KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI PT.ISTEM TANGERANG

KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI KARYAWAN PT ISTEM

TANGERANG

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program DiplomaTiga (D III)

Dwi Guna Sulistyo

NIM 12083980

Jurusan Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta

2011

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Koperasi Indonesia berfungsi sebagai salah satu dari tiga pilar ekonomi

dalam tata perekonomian Indonesia yang diharapkan dapat berperan dan bekerja

sama secara aktif untuk menggali, mengelola, dan menggerakkan sumber-sumber

ekonomi yang tersedia agar berdaya guna dan berhasil secara optimal. Dengan

demikian, koperasi mempunyai peran penting dalam mensejahterakan rakyat,

khususnya para anggotanya. Hal ini dikarenakan dana pokok yang dimiliki oleh

koperasi berasal dari anggotanya.

Karena pembahasan diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil bahasan

tentang pembuatan komputerisasi sistem untuk koperasi yang dituangkan dalam

Tugas Akhir ini dengan judul

”Komputerisasi Sistem Pembelian Barang Dagang Pada Koperasi

Karyawan PT ISTEM Tangerang”.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

Sebagai study banding terhadap materi yang telah diberikan selama menempuh pendidikan Diploma III (D.III) di AMIK BSI.

Mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama masa perkuliahan.

Sebagai sarana pelatihan alami membuat sebuah sistem komputerisasi yang berguna untuk masyarakat luas.

Sedangkan tujuan dibuatnya penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program studi Diproma Tiga (DIII) Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Tangerang.

1.3 Metode Pengumpulan Data

Metode Wawancara (Interview)

Metode ini merupakan teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan

secara langsung oleh pewawancara kepada responden atau melakukan tanya

jawab secara langsung dengan responden yang berkepentingan dengan masalah

yang sedang diteliti.

Metode Pengamatan Langsung (Observasi)

Metode observasi merupakan suatu teknik yang dilakukan untuk memperoleh data di

lapangan dengan cara melakukan pengamatan dan penelitian secara langsung

terhadap objek yang sedang diteliti.

Metode Kepustakaan

Metode ini adalah mengumpulkan data dengan menggunakan dan mempelajari buku-

buku tersebut yang penulis peroleh dari perpustakaan Bina Sarana Informatika dan

beberapa referensi dari perpustakaan luar.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam penulisan tugas akhir ini, objek ruang lingkup yang

dijadikan pembahasan oleh penulis adalah komputerisasi sistem

persediaan barang dagang koperasi. Penulis menitikberatkan pada

kelebihan dan kekurangan sistem pembelian barang dagang yang telah

berjalan pada koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan

pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan

sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry

FitzGerard, Andra F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu

sistem adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-

urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel

dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan

operasi klerikal (tulias menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau

lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari

transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, Gordon B. Davis

dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. ”Sistem adalah

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

2.1.1. Pengertian sistem

Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan

dari unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi,saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu“.

Menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warrant D. Stalling

dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

Komponen Sistem (Component System)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem.

Batasan Sistem (Boundary System)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari suatu sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lain.

Masukan Sistem (Input)Adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Keluaran Sistem (Output)Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

Pengolahan Sistem (Process )Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

Sasaran Sistem (Objective)Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem Fisik (Physical System) adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, dan lain-lain.

Sistem Alamiah dan Sistem Buatan ManusiaSistem Alamiah (Natural System) adalah

sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.

Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain

Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem Deterministik (Deterministic System)

adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.

Sistem Probabilistik (Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem probabilistik, misalnya sistem manusia.

Sistem Terbuka dan Sistem TertutupSistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia.

Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa danya campur tangan dari pihak luar.

2.1.4. KONSEP SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG Koperasi terdiri dari empat jenis dilihat dari

jenis usahanya, yaitu koperasi konsumsi, koperasi jasa, koperasi simpan pinjam dan juga koperasi produksi. Pada operasi karyawan PT ISTEM Tangerang, jenis usahanya meliputi simpan pinjam, kredit barang, usaha toko dan kantin. Pada jenis koperasi konsumsi, dalam hal ini usaha toko pada koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang, terdapat pertukaran barang dan jasa yang terjadi setiap ada transaksi.

