KOLEKSI TERAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI … fileKoleksi Teras Akademik merupakan koleksi buku...

10
1 | Page KOLEKSI TERAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYA Datin Komodhi Thaiveegan Pustakawan Perpustakaan Universiti Malaya & Pauziaah Mohamad Timbalan Ketua Pustakawan Perpustakaan Universiti Malaya ABSTRAK Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi perpustakaan yang dikhususkan untuk menyimpan bahan- bahan yang dicadangkan oleh pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran. Pelbagai kekangan polisi peminjaman dan kecanggihan dunia teknologi dalam capaian pelbagai maklumat melalui internet menyebabkan kadar peminjaman koleksi ini berkurangan. Sebagai langkah alternatif, sistem ‘One-stop Centre’ diwujudkan untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan lagi peminjaman koleksi ini. Kertas kerja ini akan membincangkan usaha yang telah diambil oleh Perpustakaan Universiti Malaya untuk mewujudkan sistem ‘One-stop Centre’ Koleksi Teras Akademik. 1. PENGENALAN Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi buku teks ataupun bahan bacaan yang dicadangkan oleh pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran. Terdapat pelbagai istilah diberikan kepada Koleksi Teras Akademik bergantung kepada perpustakaan, contohnya Reserve Collection, Course Reserve Collection, Short Loan Collection, Red-Spot Collection atau Koleksi Bertanda Merah. Bahan yang terdapat dalam koleksi ini merangkumi berbagai subjek seperti Sains Sosial, Ekonomi, Kemanusiaan, Pengajian Islam, Sains dan Teknologi, Pendidikan dan lain lain lagi. Terdapat juga perpustakaan yang bukan sahaja menyimpan buku teks sebagai bahan koleksi teras akademik tetapi juga bahan bahan seperti nota, manual, dokumen, artikel dan latihan ilmiah atas permintaan pensyarah. Prytherch, R (2000) mendefinisikan Reserve Collection sebagai “In academic libraries, material which is in great demand because of being placed on reading lists and set on one side for very short limited periods, or for an academic term and then only for use as short-loan collection, Course Reserve Collection”. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini adalah bolehlah disifatkan sebagai tunjang sesebuah perpustakaan akademik dalam membantu pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Thessaloniki International Library pula mendefinisikan Reserve Collection sebagai koleksi yang menyimpan bahan seperti buku teks, artikel jurnal, audio visual, kertas peperiksaan dan juga capaian kepada sumber elektronik. Koleksi Teras Akademik menyokong keperluan pelajar dan juga memastikan semua pelajar berpeluang merujuk bahan ini. Di samping itu, penempatan koleksi ini secara berasingan dengan bahan lain dapat dapat memastikan bahan dapat dipelihara dengan baik, tidak disalahguna dan dapat mengelakkan vandalisme. Koleksi ini diwujudkan untuk memberi peluang kepada semua pengguna berdaftar menggunakan bahan tersebut berpandukan polisi sirkulasi yang telah di tetapkan. Pembangunan koleksi ini juga berdasarkan polisi Pembangunan Koleksi Perpustakaan yang telah di wujudkan. Pelbagai pendekatan dan kaedah telah dilaksanakan untuk mempromosi bagi meningkatkan kadar peminjaman koleksi ini termasuklah pembaharuan polisi dan mewujudkan satu sistem One-stop Centre’. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini juga adalah merupakan salah satu usaha untuk memastikan sumber yang disediakan oleh perpustakaan selari dengan strategi dan keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti.

Transcript of KOLEKSI TERAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI … fileKoleksi Teras Akademik merupakan koleksi buku...

1 | P a g e

KOLEKSI TERAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYA

Datin Komodhi Thaiveegan

Pustakawan

Perpustakaan Universiti Malaya

&

Pauziaah Mohamad

Timbalan Ketua Pustakawan

Perpustakaan Universiti Malaya

ABSTRAK

Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi perpustakaan yang dikhususkan untuk menyimpan bahan-

bahan yang dicadangkan oleh pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran.

