KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN … · membuat perusahaan mampu...

KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

ABSTRAK Nisaa’ Mardhiyyah. H24103115. Kinerja Penyampaian Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations Reference. Dibawah bimbingan Heti Mulyati.

Kegiatan memenuhi permintaan pelanggan melibatkan banyak pihak yang kegiatannya harus bersinergi, sehingga perusahaan perlu menerapkan konsep Supply Chain Management (SCM). Kinerja SCM perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik. Penelitian ini menganalisis proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok di PT Toyota-Astra Motor (TAM) dengan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Tujuan penelitian ini mengidentifikasi model rantai pasok suku cadang yang diterapkan PT TAM dan menganalisis kinerja penyampaian suku cadang PT TAM dengan model SCOR.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara, survei, arsip data order dan waktu pengiriman milik perusahaan. Data sekunder diperoleh dari dokumen milik perusahaan. Analisis menggunakan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR diolah dengan aplikasi program Microsoft Excel.

Anggota rantai pasok suku cadang PT TAM yaitu Supplier (mata rantai 1), PT TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, Main Dealer Toyota (mata rantai 3), Sub Dealer/Branch/VSP dan Partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani End-User yaitu pemilik kendaraan Toyota (mata rantai 5). SCOR Level 1 mendefinisikan lima proses inti SCOR (plan, source, make, deliver, dan return) pada setiap rantai pasok PT TAM yang menjadi ruang lingkup bagi setiap elemen rantai pasok dalam perolehan bahan baku, aktifitas kegiatan, maupun mengenai aliran informasi sehingga seluruh elemen rantai pasok memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang dilakukan. Berdasarkan pengukuran dengan metrik kinerja level 1 SCOR, kinerja PT TAM dalam menyampaikan order dengan tepat waktu (delivery performance) sangat baik (diatas 90%), lead time pemenuhan order tipe 3 untuk P. Sumatera =6-7 hari, P. Jawa=1-3 hari, P. Sulawesi=10-16 hari dan P. Irian=25-28 hari, dan supply chain response time yang dibutuhkan PT TAM adalah nol hari.

SCOR Level 2 menghubungkan antara proses SCOR dengan tipe proses (planning, execution and enable) sehingga perusahaan dapat menentukan kategori proses yang paling cocok dengan bentuk rantai pasoknya. Kategori proses yang sangat kritis untuk PT TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1). SCOR Level 3 menampilkan aliran kerja dan informasi kategori proses D1 pada PT TAM yang kemudian diuraikan menjadi rincian tugas pada Level 4 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi. Berdasarkan analisis model SCOR, SCM suku cadang PT TAM telah memiliki kinerja yang sangat baik karena telah menerapkan strategi yang tepat terutama dalam hal pemilihan supplier dan pihak ekspedisi yang mengirimkan barang ke pelanggan dengan tepat waktu.

KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG

PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN MODEL

SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115




2008




KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR

DENGAN MODEL SUPPLY CHAIN OPERATIONS REFERENCE

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NISAA’ MARDHIYYAH

H24103115

Menyetujui,

Bogor, 21 Januari 2008

Heti Mulyati, S.TP., MT Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen

Tanggal Ujian : 31 Januari 2008 Tanggal Lulus : 6 Pebruari 2008

iii

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1986. Penulis adalah

anak ke dua dari Ir. Slamet Wiyoso dan Ir. Sri Wiji Astuti. Penulis mengikuti

pendidikan di SDN Kalisari 02 Pagi Jakarta pada tahun 1991-1997. Kemudian

penulis melanjutkan pendidikan di SLTPN 103 Jakarta pada tahun 1997-2000 dan

SMUN 39 Jakarta pada tahun 2000-2003 dalam program IPA. Pada tahun 2003,

penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan

Mahasiswa Baru (SPMB) di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan

Manajemen.

Pada masa perkuliahan, penulis pernah aktif dalam kegiatan kemahasiswaan

sebagai anggota Komisi Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas

Ekonomi dan Manajemen (DPM FEM) Periode 2005/2006.

iv

KATA PENGANTAR

Segala puji senantiasa dipanjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan

Manajemen Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini membahas tentang rantai pasok

bisnis suku cadang PT TAM dan analisa kinerjanya menggunakan model Supply

Chain Operations Reference (SCOR). Skripsi ini berjudul Kinerja Penyampaian

Suku Cadang PT Toyota-Astra Motor dengan Model Supply Chain Operations

Reference.

Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak, oleh karena itu penulis

mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Heti Mulyati, S.TP, MT sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan

bimbingan, pengarahan, perhatian, dan motivasi kepada penulis.

2. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA dan Eko Rudi Cahyadi,

S.Hut., MM sebagai dosen penguji yang telah memberi masukan kepada

penulis.

3. Bapak Sulaksono dan Bapak Ikhsanudin Zaenuri sebagai pembimbing

penelitian di PT. Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic Division.

4. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, FEM IPB.

5. Bapak, Ibu dan saudara-saudaraku tercinta atas dukungan, kasih sayang dan

do’a yang tulus.

6. Semua pihak yang telah membantu mewujudkan skripsi ini.

Skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu kritik dan saran

diperlukan untuk perbaikan lebih lanjut. Akhirnya, penulis berharap semoga

skripsi ini dapat bermanfaat bagi lingkungan akademis dan semua pihak yang

membacanya.

Bogor, 31 Januari 2008

Penulis

v

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK

RIWAYAT HIDUP ........................................................................................ iii

KATA PENGANTAR ................................................................................... iv

DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. ix

I. PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah ............................................................................. 3

1.3. Tujuan Penelitian ............................................................................... 4

1.4. Ruang Lingkup Penelitian.................................................................. 4

II. TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 5

2.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management .. .................. 5

2.2. Prinsip Dasar SCM ............................................................................ 6

2.3. Area Cakupan SCM .......................................................................... 7

2.4. Strategi Supply Chain ........................................................................ 8

2.5. Kriteria Sukses SCM ......................................................................... 9

2.6. Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja ......................................... 10

2.7. Model Supply Chain Operations Reference ..................................... 10

2.8. SCOR Project Roadmap ................................................................... 13

III. METODE PENELITIAN ...................................................................... 15

3.1. Kerangka Pemikiran .......................................................................... 15

3.2. Tahapan Penelitian ............................................................................ 17

3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 19

3.4. Pengumpulan Data ............................................................................ 19

3.5. Pengolahan dan Analisis Data .......................................................... 19

vi

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 22

4.1. Gambaran Umum Perusahaan ........................................................... 22

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD ............................. 26

4.3. Identifikasi Rantai Pasok .................................................................. 29

4.4. Analisis Model SCOR ....................................................................... 32

4.4.1. Level 1 ..................................................................................... 34

4.4.2. Level 2 ..................................................................................... 45

4.4.3. Level 3 ..................................................................................... 53

V. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 60

1. Kesimpulan .......................................................................................... 60

2. Saran .................................................................................................... 61

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 62

LAMPIRAN ................................................................................................... 63

vii

DAFTAR TABEL

No Halaman

1 Ukuran metrik level 1 model SCOR ....................................................... 21

2 Waktu dan cara pengiriman order tipe 1 ................................................. 27



5 Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT TAM ....... 38

6 Perhitungan delivery performance pada PT TAM .................................. 40

7 Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta ..................................... 42

8 Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta ............................ 42

9 Perhitungan order fulfillment lead time PT TAM ................................... 43

viii

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1 SCOR Level 1 framework ....................................................................... 12

2 SCOR project roadmap ........................................................................... 14

3 Kerangka pemikiran penelitian ............................................................... 16

4 Alur tahapan penelitian ........................................................................... 18

5 Struktur organisasi Toyota-Astra Motor ................................................. 24

6 Struktrur organisasi TAM-SPLD............................................................... 25

7 Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota .. 29

8 SCOR framework ................................................................................... 32

9 Pola mata rantai kritikal ........................................................................... 33

10 SCOR configuration toolkit .................................................................. 46

11 Kategori proses dalam SCOR Level 2 .................................................... 47

12 Customer-facing map .............................................................................. 52

13 Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product .................... 55

14 Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM ....................................... 58

ix

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman

1 Contoh perhitungan metrik delivery performance .................................. 64

2 Contoh perhitungan metrik order fulfillment lead time ........................... 65

3 Rincian tugas bagian Supply Operation dan Warehouse ........................ 66

4 Issuing Barcode System flow ................................................................. 75

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sebuah perusahaan harus memiliki keunggulan bersaing terhadap perusahaan

dalam industri sejenis agar mampu merebut pangsa pasar dan meraih keuntungan.

Oleh karena itu, perusahaan harus mampu memenuhi tuntutan pasar dengan

mempertimbangkan kualitas dan efisiensi produksi dan mengutamakan kepuasan

pelanggan, sehingga memiliki tingkat loyalitas yang tinggi terhadap produk

perusahaan.

Kegiatan pemenuhan tuntutan pasar ini semestinya melibatkan banyak pihak

yang terkait dengan perusahaan (stakeholders). Kegiatannya harus bersinergi satu

sama lain, sehingga perusahaan sebaiknya melakukan rekayasa manajemen

dengan menerapkan konsep Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain

Management (SCM). Semangat kolaborasi, integrasi dan koordinasi untuk

mewujudkan sinergisme dalam rangka memuaskan konsumen akhir merupakan

tujuan dari SCM sehingga rantai pasok tersebut mampu bersaing dan

mendapatkan keuntungan.

Kekuatan rantai pasok sangat penting untuk memenangkan keunggulan

bersaing. Saat ini persaingan terjadi bukan hanya antara perusahaan dengan

perusahaan lainnya, tetapi antara rantai pasok suatu perusahaan dengan rantai

pasok perusahaan lainnya. SCM yang baik pada rantai pasok perusahaan

membuat perusahaan mampu menyajikan produk yang dikehendaki atau sesuai

dengan kemauan konsumen akhir, serta dapat memasok barang ke pasar dengan

cepat dan tepat waktu sehingga lebih unggul dari para pesaingnya.

Peran seluruh elemen dalam rantai pasok sangat penting dalam mencapai

kepuasan konsumen akhir. Efisiensi harus dapat tercapai pada setiap elemen

rantai pasok. Rantai pasok yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan produk

akhir yang murah, berkualitas, bervariasi, dan tepat waktu sehingga target pasar

dapat dipenuhi dan menghasilkan keuntungan usaha bagi perusahaan.

Struktur rantai pasok yang kompleks dan melibatkan banyak pihak baik

internal maupun eksternal perusahaan merupakan tantangan dalam mengelola

rantai pasok. Berbagai permasalahan rantai pasok dapat terjadi. Pertama,

2

kompleksitas struktur rantai pasok dapat menyebabkan timbulnya konflik

kepentingan antara elemen rantai pasok. Hal ini disebabkan dalam mencapai

tujuan SCM mungkin saja harus mengorbankan aspek efisiensi pada satu atau

beberapa elemen rantai pasok sehingga mengurangi keuntungan fasilitas tersebut

dalam program jangka pendek.

Permasalahan kedua dalam SCM adalah kesulitan membangun kesepahaman

dalam mengelola rantai pasok. Kemungkinan ada satu atau lebih elemen yang

dengan sengaja tidak konsisten pada tujuan sistem. Oleh karena itu perlu adanya

kontrol dan bantuan teknis maupun manajemen dari perusahaan dalam aspek

produksi dan operasi pada setiap elemen rantai pasok. Permasalahan ketiga

adalah kemampuan dalam mengelola informasi antara elemen satu dengan lainnya

kemungkinan besar tidak merata. Hal ini dapat menimbulkan gangguan dalam hal

sinergi pada aspek produksi, persediaan dan lainnya.

Permasalahan keempat yaitu masalah pengendalian kualitas yang menjadi

komitmen dalam rantai pasok dapat meretakkan soliditas rantai pasok, karena

lemahnya pengendalian kualitas pada satu elemen rantai pasok mempengaruhi

produk akhir, sehingga menjatuhkan nama seluruh elemen rantai pasok tersebut.

Pada kasus demikian akan dilakukan sangsi dengan cara penolakan produk

elemen tersebut. Penolakan produk ini akan menyebabkan stagnasi produksi yang

akhirnya menyebabkan stagnasi pada rantai pasok. Permasalahan yang kelima,

pengukuran kinerja rantai pasok menjadi masalah bagi banyak perusahaan yang

menerapkan SCM. Banyak perusahaan tidak mengetahui bagaimana mengukur

kinerja rantai pasok, sedangkan pengukuran kinerja rantai pasok yang baik sangat

penting untuk mengukur produktivitas dan efisiensi yang ada.

Rantai pasok harus memiliki kinerja yang baik agar dapat mengoptimalkan

keuntungan pada setiap bagian rantai pasok. Kinerja manajemen rantai pasok

perlu dijaga dengan melakukan evaluasi kinerja SCM secara periodik terutama

jika dilakukan perubahan terhadap struktur rantai pasok. Dengan melakukan

evaluasi, perusahaan menjadi lebih tahu apa yang harus dilakukan sehingga

kinerja SCM di perusahaan tersebut menjadi lebih baik di masa depan.

Salah satu perusahaan yang telah menerapkan konsep SCM adalah PT

Toyota-Astra Motor (TAM). PT TAM memiliki komitmen menjadi perusahaan

3

yang terbaik di bidangnya dan terus meningkatkan kualitas produk untuk

memenuhi tuntutan konsumen lokal maupun standar internasional. Perusahaan

selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan terus menerus

melakukan peningkatan pelayanan dengan dilandasi konsep “customer first”.

Bagi PT TAM, kepuasan pelanggan adalah segalanya dan mutlak harus

ditingkatkan (www.toyota.co.id). Salah satu kegiatan bisnis PT TAM adalah

mendistribusikan suku cadang asli Toyota kepada ratusan dealer yang tersebar di

seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.

Pemilihan TAM sebagai obyek studi berdasarkan pada pertimbangan, yaitu

TAM telah mengimplementasikan SCM dalam kegiatan bisnisnya. Oleh karena

itu, pengukuran kinerja perlu dilakukan berdasarkan konsep SCM. Penilaian

kinerja SCM pada rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM dianalisis

berdasarkan model Supply Chain Operations Reference (SCOR). Model ini

digunakan karena bisa mengukur kinerja rantai pasok secara obyektif berdasarkan

data serta dapat mengidentifikasi di mana perbaikan perlu dilakukan untuk

menciptakan keunggulan bersaing.

Model SCOR adalah suatu model acuan proses untuk operasi rantai pasok

yang dikembangkan oleh Supply Chain Council (SCC), Pittsburgh, PA. SCC

adalah suatu lembaga non-profit yang dibentuk pada tahun 1996 oleh Pittiglio

Rabin Todd & McGrath (PRTM) dan AMR Research untuk mengembangkan

suatu model implementasi rantai pasok yang telah merekrut sekitar 750 anggota di

seluruh dunia dengan cabang di Eropa, Jepang, Korea, Amerika Latin, Australia,

New Zealand, dan Asia Tenggara (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Dengan

demikian, penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai

analisis SCOR dalam penerapan SCM di PT TAM.

1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM ?

2. Bagaimana kinerja penyampaian suku cadang PT TAM berdasarkan

model SCOR ?

http://www.toyota.co.id/

4

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi model rantai pasok bisnis suku cadang PT TAM.

2. Menganalisis kinerja penyampaian PT TAM dengan model SCOR.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini menggambarkan kondisi rantai pasok bisnis suku cadang PT

TAM dengan analisa menggunakan model SCOR. Dalam penelitian ini terdapat

batasan-batasan yang terdiri dari:

1. Penelitian hanya dilakukan di Supply Operation Departement, Service Parts

Logistic Division yang mengurusi pelayanan order kepada pelanggan (delivery)

sehingga ukuran kinerja SCOR level 1 yang dapat diidentifikasi adalah kinerja

penyampaian yang dilihat dari sisi pelanggan (customer facing).

2. Benchmarking untuk metrik level 1 SCOR terhadap industri sejenis tidak

dilakukan karena tidak tersedianya informasi, sehingga benchmark

menggunakan data target internal yang sudah ditetapkan perusahaan. Analisa

SCORcard dilakukan dengan melihat kondisi perusahaan selama tiga bulan

berturut-turut yaitu bulan Juli, Agustus, dan September 2007 dengan

pertimbangan data yang masih baru dapat mencerminkan kondisi perusahaan

saat ini.

3. Data order dan pengiriman yang diolah adalah order tipe 1, 2 dan 3 untuk

bengkel dan toko di DKI Jakarta dan order tipe 1 dan 3 untuk delapan sub

depo (luar DKI Jakarta).

II. TINJAUAN PUSTAKA

1.1. Definisi Supply Chain dan Supply Chain Management

Menurut Punjawan (2005) definisi dari supply chain adalah jaringan

perusahaan-perusahaan yang bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu

produk ke tangan pemakai akhir secara bersama-sama. Perusahaan-perusahaan

tersebut biasanya pemasok, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan-

perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.

Menurut Indrajit dan Pranoto (2002), supply chain (rantai pengadaan) adalah

suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada

para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari

berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama,

yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang

tersebut. Sedangkan menurut Nahmias (2005), sebuah supply chain adalah

seluruh jaringan terkait pada aktivitas dari sebuah firma yang mengaitkan

pemasok, pabrik, gudang, toko, dan pelanggan.

