KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950

PEDOMAN TEKNIS

PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI

Dalam

IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2

DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)

PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP

BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI)

2011

ii

PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM

IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)

PEMBINA

Menteri Perindustrian M.S Hidayat

PENANGGUNG JAWAB

Arryanto Sagala

TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait

TIM PENYUSUN

Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono

Bambang Giri Teguh Arfianto

Muhammad Hafiz Widyastuti

Ade Abdullah

TIM EDITOR Sangapan

Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu

Ellen Connie Maringka

DITERBITKAN OLEH Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri

DICETAK OLEH

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

iii

PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 20 hlm. Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN:.......................................

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan

Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-

Nya sehingga Pedoman Teknis untuk Pengkajian

Pengelolaan energi di industri secara partisipatif dalam

rangka implementasi Konservasi Energi dan Pengurangan

Emisi CO2 di Sektor Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan

pada waktunya.

Pedoman Teknis ini disusun untuk meningkatkan

pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan

pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah dibahas

oleh. unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi.

Diharapkan Pedoman Teknis ini bermanfaat bagi

para pihak yang berkepentingan, khususnya SDM industri

baja dan industri pulp & kertas. Akhir kata kami mengucapkan

terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam

penyusunan Pedoman ini.

Jakarta, Januari 2011

Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri

Kepala,

Arryanto Sagala

v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................ iv DAFTAR ISI ........................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ................................ 1 1.1. Latar Belakang .................................... 1 1.2. Tujuan ................................................. 2 1.3. Sasaran ............................................... 2

BAB II KONSEP DASAR ................................ 3

2.1. Aktifitas Kelompok Kecil ................... 3 2.2. Penilaian Partisipatif Industri (PIA) ... 9

BAB III METODOLOGI .................................... 10

3.1. Peserta ................................................ 10 3.2. Fasilitator ............................................ 13 3.3. Bahan-bahan ....................................... 14 3.4. Perangkat PIA dan Kegunaannya ..... 14 3.5. Prosedur Penggunaan Perangkat PIA 15 3.6. Telaahan dan Kesimpulan Hasil-hasil

PIA ........................................... 18

BAB IV PENUTUP ........................................... 21

DAFTAR PUSTAKA ......................................... 22

Halaman 1 dari 22

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Konservasi energi dan pengurangan emisi CO2

adalah isu penting bagi manajemen perusahaan dan

dianggap sebagai bagian dari manajemen energi.

Konservasi energi penting bagi perusahaan karena dapat

memberikan pengaruh yang besar terhadap aspek operasi

perusahaan, seperti biaya energi yang tinggi. Selain itu,

tidak efisiennya penggunaan energi mempunyai korelasi

kuat dalam produksi emisi yang tinggi; hal ini akan

mempengaruhi kualitas lingkungan.

Salah satu kunci keberhasilan konservasi energi

pada perusahaan industri adalah partisipasi pemangku

kepentingan di perusahaan dalam mengimplementasikan

program konservasi energi. Dalam konsep partisipasi, ada

3 elemen penting, yaitu pengaruh, interaksi, dan berbagi

informasi.

Suatu strategi yang dapat digunakan untuk

meningkatkan partisipasi para pemangku kepentingan,

perusahaan dapat membentuk Kelompok Kecil Kegiatan

(small group activities). Kegiatan kelompok kecil

merupakan kegiatan yang dilakukan secara sukarela dan

berkesinambungan oleh semua anggota kelompok-

kelompok kecil di tempat kerja yang sama dan bertujuan

untuk meningkatkan kegiatan di tempat kerja sesuai

dengan kebijakan perusahaan.

Semua anggota kelompok melakukan penilaian

partisipatif untuk mencari informasi tentang masalah,

Halaman 2 dari 22

kebutuhan, dan potensi yang dapat mempengaruhi

pencapaian konservasi energi dan pengurangan emisi

CO2. Temuan kemudian dibahas dalam kelompok untuk

mencari solusi, untuk mengembangkan rencana aksi, dan

untuk melaksanakannya.

Budaya partisipatif tidak akan tiba-tiba terjadi. Oleh

karena itu, upaya harus dilakukan untuk mengembangkan

budaya. Sebuah metode yang dapat dipakai untuk

keperluan tersebut adalah Participatory Industri Appraisal

(PIA).

1.2. Tujuan

Pedoman ini ditujukan untuk memberikan panduan

bagi perusahaan industri untuk meningkatkan partisipasi

pemangku kepentingan dalam perusahaan dalam

melaksanakan konservasi energi dan pengurangan emisi

CO2.

1.3. Sasaran

Sasaran dari panduan ini adalah pembentukan

kelompok kecil kegiatan dan menyusun kegiatan-kegiatan

kelompok tersebut untuk melakukan appraisal (penilaian)

secara partisipatif guna menjamin program konservasi

energi yang berkelanjutan dan pengurangan emisi CO2.

Halaman 3 dari 22

BAB II KONSEP DASAR

2.1. Aktivitas Kelompok Kecil

A. Dasar Pembentukan dan Manfaat

Kegiatan kelompok kecil merupakan kegiatan yang

dilakukan secara sukarela dan berkesinambungan oleh

semua anggota kelompok-kelompok kecil di tempat kerja

yang sama dan bertujuan untuk meningkatkan operasi di

tempat kerja tersebut sesuai dengan kebijakan

perusahaan. Ide-ide dasar di balik kelompok kecil kegiatan

adalah sebagai berikut:

1) Untuk mengembangkan pekerjaan yang memuaskan

dengan meningkatkan dan memanfaatkan keterampilan

pekerja secara efektif.

