Keberhasilan Pelaksanaan E-Proc Kota Surabaya

MENCEGAH KORUPSIMELALUI e-PROCUREMENT

Meninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurementdi Pemerintahan Kota Surabaya

Komisi Pemberantasan KorupsiDirektorat Penelitian dan Pengembangan

mencegah korupsi melalui e-procurementii

Komisi Pemberantsan Korupsi

Komisi Pemberantasan KorupsiDeputi PencegahanDirektorat Penelitian dan Pengembangan

Mencegah Korupsi melalui e-ProcurementMeninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya

Tim Penyusun:Mochammad JasinAida Ratna ZulaihaEric Juliana RachmanNiken Ariati

Kontributor Utama:Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kota SurabayaPengelola e-Procurement Pemerintah Kota BalikpapanPengelola e-Procurement Pemerintah Kabupaten Lamongan

Diterbitkan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi,Jakarta, Desember 2007

www.kpk.go.idJl. H.R. Rasuna Said Kav. C-1 Jakarta Selatan-IndonesiaTelp. (021) 255 783 00Fax. (021) 528 924 48

mencegah korupsi melalui e-procurement iii


Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa bahwa buku Mencegah Ko-rupsi Melalui e-Procurement. Meninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya telah berhasil diselesaikan dengan baik oleh para Peneliti pada Direktorat Penelitian dan Pengembangan, Deputi Bidang Pencegahan, Komisi Pemberantasan Korupsi.

Studi dilakukan dalam bentuk deskripsi mengenai pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Data primer diperoleh melalui wawancara yang men-dalam terhadap stakeholders yang mengetahui dengan baik sejarah dan proses pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Sebagai pelengkap studi, data primer juga diperoleh dari stakeholders di Pemerintah Kabupaten Lamongan dan Pemerintah Kota Balikpapan yang juga telah menerapkan e-Procurement dalam sistem pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintah daerahnya. Data pe-lengkap berupa data sekunder juga diperoleh dari ketiga pemerintah daerah terse-but dan sumber lain seperti media massa dan internet.

Kami menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah mem-berikan dukungan maupun kontribusi data dalam penyusunan hasil studi ini, khususnya kepada Sekretariat e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya, Pemerintah Kabupaten Lamongan dan Pemerintah Kota Balikpapan. Karena keterbatasan waktu, kami menyadari bahwa hasil studi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya, saran dan kritik sangat diharapkan, guna per-baikan dimasa mendatang.

Jakarta, Desember 2007

Direktur Penelitian dan Pengembangan Komisi Pemberantasan Korupsi

Moch. Jasin

KATA PENGANTAR

mencegah korupsi melalui e-procurementiv


PENGANTARMENCEGAH KORUPSI MELALUI e-PROCUREMENT

Meninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya

Sistem pengadaan barang dan jasa yang saat ini berlaku di Indonesia masih memiliki kelemahan dan belum secara efektif mampu mencegah terjadinya korupsi. Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diatur dalam Kepres 80 tahun 2003, masih memungkinkan bagi Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan korupsi di setiap tahapannya. Kelemahan tersebut terbukti dengan begitu besarnya kasus korupsi yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa pemerintah yang ditangani oleh KPK. Pada tahun 2006 saja kasus korupsi terkait pengadaan barang dan jasa pemerintah mencapai 77 persen dari seluruh kasus korupsi yang ditangani KPK.

Berkaitan dengan banyaknya peluang penyimpangan dalam pelaksanaan pen-gadaan barang dan jasa pemerintah, KPK yang juga bertugas dalam bidang pencegahan korupsi berkonsentrasi untuk ikut memecahkan masalah tersebut. Beberapa instansi dan pemerintah daerah yang juga merasakan adanya kelema-han dalam sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah yang ada saat ini juga tidak kalah inovatif dalam mencari pemecahan masalahnya. Beberapa instansi dan pemerintah daerah menemukan pemecahan masalah melalui e-Procurement. Saat ini, e-Procurement merupakan salah satu pendekatan terbaik dalam mence-gah terjadinya korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Dengan e-Procurement peluang untuk kontak langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan menjadi semakin kecil, lebih transparan, lebih hemat waktu dan biaya serta dalam pelaksanaannya mudah untuk melakukan pertang-gung jawaban keuangan. Hal tersebut dikarenakan sistem elektronik tersebut mendapatkan sertifikasi secara internasional.

Berdasarkan kelebihan-kelebihan yang ada pada e-Procurement tersebut maka KPK Mendorong seluruh instansi pemerintah untuk secara bertahap menerapkan e-Pro-curement dalam sistem pengadaan barang dan jasanya. Keberhasilan Pemerintah Kota Surabaya dalam melakukan e-Procurement yang akan diuraikan dalam buku ini diharapkan menjadi inspirasi dan tambahan semangat bagi instansi atau pemerin-tah daerah lain untuk ikut melaksanakan e-Procurement dalam sistem pengadaan barang dan jasanya. Dengan penerapan e-Procurement ini diharapkan peluang ter-

mencegah korupsi melalui e-procurement v


jadinya tindak pidana korupsi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat diminimalisir.

Keberhasilan Pemerintah Kota Surabaya dalam menerapkan e-Procurement dalam sistem pengadaan barang dan jasa di lingkungannya didorong oleh faktor-faktor berikut:

1. Komitmen dan konsistensi yang tinggi dari pimpinan daerah dalam menerapkan program-program inovatif;

2. Dukungan Sumberdaya Manusia yang berkualitas;3. Dasar hukum yang kuat;4. Ketersediaan sarana dan prasarana pendukung.

Dalam perjalanannya, program tersebut bukan berjalan tanpa kendala. Namun karena dukungan yang dimiliki yang mencakup komitmen pimpinan, sumberdaya manusia, dasar hukum dan dukungan sarana/prasarana cukup kuat maka segala per-masalahan dapat dicarikan solusinya.

Manfaat dari pelaksanaan e-Procurement, mempunyai dampak makro yang antara lain dapat diidentifikasi sebagai berikut:

a) Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).

Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendeka-tan e-Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5 persen. Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang lelang juga dapat diminimalisir karena meng-gunakan pengumuman secara on line yang lebih mudah diakses. Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa melalui e-Procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga pemerintah/Negara diseluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/Negara maka akan berdampak besar pada penghe-matan APBN;

mencegah korupsi melalui e-procurementvi


b) Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat di-lakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara yang di-lakukan dengan cara konvensional.

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara

konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan sis-tem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan pengu-muman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat;

c) Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional.

Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan partisi-patif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Tidak ada pengaturan pemenang lelang serta menghilangkan sistem arisan antara pelaku usaha, pelaku usaha yang be-sar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam tender, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga pemerintah untuk memenangkannya dalam tender. Pelaksanaan lelang diatur dalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak lang-sung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktifitas operasional usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara umum sistem e-Procurement men-untut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan efisiensi, semen-tara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada persaingan yang sehat (fair market competition) dan akan mendukung iklim investasi yang kondusif bila e-Procurement diterapkan secara konsisten ditingkat nasional.

mencegah korupsi melalui e-procurement vii


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... iiiPENGANTAR MENCEGAH KORUPSI MELALUI e-PROCUREMENT ......... ivDAFTAR ISI ................................................................................................................ vii PENDAHULUAN ........................................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ........................................................................................... 2 1.2. Tujuan Studi ........................................................................................... 3 1.3. Output Studi ........................................................................................... 3

2. METODOLOGI .................................................................................................... 4 2.1. Kerangka Pemikiran ................................................................................ 5 2.2. Kerangka Kerja ......................................................................................... 7 2.3. Lokasi Studi, Responden dan Data. .................................................. 7

3. LATAR BELAKANG PELAKSANAAN e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA. ........................................................................................ 8 3.1. Latar Belakang ........................................................................................ 9 3.2. Tujuan dan Manfaat Surabaya e-Procurement System (SePS) ........................................................ 10 3.3. Keunggulan dan Keuntungan Surabaya e-Procurement System (SePS) ........................................................ 11 3.4. Permasalahan Surabaya e-Procurement System (SePS) ............. 13 3.5. Pemecahan Permasalahan Penerapan Surabaya e-Procurement System (SePS) ................................................................. 14

4. INPUT DAN AKTIVITAS e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA ................................................................................................ 15 4.1. Konsep dan Pelayanan Surabaya e-Procurement System (SePS) ............................................................... 16 4.2. Input/Sumberdaya Sistem Surabaya e-Procurement System (SePS) ............................................................... 17 4.2.1. Sumber Daya Manusia (SDM) ................................................... 17 4.2.2. Dana ................................................................................................ 19 4.2.3. Infrastruktur Penunjang ............................................................... 19 4.2.4. Perangkat Hukum ........................................................................... 20

mencegah korupsi melalui e-procurementviii


4.3. Pembentukan Sistem Surabaya e-Procurement System (SePS) .................................................................. 20 4.3.1. Persiapan ......................................................................................... 21 4.3.2. Pelaksanaan ..................................................................................... 22 4.3.3. Manajemen Pelaksanaan ............................................................ 22 4.4. Implementasi Surabaya e-Procurement System (SePS) .................. 23 4.4.1. Tahapan Proses e-Procurement ................................................ 23 4.4.2. Proses Lelang .................................................................................. 25 4 .5 . I m p r o v e m e n t (Penyempurnaan) Surabaya e - Pr o c u r e m e n t Sy s t e m (SePS) ................................................. 27 4.6. Potensi dan Rencana Pengembangan Surabaya e-Procurement System (SePS) .......................................................... 29 4.7. Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya ......................................................................................... 30

V. OUTPUT/HASIL PELAKSANAAN e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA ..................................................................... 32 5.1. Jumlah dan Jenis Pekerjaan .................................................................. 33 5.1.1. Jumlah, Nilai dan Jenis Pekerjaan ............................................ 33 5.1.2. Kualifikasi Pekerjaan ..................................................................... 34 5.2. Transparansi Proses Pengadaan Barang dan Jasa ......................... 34 5.3. Data Base Proses Pengadaan Barang dan Jasa ............................... 37 5.4. Optimalisasi Waktu Proses Pengadaan Barang dan Jasa ............. 38 5.5. Peningkatan Kualitas Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa ......................................................................................... 40 5.6. Keamanan Data Penawaran Barang dan Jasa .................................. 41 5.7. Minimalisasi/Terhindarnya Peluang Tatap Muka antara Penyedia Barang dan Jasa dengan Panitia Pengadaan ................. 42 5.8. Keterkaitan Output dengan Outcome dan Dampak ...................... 42

VI. OUTCOME PELAKSANAAN e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA ...................................................................... 44 6.1. Pengawasan Masyarakat dalam PBJ ................................................... 45 6.2. Terhindarnya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)

mencegah korupsi melalui e-procurement ix


antara Panitia, Peserta dan Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) .............................................................................. 46 6.3. Hasil Paket Pekerjaan Optimal ............................................................. 47 6.4. Penekanan Biaya PBJ ............................................................................. 48 6.5. Keakuratan Kredibilitas Penyedia Barang dan Jasa ....................... 50 6.6. Peningkatan Pemenuhan Kualifikasi Spesifikasi Barang dan Jasa ................................................................... 53 6.7. Menciptakan Kompetisi yang Adil ...................................................... 53 6.8. Keterkaitan Outcome dengan Output dan Dampak ..................... 55

VII. DAMPAK PELAKSANAAN e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA .............................................................. 57 7.1. Berkurangnya Peluang Korupsi APBD dan APBN ........................... 58 7.2. Peningkatan Kesempatan Kerja ........................................................... 58 7.3. Penghematan APBD/APBN .................................................................. 60 7.4. Penghargaan dan Kepercayaan Publik .............................................. 61 7.5. Keterkaitan Dampak dengan Output dan Outcome .................... 63

VIII. KEBERLANJUTAN (SUSTAINABILITY) PELAKSANAAN e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA ........................... 64 8.1. Pelaksanaan Kesepakatan Bersama e-Procurement antara Pemerintah Kota Surabaya dengan Instansi Lain ......................... 65 8.1.1. Pemerintah Kabupaten Lamongan .......................................... 67 8.1.2. Pemerintah Kota Balikpapan ....................................................... 68 8.2. Pendaftaran Hak Paten e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya .................................................................... 73

LAMPIRAN ..................................................................................................................... 75

IPENDAHULUAN

mencegah korupsi melalui e-procurement

komisi pemberantasan korupsi

1.1. Latar BelakangKasus korupsi yang ditangani Komisi Pemberantasan Korupsi saat ini sekitar 70 persen adalah praktek korupsi pada pengadaan barang dan jasa pemerintah. Artinya, sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah selama ini masih menjadi ladang subur bagi praktek korupsi. Hal tersebut dikarenakan pada proses pengadaan barang dan jasa, banyak sekali uang yang beredar, sering terjadi kontak tertutup antara penyedia barang/jasa dan panitia lelang, dan prosedur lelang yang harus diikuti sangat kompleks. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan proses yang terbuka dalam pengadaan barang dan jasa. Proses yang transparan ini akan memberikan kesempatan yang sama kepada penyedia barang dan jasa dan dalam pelaksanaannya akan mendapatkan pengawasan dari masyarakat.

