Oleh :Tanggal : 16 Mei 2013

BKKBN BIRO UMUM

Semarang, Mei 2013

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Undang-Undang Tentang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 Pasal 1

Diapakan Surat sebanyak ini ?Disimpan / diarsipkan dong yang Rapi, agar mudah dicari.IV. PERAN DAN FUNGSI ARSIP

TEKNIK MENGARSIP SURAT(FILING)

Penyimpanan arsip sering kurang mendpt perhatian & kurang menarik, padahal perannya sangat penting bagi kelancaran tugas krn sbg bahan pimp dlm melaks fungsinya :

a. Perenc (planning) b. Pengorganisasian (Organizing) c. Penggerakan (actuating) d. Pengawasan (controlling)

Penyimpanan arsip hrs dpt mencegah kehilangan warkat, salah tempat & mrpk bgn dr proses filing

Filing dapat dianggap PUSAT INGATAN ORGANISASI

1. ARSIP & SISTEMNYA Arsip adalah sgl bentuk naskah yg mengandung berbagai macam informasi/ fakta yang relevan bagi organisasi dan disimpan krn ada kegunaan di masa yad Tuj menyimpan arsip al : a.Sbg referensi b.Memberikan data/informasi kpd Pimpinan, sbg salah satu bahan pengambilan kpts c.Memberi Keterangan-keterangan vital (Sbg bukti sesuai ketent hukum)2. SISTEM ARSIP a.Tuj kearsipan Utk menyimpan & menyediakan inf yg tepat, cepat, lengkap, akurat, relevan & efisien

b. Siklus hidup arsip 1)Penciptaan 2)Pemanfaatan - dinamis ( arsip yg masih digunakan), dibagi menjadi 2 : - Dinamis aktif ( frekkuensi penggunaan tinggi) - Dinamis inaktif ( frekuensi penggunaan jarang) - statis ( surat Penting yg tidak digunakan dan disimpan di Arsip nasional) 3)Penyimpanan & penemuan kembali 4)Pemindahan 5)Pemusnahan

Jika siklus tsb tdk dilalui, sistem kearsipan tdk efektif : 1)Sulit mencari kembali pd wkt diperlukan 2)Hilangnya arsip yg penting 3)Banjir arsip/ arsip yg tidak berguna tetapi masih disimpan 4) Ruang kantor tersita untuk tempat arsip

3. SISTEM FILING & PERALATANNYA

a.Sistem filing (penyimpanan arsip) 1) Definisi filing Filing : proses mengklasifikasi, mengatur & menyimpan arsip agar cepat ditemukan pd saat dibutuhkan 2) Tata kearsipan dillaksanakan dg kartu kendali sebagai sarana pengendaliuan , pola klasifikasi, sarana penataan arsip, jadwal retensi arsip ( untuk penyusutan) 3) Dilaksanakan olewh Unit Kearsipan yg melaksana kan tugas pengendalian, penyimpanan dan pengiriman naskah

b. Peralatan filing 1)Filing cabinet (almari arsip) Terdiri dari laci-laci yg tersusun 4,3, & ada yg 2, masing- masing mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yg tersusun berdiri vertikal berderet kebelakang Penyimpanan disarankan jangan terlalu padat agar ( 3500- 4000 lembar) agar mudah menyimpan/ mengambil berkas 2)Guide Guide mrpk penunjuk & pemisah 3)Folder Tempat utk menempatkan arsip/berkas dlm file : seperti snelhecter ttp tanpa penjepit

1. Maksud : untuk menghemat tempat penyimpanan dan beaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip

2. Tata cara penyusutan a. Tata usaha Pengolah - mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif - memisah-misahkan arsip yg dapat dimusnahkan dan yg akan dikirim ke Penyimpanan - Mengirim arsip in aktif ke penyimpanan

b. Unit Pengarsip Seraca teratur melakukan penelitian arsip yg sudah melampui JRA 3. Tata cara penyerahan ke Unit Kearsipan

4. Pemusnahan dan/ atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional

3) Pemusnahan Arsip yg tlh dipindahkan tdk semua terus disimpan ttp ada yg dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu Dlm pemusnahan arsip, perlu diperhatikan : a)Arsip yg tdk penting ( surat pengumuman, undangan rapat rutine, memo intern dsb) b)Arsip yg membantu ( surat pemberitahuan dr bank, korespondensi rutine dll) c)Arsip yg penting ( data laporan keuangan, data produksi dll ) d)Arsip vital, tdk dpt dimusnahkan / diganti ( surat Keputusan ttg struktur organisasi, laporan keuangan dll)

PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

1. TEKNOLOGI INFORMASI (TI)

TI : perolehan, pemrosesan, penyimpanan & penyebaran inf : angka, huruf, gambar/suara dgn alat electronics berdasarkan kombinasi perhitungan (computing) dgn komunikasi jarak jauh (telecommunications)

PENGARUHTEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASITERHADAP KEARSIPANKearsipanTeknologiInformasi & KomunikasiOtomasi Pengelolaan ArsipArsip ElektronikPENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASIMainframePersonal Computer( PC )Client/Server( LAN )Internet

Mengapa komputer dipakai? Ketepatan

PENGGUNAAN KOMPUTER

MODEL PENGELOLAAN ARSIPBERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATAN ELEKTRONIK dilakukan secaraMANUAL MANUAL &ELEKTRONIKmenghasilkanARSIPNON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK SISTEMPENGELOLAANARSIP MANUALSISTEMPENGELOLAANARSIP HIBRIDASISTEMPENGELOLAANARSIP ELEKTRONIK

APLIKASIPENGELOLAANARSIP AKTIFAPLIKASIPENGELOLAANARSIP INAKTIFAPLIKASIPENGELOLAANARSIP STATISAPLIKASIJARINGAN INFORMASIKEARSIPAN NASIONAL(JIKN)MASYARAKAT/PENGGUNAPUSATDAERAHServerArsipAktifUnit PengolahServerArsipInaktifServerArsipStatisArsip Nasional R.I.( Anggota JIKN )ServerJIKNANRIselaku PusatJaringan NasionalJIKN aksesaksesServerArsipAktifUnit PengolahServerArsipInaktifServerArsipStatisLembaga Kearsipan DaerahKab/Kota/Provinsi( Anggota JIKN )aksesMasyarakat/PenggunaUnit KearsipanInstansiLKD Provinsijuga berperan sebagai Pusat Jaringan Provinsi JIKN

DESKRIPSIARSIP STATIS( ISAD-G, ICA )DATAJIKNAPLIKASIPENGELOLAANARSIP STATISAPLIKASIJIKN ISO 15489 Records Management(SNI 19-6962.1-2003 Manajemen Rekaman) Keppres 105/2004METADATAARSIP DINAMIS( ISO/TS 23081-1 Metadata for Records )APLIKASIPENGELOLAANARSIP DINAMISMANAJEMEN ARSIP DINAMISPENGELOLAAN ARSIP STATISARSIP(fisik)DATATENTANGARSIP(metadata)APLIKASIKEBIJAKANPEDOMANSTANDARKEBIJAKANPEDOMANSTANDARKEBIJAKANPEDOMANSTANDARaktifinaktifstatis

MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIFCaraka / Pos(masuk)DigitasiPenyimpananArsip KonvensionalUNITKEARSIPANSATUANKERJAPenyampaian kopi digital UNIT PENGOLAHUNIT PENGOLAHkomunikasikedinasanelektronikAPLIKASIKEARSIPANRegistrasiCaraka / Pos(keluar)Registrasi &Suratelektronik(e-mail)INTERNETKontrol OperasiPengurusan surat / dokumennon-elektronikPenyimpananArsip ElektronikPEMINDAHANARSIP INAKTIFPenggunaan ArsipRegistrasi &Penggunaan Arsip

Pengelolaan Arsip Berbasis TIK Arsip diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI Organisasi (ARSIP AKTIF)Berdasarkan UU No.43 Tahun 2009Arsip disimpan untuk referensi dan memori organisasi (ARSIP INAKTIF)Sebagian arsip dimusnahkan karena tidak bernilai gunaSebagian arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional (ARSIP STATIS)

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat , ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses simbol yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Jadi kita bisa sederhanakan bahwa pengertian:

Arsip Elaktronik adalah arsip yang diciptakan dan dikelola dalam bentuk elektronik

CONTOH BENTUK ARSIP ELEKTRONIK

MEMBUAT DOKUMEN DENGAN APLIKASI OFFICEMEMBUAT DATA UNTUK SISTEM INFORMASI BISNIS DATA YANG SALING BERHUBUNGAN DALAM JARINGANSISTEM KOMUNIKASI SURAT ELEKTRONIKword-processed documentsspreadsheetspresentationsdatabasesSistem KepedawaianSistem KeuangandsbInternetIntranetdsbemailSMS (short messaging services)MMS (multimedia messaging services) electronic fax

Dalam Pemberkasan arsip elektronik, yang diberkaskan adalah informasi arsip elektroniknya, bukan medianya. Bahwa media simpan arsip elektronik juga memerlukan teknik penyimpanan tersendiri, itu persoalan lain. Oleh sebab itu yang pertama harus dilakukan dalam penyimpanan arsip elektronik adalah membuat struktur penyimpanan file, bukan strutur penyimpanan media rekamnya.

