YAYASAN PAPA MISKIN

DAN PENGURUS GEREJA ROMA KATHOLIK

KEUSKUPAN SUFRAGAN LARANTUKA

Jln. Mgr. Miguel Rangel 1-2

Larantuka 86213

Telp. (0383) 21173 FAX 21443

URAIAN JABATAN

KEPALA BAGIAN PENUNJANG UMUM

NAMA JABATAN

Kepala Bagian Penunjang Umum

VISI JABATAN

Panggilan kepada pengabdian untuk melayani secara holistik dan professional demi terwujudnya efisiensi dan efektifitas sumber daya penunjang umum dalam organisasi, sehingga terselenggara pelayanan kesehatan yang lebih bermutu dan berdayaguna serta mencerminkan cinta kasih kristiani.

MISI JABATAN

1. Mengelolah Bagian Penunjang Umum secara berdayaguna dan berhasil guna, berdasarkan etos kerja kristiani melalui perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengawasan dan penilaian,pengembangan, serta mengupayakan efisiensi dan efektifitas sebagai prinsip di dalam pelayanan.

2. Membina, mendorong/mengarahkan, membantu mengembangkan dan mengoptimalkan segenap/seluruh sumber daya dalam melaksanakan pengelolaan Bagian Penunjang Umum dengan baik dan benar, penuh rasa tanggung jawab dan ikhlas.

3. Menghormati dan memperjuangkan kehidupan, harkat dan martabat manusia, sebagia wujud nyata dari tekad menjadi ‘Sahabat Kehidupan” dan perwujudan VISI dan MISI Yayasan Papa Miskin dan Pengurus Roma Katholik Keuskupan Sufragan Larantuka untuk Karya Kesehatan.

LINGKUP ORGANISASI

1. Seksi Rumah Tangga2. Seksi Logistik3. Seksi Pembelian

HUBUNGAN KERJA

1. Melaksanakan dan bertanggung jawab atas pengelolaan Bagian Penunjang Umum serta melaporkan hasil kerja kepada Direksi

2. Menjalin kerja sama dengan jajaran terkait dalam rangka mencapai tujuan organisasi

HASIL KERJA YANG DIHARAPKAN

1. Adanya Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Bagian Penunjang Umum 2. Adanya perencanaan kebutuhan tenaga dan fasilitas dalam lingkup tanggung jawabnya3. Adanya perencanaan kebutuhan dan pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan fasilitas/sarana4. Terlaksananya sistem Administrasi dan Pengelolaan Bagian Penunjang Umum secara baik dan

benar5. Adanya perencanaan dan pelaksanaan program pembinaan dan pengembangan baik dalam bidang

profesionalitas maupun mental spiritual serta promosi dan mutasi karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya

6. Adanya prosedur kerja tetap dan UTW untuk Bagian Penunjang Umum7. Adanya penilaian prestasi/kinerja kerja karyawan yang menjadi tanggungjawabnya8. Adanya laporan berkala tentang pembelian dan logistik yang berkaitan dengan akuntansi

9. Terlaksananya sistem monitoring, supervisi, pengorganisasian dan penilaian10. Tersedianya barang – barang di logistik dan menjamin kontinuitas supply kebutuhan fasilitas

yang tepat waktu dan tepat guna11. Adanya laporan berkala maupun insidental menyangkut sistem maupun waktu atas pelaksanaan

dan hasil kerja12. Adanya ketetapan standar yang meliputi :

a. Pelayanan/pemeliharaanb. Ketenagaanc. Fasilitas/saranad. Logistike. Pembelian

BAHAN KERJA

1. Visi, Misi Yayasan dan Karya kesehatan serta Bagian Penunjang Umum2. Struktur Organisasi Rumah Sakit dan Bagian Penunjang Umum3. Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang ( UTW )4. Peraturan – peraturan / ketetapan – ketetapan, arahan dan kebijakan Direksi, Yayasan, Gereja,

dan Pemerintah5. Rencana kerja dan Anggaran serta tata cara/prosedur kerja tahun sebelumnya6. Data dan informasi baik intern maupun ekstern Rumah Sakit yang sesuai dengan

penyelenggaraan Bagian Penunjang Umum7. Hasil evaluasi dan laporan kegiatan pengelolaan Bagian Penunjang Umum