Usaha toko koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang menyediakan kebutuhan pokok seperti gula, minyak sayur, mie instan, sabun dan kebutuhan sehari-hari lainnya. Setiap pembelian barang dagangan atau untuk pembelian barang dagang semua dicatat secara manual. Setiap awal bulan, pihak pengelola men-stock keperluan untuk sebulan kedepan. Untuk transaksi sehari-hari, koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang mengandalkan seorang penjaga toko.

Bagi karyawan yang ingin kedit, koperasi juga menyediakan pembiayaan untuk pengadaan barang secara kredit. Fasilitas ini hanya dikhususkan untuk karyawan dan anggota koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang.

2.2. PERALATAN PENDUKUNG (TOOLS SYSTEM)2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)

adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Istilah yang digunakan dalam DFDa. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem (boundary) Menggambarkan asal dan tujuan data, dapat berupa orang, kumpulan

orang, organisasi instansi tetapi tidak melakukan proses sistem.b. Proses (Process)Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data.c. Arus Data (Data Flow)Menggambarkan data yang mengalir dalam sebuah sistem dapat berupa

memo, surat, faktur, kwitansi, dan formulir.d. Simpanan Data (Data Store)

Tahapan DFDDiagram KonteksDiagram ini dibuat untuk menggambarkan

sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara manual umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram NolDiagram ini dibuat untuk menggambarkan

tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.

Diagram DetailDiagram ini dibuat untuk menggambarkan arus

data diatas secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

Aturan Main DFDDidalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entity lainnya secara langsung.Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data

store yang satu dengan data store lainnya secara langsung.Didalam data Flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

Setiap process harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.

Cara Pembuatan Diagram Alir DataMulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis)Jabarkan Proses sedetail mungkinPelihara konsistensi antar prosesBerikan label yang bermaknaNama untuk data flowNama untuk processNama untuk data storeNama untuk external entity atau sumber dari tujuan data

2.2.2. Kamus Data 1. Nama Arus Data Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga

mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DFD dapat mudah mencari di kamus data.

2. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir

dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data di dalam DFD.

3. Tipe Data Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena

dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang di catat pada

kamus data terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang

dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Volume Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam

suatu periode tertentu.7. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini,

periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias

perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.4

2.2.3. Notasi Kamus Data Notasi Tipe Data

2.2.4 Pengkodean

Pengkodean menurut Jogianto ( 2002 ; hal 98 ) dalam bukunya yang berjudul ” Teori Ilmu

Dasar Ilmu Komputer ” adalah proses mengidentifikasi data, mengklarifikasikandata dan

memasukan data kedalam komputer untuk mempermudah dalam mengolah data. Agar

dapat

struktur kode yang baik, maka harus diperhatikan hal-hal antara lain seperti :

a. Harus mudah diingat

supaya kode mudah diingat, harus disesuaikan dengan objek yang diwakilinya.

b. Harus unik

Harus unik masing-masing item yang diwakilinya, tidak ada yang kembar.

c. Harus Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan untuk perubahan atau penambahan item

baru.

d. Harus efisien

Harus efisien kode yang digunakan harus sependek mungkin.

e. Harus Konsisten

Kode yang digunaka harus konsisten

f. Harus distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk kegiatan agar tidak mengakibatkan

kebingungan, dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

menggunakan kode tersebut.

g. Hindari spasi

spasi dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di

dalam penggunaannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

TIPE-TIPE KODE

Kode Mnemonic (mneminik code)Digunakan agar mudah diingat, kode ini dibuat atas dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter atau item yang akan diwakili dengan kode ini, seperti “P” untuk pria dan “W” untuk wanita.

