KEBIJAKAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR...
Transcript of KEBIJAKAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR...
KEBIJAKAN ADMINISTRASIPERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (PDLN)
KEMENTERIAN KESEHATAN
Biro Umum, Sekretariat JenderalJakarta, 30 April 2019
Latar Belakang1
Sistematika Paparan
2
3
KebijakanAdministrasi PDLN
Prosedur Perizinan Tantangan dan Gambaran
Administrasi PDLN BPPSDM
PersyaratanAdministratif
Dokumen PDLN
5
6
4
1. Latar Belakang
Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) adalah penugasan yang dilakukan oleh pejabat atau pegawai Kementerian
Kesehatan dan Pihak lain yang ditugaskan oleh Pemerintahdalam rangka tugas belajar dan tugas dinas lainnya di luar
negeri yang disetujui oleh pimpinan unit terkait di Kementerian Kesehatan atas biaya Negara (APBN), mitra
(dalam atau luar negeri) dan/atau biaya perorangan
Pengertian
Dasar Hukum
KEPPRES No. 38 Tahun 1980
KEPPRES No. 45 tahun 2013
PERMENKEU No. 164/PMK.05/2015 dan227/PMK.05/2016
SE Sesjen Kemenkes No. HK.02.02/III/121/2018
UU No. 6 Tahun 2011
UU No. 5 Tahun 2014
PERMENKES No. 45 Tahun 2016 (Pedoman
Administrasi PDLN Kemenkes)
PERMENSESNEG No. 11 Tahun 2008
SE Mensesneg No. B-
1001/M.Sesneg/Setmen/KL.00/11/2014
Surat Edaran Sesjen Kemenkes Nomor
HK.03.03/V/2070/2015
Substansi dan Kerja Sama Luar Negeri
UU No. 37 Tahun 1999
UU No. 36 Tahun 2009
Administrasi Perizinan/
Dokumen PDLN
Pertanggungjawaban Keuangan
Prinsip dan Ketentuan PDLN
Selektif
Ketersediaan Anggaran & PencapaianKinerja
Terencana, Efisien, Efektif
Transparansi dan Akuntabilitas
1
2
3
4
2. Kebijakan Administrasi PDLN
Kebijakan Penganggaran
SekretariatUnit Utama
Biro Umum
PusatKesehatan Haji
Pusrengun
BKLN
Alokasi Anggaran PDLN Kemenkes ditampung di:
1
2
3
4
5
Permenkes No. 7 tahun 2014 tentang Perencanaan dan Penganggaran Bidang Kesehatan
Koordinasi Internal Kemenkes (1)
Biro Umum
Biro KLN
Puskes
Haj
Set. UU/
Ro.Pus. SetKKI
Itjen
Rokeu
Ro.Ren.Gar
Koordinasi Internal Kemenkes (2)
Pelaksana PDLN Pemberi Izin
Menkes Presiden
Pejabat Eselon I Menkes
Pejabat Eselon 2 danlainnya
Pejabat Eselon 1 Unit terkait atau yang ditunjuk
• Terdiri atas:
- Tim Koordinator Unit (pengelola administrasi PDLN di Sekretariat Unit Utama, Biro, Pusat dan Set. KKI di lingkungan Setjen)
- Tim Sekretariat di Biro Umum
• Tim Koordinator Unit bertugas mengoordinasikan:
1. Penugasan pejabat/pegawai di Unit masing-masing dalam rangkaperjalanan dinas luar negeri
2. Data dan dokumen yang diperlukan dalam rangka PDLN
3. Pengelolaan akun Satker pengguna aplikasi PDLN pada e-Office
4. Laporan hasil penugasan dalam rangka perjalanan dinas luar negeri
• Diputuskan melalui Keputusan Sekretaris Jenderal KementerianKesehatan Nomor HK.02.02/III/1276/201 tanggal 11 April 2019
Koordinasi Internal Kemenkes (3)
Komitmen Bersama Contact Person/PIC(Batam, 22 Februari 2019)
Koordinasi Eksternal Kemenkes
Kedutaan Besar Negara Sahabat
3. Prosedur Perizinan PDLN
Alur Proses Administrasi PDLN (Umum)
Hard
copy
On
line
Tidak
Tidak
Disetujui
Set. Unit
Utama, Biro,
Pusat, Set KKI
Kedubes Negara Sahabat*
Biro KTLN KemensetnegBiro Umum
pdln.kemkes.go.id
Tidak
Disetujui
Direktorat Konsuler Kemenlu
Disetujui
1
2
3
4*