PERSYARATAN JABATAN

1. Pangkat/Golongan : II C2. Pendidikan : Akademik/D III (sesuai kebutuhan)3. Status kekaryawanan : Karyawan tetap4. Kursus/Pelatihan : Manajemen Penunjang Umum/sesuai kebutuhan5. Kemampuan kerja/sikap/kepribadian yang perlu dimiliki :

a. Intelegensi : baikb. Komunikasi : baikc. Kegembiraan dan keramahan : baikd. Ketelitian dan kecermatan : tinggie. Kedewasaan : baikf. Inisiatif dan kreatifitas : tinggig. Motivasi dan kemauan untuk berubah : tinggih. Kesehatan jasmani dan rohani : baik

6. Tempramen kerja :a. Kemampuan menyesuaikan diri/adaptasi dan menerima dirib. Kemampuan beradaptasi dan menerima lingkunganc. Kemampuan merencanakan, menerima tanggung jawab untuk memimpin, mengendalikan,

mengorganisir dan mengevaluasid. Kemampuan untuk mengembangkan dan berpikir ke depan serta berwawasan luas dan

bersikap proaktife. Kemampuan mempengaruhi orang lain yang positif dalam pendapat, sikap moral dan gagasan

7. Agama : beragama dan beriman Katolik

URAIAN TUGAS/KEWAJIBAN, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG

NO TUGAS/KEWAJIBAN TANGGUNG JAWAB WEWEWNANG

1. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki baik dalam lingkup tanggung jawabnya maupun instansi secara keseluruhan

1. a. Terwujudnya kondisi kerja yang harmonis, penuh kasih dan dedikatif, loyalitas serta penuh rasa tanggung jawab dan memiliki

b. Terjaminnya rahasia jabatan

1. a. Memberikan motivasi dan pembinaan kepada karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.

b. Membuka dan menerima dialog serta membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi karyawan yang menjadi tanggung jawabnya

c. Membina hubungan kerja sama yang baik dengan Pimpinan dan Bagian/Seksi serta pihak terkait

2. Mengkaji :a. Peraturan/ketetapan/kebijakan

Yayasan/Rumah Sakit maupun Gereja dan pemerintah

b. UTWc. Program kerja, APB dan

realisasinya.

2. Keakuratan analisa dan penentuan prioritas masalah

2. a. Mendapatkan data/infor-masi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan pengelolaan di Bagian Penunjang Umum

b. Menentukan prioritas masalah

3. Merencanakan dan menganggarkan pengelolaan dan pengembangan Bagian Penunjang Umum yang meliputi : a. Pelayanan Penunjang Umum :

1) Standar dan prosedur tetap2) Sistem pelayanan3) Sistem evaluasi4) Sistem pengembangan

b. Ketenagaan :1) Standar ketenagaan :

- Kuantitas dan kualitas- Kategori dan UTW

2) Penilaian prestasi kerja3) Promosi dan mutasi4) Pembinaan dan

pengembanganc. Fasilitas/sarana :

1) Standar2) Kebutuhan dan pengadaan3) Penyimpanan dan

pendistribusian serta pendayagunaan

4) Pemeliharaan5) Inventarisasi

3. Keakuratan rencana kerja dan anggaran Bagian Penunjang Umum

3. a. Mendapatkan peraturan, ketetapan, arahan, dan kebijakan dari Direksi dan Yayasan

b. Menerima usulan, meneliti, dan mengoreksi serta menyetujui rencana kerja dan anggaran dari seksi dibawah tanggung jawabnya

c. Mengusulkan rencana kerja dan anggaran kepada Direksi

4. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan, membina, mengen- dalikan, mengawasi, dan mensupervisi, menilai serta memelihara pengelolaan Bagian Penunjang Umum, yang meliputi :a. Kebutuhan dan pendayagunaan

