BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pada perkembangan jaman seperti saat ini, Eva Sponge bukan hanya

digunakan untuk industri sepatu dan sandal saja tetapi untuk tatakan mouse,

dalaman tas laptop, mainan anak, karpet, dan lain-lain. Sehubungan dengan itu

kami perusahaan yang bergerak di bidang industri eva sponge PT. Bitungjaya Inti

Cemerlang, terus mengembangkan berbagai jenis sponge dengan warna dan motif

yang variatif. Untuk sandal dan sepatu, banyak perusahaan sandal dan sepatu

yang memesan eva sponge ke perusahaan kami dari kualitas biasa sampai kualitas

khusus. Juga untuk mainan anak, dulu permainan sejenis puzzle hanya terbuat

dari kayu dan kertas karton tebal, juga mainan berbentuk buku cerita saat ini

sudah disediakan dalam bentuk eva sponge.

Dengan mesin-mesin produksi yang banyak kami impor dari Jerman dan

Taiwan, juga bahan baku yang berkualitas baik impor ataupun lokal, kami yakin

dapat bersaing dengan perusahaan eva sponge lainnya yang ada di Tangerang.

Adapun daerah pemasaran eva sponge perusahaan kami yaitu Tangerang, Jakarta,

Bekasi, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan Bali. Kami yakin dengan

menjaga kualitas mesin, kualitas bahan baku, warna, dan harga yang bersaing,

konsumen akan puas jika membeli eva sponge di tempat kami.Berdasarkan uraian

diatas, maka penulis memberikan judul Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, yaitu :

“ANALISA SISTEM PENJUALAN BARANG EVA SPONGE SECARA

TUNAI PADA PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG DI TANGERANG”

1.2 PERMASALAHAN

Setelah dilakukan pengamatan pada system yang berjalan pada

PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG, dapat diketahui bahwa kendala yang

ada yaitu pada laporan barang jadi dari gudang stock ke marketing sehingga

menghambat pengiriman barang. Pembuatan laporan stock barang jadi yang

masih berbentuk manual menghambat pengiriman barang. Maka perlu dilakukan

komputerisasi sehingga pengiriman barang menjadi lancar dan mendukung

penjualan tunai yang ada.

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT

Pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dimaksudkan untuk

menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang penulis dapat dari mata

perkuliahan pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer pada

PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, selain itu ada beberapa tujuan lain, yaitu :

1. Melatih mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan yang diterima,

dikembangkan secara logis, sistematis, kritis yang dapat meningkatkan

kemampuan serta ketrampilan untuk menghadapi suatu masalah.

2. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti penulisan skripsi pada program

Strata satu pada STMIK PGRI Tangerang jurusan sistem informasi

Manfaat dari Kuliah Kerja Praktek ini adalah mengetahui sistem yang

berjalan untuk penjualan tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang.

1.4 VISI DAN MISI PERUSAHAAN

Setiap perusahaan memiliki visi, begitu juga dengan perusahaan ini. Adapun

visi PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah :

1. Memperoleh laba yang meningkat dari tahun ke tahun

2. Memperluas pangsa pasar

3. Meningkatkan qualitas produk

4. Memberikan qualitas dan pelayanan yang baik terhadap konsumen.

Visi diatas disertai juga dengan misi perusahaan sebagai penunjang yaitu :

1. Menciptakan Motif sponge baru yang belum bisa dicetak oleh perusahaan

lain, sehingga konsumen hanya akan memesan motif tersebut dari

perusahaan kami

2. Memberikan pelatihan terhadap para marketing lapangan

3. Melakukan survei ke daerah-daerah baru

4. Memakai bahan baku yang berkualitas agar hasil eva sponge yang

diproduksi bagus

5. Memperbaiki setiap kekurangan yang dikeluhkan oleh para customer

1.5 PEMBATASAN MASALAH/RUANG LINGKUP KERJA PRAKTEK

Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan Kuliah Kerja

Praktek (KKP) ini adalah : pemesanan barang, pembayaran, pengiriman barang,

laporan penjualan.

1.6 METODOLOGI PENELITIAN/PENULISAN

Dalam rangka megumpulkan data-data atau keterangan yang diperlukan,

maka dalam hal ini penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya :

1.6.1 Observasi

Penulis mengumpulkan data secara langsung langsung ke lapangan

dengan melihat objek yang diteliti dalam waktu yang bersamaan. Metode

ini bersifat umum tapi menyeluruh dan manfaatnya dapat dipakai sebagai

dasr untuk penelitian yang lebih baik.