Proses transparansi pengadaan barang dan jasa saat ini sudah dapat dilakukan melalui proses yang disebut e-Procurement dan e-Announcement. e-Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa secara on line melalui internet sehingga proses pengumuman, pendaftaran, proses penawaran, aanwijzing, hasil evaluasi atas penawaran dilakukan dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi. Sedangkan e-Announcement merupakan tahap awal dari proses e-Procurement yaitu proses pengumuman pengadaan barang dan jasa melalui sarana elektronik (internet).

Dengan melaksanakan e-Procurement dan e-Announcement, transparansi dalam pengadaan barang dan jasa akan terjadi hingga peluang korupsi, kolusi dan nepotisme bisa diperkecil. Selain dari itu proses e-Procurement dan e-Announcement disinyalir mampu menghemat anggaran negara hingga mencapai 10-20 persen dari total biaya tender, serta sekitar 70 80 persen untuk biaya operasional (Dr. Idriss Sulaiman & Tandiono Chen dalam Catatan Khusus bagi Implementasi e-Procurement di Indonesia, www.clgi.or.id Tahun IV Nomor -Juli-September 2005).

e-Procurement sebagai sebuah sistem baru pada pengadaan barang dan jasa saat ini memang belum banyak dikenal, namun beberapa pemerintah daerah dan instansi dengan inisiatif sendiri maupun dorongan dari pihak luar telah mulai melakukan kegiatan e-Procurement ini. Oleh karena Pemerintah Indonesia merencanakan bahwa proses pengadaan barang dan jasa pemerintah nantinya seluruhnya akan dilaksanakan melalui proses e-Procurement, maka mau tidak mau instansi pemerintah harus mulai mempelajari dan memahami pelaksanaan e-Procurement ini.



Kemauan instansi atau pemerintah daerah untuk mempelajari dan menerapkan e-Procurement akan sangat besar bila instansi atau pemerintah daerah bersangkutan mengetahui manfaat maupun dampak yang bisa dinikmati bila mereka menerapkan e-Procurement dalam sistem pengadaan barang dan jasanya. Sehubungan dengan hal tersebut, Direktorat Penelitian dan Pengembangan Komisi Pemberantasan Korupsi melakukan studi terkait dengan Dampak e-Procurement yang sudah dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya sejak Tahun 200. Manfaat dan dampak positif yang tergali dalam studi ini diharapkan pada akhirnya dapat menarik minat Instansi Pemerintah dan Pemerintah Daerah untuk melaksanakan e-Procurement dalam sistem pengadaan barang dan jasanya seperti yang telah dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya.

1.2.Tujuan Studi1. Mengenal dan mendeskripsikan sistem e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

2. Mengkaji output, outcome dan dampak pelaksanaan program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

. Mengkaji hubungan antara output, outcome dan dampak;

. Mengkaji sustainability (keberlanjutan) program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya.

1.3. Output Studi1. Deskripsi pelaksanaan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

2. Output pelaksanaan program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

. Outcome pelaksanaan program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

. Dampak pelaksanaan program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya;

5. Keterkaitan antara Output, Outcome dan Dampak;

6. Sustainability (keberlanjutan) program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya.

IIMETODOLOGI

mencegah korupsi melalui e-procurement 7


2.1. Kerangka PemikiranStudi menilai dampak merupakan sarana yang penting dalam pelaksanaan suatu program dalam rangka mengetahui besaran manfaat atau keuntungan yang dihasilkan oleh program tersebut. Pada dasarnya Evaluasi Dampak ditujukan untuk memberikan umpan balik dan membantu memperbaiki efektivitas program. Informasi yang didapat dari evaluasi dampak menjadi pijakan bagi pengambilan keputusan apakah akan meneruskan, melakukan modifikasi, atau bahkan menghilangkan sama sekali suatu program. Evaluasi dampak memberikan sumbangan dalam memperbaiki efektivitas program dengan memberikan rekomendasi sekitar: (i) pencapaian tujuan, (ii) perubahan dampak secara simultan, (iii) variasi dampak di antara kelompok penerima manfaat yang berbeda, dan (iv) efektivitas program dibandingkan dengan program alternatif.

Terdapat dua pendekatan utama dalam mengukur dampak suatu program yakni, with and without approach dan before and after approach. Pendekatan with and without memerlukan jenis program lain yang sejenis yang berfungsi sebagai pembanding. Sedangkan pendekatan before and after memerlukan kondisi sebelum dan setelah treatment diberikan pada program bersangkutan.

Dalam pendekatan before and after program sebaiknya sudah ada dan berjalan sebelum treatment dilakukan. Namun apabila program baru dilaksanakan pada saat pemberian treatment, tidak menutup kemungkinan analisa dampak tetap bisa dilakukan. Pada kondisi ini, analisa dampak dilakukan dengan membandingkan apabila program yang bersangkutan tidak ada. Selain itu tujuan dari program juga merupakan tolak ukur untuk mengukur dampak program yang bersangkutan. Berdasarkan hal tersebut, maka akan lebih tepat bagi studi ini, untuk menggunakan pendekatan before and after approach.

Pendekatan before and after approach ini dilakukan dengan menganalisa kondisi terakhir sebelum pelaksanaan program dan kondisi terakhir selama pelaksanaan program. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan data dengan range waktu yang terjauh agar dapat mendeteksi adanya perubahan data yang cukup signifikan.

Pendekatan yang dilakukan dalam Program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya adalah pendekatan before and after approach. Dengan melihat pelaksanaan e-Procurement yang sudah berlangsung sejak tahun 200 dan hasil-hasil maupun dampak yang dicapai hingga saat ini, diharapkan dampak pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah

mencegah korupsi melalui e-procurement8


Kota Surabaya dapat diukur. Dan apabila memungkinkan, diharapkan sustainability (keberlangsungan) dari program juga dapat dianalisa. Dalam mengukur dampak, studi ini tidak semata-mata mengandalkan data kuantitatif yang terukur saja namun juga menggunakan data kualitatif yang bersumber pada persepsi dan anggapan dari beneficiary maupun stakeholder terkait.

Program e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya dilakukan berdasarkan rantai proses, yang dijelaskan oleh gambar berikut.

