Kesekretariatandankersipanpelatihanjrcab Aceh 111230230656 Phpapp02

8/17/2019 Kesekretariatandankersipanpelatihanjrcab Aceh 111230230656 Phpapp02

1/53

KESEKRETARIATA N DAN

KEARSIPAN

Created By : ANDRI


2/53

DASAR HUKUMDASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971

2.PP No. 34 Thn 1979

3.Permen Diknas No. 42 Thn 20064.Permen Diknas No. 37 Thn 2006

.Permen Diknas No. 26 Thn 2006

6.Ke!men Diknas No. 14"U"2004


3/53

#$n%si S$ra& '

1. (aki) *ari !en%irim"!en$)is

2. A)a& !en%in%a&

3. Pe*oman ker+a4. ,$k&i &er&$)is hi&am *i a&as !$&ih

S-ara&s-ara& s$ra& -an% /aik '

1. Sis&ema&is s$s$nan isi s$ra&

2. Sin%ka& &i*ak /er&e)e&e)e

3. e)as

4. #orma& menarik $+$* isik -an% menarik5

PRSURATANPen%er&ian '

S$ra& ' A)a& kom$nikasi &er&$)is *ari sa&$ !ihak -an% *i&$+$kan

ke!a*a !ihak )ain $n&$k men-am!aikan ar&a.


4/53

1. Penerima s$ra& a&a$ !en%irim s$ra& !e&$%as -an%menerima s$ra& mas$k a&a$ men%irim s$ra& ke)$ar

2. Pena&a& s$ra& !e&$%as -an% mena&a& ke&eran%an

-an% &er*a!a& !a*a s$ra&

3. Pen%arah s$ra& !im!inan a&a$ !e&$%asn-a *i&$n+$k$n&$k men%a)ihkan s$ra& ses$ai *en%an masa)ahn-a

4. Pen%o)ah !e&$%as -an% men%o)ah a&a$ men-e)esaikan

isi s$ra&. Pena&a arsi! !e&$%as -an% me)aksanakan !ena&aan

arsi!

K8MP8NN PN:8:AAN SURAT


5/53

PN:8MP8KAN SURAT MASUK '

a. S$ra& /iasa

/. S$ra& !en&in% *an

. S$ra& rahasia

;ara !enan%anan ham!ir sama han-a $n&$k s$ra&

!en&in% !ena&a&an-a men%%$nakan kar&$ ken*a)i *an$n&$k s$ra& rahasia !ena&a&ann-a *a)am kea*aan&er&$&$!

S$a&$ s$ra& *ii*en&iikasi se/a%ai s$ra& !en&in% a!a/i)a '

1. S$ra& -an% /ersan%k$&an &er)am/a& !a*a $ni& !en%o)ahsehin%%a *a!a& /eraki/a& &er%an%%$n-a ke)anaran

!eker+aan

2. S$ra& &erse/$& memer)$kan &in*ak )an+$&

3. S$ra& i&$ hi)an% a&a$ &er)am/a& sam!ai !a*a $ni&

!en%o)ah *a!a& menim/$)kan ker$%ian -an% /erar&i


6/53

Pada umumnya setiap surat masuk dan surat keluar dilakukandengan Sistem Satu Pintu, Mekanisme Pengendalian Surat-surat Masuk dan Keluar untuk setiap jenis surat adalah

sebagai berikut :

a. Surat Rahasia

- Setiap Surat Masuk yang digolongkan Rahasia dicatat padalembar Pengantar Rahasia

- Surat yang digolongkan Rahasia dibuatkan lembar disposisikemudian Surat yang digolongkan Rahasia biasanya diberikanlangsung kepada Pimpinan tanpa membuka amplop terlebihdahulu.

- Jika surat tersebut memerlukan tindak lanjut maka surattersebut diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan laludimintakan paraf dan tanggal terima pada lembar pengantarRahasia tadi.

- Setiap disposisi yang memerlukan tindak lanjut, selalu


7/53

b. Surat biasa /penting yang masuk

- Setiap surat masuk yang digolongkan sebagai surat

biasapenting dibuka dari amplop kemudian distempel tanggaldan jam penerimaan serta diparaf pada bagian belakang suratkemudian diteliti apakah termasuk surat biasa atau penting,pada surat biasa maka pencatatan suratnya dicatat padalembar pengantar surat biasa sedangkan pada surat yang

digolongkan surat penting maka pencatatanya dicatat padakartu kendali.

- Pengisian kolom isi ringkas pada kartu kendali berdasarkan isisurat !bukan berdasarkan "al#, setiap surat penting biasayang harus ditindaklanjuti dibuatkan lembar disposisi.