2) Untuk menciptakan tempat kerja yang nyaman dengan

menghargai kualitas pekerja.

3) Untuk memberikan kontribusi pada peningkatan dan

pengembangan perusahaan.

B. Manfaat Aktivitas Kelompok Kecil

1) Menetapkan tujuan secara berkelompok dan

bekerja untuk mencapai tujuan dengan kerja sama

tim.

2) Anggota kelompok berbagi dan mengkoordinasikan

peran masing-masing dengan lebih baik.

3) Komunikasi antara pekerja dan manajemen, serta

antara pekerja dari berbagai usia dapat

ditingkatkan.

4) Semangat pekerja sangat meningkat.

Halaman 4 dari 22

5) Pekerja memperoleh keterampilan dan

pengetahuan yang baru, dan mengembangkan

sikap lebih kooperatif.

6) Mempunyai kemandirian dan dapat memecahkan

masalah yang sering dilupakan.

7) Hubungan tenaga kerja dan manajemen dapat

ditingkatkan.

Berdasarkan hal tersebut di atas, diharapkan

perusahaan akan mencapai kemajuan dan semakin

berkembang karena didukung oleh pekerja yang

mempunyai motivasi, inisiatif yang tinggi, dan budaya

dalam tim kerja dalam menyelesaikan pekerjaan yang

direncanakan oleh manajemen perusahaan atau

pemecahan masalah yang sering dilupakan dalam

manajemen.

C. Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil

Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil dalam

rangka Total Productive Management (TPM) lebih erat

kaitannya dengan garis (atau formal) organisasi pabrik

pada kasus Total Quality Management (TQM). Ada

pendapat bahwa TPM dapat dikatakan bentuk organisasi

terbaik dalam memanfaatkan aktivitas kelompok kecil untuk

tujuan konservasi energi karena masalah dapat di atasi

sebagai salah satu "pilar" pada sistem TPM. Namun,

mengadopsi TPM untuk pabrik berarti benar-benar

menempatkan sejumlah besar jam kerja untuk berbagai

pekerjaan, dan kemungkinan ada beberapa pabrik sulit

memperkenalkan metode TPM karena kurangnya tenaga

kerja. Perusahaan ini dapat menerapkan menemukan cara

lain.

Halaman 5 dari 22

Contoh organisasi TPM untuk tujuan pengelolaan

energi dengan penjelasannya ditunjukkan pada Gambar

2.1. Dalam hal ini, Organisasi TPM tersebut dinyatakan

sebagai Organisasi Manajemen Energi, dan Organisasi

TPM benar-benar diadopsi dan digunakan untuk

memecahkan masalah konservasi energi sebagai salah

satu pilar.

Struktur organisasi dalam kegiatan pengelolaan

energi harus memberdayakan kelompok-kelompok kecil

yang tumpang tindih (overlap). Komite promosi manajemen

energi harus dibentuk di semua tingkat organisasi

perusahaan, yaitu pada tingkat perusahaan, pabrik,

departemen, divisi dan bagian, termasuk kantor promosi

yang disebut kantor energi atau kantor manajemen energi.

Masing-masing kantor manajemen energi mempunyai

orang yang bertanggung jawab secara permanen.

Struktur organisasi dengan kelompok kecil yang

overlap (lingkar manajemen energi) akan memberikan

efisiensi dan efektivitas untuk komunikasi internal dan

kegiatan administrasi.

Halaman 6 dari 22

Gambar 2.1. Lingkar Manajemen Energi (Struktur

Organisasi Kelompok Kecil Tumpang-

Tindih).

Peran dan tanggung jawab kantor pendukung

manajemen energi adalah sebagai berikut:

1) Memastikan kegiatan pengelolaan energi pada setiap

tingkat pada arah yang sama dan tidak tertunda.

2) Mempromosikan kegiatan manajemen energi dan

membuatnya berjalan lancar.

3) Memberikan pedoman yang memadai dan metode

untuk terus mempromosikan kegiatan pengelolaan

energi secara terus menerus.

4) Mendengarkan gagasan dan saran dari kelompok kecil

dan pertimbangkan untuk perbaikan promosi

manajemen energi.

5) Memberikan saran yang tepat dalam menjalankan

aktivitas manajemen energi untuk kelompok-kelompok

kecil.

6) Memelihara hubungan baik dengan sikap ramah dan

orientasi melayani.

Halaman 7 dari 22

Peran dan tanggung jawab manajemen puncak

adalah sebagai berikut:

1) Menetapkan kebijakan perusahaan dan target untuk

kegiatan manajemen energi.

2) Melakukan tindak lanjut dan memastikan kegiatan

pengelolaan energi sejalan dengan kebijakan.

3) Mempertimbangkan ide-ide dan saran dari kantor

promosi manajemen energi.

4) Mempertimbangkan laporan dari komite promosi

manajemen energi.

Peran dan tanggung jawab manajemen menengah

adalah sebagai berikut:

1) Menetapkan kebijakan pengelolaan energi dan target

yang menjadi tanggung jawab divisi departemen atau

bagian sejalan dengan kebijakan perusahaan.

2) Menetapkan target kuantitatif untuk setiap lingkar

manajemen energi dari break-down target perusahaan.

3) Menetapkan bidang yang harus ditingkatkan dan

mengatur anggota yang tepat untuk bertanggung jawab

pada setiap bidang. Melakukan tindak lanjut,

memberikan saran, memberikan rekomendasi dan

memberikan bantuan untuk kegiatan lingkar

manajemen energi. Memberikan laporan berkala

kepada komite atas kemajuan, komentar dan saran dari

kegiatan lingkar manajemen energi.