1.6.2 Studi Pustaka

Selain melakukan observasi, penulis juga melakukan pengumpulan data

dengan cara studi pustaka. Didalam metode ini penulis berusaha

melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari

dari buku-buku dan data-data yang relevan dan tentu saja yang ada

hubungannya dengan masalah yang akan dibahas.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN SISTEM

“Sistem menurut West Churchman adalah serangkaian komponen yangdikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”(Krismiadji, 2002:1)

“Sistem menurut Jogiyanto H.M (2001) adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan

saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai

suatu tujuan.

Contoh :

* Sistem Komputer terdiri dari

- Software

- Hardware

- Brainware

* Sistem Akuntansi

Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

- Komponen / elemen (component)

- Batas sistem (boundary)

- Lingkungan luar sistem (environment)

- Penghubung (interface)

- Masukan (input)

- Pengolah (process)

- Keluaran (output)

- Sasaran (objective) atau tujuan (goal)

- Komponen / elemen (component)

Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling

bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari

suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.

Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan.

Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal

dengan Suprasistem.

Contoh :

Jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri

akan dipandang sebagai Suprasistem.

- Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu

dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya

batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena

dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan

lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas

sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem

itu sendiri.

Contoh :

Sistem Keuangan - Sistem Akuntansi

- Kasir

- Administrasi Keuangan

- Personalia

- Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari

suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan

luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan.

Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan

dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang

bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak

mengganggu operasi dari sistem.

- Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan,

sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke

subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari

suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.

- Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan

ini dapat berupa :

- Masukan Perawatan (Maintenance Input)

Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi

Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.

- Masukan Sinyal (signal input)

Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.

Contoh : Data

- Pengolah (Process)

Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input

menjadi output.

Contoh :

- CPU pada komputer

- Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.

- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan

keuangan

- Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat

diklasifikasikan sebagai :

- Keluaran yang berguna

Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer

- Keluaran yang tidak berguna

Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.

- Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)

Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang

mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.

Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau

pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai:

- Sistem ABSTRAK (Abstract system )

Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya

berupa pemikiran atau ide-ide.

Contoh : Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang

menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia.

- Sistem FISIK (Physical system)

Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap

mahluk dapat melihatnya.

Contoh : Sistem Komputer

Sistem Akuntansi

Sistem Produksi

- Sistem ALAMIAH (Natural system)

Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam

arti tidak dibuat oleh manusia.

Contoh : Sistem Geologi : sungai, pegunungan

Sistem Solar : galaxy, tata surya

- Sistem buatan manusia (Human made system)

Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia.

Contoh : Sistem Informasi - manusia - komputer

Man - machine system / human-machine system

Interaksi antara manusia dan mesin

- Sistem Deterministik (Deterministic System )

Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut

sistem deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi,

sehingga outputnya juga dapat diramalkan.

Contoh : Sistem Komputer

- Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )

Sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan

karena mengandung probabilitas.

Contoh : Sistem Manusia

- Sistem Tertutup (closed system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi

oleh lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benar-

benar tertutup.

Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed

system )

- Sistem Terbuka (open system)

Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem

yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem

ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik,

agar yg masuk hanya pengaruh - pengaruh yang baik saja.

Contoh : sistem kebudayaan Indonesia

2.2 PENGERTIAN ANALISA SISTEM

Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang

yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut SISTEM

ANALIS.

Fungsi system analis adalah :

1. Mengidentifikasikan masalah - masalah dari pemakai / user

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yg harus dicapai untuk memenuhi

kebutuhan user

3. Memilih alternatif - alternatif metode pemecahan masalah

4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dgn permintaan

user

Tugas – tugas umum dari Sistem Analis

1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yg berkaitan dgn

sistem yg berjalan.

2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg

berjalan kepada user.

3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi -

aplikasi untuk

penerapannya pada komputer.

4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya & keuntungan dari sistem yg baru

5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yg baru.

Tugas – tugas teknik dari Sistem Analis

1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru.

2. Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan.

3. Menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design

Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru

secara detail.

4. Merancang pola pengawasan terhadap data yg bersifat sangat penting

5. Menyusun file-file utk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat

berjalan efektif.

6. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user

7. Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yg dilakukan oleh sistem analis

dlm merancang sistem yg baru.