Input:B i a y a , S D M y a n g d i b u t u h k a n untuk implementasi program

Activities:Aktivitas yang dilakukan sehubungan dengan masukan/ input

Outputs:Produk (Jasa atau Benda) yang dihasilkan oleh aktivitas

Outcome:Hasil yang diberikan oleh produk suatu program atau hasil lanjutan dari output

Impact:Keseluruhan hasil (Hasil Jangka Panjang) disesuaikan dengan Tujuan

Sustainbility:Tingkat keberlanjutan dari program

1. SDM Pencipta, Pelaksana dan Pemelihara SePS

2. Dana. Dasar Hukum. Infrastruktur

Penunjang

1. Persiapan Penciptaan

2. Proses Penciptaan. Pelaksanaan. Pemeliharaan

1. Jumlah dan Jenis Pekerjaan

2. PBJ transparan. Database proses

PBJ yang baik. Optimalisasi waktu

proses PBJ5. Peningkatan Kualitas administrasi PBJ6. Keamanan data

penawaran barang dan jasa

7. Minimalisasi /ter-hindarnya peluang tatap muka antara penyedia barang dan jasa dengan panitia PBJ

1. Pengawasan Masyarakat dalam PBJ

2. Terhindar KKN antar a panitia, peserta dan pengelola PBJ

. Hasil paket pekerjaan optimal

(target PBJ terpenuhi). Penekanan biaya

dari sisi penggunaan barang

dan jasa, satuan kerja, dan penyedia barang dan jasa

5. Keakuratan kredibilitas penyedia barang

dan jasa6. peningkatan

pemenuhan kualifikasi spesifikasi barang dan jasa

7. Terciptanya kompetisi yang adil

1. Berkurangnya peluang korupsi

APBD dan APBN2. Peningkatan kesempatan kerja

bagi pengusaha kecil. Penghematan APBD

dan APBN. Award/ penghargaan

pelaksanaan SePS dari pihak lain

1. MOU dengan instansi/

pemerintah daerah lain

2. Pendaftaran hak Paten



2.2. Kerangka KerjaProses kerja studi terdiri dari tahap kegiatan, yaitu persiapan, survei lapang, pemrosesan data dan pelaporan, seperti ditunjukkan oleh bagan berikut.

2.3. Lokasi Studi, Responden dan DataObyek penelitian dari studi ini adalah Pemerintah Kota Surabaya yang telah lebih dahulu melaksanakan program e-Procurement di lingkungan pemerintahannya.

Pengumpulan data primer dan sekunder dilakukan dengan melakukan wawancara mendalam terhadap stakeholders di Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya, yang mengetahui dengan baik proses terlaksananya e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Untuk mengukur keberlanjutan (sustainability) nya, juga dilakukan pengumpulan data primer dan sekunder di 2 pemerintah daerah yang telah melakukan kesepakatan bersama dengan Pemerintah Kota Surabaya dalam melaksanakan e-Procurement yaitu Pemerintah Kabupaten Lamongan dan Pemerintah Kota Balikpapan.

Hasil data primer yang diperoleh melalui wawancara dilengkapi dengan pengamatan deskriptif yang dilakukan di lingkungan kerja Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya, Pemerintah Kabupaten Lamongan dan Pemerintah Kota Balikpapan. Pengamatan tersebut dilakukan untuk melihat kegiatan pelayanan yang dilakukan termasuk proses perjalanan e-Procurement di back office. Pelengkap utama yang dibutuhkan dalam studi ini adalah data sekunder yang diperoleh dari buku Laporan per Putaran e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya, Materi Sosialisasi e-Procurement , Modul-modul e-Procurement dan berita-berita di media cetak dan elektronik terkait pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya.

- Pengumpulan data sekunder- Penentuan Kerangka Riset- Penentuan Target, lokasi dan

Responden- Pembuatan Kuesioner

Pengumpulan data di lapang

- Kompilasi data- Proses analisis dan

penulisan laporan FINAL REPORT

Langkah 1PERSIAPAN

Langkah 2SURVEY LAPANG

Langkah PEMROSESAN DATA

Langkah PELAPORAN

III LATAR BELAKANG PELAKSANAAN

e-PROCUREMENT PEMERINTAH KOTA SURABAYA



3.1. Latar BelakangKota Surabaya berkembang menuju kota metropolitan dengan permasalahan perkotaan yang semakin rumit. Permasalahan tersebut semakin kompleks karena dalam era reformasi ini tuntutan masyarakat terhadap layanan publik yang lebih baik, lebih akuntabel, dan transparan sangatlah besar. Untuk itu diperlukan suatu kebijakan yang fokus dan komprehensif agar permasalahan pelayanan publik tersebut dapat ditangani dengan semakin baik.

Menyikapi hal tersebut, Pemerintah Kota Surabaya berupaya melakukan terobosan-terobosan inovatif dalam pengelolaan anggaran dengan harapan dapat mewujudkan percepatan pelayanan publik kepada masyarakat. Salah satu upaya tersebut adalah

melakukan business re-engineering pada proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang merupakan salah satu kunci dari efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan APBD. Pilihan strategis ini diambil karena metode pelaksanaan pengadaan barang/jasa waktu itu diang-gap kurang efektif, jadwal penyelesaian proyek tidak akurat, dan belum terako-modirnya tuntutan masyarakat terhadap transparansi pelaksanaan pembangu-nan.

Pada awal tahun 200 Pemerintah Kota Surabaya dengan berdasar pada Kepu-tusan Presiden nomor 18 Tahun 2000

tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah memfasilitasi proses pelelangan serentak hanya meliputi proses prakualifikasi secara elektronik. Proses registrasi perusahaan yang mengikuti pelelangan dan evaluasi kualifikasi perusahaan tersebut dilakukan melalui internet. Unsur utama pelaksanaan lelang serentak pada tahun 200 adalah transparansi, efektifitas dan efisiensi. Tanggapan dan antusiasme dunia usaha terhadap program ini sangat baik. Sekitar 000 badan usaha melakukan registrasi ke situs www.lelangserentak.com dan berperan serta mengikuti pelelan-gan di tiap unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya. Dengan sistem ini



Pemerintah Kota Surabaya berhasil mendapatkan penghematan 10 persen anggaran dan hampir semua proyek dapat selesai tepat waktu di akhir bulan Desember Tahun 200.

Dengan ditetapkannya Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 200 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Bab IV Lain-lain Bagian D. Pen-gadaan Barang/Jasa dengan e-Procurement, maka pada akhir tahun 200 sampai awal tahun 200 Pemerintah Kota Surabaya menyempurnakan sistem pengadaan barang jasa yang telah dimulai sejak Tahun 200 tersebut menjadi sistem e-Procurement yang dikenal dengan nama SePS (Surabaya e-Procurement System), dan dapat di akses di www.surabaya-eproc.or.id. Setiap tahun situs ini selalu mengalami penyempurnaan terhadap menu aplikasi dan tampilan dengan tujuan untuk menyesuaikan dengan regulasi yang berlaku serta lebih memudahkan user dalam memanfaatkan aplikasi e-Procurement ini.