The Council of Logistics Management mendefinisikan bahwa Supply Chain

Management adalah sistematika, koordinasi strategis dari fungsi bisnis tradisional

dalam sebuah perusahaan swasta dan menyeberangi bidang usaha dalam supply

chain untuk tujuan meningkatkan kinerja jangka panjang dari perusahaan individu

dan supply chain sebagai keseluruhan. Menurut Heizer dan Render (2005),

definisi supply chain management adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan

bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi, dan produk akhir,

serta pengiriman ke pelanggan.

Simchi-Levi et al. (2000) mendefinisikan supply chain management sebagai

serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk mengintegrasikan supplier,

pengusaha, gudang (warehouse), dan toko secara efisien, sehingga produk

dihasilkan dan didistribusikan pada kuantitas, lokasi, dan waktu yang tepat, untuk

meminimalisasikan biaya ketika memuaskan pelanggan. Sedangkan definisi dari

Ross (1998), supply chain management adalah filosofi manajemen yang secara

terus-menerus mencari sumber-sumber fungsi bisnis yang kompeten untuk

digabungkan baik di dalam maupun luar perusahaan seperti mitra bisnis yang

6

berada dalam satu supply chain. Filosofi ini digunakan untuk memasuki sistem

supply yang berkompetitif tinggi dan memperhatikan kebutuhan pelanggan, yang

berfokus pada pengembangan solusi inovatif dan sinkronisasi aliran produk, jasa,

dan informasi untuk menciptakan sumber nilai pelanggan (customer value) yang

bersifat unik.

Menurut Said (2006), SCM adalah pengelolaan informasi, barang dan jasa

mulai dari pemasok paling awal sampai ke konsumen paling akhir dengan

menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi dengan tujuan yang sama.

Hanna dan Newman (2001) mendefinisikan SCM sebagai konfigurasi, koordinasi,

dan peningkatan dari sebuah gabungan rangkaian operasi yang saling terkait.

Henkoff dalam Nahmias (2005) menyatakan sebutan distribusi, logistik, atau

supply chain management yaitu merupakan proses dimana perusahaan

memindahkan material, komponen, dan produk ke pelanggan. Persaingan yang

ketat dengan para kompetitor mengharuskan perusahaan mengirim barang dalam

jumlah yang tepat, lokasi tepat dan tepat waktu.

2.2. Prinsip Dasar SCM

Supply chain adalah logistics network. Dalam hubungan ini, Indrajit (2002)

mengidentifikasi beberapa pelaku utama supply chain yang merupakan

perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu suppliers,

manufacturer, distribution, retail outlets, dan customers.

Menurut Said (2006), prinsip dasar SCM seharusnya meliputi lima hal, yaitu:

a. Prinsip integrasi. Artinya semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM

berada dalam satu kesatuan yang kompak dan menyadari adanya saling

ketergantungan.

b. Prinsip jejaring. Artinya semua elemen berada dalam hubungan kerja yang

selaras.

c. Prinsip ujung ke ujung. Artinya proses operasinya mencakup elemen

pemasok yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir.

d. Prinsip saling tergantung. Setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa untuk

mencapai manfaat bersaing diperlukan kerjasama yang saling menguntungkan.

7

e. Prinsip komunikasi. Artinya keakuratan data menjadi darah dalam jaringan

untuk menjadi ketepatan informasi dan material.

2.3. Area Cakupan SCM

Menurut Miranda dan Amin (2006), supply chain management terdiri atas

tiga elemen yang saling terikat satu sama lain, yaitu :

1. Struktur jaringan supply chain, yaitu jaringan kerja anggota dan hubungan

dengan anggota supply chain lainnya.

Anggota supply chain meliputi semua perusahaan dan organisasi yang

berhubungan dengan perusahaan focal baik secara langsung maupun tidak

langsung melalui supplier atau pelanggannya dari point of origin hingga point

of consumption.

2. Proses bisnis supply chain, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan nilai

keluaran tertentu bagi pelanggan, meliputi :

a. Customer Relationship Management (CRM)

b. Customer Service Management (CSM)

c. Demand Management, yang menyeimbangkan kebutuhan pelanggan

dengan kemampuan supply perusahaan, menentukan apa yang akan dibeli

pelanggan dan kapan.

d. Customer order fulfillment

e. Manufacturing flow management

f. Procurement

g. Pengembangan produk dan komersialisasi

3. Komponen manajemen supply chain berupa variabel-variabel manajerial

dimana proses bisnis disatukan dan disusun sepanjang supply chain.

Komponen utamanya adalah :

a. Metode perencanaan dan pengendalian

b. Struktur aliran kinerja/aktivitas kerja

c. Struktur organisasi

d. Struktur fasilitas aliran komunikasi dan informasi

e. Struktur fasilitas aliran produk

f. Metode manajemen

8

g. Struktur wewenang (power) dan kepemimpinan (leadership)

h. Struktur resiko dan reward

i. Budaya dan sikap

Menurut Punjawan (2000), ada tiga macam aliran yang harus dikelola dalam

suatu supply chain. Pertama, aliran barang yang mengalir dari hulu ke hilir

(downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari pemasok ke

pabrik untuk diproduksi menjadi produk jadi yang kemudian dikirim ke

distributor, lalu ke pengecer atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Kedua, aliran

uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Ketiga, aliran informasi

yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Hal ini juga diungkapkan

oleh Hau Lee pada Stanford Supply Chain Forum (1999), SCM berhubungan erat

dengan aliran manajemen material, informasi, dan finansial dalam suatu jaringan

yang terdiri dari pemasok, pabrik, distributor dan pelanggan.

Dengan demikian semua kegiatan yang terkait dengan aliran material,

informasi dan uang di sepanjang supply chain adalah kegiatan-kegiatan dalam

cakupan SCM. Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-

kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah kegiatan merancang

produk baru (product development), mendapatkan bahan baku (procurement),

merencanakan produksi dan persediaan (planning & control), melakukan produksi

(production), dan melakukan pengiriman/distribusi (distribution).

2.4. Strategi Supply Chain

Strategi supply chain mencakup hal yang lebih luas dan keluar dari batas

internal sebuah perusahaan. Di dalamnya akan tercakup keputusan strategis

tentang jaringan pasokan (supply network) yang menyangkut keputusan tentang

pemasok mana yang akan dipilih, pemasok mana yang akan diajak sebagai mitra

jangka panjang, dimana saja lokasi gudang dan pusat distribusi akan didirikan,

apakah akan melakukan sendiri kegiatan logistik, (warehousing, trasportasi, dan

lain-lain) atau menyerahkannya ke pihak ketiga, dan sebagainya.

Menurut Punjawan (2005), strategi supply chain didefinisikan sebagai

kumpulan kegiatan dan aksi strategis di sepanjang supply chain yang menciptakan

9

rekonsiliasi antara apa yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan

sumber daya yang ada pada supply chain tersebut.

Strategi supply chain memiliki tujuan jangka panjang. Tujuan-tujuan

strategis tersebut perlu dicapai untuk membuat supply chain menang atau

setidaknya bertahan dalam persaingan pasar. Untuk bisa memenangkan

persaingan pasar maka supply chain harus menyediakan produk yang murah,

berkualitas, tepat waktu, dan bervariasi. Keempat tujuan strategis tersebut sangat

penting di mata pelanggan.

Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut maka supply chain harus bisa

menerjemahkan tujuan-tujuan diatas ke dalam kemampuan sumber daya yang

dimiliki. Dalam konteks operasi supply chain, tujuan-tujuan di atas bisa dicapai

apabila supply chain memiliki kemampuan untuk beroperasi secara efisien,

menciptakan kualitas, cepat, fleksibel dan inovatif.

2.5. Kriteria Sukses SCM

Menurut Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006) terdapat empat kriteria

SCM sukses, yaitu: sesuai dengan strategi bisnis, mampu memenuhi keinginan

konsumen, mampu memahami posisinya dalam jaringan, dan adaptif. Untuk

memenuhi empat kriteria sukses ini, Cohen dan Roussel dalam Said, dkk (2006)

mengusulkan lima jalan menuju sukses dalam implementasi SCM yang terdiri

dari :

1. View SCM as a Strategic Asset. Dalam hal ini SCM diposisikan sebagai alat

bersaing strategik bagi perusahaan sehingga perlu diperhatikan oleh seluruh

organisasi dan seirama dengan bisnis organisasi.

2. Effective End-to-End Process Architecture. Membangun rancangan SCM

secara terintegrasi mulai dari pemasok terujung sampai ke konsumen akhir.

3. Powerful Organization. Ini berarti struktur organisasi SCM haruslah menjadi

bagian terintegrasi dari organisasi secara keseluruhan, tanggung jawab dan

peran jelas, dan diisi oleh personel sebagai komponen.

4. Right Collaborative Model. Karena adalah jaringan yang pasti melibatkan

pihak luar, maka perusahaan perlu membangun pola-pola kerjasama bersifat

jangka panjang, secara cerdas dan seimbang.

10

5. Metrics to manage performance. Untuk memastikan tercapainya sasaran

SCM, maka diperlukan alat pantau yang bisa mengukur kinerja seluruh rantai

SCM.

2.6. Definisi Kinerja dan Penilaian Kinerja

Istilah kinerja atau performance mengacu pada hasil output dan sesuatu yang

dihasilkan dari proses produk dan jasa yang bisa dievaluasi dan dibandingkan

secara relatif dengan tujuan, standar, hasil-hasil yang lalu, dan organisasi lain

(Hertz, 2007). Yuwono dkk. (2002), mendefinisikan penilaian kinerja sebagai

tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai

yang ada dalam perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan

sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi

pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-

penyesuaian atas aktivitas, perencanaan dan pengendalian.

Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik terhadap efektifitas

operasional suatu organisasi, bagan organisasi dan karyawannya berdasarkan

sasaran standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengukuran

kinerja merupakan suatu bagian dari proses manajemen strategi yang dapat

memberikan informasi strategi yang menyeluruh bagi para pembuat keputusan.

Penilaian kinerja berada pada tahap implementasi, sedangkan hasil

pengukurannya berada pada tahap pemantauan yang kemudian dikomunikasikan

untuk memberikan umpan balik dalam pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001).

2.7. Model Supply Chain Operations Reference (SCOR)

Model SCOR adalah suatu model acuan dari operasi supply chain. SCOR

mampu memetakan bagian-bagian supply chain. Menurut Punjawan (2005), pada

dasarnya SCOR merupakan model yang berdasarkan proses. Model ini

mengintegrasikan tiga elemen utama dalam manajemen yaitu business process

reengineering, benchmarking, dan process measurement ke dalam kerangka lalu

lintas fungsi dalam supply chain (Bolstorff and Rosenbaum, 2003). Ketiga

elemen tersebut memiliki fungsi berikut:

11

a) Business process reengineering pada hakekatnya menangkap proses kompleks

yang terjadi saat ini (as is) dan mendefinisikan proses yang diinginkan (to be).

b) Benchmarking adalah kegiatan untuk mendapatkan data kinerja operasional

dari perusahaan sejenis. Target internal kemudian ditentukan berdasarkan

kinerja “best in class” yang diperoleh.

c) Process measurement berfungsi untuk mengukur, mengendalikan, dan

memperbaiki proses-proses supply chain.

Di bawah SCOR, SCM didefinisikan sebagai proses perencanaan (plan),

pengadaan (source), pembuatan (make), penyampaian (deliver), dan

pengembalian (return) yang saling terintegrasi mulai dari pemasok paling awal

(supplier’s supplier) sampai ke konsumen paling akhir (costumer’s customer), dan

semua diluruskan oleh strategi operasional, aliran material, kerja dan informasi

(Bolstorff dan Rosenbaum, 2003) seperti terlihat pada Gambar 1. Kelima elemen

proses tersebut memiliki fungsi berikut:

a. Plan, yaitu proses yang menyeimbangkan permintaan dan pasokan untuk

menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan pengadaan,

produksi dan pengiriman. Plan mencakup proses menaksir kebutuhan

distribusi, perencanaan dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi,

perencanaan material, perencanaan kapasitas dan menyelaraskan rencana

kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan.

b. Source, yaitu proses pengadaan barang maupun jasa untuk memenuhi

permintaan. Proses yang dicakup termasuk penjadwalan pengiriman dari

pemasok, menerima, mengecek dan memberikan otorisasi pembayaran untuk

barang yang dikirim pemasok, memilih pemasok, mengevaluasi kinerja

pemasok dan sebagainya. Jenis proses bisa berbeda tergantung pada apakah

barang yang dibeli termasuk stocked, make-to-order, atau engineer-to-order

products.

c. Make, yaitu proses untuk mentransformasi bahan baku/komponen menjadi

produk yang diinginkan pelanggan. Kegiatan make atau produksi bisa

dilakukan atas dasar ramalan untuk memenuhi target persediaan (make-to-

stock), atas dasar pesanan (make-to-order), atau engineer-to-order. Proses

yang terlibat di sini antara lain adalah penjadwalan produksi, melakukan

12

kegiatan produksi dan melakukan pengetesan kualitas, mengelola barang

setengah jadi (work-in-process), memelihara fasilitas produksi, dan

sebagainya.

d. Deliver merupakan proses untuk memenuhi permintaan terhadap barang

maupun jasa. Biasanya meliputi order management, transportasi, dan

distribusi. Proses yang terlibat diantaranya adalah menangani pesanan dari

pelanggan, memilih perusahaan jasa pengiriman, menangani kegiatan

pergudangan produk jadi dan mengirim tagihan ke pelanggan.

e. Return, yaitu proses pengembalian atau menerima pengembalian produk

karena berbagai alasan. Kegiatan yang terlibat antara lain identifikasi kondisi

produk, meminta otorisasi pengembalian cacat, penjadwalan pengembalian

dan melakukan pengembalian. Post-delivery customer support juga

merupakan bagian dan proses return.

Gambar 1. SCOR Level 1 framework (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level

proses. Ketiga level tersebut menunjukkan bahwa SCOR melakukan penguraian

atau dekomposisi proses dari yang umum ke yang detail. Model penguraian

13

proses dikembangkan untuk mengarahkan pada satu bentuk khusus dari elemen-

elemen proses. Ketiga level tersebut adalah:

Level 1. Top level (tipe proses) mendefinisikan cakupan untuk lima proses

manajemen inti model SCOR, yaitu plan, source, make, deliver, dan

return dalam rantai pasok perusahaan, dan bagaimana kinerja mereka

terukur.

Level 2. Configuration level (kategori proses) mendefinisikan bentuk dari

perencanaan (planning) dan pelaksanaan (execution) proses dalam aliran

material, menggunakan kategori standar seperti stock, to-order dan

engineer-to-order. Rantai pasok perusahaan bisa dikonfigurasi pada

level ini dari 30 kategori proses inti. Perusahaan menerapkan strategi

operasi mereka berdasarkan bentuk yang dipilih untuk rantai pasok

mereka.

Level 3. Process element level (proses penguraian) mendefinisikan proses bisnis

yang digunakan untuk transaksi penjualan order, pembelian order,

pemrosesan order, hak pengembalian, penambahan lagi/penggantian

persediaan dan peramalan. Level ini mengandung definisi elemen

proses, input, output, metrik masing-masing elemen proses serta

referensi (benchmark dan best practice).

Dengan melakukan analisis dan dekomposisi proses, SCOR bisa mengukur

kinerja supply chain secara obyektif berdasarkan data dan dapat mengidentifikasi

di mana perbaikan perlu dilakukan untuk menciptakan keunggulan bersaing.

Implementasi SCOR tentu saja membutuhkan usaha yang tidak sedikit untuk

menggambarkan proses bisnis saat ini maupun mendefinisikan proses yang

diinginkan.

2.8. SCOR Project Roadmap

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR dapat membantu

perusahaan menafsirkan dan meningkatkan ukuran spesifik kinerja rantai pasok

yang dijabarkan dalam SCOR Project Roadmap (Gambar 2), yaitu :

14

1. Menganalisis dasar dari persaingan yang berfokus pada metrik supply chain

dan strategi operasi yang membantu memahami bagaimana rantai pasok

perusahaan dan bagaimana kinerja mereka dibandingkan dengan pesaing.

2. Menggambarkan aliran material supply chain yang membantu

mengoptimalkan ketidakefisienan aliran material.

3. Meluruskan tingkat kinerja, praktek, dan sistem aliran informasi dan kerja

yang membantu mengoptimalkan produktivitas transaksi.

4. Merencanakan dan menerapkan perbaikan supply chain untuk meningkatkan

kinerja.

Gambar 2. SCOR project roadmap (Bolstorff and Rosenbaum, 2003)

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran

Kepuasan pelanggan ditentukan oleh bagaimana perusahaan dapat memenuhi

tuntutan dalam hal pemenuhan kualitas yang diinginkan, kecepatan merespon

permintaan, adanya variasi produk dan harga yang murah. Dalam rangka

memenuhi kepuasan pelanggan dan meningkatkan daya saing, perusahaan

melakukan kolaborasi, integrasi dan koordinasi dengan para sub

kontraktor/vendor membentuk suatu rantai pasok.

Salah satu perusahaan yang sudah menerapkan konsep SCM adalah PT TAM.