tenaga secara optimalb. Kebutuhan dan pendayagunaan

fasilitas/sarana secara optimalc. Peraturan/ketetapan dan

kebijakan Rumah Sakit/Direksi dan Yayasan

d. Pembinaan dan pengembangan karyawan dibawah tanggung jawabnya

4. a. Tercapainya pelayanan Bagi- an Penunjang Umum secara optimal dan bermutu

b. Keakuratan pelaksanaan pengelolaan Bagian Penun- jang umum Umum secara administratif maupun teknis profesional

c. Terjaminnya kualitas dan kontinuitas supply barang sesuai kebutuhan pelayanan

d. Terwujudnya sanitasi lingkungan yang memenuhi standar kesehatan

e. Tercapainya efisiensi dan efektifitas pendayagunaan

4. a. Memperoleh tenaga yang dibutuhkan

b. Memperoleh sarana dan prasarana berupa :1) Peraturan/

ketetapan/kebijakan dari Direksi dan atau Yayasan

2) Fasilitas3) Pembinaan dan

pengembanganc. Menyetujui dan atau

menolak tindakan dan atau permintaan pelayanan, tenaga, fasilitas/sarana sesuai

e. Pengembangan pelayanan dan sarana Penunjang Umum

f. Mengadakan pembelian/mela-kukan transaksi pembelian ba- rang sesuai kebutuhan dan tepat waktu serta menjaga kon-tinuitas supply barang serta kualitasnya

g. Menyediakan barang di logis- tik dan melayani permintaan baik rutin maupun non rutin, sesuai kebutuhan unit pemakai

h. Menghadiri rapat yang disele- ngarakan oleh Yayasan/Direksi/Bagian yang terkait

i. Hygiene dan sanitasi serta ketertiban lingkungan hidup

j. Pelayanan dan pemeliharaan fasilitas dalam lingkup tanggung jawabnya dan Rumah Sakit secara keseluruhan

k. Melakukan administrasi dan inventarisai barang serta stock barang secar periodik

fasilitas Rumah Sakit dengan standar/peratu-ran dan ketetapan Rumah Sakit/Yayasan

d. Mengusulkan kepada Direksi nama rekanan dan kualitas produknya

e. Mengusulkan standar dan prosedur kerja tetap kepada Direksi

f. Memberi telaan/analisa dan rekomendasi/usulan kepada Direksi terhadap tindakan dan atau permintaan pelayanan sesuai standar/peraturan yang berlaku

g. Menilai prestasi/kinerja kerja karyawan yang menjadi tanggung jawabnya

h. Mengusulkan promosi dan mutasi dan atau alih tugas dan sanksi terha-dap karyawan yang menjadi tanggung jawabnya kepada Direksi

i. Melakukan rotasi kerja karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya

j. Menyelenggarakan rapat/pertemuan dengan staf/seksi dibawah tanggung jawabnya dan Bagian/Seksi/pihak terkait dalam rangka meningkatkan mutu serta cakupan pelayanan Bagain Penunjang Umum

k. Memberikan job dan melakukan koordinasi kerja dengan karyawan/seksi dibawah tanggung jawabnya

5. Penilaian dan pelaporana. Penilaian :

Menilai/melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil kerja pengelolaan Bagian Penunjang Umum

b. Pelaporan :Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala maupun insidental, baik lisan maupun tertulis tentang pelaksanaan dan hasil kerja Bagian Penunjang Umum kepada Direksi dan laporan tentang pembelian dan posisi gudang kepada bagian akuntansi

5. a. Terwujudnya penilaian yang bermutu dan obyektif

b. Keakuratan laporan dan penyampaian tepat waktu

5. a. Membuat penilaian berdasarkan instrumen yang tersedia/ketentuan yang berlaku

b. Menerima/mendapatkan laporan, data dan informasi yang tepat dan benar dari Bagian/Seksi dibawah tanggung jawabnya maupun Bagian/Seksi terkait yang berhubungan dengan pengelolan Bagian Penunjang Umum

Larantuka, 09 Agustus 1999

Badan Pengurus Yayasan Papa Miskin

Dan Pengurus Gereja Roma Katholik

Keuskupan sufragan Larantuka

Ketua

Romo Frans Amanue, Pr