Pribadi Sistem Analis

1. Mampu bekerja sama

2. Mampu berkomunikasi dengan baik

3. Mempunyai sopan santun

4. Mempunyai pendirian yang tegas

5. Mampu bersikap dewasa

6. Mampu bersikap tegas

7. Dapat bertindak secara metodik

8. Dapat bersikap akurat dalam memperhitungkan biaya-biaya

9. Mempunyai sifat kreatif

5 Tahap langkah kerja Sistem Analis

1. Tahap Mengidentifikasikan masalah kebutuhan user

2. Tahap Melaksanakan studi kelayakan

3 Tahap Analisis dan rancang sistem

4. Tahap Penerapan sistem

5. Tahap Evaluasi dan pemeliharaan

2.3 PENGERTIAN PENJUALAN TUNAI

“Penjualan tunai menurut Joel G.Segel dan Joe K.Shim yang diterjemahkan

oleh Moh.Kurdi (1999) adalah peneriamaan yang diperoleh dari pengiriman

barang dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai bahan

pertimbangan.”

2.4 PENGERTIAN DIAGRAM ALIR DATA

Diagram alir data digunakan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem

yang berbentuk bagan. DAD sangat membantu sekali didalam berkomunikasi

dengan pemakai sistem secara logika. DAD merupakan alat yang digunakan pada

metodologi pengembangan sistem terstruktur. Beberapa simbol yang digunakan

pada DAD untuk mewakili :

1. Kesatuan luar

Setiap sistem tentunya mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem

dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan

output pada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan

kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan

menerima input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat

disimbolkan dengan notasi kotak

Notasi kesatuan luar di DFD

2. Arus Data

Arus data (data flow) didalam DFD diberikan simbol suatu panah. Arus data

ini mengalir diantara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar (external

entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk

sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi penamaan

yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data akan dituliskan

disamping garis panahnya.

3. Proses

Suatu proses adalah suatu pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang,

mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat

ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi

panjang dengan sudut-sudut tumpul.

4. Simpanan Data

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa

sebagai berikut:

a. suatu file

b. suatu arsip atau catatan manual

c. suatu kotak tempat data di meja seseorang

d. suatu tabel acuan manual

e. suatu agenda atau buku

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal

paralel yang tertutup disalah satu ujungnya atau sepasang garis horisontal

degan kedua ujung terbuka.

Notasi simpanan data

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1.1 SEJARAH PERUSAHAAN

PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG berlokasi di Desa Bitungjaya,

Cikupa – tangerang, dengan luas lahan lebih dari 4 hektar. Perusahaan ini berdiri

sejak Agustus 1989 dan bergerak dibidang industri eva sponge dan ekspor sandal.

Produk-produk yang kami hasilkan sangat bersaing dari segi kualitas dan harga.

Kami juga berpengalaman lebih dari 20 tahun dibidang eva sponge. Banyak

perusahaan sepatu di Indonesia yang menjadi konsumen kami, seperti : PT.Carvil

Abadi, Neckerman, Baby Millioner, Bata, Adidas Group, dll. Para pekerja kami

juga selalu menjaga kualitas barang. Sejak November 1993 sampai Juni 1994

kami juga menjual sandal untuk ekspor. Adapun daerah pemasaran kami seperti

Italia, Belgia, Jerman, Belanda, Perancis, dan Jepang. Saat ini kami juga

memproduksi outsole sepatu dengan berbagai merek terkenal dan juga tali jepit

sandal untuk local dan ekspor. Dengan mesin-mesin yang kami datangkan dari

dalam dan luar negeri, juga tenaga-tenaga ahli, serta bahan baku yang berkualitas

kami yakin bisa memberikan produk yang berkualitas dengan harga terjangkau.

Bagi kami kualitas dan pelayanan yang terbaik adalah kepuasaan bagi konsumen.

3.1.2 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Fungsi dan tanggung jawab dari setiap komponen organisasi adalah sebagai

berikut :

PIMPINAN

K.A. MARKETING

STAFF MARKETING

BAG. GUDANG BARANG JADIBAG. MUAT & PENGIRIMAN

SUPIR PENGIRIMAN

STAFF MARKETING

STAFF MARKETING

- Pimpinan

Bertugas untuk menjaga keseimbangan dan mehatur perusahan baik

secara makro dan secara mikro

- K.A Marketing

Bertugas menghitung harga jika ada customer baru, menandatangani

Purchase order, surat jalan, faktur, dan mengatur rute pengiriman.