Konsep SCM yang sudah dijalankan oleh PT TAM perlu dikaji kinerja rantai

pasoknya berdasarkan model SCOR. Hal tersebut penting untuk dilakukan dalam

rangka umpan balik bagi perusahaan untuk tetap pada kebijakan perusahaan

sebelumnya atau perlu melakukan suatu perubahan, sehingga kepuasan seluruh

pelanggan Toyota terpenuhi. Bagan kerangka pemikiran dapat dilihat pada

Gambar 3.

Perusahaan dengan rantai pasoknya dapat berkembang apabila memiliki

keunggulan bersaing. Keunggulan bersaing dibangun melalui upaya perusahaan

mewujudkan kepuasan pelanggan sehingga pasar yang telah dibangun dapat

dipertahankan dan bahkan dapat ditingkatkan karena kepuasan pelanggan dapat

menarik pelanggan baru atau merupakan promosi yang efektif di pasar.

Kepuasan pelanggan dapat terwujud apabila perusahaan dapat memenuhi

tuntutan pelanggan dalam hal pemenuhan kualitas yang inginkan pelanggan

dengan harga yang murah, kecepatan merespon perkembangan permintaan dan

peningkatan variasi produk. Untuk memenuhi tuntutan pelanggan tersebut

perusahaan membangun jejaring dengan vendor-vendor dan sub konkraktor,

melakukan koordinasi dan berkolaborasi seoptimal mungkin sehingga terbentuk

rantai pasok yang mampu bersaing di pasar.

Kekuatan rantai pasok sangat ditentukan oleh kinerja rantai pasok.

Sedangkan kinerja rantai pasok sangat dipengaruhi oleh strategi manajemen rantai

pasok yang diterapkan. Perusahaan melakukan evaluasi terhadap kinerja rantai

pasok untuk masukan dalam menyusun strategi manajemen di masa mendatang.

16

Keunggulan Bersaing

Harga, mutu, ketepatan jumlah dan waktu pemenuhan order

Strategi Manajemen Rantai Pasok

Kinerja Rantai Pasok

Evaluasi Kinerja Rantai Pasok dengan model SCOR

TAM melakukan kolaborasi, integrasi, dan koordinasi dengan sub kontraktor/vendor

Kinerja Rantai Pasok Terukur

Tolok Ukur Kinerja Penyampaian dengan Key Performance Indicator (KPI) :

delivery performance, lead time dan supply chain response time

Bagus

Ya

Tidak

Gambar 3. Kerangka pemikiran penelitian

17

3.2. Tahapan Penelitian

Penelitian ini terbagi atas tiga tahap. Pertama adalah tahap persiapan yang

diawali dengan penentuan tema penelitian, penyusunan proposal, dan penjajakan

tempat penelitian. Pencarian literatur yang relevan dan mendukung dilakukan

untuk memperkaya pengetahuan peneliti akan aspek kajian yang akan dilakukan.

Kerangka pemikiran dibuat untuk memandu alur analisis dalam penelitian. Dalam

kerangka pemikiran ditentukan variabel-variabel yang berkaitan dan

mempengaruhi rantai pasok dan alat analisis yang akan dipakai.

Dalam tahap persiapan ini dibuat desain penelitian yang berisi panduan untuk

kegiatan pengumpulan data dan metode analisis yang akan digunakan. Desain

penelitian ini disusun atas bimbingan pihak perusahaan dan mendapat persetujuan

dari pihak perusahaan.

Tahap selanjutnya adalah studi lapangan dan pengumpulan data. Pada tahap

ini, penulis mengumpulkan data-data baik melalui wawancara langsung dengan

pihak perusahaan maupun data sekunder yaitu laporan dan catatan perusahaan.

Dalam pengumpulan dan pencarian data, penulis juga dibimbing oleh pihak

perusahaan yang ahli di bidang ini.

Setelah pengumpulan data selesai, maka dilakukan pengolahan data dan

analisa pada data yang diperoleh dengan alat analisis yang telah dipilih, yaitu

pengukuran kinerja rantai pasok dengan model SCOR. Hasil yang diperoleh akan

direkomendasikan kembali kepada perusahaan sebagai pertimbangan untuk

evaluasi dan perbaikan lebih lanjut. Secara sistematis tahapan penelitian ini

dimuat dalam Gambar 4.

18

Persetujuan

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Re konfirmasi

kepada tempat pengamat-

an

Pemilihan Tema: Kinerja SCM

Penyusunan Proposal

Perbaikan

Perbaikan

Penyusunan Desain Penelitian

Pengumpulan Data: data primer & sekunder

Analisis model SCOR dan Penulisan Laporan

Hasil Penelitian

Masukan untuk TAM

Perbaikan

Tahap Persiapan

Tahap I

Tahap II

Persetujuan

Tahap Pengumpulan Data

Tahap III

Tahap Input, Pengolahan dan Analisis Data

Gambar 4. Alur tahapan penelitian

Input metrik level 1: - data order - data waktu pengiriman

19

3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT Toyota-Astra Motor-Service Parts Logistic

Division (TAM-SPLD) yang berlokasi di Jl. Gaya Motor III, Sunter II, Jakarta

Utara. Pemilihan lokasi dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa PT TAM

adalah salah satu perusahaan besar yang telah menerapkan manajemen rantai

pasok dengan baik. Penelitian dilakukan pada bulan November sampai dengan

bulan Desember 2007.

3.4. Pengumpulan Data

Penelitian ini menggunakan data primer maupun sekunder. Data primer

diperoleh melalui pengamatan langsung di lapangan dan wawancara dengan pihak

perusahaan yang berkaitan dengan logistik perusahaan. Data sekunder diperoleh

dari literatur yang relevan, dokumen dan laporan yang dimiliki oleh perusahaan

dan instansi terkait.

Data yang diperlukan meliputi:

1. Data tentang gambaran umum perusahaan meliputi sejarah dan

perkembangannya, struktur organisasi dan manajemen, serta bidang usaha

yang merupakan data sekunder dari dokumen milik perusahaan.

2. Data tentang struktur rantai pasok perusahaan berupa data primer yang

diperoleh dari secara langsung melalui wawancara dengan pihak perusahaan

dan survai ke lapangan.

3. Data yang diperlukan untuk menganalisis kinerja SCM perusahaan (input

analisis metrik level 1 model SCOR), yaitu data order suku cadang dan waktu

pengiriman mulai bulan Juli sampai dengan September 2007. Data primer

tersebut diperoleh dari arsip milik perusahaan.

3.5. Pengolahan dan Analisis Data

Proses penyampaian suku cadang asli Toyota pada rantai pasok PT TAM

dianalisis dengan model SCOR yang meliputi tiga level proses. Metrik kinerja

level 1 SCOR digunakan sebagai metrik standar untuk mengukur kinerja

penyampaian perusahaan. Data order dan waktu pengiriman suku cadang sebagai

20

input dalam perhitungan metrik kinerja level 1 SCOR akan diolah dengan

menggunakan aplikasi program Microsoft Excel. Analisis hasil pengolahan data

dilakukan secara kualitatif sesuai standar kinerja yang disepakati bersama dengan

perusahaan.

Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku cadang yang dipesan oleh

pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek kepentingan pelanggan

(customer facing). Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery reliability,

responsiveness dan flexibility. Metrik kinerja level 1 SCOR, khusus aspek

kepentingan pelanggan adalah :

1. Delivery Reliability

Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance dan

perfect order fulfillment.

a. Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)

Kinerja penyampaian mengukur persentase pesanan yang dapat

terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan

pada tanggal yang diminta pelanggan.

b. Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna (Perfect Order Fulfillment)

Pemenuhan pesanan dengan sempurna mengukur persentase dari pesanan

yang terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu

dan pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok)

antara pesanan pembelian, faktur dan tanda terima.

2. Responsiveness

Variabel responsiveness parameternya adalah Order Fulfillment Lead Time

(Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya hari yang

diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai

dengan penyerahan pada pelanggan.

3. Flexibility

Variabel flexibility parameternya adalah Supply Chain Response Time

(Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang digunakan

suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah permintaan yang

21

nyata/signifikan (mencapai 20% peningkatan atau pengurangan) yang tidak

terduga sebelumnya tanpa biaya tambahan atau denda (meliputi aspek

perencanaan, penelusuran pemasok, produksi, dan pengiriman pesanan).

Berdasarkan uraian diatas, dapat dibuat bagan ukuran metrik level 1 model

SCOR analisis dalam Tabel 1.

Tabel 1. Ukuran metrik level 1 model SCOR

Variabel Parameter Ukuran (satuan) Delivery Performance

Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap sesuai perjanjian tanggal dengan pelanggan (%)

Delivery Reliability

Perfect Order Fulfillment

Jumlah total pengiriman pesanan yang tepat waktu dan lengkap tanpa Penyesuaian Kredit, termasuk sesuai invoice (harga, jumlah item dan item number) dan receipt (bill of lading and packing slip) (%)

Responsiveness Order

Fulfillment Lead Time

Waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan (hari)

Asp

ek k

epen

tinga

n pe

lang

gan

Flexibility Supply Chain Response Time

Waktu yang dibutuhkan suatu rantai pasok untuk merespon 20% peningkatan atau pengurangan tidak direncanakan tanpa adanya biaya atau jasa tambahan (hari)

Sumber: Bolstorff, 2003

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

Pada tanggal 2 April 1971 PT Toyota-Astra Motor (TAM) diresmikan

sebagai importir dan distributor kendaraan Toyota di Indonesia dengan modal

disetor Rp. 19.500.000.000 dari pemegang saham Toyota Motor Corporation

(95%) dan PT. Astra International Tbk (5%). PT TAM mulai beroperasi pada

tanggal 1 Januari 1972.

Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT Multi Astra. Pada tahun

1976 berdiri PT Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Pada tahun 1982

pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia mulai beroperasi. Empat perusahaan

Toyota di Indonesia yaitu PT Toyota-Astra Motor, PT Multi Astra, PT Toyota

Mobilindo dan PT Toyota Engine Indonesia pada tahun 1996 merger menjadi satu

perusahaan PT Toyota-Astra Motor dan bergerak dalam bidang manufaktur dan

distribusi.

Pada tanggal 20 Februari 2003, PT Astra International Tbk (AI) dan Toyota

Motor Corporation (TMC), sebagai perusahaan induk PT Toyota Astra Motor

(TAM), mengumumkan bahwa keduanya mencapai kesepakatan dalam suatu

persetujuan dasar untuk mereorganisasi PT TAM menjadi dua entitas bisnis, yakni

yang bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi. Kesepakatan tersebut

dituangkan dalam bentuk penandatangan Nota Kesepahaman (MOU) oleh

Presiden Direktur AI, Budi Setiadharma, Wakil Presiden Direktur AI, Michael D.

Ruslim dan Managing Director TMC, Akio Toyoda di Jakarta.

Sesuai dengan rencana reorganisasi PT TAM tersebut, TMC akan menjadi

pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 95% pada perusahaan

manufaktur yang akan mengembangkan kegiatan operasinya sebagai pusat

produksi dan pemasok global kendaraan serbaguna dan mesin berbahan bakar

bensin. Sementara itu, AI akan menjadi pemegang saham mayoritas (dengan

kepemilikan 51%) di perusahaan distribusi, yang akan mengendalikan kegiatan

penjualan (sales) di Indonesia. Keduanya, baik AI maupun TMC, akan tetap

menjalin kerjasama, secara aktif melanjutkan investasi modal serta secara

23

simultan memperkuat aktivitas penjualan di Indonesia dengan menempatkan

Indonesia sebagai basis pemasok dan penjualan yang signifikan.

Pada tanggal 1 Agustus 2003, MOU tersebut direalisasikan dan dilakukan

restrukturisasi permodalan dalam perusahaan (PT TAM) antara Toyota Motor

Corporation dan PT Astra International Tbk sehingga komposisi permodalan

mereka dalam PT TAM menjadi 51% saham PT Astra International Tbk dan 49%

saham Toyota Motor Corporation. Pada proses restrukturisasi tersebut, PT TAM

juga melepas sektor usahanya di bidang industri manufaktur kepada PT Toyota

Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) dan PT. Toyota-Astra Motor kembali

menjadi distributor tunggal produk bermerek dagang Toyota dan berkantor pusat

di Jl. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta.

Pada saat penelitian ini dilakukan, PT TAM telah berlaku sebagai

distributor tunggal merek Toyota yang bertanggung jawab atas pelayanan purna

jual (after-sales service) kendaraan tersebut. PT TAM mempunyai struktur

organisasi seperti yang termuat dalam Gambar 5.

25

Service Parts Logistic

LK3 Committee

Warehouse

Supply Operation

Parts Control

New Model & PN Information

PN Information

Local Parts

Inventory & System Control

Order Processing

Shipping

Import Parts

Receiving & Quality

Parts Issuing

Productivity Control & Adm.

New Model Project Control

SP Relocation Committee

Kaizen Group

Gambar 6. Struktur organisasi TAM-SPLD

26

Filosofi Perusahaan PT TAM, yaitu :

1. Memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat melalui

profesionalisme dalam memasarkan produk dan jasa yang berkualitas tinggi di

dalam era persaingan global

2. Tumbuh bersama-sama karyawan, dealer dan pemasok dengan

mengedepankan rasa saling percaya dan saling menghormati

Visi perusahaan adalah “menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses

dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik

dalam kepemilikan kendaraan.” Sedangkan misi perusahaan adalah :

1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas

tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang

terbaik

2. Mengembangkan karyawan yang berkompeten dengan menciptakan

lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan

pelanggan

3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, dealer utama dan dealer-dealer

melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik

4. Mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya

pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD

TAM-Service Parts Logistic Division (TAM-SPLD) adalah divisi yang

bertanggung jawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk

ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.

Supply Operation adalah salah satu departemen dalam SPLD yang bertugas

mengelola order dari pelanggan. Pengelolaan order ini meliputi penerimaan

order, pemrosesan order, serta pengiriman suku cadang ke pelanggan TAM (main

dealer Toyota). Struktur organisasi TAM-SPLD dapat dilihat pada Gambar 6.

Berdasarkan tingkat kepentingan dan skala prioritas, sistem proses order di

TAM-SPLD terdiri dari empat macam proses pelayanan, yaitu :

27

1. Proses Real Time Invoicing (Tipe 1)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat

kepada dealer atau pelanggan (untuk kasus emergency). Tipe order yang

dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 (emergency

order). Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi

menjadi dua, yaitu :

1) Vehicle Off Road (VOR) Order digunakan untuk pemesanan suku cadang

yang benar-benar diperlukan (kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku

cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan).

2) Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical

items dari dealer atau pelanggan.

Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD,

sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2.

Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1

Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

Wilayah Luar Jakarta

Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama (N) Via Udara (oleh Ekspedisi) Pkl. 12.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Udara (oleh Ekspedisi)

Wilayah Jakarta

Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama (N) Pengiriman langsung Hari yang sama (N) Diambil sendiri Pkl. 13.30-15.30 Esok hari (N+1) Pengiriman langsung

2. Proses Route Invoicing (Tipe 2)

Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota,

dimana waktu proses order ditentukan secara berkala (scheduling) dan di

sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang

dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 (route order).

Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan

waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3.

28


Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

Pkl. 08.00-13.00 Hari yang sama (N) Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung (Jakarta)

Pkl. 13.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta) - Pengiriman langsung (Jakarta)

3. Proses Batch Invoicing (Tipe 3)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan bagi pesanan atau

order dari dealer yang merupakan order untuk pergantian persediaan. Tipe

order yang dipergunakan untuk proses batch invoicing adalah tipe order 3

(replenishment order). Proses print-out order untuk tipe ini dilakukan dua kali

dalam sehari untuk wilayah Jakarta dan luar Jakarta. Waktu dan cara

pengiriman suku cadang yang dipesan dengan tipe order ini dapat dilihat pada

Tabel 4 berikut.


Waktu Print-out Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman

Pkl. 13.00 (Jakarta) N+1 (dari proses order) Pengiriman langsung

Pkl. 14.00 (luar Jakarta) N+1 (dari proses order)

Via Darat/Laut - Oleh Ekspedisi (luar Jakarta)

4. Proses Firm Order (Tipe F)

Fasilitas ini digunakan untuk pemesanan suku cadang yang life time-nya

pendek atau suku cadang yang perlu sering diganti (fast moving part) dan

harus selalu ada persediaan di gudang dealer. Tipe order yang dipergunakan

untuk proses firm order adalah tipe order F. Sistem order dilakukan

berdasarkan kesepakatan antara TAM dengan dealer mengenai waktu supply.

Order tipe F ini sangat dicermati penangannya oleh PT TAM karena

jumlahnya sangat banyak, sehingga jika harus memiliki persediaan di gudang,

akan memerlukan ruang yang sangat besar. Oleh karena itu PT TAM

mengatur persediaannya pada gudang-gudang milik main dealer. Suku

cadang yang dipesan dengan proses firm order (order tipe F) dapat dikirim

langsung dari supplier ke main dealer atas permintaan PT TAM.

29

4.3. Identifikasi Rantai Pasok

Rantai Pasok dalam bisnis suku cadang asli Toyota yang dikelola PT TAM

dapat digolongkan menjadi lima kelompok yaitu Supplier (Pemasok), PT TAM

sebagai agen tunggal pemegang merek dagang (Trade Mark), Main Dealer, Sub-

Dealer/Branch/VSP-Part Shop serta End User (Pemilik/Pemakai kendaraan

bermotor merek Toyota.

