Peran Hubungan - Pendorong partisipasi - Penjaga harmoni/penurun ketegangan - Penilai keadaan emosional - Pemberi pujian - Pendengar berempati

Peran Disfungsional - Penghalang - Penyerang - Pencari pujian - Pelawak - pendiam

Page 19: Komunikasi bisnis

Konflik dan Pendapat • Konflik Kognitif,

berpusat pd persoalan bermanfaat memunculkan diskusi Merangsang pemikiran kritis

• Konflik Afektif, Berpusat pd perasaan & kepribadian Memecah belah Tidak bermanfaat Emosional Berfokus pd orang

Page 20: Komunikasi bisnis

Keputusan kelompok

• Mayoritas • Konsensus • Minoritas • Keseimbangan • Otoritas dan diskusi

Page 21: Komunikasi bisnis

Karateristik tim yg berhasil

• Ukuran kecil, keahlian beragam • Persetujuan pd tujuan • Persetujuan pd prosedur • Kemampuan utk menghadapi konflik • Menggunakan teknik-teknik komunikasi yg baik • Kemampuan utk bekerja sama & bukan bersaing • Menerima tanggungjawab etis • Kepemimpinan bergilir

Page 22: Komunikasi bisnis

Penulisan dan Presentasi Lisan Tim Persiapan utk bekerja sama - Tunjuk pemimpin

- Putuskan cara pengambilan keputusan - Diskusikan nilai konflik - Diskusikan aturan anggota pasif

Merencanakan laporan atau presentasi

- Tetapkan tujuan spesifik dr laporan atau presentasi - Diskusikan audiensi dr produk - Susun rencana kerja - Tugas tertulis tiap anggota - Putuskan susunan dokumen akhir

Mengelola, menulis, dan merevisi - Tinjau kembali laporan akhir - Susun draf pertama laporan - Rapat bahas & revisi draf - Tunjuk koordinator bagian - Buat hubungan antar topik logis

Perbaiki, latih, dan evaluasi - Temukan & betulkan kesalahan tata bahasa - Evaluasi dokumen akhir - Gabungkan berbagai berkas - Latihan presentasi - Jadwalkan latihan akhir dg audiensi

Page 23: Komunikasi bisnis

Rapat yg produktif Sebelum rapat - Pertimbangkan alternatif-alternatif

- Undang orang-orang yg tepat - Distribusikan agenda

Selama rapat - Mulai tepat waktu & kemukakan agenda rapat - Tunjuk sekretaris & pencatat - Dorong partisipasi yg seimbang - Hadapi konflik dg jujur - Ringkas setiap diskusi

Mengakhiri rapat & tindak lanjut - Tinjau kembali keputusan rapat - Distribusikan notulen rapat - Ingatkan peserta tentang poin tindakan

Page 24: Komunikasi bisnis

BAB 3. MENDENGARKAN DAN

KOMUNIKASI NON VERBAL

Page 25: Komunikasi bisnis

Tujuan pembelajaran No. Materi Tujuan Pembelajran

3. Bab 3. Mendengarkan dan Berkomunikasi Nonverbal di Tempat Kerja

1. Menjelaskan pentingnya mendengarkan di tempat kerja & membahas tiga jenis mendengarkan di tempat kerja

2. Membahas proses mendengarkan dan kendala-kendalanya

3. Menguraikan sepuluh teknik utk meningkatkan kemampuan mendengarkan di tempat kerja

4. Mendefinisikan komunikasi nonverbal & menjelaskan fungsinya

5. Menjelaskan bentuk-bentuk komunikasi nonverbal & bagaimana menggunakannya secara positif dlm karier

6. Menyebutkan teknik-teknik khusus utk meningkatkan kemampuan komunikasi nonverbal di tempat kerja

Page 26: Komunikasi bisnis

Pentingnya mendengarkan ditempat kerja

• Mendengarkan adalah elemen penting dalam komunikasi yang berkualitas tinggi

• Keterampilan mendengarkan menunjang kesuksesan karier, efektifitas organisasi, kepuasan karyawan dan pelanggan

• Pendengar yg baik, menjadi manajer yg baik & maju lebih cepat dlm organisasi

• Kebiasaan mendengarkan yg baik bg karyawan 30% sd 45 %, eksekutif 60% sd 70%

Page 27: Komunikasi bisnis

Jenis – jenis mendengarkan di tempat kerja

• Mendengarkan atasan • Mendengarkan karyawan • Mendengarkan pelanggan

Page 28: Komunikasi bisnis

Proses mendengarkan

Persepsi

Interpretasi

Evaluasi

Tindakan

Page 29: Komunikasi bisnis

Kendala – kendala dalam mendengarkan

Kendala Mental Kendala Fisik & lainnya

Tidak memperhatikan Berprasangka Bingkai referensi Pikiran sempit Pura-pura mendengarkan