3.2. Tujuan dan Manfaat Surabaya e-Procurement System (SePS)Tujuan yang dicapai oleh Pemerintah Kota Surabaya dengan mengimplementasikan program SePS adalah:

1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa pemerintah;

2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah;

. Memudahkan sourcing dalam memperoleh data dan infomasi tentang barang/jasa dan penyedia barang/jasa;

. Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat;

5. Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa;

6. Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang/jasa;

7. Menciptakan situasi yang kondusif bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi online untuk mengurangi intensitas pertemuan



langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

Sedangkan manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pelaksanaan SePS adalah sebagai berikut:

1. Meminimalisasi faktor kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan barang/jasa;

2. Meminimalisasi kecurigaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa;

. Membantu proses pengendalian administrasi proyek terutama pada proses pengadaan barang/jasa;

. Memudahkan bagi peserta lelang untuk mengikuti semua tahapan lelang-sesuai regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet);

5. Memberi keadilan bagi seluruh peserta lelang baik peserta dari penyedia barang/jasa dengan kualifikasi kecil atau non kecil.

3.3. Keunggulan dan Keuntungan Surabaya e-Procurement System (SePS) Keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh Surabaya e-Procurement System (SePS) adalah:

1. One time registration, Penyedia barang/jasa yang berminat mengikuti lelang cukup satu kali registrasi;

2. Komunikasi online, Aanwijzing dan Penawaran bisa dilakukan secara online sehingga pertemuan antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dapat diminimalisir dan potensi pengaturan penawaran antar penyedia barang dan jasa dapat ditekan;

. Paperless, mengurangi kertas kerja yang dibutuhkan dalam proses lelang;

. Menjamin kualitas barang dan jasa, karena data spesifikasi teknis yang dipersyaratkan dapat diakses oleh publik;

5. Pemerataan pekerjaan, karena data likuiditas keuangan penyedia barang dan jasa yang akan menang di hitung SKK dan SKPnya secara otomatis oleh sistem;



6. Penawaran dilengkapi dengan sistem IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sehingga keamanan nilai penawaran yang dimasukkan dalam portal dapat dipertanggungjawabkan;

7. Pelaksanaan lelang dapat dipantau langsung, karena semua rekapitulasi data pekerjaan dan data pemenang dapat diakses secara mudah dan aman.

Sedangkan keuntungan yang didapatkan jika menerapkan SePS adalah:

1. Optimalisasi waktu proses pengadaan barang dan jasa baik dari sisi panitia pengadaan maupun peserta lelang;

2. Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi dengan cepat dan akurat karena sistem software dapat secara otomatis mengeliminasi peserta lelang yang gagal memenuhi persyaratan;

. Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan dan klarifikasi lelang karena sistem dan software menyediakan media aanwijzing dan klarifikasi secara online;

. Mengurangi dan menekan biaya baik dari sisi pengguna barang dan jasa atau dinas satuan kerja maupun penyedia barang dan jasa karena persyaratan lelang berupa hard copy diminta kepada pemenang di akhir proses lelang;

5. Meningkatkan pemenuhan kualitas spesifikasi teknis barang dan jasa yang diadakan dan menjamin tanggungjawab penyedia barang dan jasa karena spesifikasi teknis yang diminta oleh panitia pengadaan setelah masa lelang dapat diakses oleh publik;

6. Memperbaiki rantai audit dalam rangka transparansi dan integritas pihak-pihak terkait dalam proses lelang;

7. Menyediakan kesempatan kerja yang luas bagi penyedia barang dan jasa untuk kategori kecil dan menengah.



3.4. Permasalahan Penerapan Surabaya e-Procurement System (SePS) e-Procurement telah diaplikasikan oleh Pemerintah Kota Surabaya selama lebih dari tiga tahun. Dalam masa tersebut, beberapa kendala dan permasalahan teknis dihadapi diantaranya:

1. Penyedia barang/jasa (vendor) banyak yang belum memahami aplikasi e-Procurement;

2. Panitia Pengadaan sebagian besar masih mengalami kesulitan untuk menggunakan dan memahami aplikasi e-Procurement;

. Tingkat kelalaian yang sangat tinggi dalam penggunaan password dan kunci kerahasiaan lainnya oleh user, baik Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksanaan Kegiatan maupun Panitia Pengadaan;

. Range jadwal state lelang masih belum sepenuhnya bisa diikuti oleh Panitia Pengadaan tepat sesuai yang telah ditetapkan;

5. Ketersediaan fasilitas koneksi internet dan fasilitas pendukung lainnya (seperti scanner, installer adobe, dll) masih sangat terbatas untuk Panitia Pengadaan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya;

6. Terbatasnya bandwidth menyebabkan masih seringnya terjadi kegagalan proses pada aplikasi e-Procurement.

7. Kekuatiran beberapa kalangan di internal Pemerintah Kota Surabaya bahwa penghasilan tambahan mereka saat menjalankan aktifitas pengelolaan pengadaan (mulai dari pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan) akan terpotong habis.

Secara umum permasalahan yang dialami dalam penerapan e-Procurement adalah sulitnya mengubah budaya kerja. Pelaksanaan pelalangan yang biasa dilakukan secara manual dan santai, tiba-tiba harus dilaksanakan dengan memakai internet secara terbuka dan transparan, dengan konsekuensi ketepatan waktu antara perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan e-Procurement juga membutuhkan pengetahuan bagi user tentang pemanfaatan teknologi informasi.



3.5. Pemecahan Permasalahan Penerapan Surabaya e-Procurement System (SePS)

Mencermati permasalahan yang timbul saat implementasi system e-Procurement ini, pemerintah kota Surabaya mengambil langkah-langkah pemecahan diantaranya :

1. Membangun semacam warnet untuk semua user yang kiranya memerlukan akses internet selama 2 jam sekaligus sebagai tempat untuk menjelaskan prosedur dan cara mengoperasikan aplikasi system e-Procurement yang berbasis web bagi yang membutuhkan;

2. Mengadakan road show ke berbagai asosiasi penyedia barang/jasa untuk men-jelaskan bagaimana pengadaan barang/jasa pemerintah di kota Surabaya dilaku-kan secara elektronik dengan SePS. Dalam forum-forum seperti dilakukan juga pelatihan/workshop singkap bagi para anggota asosiasi tersebut;

. Menyediakan staf khusus di secretariat layanan e-Procurement untuk bertugas di call center guna menjalankan fungsi sebagai help desk;

. Membangun dan memperluas jaringan internet pada instansi-instansi di lingkungan pemerintah kota Surabaya;

5. Menyusun regulasi di tingkat Walikota dan merinci-nya dalam bentuk SOP sebagai panduan semua user menjalankan aktifitasnya pada system e-Procurement ini;

6. Menyusun standar honorarium bagi para pengelola kegiatan yang dasarnya bukan orang bulan tapi berdasarkan indikator banyaknya volume pekerjaan.