Hasil identifikasi rantai pasok suku cadang asli kendaraan merek Toyota

yang dikelola PT. TAM dapat dilihat pada Gambar 7.

MATA RANTAI 5

TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

TAM

Sub Dealer/ Branch/VSP

Main Dealer

Partshops

End-User

Sub-Depot Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi

MATA RANTAI 4

MATA RANTAI 1

MATA RANTAI 2

MATA RANTAI 3

Supply Order

Gambar 7. Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota

30

1. Supplier (Pemasok)

Supplier merupakan mata rantai pertama dalam jaringan bisnis suku

cadang PT Toyota-Astra Motor. Supplier menyediakan suku cadang yang

akan didistribusikan oleh PT Toyota-Astra Motor. Suku cadang asli Toyota

didapatkan dari beberapa sumber antara lain:

a. TMC (Toyota Motor Corp.) Jepang.

b. TMAP (Toyota Motor Asia Pacific) sebagai importir non TMC (3rd

Country) dimana barangnya bersumber dari Thailand, Taiwan, Malaysia,

Philipina dan Australia, dll.

c. Local Supplier (pabrik lokal) yaitu: PT Bando, PT Denso Indonesia, PT

Kayaba dll, termasuk diantaranya in House Product Pabrik TMMIN (body

parts).

Persentase sumber pemerolehan suku cadang dari pemasok lokal, TMC, dan

TMAP bagi TAM masing-masing adalah 54%, 36% dan 10%. Selanjutnya

supplier disebut sebagai mata rantai 1.

2. PT Toyota-Astra Motor

PT TAM merupakan mata rantai kedua yang merupakan agen tunggal

pemegang merek Toyota dan bertanggungjawab atas pelayanan purna jual

kendaraan. TAM-Service Parts Logistic Division adalah divisi yang

bertanggungjawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota

untuk kebutuhan pelanggan. Semua suku cadang yang didistribusikan oleh PT

TAM telah memenuhi standar mutu yang diawasi oleh TMC.

PT TAM melakukan pengiriman ke sub depo (50%), non depo untuk

daerah Jakarta dan sekitarnya (43%), dan ekspor (7%) untuk suku cadang

Toyota yang diproduksi di Indonesia. Selanjutnya PT. TAM disebut sebagai

mata rantai 2.

3. Main Dealer

Main dealer merupakan mata rantai ketiga dalam jaringan bisnis TAM.

Lima dealer utama Toyota yaitu: PT Astra Internasional (Auto 2000), PT New

Ratna Motor, PT Agung Automall, PT Hasjrat Abadi, dan NV Hadji Kalla

Trd.Co. TAM melakukan pengiriman langsung ke main dealer tersebut atau

ke sub-depot yang dimiliki oleh main dealer. Sub-Depot adalah gudang yang

31

dimiliki oleh main dealer dan menjalankan fungsi service parts logistic, yaitu

fungsi inventory, warehousing, dan supply operation ke dealer-dealer. Ada 9

sub depo milik main dealer yang dilayani oleh TAM, yaitu depo Medan (Auto

2000), depo Pekanbaru (Agung Auto Mall), depo Bandung (Auto 2000), depo

Semarang (New Ratna Motor), depo Surabaya (Auto 2000), depo Balikpapan

(Auto 2000), depo Makasar (Hadji Kalla), depo Manado (Hasjrat Abadi), dan

depo Jayapura (Hasjrat Abadi). Selanjutnya main dealer disebut sebagai mata

rantai 3.

4. Sub-Dealer/Branch/VSP dan Part Shop

Sub-Dealer, cabang dealer, bengkel, dan toko suku cadang melakukan

pemesanan suku cadang asli Toyota pada main dealer dan berperan

memasarkan dan melayani end-user secara langsung. Perbandingan

persentase saham penjualan antara bengkel dan toko di seluruh Indonesia

adalah 46% dan 54%. Selanjutnya sub-dealer, cabang dealer, bengkel, dan

toko suku cadang disebut sebagai mata rantai 4.

5. End-User

End-user merupakan mata rantai terakhir dalam jaringan bisnis PT TAM.

End-user adalah pemilik mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli

Toyota. End-user bisa mendapatkan suku cadang asli Toyota pada sub-dealer

dan parts shop yang tersebar di seluruh Indonesia. Selanjutnya end-user

disebut sebagai mata rantai 5.

32

4.4. Analisis Model SCOR

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level

proses. Ketiga level tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. SCOR framework

33

Analisis model SCOR dibahas pada setiap mata rantai pasok bisnis suku cadang

PT TAM. Namun, pembahasan model SCOR yang lebih kritis ditekankan pada

arus supply mata rantai 2 ke mata rantai 3 (PT TAM kepada main dealer Toyota).

Pada penelitian ini, model SCOR digunakan untuk mengukur kinerja dan

mendefinisikan aliran kerja dan informasi pada TAM-SPLD dalam

menyampaikan suku cadang asli Toyota (lihat Gambar 9).

MATA RANTAI 5

TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

TAM

Sub Dealer/ Branch/VSP

Main Dealer

Partshops

End-User

Sub-Depot Astra International (Auto 2000) New Ratna Motor Agung Automall Hadji Kalla Hasjrat Abadi

MATA RANTAI 4

MATA RANTAI 1

MATA RANTAI 2

MATA RANTAI 3

Supply Order

Gambar 9. Pola mata rantai kritikal

34

4.4.1. Level 1 (Top Level)

SCOR membagi proses-proses supply chain menjadi lima proses manajemen

inti, yaitu plan (perencanaan), source (pengadaan), make (pembuatan), deliver

(pengiriman), dan return (pengembalian). Di dalam SCM, kelima proses inti ini

harus saling terintegrasi baik dari supplier paling hulu sampai ke end-user, dan

segala hal yang berkaitan dengan strategi perusahaan, bahan baku, aktifitas

kegiatan, maupun mengenai aliran informasi. Dengan adanya proses integrasi

antara proses-proses SCOR di dalam rantai pasok tersebut, maka seluruh elemen

dalam rantai pasok akan memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang

dilakukan. Definisi proses SCOR pada rantai pasok PT TAM dijelaskan sebagai

berikut.

1. Perencanaan (Plan)

Ruang lingkup proses perencanaan (plan), yaitu:

a) menyeimbangkan sumberdaya dan membuat rencana untuk rantai pasok

secara keseluruhan, termasuk rencana pengembalian, dan rencana

pelaksanaan proses dari kebutuhan pengadaan, produksi dan pengiriman

b) mengelola aturan bisnis, kinerja rantai pasok, pengumpulan data,

persediaan, modal aset, transportasi, merencanakan bentuk, dan

pengaturan persyaratan dan pelaksanaan

c) menyelaraskan rencana kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan

Setiap mata rantai melakukan proses perencanaan, dan secara periodik atau

pada saat diperlukan, mata rantai tertentu melakukan perencanaan bersama

PT TAM.

Mata rantai 1 (supplier), kegiatan perencanaan berkaitan dengan

penyediaan bahan baku dan fasilitas, kegiatan memproduksi suku cadang dan

proses pengiriman suku cadang yang dihasilkan ke PT TAM, yang secara

keseluruhan disesuaikan dengan keadaan keuangan perusahaan. Bagi mata

rantai 2 (PT TAM), kegiatan perencanaan ini berkaitan dengan penerimaan

suku cadang dari supplier, mengelola persediaan di gudang, kegiatan proses

melayani pesanan dari pelanggan, kegiatan pengiriman suku cadang kepada

pelanggan maupun pengukuran dan pengontrolan, sehingga dapat diketahui

35

tingkat keberhasilan yang diperoleh perusahaan berdasarkan target yang telah

ditetapkan.

Pada mata rantai 3 (dealer utama Toyota), elemen perencanaan

berkaitan dengan mengatur pendistribusian barang ke sub-dealer dan parts

shop dan rencana pemilihan sarana transportasi yang tepat. Pada mata rantai

4, sub-dealer dan parts shop melakukan kegiatan perencanaan untuk

menentukan waktu pemesanan suku cadang, dan pelayanan pelanggan, yaitu

pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota.

Sedangkan mata rantai 5 (pemilik mobil Toyota) melakukan kegiatan

perencanaan untuk menentukan waktu penggantian suku cadang sesuai

dengan petunjuk pemeliharaan kendaraan Toyota yang disarankan.

2. Pengadaan (Source)

Elemen pengadaan (source) berkaitan dengan jadwal pengiriman suku

cadang, mengelola persediaan, memilih dan menilai kinerja supplier, dan

membuat jaringan dan kesepakatan dengan supplier.

Pada mata rantai 1, yaitu supplier elemen ini berperan dalam

pemerolehan bahan baku untuk memproduksi suku cadang. Pada mata rantai

2, PT TAM, melakukan pemesanan, pengiriman, pemeriksaan, dan

pengeluaran yang berkaitan dengan perolehan suku cadang dari supplier.

Untuk itu diperlukan strategi yang tepat sehingga proses pemesanan suku

cadang dapat dilakukan secara efektif dan efisien yang berguna untuk

meminimalisasikan biaya penyimpanan suku cadang di gudang dengan tetap

dapat melayani semua permintaan pelanggan. Begitu pula yang dilakukan

oleh mata rantai 3 dan 4. Pemilik/pemakai mobil Toyota (mata rantai 5)

sebagai pelanggan akhir membeli suku cadang asli Toyota yang diperlukan

pada sub-dealer dan parts shop.

3. Pembuatan (Make)

Proses make berkaitan dengan proses produksi maupun kegiatan

sebelum atau sesudahnya meliputi penjadwalan kegiatan produksi, evaluasi

produk, quality controls, mengemas dan menyiapkan produk yang akan

dikirim. Kegiatan pembuatan atau make ini hanya dilakukan pada mata

rantai 1 dalam rantai pasok perusahaan yang melakukan proses produksi

36

suku cadang dan mata rantai 2 yaitu PT TAM dalam hal pengemasan produk

untuk beberapa suku cadang dimana supplier belum memiliki standar untuk

pengemasan. Pada mata rantai 3 dan selanjutnya tidak terjadi proses

produksi terhadap produk suku cadang lagi.

4. Penyampaian (Deliver)

Proses deliver merupakan proses penyampaian barang berkaitan dengan

pemrosesan pesanan pelanggan, invoicing customer, manajemen

penggudangan mulai dari penerimaan produk sampai pengiriman produk,

melihat rute pengiriman, memilih perusahaan ekspedisi, syarat impor dan

ekspor. Mata rantai 1 sampai dengan 4 melakukan proses deliver. Supplier

sebagai mata rantai 1 mengirimkan suku cadang kepada PT. TAM dengan

pemilihan sistem transportasi yang tepat dan memperhatikan persyaratan

ekspor (untuk TMC dan TMAP).

Mata rantai 2, PT. TAM melakukan proses deliver ke workshop dan

parts shop di wilayah Jabotabek, sembilan sub-depot milik main dealer

Toyota, dan workshop di daerah yang tidak punya depo yang tersebar di

seluruh Indonesia dengan pemilihan sarana transportasi yang sesuai dengan

tipe order dan daerah tujuan. Pengiriman langsung dilakukan untuk daerah

Jakarta dan sekitarnya. Pengiriman order tipe 1 biasanya menggunakan

sepeda motor untuk suku cadang berukuran kecil karena dapat lebih cepat

sampai ke tujuan dan dengan mobil untuk suku cadang berukuran besar.

Sedangkan untuk wilayah luar Jakarta, pengiriman dilakukan lewat darat,

laut dan udara. Untuk tipe 1, pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui

udara kecuali untuk depo Bandung. Sedangkan untuk tipe 2 dan 3,

pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui darat/laut tergantung pada depo

tujuan.

Mata rantai 3 (main dealer) melakukan pengiriman ke cabang dealer,

bengkel dan toko di daerah sekitarnya. Mata rantai 4, cabang dealer, bengkel

dan toko melakukan transaksi langsung dengan pelanggan akhir yaitu

pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota

(Toyota Genuine Parts/TGP). Pada mata rantai 5 tidak terdapat lagi proses

deliver produk.

37

5. Pengembalian (Return)

Proses return berkaitan dengan pengembalian produk karena kesalahan

pengiriman atas jumlah maupun jenis barang, adanya kecacatan pada produk,

atau terjadi kerusakan produk dalam jangka waktu garansi yang terjadi bukan

karena kesalahan pengguna. Kegiatan return ini meliputi pemeriksaan kondisi

produk, meminta/memberi hak pengembalian produk, membuat jadwal

pengiriman kembali produk dan pengiriman kembali produk yang salah/cacat.

Proses return ini dapat terjadi di semua mata rantai meliputi source

return dan deliver return. Source return adalah pengembalian barang

salah/cacat atau kelebihan produk kepada supplier. Deliver return adalah

penerimaan barang salah/cacat atau kelebihan produk dari pelanggan.

Lingkup rantai pasok PT. TAM dapat dilihat pada Tabel 5.

40

Metrik kinerja SCOR Level 1

Dalam rantai pasok suku cadang PT TAM, yang akan diukur dengan metrik

kinerja level 1 adalah kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam menyampaikan

suku cadang asli Toyota kepada main dealer Toyota. Hasil pengukurannya akan

dijadikan sebagai Key Performance Indicator (KPI) dalam menyampaikan suku

cadang bagi PT. TAM. Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku

cadang yang dipesan oleh pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek

kepentingan pelanggan. Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery

reliability, responsiveness dan flexibility.

Data yang dipakai oleh penulis dalam perhitungan kinerja metrik level 1

model SCOR ini adalah data order tipe 1, 2, dan 3 untuk DKI Jakarta dan order

tipe 1 dan 3 untuk delapan sub depo (luar DKI) dan data pengiriman suku cadang

asli Toyota selama tiga bulan berturut-turut yaitu dari bulan Juli sampai dengan

bulan September 2007.

Analisa metrik kinerja level 1 model SCOR pada TAM-SPLD adalah sebagai

berikut.

a. Reliability

Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance

dan perfect order fulfillment.

i) Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)

Delivery performance TAM-SPLD dalam memenuhi pesanan sesuai

dengan spesifikasi yang dipesan oleh pelanggan dan tepat waktu (on time)

pada tanggal perjanjian atau tanggal yang telah disepakati bersama dengan

pelanggan adalah sangat tinggi. Berikut adalah perhitungan delivery

performance selama tiga bulan (Tabel 6) .

Tabel 6. Perhitungan delivery performance pada PT. TAM

Delivery Performance (%) Order Type Juli Agustus September Jakarta Type 1 99,89 98,92 100,00 Jakarta Type 2 99,28 99,89 100,00 Jakarta Type 3 100,00 98,04 100,00 Luar Jakarta Type 1 98,89 91,85 91,86

Tabel 6 di atas menunjukkan kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam

menyampaikan pesanan dengan tepat waktu sangat baik. Pencapaian ini

41

berkaitan dengan konsep yang digunakan bagian Supply Operation dalam

proses pengiriman suku cadang ke pelanggan dengan waktu yang sudah

ditentukan dan bertahap dengan metode pull system (sistem tarik), dimana

yang menjadi patokan untuk menarik semua proses ada di proses

pengiriman. Semua proses issuing (picking-checking-packing) di gudang

harus selesai sebelum waktu pengiriman yang sudah ditentukan.

Selain itu, delivery performance yang baik ini juga tercapai karena

adanya kinerja yang baik pada bagian Shipping dalam menentukan metode

pengiriman, berkaitan dengan jenis transportasi dan pemilihan ekspedisi.

Bagian Shipping perlu menjalin hubungan berjangka panjang yang baik

dengan pihak ekspedisi.

ii) Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna (Perfect Order Fulfillment)

Perfect order fulfillment mengukur persentase dari pesanan yang

terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan

pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok)

antara pesanan pembelian, faktur, dan tanda terima.

Hasil perhitungan untuk metrik perfect order fulfillment adalah sama

dengan hasil dari perhitungan metrik delivery performance. Dengan

implementasi sistem barcode dalam konsep sistem ordering dan invoicing,

kesalahan pengiriman parts dapat dikurangi karena invoice transaksi order

parts dari dealer ke TAM-SPLD hanya berisi item-item parts yang sudah

pasti dikirim ke dealer (konsep Clean Invoice).

b. Responsiveness

Variabel responsiveness diukur dengan menghitung Order Fulfillment

Lead Time (Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya

hari yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima

pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan.

Lead Time TAM-SPLD dalam melayani pelanggan terdiri dari dua

bagian, yaitu lead time pemrosesan order dan lead time pengiriman. Lead

time pemrosesan order, yaitu waktu yang diperlukan TAM-SPLD mulai dari

saat order diterima oleh bagian order processing sampai kepada order selesai

diproses dan siap untuk dikirim. Lead time pemrosesan order sesuai dengan

42

ketentuan yang telah ditetapkan yaitu untuk order tipe 1 dan 2 untuk semua

tujuan (Jakarta dan luar Jakarta), bila pemesanan dilakukan pagi hari maka

pengiriman dilakukan pada hari yang sama (N) sehingga lead time pemrosesan

order adalah nol hari dan bila pemesanan dilakukan sore hari maka

pengiriman akan dilakukan esok hari (N+1) sehingga lead time pemrosesan

order adalah satu hari. Sedangkan lead time pemrosesan order tipe 3 untuk

Jakarta dan luar Jakarta adalah satu hari karena order diproses pada siang hari.