Kelemahan pendengaran Lingkungan bising Penampilan pembicara Kelakuan pembicara Ketinggalan waktu

Page 30: Komunikasi bisnis

Meningkatkan efektifitas mendengarkan

Mengontrol gangguan eksternal & internal Terlibat secara aktif Pisahkan fakta & opini Identifikasi fakta-fakta penting Jangan menyela Mengajukan pertanyaan penjelas Mengulang dg kata-kata sendiri utk meningkatkan

pemahaman Gunakan jeda waktu Buat catatan utk mengingat Sadari perbedaan jenis kelamin

Page 31: Komunikasi bisnis

Komunikasi nonverbal

• Pesan tidak tertulis & tidak diucapkan • Bentuk : kontak mata, ekspresi wajah, gerakan

tubuh, ruang, waktu, jarak, penampilan, intonasi dll

Page 32: Komunikasi bisnis

Komunikasi dipengaruhi

• 7% melalui kata-kata • 39 % intonasi/nada bicara • 54% gerakan tubuh

(sumber : TDW)

Page 33: Komunikasi bisnis

Fungsi Komunikasi nonverbal

• Utk melengkapi & menggambarkan • Utk memperkuat & menekankan • Utk mengubah & menggantikan • Utk mengendalikan & mengatur • Utk menyangkal

Page 34: Komunikasi bisnis

Bentuk Komunikasi nonverbal

• Kontak mata • Ekspresi wajah • Sikap & gerak tubuh • Waktu • Ruang • Wilayah • Tampilan (dokumen bisnis) • Penampilan

Page 35: Komunikasi bisnis

Isyarat nonverbal positif Isyarat Dilakukan dengan

Kontak mata Jaga kontak mata langsung tetapi tdk terlalu lama

Ekspresi wajah Tunjukkan kehangatan dg sering tersenyum

Sikap tubuh Tunjukkan kepercayaan diri dg berdiri tegap

Gerakan tubuh Tunjukkan penerimaan dg telapak tangan terbuka

Waktu Tepat waktu, gunakan waktu dg bijaksana

Ruang Jaga kerapian & fungsi tempat kerja

Wilayah Gunakan kedekatan utk menunjukkan kehangatan & mengurangi perbedaan status

Dokumen bisnis Hasilkan pesan yg ditulis dg teliti, rapi, profesional, dan teratur dg baik

Penampilan Tampil menarik, rapi, dan berpakaian sesuai

Page 36: Komunikasi bisnis

Cara meningkatkan komunikasi nonverbal

• Membuat & menjaga kontak mata • Gunakan sikap tubuh utk menunjukkan minat • Kurangi atau hilangkan kendala fisik • Tingkatkan kemampuan menguraikan pesan • Gali informasi yg lebih banyak • Hindari memberi makna nonverbal yg keluar konteks • Berteman dg orang-orang dr budaya yg berbeda • Hargai kekuatan penampilan • Amati diri sendiri di videotape • Minta teman & keluarga menilai

Page 37: Komunikasi bisnis

BAB 4. KOMUNIKASI LINTAS

BUDAYA

Page 38: Komunikasi bisnis

Tujuan pembelajaran No. Materi Tujuan Pembelajran

4. Bab 4. Komunikasi Lintas Budaya

1. Membahas tiga tren penting yg berkaitan dg semakin pentingnya komunikasi antar budaya

2. Mendefinisikan kebudayaan, menjelaskan lima karateristik penting kebudayaan, & membandingkan serta membedakan lima dimensi kunci kebudayaan

3. Menjelaskan pengaruh etnosentrisme, toleransi, & kesabaran dalam mencapai kepekaan antar budaya

4. Menjelaskan bagaimana meningkatkan komunikasi nonverbal & lisan dalam lingkungan multibudaya

5. Menjelaskan bagaimana meningkatkan pesan tertulis dlm lingkungan multibudaya

6. Membahasa etika antarbudaya, termasuk etika luar negeri, penyuapan, adat istiadat yg berlaku, & metode utk menghadapinya