- $emudian surat diserahkan kepada petugas kembali untukdilanjutkan ke Pejabat yangditujuk sesuai dengan disposisitersebut untuk ditindak lanjuti. %embar pengantar surat biasadan lembar kartu kendali kemudian di paraf dan dicantumkan

tangga terimanya. &opy pengantar surat biasa atau kartu


8/53

c. Surat biasa / Penting yang keluardari unit pengolah- Setiap surat $eluar yang digolongkanPenting dicatat pada $artu $endali.- Setiap surat $eluar yang digolongkan

'iasa dicatat pada %embar PengantarSurat 'iasa.- Setiap pengisian kolom isi ringkas

pada $artu $endali untuk surat keluarberdasarkan isi surat !bukanberdasarkan hal#.


9/53

BEN!K BEN!K

S!R" BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK

STYLE)

BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED

STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG

(HANGING PARAGRAF)

&opyright ( ')M')*+ M. )llright reser/ed.


10/53

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT


11/53

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT


12/53

Kepala Surat

Pembuka Surat

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Alamat dalam

KOP SURAT


13/53

BEN!K S!R" RESM#

( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )


14/53

')+0)*-')+0)* SR)

Kepala Surat Tanal Surat N!"!r Surat #a"p$ran S$%at

&al/ Per$'al Ala"at Dala"

Sala" Pe"ua I*$ Surat Sala" Penutup Penutup Surat In$t$al/Tan+a

tanan Te"u*an

&opyright ( ')')*+ M. )llright reser/ed.


15/53

N


16/53

N


17/53

1. S$ra& Dinas merupa(an surat $ang )erisi *a+ penting

)er(enaan dengan administrasi pemerinta*an dan

pem)angunan $ang di)uat o+e* +em)aga pemerinta*an.

2. ,a%ian/a%ian *ari s$ra& *inas :

a. (epa+a surat dinas;

). pem)u(a surat dinas;

'. isi surat dinas; dan

d. penutup surat dinas.


18/53

$rase pembuka sebuah surat resmi:

Dengan ini kai !e"i#a$%kan !a$&a''''. Be"aa ini kai ki"ikan ''.. Daa "angka''' Di!e"i#a$%kan *engan $+"a# ''' Men,%% %"a# kai #angga''.. Me!a$a %"a# An*a n+''.. -e"i$a'.. Se$%!%ngan *engan''' Se$%!%ngan *engan %"a# a%*a"a

#angga'' Men%n%k %"a# -e!e"i#a$%an *a"i''..

!a$&a''. aka'..


19/53

%alam kalimat pembuka adabeberapa uangkapan yang

dianjurkan untuk dipakai& antaralain 1

Se%ai *engan %"a# -e"aian'''.

Se-e"#i Sa%*a"a ke#a$%i''' Be"ik%# ini kai a-aikan''..

Se$%!%ngan *engan $ai "a-a#''.

Kai anga# !e"ge!i"a a#a

ke-e"a,aan Sa%*a"a'..


20/53

N8TA D


21/53

Kalimat Penutup yang

baik 1 A#a -e"$a#ian *an !an#%anSa%*a"a kai a-aikan #e"ia

kai$

Kai eng$a"a- !an#%an Sa%*a"a

Kai en%ngg% ka!a" *a"i

Sa%*a"a

Bea" $a"a-an kai akan


22/53

*ota 2inas


23/53

MM8RANDUM MM85

1. 0sin$a sama dengan nota dinas

2. Diguna(an o+e* antar pea)at $ang seting(at atau o+e* atasan

(epada )a/a*an

3. Si-at pen$ampaiann$a tida( resmi +ugas dapat ditu+is tangan

atau di(eti(.


24/53

SURAT DARAN

Surat $ang diguna(an untu( pem)erita*uan tertu+is

dituu(an (epada pea)at tertentu

"ida( memuat (e)ia(an po(o(

Pene+asan atau petunu( tentang pe+a(sanaan peraturan

$ang te+a* ada


25/53

SURAT TUAS

1. Surat "ugas ada+a* surat $ang )erisi penugasan dari

pea)at $ang )er/enang (epada seseorang untu(

me+a(sana(an suatu (egiatan.

2. Surat "ugas dapat )er)entu( narasi dan )er)entu( (o+om

atau ta)e+.

3. Surat "ugas terdiri atas )agian,)agian se)agai )eri(ut :

a. (epa+a surat tugas;

). pem)u(a surat tugas;

'. isi surat tugas; dan

d. penutup surat tugas.