Lead time pengiriman adalah waktu yang diperlukan untuk mengirimkan

barang kepada pelanggan, yaitu setelah pemrosesan order selesai hingga

barang sampai di tempat pelanggan. Lead time pengiriman tergantung kepada

tujuan dan tipe ordernya. Lead time pengiriman tujuan Jakarta adalah satu

hari, baik untuk order tipe 1, 2, dan 3. Lead time pengiriman tujuan luar

Jakarta sebagai berikut (Tabel 7).

Tabel 7. Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta

Target Waktu (hari) Tujuan Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura

Time Delivery 6 1 2 2 5 12 15 24

Lead time pengiriman ini sangat tergantung kepada media pengiriman

(pihak ekspedisi) sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih pihak

ekspedisi dan perlu melakukan penilaian kinerja penyampaian pihak ekspedisi.

Hubungan dan komunikasi yang baik antara bagian Shipping dengan pihak

ekspedisi juga sangat diperlukan.

Order Fulfillment Lead Time adalah penjumlahan lead time pemrosesan

order dan lead time pengiriman. Dengan demikian, target order fulfillment

lead time tujuan Jakarta adalah satu hari. Sedangkan target order fulfillment

lead time tujuan Luar Jakarta adalah sebagai berikut (Tabel 8).

Tabel 8. Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta

Waktu (hari) Tujuan Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura

Lead Time 7 2 3 2 6 13 16 25

Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007

43

Dari hasil pengolahan data order tipe 1, 2 dan 3 tujuan Jakarta serta tipe 3

tujuan luar Jakarta dan waktu pengirimannya, order fulfillment lead time yang

dicapai TAM-SPLD adalah seperti pada Tabel 9.

Tabel 9. Perhitungan order fulfillment lead time TAM-SPLD

Lead time (hari) Tujuan

Target Lead Time

(hari) Juli Agustus September Jakarta 1 1 1 1 Medan 7 7 6 7 Bandung 2 1 1 1 Surabaya 3 3 3 3 Semarang 2 2 2 2 Pekanbaru 6 7 6 6 Makasar 13 10 10 12 Manado 16 15 15 16 Jayapura 25 25 25 28

Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007

Data pada tabel tersebut menunjukkan bahwa lead time hampir semua

tujuan telah mencapai target kecuali untuk tujuan depo Jayapura pada bulan

September. Tidak tercapainya target lead time tersebut disebabkan oleh faktor

jadwal pelayaran kapal yang tidak pasti karena cuaca yang buruk pada kurun

bulan itu.

Hal ini menandakan bahwa pemilihan ekspedisi dan cara pengiriman

yang dilakukan oleh bagian Shipping sudah tepat sehingga pengiriman suku

cadang dapat sampai ke gudang pelanggan sesuai lead time pengiriman yang

tergantung pada tipe order dan tempat tujuan. Hal ini didukung dengan

komunikasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak ekspedisi.

Selain itu lead time pemrosesan order yang mencakup area kerja bagian

supply operation dan gudang juga dapat dipersingkat dengan implementasi

sistem barcode sehingga menghilangkan pengerjaan dan pengecekan secara

manual yang menyita banyak waktu.

c. Flexibility

Variabel flexibility diukur dengan menghitung Supply Chain Response

Time (Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang

digunakan suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah

44

permintaan yang nyata (signifikan) yang tidak terduga sebelumnya tanpa biaya

tambahan atau denda (meliputi aspek perencanaan, penelusuran pemasok,

produksi, dan pengiriman pesanan).

Abnormal order dapat terjadi apabila order dari pelanggan sangat besar,

melebihi parameter yang telah ditentukan. Penyebabnya terjadinya abnormal

order ini berasal dari dealer yang tidak dapat mengatur persediaan dan sistem

pengorderannya dengan baik. Selain itu abnormal order dapat terjadi dalam

situasi tidak biasa, misalnya ketika perpindahan kantor dan gudang TAM-

SPLD dari Sunter ke Cibitung pada bulan Desember 2007.

Supply chain response time yang dibutuhkan ketika ada perubahan

jumlah permintaan yang signifikan (sampai 20%) adalah nol hari. Waktu

merespon yang singkat ini dapat dicapai karena TAM-SPLD menggunakan

konsep order division untuk menangani order dari pelanggan yang memiliki

fluktuasi order yang tinggi, dengan cara melakukan partial supply. Partial

supply adalah penyuplaian suku cadang secara bertahap ke satu pelanggan

ketika order dari pelanggan tersebut jumlahnya sangat besar.

Dengan sistem order division ini, maka TAM-SPLD dapat melayani

order dari seluruh pelanggan secara merata dan proporsional dan

menghindari fluktuasi pekerjaan di gudang. Sistem order division ini

diterapkan hanya untuk order penggantian persediaan (stock replenishment

order).

Waktu merespon yang singkat juga disebabkan oleh adanya komunikasi

dan koordinasi yang baik antara bagian Inventory Control sebagai pihak yang

melakukan pengadaan suku cadang dengan suppliers dan dengan bagian

Order Processing yang menerima order dari pelanggan. Dengan kesamaan

informasi yang dimiliki, maka rantai pasok akan cepat tanggap terhadap

fluktuasi jumlah permintaan.

Bagian Inventory Control melakukan pengawasan persediaan yang

sifatnya terus-menerus dengan metode-metode standar yang telah ditentukan

dalam sistem persediaan Toyota Genuine Parts (TGP), sehingga dapat

mengatur jumlah persediaan untuk setiap jenis part disesuaikan dengan

kondisi permintaan dan jenis parts-nya. Inventory Control diperlukan oleh

45

seluruh mata rantai saluran distribusi TGP. Selain itu, bagian Shipping juga

harus pandai memilih ekspedisi yang dapat mengirimkan parts kepada

pelanggan dengan tepat waktu dan dapat merespon ketika ada perubahan

dalam permintaan.

4.4.2. Level 2 (Configuration Level)

Setiap proses inti dalam SCOR dapat dijelaskan lebih lanjut berdasarkan tipe

proses. Ada tiga Tipe Proses SCOR, yaitu planning (perencanaan), execution

(pelaksanaan) dan enable (pengaturan antara perencanaan dan pelaksanaan). Tipe

proses SCOR pada PT TAM dijelaskan sebagai berikut.

a. Planning (Perencanaan)

Pelaksanaan proses perencanaan pada TAM-SPLD sudah sangat baik.

Dimulai dari perencanaan rantai pasok secara keseluruhan, perencanaan

pengadaan suku cadang dari supplier, perencanaan proses pelayanan

pelanggan, perencanaan pengelolaan gudang, perencanaan pengiriman suku

cadang kepada pelanggan, sampai perencanaan pelayanan claim dari

pelanggan. TAM-SPLD telah dapat menyeimbangkan permintaan dan

penawaran agregat dalam bisnis penyampaian suku cadangnya sehingga dapat

mencapai target yang telah ditetapkan.

b. Execution (Pelaksanaan)

Pelaksanaan proses-proses SCOR pada TAM-SPLD juga sudah sangat

baik. Departemen Parts Control telah membuat proses penjadwalan

pengadaan suku cadang dengan baik sehingga dapat menyediakan parts yang

tepat dengan jumlah dan waktu yang tepat dari pemasok dengan persediaan

yang minimum untuk meminimalisir biaya pergudangan dan menjalin

hubungan yang baik dengan pemasok. Bagian Order Processing dan Shipping

di Departemen Supply Operation juga telah melayani pesanan pelanggan

dengan baik dan melakukan pengiriman yang bekerjasama dengan perusahaan

ekspedisi dengan tepat waktu sesuai lead time yang ditetapkan. Prosedur

untuk pelayanan Parts Claim dan Parts Warranty Claim dari pelanggan juga

telah dibuat dan dijalankan dengan baik.

46

c. Enable

Sistem informasi dalam proses perencanaan dan pelaksanaan sangat

penting. TAM-SPLD telah memiliki sistem manajemen informasi yang baik

dengan supplier dan dealer-dealer Toyota maupun di dalam TAM itu sendiri.

Sistem baru yang terkait dengan implementasi Sistem Barcode menghilangkan

proses pengecekan manual, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan

akurasi. Sistem yang terkait dengan persediaan, order parts dan pengiriman

juga telah dimiliki oleh TAM-SPLD, yaitu TOPAS. Selain itu untuk

mewujudkan manajemen informasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan

hubungan yang baik dengan supplier, dealer dan antar departemen dalam

perusahaan. TAM juga memberikan pelatihan kepada para dealer Toyota,

terutama jika ada perubahan dalam sistem.

Dengan melihat hubungan antara Proses SCOR dengan Tipe Proses dalam

SCOR Configuration Toolkit (Gambar 10), maka proses dalam sebuah rantai

pasok pada perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi 30 Kategori Proses inti

pada Level 2 (Gambar 11). Perusahaan menerapkan strategi operasi sesuai bentuk

rantai pasoknya.

Gambar 10. SCOR Configuration Toolkit

47

Gambar 11. Kategori Proses dalam SCOR Level 2

Berikut adalah penjelasan masing-masing untuk tipe proses planning dan

execution. Model SCOR menguraikan dari lima proses level 1 (plan, source,

make, deliver, dan return) menjadi 12 (dua belas) tipe proses pelaksanaan

(execution) dan lima tipe proses perencanaan (planning) (Bolstorff and

Rosenbaum, 2003).

48

1. Plan

Plan supply chain (P1) adalah proses mengambil data permintaan aktual dan

membangun suatu rencana supply untuk rantai pasok, didefinisikan oleh ruang

lingkup rencana rantai pasok. Tipe proses planning ini berhubungan dengan

memulai praktek perencanaan operasi dan penjualan.

Langkah-langkah dasar memerlukan:

Unit peramalan yang biasa untuk pemasaran dan penjualan

Rencana supply yang membatasi peramalan berdasarkan ketersediaan atau

sumber daya, seperti persediaan, kapasitas produksi dan transportasi

Suatu langkah seimbang dimana pengecualian demand/supply diselesaikan

dan diperbarui pada sistem

Plan source (P2) adalah proses membandingkan persyaratan total

material dengan batasan peramalan P1 yang dibuat dan membangun sebuah

perencanaan sumber daya persyaratan material berdasarkan P3 untuk

memuaskan landed cost dan tujuan persediaan menurut tipe komoditas.

Perubahan bentuk menjadi suatu material ini melepaskan jadwal yang

membiarkan pembeli mengetahui berapa banyak produk yang harus terbeli

berdasarkan order yang biasa, persediaan, dan persyaratan ke depan. Hal ini

dilakukan untuk item pada tagihan material dan dikelompokkan berdasarkan

supplier atau tipe komoditas. Tipe proses planning ini berhubungan dengan

memulai praktek perencanaan persyaratan material.

Plan make (P3) adalah proses membandingkan pesanan produksi aktual

sekaligus pesanan replenishment yang berasal dari P4 terhadap perkiraan

terbatas P1 yang telah dihasilkan dan menghasilkan rencana sumber jadwal

induk produksi untuk memenuhi pelayanan, biaya dan tujuan persediaan. Ini

berarti bahwa keperluan material, P2, berdasarkan item dan jadwal induk

produksi. Hal ini dilakukan untuk setiap plant location dan bisa digabungkan

berdasarkan tipe daerah atau tipe geografi lainnya. Tipe proses planning ini

sangat dekat dengan praktek-praktek penjadwalan induk produksi.

Plan deliver (P4) adalah proses membandingkan pesanan aktual yang

telah disepakati dengan P1 dan mengembangkan rencana sumber distribusi

untuk memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini

49

merupakan kebutuhan replenishment yang menginformasikan plant manajer

seberapa banyak produk yang direncanakan, P3; dan visibilitas dalam

inventory yang telah dijanjikan. P4 dilakukan untuk tiap lokasi gudang dan

dapat digabungkan ke tingkat regional atau tipe geografi lainnya. Tipe proses

planning ini berhubungan dengan praktik dari perencanaan kebutuhan

distribusi.

Plan return (P5) adalah proses menggabungkan pengembalian yang telah

direncanakan dan menghasilkan rencana sumber pengembalian untuk

memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini memiliki arti

bahwa kebutuhan pengembalian yang menginformasikan tipe, volume, dan

jadwal pengembalian yang telah direncanakan dan pengembalian yang tidak

direncanakan tetapi telah diketahui kepada tim pabrikasi, tim perawatan, dan

tim logistik. P5 dilakukan untuk tiap gudang dan pengembalian perawatan

dan dapat digabungkan pada tingkat regional atau tipe geografi lainnya.

2. Source

Tipe proses source level 2, terdiri dari source stocked product (S1),

source make-to-order product (S2), dan source engineer-to-order product

(S3), mencirikan suatu perusahaan dalam membeli bahan baku dan barang jadi.

Faktor utama dalam menentukan tipe proses source memicu kejadian dari

proses plan, make, deliver, dan keadaan barang di supplier ketika pemesanan

dilakukan.

S1, dibuat untuk persediaan, dipacu oleh persyaratan peramalan dari plan,

make, atau deliver dan pada supplier telah tersedia item dalam persediaan

barang jadi sebelum pesanan pembelian. S2, dibuat untuk pesanan, dipacu

oleh persyaratan pesanan pelanggan yang spesifik dari make atau deliver, dan

supplier harus mengubah bahan baku atau barang setengah jadi dalam

merespon suatu pesanan pembelian. S3, rekayasa untuk pesanan, dipacu oleh

pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari make atau deliver. Supplier

yang memenuhi syarat harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelum pesanan

dilakukan. Jumlah pesanan pembeliannya tergantung pada jumlah pesanan

pelanggan yang spesifik dan sering hanya sekali dilakukan.

50

Seringkali, pasokan bahan mentah atau barang jadi yang diberikan

berubah melalui tiap tipe proses ini selama berjalannya siklus produk itu.

Selain itu, suatu lokasi juga sering menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe

proses source.

3. Make

Tipe proses make level 2, yaitu make-to-stock (M1), make-to-order (M2),

dan engineer-to-order (M3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengubah

status bahan mentah menjadi barang setengah jadi dan kemudian menjadi

barang jadi. Faktor utama dalam menentukan tipe proses make memicu

kejadian dari plan atau deliver dan keadaan material ketika pemesanan

dilakukan.

M1 dipicu oleh peramalan atau keperluan penambahan stok dari plan.

Proses pengubahan dilakukan sebelum order pelanggan. Jumlah order yang

dikerjakan tidak bergantung pada jumlah order pelanggan tertentu, tetapi

berkaitan dengan skala ekonomis produksi. M2 dipicu oleh persyaratan

pesanan pelanggan tertentu dari deliver, yaitu pengubahan bahan mentah atau

barang setengah jadi dilakukan sebagai reaksi atas pesanan pelanggan. Jumlah

pesanan yang dikerjakan sama dengan jumlah pesanan pelanggan. M3 dipicu

oleh persyaratan pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari deliver.

Spesifikasi teknik pabrikasi harus diselesaikan sebelum pengerjaan pesanan

dilakukan. Jumlah order yang dikerjakan tergantung pada jumlah pesanan

pelanggan yang spesifik dan biasanya dilakukan satu kali.

Seperti halnya bahan mentah, item barang setengah jadi dapat

berkembang dari tiap tipe proses selama berjalannya siklus hidup produk dan

sebuah lokasi dapat menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe proses make.

4. Deliver

Tipe proses deliver level 2, yaitu deliver stocked product (D1), deliver

make-to-order product (D2), dan deliver engineer-to-order (D3), mencoba

mencirikan bagaimana suatu perusahaan memproses barang jadi dalam

merespon pesanan pelanggan. Proses delivery seringkali terletak pada gudang,

tetapi dapat pula dilakukan pengiriman langsung pada pabrik atau supplier.

51

Faktor utama dalam menentukan tipe proses deliver memicu kejadian dari

plan atau pelanggan dan keadaan material ketika pemesanan dilakukan.

D1 dipicu oleh peramalan dari plan yang menempatkan barang jadi

dalam persediaan diatas basis yang dijanjikan ada sebelum pesanan pelanggan.

Tingkat persediaan tidak tergantung pada jumlah pesanan pelanggan tertentu.

D2 biasanya dipicu oleh suatu persyaratan pesanan pelanggan tertentu pada

barang jadi yang direncanakan untuk diubah, dikumpulkan atau dibentuk

setelah penerimaan pesanan pelanggan. D3 biasanya dipicu oleh suatu

persyaratan pesanan pelanggan tertentu dan desain atau spesifikasi manufaktur

yang sudah lengkap sebelum penjualan pesanan dilakukan. Jumlah penjualan

pesanan sama dengan jumlah pesanan pelanggan dan biasanya hanya sekali

dilakukan. Item barang jadi dapat berkembang melalui tiap tipe proses selama

berjalannya siklus hidup produk dan sebuah lokasi dapat menggunakan satu,

dua, atau ketiga tipe proses deliver.

