Kesalahan Bahasa Dalam Surat Resmi

21
KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT RESMI Oleh Drs. I Wayan Subaker, M.Hum. 1. Pendahuluan Dalam pergaulan antarmasyarakat, kita tidak bisa lepas dari saling memberikan informasi atau saling berkomunikasi. Infomasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan-pertanyaan, laporan, permintaan, dan lain-lain. Informasi itu dapat disampaikan kepada pihak lain dengan lisan atau tertulis. Informasi dapat disampaikan dengan lisan, jika pemberi informasi itu berhadap- hadapan atau bersemuka dengan penerima informasi. Menyampaikan informasi lewat telepon, radio, dan televisi dapat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara lisan, sedangkan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan menggunakan surat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara tertulis. Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lisan karena surat merupakan bukti “ hitam di atas putih”. Di samping itu, kelebihan lainnya adalah pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila pembaca belum paham dengan isi surat itu dan biaya yang diperlukan relatif murah bila dibandingkan dengan biaya yang diperlukan dengan mempergunakan sarana komunikasi yang lain, seperti telepon atau telegraf. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, sangat tepat jika dikatakan orang bahwa isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Sehubungan dengan hal di atas, bahasa yang digunakan dalam menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin dengan memperhatikan kaidah kaidah yang berlaku 2. Format Surat Format surat merupakan salah satu aspek yang ikut juga menentukan baik atau kurang baiknya surat. Yang dimaksud dengan format surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari, kita melihat adanya berbagai bacam format surat yang digunakan oleh organisasi atau instansi. Hal ini menunjukkan bahwa dewasa ini belum ada pedoman yang baku.

description

Kesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat ResmiKesalahan Bahasa Dalam Surat Resmi

Transcript of Kesalahan Bahasa Dalam Surat Resmi

KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT RESMI

Oleh

Drs. I Wayan Subaker, M.Hum.

1. Pendahuluan

Dalam pergaulan antarmasyarakat, kita tidak bisa lepas dari saling memberikan informasi atau saling berkomunikasi. Infomasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan-pertanyaan, laporan, permintaan, dan lain-lain. Informasi itu dapat disampaikan kepada pihak lain dengan lisan atau tertulis.

Informasi dapat disampaikan dengan lisan, jika pemberi informasi itu berhadap-hadapan atau bersemuka dengan penerima informasi. Menyampaikan informasi lewat telepon, radio, dan televisi dapat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara lisan, sedangkan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan menggunakan surat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara tertulis.

Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lisan karena surat merupakan bukti hitam di atas putih. Di samping itu, kelebihan lainnya adalah pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila pembaca belum paham dengan isi surat itu dan biaya yang diperlukan relatif murah bila dibandingkan dengan biaya yang diperlukan dengan mempergunakan sarana komunikasi yang lain, seperti telepon atau telegraf.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, sangat tepat jika dikatakan orang bahwa isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

Sehubungan dengan hal di atas, bahasa yang digunakan dalam menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin dengan memperhatikan kaidah kaidah yang berlaku

2. Format Surat

Format surat merupakan salah satu aspek yang ikut juga menentukan baik atau kurang baiknya surat. Yang dimaksud dengan format surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari, kita melihat adanya berbagai bacam format surat yang digunakan oleh organisasi atau instansi. Hal ini menunjukkan bahwa dewasa ini belum ada pedoman yang baku. Oleh karena itu, pada kesempatan ini dikemukakan beberapa format surat yang dianggap memadai dalam menulis surat resmi.

Format surat resmi pada instansi-instansi di Indonesia ada tiga macam variasi, yaitu

(1) Format resmi Indonesia variasi I (setengah lurus).

(2) Format resmi Indonesia variasi II (setengah lurus), dan

(3) Format resmi Indonesia variasi III (lurus).

Perlu juga dikemukakan di sini bahwa format resmi variasi I tergolong format resmi Indonesia yang lama. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat- menyuratnya melazimkan penggunaan format resmi variasi II, yaitu format resmi Indonesia yang baru.

