KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI...
Transcript of KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI...
KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI SMK PIAMBARRUKMO 1 BERBASIS JAVA
Naskah Publikasi
diajukan oleh :
Kurnianto Tri Nugroho07.11.1736
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
COMPUTERIZED PAYMENT SYSTEM FOR SPP AND DSP IN SMK PIAMBARRUKMO 1 JAVA BASED
KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI SMK PIAMBARRUKMO 1 BERBASIS JAVA
Kurnianto Tri Nugroho
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In line with the development of an educational institution, the activities andproblems faced by the more complete and requires serious treatment. The dataprocessing plays a very important role in educational institutions. But not a feweducational institutions that have not implemented properly structuring data. Many of thedata should be processed, but neglected so that the data is corrupted or even lost.
Many business or non business organizations that use computers for automaticdata processing, including data processing students at the school. Computerized dataprocessing system students are changing how information is processed rather thanchanging the task - a task that needs to be done. Good processing system to solveproblems quickly and with immediate results. In this case the data processing system caninclude a problem recording with a simple paper and pencil to the electronic. Each - eachsystem to collect information and bring it to the place of destination.
Computer is an appropriate data processing tools with access to high accuracyand speed of access compared to the human brain works. Therefore the use ofcomputerized systems supporting the activities, particularly data processing that canaccelerate the creation of reports - reports are good and will be submitted to theleadership that is used in decision making and to the students themselves.
Keywords : data processing, computerized system, computerized data processingsystem, report
1. PendahuluanSeiring dengan pertumbuhan, peningkatan pengetahuan dan kesadaran akan
pentingnya pengelolaan data menjadi informasi, maka kebutuhan akan kemudahan
dalam pengelolaan tersebut juga sangat dibutuhkan.
Salah satu contohnya yaitu pengolahan administrasi pembayaran SPP
(Sumbangan Pembinaan Pendidikan) dan DSP (Dana Sumbangan Pembangunan)
yang masih menggunakan sistem manual disebagian sekolah-sekolah. Sehingga
dengan adanya penerapan sistem komputerisasi dalam pengolahan administrasi
pembayaran SPP dan DSP dirasa sangat tepat untuk mengatasi permasalahan
yang ada.
1.1.Rumusan MasalahMasalah yang akan diteliti adalah kelayakan sistem administrasi pembayaran
SPP dan DSP dimana sistem tersebut sampai saat ini masih dilakukan secara
manual, sehingga menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan. Bagaimana
suatu sistem administrasi pembayaran SPP dan DSP dibuat sehingga dapat
dihasilkan suatu sistem pengolahan data secara efektif dan efisien?
1.2.Batasan Masalah
Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang
pengolahan administrasi pembayaran SPP dan DSP sangat luas. Oleh karena itu
penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini.
Adapun batasan masalahnya sebagai berikut :
1) Pemrosesan data siswa dan data kelas
2) Pemrosesan transaksi pembayaran SPP dan DSP
3) Pemrosesan laporan pembayaran SPP dan DSP
4) Software yang digunakan antara lain, NetBeans IDE 6.7.1, XAMPP
2. Landasan Teori2.1. Definisi Sistem
Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah apabila mengetahui pengertian
sistem tersebut. Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan
pertama lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan kedua pendekatan pada
komponen. Menurut Jerri Fitz Gerald, pendekatan yang menekankan pada prosedur
yaitu suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.1
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu
sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai
tujuan tertentu.2
Sistem dalam manajemen sering diartikan sebagai kumpulan elemen – elemen
yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab mentransformasikan atau
memproses masukan untuk menghasilkan suatu keluaran yang dapat digunakan
dalam proses pengambilan keputusan oleh seorang manajer atau pimpinan dalam
suatu perusahaan atau lembaga, sehingga keputusan yang diambil tersebut
merupakan keputusan yang benar – benar dapat dipertanggung jawabkan kebaikan
ataupun keburukannya serta diharapkan keputusan tersebut memberi nilai lebih bagi
pengguna.
2.2. Pengertian Pengolahan Data
Data adalah bahan yang akan diolah dapat berupa angka, huruf, symbol, kata –
kata yang menunjukkan suatu situasi. Pengolahan data merupakan segala macam
operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat serta sesuai
dengan hasil atau tujuan yang berupa informasi.
Dan operasi pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar
yaitu :
a. Pencatatan
Operasi pemindahan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini terjadi
tidak hanya selama tahap originasi (pada dokumen asli) dan tahap distribusi (pada
dokumen laporan) akan tetapi terjadi pada seluruh siklus pengolahan.
b. Duplikasi
Operasi ini merupakan penggandaan data diatas formulir atau dokumen yang
mungkin saja dikerjakan sewaktu data dicatat secara manual atau dikerjakan
setelahnya dengan menggunakan suatu mesin.Pemeriksaan
c. Klasifikasi
1 Jogiyanto. HM, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis(Yogyakarta, Andy Offset, 1990), Hal 1-2
2 Jogiyanto. HM, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis(Yogyakarta, Andy Offset, 1990), Hal 1-2
Operasi ini memisahkan data kedalam beberapa kategori. Contoh sekumpulan
daftar murid dapat diklasifikasikan sesuai dengan jenis kelamin.