Pemberkasan arsip elektronik sebaiknya disesuaikan dengan struktur penyimpanan file arsip keseluruhan Sebagai contoh, jika dalam suatu sistem pengelolaan arsip dinamis pemberkasan arsipnya dilakukan dengan menggunakan Klasifikasi fungsi, maka penyimpanan arsip elektroniknya pun sebaiknya juga ditata berdasarkan Klasifikasi fungsi

Fromditasari putri SentSaturday, April 17, 2004 8:21 pmToinfo@anri.go.idCcBccSubjectdokumen bekas perumahan Belanda villapark di Mangkunegaran Surakarta

Yth Pimpinan Arsip Nasional di tempat, Sebelumnya saya ingin memperkenalkan diri, nama saya ika, mahasiswa UGM, arkeologi tingkat akhir, saya sedang mengerjakan TA saya mengenai Perumahan Belanda di wilayah Manggunegaran Surakarta, saya ingin mendapatkan informasi secara online tetapi setelah saya coba situs Anda tidak dapat saya akses. Untuk itu saya berharap dapat memperoleh informasi melalui email. Besar harapan saya untuk memperoleh informasi tersebut, dan atas perhatian Anda saya ucapkan terimakasih Hormat saya, Ika

Pemberkasan email (arsip elektronik) yang tersimpan dalam hard disk dapat dilakukan dengan membuat direktori berdasarkan Klasifikasi Arsip

Pemberkasan email yang tersimpan dalam floppy disk dapat dilakukan dengan memberi label pada sisi luar, diklasifikasikan dan disimpan berdasarkan klasifikasi arsip seperti hal-nya memberkaskan arsip bermedia kertas

PERMASALAHAN ARSIP ELEKTRONIKKeberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknyaKeusangan teknologi ( perangkat lunak & keras )Mudah dimanipulasi dan rusak Pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrolSangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronikKontroversi aspek legal dari arsip elektronik

METODE PENYIMPANANARSIP ELEKTRONIKONLINE penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang dapat ditemubalik dan diakses secara cepat. Umumnya arsip yang disimpan secara online adalah arsip aktif. Contoh: penyimpanan pada harddisk server.OFFLINE penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang tidak dapat secara langsung diakses melalui jaringan komputer dan membutuhkan campur tangan manusia agar bisa diakses. Umumnya arsip yang disimpan secara offline adalah arsip inaktif. Penyimpanan offline biasanya menggunakan media simpan digital removable. Contoh: penyimpanan pada CD atau DVD. NEARLINE penyimpanan arsip pada media simpan digital removable namun dapat diakses secara cepat melalui sistem terotomasi yang terhubung ke jaringan komputer. Dengan demikian tidak diperlukan campur tangan manusia agar arsip bisa diakses. Contoh: penyimpanan pada sistem CD jukebox atau magnetic tape silo.

METODE PENYIMPANANARSIP ELEKTRONIK VITALARSIP ELEKTRONIK VITAL SEBAIKNYA DISIMPAN SECARA ONLINEDASAR PERTIMBANGAN:Dapat secara mudah dan terus menerus di kontrol/dipelihara sebagai bagian integral dari sistem pengelolaan arsip.Dapat disimpan pada sebuah perangkat penyimpanan yang berkapasitas besar.Pengecekan integritas arsip elektronik dapat lebih mudah dilakukan bahkan mungkin bisa dilakukan secara otomatis.Lebih besar peluang untuk teridentifikasi dan masuk dalam proses perubahan pada sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).Perangkat penyimpanan online tidak harus terhubung secara langsung dengan jaringan komputer. Pada keadaan tertentu dapat dibangun sistem penyimpanan online yang bersifat mandiri (standalone).Sistem penyimpanan online dapat menyokong teknik terotomasi yang canggih yang dapat membantu pengontrolan, pemantauan, dan bakcup arsip elektronik.

PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIKPemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya saja, melainkan juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip.Arsip elektronik lebih rapuh daripada arsip kertas, maka lembaga harus mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya. Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan kelembaban, suhu, dan radiasi maka perlu dijaga stabilitas kondisi lingkungan.Perlu dilakukan pengecekan secara periodik guna mengetahui apakah kondisi penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan elektronik. Juga harus dilakukan pengecekan integritas seluruh perangkat penyimpanan elektronik untuk menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehilangan data.Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu mencermati perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan yang sekarang digunakan.

***********************