Pelbagai kekangan polisi peminjaman dan kecanggihan dunia teknologi dalam capaian pelbagai

maklumat melalui internet menyebabkan kadar peminjaman koleksi ini berkurangan. Sebagai langkah

alternatif, sistem ‘One-stop Centre’ diwujudkan untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan lagi

peminjaman koleksi ini. Kertas kerja ini akan membincangkan usaha yang telah diambil oleh

Perpustakaan Universiti Malaya untuk mewujudkan sistem ‘One-stop Centre’ Koleksi Teras Akademik.

1. PENGENALAN

Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi buku teks ataupun bahan bacaan yang dicadangkan oleh

pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran. Terdapat pelbagai istilah diberikan

kepada Koleksi Teras Akademik bergantung kepada perpustakaan, contohnya Reserve Collection,

Course Reserve Collection, Short Loan Collection, Red-Spot Collection atau Koleksi Bertanda Merah.

Bahan yang terdapat dalam koleksi ini merangkumi berbagai subjek seperti Sains Sosial, Ekonomi,

Kemanusiaan, Pengajian Islam, Sains dan Teknologi, Pendidikan dan lain lain lagi. Terdapat juga

perpustakaan yang bukan sahaja menyimpan buku teks sebagai bahan koleksi teras akademik tetapi

juga bahan bahan seperti nota, manual, dokumen, artikel dan latihan ilmiah atas permintaan

pensyarah.

Prytherch, R (2000) mendefinisikan Reserve Collection sebagai “In academic libraries, material which is

in great demand because of being placed on reading lists and set on one side for very short limited

periods, or for an academic term and then only for use as short-loan collection, Course Reserve

Collection”. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini adalah bolehlah disifatkan sebagai tunjang

sesebuah perpustakaan akademik dalam membantu pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan.

Thessaloniki International Library pula mendefinisikan Reserve Collection sebagai koleksi yang

menyimpan bahan seperti buku teks, artikel jurnal, audio visual, kertas peperiksaan dan juga capaian

kepada sumber elektronik. Koleksi Teras Akademik menyokong keperluan pelajar dan juga

memastikan semua pelajar berpeluang merujuk bahan ini. Di samping itu, penempatan koleksi ini

secara berasingan dengan bahan lain dapat dapat memastikan bahan dapat dipelihara dengan baik,

tidak disalahguna dan dapat mengelakkan vandalisme. Koleksi ini diwujudkan untuk memberi peluang

kepada semua pengguna berdaftar menggunakan bahan tersebut berpandukan polisi sirkulasi yang

telah di tetapkan. Pembangunan koleksi ini juga berdasarkan polisi Pembangunan Koleksi

Perpustakaan yang telah di wujudkan. Pelbagai pendekatan dan kaedah telah dilaksanakan untuk

mempromosi bagi meningkatkan kadar peminjaman koleksi ini termasuklah pembaharuan polisi dan

mewujudkan satu sistem “One-stop Centre’. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini juga adalah

merupakan salah satu usaha untuk memastikan sumber yang disediakan oleh perpustakaan selari

dengan strategi dan keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti.

2 | P a g e

2. PENGENALPASTIAN MASALAH

Alabaster (2010) ada menyatakan bahawa terdapat empat asas utama kejayaan pembangunan koleksi

teras iaitu “a detailed collection policy statement as a buying plan, staff involvement, thorough title

assessment dan collection evaluation”. Ini menunjukkan bahawa pembangunan koleksi teras bukanlah

sesuatu perkara yang mudah.

Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan Koleksi Teras Akademik kurang popular dan kadar

peminjaman bahan agak berkurangan. Di antara masalah-masalah yang telah dikenalpasti ialah

tempoh pinjaman yang singkat, jumlah pinjaman yang terhad, denda lewat yang tinggi, kekurangan

polisi pembangunan koleksi, kekurangan staf untuk menguruskan proses peminjaman dan masalah

penyusunan semula bahan ke rak. (Maziah Salleh, 2011).

