KKP “Penggajian Karyawan“

7/22/2019 KKP Penggajian Karyawan

1/21

KKP APSI ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA

PAYON RESTO JAKARTA

BAB IPENDAHULUAN

1.1. UmumKomputer adalah peralatan ( device ) yang bekerja di bawah control programyang

tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data untuk

menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data itu. Komputer berasal dari

kata to compute yang berarti menghitung. Jadi secara umum komputer disebut sebagai mesin

hitung. Tetapi pengertian komputer saat ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi

adalah suatu alat hitung dengan konstruksi elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan

(storage internal ) dan bekerja dengan bantuan program yang diberikan kepadanya. Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam menyelesaikan

pekerjaan - pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan keputusan. Dalam dunia usaha

komputer memiliki peranan yang cukup besar dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam

perusahaan dan juga pihak luar perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan

dan meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih

akurat, relevan dan tepat waktu.PAYON RESTO adalah sebuah tempat makan yang kegiatan utamanya adalah melayani

dan memberikan pesanan / pelayanan terbaik, dan juga memperkerjakan cukup banyak

karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan

dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari

kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang

terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya

secara tepat, cepat dan akurat.Berdasarkan uraian diatas, maka kami tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian

pada PAYON RESTO. Sehubungan dengan itu, maka kami memilih judul Laporan Kuliah Kerja

Praktek (KKP) ini :ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PAYON RESTO
http://essacha.blogspot.com/2013/05/kkp-apsi-analisa-sistem-penggajian.htmlhttp://essacha.blogspot.com/2013/05/kkp-apsi-analisa-sistem-penggajian.htmlhttp://essacha.blogspot.com/2013/05/kkp-apsi-analisa-sistem-penggajian.htmlhttp://essacha.blogspot.com/2013/05/kkp-apsi-analisa-sistem-penggajian.htmlhttp://essacha.blogspot.com/2013/05/kkp-apsi-analisa-sistem-penggajian.html


2/21

1.2. Maksud dan TujuanAdapun maksud dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah :

a. Sebagai wujud nyata riset yang kami lakukan.b. Untuk mempraktekan teoriteori yang telah kami pelajari ke masyarakat secara nyata.c. Untuk menambah wawasan dan pengalaman kerja.d. Untuk mengetahui sistem berjalan pada perusahaan yang dituju serta belajar merancang sistem.

Sedangkan tujuan dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai

salah satu nilai mata kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi (APSI) pada semester 3

(tiga) untuk program studi Komputerisasi Akuntansi di Akademik Manajemen Informatika &

Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).1.3. Metode Penelitian

Dalam usaha pengumpulan data, metode yang digunakan untuk penulisan Tugas Laporan

Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah :a. Interview

Yaitu penulis mengadakan wawancara tentang sistem penggajian dan yang berhubungan dengan

pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP).b. Studi Pustaka

Yaitu Mengumpulkan data - data yang diperlukan dengan mencarinya di buku-buku, artikel,

majalah, internet dan file-file yang tentunya berhubungan dengan topik.

1.4. Ruang LingkupDalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini penulis hanya membatasi

ruang lingkup permasalahan pada Sistem Penggajian Karyawan.

1.5. Sistematika PenulisanSistematika Penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang

dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan gambaran secara menyeluruh.

Adapun sistematika penulisan pada makalah ini terdiri dari empat bab, yaitu sebagai berikut:BAB I : PENDAHULUAN


3/21

Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan

yang di bahas dalam bab demi bab.BAB II : LANDASAN TEORIPada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem

(tool system).BAB III : ANALISA SISTEM BERJALANPada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat

perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD)

sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen

keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode, spesifikasi sistem komputer

secara umum, perangkat lunak perangkat keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan pokok,

dan alternatif pemecahan masalah.BAB IV : PENUTUPPada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I sampai dengan bab III

serta berisikan saran yang bersifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu sendiri maupun

untuk kepentingan umum.