IV INPUT DAN AKTIVITAS e-PROCUREMENT

PEMERINTAH KOTA SURABAYA



4.1. Konsep dan Layanan Surabaya e-Procurement Sys-tem (SePS)Sistem SePS dibangun untuk mewujudkan akuntabilitas publik dengan meningkatkan efisiensi dan transparansi. Melalui SePS perubahan dan perbaikan dilakukan terhadap prosedur lelang dengan cara:

1. Menyediakan komunikasi online antar pihak berkepentingan, sehingga potensi pengaturan penawaran dapat ditekan;

2. Mengubah persyaratan pemenuhan dokumen menjadi tidak harus dalam bentuk hardcopy/paperless, sehingga terjadi penghematan 80 persen biaya administrasi pelelangan dibanding dengan sistem pengadaan barang dan jasa secara konvensional.

Secara keseluruhan masyarakat mendapatkan keuntungan dengan akselerasi penyediaan pelayanan publik karena proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih terencana dan terintegrasi antara Satuan Kerja.

Konsep layanan SePS adalah membentuk e-Marketplace antara instansi pemerintah dengan penyedia barang dan jasa dengan memberikan:

1. Single Windows for Public Procurement; yang mana sistem memberikan informasi pelelangan secara terintegrasi dan one time registration untuk penyedia barang dan jasa;

2. On line Transaction; yang mana tahapan proses pelelangan dilakukan secara elektronik dan database sistem terhubung dengan pusat database berbagai pihak yang perlu dan bisa dirujuk.

Dalam prakteknya dengan melakukan login ke situs SePS semua customer (panitia pengadaan dan calon penyedia barang/jasa) dapat memproses semua tahapan lelang secara online.

Layanan SePS yang dikembangkan secara online oleh pemerintah kota Surabaya meliputi beberapa menu antara lain :

1. Menu Instansi Pemerintah/Dinas/Satuan Kerja:

Pada menu ini bisa diperoleh informasi tahapan lelang dan eksekusi terhadap penawaran bersama penjelasannya



Pada menu ini vendor dapat mengetahui informasi mengenai paket pekerjaan, spesifikasi dan harga secara online

2. Menu penyedia Barang dan Jasa:

Pada menu ini tersedia fasilitas untuk memilih pekerjaan dan

Fasilitas untuk memasukkan penawaran

. Menu Administrator Sistem :

Pada menu ini tersedia fasilitas untuk up date berita, informasi lelang dan lain - lain terkait dengan fasilitas layanan serta,

fasilitas untuk memantau koneksi internet guna memastikan kualitas data yang akan di-transaksikan oleh para user sistem e-Procurement

Para user (termasuk administrator sistem) akan diberi user id dan password guna memastikan bahwa antar user memang hanya menguasai akses data ke sistem sebatas data yang menjadi tanggung jawab dan haknya saja.

Selanjutnya pelaksanaan lelang tetap dilaksanakan oleh panitia lelang di tiap SKPD denaan memanfaatkan sistem informasi e-Procurement untuk menciptakan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Jadi informasi mengenai semua hal terkait proses lelang seperti dokumen pemilihan penyedia barang/jasa disediakan oleh unit kerja/panitia pengadaan.

4.2. Input/Sumberdaya Sistem Surabaya e-Procurement System (SePS)Input atau sumberdaya yang digunakan untuk menciptakan dan menjalankan sistem e-Procurement terdiri dari sumberdaya manusia, dana, infrastruktur penunjang dan perangkat hukum.

4.2.1. Sumber Daya Manusia (SDM)

Pelaksanaan penciptaan sistem e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya dilakukan secara swakelola. Sistem analis dilaksanakan oleh pegawai internal Pemerintah Kota Surabaya yang berasal dari Bina Program. Jumlah orang yang ter-libat secara intens dalam penciptaan e-Procurement adalah empat orang, di mana



nama-nama orang tersebut tercantum dalam sertifikat HaKI atas sistem e-Procurement tersebut. Selanjutnya dalam perbaikan yang dilakukan secara terus-menerus, banyak pihak yang terlibat aktif memberikan kontribusi sehingga SePS semakin hari semakin baik. Pihak - pihak tersebut diantaranya adalah staf - staf operasional dan developer sistem di Sekretariat Layanan e-Procurement serta para peneliti dari Perguruan Tinggi dan Lembaga Riset yang menjadi kolega Pemerintah Kota Surabaya.

Keahlian SDM yang dibutuhkan dalam pembuatan system e-Procurement Pemko Surabaya antara lain:

1. Pemahaman tentang regulasi yang digunakan (terutama Kepres 80/200 dan regulasi yang berhubungan dengan keuangan negara);

2. Kemampuan sebagai sistem analis (kemampuan menterjemahkan proses bisnis manual ke bentuk alur piker software);

. Kemampuan melakukan coding aplikasi software;

. Pemahaman tentang Information Security Knowledge

Untuk menjalankan sistem e-Procurement dan pemeliharaan serta pengembangannya dilakukan oleh Sekretariat e-Procurement yang dibentuk oleh Pemerintah Kota Surabaya di bawah Bina Program. Jumlah tim adalah 12 orang, termasuk tenaga kontrak yang mempunyai dedikasi tinggi dalam bekerja. Tim ini menjalankan tugas-nya dengan prinsip - prinsip :yang ada pada standar keamanan informasi, sehingga berbagai prosedur yang berhubungan dengan operasional dilakukan dengan cara tertutup dan diisolasi dari intervensi pihak - pihak yang tidak berkepentingan.

Sebagai catatan, untuk menciptakan, menjalankan dan memelihara sistem e-Procurement yang kemudian disebut SePS di Pemerintah Kota Surabaya, sama sekali tidak melibatkan konsultan ahli, terlebih konsultan luar negeri. Sumberdaya manusia internal Pemerintah Kota Surabaya telah memiliki kualitas yang sangat baik dan mampu menciptakan, menjalankan dan memelihara sistem ini. Sebagian besar SDM tersebut umumnya adalah lulusan dari Perguruan Tinggi setempat seperti Universitas Airlangga dan Institut Teknologi Adhitama, dan terbanyak berasal dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya.



4.2.2. Dana

Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surabaya untuk menciptakan sistem e-Procurement relatif kecil dibanding dengan manfaat dan hasil yang diperoleh. Penghematan biaya ini disebabkan karena pekerjaan di-lakukan secara swakelola sehingga secara signifikan mampu mengurangi biaya. Biaya yang dibutuhkan sejak awal pembuatan sampai dengan saat ini adalah Rp. 500 juta. Biaya tersebut digunakan untuk:

1. Pembuatan dan penyempurnaan berkesinambungan atas aplikasi program kom-puter sistem e-Procurement

2. Pembelian seperangkat server dan switch jaringan

. Pembelian beberapa komputeruntuk Sekretariat Layanan e-Procurement

. Pembuatan Standar Operasional dan Prosedur

5. Pembuatan aplikasi program komputer Help Desk

6. Pembuatan aplikasi program komputer sistem IKP (Infrastruktur Kunci Publik)

4.2.3. Infrastruktur Penunjang

Infrastruktur penunjang yang perlu disiapkan antara lain:

1. Penyiapan server khusus untuk administrator e-Procurement. Berbagai fasilitas keamanan diletakkan pada perangkat utama server ini, termasuk access control ke server utama. Orang yang tidak mempunyai kewenangan tidak mendapatkan akses masuk ke ruangan-ruangan tertentu;

2. Jaringan komputer (Local Area Network) antar unit di lingkup Instansi Pemerintah Kota Surabaya untuk menunjang kinerja Panitia Pengadaan dari masing-masing Satuan Kerja;

. Menyiapkan back-up server data yang selalu identik dengan server induk di Pemerintah Kota Surabaya (Co-Location) dan diletakkan di IIX (Indonesia Internet Exchange) sehingga terjamin keamanan dan kecepatan aksesnya.