Perpustakaan Universiti Malaya terdiri dari satu (1) Perpustakaan Sentral, sebelas (11) perpustakaan

dalam rangkaian ini termasuklah tiga (3) Perpustakaan Cawangan dan lapan (8) Perpustakan Khusus.

Perpustakaan cawangan adalah Perpustakaan Undang-Undang, Perpustakaan Perubatan dan

Perpustakaan Peringatan Zaba, manakala Perpustakaan Khusus adalah Perpustakaan Pergigian,

Perpustakaan Pengajian Islam, Perpustakaan Alam Bina, Perpustakaan Kejuruteraan, Perpustakaan

Bahasa dan Lingusitik, Perpustakaan Pengajian Melayu, Perpustakaan Pengajian Asia Timur dan

Perpustakaan Pengajian India. Walau bagaimanapun Koleksi Teras Akademik hanya terdapat di

beberapa perpustakaan sahaja seperti di Perpustakaan Sentral, Perpustakaan Undang-Undang,

Perpustakaan Perubatan, Perpustakaan Pergigian, Perpustakaan Alam Bina, Perpustakaan Kejuruteraan

dan Perpustakaan Pengajian Islam. Usaha untuk menjadikan koleksi ini koleksi yang komprehensif

telah menjadi matlamat utama perpustakaan.

Namun begitu, statistik menunjukkan koleksi ini masih tidak digunakan sepenuhnya oleh pengguna.

Di antara faktor-faktor yang menyebabkan hal ini berlaku adalah kerana:

i. Tiada kepelbagaian kaedah pencarian bahan ini melalui katalog berkomputer

perpustakaan. Hanya pilihan judul bahan dan juga nombor panggilan.

ii. Pelajar biasanya lebih mengingati nama pensyarah atau instruktor dan juga kod kursus.

iii. Polisi peminjaman yang ketat.

iv. Koleksi yang tidak lengkap dan tidak dikemaskini

v. Kurang promosi

Schmidt (2000) menyatakan bahawa walaupun kewujudan Reserve Collection ini meningkatkan kadar

kesediaan bahan untuk dipinjam oleh pelajar, ia juga menimbulkan masalah kepada dua-dua pihak

iaitu perpustakaan dan juga pelajar. Kitaran proses sirkulasi seperti peminjaman, pemulangan dan

penyusunan semula bahan ke rak memerlukan masa dan juga risiko kesilapan manusia berlaku

semasa memilih bahan untuk diasingkan kepada rak terbuka dan jugak rak Koleksi Teras Akademik.

Keperluan atau permintaan yang tinggi terhadap bahan dari koleksi ini menyebabkan pelajar perlu

bersaing untuk mendapatkan bahan yang terhad. Penyelesaian kepada permasalahan ini adalah

dengan membeli naskah tambahan di mana proses ini menambah beban staf.

Kepesatan dan kecanggihan teknologi maklumat juga menyebabkan kadar penggunaan bahan

daripada koleksi ini berkurangan. Pelajar lebih cenderung ke arah maklumat yang mudah diakses,

tiada kekangan polisi pinjaman dan juga boleh didapati tidak kira masa dan tempat sama ada

menggunakan telefon mudah alih ataupun komputer. Pelajar juga tidak dibebani dengan denda

pemulangan lewat bahan.

3 | P a g e

2.2 LANGKAH YANG DIAMBIL UNTUK MENAMBAHBAIK KOLEKSI

Beberapa langkah telah diambil oleh perpustakaan Universiti Malaya untuk menjadikan Koleksi Teras

Akademik sebagai One-Stop Centre. Antara langkah-langkah tersebut adalah:.

i. Perubahan Polisi Pinjaman

Tempoh pinjaman koleksi telah dipanjangkan daripada sehari kepada 3 hari dan kadar denda

pemulangan buku lewat telah dikurangkan kepada RM0.50/hari, di mana sebelum ini

peminjaman hanya untuk sehari dan denda lewat pulang adalah RM0.50/sejam. Masalah

jangka masa peminjaman yang singkat dan denda yang tinggi dapat diselesaikan dengan

perubahan polisi yang dipinda dan dilaksanakan oleh pihak pengurusan perpustakaan.