BAB IILANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar SistemA. Pengertian Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen atau variabel variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling

ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur

yang erat hubungannya satu sama lainnya, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai

tujuan tertentu.Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut


4/21

ini. Suatu Sistem menurutJerry FitzGerald,Ardra F. FitzGerald, Waren D. Stalling Jr (HM

Jogiyanto, Jogjakarta, 2005:1 ) adalah Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.Sedangkan pengertian Sistem yang menekankan pada komponennya menurutRichard

F.N ( HM Jogiyanto, Jogjakarta 2005:1 ) adalah kumpulan dari elemen elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar

dan tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya. Pengertian Sistem menurutNorman H.Barish dalam bukunya System Analyse for

Effective Administrator (Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah Alat dimana pegawai dari suatu

perusahaan bekerja untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.Pengertian Sistem menurutMulyadi (1993:6) adalah Suatu jaringan prosedur yang

dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian Sistem menurut Sistem menurutNorman L.Engier, Tata

Sutabri (2004:10) adalah Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna

mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti inventaris ataupenjadwalan produksi .

Sistem MenurutProf. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo, Tata Sutabri, (2004:10) adalah

Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan,

sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses .Sistem menurut Gordon B.Davis, Tata Sutabri, (2004:10) adalah Sistem dapat berupa

abstrak atau fisis . Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan atau

konsepasi-konsepsi yang saling bergantung, contohnya Sistem teologi. Sedangkan Sistem fisis

adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

B. Karakteristik SistemSuatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang merincikan bahwa hal tersebut bisa

dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang termasuk ke dalam karakteristik sistem adalah

sebagai berikut:1. Komponen Sistem (Component)


5/21

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling

bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau

bagian-bagian dari sistem.2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang

lainnya.3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi

operasi sistem.4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu sistem dengan subsistem

lainnya.5. Masukan Sisitem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna

dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (Process)Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi

keluaran.8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

C. Klasifikasi SistemSistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai

berikut :1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik


6/21

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusiaSistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan

manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.3. Sistem dilklasifikasikan sbagai sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem

tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

unsur probabilitas.4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan

luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya.

C. Pengertian Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat

manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak

luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

D. Komponen Sistem InformasiSistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building

block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang

lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.1. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan

media untuk menangkap data berupa dokumen dasar.2. Blok model (model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logoka, dan model matematik yang akan memanipulasi

data input dan data yang tersimpan di basis data dengn cara yang sudah tertentu untuk

mengahsilkan keluaran yang diinginkan.3. Blok keluaran (output block)


7/21

Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.4. Blok teknologi (technology block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengaksesdata, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara

keseluruhan.5. Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di

perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali (control block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang

dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat

langsung cepat diatasi.

E. Sistem Informasi ManajemenSistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen. Definisi SIM menurut George M. Scott adalah kumpulan dari interaksi-interaksi

sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun

kebutuhan operasi.Definisi SIM menurutBarry G. Cushingadalah kumpulan dari manusia dan sumber-

sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan

mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.Definisi SIM menurutFrederick H. Wu adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem

yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.Definisi SIM menurut Gordon B. Davisadalah sistem manusia/mesin yang menyediakan

informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu

organisasi.Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah :


8/21

1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang dapat digunakan untuk

menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem. Adapun Tool Systemyang digunakan

penulis untuk merancang model sistem adalah :A. Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagran (DFD)

Diagram Alir Data (DAD) atauData Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang

menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang digunakan untuk menggambarkan arus data

dari data sistem dan untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan.Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level

yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi),

sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses

keputusan dan proses perhitungan. Simbol-simbol yang dipergunakan terdiri dari empat simbol,

yaitu :1. Kesatuan luar (Eksternal Entity)

Kesatuan Luar (Eksternal Entitiy) atau Batas Sistem (Boundary) merupakan entitydilingkungan

luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input

atau menerima output dari sistem.2. Proses (Proccess)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari

hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari

proses.3. Arus Data (Data Flow)


9/21

Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan, laporan

tercetak, tampilan layar komputer, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat

atau memo, data yang dibaca dan direkamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada bukuagenda, transmisi data dari suatu komputer yang lain.

4. Simpanan Data (Data Store)Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, catatan manual,

kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan manual dan agenda atau buku. Beberapa langkah di dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga , yaitu :

1. Diagram KonteksDiagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan diproses atau

untuk mengambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks,

yang penjabarannya secara lebih terperinci.3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses

yang ada di dalam diagram nol.Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DAD / DFD adalah :

1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara

langsung.2. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya secara langsung.3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.B. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi.Fungsinya untuk mendefiniskan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap dan

untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama.