7 – 10 hari kerja
3 – 4 hari kerja
*apabila diperlukan, sesuai kebijakan negara terkait
Alur Proses Administrasi PDLN (Delri)
Hard
copy
On
line
Tidak
Tidak
Disetujui
Set Unit
Utama, Biro,
Pusat, Set
KKI
Kedubes Negara Sahabat*
Biro KTLN KemensetnegBiro Umum
pdln.kemkes.go.id
Tidak
Disetujui
Direktorat Konsuler Kemenlu
Disetujui
1
2
3
4*
7 – 10 hari kerja
3 – 4 hari kerja
*apabila diperlukan, sesuai kebijakan negara terkait
BIRO
KLN
Prosedur Pengusulan di Masing-masing Instansi
Single-Sign-On e-Officepdln.kemkes.go.id
Kemenkes
Aplikasi Exit
Permit
SIMPEL KTLN Kemensetneg
Kemenlu
PBVDD(Perjanjian Bebas Visa untuk Paspor Dinas dan Diplomatik)
• Merupakan subjek bebas visa di 69 negara (as of July 2018):
Afganistan, Afrika Selatan, Albania, Angola, Argentina, Austria, Azerbaijan, Bangladesh,Belanda (unilateral), Belarus, Belgia (unilateral), Brasil, Brunei, Ceko, Chile, El Salvador, Fiji,Filipina, Gabon (unilateral), Georgia, Hongaria, India, Inggris (unilateral), Iran, Italia, Jepang,Kamboja, Kazakhstan, Kolombia, Korea DPR, Korea Republik, Kosta Rika, Kroasia, Laos,Lithuania, Luksemburg (unilateral), Malaysia, Meksiko, Mesir, Moldova, Mongolia, Myanmar,Nikaragua, Pakistan, Panama, Paraguay, Perancis, Persatuan Emirat Arab, Polandia, Portugal,Qatar, Rumania, Rusia, St. Kitts and Nevis, Serbia, Singapura, Slowakia, Slovenia, Suriname,Swiss, Thailand, Timor Leste, Tiongkok, Tunisia, Turki, Uruguay, Venezuela, Vietnam,Yordania
treaty.kemlu.go.idDownload Perjanjian Bebas Visa
4. Dokumen PDLN
Surat Persetujuan Pemerintah(SP Setneg)
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 11 Tahun 2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penanganan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
PDLN memerlukan izin presiden atau pejabat yang ditunjuk, yang diterbitkan melalui Kementerian Sekretariat Negara
Permohonan diajukan ke Presiden paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan
Apabila sampai dengan tanggal keberangkatanbelum dapat izin Presiden, yang bersangkutan tidakdiizinkan PDLN
Pejabat yang berwenang wajib membatasi frekuensi, jumlah orang, lamanya perjalanan
1
2
3
4
5 SP Setneg merupakan dasar pencairan anggaran PDLN
Digunakan untuk perjalanan ke luar Wilayah Indonesia dalam rangka
penempatan atau perjalanan dinas yang tidak bersifat diplomatik.
Paspor Dinas
Paspor Dinas hanya diberikan bagi ASN serta pihak lain yang memenuhi syarat
Penggunaan Paspor Dinas harus mendapatkan Exit Permit dariMenlu atau Pejabat yang ditunjuk
Paspor Dinas tidak dapat digunakan untukkunjungan ke Israel dan Taiwan
Penyalahgunaan Paspor Dinas dapat dikenai Sanksi sesuaiketentuan yang berlaku
Exit Permit
Exit Permit atau izin berangkat keLuar Negeri adalah izin yang diberikan kepada Warga Negara Indonesia yang akan melakukanPerjalanan Dinas yang diterbitkanoleh Menteri Luar Negeri atauPejabat yang ditunjuk.
Melekat pada Paspor Dinas
Barcode berisi rincian data PDLN yang dilakukan
Nota diplomatik yang dikeluarkan oleh Dit. Konsuler Kemenlu yang ditujukan kepada Perwakilan negara asing di Indonesia guna meminta ijin masuk atau ijin tinggal bagi pemegang paspor Diplomatik atau Dinas yang akan melakukan perjalanan dinas atau penempatan ke luar negeri.