26/53

S&" ND&N&N

1. Surat ndangan merupa(an surat pem)erita*uan (epada

seseorang untu( meng*adiri suatu a'ara pada /a(tu dan

tempat $ang te+a* ditentu(an.

2. Surat undangan dapat )er)entu( +em)aran surat atau

(artu.


27/53

S&" KE"E&N&N

1. Surat Keterangan ada+a* surat $ang )erisi (eterangan

mengenai suatu *a+ agar tida( menim)u+(an (eraguan.

2. Surat (eterangan terdiri atas )agian,)agian se)agai

)eri(ut :

a. (epa+a surat (eterangan;

). pem)u(a surat (eterangan;

'. isi surat (eterangan; dan

d. penutup surat (eterangan.


28/53

SURAT PNANTAR

Surat $ang diguna(an untu( mengantar(an sesuatu

%entu(n$a dapat )erupa surat dinas )iasa atau +em)ar

-ormu+ir

Surat pengantar $ang )er)entu( surat )iasa )er+a(u

(etentuan,(etentuan seperti $ang )er+a(u untu( surat

dinas


29/53

a. a.n. *i!er%$nakan han-a +ika -an% /erenan%men*an&an%ani s$ra& men*e)e%asikan !enan*a&an%anan s$ra& ke!a*a !e+a/a& se&in%ka& *i/aahn-a=

b. u.b. *i!er%$nakan +ika !e+a/a& -an% *i/eri k$asa

menan*a&an%ani s$ra& mem/erikan k$asa )a%i ke!a*a!e+a/a& se&in%ka& *i/aahn-a=

c. a.p. *i!er%$nakan +ika !e+a/a& -an% /erenan%menan*a&an%ani s$ra& mem/erikan k$asa ke!a*a/aahann-a=

Pen%%$naan Sin%ka&an $n&$k Pen*e)e%asian (eenan%


30/53

d. plh. *i!er%$nakan +ika !e+a/a& -an% /erenan%mena*an&an%ani s$ra& /erha)an%an $n&$k ak&$&er&en&$ karena &$%as *inas men%$asakan!enan*a&an%anan s$ra& ke!a*a !e+a/a& se&in%ka&*i/aahn-a se)ama !e+a/a& &erse/$& &i*ak /era*a *i

&em!a&=

e. wks. *i!er%$nakan +ika seoran% !e+a/a& -an% /e)$m*i&$n+$k !en%%an&in-a a&a$ /erha)an%an karena &$%as$n&$k semen&ara !enan*a&an%anan s$ra& *i)ak$kano)eh !e+a/a& -an% se&in%ka& *en%an ese)onn-a=

f. u.p. *i!er%$nakan a&a$ *i&$+$kan ke!a*a seseoran%a&a$ !e+a/a& &eknis -an% menan%ani s$a&$ ke%ia&ana&a$ s$a&$ !eker+aan &an!a memer)$kan ke/i+akan)an%s$n% *ari !im!inan !e+a/a& -an% /ersan%k$&an.

Pen%%$naan Sin%ka&an $n&$k Pen*e)e%asian (eenan%


31/53

KARS


32/53

)sas Pengelolaan )rsip!'ab 0 Pasal 3 ata $earsipan2epdiknas#

K+!inaiDeen#"aiai

*anSen#"aiai


33/53

S4*R)%0S)S0

Bi*ang ke!iakan0 #an*a" *an

-e*+an0 e"#a -enge+aan

a"i- inak#i1 ,ang eiiki angka i-an 2 (ia) #a$%n

a#a% e!i$ *iakanakan +e$

Uni# Kea"i-an


34/53

24S4*R)%0S)S0

!i*ang -eng%"%an naka$

*ina0 -enge+aan a"i- ak#i1

*an inak#i1 ,ang eiiki angka i-an k%"ang *a"i 2

(ia) #a$%n *iakanakan +e$

aing3aing %ni# ke"a


35/53

$4**+)* 2)* $4R+0)* )S)S$M'0*S0

KEUNTUN,AN

1. A+an-ae*eraa"an *$*te"

. Ke*ala'an %$l$n +anar*$p -an '$lan+apat +$uran$

3. Dupl$a*$ ar*$p+apat +$uran$

. Ke"u+a'an +ala"pe"uatan A

KEU,IAN

Ke*ul$tan +ala"

"enaunanatau "enu"pulanar*$p -an"e"pun-a$etera$tan


36/53

J4*0S )RS0P 5)*+ )$)*20$4%%)


37/53

P4*+4R0)* 0S0%)"