Pelajar tidak perlu beratur di Kaunter Pinjaman dengan memberi nombor panggilan kepada

Pembantu Perpustakaan untuk mendapatkan buku yang dikehendaki. Kini mereka boleh

“browse” di stak Koleksi Teras Akademik dan memilih buku yang diperlukan dan

menggunakan mesin layan diri untuk meminjam buku tersebut.

ii. Kaedah Pencarian Bahan

Kaedah pencarian bahan telah dikembangkan dan tidak terhad kepada pencarian melalui

judul bahan dan nombor panggilan sahaja. Skop pencarian bahan telah diperluaskan kepada

tajuk kursus, kod kursus dan nama pensyarah atau instruktor. Penambahan strategi pencarian

bahan ini memberi alternatif yang lebih banyak kepada pelajar untuk memilih strategi yang

mudah, ringkas dan pantas bagi mereka. Pencarian bahan boleh dilakukan di mana-mana

sahaja termasuklah menggunakan aplikasi telefon mudah alih.

Contoh Pencarian:

(a) Taip kod kursus “JEEA2309” di dalam kotak carian yang disediakan.

(b) Senarai kursus di bawah JEEA akan dipaparkan. Klik pada JEEA2309 Cerpen Melayu.

Sila rujuk Rajah 1.

Rajah 1 : Carian melalui kod kursus

(c) Senarai bahan di bawah kod kursus JEEA2309 akan dipaparkan

(d) Pilih bahan yang dikehendaki. Contohnya klik pada No. 3

4 | P a g e

Rajah 2 : Senarai bahan berdasarkan kod kursus

(e) Lokasi bahan akan dipaparkan. Contoh: Bahan “Cerpen Malaysia sebelum perang

dunia ke-2” berada di Koleksi Teras Akademik dan Stak terbuka. Kedua-dua bahan

adalah di Perpustakaan Sentral. Sila rujuk Rajah 3.

Rajah 3 : Lokasi bahan

5 | P a g e

iii. Akses Terbuka Koleksi Teras Akademik

Koleksi Teras Akademik telah diubahsuai dan ditempatkan di dalam ruang khas yang boleh

diakses oleh pelajar secara terbuka tetapi masih lagi di dalam ruang lingkup tertutup seperti

dalam Gambarajah 1 dan 2. Pelajar boleh mengakses sendiri bahan yang diperlukan dan

meminjam menggunakan mesin pinjaman layan diri seperti dalam Gambarajah 3.

Gambarajah 1 : Ruang Koleksi Teras Akademik

Gambarajah 2 : Bahan-bahan Koleksi Teras Akademik

6 | P a g e

Gambarajah 3 : Pinjaman bahan menggunakan mesin pinjaman layan diri

iv. Pembangunan Koleksi

Selain daripada pemilihan bahan oleh pensyarah untuk simpanan Koleksi Teras Akademik,

perpustakaan telah mengambil inisiatif dengan mengkhususkan Pustakawan yang bertindak

sebagai Pustakawan Penghubung untuk setiap Fakulti/Akademi/Pusat. Setiap kumpulan

Fakulti/Akademi/Pusat ini diketuai oleh Timbalan Ketua Pustakawan dan Ketua Bahagian.