10/21

Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap

perancangan sistem. Pada tahap analisa perancangan sistem digunakan sebagai alat komunikasi

antara sotem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada sistem tersebut serta

informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan pada tahap perancangan sistemkamus data digunakan untuk merancang input, output/laporan dan database.

Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :1. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Fungsinya untuk

memudahkan mencari arus data di dalamData FlowDiagram (DFD).

2. Nama Arus DataKarena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow

Diagram (DFD),maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.3. Tipe Data

Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.

Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir.

Dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter

danfield-field. Bentuk data tersebut disebut tipe data.4. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau

elemen-elemen data.5. Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen yang satu dengan yang lainnya.6. Volume

Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-

rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan

volume puncak menunjukan volume yang terbanyak

7. Periode


11/21

Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan kapan output

data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan dihasilkan.8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka

bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data.Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi.Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu :

1. Notasi Tipe DataNotasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari suatu data. Notasi

yang digunakan antara lain:Table II.1. Notasi Tipe DataNOTASI ARTI

X Setiap karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Sebagai pemisah ribuan

, Sebagai pemisah pecahan

- Sebagai tanda penghubung

/ Sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur DataNotasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum

digunakan antara lain :Tabel II.2. Notasi Struktur DataNOTASI ARTI

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)


12/21

{ } Iterasi (pengulangan proses)

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. UmumDalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk

membantu dalam menyelesaikan masalah - masalah yang terjadi pada suatu insatansi pemerintah

maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah - masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat

yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu

perusahaan, informasi tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi

tidak seimbang. Salah satunya contoh adalah sistem penggajian karena erat kaitannya dengan

perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk itu

perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti contohnya

komputer.

3.2. Tinjauan PerusahaanDalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi serta

fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1. Sejarah PerusahaanPAYON RESTO adalah salah satu rumah makan yang telah berdiri selama 8 tahun

sejak tahun 2004, yang berlokasi di Jl. Kemang Raya No.17 Jakarta Selatan, dengan konsep

Authentic Indonesian Restaurant & Shops.Bentuk bangunan yang sangat tradisional seperti rumah adat Jawa, suasana yang sangat

sejuk dengan banyaknya pepohonan seperti taman dan dikelilingi oleh kolam ikan berukuran

kecil seperti selokan membuat pelanggan yang datang merasa tenang. Karena suasana yang

sangat nyaman itu, PAYON RESTO ini biasa di reserveuntuk acara pesta kebun atau acara-

acara lainnya.


13/21

Karena suasana ini pula pelanggan merasa tertarik untuk mencoba datang dan menikmati

suasana yang sangat nyaman itu. Didukung pula dengan makanan dan minuman yang ditawarkan

di PAYON RESTO ini, sangat Indonesia sekali, khususnya dalam masakan Jawa.Di PAYON RESTO ini terdapat menu khusus per harinya, seperti contoh menu spesial

waktu kami melakukan riset, yaitu Kulit Tahu Payon, Gurame Bakar Bumbu Kuning, Iga Bakar

Payon dan masih banyak yang lainnya. Harga di PAYON RESTO ini pun cukup terjangkau

untuk harga standar di daerah Kemang.Jadi, jika ingin mengadakan pesta kebun, makan malam romantis atau rindu dengan

makanan tradisional, PAYON RESTO ini sangat cocok untuk dicoba.

3.2.2. Struktur Organisasi dan FungsiStruktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan bagaimana fungsi

atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, menunjukan hirarki dan

struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Dengan struktur

organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan

secara efektif, terarah, dan terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali.Bentuk struktur organisasi pada PAYON RESTO adalah sebagai berikut :

Gambar III.1. Struktur Organisasi PAYON RESTO

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :1. OWNERatau PEMILIKa. Bertanggungjawab atas jalannya usaha.

b. Pemberi keputusan atas semua yang terjadi dalam usaha.c. Mengawasi dan memberi masukan kepada karyawan.

2. KITCHEN atau BAGIAN DAPURa. Memasak makanan yang dipesan pelanggan.

b. Membersihkan piring atau peralatan yang kotor.c. Menjaga kebersihan dapur.