5. Return

Tipe proses return level 2, yaitu return defective product (R1), return

maintenance, repair and overhaul (MRO) product (R2), dan deliver return

excess product (D3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengembalikan

barang jadi dalam merespon hak pengembalian pelanggan. Proses return

seringkali terdapat pada gudang, tetapi dapat pula diterapkan pengiriman

langsung pada pabrikan atau supplier.

Ada dua perspektif terbentuk dalam tipe proses return, yaitu returns from

customer (DRx) dan returns to suppliers (SRx). Faktor utama dalam

menentukan tipe proses memicu kejadian plan pelanggan dan keadaan barang

ketika pesanan pelanggan dilakukan.

R1 dipicu oleh warranty claim oleh pelanggan yang skalanya kecil dan

product recall oleh sumber daya internal yang skalanya besar. Keduanya,

pelanggan dan sumber daya internal, melaksanakan langkah proses dalam plan

return. R2 dipicu oleh kejadian pemeliharaan yang direncanakan oleh plan

return atau kejadian pemeliharaan yang tidak direncanakan oleh engineering,

maintenance, atau technical resources lain. R3 dipicu oleh pengembalian

persediaan yang direncanakan berdasarkan perjanjian kontrak dengan

52

pelanggan khusus atau pengembalian persediaan yang tidak direncanakan

berdasarkan kategori data manajemen untuk ruang yang tidak dibutuhkan bagi

retail atau distributor.

Merujuk pada toolkit SCOR Level 2 (perhatikan Gambar 10), PT TAM

melakukan proses planning (P1-P5), executing (S1, D1, SR1 dan DR1) dan

enabling. Dalam hal ini, TAM-SPLD bergerak di bidang penyampaian (deliver)

suku cadang Toyota kepada main dealer sehingga kategori proses yang sangat

kritis untuk TAM-SPLD sesuai tujuan perusahaan adalah kategori proses Deliver

Stocked Product (D1).

Peta Geografis Aliran Material

Gambar 12 menunjukkan letak gudang PT TAM dan gudang-gudang milik

main dealer. Perpindahan secara fisik suku cadang terjadi dari gudang PT TAM

(warna merah) ke sembilan sub depo milik main dealer (warna hijau). Ini adalah

peta yang dilihat dari sisi pelanggan (customer-facing map). Letak gudang milik

main dealer: Auto 2000 di Medan, Bandung Surabaya dan Balikpapan, Agung

Auto Mall di Pekanbaru, New Ratna Motor di Semarang, Hadji Kalla di Makasar,

dan Hasjrat Abadi di Manado dan Jayapura.

Gambar 12. Customer-facing map

53

4.4.3. Level 3 (Process Element Level)

SCOR Level 3 menampilkan secara detail informasi elemen proses untuk

setiap kategori proses level 2 yang meliputi aliran proses, input dan output.

Berikut adalah pembahasan kategori proses Deliver Stocked Product (D1) TAM-

SPLD mengacu pada SCOR Version 5.0 Quick Reference Guide (Bolstorff and

Rosenbaum, 2003).

D1.1 Process Inquiry and Quote

Proses pemeriksaan part number, persediaan dan harga suku cadang yang

dipesan oleh pelanggan, melalui System Parts SPLD.

D1.2 Receive, Enter and Validate Order

Jika part number yang dipesan pelanggan dikenal dan tersedia dalam

persediaan TAM, maka order akan diterima dan diproses oleh bagian

Order Processing.

D1.3 Reserve Inventory and Determine Delivery Date

Penerimaan order dari pelanggan akan mengurangi persediaan TAM.

Dengan mengontrol jumlah persediaan pada System Parts SPLD, bagian

Inventory Control membuat jadwal pemesanan dan pengiriman suku

cadang dari supplier.

D1.4 Consolidate Orders

Order yang masuk dalam System Parts SPLD akan diproses berdasarkan

jenis ordernya. Untuk order tipe 1, order diproses saat itu juga.

Sedangkan order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam

Allocation Check List (ACL) oleh operator dan akan diproses sesuai

dengan cut-off yang telah ditentukan.

D1.5 Plan and Build Loads

Ada perbedaan prioritas supply terhadap order. Order tipe 1 (emergency

order) mendapat prioritas yang lebih tinggi dibanding order tipe 3

(replenishment order). Waktu pengiriman tergantung pada waktu

pemesanan (lihat Tabel 2, 3 dan 4).

D1.6 Route Shipments

Pengiriman dilakukan berdasarkan pengelompokkan asal order. Barang

disusun dalam alat angkut sesuai dengan jalur yang akan dilalui

54

pengangkut, disusun atau dimasukkan terlebih dulu barang yang akan

diturunkan terakhir dan barang yang akan turun pertama sesuai dengan

jalur pengiriman dimasukkan paling akhir.

D1.7 Select Carriers and Rate Shipments

Pemilihan jenis transportasi dan media pengiriman (ekspedisi) berdasarkan

tipe order dan wilayah tujuannya yang dilakukan oleh bagian Shipping.

Untuk wilayah Jakarta, pengiriman order tipe 1 menggunakan motor

(untuk suku cadang berukuran kecil), sedangkan tipe 2 dan tipe 3

menggunakan mobill. Untuk tujuan luar Jakarta, order tipe 1 dikirim

melalui udara, sedangkan tipe 2 dan 3 melalui darat dan laut.

D1.8 Receive Product from Source at Warehouse

Penerimaan barang atas pergantian stok di gudang TAM, meliputi proses

pengecekan kesesuaian barang dengan invoice, dan pengecekan kondisi

barang.

D1.9 Issue Product

Pengaturan kerja di gudang atas order suku cadang yang diproses yaitu

menyiapkan barang pesanan menjadi siap diangkut.

D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product

Pengaturan pengiriman barang dan invoicing, meliputi memasukkan dalam

alat angkut dengan menyertakan dokumen pengirimannya.

D1.11 Receive and Verify Product at Customer Site

Serah terima barang di gudang milik pelanggan.

Elemen-elemen proses D1.1 sampai dengan D1.7 dilakukan sebagai respon

terhadap adanya order dari pelanggan. Elemen-elemen proses D1.9 sampai

dengan D1.11 adalah proses memindahkan produk ke gudang pelanggan. Detail

aliran proses dan informasi elemen proses Deliver Stocked Product (D1) dimuat

pada Gambar 13.

56

4.4.4. Level 4 (Implementation Level)

Level 4 dan level dibawahnya tidak termasuk dalam model SCOR,

melainkan definisi pada perusahaan. Level 4 menguraikan tugas-tugas yang

merupakan penurunan dari elemen-elemen proses pada SCOR level 3. Perusahaan

mengimplementasikan praktek SCM dengan spesifik pada level ini. Berikut

adalah gambaran umum praktek pemrosesan order suku cadang pada PT TAM

menggunakan konsep sistem ordering dan invoicing terkait implementasi sistem

barcode di Warehouse TAM-SPLD dalam proses issuing produk.

TAM memberikan pelayanan order kepada main dealer yang ditangani oleh

bagian Order Processing. Ketika order masuk melalui fax dan POS (Parts Order

Sheet), staf bagian Order Processing memeriksa pada sistem apakah part number

yang dipesan dikenal atau tidak dan melihat persediaan suku cadang tersebut. Jika

memang suku cadang tersebut ada dalam persediaan, maka order diterima dan staf

Order Processing memasukkan data pada System Parts SPLD. Jika persediaan di

TAM sedang kosong, maka dealer dapat menunggu sampai parts tersebut

tersedia (back order) atau membatalkan order (cancel).

Setelah data order masuk ke dalam sistem, untuk order tipe 1 diproses saat

itu juga. Sedangkan untuk order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam

Allocation Check List (ACL) oleh operator, kemudian diproses sesuai dengan cut-

off yang telah ditentukan. Order yang telah diproses akan menghasilkan print-out

picking label sebagai perintah pengambilan barang di gudang dan penempelan

picking label.

Pada parts yang sudah diberi picking label, dilakukan pengecekan pada part

number serta jumlahnya dan pengepakan dalam case. Setelah barang dalam case

yang sudah diberi case label ditutup dan di-scan, akan keluar print-out packing

list secara otomatis.

Khusus untuk tujuan Luar Jakarta, dilakukan proses packing, penimbangan

dan pengukuran volume case dan proses input data case yang secara otomatis

akan menghasilkan print-out packing label. Saat ini status parts adalah ready

cargo. Proses selanjutnya adalah memasukkan nomor case untuk membuat

shipping instruction di supply operation dan diserahkan ke gudang sebagai

perintah untuk memindahkan case ke temporary area. Pada temporary area ini

57

persiapan pengiriman barang dan pengangkutan dilakukan (vanning confirmation

process). Setelah barang benar-benar siap untuk dikirim, departemen supply

operation membuat shipping document dan performa invoice.

Sedangkan untuk tujuan Jakarta, setelah barang berada dalam case dan

dilakukan input data nomor case, performa invoice dan shipping instruction

dibuat oleh supply operation secara bersamaan. Proses pengiriman barang

dilakukan dengan membawa invoice dan shipping document (tujuan luar Jakarta)

atau surat jalan (tujuan Jakarta). Alur pemrosesan order dapat dilihat pada

Gambar 14.

59

Uraian diatas memperlihatkan bahwa terdapat rincian tugas dalam

memproses order dari pelanggan. Merujuk pada elemen proses level 3, maka

rincian tugas untuk masing-masing elemen proses D1.4, D1.9 dan D1.10 dalam

pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse adalah sebagai

berikut.

D1.4 Consolidate Orders :

- Allocation and picking label creation

D1.9 Issue Product

- Picking

- Checking

- Packing (khusus luar Jakarta)

D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product

- Shipping Instruction

- Transfer Process (khusus luar Jakarta)

- Vanning Confirmation (khusus luar Jakarta)

- Shipping Document (khusus luar Jakarta)

- Invoicing

Rincian tugas untuk bagian Supply Operation dan Warehouse beserta

penjelasannya dapat dilihat pada Lampiran 3. Aliran material dan informasi

pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse terkait dengan

implementasi sistem Barcode dapat dilihat pada Lampiran 4.

Level 5 menguraikan kegiatan atau aktivitas yang merupakan penurunan dari

tugas-tugas pada level 4. Level 5 dan level dibawahnya tidak akan dibahas lebih

lanjut.

V. KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

1) Anggota rantai pasok bisnis suku cadang PT. TAM, yaitu supplier (mata

rantai 1), TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk

Toyota, main dealer Toyota (mata rantai 3), sub dealer/branch/VSP dan

partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani end-user yaitu

pemilik kendaraan Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota

(mata rantai 5).

2) PT. TAM telah menerapkan SCM dengan baik. PT. TAM telah

menerapkan kelima proses manajemen inti dalam SCOR level 1, sehingga

seluruh elemen rantai pasok saling terintegrasi dan menghasilkan kinerja

yang baik, terlihat dari hasil pengukuran kinerja metrik level 1. Delivery

Performance menunjukkan pengiriman on time untuk tujuan luar Jakarta

diatas 90% dan tujuan Jakarta diatas 98%. Bahkan pada bulan September

mencapai 100% untuk tujuan Jakarta pada semua tipe order. Order

Fulfillment Lead Time TAM dalam menyampaikan suku cadang cukup

singkat dan telah memenuhi target. Lead time yang dibutuhkan dalam

menyampaikan order tipe 3 untuk tujuan: Pulau Sumatera= 6-7 hari, Pulau

Jawa= 1-3 hari, Pulau Sulawesi= 10-16 hari dan Pulau Irian= 25-28 hari.

Supply Chain Response Time adalah 0 (nol) hari yang menunjukkan rantai

pasok suku cadang TAM sangat fleksibel.

3) Kategori proses yang sangat kritis untuk PT. TAM adalah kategori proses

Deliver Stocked Product (D1) karena PT. TAM bergerak di bidang

penyampaian (deliver) suku cadang Toyota kepada main dealer. SCOR

Level 3 menguraikan aliran proses dan informasi kegiatan pemrosesan

order pada PT TAM. Pada level 4 dilakukan penguraian tugas dari elemen

proses pada level 3 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi.

Dalam pengelolaan rantai pasok, aspek kritis yang sangat mempengaruhi

keberhasilan rantai pasok adalah sistem informasi pengorderan, sistem

informasi persediaan (inventory), ketepatan waktu penyiapan suku cadang

untuk dikirim (picking, checking dan packing), dan strategi pengiriman.

61

2. Saran

1) Pemilihan dan penilaian kinerja supplier dan pihak ekspedisi secara

periodik dianjurkan untuk perusahaan, agar memudahkan pemilihan

supplier dan ekspedisi yang memiliki kinerja terbaik sehingga target lead

time dapat tercapai. Selain itu perlu mencari penyebab mundurnya lead

time dari target yang ditetapkan dan menentukan strategi yang tepat dalam

penyampaian suku cadang, sehingga target delivery on time dapat tercapai.

2) Penelitian lebih lanjut mengenai implementasi sistem barcode dalam

konsep sistem ordering dan invoicing yang dapat mengurangi lead time

pemrosesan order dan kesalahan pengiriman parts dalam melayani order

dari pelanggan. Selain itu dapat pula dilakukan penelitian lebih lanjut

tentang pengelolaan Parts Claim (PC) dan Parts Warranty Claim (PWC)

di PT. TAM yang termasuk dalam kategori proses Deliver Return (DR)

pada level 2 model SCOR.

DIRECTORATE DIVISION DEPARTMENT DEPARTMENT # Sales Planning # Dealer Development # Domestic Operation # Customer Satisfaction # Planning & Analysis # Communication # Product Planning # Accessories # Planning # Opr. Improv. & Network Dev. # Business Development # Area Operation # New Model & Parts Information # Parts Control # Supply Operation # Warehouse New Warehouse Project Kaizen Group LK3 Committee # Training # Technical & Warranty # Workshop # Delivery Control # Logistics I # Logistics II # Accounting # Financing # Human Resources # General Affairs & Purchasing # System Support

Board of Directors MARKETING SALES

Gambar 5. Struktur organisasi Toyota-Astra Motor 24

FINANCE & ADMINISTRATION SUPPORT

FINANCE & ADMINISTRATION

VEHICLE LOGISTICS

TECHNICAL SERVICE

SERVICE PARTS LOGISTIC

MARK. PLANN. & CUST. REL.

AFTER SALES MARKETING

Tabel 5. Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT. TAM

No Elemen

Proses

Mata Rantai 1

(Supplier)

Mata Rantai 2

(PT. TAM)

Mata Rantai 3

(Main Dealer)

Mata Rantai 4

(Dealer/Cabang)

Mata Rantai 5

(End User)

1 Plan Perencanaan produksi suku cadang, perencanaan finansial dan perencanaan pengiriman

Perencanaan kebutuhan suku cadang, perencanaan finansial, perencanaan persediaan suku cadang dan perencanaan pengiriman suku cadang ke pelanggan

Perencanaan pembelian suku cadang, perencanaan waktu pengiriman atau pendistribusian suku cadang ke sub dealer/ parts shop

Perencanaan pemesanan suku cadang dan pelayanan pelanggan

Perencanaan waktu penggantian suku cadang seharusnya

2 Source Pengadaan bahan baku untuk memproduksi suku cadang Toyota, memilih pemasok dan membuat kesepakatan dengan pemasok

Pemesanan, pengiriman, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pemerolehan suku cadang dari supplier

Pembelian suku cadang dari PT TAM, penerimaan suku cadang dari PT TAM dan pengeluaran yang dikeluarkan berkaitan dengan pembelian suku cadang

Pemesanan suku cadang ke main dealer, penerimaan, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pembelian suku cadang

Pembelian suku cadang melalui sub-dealer/parts shop

3 Make Menghasilkan suku cadang Toyota

Pengepakan/pengemasan suku cadang

Main dealer tidak merubah baik bentuk maupun kemasan suku cadang yang disalurkan ke subdealer, parts shop dan workshop

Dealer/cabang tidak merubah bentuk dan kemasan suku cadang yang disalurkan kepada pelanggan Toyota.

Tidak ada proses membuat oleh end user. End user adalah pengguna suku cadang asli Toyota.