- Staf Marketing

Bertugas membuat surat jalan, faktur, dan memasukkan data Purchase

order ke computer.

- Bag.Muat barang dan pengiriman

Bertugas mengatur barang yang akan dikirim

- Bag.Gudang barang jadi

Bertugas memberikan laporan barang jadi yang siap untuk dikirim

- Supir pengiriman

Bertugas mengantar setiap pesanan yang sudah disiapkan

3.2 SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN

3.2.1 SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN

Sistem jaringan yang digunakan/dipilih oleh PT.Bitungjaya Inti Cemerlang

adalah Topologi Star. Adapun alasan menggunakan topologi ini adalah karena

hardness jaringan yang digunakan adalah Switch dan saat ini hampir semua

perusahaan menggunakan topologi star dan alasan yang lain jika salah satu

komputer bermasalah tidak berpengaruh ke komputer lain.

3.2.2 PERANGKAT KERAS YANG DIGUNAKAN

PERUSAHAAN

Perangkat keras yang digunakan adalah :

Monitor : MAG Innovision

Keyboard : Logitech

Mouse : Logitech

Printer : Epson LQ-2170

Casing CPU : ZIP

Motherboard : ASUS Ps102

HDD : 80 GB Seagate

Processor : Intel Pentium IV

RAM : 512 Mb

3.3 SISTEM APLIKASI YANG DIGUNAKAN PERUSAHAAN

3.3.1 SOFTWARE PENDUKUNG

Software yang digunakan pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah BIC

Information System. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk software dan

database adalah Progress, dengan operating system yang digunakan adalah Linux.

3.3.2 SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

A. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI

Sistem yang saat ini berjalan memiliki manfaat untuk mengetahui

banyaknya pengiriman barang yang dilakukan dalam satu hari, banyaknya

Purchase order yang masuk dan bisa mempercepat penarikan data penjualan

untuk bagian keuangan.

B. CARA KERJA SISTEM

Adapun cara kerja system yang berjalan secara umum adalah sebagai

berikut : setiap Purchase order yang masuk diinput ke komputer. Purchase order

yang sudah diinput dibuat surat perintah kerja untuk bagian produksi, setelah

barang jadi maka bagian gudang barang jadi memberikan laporan ke bagian

marketing. Setelah barang siap untuk dikirim, bagian marketing mengatur

pengiriman dan untuk setiap harinya Purchase order yang masuk, dan banyaknya

barang yang dikirim dibuat laporan penjualan.

BAB IV

ANALISA KINERJA SISTEM PERUSAHAAN

4.1 ANALIS SISTEM

4.1.1 ANALIS SISTEM INFORMASI

A. SISTEM BERJALAN PERUSAHAAN

Sistem berjalan adalah serangkaian proses keluar masuknya berkas yang

terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Maksud dari sistem berjalan ini

adalah untuk mendapat gambaran lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang

ada di suatu perusahaan, berikut ini adalah sistem penjualan barang eva sponge

secara tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, yaitu :

1. Pemesanan barang

Proses pemesanan barang terjadi ketika pembeli memberikan surat

permintaan penawaran harga harga ke marketing. Berdasarkan surat permintaan

penawaran harga ini, bagian marketing memberikan surat penawaran harga.

Setelah disepakati/disetujui pihak pembeli, maka pihak pembeli memberikan surat

pesanan barang dalam bentuk PO (Purchase Order)

2. Pembayaran

Setelah PO masuk ke bagian marketing, PO tersebut tidak langsung

diteruskan ke bagian produksi tetapi menunggu pembayaran dulu dari pembeli.

Setelah pembayaran diterima baik berupa giro atau transfer dan dibuatkan faktur

penjualan oleh bagian marketing baru PO ini diproses.

3. Pengiriman barang

Setelah bukti transfer/giro diterima, PO baru diproses. Bagian marketing

memberikan SO (Surat Order) / SPK (Surat Perintah Kerja) yang diteruskan ke

bagian produksi. Setelah menerima SO/SPK bagian produksi memberikan

rencana produksi ke bagian marketing. Setelah barang jadi, bagian produksi

memberikan laporan ke gudang barang jadi yang kemudian di bagian gudang

barang jadi dibuatkan laporan barang jadi ke bagian marketing. Setelah

mengetahui barang yang dipesan oleh pembeli sudah jadi, marketing membuat

surat perintah muat barang dan pengiriman ke bagian muat barang dan

pengiriman. Setelah barang dimuat, bagian muat membuat laporan berapa jumlah

barang yang dimuat ke bagian marketing yang kemudian dibuatkan surat jalan.