7. Menjelaskan tantangan utk menghadapi keragaman tenaga kerja, termasuk keuntungan & akibat yg memecah belah. Menyebutkan berbagai tips utk meningkatkan keselarasan & komunikasi di antara audiensi yg beragam di tempat kerja

Page 39: Komunikasi bisnis

Tiga trend penting

• Globalisasi pasar • Kemajuan teknologi • Tenaga kerja multibudaya

Page 40: Komunikasi bisnis

Kebudayaan

• Sistem kompleks nilai-nilai, ciri, moral, dan adat istiadat yg dimiliki bersama oleh sebuah masyarakat

• Suatu sistem utk menghasilkan, mengirimkan, menyimpan, dan merespon informasi (Edward T. Hall & Mildred Reed Hall)

Page 41: Komunikasi bisnis

Karateristik kebudayaan

• Kebudayaan dapat dipelajari • Kebudayaan bersifat logis • Kebudayaan menggabungkan yg tampak dan

tidak tampak • Kebudayaan bersifat dinamis

Page 42: Komunikasi bisnis

Dimensi kebudayaan Konteks rendah Konteks tinggi

Cenderung menyukai interaksi verbal langsung

Cenderung menyukai interaksi verbal tidak langsung

Cenderung memahami makna pd satu tingkat saja

Cenderung memahami makna yg terlekat pd banyak tingkat sosiokultural

Umumnya kurang fasih dlm membaca isyarat nonverbal

Umumnya lebih mampu dlm membaca isyarat nonverbal

Menghargai individualisme Menghargai kebersamaan/kelompok

Lebih bergantung pd logika Lebih bergantung pd konteks & perasaan

Menggunakan logika linier Menggunakan logika spiral

Mengatakan tidak secara langsung Berputar-putar menghindari berkata tidak

Berkomunikasi dlm pesan yg terstruktur (terkonteks) dg baik, memberi rincian, menekankan makna lahiriah, memberi otoritas pd informasi tertulis

Berkomunikasi dlm pesan sederhana, ambigu, tidak terkonteks, memahami pesan visual

Page 43: Komunikasi bisnis

Kepekaan antarbudaya Dihindari Dijembatani

Stereotipe Prasangka Menghakimi

Prototipe Toleransi Citra Kesabaran

Page 44: Komunikasi bisnis

Meningkatkan komunikasi multibudaya

Nonverbal Lisan Tertulis

• Mempelajari bahasa isyarat budaya berbeda

• Selalu terbuka • Melalui pengalaman • Usahakan menjadi lebih

toleran & fleksibel • Melalui tiga proses :

kemampuan deskriptif, tidak menghakimi, menunjukkan dukungan

• Pergunakan kata “silahkan”, “ya”, dan “terima kasih”

Pelajari ungkapan-ungkapan asing

Gunakan bahasa sederhana

Bicara dg pelan & jelas Amati ekspresi Dorong umpan balik Periksa pemahaman scr

berulang Terima kesalahan Dengarkan tanpa

menyela Tersenyum Tulislah

Gunakan format lokal Gunakan kalimat efektif

& paragraf pendek Hindari ungkapan & kata-

kata yg ambigu gunakan tata bahasa yg

benar Kutip angka dg hati-hati Sesuaikan organisasi,

nada & gaya dg pembaca

Page 45: Komunikasi bisnis

Etika antar budaya

• Lebih peka terhadap nilai & budaya lain • Hindari penilaian spontan • Cari alternatif yg tdk melanggar etika • Tolak bisnis yg melanggar nilai dasar • Terbuka terhdp semua budaya • Tidak merasionalisasi keputusan ilegal • Menentang strategi yg tdk etis

Page 46: Komunikasi bisnis

Keragaman tenaga kerja

Manfaat • Lebih mampu membaca

keinginan & kebutuhan konsumen

• Pemecahan masalah dlm tim lebih kreatif & efektif

• Secara organisasi, lebih sedikit mengalami tuntutan hukum, benturan dg serikat pekerja, tindakan pengaturan pemerintah

Kelemahan • Berpotensi menyebabkan

perpecahan • Diskriminasi jenis kelamin &

usia, agama & kepercayaan/keyakinan

Page 47: Komunikasi bisnis

Tips meningkatkan komunikasi dg audiensi beragam

• Mengadakan pelatihan bersama • Menghargai nilai perbedaan • Pelajari budaya sendiri • Kurangi asumsi • Bangun kebersamaan

Page 48: Komunikasi bisnis

ALHAMDULILLAH &

TERIMA KASIH