4.2.4. Perangkat Hukum

Dasar hukum dan perundangan atas pelaksanaan SePS di Pemerintah Kota Surabaya adalah:

1. Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 200 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

2. Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Keppres Nomor 80 Tahun 200 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

. Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2006 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Surabaya;

. Instruksi Walikota Nomor 1 Tahun 2006 tentang Koordinasi dan Persiapan dalam rangka Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dengan Sistem e-Procurement;

5. Peraturan Walikota Nomor 0 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah dengan Sistem e-Procurement;

6. Peraturan Walikota Nomor 1 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan dan Pengendalian Belanja Daerah.

4.3. Pembentukan Sistem Surabaya e-Procurement System (SePS)Sebenarnya upaya-upaya Pemerintah Kota Surabaya untuk menciptakan inovasi dalam pengelolaan anggaran difokuskan pada re-engineering proses bisnis yang bisa meningkatkan penghematan anggaran misalkan sistem e-Budgeting untuk menyu-sun Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Akan tetapi khusus untuk sistem pengadaan barang/jasa sebagai mata rantai pengelolaan anggaran, Walikota Surabaya mempunyai komitmen sangat kuat untuk memperbaikinya. Hal tersebut dikarenakan Walikota Surabaya sepakat dengan banyak pendapat bahwa peluang KKN sangat besar pada proses pengadaan barang/jasa. Jika ingin memberantas KKN di pengelolaan APBD, maka therapy yang akan memberikan dampak langsung kepa-da penyembuhan adalah dengan me-reformasi proses pengadaan barang/jasa. Oleh karena itu Pemko Surabaya menerapkan sistem e-Procurement yang dikenal sebagai the killer application dalam mencegah terjadinya KKN.



Dalam rangka upaya menciptakan sistem pengadaan barang dan jasa secara transparan dengan basis elektronik (e-Procurement), Walikota membuat instruksi secara tertulis kepada Kepala Bagian Bina Program (saat itu namanya Bagian Bina Pembangunan) untuk menyiapkan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik beserta hal - hal lain yang dibutuhkan. Atas dasar ini Kepala Bagian Bina Program membentuk tim khusus dan tim kemudian mulai belajar sistem pengadaan barang dan jasa di negara-negara lain melalui internet. Dalam per-jalanannya berbagai penyempurnaan dilaksanakan dengan mengakomodir saran dari panitia pengadaan maupun penyedia barang/jasa asalkan saran tersebut tidak bertentangan dengan regulasi yang berlaku, terutama Kepres 80 Tahun 200. Guna menjamin bahwa proses bisnis yang ada pada aplikasi software e-Procurement sesuai dengan prosedur pada Keppres 80/200, tim senantiasa berkonsultasi dengan Bappenas. Bahkan atas prakarsa Bappenas pula sistem e-Procurement yang dikembangkan oleh Pemko Surabaya ini men-jadi model awal dari sistem e-Procurement Pemerintah. Tujuan penyempurnaan tersebut adalah agar SePS menjadi sistem yang mudah digunakan atau biasa dikatakan sistem yang user friendly.

Tahapan-tahapan yang dilakukan Pemerintah Kota Surabaya terkait dengan pengembangan sistem SePS akan dijelaskan pada bagian berikut.

4.3.1. Persiapan

Kegiatan yang dilakukan pada masa persiapan penerapan sistem e-Procurement adalah:

1. Membentuk Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya guna melayani Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa dari segi sarana dan prasarana penunjang/serta pendampingan;

2. Menyusun Keputusan Kepala Daerah tentang Pedoman Teknis dan Prosedur Pelaksanaan e-Procurement;

. Mengadakan pendidikan dan latihan (diklat) internal terhadap panitia pengadaan barang/jasa;

. Mengadakan sosialisasi eksternal kepada para calon penyedia barang/jasa.



4.3.2. Pelaksanaan

Kegiatan terkait pelaksanaan pengembangan sistem SePS adalah sebagai berikut.

1. Membangun ruang Pusat Layanan Data On-Line e-Procurement di Kantor Pemerintah Kota Surabaya untuk penyedia barang/jasa dan Panitia Pengadaan yang memerlukan akses ke situs e-Procurement atau sekaligus sebagai tempat bagi penyedia barang/jasa untuk mendapatkan short course tentang tata cara mengikuti e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya;

2. Mengoperasionalkan layanan on line untuk Penyedia barang/jasa yang memerlukan panduan untuk mengikuti tahapan lelang on-line dalam bentuk Layanan Integrated Electronic Help Desk;

. Bekerjasama dengan kelompok penyedia barang/jasa golongan ekonomi lemah/perusahaan kecil membangun Pusat Layanan Data e-Procurement di luar Kantor Pemerintah Kota Surabaya. Diharapkan akses perusahaan kecil untuk mengikuti pelaksanaan e-Procurement tersedia dengan mudah dan on line 2 jam;

. Koordinasi dengan stakeholders dalam hal ini Asosiasi Penyedia barang/jasa Lembaga Penyedia Jasa Konstruksi Nasional dan Daerah, serta institusi lain yang terkait

5. Memberikan pelatihan (short course) secara rutin kepada calon penyedia barang/jasa mengenai tata cara mengikuti e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya.

4.3.3. Manajemen Pelaksanaan

Hal-hal terkait manajemen pelaksanaan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya terhadap sistem e-Procurement hasil ciptaannya adalah sebagai berikut.

1. Untuk meningkatkan mutu pelayanan terhadap Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa sebagai pelanggan utama dan masyarakat umum yang ingin memanfaatkan informasi pelaksanaan lelang paket pekerjaan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya maka Sekretariat Layanan e-Procurement sebagai administrator web sekaligus koordinator kegiatan penunjang pelaksanaan lelang melakukan sertifikasi ISO 001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu, pada tahun 2005 (lihat lampiran1).

2. Melakukan sertifikasi ISO 27001: 2005 untuk Information Security Management System. Sertifikasi ini diperoleh oleh Pemkot Surabaya pada awal tahun 2007 guna menjamin trust masyarakat bahwa pengelola/asministrator sistem ini telah men-jalankan prinsip-prinsip keamanan informasi agar kualitas layanan senantiasa terjaga.