Setelah surat jalan siap, supir mengirim barang ke pembeli yang memesan barang

tersebut.

4. Laporan penjualan

Berdasarkan data faktur dan surat jalan, marketing memberikan laporan

penjualan setiap hari ke bagian keuangan.

B. DATA FLOW DIAGRAM POINT

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran dari uatu sistem dalam bentuk

jaringan yang mempresentasikan suatu sistem itu sendiri, bias otomatis,

manual/semi otomatis. Data Flow Diagram terdiri dari tiga hal, yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram paling atas karena menunjukkan

sistem secara global/keseluruhan, terdiri dari suatu proses yang

menggambarkan suatu ruang lingkup sistem.

2. Diagram nol

Diagram nol menunjukkan fungsi-fungsi utama suatu sistem. Diagram ini

merupakan diagram yang menggambarkan proses.

3. Diagram detail/rinci

Diagram ini menunjukkan rincian dari salah satu/lebih proses yang ada

pada diagram yang lebih tinggi. Diagram ini merupakan diagram yang paling

bawah tidak dapat dibagi lagi.

SPPH, PO_Acc, Giro/ SPH, Faktu, SJ

CUSTOMER MARKETING

SPH, SJ, faktur transfer SPPH,

PO_Acc,

SJ_Acc

Giro/transfer, Lap.Penjualan

Barang, SJ

SJ_Acc

Rencana SO/SPK Lap.Barang Jadi

produksi

Keterangan :