Kode Urut (sequential code)Kode in idisebut dengan kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya selalu urut antara suatu kode dengan kode berikutnya, seperti :1-100Pembelian Barang Dagang1-101Pasta Gigi

Kode Block (block code)Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan item tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

Kode Grup (group code)Merupakan kode yang berdasarkan field-sield dan tiap-tiap kode mempunyai arti.

Kode DesimalKode ini megklasifikasikan atas dasar 10 unit angka desiamal dimulai dari angka 0 sampai 9 atau 00 sampai 99 tergantung dari banyaknya kelompok data.

fungsi kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan,

hapus

dan lain-lain yang sering digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai

berikut :

1. Kunci Calon (Candidate Key)

adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik dari suatu atribut (entity).

2. Kunci Utama (Primary Key)

adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian

dari suatu entity. Suatu kunci calon (candidate key) mempunyai peluang menjadi

kunci utama (primary key).

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)

adalah suatu set atribut yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang

menunjukan hubungan satu lawan banyak (one to many relation ship).

4. Kunci Tamu ( Foreign Key)

adalah atribut yang melengkapi satu hubungan ( relationship) yang menunjukan

ke induknya.

Didalam pejelasan bentuk normalisasi terdapat beberapa tingkatnya yaitu :

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk

mengikuti format tertentu, dapat saja dan tidak lengkap atau terduplikasi. Data

dikumpulkan apa adanya sesuai kedatangannyab.

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form)

setiap data yang dibentuk dalam file datar atau rata (flat field), atau

menghilangkan kelompok elemen data berulang atau bernilai ganda.

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau second Normal Form)

mempunyai bentuk data yang telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu.

Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama (primary

key). Sehingga untuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci (field).Kunci

(field) haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

Berfungsi untuk menghilangkan ketergantungan.

d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)

untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal

kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif,

dengan kata lain, setiap atribut kunci haruslah bergantung hanya pada kunci

utama (primary key) secara menyeluruh.

C. Flowchart

Diagram alir data (flowchart) menurut Jogianto ( 2002 ; hal 211 ) dalam bukunya yang

berjudul ” Teori Ilmu Dasar Ilmu Komputer”adalah simbol-simbol yang digunakan di dalam

menggambarkan urutan proses cara kerja program, secara sistematis dan logis. Simbol

simbol tersebut dipakai untuk menunjukan berbagai kegiatan operasi dan jalur

pengendalian didalam pembuatan digram alir data (flowchart) terdapat beberapa jenis

yang

dapat digunakan, yaitu :

a. Diagram Alir Sistem (Sistem Flowchart)

Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam satu kesatuan alir sistem informasi

yang dapat terdiri dari berpuluh-puluh program.

b. Diagram Alir Program (Programe Flowchart)

Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam sebuah program secara khusus.

c. Dokumen Diagram alir data ( Document Flowchart)

Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk

tembusannya.

2.2 Analisa ( Perancangan / Pembuatan)

Didalam suatu transaksi memerlukan data bukti bahwa telah terjadi proses transaksi

pembelian sebagai data dan dicatat atau di input dalam database. Untuk memudahkan

didalam suatu proses transaksi diperlukan spesifikasi bentuk masukan sebagai berikut :

A. Rancangan Bentuk Masukan

Bentuk Rancangan masukan merupakan rancangan yang digunakan sebagai acuan

untuk pembuatan dan mengisi data pada program aplikasi. Dokumen tersebut yaitu :

a. Nama Dokumen : Data barang

Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data barang

Media : Kertas

Sumber : Distributor

Tujuan : Bagian Penerimaan Barang

Frekuensi : Setiap Penerimaan Barang

Jumlah : Satu lembar

Bentuk : Lampiran A-1

b. Nama Dokumen : Data User

Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data User

Media : Kertas

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pemilik Toko

Frekuensi : Setiap Bulan

Jumlah : Satu lembar

Bentuk : Lampiran A-2

B. Rancangan Bentuk Keluaran

Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data transaksi

penjualan pada Toko Pakaian ”XYZ”, dokumen tersebut yaitu :

a. Nama Keluaran : Laporan Pemesanan Barang

Fungsi : Untuk menyimpan data pemesanan barang

Media : Kertas


Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang

Bentuk : Lampiran B-1

b. Nama Keluaran : Laporan Rekap Data Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data-data barang