3. OFFICE HRD (Human Resources Development)


14/21

a. Mengurusi Surat Masuk dan Keluar.b. Mengurusi Pembagian Gaji Karyawan.

PROMOTIONa. Mengurusi bagian promosi untuk mengenalkan PAYON RESTO ke masyarakat melalui

online/offline.4. FLOOR WAITRESS

a. Melayani pelanggan yang datang.b. Menulis pesanan yang akan dipesan.c. Memberikan makanan yang dipesan.

CASHIERa. Mengurusi bagian pembayaran.

SHOPa. Melayani di bagian kedai (snack, makanan & minuman tradisional).

BARa. Melayani di bagian minuman modern (Bir, moctail dll.)

5. GARDENa. Mebersihkan, memelihara dan merawat taman dan kolam.6. SERVICEa. Memperbaiki apabila ada kerusakan peralatan.

3.3. Prosedur Sistem BerjalanProsedur sistem penggajian pada PAYON RESTO adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Penyerahan Kartu AbsenPara karyawan yang bekerja di PAYON RESTO menyerahkan kartu absen kepada HRD untuk

direkap (akumulasikan).b. Prosedur Penyerahan Berkas

Proses penyerahan berkas dilakukan setelah HRD menerima Kartu Absen pada 2 hari sebelum

akhir bulan dari para Karyawan untuk direkap, dan data Kartu Absen tersebut disimpan kedalam

Arsip Absen, selanjutnya HRD melengkapi Laporan Rekap Gaji untuk kemudian laporan


15/21

tersebut diserahkan kepadaOwner untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada HRD untuk

diarsipkan kedalam Arsip Laporan Rekap Gaji.c. Prosedur Penyerahan Gaji

Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan setelah Bagian HRD membuat laporan yangtelah disetujui serta ditandatangani Owner, untuk kemudian disiapkan uang yang sesuai laporan

rekap gaji untuk diserahkan kepada para karyawan dengan disertakan bukti slip gaji untuk

karyawan dan bukti serah terima gaji yang dikembalikan kepada HRD.d. Prosedur Pengarsipan Berkas

Setelah para karyawan menerima gaji mereka dan mengembalikan bukti serah terima gaji kepada

HRD, kemudian oleh HRD bukti serah terima gaji karyawan disimpan dalam arsip.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang kami lakukan pada PAYON RESTO, dapat diketahui bentuk

sistem penggajian yang berjalan. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram

konteks dibawah ini :

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem BerjalanGambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data Sistem BerjalanUntuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus

data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data

sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah sebagai

berikut :A. Kamus Data Dokumen Masukan


16/21

1. Kamus Data Kartu AbsenNama arus data : Kartu AbsenAlias : KABentuk data : Cetakan manualArus data : KaryawanProses 1.0Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawanPeriode : Setiap akhir bulanVolume : satu lembar untuk setiap bulanStruktur data : Header + Isi + FooterHeader :Nama Perusahaan + Nama dokumen + Nama Karyawan

+ DivisiIsi : Tanggal + Jam Masuk + Jam Keluar + LemburFooter : Tanda tangan Karyawan

2. Kamus Data Acc. Laporan Rekap GajiNama arus data : Acc. Laporan Rekap GajiAlias : Acc LRGBentuk data : Cetakan manualArus data : OwnerProses 2.0

Penjelasan : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuanpembagian gaji karyawan yang telah ditandatangai

Periode : Setiap akhir bulanVolume : Satu lembarStruktur data : Header + Isi + FooterHeader : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal: No. + Nama + Divisi + Gaji Pokok + Lembur +

Potongan + Transport + Subtotal + Total PengeluaranFooter : Tanda tangan Owner + Tanda tangan HRD

3. Kamus Data Bukti Serah Terima Gaji


17/21

Nama arus data : Bukti Serah Terima GajiAlias : BSTGBentuk data : ManualArus data : Proses 3.0Karyawan

KaryawanProses 4.0Penjelasan : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah

menerima gajiPeriode : Setiap Akhir BulanVolume : Dua lembarStruktur data : Header + Isi + FooterHeader : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + TanggalIsi : No. + Nama + Divisi + Tanda tangan