Perhatikan gambar berikut

FORMAT SURAT RESMI INDONESIA VARIASI I

( Format surat resmi Indonesia lama)

Kepala Surat

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth. ...................

.......................... Alamat

...........................

Salam pembuka,

....................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Pembuka

...................................................................................................................

....................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Isi Surat

....................................................................................................................

........................................................................................................ Paragraf

.................................................................................................................... Penutup

...................................................................................................................

Salam penutup,

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama jelas

Tembusan:

......................................

......................................

Inisial

Format setengah lurus

FORMAT SURAT RESMI INDONESIA VARIASI II

( Format surat resmi Indonesia Baru)

Kepala Surat

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth. ...................

.......................... Alamat

...........................

Salam pembuka,

....................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Pembuka

...................................................................................................................

....................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Isi Surat

....................................................................................................................

........................................................................................................ Paragraf

.................................................................................................................... Penutup

....................................................................................................................

Salam penutup,

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama jelas

Tembusan

......................................

......................................

Inisial

Format setengah lurus (format yang lazim digunakan oleh Pusat Bahasa)

FORMAT SURAT RESMI INDONESIA VARIASI III

( Format surat resmi Indonesia Baru)

Kepala Surat

Nomor : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth. ...................

.......................... Alamat

...........................

Salam pembuka,

................................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Pembuka

...................................................................................................................

................................................................................................................... Paragraf

................................................................................................................... Isi Surat

.................................................................................................................... Paragraf

.................................................................................................................... Penutup

....................................................................................................................

Salam penutup,

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama jelas

Tembusan:

......................................

......................................

Inisial

Format lurus

3. Kesalahan Penulisan Kepala Surat

Sebaiknya, kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama kantor, alamat, nomor telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada); nama kantor cabang, nama bankir, bidang usaha, dan lambang instansi yang bersangkutan. Beberapa kesalahan bahasa dalam kepala surat terlihat dalam contoh berikut.

Misalnya:

Bentuk Salah

(1) P.T. ASRI JAYA

Jln. Tanah Datar 5 Ciledug Tangerang Jawa Barat

PO. Box 519/K.B.Y. Telp. 5.864.238

Kesalahan pertama dalam kepala surat di atas adalah penulisan P.T., yang menggunakan tanda titik. Singkatan itu merupakan singkatan nama badan atau organisasi yang terdiri atas huruf awal kata . Oleh karena itu, singkatan itu ditulis PT tidak diikuti tanda titik. Kesalahan berikutnya adalah penulisan Jln., yang mestinya dituliskan lengkapJalan.Pembatas unsur-unsur alamat haruslah tanda koma, bukan tanda hubung seperti di atas. Yang benar adalah JalanTanah Datar 5, Ciledug, Tangerang,Jawa Barat.PO Boxmerupakan kata asing yang berpadanan dengan bahasa IndonesiaKotak Pos.KBY juga harus ditulis tanpa titik. KataTelepon.harus ditulis lengkap, bukanTelp. Dengan nomor telepon tanpa diberi tanda titik atau spasi, seperti5.864.238atau5 864 238karena bukan suatu jumlah, tetapi yang benar adalah5864238.Kepala surat di atas disarankan dicetak sebagai berikut.

Seharusnya (Bentuk Baku)

(1a) PT ASRI JAYA

Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat

Kotak Pos 519/KBY Telepon 5864239

4. Kesalahan Penulisan Nomor Surat

Nomor surat sering disebut identitas surat sebab dalam penyimpanan atau pengarsipan surat cukup dengan disebut nomornya.

Pada surat-surat dinas nomor surat sering dituliskan sebagai berikut.

Misalnya:

Bentuk Salah

1. Nomor: 456 / MKDU / 87.-

Kesalahan penulisan nomor surat itu adalah penyingkatan angka dengan penggunaan tanda koma di atas 87 dan pencantuman titik dan tanda hubung setelah angka tahun. Kesalahan lain yang tampak dalam nomor surat itu adalah tanda garis miring yang didahului dan diikuti spasi. Menurut aturan yang berlaku, tanda garis mirng tidak didahului dan diikuti spasi. Perhatikan perbaikan yang disarankan.