38/53

PENGERTIAN ARSIPDalam UU No. 7 Tahun 1971

tentangKetentuan-Ketentuan Pokok

Kears!anPasal 1

"ang #maksu# #alam Un#ang-un#ang n #engan$Ars!% alah &

a. Naskah-naskah 'ang #(uat #an #terma oleh)em(aga-lem(aga Negara #an *a#an-(a#anPemerntahan #alam (entuk +orak a!a!un(ak #alam kea#aan tunggal mau!un(erkelom!ok, #alam rangka !elaksanaankegatan !emerntahan

(. Naskah-naskah 'ang #(uat #an #terma oleh*a#an-(a#an Sasta #an/atau !erorangan,#alam (entuk +orak a!a!un, (ak #alamkea#aan tunggal mau!un (erkelom!ok #alamrangka !elaksanaan keh#u!an ke(angsaan.


39/53

ARS


40/53

S


41/53

Pena&aan"!en-im!anan /er*asarkan a/+a*

!en-im!anan -an% *is$s$n /er*asarkan a/+a* a/+a*nama oran% nama /a*an nama &em!a& *an namaor%anisasi Pena&aan" !en-im!anan arsi! /er*asarkan &an%%a)arsi! *isim!an"*i&a&a /er*asarkan &an%%a) -an% &er&era

!a*a se&ia! arsi!

Pena&aan"!en-im!anan arsi! /er*asarkan nomorarsi! *isim!an"*i&a&a /er*asarkan nomor $r$& " an%ka

Pena&aan"!en-im!anan arsi! /er*asarkan i)a-ah!en-im!anan arsi! /er*asarkan i)a-ah asa) s$ra& -an%*a!a& *i)ak$kan men$r$& *aerah.


42/53

P0)A K)ASIIKASI

Da-tar penge+ompo(an arsip )erdasar(an permasa,+a*an

po(o( masa+a* $g disusun se'ara )erenang +ogis dansistematis $g didasar(an pada tugas po(o( dan -ungsiorganisasi. Kegunaann$a:

1. Pedoman )a(u untu( penataan arsip $g didasar(anpada sistem pem)er(asan su)$e(.

2. Sarana pengenda+ian 7 a(an mem)antu da+am memper, 'epat penemuan (em)a+i arsip.

3. Keutu*an in-ormasi arsip dari (egiatan $g sama a(an

menge+ompo( (e da+am satu )er(as.

4. Mendu(ung se'ara +angsung da+am pen$usutan arsip.


43/53

'ontoh Skema Klasi(kasi "rsip

Kode &)ad

KP. Kepega/aian

KP.a. Pengadaan

pega/ai KP.). Pem)inaan

pega/ai

KP.'. &dministrasi

pega/ai

KP.'.a.uti

KP.'.).0dentitas

Pega/ai

Ko*e Nomor

#1. Kepaga/aian

#1.#1. Pengadaan

pega/ai#1.#2. Pem)inaan

(arir pega/ai

#1.#3. &dministrasi

pega/ai

#1.#3.#1. uti

#1.#3.#2. 0dentitas

pega/ai

Ko*e A)!ha N$merik

KP. Kepaga/aian

KP.#1. Pengadaan

pega/aiKP.#2. Pem)inaan

(arir pega/ai

KP.#3. &dministrasi

pega/ai

#3.#1. a.uti

#3.#1. ). 0den,

titas

pega/ai


44/53

0*24$S


45/53

PNATAAN ARS


46/53

PR8SDUR PNATAAN ARS


47/53

Penataan )rsip )ktif


48/53

PN@USUTAN ARS


49/53

Menain #e"e*ian,a in1+"ai (a"i-) ,g!ena"4 !e"niai g%na

E1iieni 5 e1ek#i1i#a -enge+aan a"i- Menain keeaa#an !a$an

-e"#angg%nga&a!an in#i#%i


50/53

PM:


51/53

tomasi Sistem $earsipan

Menggunakan sistem otomasiberbasis komputer untuk mengelola

kearsipan agar memudahkan sistempenyimpanan dan temu balik arsip


52/53

&ontoh )plikasi tomasi

$earsipan Pr!ra" SIPATI +ar$ ANI

DAS (D!u"enta*$ Ar*$p Surat) M!+$%$a*$ 2$n$*$*

M!+$%$a*$ MS !!"la

+ll


53/53

Kesekretariatandankersipanpelatihanjrcab Aceh 111230230656 Phpapp02

Documents

Transcript of Kesekretariatandankersipanpelatihanjrcab Aceh 111230230656 Phpapp02