Halaman 8 dari 22

Peran dan tanggung jawab lingkar manajemen

energi adalah sebagai berikut:

1) Menjalankan aktivitas lingkar manajemen energi dalam

bidang yang ditugaskan.

2) Secara berkala melaporkan kepada komite atas

kemajuan dan permasalahan yang terjadi.

3) Meminta komite untuk membantu dan memberikan

saran dan ide dalam promosi kegiatan pengelolaan

energi.

Peran dan tanggung jawab pemimpin kelompok

kecil/pemimpin lingkar manajemen energi adalah sebagai

berikut:

1) Memberikan kesempatan setiap anggota untuk

sepenuhnya mengekspresikan potensi mereka yang

tak terbatas.

2) Membuat sistem yang mendorong kerjasama antar

anggota.

3) Memberikan pelatihan yang sesuai untuk masing-

masing anggota yang diperlukan.

4) Memacu sikap "ingin bekerja" dari setiap anggota.

5) Memberikan suasana, lingkungan, dan tempat kerja

yang cocok untuk bekerja.

6) Secara terus menerus melakukan pemeriksaan cek

dan meningkatkan kemampuan kerja, perilaku "ingin

bekerja", lingkungan, dan tempat kerja.

7) Mendiskusikan dengan manajer, pemimpin kelompok

atau unit lain untuk membuat keberhasilan kegiatan

kelompok kecil.

Halaman 9 dari 22

2.2. Penilaian Partisipatif Industri

Dalam Partisipatory Industrial Appraisal (PIA),

Appraisal merupakan sarana untuk mencari informasi

tentang kebutuhan, masalah, dan potensi dalam suatu

industri. Participatory bermakna bahwa semua pekerja

berpartisipasi dalam mengurangi masalah dan identifikasi

kebutuhan perusahaan melalui proses bottom-up sesuai

dengan kebijakan perusahaan. Sasaran Participatory

Industrial Appraisal adalah untuk membantu para pekerja

memperkuat kapasitas mereka dalam rencana

pengembangan, pengambilan keputusan dan tindakan

terhadap kondisi yang lebih baik di tempat kerja untuk

mencapai sasaran perusahaan.

Metode Participatory Industrial Appraisal dapat

digunakan oleh perusahaan untuk memperkuat kegiatan

kelompok kecil, mempertimbangkan overlapping small

groups sesuai lingkar manajemen energi. Para manajer

akan berperan sebagai fasilitator untuk memandu semua

pekerja dalam kelompok kecil.

Beberapa pendekatan untuk menggunakan metode

ini adalah sebagai berikut:

1) Mempelajari masalah secara menyeluruh.

Semua pekerja harus memahami isu, terutama sifat,

cakupan, konteks, faktor yang mempengaruhi, dan

solusi yang mungkin diperlukan dengan bimbingan

seorang fasilitator.

2) Pengalaman dan evaluasi pengetahuan.

Setelah pekerja memahami masalah secara

menyeluruh, maka mereka dapat diberi kesempatan

untuk menerapkan pengetahuan mereka dalam karya-

karya nyata dan melakukan evaluasi terhadap hasilnya.

Halaman 10 dari 22

3) Adaptasi pengetahuan untuk unit.

Para pekerja harus berpikir untuk mengadaptasi

pengetahuannya dan mengakuisisinya secara teratur.

4) Penyebaran pengetahuan.

Pengetahuan harus dibagi dengan orang lain hingga

dapat diintegrasikan ke dalam praktek.

Detil pelaksanaan Participatory Industrial Appraisal

disajikan dalam Bab III. Metodologi.

Halaman 11 dari 22

BAB III

METODOLOGI

3.1. Peserta

Peserta PIA adalah para anggota kelompok

kecil. Oleh karena itu, aktivitas kelompok kecil harus

dibentuk dahulu.

Dalam rangka membentuk aktivitas kelompok

kecil, metode dasar berikut ini harus digunakan di suatu

perusahaan berdasarkan filosofi "Partisipasi Semua

Karyawan" mulai dari manajemen puncak sampai

tingkat pekerja:

1) Pendirian Infrastruktur/Lingkungan untuk aktivitas

kelompok kecil oleh manajemen.

Manajemen puncak dalam hubungannya dengan

karyawan harus menyediakan hal-hal sebagai

berikut:

a) Pengumuman pernyataan kebijakan mendukung

aktivitas kelompok kecil.

b) Organisasi satuan tugas atau tim untuk

memotivasi dan membantu aktivitas kelompok

kecil.

c) Pembentukan sistem manajemen aktivitas

kelompok kecil di suatu perusahaan.

d) Penetapan rencana tindakan tahunan untuk

keberlanjutan aktivitas kelompok kecil di

perusahaan.

e) Penyediaan tempat dan kesempatan untuk

bimbingan, presentasi hasil kegiatan

Halaman 12 dari 22

f) Pembentukan sistem penghargaan untuk

kontribusi karyawan.

g) Pembentukan sistem pelaporan dari daftar topik

hasil kegiatan.

h) Pembentukan sistem evaluasi yang berkeadilan.

2) Pembentukan kelompok

Setelah berkonsultasi dengan manajer, pekerja

harus membentuk kelompok untuk aktivitas

kelompok kecil. Ukuran kelompok tergantung pada

ukuran bagian dan topiknya. Hal yang sangat

penting adalah bahwa setiap anggota kelompok

harus memiliki peran untuk melakukan kegiatan di

bawah pemimpin kelompok.

3) Menetapkan topik kegiatan.

Berdasarkan temuan masalah/hambatan,

setelah berkonsultasi dengan manajer, setiap

kelompok akan menetapkan topik kegiatan mereka.