SPPH : SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

SPH : SURAT PENAWARAN HARGA

PO : PURCHASE ORDER

SJ : SURAT JALAN

SO/SPK : SURAT ORDER/SURAT PERINTAH KERJA

SPM : SURAT PERINTAH MUAT

DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN

Data SPPH

Arsip SPPH

SISTEM PENJUALAN TUNAI

GUDANG BARANG JADI

GUDANG PRODUKSI

BAGIAN MUAT & PENGIRIMAN

KEUANGAN

1.0PEMESANAN

BARANG

CUSTOMER

MARKETING

SPPH,PO_Acc

SPH

Data SPH

Arsip SPh

SPPH dt_customerPO_Acc Arsip dt_customer

SPH

Data PO

Arsip PO_Acc

Faktur

Copy Faktur_Acc Data Faktur_Acc

Arsip Faktur_Acc

Faktur

Giro/Transfer, Copy Faktur_Acc

Giro/Transfer

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN

Barang Arsip Faktur_Acc,SJ

2.0PEMBAYARA

N

KEUANGAN

3.0PENGIRIMAN

CUSTOMER

Copy SJ_Acc

Data SOSJ Arsip SO

Lap.Muat Barang, SJ_Acc Arsip SJ_Acc

Data SJ_Acc

Rencana Produksi SPM

SO Lap.Muat Barang

Lap.Brg Jadi

Arsip SJ_Acc

Lap.Penjualan

Arsip Faktur_Acc

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN

dt_customer

SPPH SPH Arsip dt_customer

MARKETING

BAGIANPRODUKSI

BAGIANBARANG JADI

BAGIAN MUAT&

PENGIRIMAN

4.0LAPORAN

PENJUALAN

KEUANGAN

1.1PENAWARAN

MARKETING

Data SPPH

Arsip SPPH

SPH SPPH Data SPHArsip SPH

PO_Acc

Data PO_Acc

Arsip PO_Acc

PO_Acc

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN

PROSES 1.0

1.2PENERIMAAN

PO

CUSTOMER

Giro/Transfer

Pembayaran diterima

Copy Faktur_Acc

Faktur Data Faktur_Acc

Arsip Faktur_Acc

Copy Faktur_Acc

Faktur

Giro/Transfer

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN

PROSES 2.0

2.1PEMBAYARAN

2.2PEMBUATAN

FAKTUR

CUSTOMER

MARKETING KEUANGAN

so

SO

Rencana Produksi Data SO

Arsip SO

so

SO

Lap.Barang Jadi

Lap.Barang Jadi

SJ

Lap.Muat Barang

SPM Lap.Muat

Barang

3.1PENGIRIMA

NBARANG

3.2PENERIMAAN

SO/SPK

3.3CEK

BARANG JADI

3.4PEMBUATAN

SURAT JALAN

MARKETING

BAGIAN MUAT&

PENGIRIMAN

BAGIANBARANG JADI

BAGIANPRODUKSI

Copy SJ_Acc

Copy SJ_Acc Data SJ_Acc

Arsip SJ_Acc

Barang, SJ

DIAGRAM DETAIL SISTEM BERJALAN

PROSES 3.0

3.5BARANG SIAP

DIKIRIM

MARKETING

CUSTOMER

4.1.2 ANALIS SISTEM JARINGAN KOMPUTER

Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas computer dan

perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu

tujuan yang sama.Tujuan dari jaringan komputer adalah:

* Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori,

harddisk

* Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting

* Akses informasi: contohnya web browsing

Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara

unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station.

Setiap topologi memiliki karakteristik yang berdeda-beda dan masing-

masing juga memiliki keuntungan dan kerugian.

Untuk PT.Bitungjaya Inti Cemerlang menggunakan jenis topologi Star.

Topologi star layoutnya seperti bintang dan dari setiap komputer terhubung pada

hub atau switch dan cara kerjanya semua link harus melewati pusat yang

menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilhnya. Kelebihan:

paling fleksibel pemasangan / perubahan stasiun sangat mudah dan tidak

mengganggu bagian jaringan lain kontrol terpusat kemudahan deteksi dan isolasi

kesalahan kerusakan kemudahan pengelolaan jaringan

kekuranganya: boros kabel perlu penanganan khusus kontrol terpusat (hub) jadi

elemen kritis. Dan banyaknya hub yang dipakai pada topologi star yang

digunakan di PT.Bitungjaya inti Cemerlang ada 12 hub.

4.2 KELEMAHAN DAN KELEBIHAN SISTEM

4.2.1 KELEMAHAN SISTEM

Setiap sistem tidak luput dari kelemahan, begitu juga dengan sistem

penjualan tunai yang ada pada PT.Bitung jaya Inti Cemerlang. Setelah melakuak

pengamatan dan praktek kerja di perusahaan ini, kelemahan yang ada terdapat

pada :

1. Gudang barang jadi, dimana laporan barang jadi yang diberikan masih

manual dan tidak cepat update dalam hari yang sama, sehingga barang

yang ada tidak sama dengan stock barang yang ada karena pengurangan

tidak dilakukan di hari yang sama saat barang dikirim. Hal ini tentu saja

menghambat marketing mengetahui persediaan barang.

2. Campur tangan manusia sangat dominant, karenadaya tahan manusia

sifatnya tidak stabil mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada

manusia sebagai pelaku utama sistem.

3. Adanya tuntutan waktu yang cepat seiring dengan semakin besarnya

jumlah transaksi yang harus dipenuhi.

4.2.2 KELEBIHAN SISTEM

Selain kelemahan sistem yang diamati, ada juga kelebihan sistem yang

didapat, seperti :

1. pembuatan surat jalan secara komputerisasi membuat pekerjaan lebih

cepat.

2. Penginputan PO secara komputerisasi membuat kita bias mengecek

apakah pembeli yang memberikan PO sudah pernah membeli dan apakah

barang yang dipesan sudah pernah dibeli sebelumnya sehingga bisa

dijadikan bahan pertimbangan untuk harga.

3. Dengan sistem input PO secara komputerisasi dapat meminimalkan

adanya double PO.

4.2.3 USULAN PERBAIKAN

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan,

guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem, maka penulis mengajukan

alternative pemecahan masalah. Dengan dibangunnya sistem yang baru, maka

akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan hidup

perusahaan. Adapun usulan perbaiakan yang diberikan yaitu :

1. Adanya penanganan data dengan menggunakan komputerisasi basis data

yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat, sehingga

informasi dan kebutuhan data yang akan digunakan lebih cepat pula.

2. Diberikan penyuluhan dan dilakukan sharing seputar pekerjaan, sehingga

permasalahan yang ada tidak berlarut dan kesalahan yang disebabkan

manusia sebagai pelaku utama sistem bisa diminimalisasikan.

3. Diusulkan penambahan karyawan di bagian muat barang di saat-saat

tertentu / high seasons sehingga pengiriman lebih cepat, tentunya hal ini

juga didukung dengan barang produksi yang harus cepat jadi.