d. Sorting
Mengatur data dalam urutan tertentu. Dalam hal ini data yang disorting adalah
data yang belum terklasifikasi.
e. Merging
Operasi ini merupakan proses dimana dua data atau lebih kumpulan data
dicampur, sehingga sekumpulan data tersebut sudah disorting dengan key yang
sama dan melakukan kumpulan data tersebut bersama – sama menjadi bentuk
kumpulan data tunggal yang telah diurutkan.
f.Kalkulasi
Melakukan kalkulasi numeris pada data yang bertipe numeric.
g. Pemeriksaan, pencarian data
Operasi ini bertujuan untuk mendapatkan data tertentu di dalam data yang telah
diurutkan.
h. Ringkasan dan penulisan laporan
Di dalam operasi ini, kumpulan data diringkas dan kesimpulan tertentu dari data
dinyatakan dalam bentuk yang sederhana dan lebih jelas.3
2.3. Perangkat Lunak
Dalam pembuatan aplikasi pembayaran SPP dan DSP ini, penulis
menggunakan bahasa pemrograman NetBeans IDE 6.7.1 dan MySQL XAMPP.
NetBeans IDE adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi objek
(OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan
java tidak hanya terfokus pada suatu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk
berbagai sistem operasi dan bersifat open source.
3. Analisis dan Perancangan3.1. Analisis Sistem
Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa sistem yang lama, karena layak
atau tidak suatu sistem baru itu ditentukan dengan analisis. Oleh karena itu harus
menganalisis sistem lama agar nantinya sistem baru yang akan dibuat menjadi lebih
bermanfaat dan sesuai dengan keinginan.
3 Martin M. Lipschutz. Ph.D. dan Seymor LIpschutz, Ph.D, seri buku Schaum teori dan Soal – Soal PengolahanData (Penerbit, Airlangga, 1990), Hal 3-4
3.1.1. PerformanceTabel 3.1 Analisis Kinerja
Parameter Sistem Lama
1. Respone time (rata – rata waktu yang
tertunda pada pekerjaan)
2. Troughput (jumlah pekerjaan dalam
waktu tertentu)
1. Respone time sistem administrasi
pembayaran SPP dan DSP tergolong
lambat dikarenakan administrator
mencatat satu persatu siswa yang
bayar. Sehingga dalam hal ini
memungkinkan waktu tertunda dalam
penyediaan laporan.
2. Throughputnya yang ada pada sistem
lama tergolong kecil, dalam hal ini
tergantung pada berapa banyak jumlah
siswa yang melakukan pembayaran
pada waktu tertentu. Semakin banyak
siswa yang melakukan pembayaran
maka waktu yang dibutuhkan semakin
banyak juga.
3.1.2.InformationTabel 3.2 Analisis Informasi
Parameter Sistem Lama
1. Akurat (bebas dari kesalahan)
2. Relevan (sesuai dengan kebutuhan)
3. Tepat waktu (informasi tidak boleh
usang, karena informasi yang usang
tidak mempunyai nilai lagi)
1. Keakuratan dari sistem yang sudah
ada dikarenakan pencatatan manual dari
administrator ketika siswa melakukan
pembayaran SPP dan DSP secara
bersamaan. Hal ini menimbulkan informasi
yang disampaikan terkadang menimbulkan
kekeliruan.
2. Informasi administrasi SPP siswa yang
disampaikan seringkali tidak tepat waktu
dikarenakan waktu pembayaran dari tiap
siswa yang tidak ditentukan.
3. Pada sistem lama informasi yang
disampaikan sebenarnya sudah relevan,
dikarenakan sudah ada pemberitahuan
dahulu ketika ada pembayaran DSP, tetapi
disisi lain kurangnya informasi tentang
waktu pembayaran SPP menyebabkan
penyampaian laporan kurang relevan.
3.1.3. EconomyTabel 3.3 Analisis Ekonomi
Parameter Sistem Lama
Biaya Biaya yang dikeluarkan oleh bendahara sekolah lumayan
banyak, hal ini dikarenakan terlalu banyak tempat yang
digunakan untuk penyimpanan arsip – arsip pembayaran dari
tiap siswa. Seperti penggunaan kertas yang terlalu banyak
waktu pencatatan.
3.1.4. ControlTabel 3.4 Analisis Kontrol
Parameter Sistem Lama
Kontrol Kontrol yang dilakukan masih sangat rendah sehingga jika
terjadi kesalahan atau berubahnya suatu informasi sangant
sulit untuk memperbaikinya.
3.1.5. EfficiencyTabel 3.5 Analisis Efisiensi
Parameter Sistem Lama
Sumber daya (manusia, informasi, waktu,
uang, peralatan, ruang, keterlambatan
pengolahan data)
Pada saat data laporan yang diserahkan
oleh kepala sekolah hilang maka akan
dibutuhkan orang, waktu, uang untuk
mendapatkan gantinya. Sehingga
pengolahan data dirasa mengalami
keterlambatan, dari situ terjadi ketidak
efisiennya sumber daya.