Pada dasarnya topik untuk akitivitas kelompok kecil

tidak terlalu sulit secara teknis dan bukan kegiatan

jangka panjang.

4) Menetapkan jangka waktu aktivitas kelompok kecil.

Manajer harus menetapkan suatu jangka waktu

bagi kelompok kecil mulai dari topik sampai

penyelesaian laporan, sesuai dengan rencana

bisnis. Biasanya, satu (satu) tahun atau 6 (enam)

bulan adalah periode yang memadai.

5) Menetapkan rencana aksi untuk setiap topik oleh

setiap kelompok.

Halaman 13 dari 22

Setiap kelompok akan membuat rencana aksi

untuk masing-masing kegiatan.

6) Realisasi kegiatan sesuai rencana aksi.

Kegiatan aktual oleh setiap kelompok

dilaksanakan sesuai dengan rencana aksi.

3.2. Fasilitator

Perusahaan harus memilih fasilitator untuk

memandu diskusi kelompok kecil. Fasilitator harus

memiliki pemahaman yang baik tentang kebijakan

manajemen energi perusahaan dan memiliki

keterampilan teknis yang memadai untuk dibagikan

kepada para pekerja dalam kelompok kecil.

Karakter seorang fasilitator yang baik ditandai

oleh:

1) berkemampuan mendorong semua anggota

kelompok kecil untuk berpartisipasi dalam diskusi,

2) seorang komunikator yang efektif,

3) disegani oleh para pekerja,

4) mempunyai pengetahuan tentang latar belakang

anggota kelompok kecil ,

5) memahami dan menghormati budaya masyarakat,

dan

6) pendengar yang baik dan bersedia untuk belajar.

Sementara sikap seorang fasilitator yang baik

ditandai oleh:

1) menghormati ide,

2) diangkat oleh peserta,

3) mengelola waktu secara efektif,

Halaman 14 dari 22

4) menciptakan suasana hangat, dan

5) memiliki rasa humor.

3.3. Bahan-bahan

Bahan-bahan yang diperlukan untuk PIA adalah

sebagai berikut:

1) Potongan kertas kecil berwarna untuk membuat

gambar atau dapat diberi label sebagai pembeda.

2) Beberapa Kertas A0 dan Pena untuk mencatat

hasil latihan.

3) Kertas A4 dan pena berwarna untuk mencatat

hasil.

4) Kapur untuk membuat gambar

3.4. Perangkat PIA dan kegunaannya

Jadwal Historis

Jadwal Historis akan membantu jalannya

diskusi dan dapat digunakan untuk:

1) Memberikan orientasi terhadap rencana

pengembangan.

2) Mempelajari kejadian yang telah terjadi di masa

lalu dan pengaruhnya.

3) Mengidentifikasi masalah yang berhubungan

dengan produksi dan pengaruhnya.

Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi

Pohon masalah-penyebab-dampak-solusi

(Pohon Masalah) memfasilitasi diskusi pada:

1) Masalah yang mempengaruhi kinerja unit,

penyebab dan dampak dari masalah tersebut

Halaman 15 dari 22

2) Hubungan antara berbagai penyebab dan dampak

dari masalah

3) Solusi dan kegiatan yang akan mengatasi masalah

tersebut

Pohon masalah dapat digunakan untuk

mengidentifikasi:

1) Persepsi pekerja tentang penyebab masalah yang

dihadapi oleh unit.

2) Persepsi pekerja tentang efek dari masalah yang

dihadapi oleh unit.

3) Keterkaitan antara berbagai penyebab dan

efeknya.

3.5. Prosedur penggunaan perangkat PIA

A. Jadwal Historis

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk

menggunakan Jadwal Historis:

Tahap 1 :

Tarik suatu garis pada kertas A0.

Salah satu ujung pada garis adalah

‘saat ini’ dan jelaskan kepada pekerja

bahwa ini adalah garis waktu atau

garis historis.

Tahap 2 : Minta para pekerja untuk

mendiskusikan situasi di unit (saat ini).

Catat informasi tersebut pada kartu

atau menggunakan simbol untuk

visualisasi.

Tahap 3 : Minta para pekerja untuk memikirkan

Halaman 16 dari 22

tanggal yang diketahui atau kejadian

yang mereka ingat. Bagaimana kondisi

pada saat itu? Bagaimana

pengaruhnya terhadap perusahaan?

Tahap 4 : Minta para pekerja untuk mengingat

kembali kejadian penting (positif dan

negatif) sepanjang sejarah (dari yang

lalu sampai sekarang) dan tahun

munculnya. Tempatkan kejadian-

kejadian dan tanggal yang

bersangkutan pada garis waktu.

Diskusikan dengan para pekerja

mengenai pengaruh atau dampak

kejadian-kejadian tersebut (positif and

negatif).

Tahap 5 : Fasilitasi diskusi antar para pekerja

mengenai garis waktu historis untuk

meyakinkan semua informasi yang

relevan ditempatkan pada garis

waktu. Diskusikan dengan para

pekerja mengenai kerawanan di

masa mendatang ke kejadian-

kejadian yang didaftar pada garis

waktu? Apa yang dapat dilakukan

untuk mitigasi atau mencegah

kejadian tersebut di masa

mendatang?

Harus dipastikan bahwa seseorang mencatat hasil

diskusi.

Halaman 17 dari 22

B. Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk

menggunakan Pohon Masalah-Penyebab-Pengaruh-

Solusi :

Tahap 1 : Mulai dengan mendiskusikan masalah

yang akan dianalisis. Tulis masalah

tersebut pada kartu berwarna dan letakkan

di tengah kertas A0. Tarik suatu garis

memotong tengah kertas A0 (melewati

kartu masalah). Tulis ‘penyebab’ di atas

garis dan ‘dampak’ di bawah garis.