Media : Kertas



Frekuensi : Setiap penerimaan barang


c. Nama Keluaran : Laporan Data Supplier

Fungsi : Untuk mencatat data supplier

Media : Kertas

Sumber : Administrasi Gudang


Frekuensi : Setiap sebulan sekali


d. Nama Keluaran : Laporan Data Pengembalian Barang/Retur

Fungsi : Untuk mengetahui data barang yang dikembalikan

Media : Kertas

Sumber : Pemilik Toko

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang


C. Normalisasi

a. Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)

Gambar II.I

Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)

PRODUK_IDRETUR_IDTGL_RETURQTY_RETURNM_PRODUKKETKATEGORI_IDUNIT_HARGASTOKSUPPLIER_IDNM_SUPPLIERTELEPONQTYJATUH_TEMPOQTYALMT_SUPPLIERKATEGORI_IDNM_KATEGORITRANS_IDTGL_TRANSPRODUK_IDQTY_PRODUKDESKRIPSISUPPLIER_IDTGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIMPURCHASE_ORDER_IDUSER_ID USER_NAMEPASSWORD

b. Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )

Gambar II.II

Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )

Ket :

* : Candidate Key

PRODUK_ID*NM_PRODUKUNIT_HARGASTOKKETSUPPLIER_ID*NM_SUPPLIERTELEPONALMT_SUPSTATUSKATEGORI_ID*NM_KATEGORITRANS_ID*TGL_TRANSKET_TRANSAKSIJATUH_TEMPOQTYPURCHASE_ORDER_ID*PRODUK_IDQTY_PRODUKDESKRIPSITGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIMRETUR_ID*TGL_RETURQTY_RETURUSER_ID *USER_NAMEPASSWORD

c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normalized Form )

TABEL PRODUK

TABEL KATEGORI TABEL PURCHASE ORDER

TABEL SUPPLIER

TABEL TRANSAKSI TABEL USER

TABELRETUR

KATEGORI_ID*NM_KATEGORI

PRODUK_ID*NM_PRODUKUNIT_HARGASTOKKET

KATEGORI_ID**

SUPPLIER_ID*NM_SUPPLIERTELEPONALMT_SUPSTATUS

PURCHASE_ORDER_ID*QTY_PRODUKDESKRIPSITGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIM

SUPPLIER_ID**

PRODUK_ID**

RETUR_ID*TGL_RETURQTY_RETUR

PRODUK_ID**PURCHASE_ORDER**

TRANS_ID*TGL_TRANSKET_TRANSAKSIQTYJATUH_TEMPO

PURCHASE_ORDER_ID**USER_ID**PRODUK_ID**

USER_ID *USER_NAMEPASSWORD

D. Spesifikasi File

Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan sebuah file database

yaitu

inventorycontrol.mdb. database inventorycontrol.mdb terdiri atas tujuh table yang

penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi Master Produk

Nama Tabel : Tabel Master Produk

Fungsi :Untuk Menyimpan data Produksi

Tipe : Master

Akses : Random

Organisasi : Index Sequential

Panjang Record : 110 Karakter

Media : Hard disk

Kunci Field : PRODUK_ID

Paket Program : Microsoft Access 2000

Tabel II.1. Spesifikasi File Master Produk

No. Elemen Data Akronim Type data Panjang keterangan

1 Produk id PRODUK_ID Text 5 Primary Key

2 Nama produk NM_PRODUK Text 30

3 Keterangan KET Text 50

4 Unit Harga UNIT_HARGA Double 8

5 Stok STOK Single 4

6 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Foreign key

2. Spesifikasi Master Kategori

Nama Tabel : Tabel Master Kategori

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Produksi

Tipe : Master

Akses File : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : KATEGORI _ID


Tabel II.2.Spesifikasi File Master Kategori

No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keteranga

n

1 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Primary key

2 Nama kategori NM_KATEGORI Text 30

3. Spesifikasi Master Supplier

Nama Tabel : Tabel Master Supplier

Fungsi : Untuk Menyimpan data Supplier

Tipe : Master

Akses : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : SUPPLIER_ID


Tabel II.3. spesifikasi file master supplier

No Elemen

Data

Akronim Type data Panjang Keterangan

1 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 5 Primary key

2 Nama supplier NM_SUPPLIER Text 30

3 Telepon TELEPON Text 14

4 Alamat supplier ALMT_SUP Text 20

5 Jatuh tempo JATUH_TEMPO Single 4

6 Status STATUS Text 6

4. Spesifikasi Transaksi

Nama Tabel : Tabel Transaksi

Fungsi File : untuk menyimpan data transaksi pemesan barang

Tipe : Transaksi

Akses : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : TRANS_ID

Paket Program :Microsoft Access 2000

Tabel II.4.Spesifikasi File Transaksi

No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan

1 Transaksi ID TRANS_ID Text 10 Primary key

2 Tgl transaksi TGL_TRANS Date/time 8

3 Ket transaksi KET_TRANSAKSI Text 50

4 Qty QTY Single 4

5 Jatuh Tempo JATUH_TEMPO Text 4

6 purcahseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key

7 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key

8 User ID User_ID Text 5 Foreign key

5. Spesifikasi Transaksi Purchase Order

Nama Tabel : Tabel Purchase Order

Fungsi :Untuk Menyimpan data Transaksi Pemesan Barang

Tipe : Transaksi

Akses : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : PURCHASE_ORDER_ID


Tabel II.5. Spesifikasi File Purchase Order


1 purchaseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Primary key

2 Qty produk QTY_PRODUK Single 4

3 Deskripsi DESKRIPSI Text 8

4 Tgl pesan TGL_PESAN Date/time 8

5 Tgl order TGL_ORDER Date/time 8

6 Tgl kirim TGL_KIRIM Date/time 8


8 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 4 Foreign key

6. Spesifikasi File Retur

Nama Tabel : Tabel Retur

Fungsi : Untuk Mengetahui data Barang Yang Rusak/ Reject

Tipe : Transaksi

Akses : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : RETUR_ID


Table II.6.Spesifikasi File Retur


1 Retur_id RETUR_ID Text 5 Primary key

2 Tanggal retur TGL_RETUR Date/Time 8

3 Qty_retur QTY_RETUR Single 4


5 Purchase OrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key

7. Spesifikasi File User

Nama Tabel : Tabel User

Fungsi : Untuk mengetahui data user

Tipe : Master

Akses : Random



Media : Hard disk

Kunci Field : USER_ID


Table II.7.Spesifikasi File User


1 User ID USER_ID Text 5 Primary key

2 User name User_name Text 10

3 Password Password Text 10

E. HIPO Diagram ( Hirerarchy Plus Input-Proses-Output )

0.0

MENU UTAMA

0.0

2.0

TRANSAKSI

1.0

4.0

EXIT

1.0

3.3

REKAPITULASI DATA BARANG

0.0

3.2

PEMESANAN BARANG

0.0

3.1

DATA SUPPLIER

0.0

3.0

LAPORAN

1.0

2.2

TERIMA BARANG

0.0

2.1

PURCHASE ORDER

0.0

1.3

KATEGORI

0.0

1.2

SUPPLIER

0.0

1.1

PRODUK

0.0

1.0

MASTER

1.0

Penjelasan spesifikasi program didalam perancangan program pada penulisan tugas akhir ini

sebagai

berikut :

1. Menu Utama

Nama Program : MENU UTAMA

Akronim : MENU UTAMA.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu utama dan sub-sub menu

utama.