Seharusnya (Bentuk Baku)

(1a) Nomor: 456/MKDU/1987

5. Kesalahan Penulisan Lampiran

Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila misalnya, surat itu tidak melampirkan sesuatu. Jika bersama surat itu ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkan itu hendaknya dituliskan dengan lengkap. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak melampirkan barang yang lain, seperti brosur, fotokopi, atau buku, kata lampiran tidak perlu dicantumkan dalam surat.

Miasalnya:

Bentuk Salah

(1) Nomor : 221/U/1987

Lampiran : - ,, -

Perihal : Rapat Penilaian

Seperti tampak di atas, katalampirandicantumkan tanpa memiliki fungsi yang jelas karena memang surat itu tidak melampirkan sesuatu. Pencantuman tanda hubung, tanda petik,atau mungkin angka nol (o) terasa sangat dipaksakan karena secara sekedar mengisi kekosongan tanpa tujuan yang jelas. Karena tanpa sesuatu yang dilampirkan, katalampirantidak harus dicantumkan, seperti perbaikan berikut.

Bentuk Baku

(1a) Nomor : 221/U/1987

Perihal : Rapat Penilaian

6. Kesalahan Penulisan Hal Surat

Hal atau perihal adalah bagian surat yang memuat pokok surat atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat itu. Bagian ini berguna untuk memudahkan pembaca untuk mengetahui persoalan. Bagian ini tidak perlu ditulis panjang-panjang, tetapi singkat. Walaupun demikian pokok persoalan itu harus dapat mewakili keseluruhan maksud surat.

Misalnya:

Bentuk salah

(1) Perihal: Penentuan tentang Petugas Pameran dalam Dies

Natalis yang akan diadakan 23 Mei 1987.

Penerima surat akan banyak tersita waktunya hanya untuk membaca perihal surat yang ditulis panjang lebar dan lengkap. Padahal, informasi itu akan diulang lagi di dalam isi surat. Perhatikan perbaikannya.

Bentuk Baku

(1a) Perihal: Penentuan Petugas Pameran

7.Kesalahan Penulisan Tanggal Surat

Dalam surat-surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota sebab nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.

Dalam surat-surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan sebelum tangal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya, tanggal, bulan, dan tahun ditulis secra lengkap. Tanggal28 Oktber 1985tidak disingkat menjadi28 Okt. 1985atau diganti dengan lambang bilangan menurut urutannya, seperti (5)28 -10 85, (6)10 11 1985,tetapi harus ditulis lengkap (5a)28 Oktober 1985dan (6a)10 November 1985.

8. Kesalahan Penulisan Alamat Surat

Selain dicantumkan pada sampul surat, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Alamat surat hendaknya ditulis dengan jelas, singkat, dan lengkap.

Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat dilakukan dengan aturan-aturan sebagai berikut.

(1) Alamat tidak diawali dengan katakepadasebab siapa pun sudah mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu adalah alamat yang dituju. Selain itu, katakepadaberfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat yang menyatakan tujuan, sedangkan alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang tidak perlu menggunakan katadari.

2) Alamat pada lembar surat ditulis di sebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apa pun.

(3) Kata sapaan sepertiBapak, Ibu, Saudara,danTuantidak perlu ditulis di depan gelar, pangkat, dan jabatan. Kata sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama orang yang dituju.

Bentuk Salah

(1) Kepada Yth.

Bapak Direktur CV Kencana

Jln. Wonosobo No, 40

SURABAYA

(2) Kepada Yth.

Bapak Kepala Kantor Wilatah Ditjen Binaguna

Propinsi Jawa Barat

Jln. Taman Sari No. 32

BANDUNG

(3) Kepada Yth.

Bapak Drs. Edy Sanjaya

Manjer Personalia PT Dahana

Jln. Gajah Mada No. 127

UJUNG PANDANG

(4) Kepada Yth.