Tahap 2 : Minta para pekerja untuk mendiskusikan

beberapa penyebab dari masalah. Tulis

setiap penyebab pada satu kartu, pastikan

ditulis pada kartu yang berwarna sama.

Diskusikan setiap penyebab dan

identifikasi setiap penyebab yang

berkontribusi dan alirannya. Perlu diingat

bahwa penyebab-penyebab dikaitkan dan

ditarik garis untuk menunjukkan kaitannya.

Tahap 3 : Mulai mendiskusikan dampak-dampak dari

masalah setelah semua penyebab dan

kaitannya dapat diidentifikasi. Tulis setiap

dampak pada satu kartu – kartu dengan

warna yang berbeda dengan warna kartu

yang digunakan untuk penyebab.

Diskusikan setiap dampak dan identifikasi

setiap dampak yang berkontribusi pada

aliran dampak. Perlu diingat bahwa

dampak dikaitkan dan gunakan garis untuk

menggambarkannya.

Halaman 18 dari 22

Tahap 4 : Anda sudah mempunyai semua penyebab

dan dampak dari masalah, selanjutnya

anda dapat memulai untuk

mengidentifikasi beberapa penyebab

masalah yang dapat diselesaikan pekerja.

Tulis setiap aktivitas pada satu kartu –

kartu ini berbeda warna dengan kartu

untuk penyebab dan dampak. Telaah

beberapa penyebab untuk meyakinkan

bahwa aktivitas yang diusulkan jelas,

sesuai dan layak.

Tahap 5 : Setelah selesai, tulis hasil diskusi pada

kertas A0 dan pindahkan ke lembar kertas

A4.

3.6. Menelaah dan menyimpulkan hasil-hasil PIA.

Setelah semua kelompok-kelompok kecil

menyelesaikan PIA, dan hasil-hasilnya ditelaah dan

didiskusikan dengan semua orang, setiap kelompok

harus menominasikan penyaji, orang ini memaparkan

kepada semua orang di pertemuan atas hasil dari

kelompoknya. Fasilitator membawa semua pekerja

berkumpul dan menjelaskan bahwa setiap orang dapat

melihat hasil dari kelompok yang bukan kelompoknya.

Fasilitator meringkas semua hasil dan mengidentifikasi

isu dan usulan aktivitas yang sama.

Halaman 19 dari 22

A. Menominasikan Penyaji dari setiap kelompok

Para fasilitator meminta setiap kelompok untuk

mencalonkan seorang Penyaji dari setiap kelompok.

Pilih Penyaji yang aktif dan antusias. Sebagai

Fasilitator mendampingi Penyaji dalam presentasi

untuk membuat mereka merasa lebih nyaman.

B. Peran fasilitator

Fasilitator memainkan peran yang penting dalam

menelaah dan pemaparan hasil PIA setiap kelompok.

Yakinkan bahwa setiap orang dapat melihat

pemaparan setiap Penyaji. Selalu mendorong diskusi

antar pekerja, berusaha mendorong para pekerja

untuk bertanya dan Penyaji yang menjawab – bukan

Fasilitator !

C. Isi Paparan

Setiap pemaparan kelompok paling lama 10 menit.

Penyaji memaparkan berikut ini :

1) Tinjauan singkat yang telah dilakukan.

2) Tinjauan problem/isu utama yang diidentifikasi dan

usulan aktivitas yang dapat dikerjakan para

pekerja.

3) Beri kesempatan bagi pekerja lain untuk

menyampaikan pertanyaan dan ide-ide.

Halaman 20 dari 22

D. Ringkasan pertemuan

Fasilitator membuat catatan saat setiap

kelompok menyampaikan hasil, membuat catatan

masalah, isu, dan usulan aktivitas yang sama.

Halaman 21 dari 22

BAB IV

PENUTUP

Keberhasilan implementasi PIA akan tergantung

pada kebijakan dan komitmen manajemen puncak,

kemampuan fasilitator, dan motivasi seluruh anggota

kelompok kecil.

Halaman 22 dari 22

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual. Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP, Vietnam.

Anonymous. 2008. Energy efficiency initiatives: Indian

experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the Indian Renewable Energy Development Agency Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2.

Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for

ASEAN: New approach energy management in ASEAN Countries. Energy Conservation Center Japan.

Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory

Rural Appraisal. Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal.

Institute for Global Environmental Strategies. Japan. Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical hierarchy

process for justification of total productive maintenance. Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No. 7, 695–705.

i

MINISTRY OF INDUSTRY

Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950

TECHNICAL GUIDELINE For PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL

In

IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR

(PHASE 1)

CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND ENVIRONMENT ASSESSMENT

AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND QUALITY ASSESSMENT

2011

ii

TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL

In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)

FOUNDER

Industry Minister M.S Hidayat

ADVISOR

Arryanto Sagala

STEERING COMITTEE Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait

AUTHORS

Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono

Bambang Giri Teguh Arfianto

Muhammad Hafiz Widyastuti

Ade Abdullah

EDITORS Sangapan

Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu

Ellen Connie Maringka

PUBLISHED BY Center for Green Industry and Environment Assessment

Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment

PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY

iii

TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) 1

st Edition. Jakarta : Ministry of Industry,January 2011

vi + 21 pg. Version: Presented in Bahasa Indonesia and English Publishes Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN: ...............................................

iv

FOREWORD

Praise the Lord giving us His mercy and grace so

this Technical Guideline for Participatory Industrial

Appraisal within the framework of Implementation of

Energy Conservation and CO2 Emission Reduction in

Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in time.