Bentuk Lampiran : lampiran C-1

Proses Program : Menu Utama terdapat sub-sub menu pilihan yaitu:

1. Menu master

2. menu transaksi

3. menu laporan

4. exit

2. Menu Master

a. Nama Program : Produk

Fungsi : Untuk menyimpan data-data barang

Akronim : Produk.frm

Bentuk Lampiran : Lampiran C-2

Proses Program :

1. Untuk menginput form Produk,Klik “Add” lalu masukkan ID Produk dan menginput

data- data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data tersebut.

2. Untuk Memperbaiki data Produk, pada Form Produk Klik “Edit” lalu masukkan ID

Produk. Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Produk yang telah di “Edit”.

3. Untuk Menghapus data Produk, pada Form Produk Klik “Delete” lalu masukkan ID

produk yang ingin dihapus kemudian klik “Delete” data yang akan dihapus.

4. Untuk keluar dari Form Produk klik “Exit”.

b. Nama Program : SUPPLIER

Fungsi : Untuk menyimpan data Supplier

Akronim : SUPPLIER.frm

Bentuk Lampiran :Lampiran C-3

Proses Program :

1. Untuk menginput Form Supplier, klik “Add” lalu masukkan ID supplier

dan

menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap klik “Save”

untuk

menyimpan data tersebut.

2. Untuk Memperbaiki data Supplier, pada Form Produk Klik “Edit” lalu

masukkan ID Supplier . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan

data

Supplier yang telah di “Edit”.

3. Untuk menghapus data Supplier, pada Form Supplier Klik “Delete” lalu

masukkan ID Supplier yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data

yang akan dihapus.

4 Untuk keluar dari Form Supplier Klik “Exit”.

c. Nama Program : KATEGORI

Fungsi : Untuk Menyimpan data Barang berdasarkan Tipe

Akronim : KATEGORI.frm


Proses Program :

1. Untuk menginput Form Kategori, Klik “Add” lalu masukkan ID Kategori

dan menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save”

untuk menyimpan data tersebut.

2. Untuk memperbaiki data Kategori, pada Form Produk Klik “Edit” lalu

masukkan ID Kategori . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data

Kategori yang telah di “Edit”.

3. Untuk menghapus data Kategori, pada Form Kategori Klik “Delete” lalu

masukkan ID Kategori yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data

akan dihapus.

4. Untuk keluar dari Form Kategori Klik “Exit”.

d. Nama Program :USER

Fungsi :Untuk Menyimpan data user

Akronim : USER.frm

Bentuk Lampiran :Lampiran C-5

Proses Program :

1. Untuk menginput Form user, Klik “Add” lalu masukkan user_Id dan

menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk

menyimpan data tersebut.

2. Untuk memperbaiki data user, pada Form user Klik “Edit” lalu masukkan User id.

Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data user yang telah di “Edit”.

3. Untuk menghapus data user, pada Form user Klik “Delete” lalu masukkan user id

yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data akan dihapus.

4. Untuk keluar dari Form user Klik “Exit”.

3. Menu Transaksi

a. Nama Program : PURCHASE ORDER

Fungsi : Untuk menyimpan data Transaksi

Akronim : PURCHASEORDER.frm


Proses Program :

1. Untuk menginput Form Purchase Order, Klik “Add” lalu masukkan no order dan

menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data

tersebut.

2 Untuk Memperbaiki data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Edit”

lalu masukkan no order . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Purchase

Order yang telah di “Edit”.

3. Pada menu Cetak “PO” kemudian tentukan kategori untuk menampilkan data

laporan PO, lalu Klik “Search”,klik ”Print” untuk mencetak data laporan PO.

4. Untuk Menghapus data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Delete”

lalu masukkan no order yang ingin di hapus kemudian klik “Delete” data akan di

hapus.

5. Untuk keluar dari Form Purchase Order Klik “Exit”.

b. Nama Program : TERIMA BARANG

Fungsi : Untuk menyimpan data barang yang sudah diterima

Akronim : TERIMABARANG.frm


Proses Program :

1. Untuk Menampilkan menu terima barang klik “Transaksi” pada menu utama

kemudian pilih “Terima Barang”, kemudian Form “Terima Barang” akan ditampilkan. Lalu

input data “Terima Barang” dengan lengkap setelah itu Klik “Save”.