Bapak Kolonel Sumengkar

Jl. Hasanudin IV/12

Kebon Kangkung

BANDUNG

(5)Yth. Ibu Ir. Sulistiani

Staf Bagian Perencanaan

Direktorat Jalan Raya

Depertemen Pekerjaan Umum

Jalan Sutisna 15

Jakarta

Kesalahan pada (1) adalah penggunaan katakepadadanBapak.Selain itu, kata jalan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkatJln.Nama kotaSurabayatidak perlu ditulis dengan kapital seluruhnya, tetapi awalnya saja yang kapital, yaituSurabaya.

Kesalahan pada (2) sama seperti pada (1). Garis bawah dan segala tanda baca pada nama kotaBandungmerupakan tanda yang tidak akan menambah informasi.

Kesalahan pada (3) sama seperti (1). Gelar akademikDrs.Tidak perlu didahului kataBapak. Kesalahan (4) adalah pengunaan katakepadadan pemakaian kata sapaanBapakyang berimpit dengan pangkat,kolonel.

Kesalahan pada (5) adalah penggunaan kataIbudan gelar akademikIr.Yang berimpit. Perhatikan perbaikannya.

Seharusnya (Bentuk Baku)

(1a) Yth. Direktur CV Kencana Wungu

Jalan Wonosobo No. 40

Surabaya

(2a) Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna

Propinsi Jawa Barat

Jalan Taman Sari No. 32

Bandung

(3a) Yth. Drs. Edy Sanjaya

Manajer Personalia PT Dahana

Jalan Gajah Mada No. 127

Ujung Pandang

(4a) Yth. Kolonel Sumengkar

Jalan Husada IV/12

Kebon Kangkung

Bandung

(5a) Yth. Ir. Sulistiani

Staf Bagian Perencanaan

Direktorat Jalan Raya

Depertemen Pekerjaan Umum

Jalan Sutisna 15

Jakarta

9. Kesalahan Penulisan Salam Pembuka

Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalahDengan hormat(dengan d kapital, h kecil), diikuti tanda koma. Akan tetapi, dalam kenyataannya, penulisan salam pembuka tidak sesuai dengan norma yang berlaku. Mungkin Anda bertanya Mengapa diakhiri dengan tanda koma, padahal kalimat berikutnya dimulai dengan huruf kapital? Bukankah lebih tepat dengan tanda titik?

Memang apa yang dikemukakan itu beralasan, tetapi dalam hal ini ada kesepakatan bahwa salam pembuka surat dan salam penutup dituliskan dengan tanda koma di belakangnya.

Misalnya:

Bentuk SalahBentuk Baku

(1) Dengan hormat (1a) Dengan hormat,

Yang perlu juga dingatkan di sini ialah agar kita tidak menyingkatkan kata sapaandengan hormat,itu menjadi DH. Atau Dh., dan sebagainya. Kita ingin menghomati orang dengan kata sapaan itu, tetapi dengan menyingkatkannya kita seolah-olah menarik kembali penghormatan kita itu karena penyingkatan seperti itu rasanya kurang sopan, kurang adab.

10. Kesalahan Penulisan Paragraf Pembuka

Kalimat-kalimat yang lazim dipakai oleh penulis surat sebagai paragraf pembuka sangat bervariasi. Marilah kita amati satu per satu.

Bentuk Salah

1. Bersama ini kami beritahukan bahwa ...

2. Kami mohon bantuan daripada Tuan ...

3. Bersama ini kami mengundang ...

4. Dengan ini kami mengirimkan satu karung beras Cianjur untuk contoh.

Kesalahan pada (1) adalah penggunaanbersama ini, padahal surat tersebut hanya memberitahukan sesuatu, tidak melampirkan atau mengirimkan barang lain. Ungkapanbersama iniartinya bersama-sama dengan ini atau seiring dengan ini. Jadi tidak dapat dikatakanseiring dengan surat ini kami beritahuka ...sebab pemberitahuan itu ridak diseiringkan dengan surat, melainkan dituliskan di dalam surat itu. Ungkapanbersama inidigunakan untuk surat pengantar sebab dalam surat pengantar, dituliskan apa yang dirimkan seiring dengan surat pengantar itu. Kebiasaan menulis ungkapanbersama ini,kemudian ditiru orang bila menulis surat biasa yang bukan surat pengantar.