This Technical Guideline is structured to enhance

knowledge in implementation of energy conservation and

reduction of CO2 emission which have been discussed by

governments, experts and practitioners.

It is expected that this Technical Guideline is useful

for the related parties to implement energy conservation

and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to

thank all those who have participated in the preparation of

this guideline.

Jakarta, January 2011

Head of

Agency for Industrial Policy, Climate

and Quality Assessment

Arryanto Sagala

v

Table of Content

CHAPTER I INTRODUCTION................................ 1 1.1. Background ....................................... 1 1.2. Objectives ......................................... 2 1.3. Goals ................................................. 2

CHAPTER II BASIC CONCEPT ......................... 3

2.1. Small Group ctivities ......................... 3 2.2. Participatory Industrial Appraisal

(PIA) .................................................. 8

CHAPTER III METHODOLOGY ............................. 10

3.1. Participants ....................................... 10 3.2. Facilitators ........................................ 11 3.3. Materials ........................................... 12 3.4. PIA Tools And Purposes .................. 13 3.5. Procedures of Using PIA Tools ........ 13 3.6. Reviewing and Concluding PIA

Results .............................................. 16

BAB IV CLOSING REMARK ........................ 18

REFERENCES ........................................................... 19

Page 1 of 19

CHAPTER I

INTRODUCTION

1.1. Background

Energy conservation and CO2 emission reduction is

an important issue for company management and

considered as a part of energy management.

Importance of energy conservation for the company as it

could give considerable influence to company operation

aspect, such as high energy cost. In addition, inefficient

of energy use has strong correlation to high production of

emission; this will influence quality of environment.

One of key success in energy conservation in an

industrial company is participation of stakeholders within

the company in implementing energy conservation

program. In participation concept, there are 3 important

element, i.e. influence, interaction, and information

sharing.

An applicable strategy to increase participation of

the stakeholders, company could establish Small Group

Activities. Small group activities are activities carried out

voluntarily and continuously by all members of small

groups within the same work place aimed at improving

the operation of the work place in line with company

policy.

All member of the group conduct a participatory

appraisal by participation, i.e. to find information about

problem, need, and potency that could influence

achievement of the energy conservation and CO2

emission reduction. The findings then will be discussed

Page 2 of 19

in the group to seek solution, to develop action plan, and

to implement.

Participatory culture will not be suddenly occurred.

Therefore, an effort should be made to develop the

culture. A method for that purpose is Participatory

Industry Appraisal.

1.2. Objectives

This guideline is to provide guidance for industrial

company to improve participation of stakeholders in

implementing energy conservation and CO2 emission

reduction.

1.3. Goals

Goals of the guideline are establishment of the

small group activities and activities of the groups by using

Participatory Industry Appraisal for ensuring sustainable

energy conservation and CO2 emission reduction

program.

Page 3 of 19

CHAPTER II

BASIC CONCEPT

2.1. Small Group Activity

A. Basic idea and advantage

Small group activities are activities carried out

voluntarily and continuously by all members of small

groups within the same work place aimed at improving

the operation of the work place in line with company

policy. Basic ideas behind small group activities are as

follows:

1) To develop work that is satisfying and fulfilling by

raising workers' capabilities and making effective use

of their ingenuity.

2) To create a lively and bright work place by respecting

the human qualities of the workers.

3) To contribute to the improvement and development of

the company.

B. The Advantages of Small-Group Activities:

1) Setting group objectives and working for their

attainment strengthens the sense of teamwork.

2) Group members share and coordinate their

respective roles better.

3) Communication between labor and management,

as well as between workers of different ages, is

improved.

4) Morale is greatly improved.

5) Workers acquire new skills and knowledge and

develop more cooperative attitudes.

Page 4 of 19

6) The group is self-sustaining and solves problems

that would otherwise be left to management.

7) Labor-management relations are greatly improved.

Based on the matter above mentioned, it can be

expected that company will achieve considerable progress

and development as it is supported by workers with high

motivation, initiative, and team work culture in completing

works planned by the company management or solving

problem which may ignore by the management.

C. Forming Small Group Activity (SGA)

Forming Small Group Activity in the framework of

TPM more closely related to the line (or formal)

organization of the case TQM factory. There are opinions

that TPM may be the best form of organization of the Small

Group Activity utilize for the purpose of Energy

Conservation, Energy Conservation because of problems

can be handled as one of the "pillars" some TPM systems.

However, adopting the TPM to factory means really put a

significant amount of man hours to the various items of

work, and maybe there are some factories it is difficult to

introduce the method of TPM due to lack of manpower.

Then, better for the company to find another way.

Example such as "TPM Organization for the

purpose of energy management" is shown in Figure 2.1.

and the following explanation. In this case, "TPM

Organization for the purpose of energy management"

expressed as "Energy Management Organization," and

really "TPM Organization" adopted and used to solve the

problem of energy conservation as one of the pillars.

Page 5 of 19

Organizational structure in energy management

activities should have overlapping small groups. Committee

of energy management promotion should be formed at all

levels of company organization, namely at the level of

companies, factories, department, division and section

levels, including promotion office called the energy or

energy management office. Energy management of each

office will have a person responsible for permanent.

Organizational structure with overlapping small groups

(energy management circles) will provide efficiency and

effectiveness for internal communications and

administration activities.

Figure 2.1. Energy Management Circle (Overlapping Small

Group Organization Structure)

Page 6 of 19

Role and responsibility of energy management

promotion office are as follows:

1) Ensure the overall energy management activities of

each level are in the same right directions and not

delayed.