2. Untuk Memperbaiki data “Terima Barang”, pada Form Purchase Order klik

“Edit” lalu masukkan no transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan

data Purchase Order yang telah di “Edit”. Delete data “Terima

Barang” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik “Exit” jika ingin kembali kemenu

utama.

3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.

c. Nama Program : RETUR

Fungsi : Untuk menyimpan data Retur pengembalian barang

Akronim : RETUR.frm


Proses Program :

1. Untuk Menampilkan menu Retur “Transaksi” pada menu utama kemudian pilih

“Retur kemudian Form “Retur” akan ditampilkan. Lalu input data “Retur” dengan lengkap

setelah itu Klik “Save”.

2. Untuk Memperbaiki data “Retur”, pada Form Purchase Order klik “Edit” lalu

masukkan no transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan data Purchase

Order yang telah di “Edit”. Delete data “Retur” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik

“Exit” jika ingin kembali kemenu utama.

3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.

4. Menu Laporan

a. Nama Program : PEMESANAN BARANG

Fungsi : Untuk menyimpan data Pemesan Barang.

Akronim :PEMESANANBARANG.frm

Bentuk Lampiran : Lampiran B-1

Proses Program :

1. Pada menu laporan pilih “Pemesanan Barang” kemudian tentukan kategori untuk

menampilkan data laporan Pemesan Barang, lalu klik “Search”, kliK“Print” untuk mencetak

data laporan Pemesanan Barang.

2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Pemesan Barang.

b. Nama Program : REKAPITULASI DATA BARANG

Fungsi : untuk mengetahui data-data barang.

Akronim : REKAPITULASIDATABARANG.frm

Bentuk Lampiran : Lampiran B-2

Proses Program :

1. Pada menu laporan pilih “Rekapitulasi data barang” kemudian tentukan kategori untuk

menampilkan data laporan Rekapitulasi data barang, lalu klik “Search”, klik “Print”

untuk mencetak data laporan Rekapitulasi data barang.

2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form Laporan Pemesan Barang.

c. Nama program : DATASUPPLIER

Akronim : DATASUPPLIER.frm

Fungsi : Untuk Mengetahui data Supplier yang ada.

Bentuk lampiran : Lampiran B-3

Proses Program :

1. Pada menu laporan pilih “Data Supplier” kemudian tentukan Kategori untuk

menampilkan data laporan data Supplier, lalu klik “Search”, klik “Print” untuk

cetak data laporan data Supplier.

2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Customer.

G.Sarana Pendukung Program

a. Perangkat Keras

Adapun perangkat keras yang penulis usulkan adalah komputer yang mempunyai

spesifikasi sebagai berikut :

Processor : Pentium IV Core 2 Duo 2.0 Ghz

RAM : 2 GB

Monitor : HD LED 14.1” WXGA

Hard disk : 250 GB

CD/DVD ROM : DVD Multi Writer

Keyboard : 104 Key

Mouse : Standar mouse

Printer : Deskjet

b. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau perangkar lunak (software) adalah merupakan

perintah atau intruksi yang di tulis oleh programmer agar computer

tersebut

dapat bekerja sesuai dengan keinginan manusia. Untuk dapat

mengimplementasikan aplikasi program yang di buat dapat

menggunakan

perangkat lunak sebagai berikut :

Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Professional

Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0

H. Konfigurasi Sistem Komputer

Adapun Konfigurasi Sistem Komputer yang penulis buat dalam penulisan

ini adalah :

Keyboard / Mouse

HardDisk40 G

Pentium IV2.8 Ghz

SVGA15”

Deskjet

Floppy Disk

1.44 MB

KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI PT.ISTEM TANGERANG

Documents

Transcript of KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI PT.ISTEM TANGERANG