Kesalahan pada (2) adalah penggunaanbantuan daripada Tuan. Sebenarnya, cukup dituliskanbantuan Tuankarena kata depandaripadadigunakan untuk membandingkan dua hal atau masalah.

Kesalahan pada (3) adalah penggunaan katabersama inikarena surat tersebut hanya mengundang.

Kesalahan pada (4) adalah penggunaandengan ini, yang seharusnya diganti denganbersama inikarena surat tersebut mengirimkan sesuatu.

Seharusnya (Bentu Baku)

(1a) Dengan ini kami beritahukan

(2a) Kami mohon bantuan Tuan

(3a) Dengan ini kami mengundang

(4a) Bersama surat ini kami krimkan

Isi Surat Sesungguhnya

Isi atau pokok surat sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta, dan lain-lain. Untuk menghindari salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat dan jelas. Hindari penulisan kalimat yang bertele-tele.

11. Kesalahan Penulisan Paragraf Penutup

Dalam paragraf penutup surat dijumpai pemakaian kalimat sebagai berikut.

Bentuk Salah

(1) Kami mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan dan perhatiannya.

(2) Atas bantuan dan perhatian Bapak, kami menghaturkan banyak terima kasih.

(3) Demikian surat ini, atas perhatian bapak/ibu kami sampaikan terima kasih.

Kesalahan pada (1) adalah penggunaan bentukperhatiannya.Perhatian siapa? Perhatian penerima surat yang dimintai batuan? Kalau ia yang dimaksud, maka bukannya yang seharusnya dipakai, melainkanBapakatauIbu,atauSaudara, atauAndakarena orang yang disurati itu adalahBapak, Ibu, Saudara,atauAnda(orang ke dua) bukannya=diaatauia(orang ke tiga).

Kesalahan pada (2) adalah penggunaan katamenghaturkan.Katamenghaturkanbukan kata bahasa Indonesia. Dalam kamus tidak ada katahatur, menghaturkanyang seperti itu maknanya. Kata itu dipinjam dari bahasa daerah (Sunda, Bali) dipergunakan dalam surat karena orang ingin menyatakan kehormatannya kepada orang yang menerima surat. Katamengucapkanmenurut anggapannya mungkin tidak halus, atau kurang hormat, sehingga dipakainya kata bahasa daerah itu.

Kesalahan pada (3) adalah penggunaan katabapak/ibu.Katabapak/ibupada kalimat ini digunakan sebagai kata sapaan. Oleh karena itu, kata bapak/ ibu semestinya ditulis dengan huruf kapital. Jadi, ditulisBapak/Ibu. Kesalahan berikutnya adalah penghilangan tanda baca koma di antara bapak/ibu dan kami. Semestinya pada kalimat ini dibubuhi tanda baca koma untuk menghindari salah baca di belakang keterangan yang terdapat pada awal kalimat.

Dalam bahasa Indonesia tidak ada katahatur. Ada kataatur,tetapi artinya lain sekali. Oleh karena itu, gunakanlah katamengucapkanyang dapat berarti 1) mengatakan, 2) menyampaikan. Jadi, kata itu tidak terbatas pemakaiannya pada pada bahasa lisan saja. Kalau barbahasa Indonesia, perasaan bahasa Indonesialah yang dipakai. Bila perasaaan dalam berbahasa daerah yang dibawa ke dalam bahasa Indonesia, maka ada kecenderungan untuk menggantikan kata-kata Indonesia dengan kata bahasa daerah.