38

Tabel 5 (lanjutan) 4 Deliver Melakukan

pengepakan/pengemasan, pengiriman suku cadang ke PT TAM, membuat pembukuan suku cadang yang dikirim

Melakukan pengepakan dan pengemasan sesuai prosedur standar Toyota, melakukan pengiriman dengan transportasi yang tepat dan tepat waktu, mengelola proses pesanan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (main dealer) mengatur pembukuan kredit, membuat daftar pengiriman barang

Mengelola proses pesanan, menjaga hubungan baik dengan pelanggan (dealer/parts shop) dan mengatur pembukuan kredit

Pelayanan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (pemilik mobil Toyota)

Tidak ada proses pengiriman oleh end-user

5 Return Mengelola pengembalian produk yang cacat dari PT TAM dan menyediakan transportasi untuk pengiriman suku cadang pengganti

Pembuatan klaim atas produk cacat kepada TMC dan TMMIN; mengelola parts claim dari pelanggan TAM (main dealer) atas produk yang cacat, kesalahan part number yang dikirim atau jumlahnya kurang; menerima pengembalian barang dan mengganti dengan pembayaran klaim kepada pelanggan

Mengirim kembali suku cadang yang cacat pada PT TAM dan menerima pembayaran atas klaim yang diajukan; mengelola klaim dari dealer atas kesalahan suku cadang yang dikirim atau kuantitasnya dan suku cadang cacat; menerima pengembalian suku cadang cacat dari pelanggan dan mengganti dengan part number yang sama

Mengirimkan kembali suku cadang yang cacat ke main dealer dan mengelola klaim dari pelanggan (pengguna suku cadang asli Toyota)

Mengembalikan produk yang cacat atau rusak dalam masa garansi kepada dealer-dealer Toyota

39

- database - ES.1 manage sourcing

- Signal order parts (customer)

Inputs : (fax, POS, on-line) - ES.3 maintain source data - EP.4 manage integrated - ED.2 Assess delivery SC inventory - Output database inventory - time order entry performance

Process :

Outputs : - Output from system parts - Input to update - Allocation Check List - ED.3 Manage Deliver - ED.6 Manage (database) database delivery (ACL) Information transportation- price list

from Source M1.2 Issue product

ED.4 manage finished picking label - Authorize expedicy paymentproduct inventory packing list - Shipping Instruction

- Surat Jalan (Jkt) atau Shipping Document (Out Jkt)- Invoice A-D

55

EM.6 Manage Transportation Invoice A, B & D

& aggregate - P4.1 Identify, prioritize

bussiness rules

- ES.4 manage product

- S1.1 Schedule product

Gambar 13. Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product (D1)

D1.1Process Inquiry &

Quote(Input data to System

Parts SPLD)

D1.2

Receive, Enter & Validate Order

D1.3

Reserve Inventory & Determine Delivery date

D1.4

Consolidate Orders

D1.5

Plan & Build Loads

D1.10Load vehicle,

Generate Ship Doc., Invoicing,

Ship Product

D1.7Select Carrier

& Rate Shipment

D1.8

Receive Product at Warehouse

D1.9Issuing Process

(pick, check, pack)

D1.6

Route Shipment

D1.11Receive & Verify

Product at Customer Site

Inputs : Allocation Check List

Process :

Outputs : Allocation Check List

(diserahkan ke gudang)

58Gambar 14. Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM

parts ready cargosurat jalan

invoice A, B, C & D

invoice A, B & D utk customerinvoice C utk Dept S/O

parts di temporary area

shipping instructionshipping document

packing listparts (in the case)

print-out picking label

picking label + parts

packing listparts (in the case)

parts ready cargoshipping instruction

picking label

picking label + parts

invoice A, B, C & D

fax , POS, on-linefax , POS, on-line

shipping document shipping instruction

penerimaan order suku cadang

input data ke System Parts SPD

input data ACL oleh man power

pengambilanpart number

di gudang dan penempelan picking

label

pengecekan dan pengepakan

packing (bending , nailing , timbang,

mengukur volume)

input no. case untuk dipindahkan ke temporary area

proses pemindahan parts/case ke

temporary area

persiapan pengiriman barang,

pengangkutan (vanning process)

pengiriman partke pelanggan

62

DAFTAR PUSTAKA

Bolstorff, P. and R. Rosenbaum. 2003. Supply Chain Excellence: A Handbook for Dramatic Improvement Using The SCOR Model. AMACOM, New York.

Bolstorff, P. 2003. “Measuring the Impact of Supply Chain Performance”. Chief Logistics Officer Ed.12/2003. http://www.logisticstoday.com.

Hanna, M.D. and W. R. Newman. 2001. Operations Management: An Integrated Approach. Prentice Hall, Inc., New Jersey.

Heizer, J. dan B. Render. 2005. Manajemen Operasi (Terjemahan Edisi Tujuh). Salemba Empat, Jakarta.

Hertz, Harry S. 2007. Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence 2007. IQAF: Jakarta.

Indrajit, R.E. dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain. PT Grasindo, Jakarta.

Miranda dan Amin W.T. 2006. Manajemen Logistik dan Supply Chain Management. Harvarindo, Jakarta.

Mulyadi. 2001. Balanced Scorecard: Alat Manajemen Kontemporer untuk Pelipatganda Kinerja Keuangan Perusahaan. Salemba Empat, Jakarta.

Nahmias, S. 2005. Production and Operations Analysis (Fifth Edition). McGraw Hill, New York.

Pujawan, I. N. 2005. Supply Chain Management. Gunawidya, Surabaya.

Said, A.I., dkk. 2006. Produktivitas dan Efisiensi dengan Supply Chain Management. Penerbit PPM, Jakarta.

Simchi-Levi, D., Philip K., and Edith S.L. 2000. Designing and Managing The Supply Chain Concepts, Strategies, and Case Studies. Irwin McGraw-Hill, Singapore.

Yuwono, S., dkk. 2002. Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard: Menuju Organisasi yang Befokus pada Strategi. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

http://www.toyota.co.id

http://www.logisticstoday.com/

http://www.toyota.co.id/

Lampiran 1. Contoh perhitungan metrik delivery performance

Customer Number

Sales Order Number

Order Type

Customer Ship To Number Part Name

Customer Expected Sales Order Quantity

Actual Shipped Sales Order Quantity

Customer Order Date

Planned Order Shipment Date

Actual Order Shipment Date

Customer Expected Sales Order Delivery Date

Actual Order Delivery Date

On Time Shipment

On Time Delivery

In Full Delivery

On Time and In Full Delivery to Customer Commit Date

11210 01476380 1 521610K040 PIECE RR BMR 10 10 3-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 5-Jul-07 4-Jul-07 0 1 0 YES11210 01479150 1 9091711027 FILTER 1 1 5-Jul-07 5-Jul-07 5-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 0 0 0 YES11210 01480811 1 7544413290 PLATE,BACK DOOR NAME 1 1 6-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 0 0 0 YES13300 01504453 1 48520BZ200 ABSORBER A/S, FR LH 1 1 30-Jul-07 30-Jul-07 30-Jul-07 31-Jul-07 31-Jul-07 0 0 0 YES13300 01504614 1 312500W050 DISC ASSY CLUTCH 1 1 30-Jul-07 31-Jul-07 31-Jul-07 1-Aug-07 1-Aug-07 0 0 0 YES13300 01505152 1 335300K012 LEVER A/S SHIFT 1 1 31-Jul-07 1-Aug-07 1-Aug-07 2-Aug-07 2-Aug-07 0 0 0 YES15000 01476420 1 4331009015 JOINT A/S UPR BALL 2 2 3-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 4-Jul-07 4-Jul-07 0 0 0 YES15000 01492502 1 2737057060 HOLDER 1 1 18-Jul-07 18-Jul-07 18-Jul-07 19-Jul-07 19-Jul-07 0 0 0 YES15000 01497005 1 627200K050 WINDOW AS QTR LH 11 11 23-Jul-07 23-Jul-07 24-Jul-07 24-Jul-07 25-Jul-07 -1 -1 0 NO23000 UT010K 1 74320YZC02 VISOR ASSY LH 1 1 7-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 8-Jul-07 9-Jul-07 0 -1 0 NO23000 V7061O 1 8318135040 SENSOR,SPEEDOMETER 1 1 9-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 10-Jul-07 10-Jul-07 0 0 0 YES23000 UB043A 1 7685310010 RETAINER FR SPOILER 2 2 13-Jul-07 14-Jul-07 14-Jul-07 15-Jul-07 15-Jul-07 0 0 0 YES31000 EAS01972 1 681520D030TH 1 681520D030 1 1 6-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 8-Jul-07 7-Jul-07 0 1 0 YES31000 EAS02033 1 67914BZ010B0 PLATE,FR DR SCUFF,LH 1 1 13-Jul-07 14-Jul-07 14-Jul-07 16-Jul-07 16-Jul-07 0 0 0 YES61000 V01805DP 1 725740B010B0 LVR RECLINING CTR LH 16 16 3-Jul-07 4-Jul-07 4-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 0 0 0 YES61000 V01876PP 1 8430602050 CABLE SPIRAL AIRBAG 1 1 7-Jul-07 7-Jul-07 7-Jul-07 9-Jul-07 9-Jul-07 0 0 0 YES61000 E02116BN 1 5345538030 1 5345538010 1 1 26-Jul-07 26-Jul-07 26-Jul-07 28-Jul-07 28-Jul-07 0 0 0 YES71000 VMK00178 1 689600K030 STAY A/S BACK DR,LH 1 1 2-Jul-07 3-Jul-07 3-Jul-07 5-Jul-07 5-Jul-07 0 0 0 YES71000 EKK00059 1 049060K030 CUP KIT RR WHEL CYL 3 3 5-Jul-07 6-Jul-07 6-Jul-07 8-Jul-07 9-Jul-07 0 -1 0 NO71000 EMK00255 1 67005BZ030 PANEL S/A, BACK DR 1 1 26-Jul-07 27-Jul-07 26-Jul-07 29-Jul-07 27-Jul-07 1 2 0 YES79300 EJK00042 1 821110K140 WIRE ENGINE ROM MAIN 1 1 16-Jul-07 17-Jul-07 17-Jul-07 23-Jul-07 21-Jul-07 0 2 0 YES79300 EJD00056 1 1780111080 ELEMENT AIR FILTER 1 1 19-Jul-07 20-Jul-07 21-Jul-07 26-Jul-07 25-Jul-07 -1 1 0 YES79300 EJD00057 1 1660397401 PULLEY S/A,IDLER 1 2 2 24-Jul-07 25-Jul-07 25-Jul-07 31-Jul-07 30-Jul-07 0 1 0 YES

Delivery Performance Yes NoFrequency 20 3Cumulative 86.96% 100.00%

On Time Shipment CALCULATION= (Planned order Shipment Date - Actual Order Shipment Date)On Time Delivery CALCULATION= (Customer Expected Sales Order Delivery Date - Actual Order Delivery Date)In Full Delivery CALCULATION= (Actual Order Quantity Shipped - Customer Expected Sales Order Quantity)

On Time and In Full Delivery to Customer Commit Date CALCULATION= (In Full Delivery CALCULATION>=0 AND On Time Delivery CALCULATION >=0)

Lampiran 2. Contoh perhitungan metrik order fulfillment lead time

Customer Number

Sales Order Number

Order Type

Customer Ship To Number Part Name Customer

Order Date

Actual Order Shipment Date

Actual Order Delivery Date

Order Processing Lead Time

Delivery Lead Time

Total Lead Time

61000 SB001783 3 9018906213 GROMMET 3-Jul-07 4-Jul-07 13-Jul-07 1 9 1061000 SB001800 3 AET0011000 BRAKE SHOE KIT 3-Jul-07 6-Jul-07 14-Jul-07 3 8 1161000 SB001800 3 0431160080 CYLINDER KIT 3-Jul-07 6-Jul-07 14-Jul-07 3 8 1161000 SB1829MK 3 52116BZ040 SUPPORT,FR BMP, LH 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1834MK 3 16261BZ030 HOSE, WATER BY-PASS 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1840MK 3 1117664010 GASKET 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB1840MK 3 48815BZ010 BUSH, STABILIZER 5-Jul-07 7-Jul-07 14-Jul-07 2 7 961000 SB001865 3 04100RCKFSA0 REGULAR CHECK PARTS 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 0447155022 CYLINDER KIT 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 130415803201 BEARING SET 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 1371656010 CAP, VALVE STEM 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001865 3 2737131011 BRUSH 6-Jul-07 11-Jul-07 17-Jul-07 5 6 1161000 SB001960 3 131012401102 PISTON SUB-ASSY 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB001960 3 4133136031 GEAR 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB001960 3 4135136010 WASHER 13-Jul-07 16-Jul-07 25-Jul-07 3 9 1261000 SB1988MK 3 1657106011 HOSE RADIATOR NO.1 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 31250BZ130 DISC A/S, CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 31340BZ020 CABLE A/S,CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB1988MK 3 3134027131 CABLE CLUTCH 17-Jul-07 19-Jul-07 25-Jul-07 2 6 861000 SB002091 3 4134137020 PINION DIFFERENTIAL 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 4242836020 PLATE 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 682940B010 DAM, BACK DOOR GLASS 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 9004A91037 BELT, V-RIBBED 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 1061000 SB002091 3 9046806013 CLIP 24-Jul-07 26-Jul-07 3-Aug-07 2 8 10

LT Average 10Order Processing Lead Time CALCULATION= (Actual Order Shipment Date - Customer Order Date)Delivery Lead Time CALCULATION= (Actual Order Delivery Date - Actual Order Shipment Date)

Total Lead Time CALCULATION= (Order Processing Lead Time + Delivery Lead Time)

Detail of Phase I User Requirement

(1) Allocation & picking a. Timing : - Screen of statuslabel creation - consider to order type processing time order info

b. Document Output : - Order type 1, manual BO & all order from P/S : Internal Invoice ( check list ) and Picking label - Order type 2,3 and B/O release Auto : Picking label - Picking planning sheet ( short by cycle )

c. Menu/ System Requirement : - Allocation menu by order type, contents : 1). Data extraction 2). Outstanding picking status - Picking cycle assignment 1). Each cycle was sorted by parts type ( OT 2&3 ) and location 2). Smallest ( minor ) unit is CYCLE 3). Std time : ~10 mins/cycle parts combination which closer to 10 mins/cycle

4). For OT 1 & manual BO, all parts in one invoice sheet will be grouped in one cycle - Picking label creation 1). For OT 1 & manual BO, picking label creation instructed by invoice 2). For OT 2 & 3, picking label is created automaticaly by order type processing time

3). There are 2 cycle headers on the top and the bottom of cycle - Output document able tobe reprinted and unique sequence barcode number

d. PIC : - Supply Operation & Warehouse

(2) Picking Start a. Timing : Scanner and PCBefore picker start picking operation in main location Picking Label

b. Method / System Requirement : - Method is applied for all order types - Scan Picker ID card and cycle header - Cycle is processed one by one

c. Output : - Updating status ? parts status is "picking " - Picker ID, Picking start time

d. PIC : - Warehouse

(3) Picking End a. Timing : Scanner and PCAfter picker has done picking operation in main location

b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types - Scan Picker ID card and cycle header - Cycle can't processed without Picking Start - Cycle is processed one by one

c. Output : - Updating status ? parts status is "picked " - Picker ID, Picking end time - Picking productivity ( by picker ), in daily and monthly

Pick prod : ? item/actual working hoursGross prod : ? item/std working hoursEfficiency : actual / std working hours


Item of Process Point of Summary Tools & Equipment

Allocation & Picking label

creationPicking start Picking end

Data download

Checking process

Data upload Packing process Ready Cargo

W/H denial

Out JKT area

JKT area


(4) Picking reporting Report item Screen of picking report - Picking planning ( by cycle ) info - Picking progress ( order status, picking or picked ), by cycle - Picking productivity ( daily and monthly ), by picker

std working hour: total working hours + overtime ( daily maintain, by operator )actual working hours: actual working by cycle ( by system )if std w/hour was not available, data will be taken from GIM

- B/O manual dan F/O are excluded from productivity calculation

(5) Warehouse Denial a. Timing :When parts had been allocated but not available in stock

b. Method/ System Requirement : - Supplied parts can be maintain in the system - Other procedure use the current flow

c. Output : - Updating supplied parts data - LPPB

d. PIC : - Warehouse ( location control )

(6) Data download a. Timing : ScannerAfter picked parts was available in checking area PC

Handy Terminalb. Method/ System Requirement : docker

- Method is applied for all order types - Scan Checker ID card - Checking data preparation ( scan cycle header and case label ) only for finished cycle can be downloaded cycle is processed one by one

- Cycle process is controled by Picking Planning Sheet - Case label had been printed before case label can be returned, used again and reprint

c. Output : - Checking data in Handy Terminal - Parts status : Checking


(7) Checking Process a. Timing : Handy TerminalAfter checking data had been downloaded

b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types - Different procedure between JKT and OUT JKT - Scan Checker ID card, cycle and case - Screening fuction from : Wrong Qty, wrong Part, wrong Destination, wrong case

- Able to : view the remaining checking parts

- Scan must be done toward P/No label, not picking label flag info if picking label was scanned

- Shortcut key for big qty ( qty will be filled by this key ) - Case can be opened, closed, hold and re-opened ( if any case )

c. Output : - Checking data result



(8) Data upload a. Timing : ScannerAfter checking process had been finished ( trigger by cycle ) PC

Handy Terminalb. Method/ System Requirement : docker

- Method is applied for all order types - Able to : view the total checking parts, re-open case

- For W/H denial part, uploaded data will be replaced by maintained data - Output document able tobe reprinted

c. Output : - Checking finish data ( from Handy Terminal ) - Checking process time - Packing list ( for JKT and OUT JKT ) - Status ready cargo for JKT closed case - Checking productivity ( by checker, item/hour ) daily & monthly

Check prod : ? item/actual working hoursGross prod : ? item/std working hoursEfficiency : actual / std working hours

- Parts status : Checked


(9) Checking reporting Report item Screen of picking report - Checking progress ( checking status ), by cycle - Checking productivity ( daily and monthly ), by checker

std working hour: total working hours + overtime ( daily maintain, by operator )actual working hours: actual working by cycle ( from Handy terminal )if std w/hour was not available, data will be taken from GIM

(10) Packing process a. Timing : Scanner and PCAfter case closed ( full case ) Weighing toolFor Out JKT only

b. Method/ System Requirement : - Method is applied for all order types ( OUT JKT only ) - Start and End time of packing process will be recorded - Input data case type, weight and volume data is able to be maintained

- Non std case, dimension can be input manually - Output document is able tobe reprinted - Manual packing is available ( if any case )

c. Output : - Packing Label - Status ready cargo for OUT JKT closed case - Packing Productivity ( by packer , case/hour ) - Packing progress by destination


Detail of Phase II User Requirement Jakarta

(1) Ready Cargo a. Timing : - Screen of Ready After case closed (without Packing Label) Cargo Information

b. Document Output : - Packing List (format as attachment)

Note : Packing list Soft copy will not be extracted

c. Menu/ System Requirement :Ready Cargo Information (by Destination), containing : 1). List of Case (all order type) 2). Summary Total Case

Note : -) No Transportation Type assignment -) In the Packing process, mixed among order type is allowed


(2) Shipping Instruction a. Timing : - Screen of Shipping - After ready cargo for one destination already finished Instruction Creation (consider to delivery timing for each route) - Printer AS400

b. Document Output :1). Shipping Instruction List, contain information of : - Destination - List of Case (all order type)

- Summary of total case2). List of Summary Invoice (in one Shipping Instruction) contain information of : - Destination Code - Customer Code (order) - Order No and Invoice No.