Ketua Pustakawan Penghubung perlu memastikan setiap Pustakawan Penghubung di bawah

penyeliaan masing-masing menghubungi Fakulti/Akademi/ Pusat yang telah ditetapkan untuk

memastikan bahan yang telah disenaraikan dalam senarai bacaan telah ditempah atau dibeli

oleh perpustakaan dan sekurang-kurangnya satu naskah dimasukkan ke dalam Koleksi Teras

Akademik.

v. Promosi Koleksi

Promosi Koleksi Teras Akademik dilaksanakan melalui pelbagai medium untuk meningkatkan

kadar penggunaan. Di antaranya ialah :

Menggunakan media sosial seperti facebook &, blog

(https://www.facebook.com/UMalayaLibrary) , (http://umlibweb.wordpress.com/)

Promosi melalui laman sesawang perpustakaan ( http://www.umlib.um.edu.my)

Membuat edaran brosur

Paparan bunting dan poster

Mengadakan promosi semasa karnival perpustakaan

Memberi insentif kepada peminjaman terbanyak semasa karnival perpustakaan

Pendedahan kepada pelajar baru tentang Koleksi Teras Akademik melalui

pengajaran Kursus Kemahiran Maklumat (GXEX1401). Kursus ini adalah kursus wajib

yang perlu diambil oleh pelajar ijazah dasar.

Taklimat Haluan Siswa

7 | P a g e

3. ONE-STOP CENTRE

Terdapat dua langkah utama yang telah diambil untuk mengukuhkan One-stop Center Koleksi

Teras Akademik iaitu :

i. Mengenalpasti kod kursus yang ralat dan tidak releven

ii. Mengemaskini rekod tajuk kursus, kod kursus dan nama instruktor dan sistem

perpustakaan.

3.1 Mengenalpasti kod kursus yang ralat dan tidak releven

(a) Mengenalpasti kod kursus yang ralat. Contoh kod kursus AGRI AGRI seperti terpapar pada

Rajah 5 di bawah:

Rajah 4 : Paparan senarai kod kursus

(b) Semak sistem perpustakaan berdasarkan judul yang dipaparkan di Pendeta Discovery

Rajah 5 : Semak judul

8 | P a g e

(c) Kenalpasti bahan yang berstatus RESERVE sahaja dan tidak dipinjam. Sekiranya bahan sedang

dipinjam, langkah seterusnya tidak dapat dilakukan.

Rajah 6 : Semak status bahan Reserve

(d) Remove Reserve. Bahan dikeluarkan dari status Koleksi Teras Akademik

Rajah 7 : Remove Reserve

(e) Bahan yang telah dikeluarkan daripada Koleksi Teras Akademik direkodkan dan dihantar

kepada pustakawan yang bertanggungjawab untuk proses pengesahan.

9 | P a g e

3.2 Mengemaskini Rekod Tajuk Kursus, Kod Kursus Dan Nama Instruktor Dalam Sistem

Perpustakaan.

Prose mengemaskini rekod Tajuk Kursus, Kod Kursus dan nama Pensyarah atau Instruktor

boleh dilakukan dengan menggunakan Menu Reserve Information. Dalam Reserve Information

terdapat empat (4) perkara yang boleh dilakukan, iaitu:

(a) Menghasilkan Rekod Reserve (Create Reserve)

Dilakukan dengan memasukkan ID Item bahan yang hendak di Reserve. Terdapat tiga (3)

maklumat yang perlu diisi iaitu maklumat asas (Basic Information), Individual Reserve dan

Copies. Maklumat asas atau Basic Information mengandungi maklumat Circulation Rule,

jumlah naskah yang diperlukan, status bahan samada Collect, Current, Dormant atau

Return, Expire Date, Auto Selected Copies dan Keep Copies At The Desk. Individual Reserve

pula mengandungi Instructor ID, Course ID, Stage (Active, Inactive, Prepare) dan Expire

Date. Maklumat Copies menunjukkan berapa naskhah bahan yang ada dan boleh dibuat

RESERVE.

(b) Reserve Individu (Individual Reserve)

Untuk melaksanakan Individual Reserve ini, staf perlu memasukkan ID Item. Dalam

menu, Basic Information dan maklumat Individual Reserve perlu diisi.