Ada yang menanyakan, kataandadalam surat ditulis dengan A kapital (Anda) atau dengan huruf kecil (anda)? Pusat Bahasa telah mengambil keputusan bahwa kataandayang dipakai dalam surat untuk menyapa orang yang menerima surat sebaiknya dituliskan dengan A kapital, Jadi,Anda, walaupun kataandaitu sejajar dengan kataengkau(dalam makna yang lebih halus, hormat).

Pertimbangan mengunakan huruf kapital pada kataandaadalah jika kita menyapa seseorang yang lebih rendah kedudukannya dengan kita atau orang yang setara derajatnya dengan kita digunakan kataSaudara,(dengan Skapital), maka kurang pada tempatnya bila kita menyapa orang yang lebih tinggi kedudukannya daripada kita dengan kataanda(huruf a pertama huruf kecil). Oleh karena itu, diputuskan menuliskan kata itu dengan A kapital, yaituAnda.

Perhatikan perbaikannya sebagai berikut.

Seharusnya (Bentuk baku)

(1a) Kami mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan dan perhatian Bapak/ Ibu/ Saudara.

(2a) Atas bantuan dan perhatian Bapak,kami mengucapkan banyak terima kasih.

(3a) Demikian surat ini , atas perhatian Bapak/ Ibu, kami sampaikan terima kasih.

12. Kesalahan Penulisan Salam Penutup

Salam penutup yang sering dipakai sebagai berikut.

Bentuk Tidak BakuBentuk Baku

(1) Hormat kami (1a) Hormat kami,

(2) Wasalam (2a) Wasalam,

Kesalahan pada (1) dan (2) adalah tidak menggunakan tanda baca koma, yang seharusnya menggunakan tanda baca koma (,).

13 Kesalahan Penulisan Tembusan

Penulisan kataTembusan:(dengan tidak digarisbawahi) cukup efektif bila dibandingkan dengan ditulisTembusan:yang digarisbawahi atauTembusan disampaikan kepada:Selain itu, dalam rincian tembusan orang mencantumkansebagai laporan, sebagai undangan, untuk diketahui, harap dilaksanakan, danarsip. Semua tambahan itu tidak diperlukan karena tanpa embel-embel tersebut, yang ditembusi surat serta merta mengetahui apa yang harus dikerjakannya. Rincian terakhir dalam tembusan,arsipjuga tidak perlu karena setiap surat dinas sudah lazim memiliki arsip.

Mari kita bandingkan bentuk salah dan bentuk benar berikut.

Bentuk salah

Tembusan: disampaikan kepada:

1. Direktur Bank Indonesia Pusat (sebagai laporan)

2. Kepala Pusdiklat Bank Indonsia (sebagai undangan)

3. Drs. Mahaban, S.H. (harap dilaksanakan)

4. Arsip.

Bentuk yang dianjurkan sebagai berikut.

Seharusnya (Bentuk Baku)

Tembusan:

1. Direktur Bank Indonesia

2. Kepala Pusdiklat bank Indonesia

3. Drs, Marhaban, S.H.

Dalam surat resmi harus dicantumkan inisial.

Inisial adalah tanda pengenal nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Inisial ini biasanya diambil dari huruf terdepan nama yang bersangkutan.

Misalnya:

RK/YP

RK singkatan dari Rudi Kurniawan (pengonsep)

YP singkatan dari Yuni Parwati (penegetik)

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Lukman. 1989.Berbahasa Baik dan Berbahasa dengan Baik.Bandung : Angkasa.

Arifin, E Zaenal. 1993. 1001Kesalahan Berbahasa Bahan Penyuluhan Bahasa Indonesia.Jakarta : Akademika Presindo.

Badudu, J.S. 1980.Membina Bahasa Indonesia Baku. Seri 1. Bandung: Pustaka Prima.

Badudu, J.S. 1980.Membina Bahasa Indonesia Baku. Seri 2. Bandung: Pustaka Prima.

Badudu, J.S. 1983.Inilah Bahasa Indonesia Yang Benar I. Jakarta : Gramedia.

Badudu, J.S. 1986.Inilah bahasa Indonesia Yang benar II. Jakarta: Gramedia.