2) Promote energy management activities and make them

run smoother.

3) Provide appropriate guidance and methods to

continually promote energy management activities with

non-stop.

4) Listen for ideas and suggestions from small groups,

consider for improvement of energy management

promotion.

5) Provide appropriate advises in running energy

management activities for small groups.

6) Maintain good human relation, friendly reaction and

service mind.

Role and responsibility of top management are as

follows :

1) Establish company policy and target for energy

management activities.

2) Follow up and ensure energy management activities

are in line with policy.

3) Consider ideas and suggestions from energy

management promotion offices.

4) Consider reports from energy management promotion

committees.

Page 7 of 19

Role and responsibility of middle management are as

follows:

1) Establish energy management policy and target for

responsible department, division or section in line with

the company policy.

2) Establish numerical targets for each energy

management circle by braking down from company

target.

3) Establish topics to be improved and set appropriate

members responsible for each topic. Follow up,

advice, recommend and provide help for energy

management circle activities. Periodically report to

upper committee the progress, comments and

suggestions of energy management circle activities.

Role and responsibility energy management circle are

as follows:

1) Run energy management circle activities in the

assigned topic successfully.

2) Periodically report to upper committee the progress

and problems occurred.

3) Ask upper committee for help and provide

suggestions and ideas in promotion of energy

management activities.

Role and responsibility of small group leader/ energy

management circle leader are as follows:

1) Provide each member opportunity to fully express

their unlimited potentials.

2) Create system that promotes cooperation among

members.

3) Provide each member necessary appropriate training.

4) Promote ―willing to work‖ feeling of each member.

Page 8 of 19

5) Provide appropriate atmosphere, environment and

work place suitable for working.

6) Continually check and promote working ability, ―willing

to work‖ feeling and appropriate working environment.

7) Discuss with managers/ group leaders or other units

for making success small group activities.

2.2. Participatory Industrial Appraisal

In Participatory Industry Appraisal, appraisal means

to find information about a problem, need, and potency in

an industry. Participatory means that all workers

participate in alleviating problems and need of the company

through a bottom-up process in line with the company

policy. Target of Participatory Industry Appraisal is to help

workers in strengthening their capacity in developing plan,

decision, and action towards better condition in work place

for achieving the company targets.

Participatory Industrial Appraisal method can be use

by the company in strengthening small group activities.

Considering the overlapping small group presented in the

previous section, The method could be appropriate to be

used for energy management circle. The managers will

play as facilitators to guide all workers in a small group.

Some approaches for using the method is as

follows:

1) Learn issues thoroughly.

All workers should understand the issues and be fully

aware of it, especially its nature, scope, context,

responsible factors, and its possible solution. Guidance

of a facilitator should be provided for this purpose.

Page 9 of 19

2) Experience and evaluate the knowledge.

Once the workers understand the issues thoroughly,

then they sould be given a chance to apply their

knowledge in the real works and to make evaluation

of the results.

3) Adapt the knowledge for the unit.

The knowledge should be lively and living by using it

time and again. The workers should think to adapt

and so that the acquisition becomes a regular

practice.

4) Promotion of the knowledge.

The knowledge should be shared with others until it

can be integrated into practices.

Detail implementation of the Participatory Industrial

appraisal is presented in Chapter III. Methodology.

Page 10 of 19

CHAPTER III

METHODOLOGY

3.1. Participants

The PIA participants are members of small groups.

Therefore, small group activities should be established first.

In order to develop the Small Group Activities (SGA),

the following basic method should be established in a

company based on the philosophy of ―Participation of All

Employees‖ from top management through worker level :

1) Establishment of Infrastructure / Environment for SGA

by management.

The top management should provide the following with

employees:

a) Announcement of policy to support SGA.

b) Organization of a task force or a team to motivate

and assist SGA.

c) Establishment of management system of SGA in a

company.

d) Establishment of annual plan of action to proceed

SGA in the company.

e) Establishment of places and opportunities for

guidance, presentation of activity results

f) Establishment of the award system for employees‘

contribution.

g) Establishment of a reporting system from

registration of a theme through results of activities.

h) Establishment of a fair evaluation system.

Page 11 of 19

2) Establishment of groups

Consulting with a manager, workers should form groups

for SGA. The size of a group depends upon the size of

section or group and subject etc. It is very important

that each group member shall have role to proceed

activities under a group leader.

3) Setup of subject for activities

Based on findings of problems/barrier to be improved,

under consulting with a manager, each group will setup

a subject for their activities. Basically, subjects for SGA

should not technically too difficult and it is not a long

term activities.

4) Setup of basic duration of group activities for SGA.

Managers shall set up a basic period for SGA from

setting up a subject through completing the report, in

accordance with a basic business plan. Usually, one

year or 6 months would be appropriate.

5) Setup an action plan for each subject by an each group

Each group should setup a plan of action for activities.

6) Actual implementation of activities in accordance to the

action plan

The actual activities by each group will be implemented

based on the action plan.

3.2. Facilitators

The company has to select facilitator for guiding the

small group discussion. The facilitator has to have good

understanding on company‘s energy management policy

Page 12 of 19

and have sufficient technical skills to share with workers in

the small group.

Character of a good facilitator is indicated by :

1) having capability of encouraging all member of small

group to participate in discussions,

2) an effective communicator,

3) someone people like and respect,

4) some background knowledge of people in the small

group,

5) understand and respect the community culture, and

6) a good listener and is willing to learn.

While attitude of a good facilitator is indicated by :

1) enthusiastic,

2) respect ideas raised by participants,

3) manage time effectively,

4) create a warm atmosphere, and

5) have a sense of humour.