Footer : Tanda tangan HRD

B. Kamus Data Dokumen Keluaran1. Kamus Data Laporan Rekap Gaji

Nama arus data : Laporan Rekap GajiAlias : LRGBentuk data : Cetakan manualArus data : Proses 2.0Owner

Penjelasan : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuanpembagian gaji karyawan

Periode : Setiap akhir bulanVolume : Satu lembarStruktur data : Header + Isi + FooterHeader : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal: Nama + Jabatan + Jumlah Jam Kerja + Biaya Per Jam

+ Jumlah + Lembur + Total + Total PengeluaranFooter : Tanda tangan Owner + Tanda tangan HRD


18/21

2. Kamus Data Slip GajiNama arus data : Slip GajiAlias : SGBentuk data : ManualArus data : Proses 3.0KaryawanPenjelasan : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawanPeriode : Saat Pemberian Gaji KaryawanVolume : Satu lembarStruktur data : Header + Isi + FooterHeader : Slip Gaji Bulan + Nama + DivisiIsi : No. + Keterangan + Jumlah

*Keterangan = Gaji Pokok + Lembur + PotonganKasbon/Alpha + Sub Total Gaji Diterima + Transport+ Grand Total Gaji Diterima

Footer : Tanda tangan HRD + Tanda tangan Karyawan

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi BerjalanDalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang

terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen

masukan dan dokumen keluaran.A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan1. Kartu Absen

Fungsi : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawanSumber : KaryawanTujuan : HRDMedia : Kertas/KartuJumlah : Satu lembarFrekuensi : Setiap Akhir bulan

2. Acc. Laporan Rekap Gaji


19/21

Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gajikaryawan yang telah ditandatangai

Sumber : OwnerTujuan : HRDMedia : KertasJumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setalah laporan rekap gaji ditandatangani

3. Bukti Serah Terima GajiFungsi : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah menerima gajiSumber : KaryawanTujuan : HRDMedia : KertasJumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap pembagian gaji karyawan

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran1. Laporan Rekap GajiFungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji

karyawanSumber : HRDTujuan : OwnerMedia : KertasJumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setelah merekap absen karyawan

4. Slip GajiFungsi : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawanSumber : HRDTujuan : Karyawan


20/21

Media : KertasJumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap penyerahan gaji

3.7. Permasalahan PokokBerdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa PAYON RESTO dalam

mengelola proses Penggajian mulai dari proses merekap kartu absen sampai pembuatan laporan

memang sudah menggunakan komputer tetapi belum seluruhnyaterkomputerisasi. Bisa dibayangkan apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan :

a. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.b. Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan.c. Keamanan dokumen yang kurang terjamin.d. Kurangnya sumber daya manusiae. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.

3.8. Alternatif Pemecahan MasalahDengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu

mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perekapan kartu absen sampai perhitungan

gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya.Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program

pada komputer, yaitu :a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga

menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada.b. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban

dalam hal pencatatan data.c. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem

manual.


21/21

BAB IVPENUTUP

4.1. KesimpulanDari pembahasan mengenai sistem penggajian pada PAYON RESTO dapat terlihat

bagaimana fungsi dan peranan komputer serta sumber daya manusia yang belum digunakan

secara optimal.Oleh karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penggajian dari

proses perekapan kartu absen sampai pembuatan laporan pada PAYON RESTO adalah :a. Bahwa dengan penggunaan sistem penggajian secara manual banyak mengandung resiko

kesalahan pencatatan data.b. Sistem pengumpulan data yang digunakan mengandung resiko hilangnya data-data penting

karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua bukti terkumpul.Oleh sebab itu dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat

komputerisasi sistem pinjaman guna menunjang proses mulai dari perekapan absen sampai

pembuatan laporan yang selama ini berlangsung sangatlah diperlukan.

4.2. SaranDari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan

harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem penggajian :a. Dalam menangani proses penggajian, sebaiknya menggunakan cara kerja komputer secara

maksimal agar lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan

mengurangi resiko kesalahan dalam pekerjaan yang tinggi.b. Perangkat komputer baik software maupun hardware yang digunakan sebaiknya dengan

kebutuhan dan kemampuan.

KKP “Penggajian Karyawan“

Documents

Transcript of KKP “Penggajian Karyawan“