Badudu, J.S. 1989.Inilah Bahasa Indonesia yang Benar III. Jakarta: Gramedia.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1980.Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Jakarta: Balai Pustaka.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1980Pedoman Umum pembentukan Istilah.Jakarta: Balai Pustaka.

Lampiran

Contoh Kesalahan yang Lain:

1.Kesalahan Penulisan Kepala Surat

Bentuk Salah

Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Saraswati Tabanan

FAKULTAS PENDIDIKAAN BAHASA DAN SENI

JURUSAN/PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

(Terakreditasi BAN PTS 004/2002)

Jl. Pahlawan No. 2 Tabanan Telp. 811267 Po. Box 104 82113

Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Saraswati Tabanan

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

SSENAT MAHASISWA

Jl. Pahlawan No. 2 Tabanan Telp. 811267 PO. Box 104 82113

Bentuk Baku

Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Saraswati Tabanan

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

JURUSAN/PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

(Terakreditasi BAN PTS 004/2002)

Jalan Pahlawan No. 2 Tabanan Telepon 811267 Kotak Pos 104 82113

Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Saraswati Tabanan

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

SENAT MAHASISWA

Jalan Pahlawan No. 2 Tabanan Telepon 811267 Kotak Pos 104 82113

2.Kesalahan Penulisan Tanggal Surat

Bentuk Salah

Tabanan 16 Oktober 2006

Pada kepala surat sudah tercantum nama kota. Oleh karena itu, nama kota tidak usah lagi dicantumkan, tetapi langsung ditulis tanggal surat.

Bentuk Baku

16 Oktober 2006

3.Kesalahan Penulisan Lampiran

Bentuk Salah

Nomor : 05/SMF/2006

Lamp. : -

Perihal : Undangan

Pada contoh di atas terdapat kesalahan penulisan Lamp. Jika memang dalam surat itu tidak ada yang dilampirkan, maka Lamp. (lampiran) tidak usah dicantumkan.

Bentuk Baku

Nomor : 05/SMF/2006

Perihal :

4. Kesalahan Penulisan Hal atau Perihal Surat

Bentuk Salah

Perihal : Undangan

Perihal merupakan bagian surat yang memuat inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat itu . Oleh karena itu pada bagian ini ditulis pokok atau inti persoalan.

Bentuk Baku

Perihal : Penentuan Petugas Pameran

5. Kesalahan Penulisan Alamat Surat

Bentuk Salah

Kepada

Yth. Bapak Dekan FPBS IKIP Saraswati Tabanan

di Tempat

Yth. Bapak/ibu Dosen FPBS IKIP Saraswati Tabanan

di Tempat

Yth. Bapak Drs. I Nyoman Suaka, M.Si.

di Tempat

Yth. Bapak Drs. I Wayan Subaker, M.Hum.

di Tempat

Bentuk Baku

Yth. Dekan FPBS IKIP Saraswati Tabanan

di Tempat

Yth. Dosen FPBS IKIP Saraswati Tabanan

di Tempat

Yth. Drs. I Nyoman Suaka, M.Si.

di Tempat

Yth. Drs. I Wayan Subaker, M.Hum.

di Tempat

6. Kesalahan Penulisan Gelar Akademik

Bentuk salah

Drs. Made Kerta Adhi, M.Pd

Drs. I Nyoman Suaka, M.Si

Penulisan nama gelar akademik diakhiri dengan tanda baca titik (.)

Bentuk Baku

Drs. Made Kerta Adhi, M.Pd.

Drs. I Nyoman Suaka, M.Si.

7. Kesalahan Penulisan Nomor Induk Pegawai (NIP)

Apabila angka tidak menyatakan jumlah, tanda titik tidak digunakan. Angka yang tidak menyatakan jumlah terdapat pada nomor telepon, angka tahun, nomor NIP, dan nomor rekening.

Misalnya:

Bentuk salah

NIP 130.519.977

NIP 130 519 977

Bentuk Baku

NIP 130519977