(c) Meminda Reserve (Modify Reserve)

Modify Reserve boleh dilakukan apabila terdapat maklumat perlu dipinda atau

diperbetulkan. Di dalam menu Modify Reserve ianya melibatkan maklumat-maklumat

seperti dalam Basic Information, Individual Reserve, Copies, dan maklumat-maklumat

tambahan yang lain (Extended Information).

(d) Membatalkan Reserve (Remove Reserve)

Proses membatalkan Reserve juga boleh dilakukan. Ianya akan melibatkan maklumat-

maklumat seperti yang terdapat dalam Modify Reserve.

3.3 Maklumat Kursus

Melalui menu Maklumat Kursus atau Course Information ianya membolehkan perkara berikut

dilakukan:

(a) Memaparkan Kursus (Display Course)

(b) Menghasilkan maklumat kursus (Create Course)

(c) Duplikasi kursus (Duplicate Course)

(d) Meminda kursus (Modify Course)

(e) Membatalkan kursus (Remove Course)

4. KESIMPULAN

Kadar peminjaman Koleksi Teras Akademik telah meningkat setelah ujudnya sistem One Stop Centre

dan juga perubahan kepada polisi peminjaman dilaksanakan. Namun begitu, beberapa

penambahbaikan boleh dilaksanakan untuk memudahkan proses pencarian bahan contohnya

pencarian melalui facebook. Disamping itu, senarai bacaan juga boleh dimasukkan ke dalam laman

sesawang perpustakaan dan mengadakan pautan ke Pendeta Discovery. Ini akan memberikan lebih

alternatif kepada pelajar untuk menggunakan pelbagai kaedah atau metode yang bersesuai bagi

mereka untuk mendapatkan Koleksi Teras Akademik ini.

10 | P a g e

RUJUKAN

Adomi, E. E., & Iwhiwhu, B. E. (2004). Users’ levels of satisfaction with reserve collection services in a

state university library in Nigeria. Collection Building, 23(1), 39-44. doi

doi:10.1108/01604950410514721

Alabaster, C. (2010). Developing and outstanding core collection : a guide for libraries (2 nd ed.).

Chicago: American Library Association.

Enger, K. B. (2009). Using citation analysis to develop core book collections in academic libraries.

Library & Information Science Research, 31(2), 107-112. doi:

http://dx.doi.org/10.1016/j.lisr.2008.12.003

Lee, A. (1984). The "Red Spot" collection o fthe main library, University Malaya. Retrieved from :

http://eprints.um.edu.my/8890/1/KA3(2)1984_(A1).pdf

Martell, C. (2008). The Absent User: Physical Use of Academic Library Collections and Services

Continues To Decline 1995–2006. The Journal of Academic Librarianship, 34(5), 400-407. doi:

http://dx.doi.org/ 10.1016/j.acalib.2008.06.003

Maziah Salleh. (2011). Koleksi Teras Akademik di Perpustakaan Universiti Malaya : Masalah dan

penggunaannya. Kekal Abadi, 29(1), 1-6.

Odini, S. (1997). Managing a reserve collection: the case of Moi University Library. Library Review,

46(4), 275-281. doi: doi:10.1108/00242539710167959

Prytherch, R. (Ed.). (2000). Harrod's librarians' glossary (9 ed.). England: Gower Publishing Company

Limited.

Quinn, B. (1997). Adapting service quality concepts to academic libraries. The Journal of

Academic Librarianship, 23(5), 359-369. doi: http://dx.doi.org/10.1016/S0099-1333(97)90033-1

Schmidt, S. J. (2000). Course reserves, E-reserves and serving the remote user. at Indiana University-

Purdue University at Indianapolis, 19(1), 24-27.

Thessaloniki International Library. ([n.d]). CITY Library reserve policy. Retrieved from

http://www.city.academic.gr/library/information_services/library_resources/collections/book_files/C

ITY_Library_%20Reserve%20Policy.pdf