3.3. Materials

The PIA do not require much equipment or materials,

the following are materials needed:

1. Small pieces of coloured paper (‗cards‘) to draw

pictures on them or can be labeled to represent things.

2. Some A0 Paper and pens — these are used to record

the results of exercises.

3. A4 folders, A4 paper and coloured pens are needed to

record the results.

4. Chalk also be useful for making drawings.

Page 13 of 19

3.4. PIA Tools and Purposes

Historical Timelines

Historical Timelines facilitate discussion, it can be used to:

1) Provide orientation to development plans.

2) Learn lessons on events that have happened in the

past and their effects.

3) Identify issues associated with production and their

affects.

Problem-Cause-Effect-Solution Trees

Problem-Cause-Effect-Solution Trees (Problem Trees)

facilitate discussion on:

1) A problem affecting the unit performance and the

causes and effects of the problem.

2) Linkages between different causes and different

effects of problems.

3) Solutions and activities that will contribute to solve the

problem.

Problem Trees can be used to identify:

1) Worker perceptions of problems causes that face by the

unit.

2) Worker perceptions of problems effects that face by the

unit.

3) Linkages between different causes and effects of

problems

3.5. Procedure of using the PIR tools

A. Historical Timelines

The following is steps in using Historical Timelines:

Step 1 : Draw a line on an A0 paper. One end of the

Page 14 of 19

line will be ‗now‘ and explain to the workers

that this is a ‗Timeline‘ or ‗History Line‘.

Step 2 : Ask the workers to discuss the current

situation in the unit (now). Record this

information on a card or visually using

symbols.

Step 3 : Ask the workers to think of the earliest known

date or event that they remember. What were

conditions like at this time? What were some

of the effects on the company?

Step 4 : Ask the workers to recall key events (positive

and negative) throughout history (from the

earliest to now) and the year they occurred.

Place the events and the corresponding dates

on the timeline. Discuss with the workers

about the influences or effects of these events

(positive and negative).

Step 5 : Facilitate discussion between the workers on

the Historical Timeline to ensure all relevant

information is placed on the timeline. Discuss

with workers about future vulnerability to the

events listed on the timeline? What could be

done to mitigate or prevent such events

happening in the future?

Ensure that one person records the results when the

exercise is fully completed.

Page 15 of 19

B. Problem-Cause-Effect-Solution Trees

The following is steps in using Problem-Cause-Effect-

Solution Trees :

Step 1 : Start by discussing the problem that will be

analyzed.

Write this problem on a colored card and

place this in the middle of the A0 paper.

Draw a line across the middle of the A0

paper (through the problem). Write ‗Causes‘

above the line and ‗Effects‘ below the line.

Step 2 : Ask the workers to discuss some of the

causes of the problem. Write each cause on

a card—make sure the cards are the same

color. Discuss each of the causes and

identify any contributing and flow-on causes.

Remember that causes are linked—draw

lines to show these links.

Step 3 : Start to discuss the effects of the problem

once you have identified all the contributing

causes and their links. Write each effect on

a card—these cards are a different color to

the ‗Causes‘. Discuss each of the effects

and identify any contributing and flow-on

effects. Remember to show that effects are

linked and use lines to draw these.

Page 16 of 19

Step 4 : You should have all the causes and effects

of the problem—now you can start to identify

some activities that workers can conduct to

solve some of the causes of the problem.

Write each of the activities on a card—these

cards are a different colour to the causes

and effects. Review some of the causes to

make sure they a clear and more appropriate

and feasible activities are proposed.

Step 5 : Once completed, write the results on the A0

paper and transfer the results to an A4

sheet.

3.6. Reviewing and concluding PIA results

Now all the small groups have finished the PIA, and

the results shall be reviewed and discussed with all the

people. Each small group should nominate a Presenter—

this person presents their group‘s results to all people at

the meeting. The facilitator brings all workers together and

explain that everyone will now look at the results of other

groups. The facilitator summarises the results of all

exercises and identify common issues and proposed

activities.

A. Nominating a presenter from each group

The Facilitators asks each group to nominate a

presenter from each group. Choose an active and

enthusiastic presenter. As a Facilitator, go through the

presentation with the presenter just to make them feel a

more comfortable.

Page 17 of 19

B. Role of the facilitator

The facilitator plays an important role in the review

and presentation of PIA results by each group. Make sure

that all people can see the presentation of each presenter.

Always encourage discussion between the workers—try to

encourage workers to ask questions and encourage the

presenter to answer—not the facilitator !

C. Content of the presentation

Each group presentation is a maximum of 10

minutes. The presenter explains the following:

1) Brief overview of the exercise that was conducted.

2) Overview of the main problems/ issues identified and

activities proposed that workers can conduct.

3) Give an opportunity for other workers to raise

questions and ideas.

D. Summary of meeting

The facilitator makes notes when each group

presents results — record the common problems and

issues and proposed activities.

Page 18 of 19

CHAPTER IV

CLOSING REMARK

Success of PIA implementation will depend on top

management policy and commitment, capability of

facilitators, and all small groups member motivation.

Page 19 of 19

REFERENCES

Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual.

Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP,

Vietnam.

Anonymous. 2008. Energy Efficiency Initiatives: Indian

Experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the

Indian Renewable Energy Development Agency

Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2.

Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for

ASEAN: New approach energy management in ASEAN

Countries. Energy Conservation Center Japan.

Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory Rural

Appraisal.

Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal.

Institute for Global Environmental Strategies. Japan.

Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical Hierarchy

Process for Justification of Total Productive Maintenance.

Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No.

7, 695–705.