Note : -) Shipping Instruction printed together with List of Summary Invoice, in blank form (2 plies) distribute to S/O and W/H

c. Menu/ System Requirement :Shipping Instruction Creation (By Destination) : - Input Destination Code - All case that ready to be ship out will appear (in screen) - All case that ready to be ship out will be created Shipping Instruction, and List of Summary Invoice (status became ship out).

d. Method of process : - Transfer PIC will make Shipping Instruction - Loading case to truck (based on Shipping Instruction) - Send Shipping Instruction and List of Summary Invoice to S/O - SOP should be made for operation process

e. PIC : - Warehouse

(3) Performa Invoice and a. Timing : - Printer AS400Pending List - Performa Invoice ? After Shipping Instruction Creation - Performa Invoice

- Pending List ??Daily report in batch process Form

b. Document Output : - Performa Invoice (use current form)


Allocation Pick Slip Case Label Ship Inst. P. Invoice ---D/A---

PHASE IIReady Cargo


- Pending List (hard & soft copy format as bellow)

c. Method of process : - Performa invoice will be created and printed outomaticaly after Shipping Instruction creation was finished. - To check summary Performa Invoice will use List of Summary Invoice from W/H - Relation of Perfoma Invoice with others is as bellow :

- Numbering format for Performa Invoice : X Y Z Z Z Z ? 6 Digits 1 = Character (A-Z), base on Customer

Grouping in Master of Customer Invoice Assignment2 = Character (A-Z), as sequence (automatic updated)3 = Numeric (0 - 9), as sequence (automatic updated)

Note : Format Master of Customer Invoice Assignment :Customer Code Invoice Supply Invoice Credit

ex : 15000 A F 31000 B F

- Pending List will be made only for item that qty supply (delivered) in Performa Invoice different with qty supply in first allocation due to partial supply or cancel (W/H denial or user cancel)

ex : Original Order Qty = 100 pcsSupply Qty = 50 pcs (in allocation)Shipping Out Qty = 30 pcsPending Qty = 15 pcsCancel Qty = 5 pcs

???? Result and format of Pending List :

- Pending list created base on Customer Code (Customer Order), and extracted (soft copy) by Main Dealer (first digit Customer Code)

d. PIC : - Supply Operation

(4) Debit Advice a. Timing : - Screen of D/A Day+1 after shipment Creation

- Printer AS400b. Document Output :

- Debit Advice (hard & soft copy) - Detail Attachment - Lager - Sales Account Statement - Tax (Faktur Pajak)

c. Menu/ System Requirement :D/A Creation (base on Shipment Date) - Input Shipment Date - All item that already ship out in Day-1 will be debited (separate by Bill Customer Master)


SHIPP DOCCASEORDER

PERFORMA

INVOICE

1 2 3

*** Delivery Pending List ***

No Process Date Customer Order No Part No Part Name Supply Delivered Pending Cancel1 A1 B1 C1 D1 D1 50 30 15 5

Like current condition

Detail of Phase II User Requirement Out Jakarta

(1) Ready Cargo a. Timing : - Screen of Ready After Pack Label input was finished Cargo Information

b. Document Output : - Packing List (format as attachment) - Pack Label (2 pcs, attached on case)

Note : Packing list Soft copy will be created after Shipping Document and Perfoma Invoice creation

c. Menu/ System Requirement :Ready Cargo Information (by Destination & Transportaion Type), containing : 1). List of Case 2). Volume + Weight each Case 3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below : # (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 Note : -) Transportation Type (automatic assigned)

# Land/Sea ? Ord Type 2, 3 and F/O # Air ??Ord Type 1 (VOR)

-) This Transportation Type only as sugestion, that can be changed by user (assigned manualy in Shipping Instruction process)

-) In the Packing process, order type 1 should be separated with other order type.

-) If order type 1 mixed with other order type in one case, this case will assigned as case of order type 1

d. PIC : - Warehouse - Supply Operation

(2) Shipping Request a. Timing : - Form of Shipping(Manual Process) After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered Request

b. Method of process : - Only for Destination non staggered - For staggered destination, Shipping Sec. will periodicaly check ready cargo achievement and decide to continue the process (next step) - User should make clear SOP for operation process

c. Document Output (manual) :Form of Shipping Request, contain information of : - Destination - Order Type (type 1 or others)


(3) Shipping Instruction a. Timing : - Screen of Shipping - After W/H send Shipping Request to Shipping Sec., or Instruction Creation - After ready cargo for one destination meet requirement to be delivered - Printer AS400 (consider to delivery timing for staggered destination)

b. Document Output :Shipping Instruction List, contain information of : - Destination and Shipping Type (Sea, Land, Air) - List of Case - Summary of total case - Summary of total volume

Note : -) Shipping Instruction printed in blank form (4 plies), distribute to S/O, W/H, Security and Shipp. Agent

c. Menu/ System Requirement :Shipping Instruction Creation (By Destination & Transportation Code),containing : 1). List of Case with field for assigned flag, short by packing date 2). Volume + Weight each Case 3). Amount each Case (base on sales amount parts inside the case) 4). Cost "air freight" each case, with formula as below : # (Cost/kg) x Weight of Case # (Cost/ kg) x Vol.Weight of Case # Vol.Weight = [p(cm)xl(cm)xt(cm)]/6000 6). Summary total volume for assigned case 5). Field to assign Shipping Type (Sea, Land, Air)

Note : -) Different Transportation Type will be created in different Shipping Instruction.


Chose the higher one

Chose the higher one

Allocation Pick Slip Case Label Pack Label Ship Inst. Transfer Vann Conf Ship Doc P. Invoice ---D/A---

PHASE IIReady Cargo



(4) Transfer Process a. Timing : - Screen of TransferAfter Shipping Instruction printed out and send to W/H Confirmation

- Barcode Scannerb. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Transfer

b.1 Transfer Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Scan Packing Label (transferred case) - Case that don't have Shipping Instruction can not be scanned - Close process when all Pack Label for transferred case already scanned - Status scaned Packing Label change to become "transferred"

b.2 Re-Transfer Case (back to Ready Cargo status) - Input Shipping Instruction No. - Input case no that cancelled (cancel transfer) - Those case will back from "ready cargo with S/I" to "ready cargo" status

c. Method of process : - Transfer PIC will check manualy and verify Packing Label with Shipping Instruction. - SOP should be made for operation process - Transfer Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was transferred (as SOP) - Transfer Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label) - Case that already have Shipping Instruction but canceled (cancel transfer) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Transfer)

d. General Flow Process :

Note : Physical case will move from ready cargo area to temporary area


(5) Vanning Confirmation a. Timing : - Screen of Vanning After tranfered case already loaded to the truck Confirmation

- Barcode Scannerb. Menu/ System Requirement : - Screen of Re-Vanning

b.1 Vanning Confimation (by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Scan Packing Label (loaded case) - Case that not transferred yet can not be scanned - Close process when all Packing Label already scanned - Status scaned Packing Label change to become "Vanning Confirm"

b.2 Re-Vanning Case (back to Ready Cargo status) - Input Shipping Instruction no. - Input case no that cancelled (cancel vanning) - Those case will back from "transfer" to "ready cargo" status

c. Methode of process : - Transfer PIC will check manualy to loaded case to ensure the case loaded to correct truck - SOP should be made for operation process - Vanning Confirmation will be done after all case in one/partial Shipping instruction was loaded to the truck (as SOP) - Vanning Confirmation can be done partially (one Shipping Instruction can be confirmed more than once, for different pack label) - Case that already transfered but canceled (cancel vanning) can be maintained (by case no) back to ready cargo status (Re-Vanning)

d. General Flow Process :


ReceiveS/I

TakePack List

Tear upPack Labe

Verify with S/I

Transferthe Case

Combine Pack Labe + S/I

Transfer Confirm.

Truck Arrived

Take PackLabel+S/I

Loading Caseto the Truck

Make marking in pack labelfor loaded case

Vanning Confirmation(for loaded Pack Label)


(6) Shipping Document a. Timing : - Screen of Shipping After Vanning Confirm for one (or partial) Shipping Instruction already Document Creationfinished and informed to S/O - Printer AS400

- Shipping Documentb. Menu/ System Requirement : Form

b.1 Shipping Document Creation ((by Shipping Instruction No.) : - Input Shipping Instruction No. - Assign Transportation Agent - All case in the Shipping Instruction that already confirmed will be created Performa Invoice and Shipping Document

b.2 Packing List Extraction (Soft Copy) : - Input Shipping Document No - All case that already had Shipping Document will be extracted - The output is Packing List soft coppy

Note : -) Format soft copy Packing List use current format -) Issue No use Shipping Document No, without 1st digit

c. Document Output : - Shipping Document (Form as attached)

d. Method of process : - Transfer PIC send confirmed Shipping Instruction to S/O (by Shipp. Agent people), attached with Packing List. - SOP should be made for operation process - Shipping Document creation can be done partially (one Shipping Instruction can be created Shipp. Doc. more than once, for different vanning confirmed pack label)

e. General Flow Process :

f. PIC : - Supply Operation

Confirmed S/I+Pack List

Ship. Agentbring Doc. To S/O

Shipp DocCreation

- Shipp. Doc- Performa Inv


(7) Performa Invoice and a. Timing : - Printer AS400Pending List - Performa Invoice ? After Shipping Document Creation - Performa Invoice

- Pending List ??Daily report in batch process Form

b. Document Output : - Performa Invoice (use current form) - Pending List (hard & soft copy format as bellow)

c. Method of process : - Performa invoice will be created and printed outomaticaly after Shipping Document creation was finished. - To check summary Performa Invoice will use Shipping Document - Relation of Perfoma Invoice with others is as bellow :

- Numbering format for Performa Invoice : X Y Z Z Z Z ? 6 Digits 1 = Character (A-Z), base on Customer

Grouping in Master of Customer Invoice Assignment2 = Character (A-Z), as sequence (automatic updated)3 = Numeric (0 - 9), as sequence (automatic updated)

Note : Format Master of Customer Invoice Assignment :Customer Code Invoice Supply Invoice Credit

ex : 15000 A F 31000 B F

- Pending List will be made only for item that qty supply (delivered) in Performa Invoice different with qty supply in first allocation due to partial supply or cancel (W/H denial or user cancel)

ex : Original Order Qty = 100 pcsSupply Qty = 50 pcs (in allocation)Shipping Out Qty = 30 pcsPending Qty = 15 pcsCancel Qty = 5 pcs

???? Result and format of Pending List :

- Pending list created base on Customer Code (Customer Order), and extracted (soft copy) by Main Dealer (first digit Customer Code)


(8) Debit Advice a. Timing : - Screen of D/A Day+1 after shipment Creation

- Printer AS400b. Document Output :

- Debit Advice (hard & soft copy) - Detail Attachment - Lager - Sales Account Statement - Tax (Faktur Pajak)

c. Menu/ System Requirement :D/A Creation (base on Shipment Date) - Input Shipment Date - All item that already ship out in Day-1 will be debited (separate by Bill Customer Master)


SHIPP DOCCASEORDER

PERFORMAINVOICE

1 2 3

*** Delivery Pending List ***

No Process Date Customer Order No Part No Part Name Supply Delivered Pending Cancel1 A1 B1 C1 D1 D1 50 30 15 5

Like current condition

ISSUING BARCODE SYSTEM FLOWApproved Checked Prepared

Sapurahno Novi S. Agus S. Rizki D.Team

Project Leader Team Leader

Jakarta, 24 April 2006

DestinationDocument Out Jakarta Jakarta

Packing list O OPacking doc X XShipp.inst O OShip.doc O X

Delivery note O OLabel

Case label O OPacking label O X

staggered customer only

Dest. Code:Order type:Case no

aaaaa I bbbbbbccccc I dddddd

Trans.code:

Packing label

Header

Header1 cycle

ID card

Main Location >>>

Picking control board area

OKCheck item

1. P/No2. Qty

1 header cycle

Take 1 cycle

ID card

Batch process

Picking Area Packing Area

case label

Weight measurementInput case data print out packing label stick on packing label

packing label

Header

Header

1 cycle

NO

Scan case label

Shipping Process

Ready Cargo Area

Shipping Area

Checking Process

Out jakarta

Checking Area

DEALER

Jakarta

Case no : Destination : Case type:____ P:_____ L:_____ T:_____ Weight : ____ kgs Volume : _____m3

from barcode

manual input

Shipping Instruction

Print out Shipp. instruction

ship. Instructionno.:__________

shipping instruction

Ready Cargo list( Supply operation )

Note : Detail process on next

page

enough / ready to be delivered

casepack.label

shipp. instruction

ready cargo area

Warehouse

Supply Operation

Header

shipp. instruction

Packing List

shipp.instruction

loading

packing labelpacking label

packing labelShipping

Doc.

Performa Invoice

Shipp.doc

Packing List

Performa invoice

Delivery Note Shipp.Agent

Delivery

Troubleshooting Procedure

Note : Detail process on next

page

DestinationOrder Type

ready cargoinquiry

Jakarta

Out Jakarta

Performa Invoice

Delivery note

Packing List

Performa invoice

shipp.doc and performa invoice

creation

Packing Listshipp.

instruction

temporary area

packing label

marked for loaded case

packing label

for marked label only

shipping instruction process

Packing List

shipp.instruction

Ready cargo

stamped by WH

W/h Shipp.agent S/O

Shipping Instruction

Print out Shipp. instruction

shipping instruction

shipp. instruction

ready cargoinquiry

shipp. instruction

for S/O

for W/H

shipp. instruction

shipp. instruction

shipp. instruction

for S/O

for W/H

for shipp.agent

for security

Out Jakarta

Jakarta

packing labelpacking

label

for case

for transfer check

send to W/h

send to S/O

vanning confirmation prosess

check status

check status

by Supply operation

by Supply operation

transfer check prosess

automatic for std case

manual input

automatic after case data was input

shipping request

Dest. Code:Order type:Case no

aaaaa I bbbbbbccccc I dddddd

Trans.code:case was auto

selected

Sorting and matching

printed in the same time with shipping instruction

Summary invoice

vanning confirmation

A

A

A

automatic after data input

automatic after data input

closed case

S/I no.:_____Ship.agent:____

Debit Advice

Faktur PajakLager

Attach-ment

N + 1automatic -> extract Shipp. Docthat already ship out

2/8/2008

ID card

scan header cycle scan P/No

labelscan picking

label

if P/No label can't read by scaner

Checking process

scan case label

OR

Checking area

Packing Process

Check item1. P/No2. Qty

OK

NO

Picking Error

Completed by picker

W/H denial status maintained by checker

Out Jakarta

Jakarta

Header

Case label

Header

scan header cycle

case label box

put part into case

Print out case labelInput

Case number : sequenceDaily reset

Destination

Parts pending picking

Checking problem control board

Header

Header

Header

put header cycle on board

TOYOTA ASTRA MOTORSERVICE PARTS DIV.--> PROCESS <--

17/09/2005 09:37:12

MENU/DIALOG BOX

scan header cycle

Header

Case label

Download

Case & check data

Menu :Checking

Menu :Out Jakarta

ID card

Menu :Jakarta

Case label

ID card

scan P/No label

scan picking label

if P/No label can't read by scaner

Checking process

OR

Check item1. P/No2. Qty

OK

NO

Picking Error

Completed by picker

W/H denial status maintained by checker

Parts pending picking

Checking problem control board

Header

Header

Header

put header cycle on board

Close case

UploadCase & check

data

scan case label

DATA CHECKING PREPARATION

content:cycle no. and P/No

Main Location >>>

NOCheck item1. P/No2. Qty

Search item1. P/No2. Qty

W/H denial status

1 header cycle

OK

LPPB

actual qty

LPS

Trouble Shooter Area

by picker by loc control

inform to GH picker

pick.label Loc.2 box

loc.2info

Checking Process

pick.label

remark:W/H denial

OK

NO

TROUBLESHOOTING PROCESS

Packing list

print out packing list

packing list

collected in packing list rack

automatic after closed case was uploaded

2/8/2008

KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN … · membuat perusahaan mampu...

Documents

Transcript of KINERJA PENYAMPAIAN SUKU CADANG PT TOYOTA-ASTRA MOTOR DENGAN … · membuat perusahaan mampu...