Dasar Pengurusan Visa
Rekomendasi Visa
Visa
Izin tertulis yang diberikanoleh Pejabat perwakilannegara tertentu yang berwenang yang memuatpersetujuan bagi orang asinguntuk masuk dan melakukanperjalanan ke wilayah suatunegara pada suatu waktu danperiode tertentu
5. Persyaratan Administratif
Persyaratan Administratif(Umum)
Syarat PengusulanSP Setneg
Surat Permohonan ke Kepala Biro Umum Surat Undangan/Letter of Acceptance dari mitra di
negara tujuan Surat Persetujuan/Izin dari Pimpinan/Pejabat terkait Surat Tugas Term of Reference Agenda Kegiatan Urgensi Tugas masing-masing
Paspor Dinas/kelengkapan pembuatan paspor dinas
Kelengkapan Visa
Persyaratan Pembuatan Paspor Dinas
• Surat Persetujuan Negara (SP Setneg)
• Paspor Dinas Lama (bila telah memiliki)
• Bila Paspor yang dimiliki hilang, melampirkan surat keterangan kepolisian
• Fotokopi Kartu Pegawai atau SK Terakhir
• Fotokopi Kartu Tanda Penduduk
• Fotokopi Kartu Keluarga
• Daftar Riwayat Hidup
• Softcopy/Pasfoto terbaru ukuran 4x6 sesuai ketentuan
Persyaratan Khusus(Pembiayaan)
No. SUMBER BIAYA PERSYARATAN
1 Mitra/SponsorAcceptance Letter/kontrak kerjasama/Financial Statement
2 Pribadi Surat Pernyataan bermaterai
3 DIPA Surat tugas sesuai ketentuan
Persyaratan Khusus(Penugasan >3 bulan)
Surat pernyataanbermeterai Rp. 6.000,-sesuai format
Persyaratan Khusus(Tugas Belajar)
Acceptance Letter dariUniversitas/lembagapendidikan terkait
Surat Perjanjian TugasBelajar bermeterai Rp. 6000,-
Persyaratan Khusus(Arab Saudi)
• Diusulkan dengan koordinasi PusatKesehatan Haji
• Nama pemohon harus terdiri atas 3 kata
• Surat Pengantar (covering letter) dariKonsulat Jenderal RI di Arab Saudi dan/atau calling visa dari KementerianLuar Negeri Arab Saudi
• Itinerary/bukti pemesanan tiketperjalanan
Persyaratan Khusus(Taiwan dan Israel)
• Memerlukan rekomendasi dari Direktorat KeamananDiplomatik, Kementerian Luar Negeri
• Tidak dapat menggunakan paspor dinas
6. Tantangan Administrasi PDLNdan Gambaran Proses Administrasi PDLN Badan PPSDM Kesehatan
Tantangan
• Mekanisme penugasan belum memperhatikan prinsip-prinsip PDLN, antara lain:
- Jumlah delegasi belum proporsional (terlalu besar)
- Pengajuan mendekati tanggal keberangkatan (<14 harikerja)
- Penugasan yang berubah-ubah (tanggal kegiatan, namadelegasi, sumber biaya)
• Penggunaan aplikasi PDLN yang belum optimal
• Peranan Tim Koordinasi Administrasi PDLN (Contact Person)belum optimal
368
222
130 124111 105 95
218
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Pimpinandan Setjen
DitjenYankes
Ditjen P2P DitjenFarmalkes
BadanLitbangkes
BadanPPSDM
DitjenKesmas
Itjen Dinkes Prop
Dari 105 Keberangkatan
di 2018, terdapat 43keberangkatan pegawaiPoltekkes dari seluruhIndonesia
Keberangkatan PDLN Per-Unit Januari - Desember 2018
Total: 1.184 Keberangkatan
Permohonan Tidak Memenuhi SyaratJanuari - Desember 2018
57
51 51
40
2422
18
6
0
10
20
30
40
50
60
Ditjen Yankes Ditjen P2P Setjen DitjenKesmas
BadanLitbangkes
BadanPPSDM
DitjenFarmalkes
Itjen
26
43
54 4
5
16
12 12
8
23
1
25
1110
6
2
8
14
0
5
10
15
20
25
30
Setjen P2P Yankes Farmalkes PPSDM Kesmas Litbang
Proses Administrasi PDLN Jan - Mar 2019
Jan Feb Mar
Permohonan Januari: 51Permohonan Februari: 54Permohonan Maret: 76
Total Surat Permohonan: 181Permohonan BPPSDM: 8
31
15
6 94
106
36
12
19 10
4
5 14
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Setjen P2P Yankes Farmalkes PPSDM Kesmas Litbang
Tidak Memenuhi Syarat Memenuhi Syarat
Jumlah permohonan diterima: 181 surat masukPermohonan memenuhi syarat: 100 suratPermohonan tidak memenuhi syarat: 81 surat tanggapan
81 (45%)
100 (55%)
Tidak Memenuhi Syarat Memenuhi Syarat
Proses Administrasi PDLN Jan - Mar 2019
Total : 24 Keberangkatan
108
4236
3224 22 21
0
20
40
60
80
100
120
Setjen Ditjen.Yankes
Ditjen.P2P
DitjenFarmalkes
BadanPPSDM
BadanLitbangkes
Ditjen.Kesmas
Jumlah PDLN Per-SatkerBulan Januari - Maret 2019
Total: 285 Keberangkatan
5
13
6
0
2
4
6
8
10
12
14
Januari Februari Maret
Keberangkatan oleh Badan PPSDMJanuari - Maret 2019 Dari 24 keberangkatan di 2018,
terdapat 6 keberangkatan pegawai
Poltekkes dari seluruh Indonesia
Clean ResponsibleAction Empathy