3.1.6. ServiceTabel 3.6 Pelayanan
Parameter Sistem Lama
Pelayanan Pelayanan yang kurang komunikatif dan efisien dikarenakan
penyerahan data laporan administrasi oleh bendahara masih
menggunakan kertas untuk data pembayaran SPP
sementara, sehingga data pembayaran yang akan diolah
menjadi lambat.
3.2. Perancangan Sistem3.2.1. Perancangan UML
Untuk menjelaskan aplikasi yang dibangun, digunakan 4 (empat) model diagram
UML yaitu : use case diagram, class diagram, activity diagram, dan sequence
diagram.
3.2.1.1. Use Case Diagram
Gambar 3.1 Use Case Diagram
3.2.1.2. Activity Diagram
Gambar 3.2 Activity Diagram3.2.1.3. Class Diagram
Gambar 3.3 Class Diagram3.2.1.4. Squence Diagram
Gambar 3.4 Squence Diagram Siswa
Gambar 3.5 Squence Diagram Kelas
Gambar 3.6 Squence Diagram Pembayaran DSP
Gambar 3.7 Squence Diagram Pembayaran SPP
Gambar 3.8 Squence Diagram Tunggakan
3.2.2. Relasi Antar Tabel
Gambar 3.9 Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan4.1. Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru
dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai
dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi sistem ini adalah
menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah
ditentukan.
4.2. Manual ProgramForm LoginForm login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang tidak
memiliki hak akses tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga dengan
adanya menu login, maka tingkat keamanan data dapat terjaga.
Gambar 4.1 Menu LoginForm Menu Utama
Gambar 4.2 Menu Utama
Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di
dalam program. Form utama berisi menu Siswa, menu Kelas, menu Pembayaran
SPP dan DSP, menu Tunggakan, laporan SPP dan DSP dan laporan Tunggakan.
Form Menu Input Data Siswa
Gambar 4.3 Menu Siswa
Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan, mengedit, menghapus
data siswa pada SMK PI Ambarrukmo 1 Sleman. Untuk minyampan atau menambah
data baru, isikan textbox yang tersedia kemudian tekan tombol Simpan.
Form Menu Input Data Kelas
Gambar 4.4 Menu Kelas
Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan, mengedit, menghapus
data kelas pada SMK PI Ambarrukmo 1 Sleman. Untuk minyampan atau menambah
data baru, isikan textbox yang tersedia dan pilih kelas dan tahun ajaran yang
diinginkan kemudian tekan tombol Simpan.
Form Pembayaran DSP
Gambar 4.5 Form Pembayaran DSP
Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
pembayaran dsp. Masukkan nis siswa, pilih status pembayaran dan isikan jumlah
pembayaran pada angsuran kemudian klik tombol simpan maka data berhasil di
masukkan.
Form Pembayaran SPP
Gambar 4.6 Form Pembayaran SPP
Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
pembayaran spp. Masukkan nis siswa, pilih bulan, status pembayaran dan jumlah
bayar yang dibayar kemudian klik tombol simpan maka data berhasil di masukkan.
Form Tunggakan
Gambar 4.7 Form Tunggakan
Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
tunggakan. Masukkan nis siswa, pilih bulan, dan jumlah tunggakan kemudian klik
tombol simpan maka data berhasil di masukkan.
Form Laporan
Gambar 4.8 Form Laporan
5. KesimpulanSetelah dilakukan penelitian berdasarkan program yang telah dibuat, dapat
disimpulkan bahwa proses pengolahan data administrasi pembayaran SPP dan
DSP dengan menggunakan sistem terkomputerisasi membantu kinerja admin
dalam hal ini bagian TU dalam melakukan pengolahan data administrasi siswa.
Bagian TU sebelumnya banyak menggunakan arsip untuk menyimpan data.
Disaat melakukan pencarian data yang dibutuhkan, memerlukan waktu yang
lama karena harus mencari satu per satu tiap arsip yang disimpan. Selain itu juga
mengalami kesulitan disaat data perlu untuk dilakukan pengubahan data seperti
penambahan ataupun perbaikan.
Dengan sistem komputerisasi pengolahan administrasi siswa dapat
dilakukan secara efektif dan efisien. Data-data tidak sepenuhnya berbentuk arsip
sehingga dapat lebih dipermudah dalam hal pemeriksaan data ataupun
perbaikan data jika terjadi kesalahan. Data-data dapat di-back up dengan mudah
sehingga terhindar dari kehilangan ataupun kerusakan data. Selain itu media
penyimpanan dapat lebih dihemat.
Penyimpanan data menggunakan arsip-arsip banyak menggunakan kertas,
sehingga dengan sistem komputerisasi ini dapat lebih dihemat. Dengan
dihasilkannya sistem ini keterlambatan dalam penyajian informasi kepada pihak–
pihak yang membutuhkan dapat dihambat.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk KeunggulanBersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQLdengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.
Supardi, Yuniar. 2010. Semua Bisa Menjadi Programmer Java Case Study. Jakarta: PTElex Media Komputindo.