Sebagai catatan, sampai saat ini di Indonesia baru ada institusi yang mendapatkan-nya, dan pemerintah Kota Surabaya adalah satu-satunya instansi pemerintah yang memiliki sertifikasi ISO seri ini.

. Guna melindungi pelaksanaan e-Procurement terhadap opini yang menyudutkan dari sisi pandang hak atas kekayaan intelektual, Pemerintah Kota Surabaya mengajukan pendaftaran hak penciptaan aplikasi program komputer sistem e-Procurement ini ke Departemen Kehakiman dan memperoleh sertif ikat pendaftaran Hak Cipta pada tahun 2005 (l ihat lampiran2).

4.4. Implementasi Surabaya e-Procurement System (SePS)Aplikasi sistem e-Procurement dikembangkan dari prosedur lelang yang ada pada Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 200 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dengan cara ini para user (panitia pengadaan dan penyedia barang/jasa) akan dipaksa mengikuti tahapan lelang sebagaimana regulasi yang berlaku. Bagi user yang belum begitu menguasai aturan main lelang akan terjaga dari kemungkinan salah prosedur. Sedangkan para user yang sudah sangat piawai mengakali aturan akan kesulitan untuk mempermainkan proses lelang dengan basis elektronik ini.

Pelelangan dengan sistem e-Procurement dapat diakses melalui portal e-Procurement www.surabaya-eproc.or.id. Dalam pelaksanaannya, sejak tahun 200 portal ini telah mengalami beberapa kali improvement yang disesuaikan dengan aturan dan perundangan yang berlaku serta kebutuhan pengguna e-Procurement.

4.4.1. Tahapan Proses e-Procurement

Tahapan-tahapan yang harus dilalui dalam proses pelelangan dengan sistem e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Tahap 1

Pelaksanaan lelang melalui e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya dikoordinasikan oleh Sekretariat Daerah dengan membentuk Sekretariat Layanan e-Procurement.

2. Tahap 2

Satuan Kerja secara mandiri menetapkan paket pekerjaan yang akan dilelang. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa diinput (upload) ke dalam portal dan dilaksanakan proses lelang secara e-Procurement dengan menggunakan fasilitas portal tersebut.



. Tahap

Paket pekerjaan yang akan dilelang diumumkan oleh Satuan-Satuan Kerja melalui portal tersebut.

. Tahap

Penyedia barang dan jasa diwajibkan registrasi pada portal e-Procurement. Tujuan-nya adalah untuk menjaring penyedia barang dan jasa sebanyak-banyaknya yang berminat mengikuti proses lelang.

5. Tahap 5

Penyedia barang dan jasa harus memasukkan NPWP dan alamat email perusahaan. Portal akan merespon secara otomatis melalui email yang sudah dimasukkan dan memberikan password yang hanya diketahui oleh masing-masing penyedia barang dan jasa bersangkutan.

6. Tahap 6

Password berfungsi untuk mengikuti proses lelang selanjutnya atau kunci untuk mengisi data kualifikasi dan memilih pekerjaan yang diminati. Mulai tahun 2006, sudah diterapkan protothype penerapan tanda tangan digital untuk meningkatkan level kerahasiaan data penawaran. Sehingga disamping memperole password, penyedia barang/jasa juga akan memperoleh kunci publik dan kunci privat.

7. Tahap 7

Penyedia barang dan jasa mengisi data kualifikasi yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan bersangkutan dan dalam pengisian/up date data kualifikasi tersebut, sistem e-Procurement akan mengkonfirmasi kebenarannya ke portal yang dimiliki oleh penyedia data kualifikasi perusahaan tersebut.

8. Tahap 8

Penyedia barang dan jasa sebelum Aanwijzing melakukan download dokumen pengadaan barang dan jasa pada portal tersebut dan dapat mengikuti Aanwijzing tanpa harus menghadiri penjelasan.

. Tahap

Penyedia barang dan jasa dapat memilih paket pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki dan selanjutnya mengajukan penawaran harga yang otomatis dienkripsi oleh software portal dengan memasukkan nilai total ke dalam portal sampai batas waktu yang ditetapkan.



10. Tahap 10

Pembukaan dokumen penawaran yang terdapat pada portal selanjutnya hanya dapat dibuka oleh panitia lelang yang memiliki otorisasi password dan selanjutnya dilakukan evaluasi untuk menentukan pemenang lelang.

11. Tahap 11

Seluruh peserta lelang dan masyarakat dapat melihat hasil evaluasi atas penawaran yang dilakukan pada portal e-Procurement.

Secara bagan konsep, tahapan dimaksud dapat dilihat dalam gambar berikut:

4.4.2. Proses Lelang

Proses lelang yang harus dilalui oleh calon penyedia barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1. Calon Penyedia Barang dan Jasa (Rekanan) yang sudah teregister di portal eProc, langsung melakukan login, dengan memasukkan email sebagai username, beserta password yang digunakan untuk login;



portal e-Procurement dengan menggunakan email sebagai username, beserta password yang telah dikirimkan oleh sistem ke alamat email yang bersangkutan;

. Rekanan juga harus membuat IKP untuk mendapatkan kunci privat (key), kunci publik, dan passphrase yang akan digunakan pada saat memasukkan penawaran;

. Proses pembuatan IKP dilakukan dengan melakukan klik pada (infrastruktur kunci publik), kemudian memasukkan data pada form isian, dan menyimpan kunci privat (key) dan request certificate (CSR) dalam removable disk (flashdisk), kemudian membawa flashdisk ke Sekretariat Layanan e-Procurement untuk melakukan approve, agar rekanan dapat mendownload kunci publik pada menu list public key untuk kemudian disimpan dalam flashdisk juga;

5. Untuk rekanan yang sudah berhasil login, melakukan pemeliharaan data pada menu Data Perusahaan; disini rekanan dapat memasukkan data data administrasi, kualifikasi, pemilik, pengurus, staf ahli, pengalaman, peralatan yang dimiliki perusahaan pada menu yang telah disediakan;

6. Pada menu Paket Pekerjaan, rekanan dapat melihat seluruh paket pekerjaan yang sedang dilelang pada suatu periode putaran tertentu, melihat dokumen pelengkapnya, serta memilih paket pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi, bidang-sub bidang perusahaan;

RekananTelah

Teregister? Tidak

Ya

Register

Login

Pemeliharaan Data

Lihat Paket Pekerjaan

Download Dokumen (RKS/BQ/Gambar)

Download Data

Edit Data Administrasi Anggota LPJK ?

Isi Data Manual

Ya

Pilih Paket Pekerjaan

Jenis Lelang

Cetak Berkas Pernyataan minat

Cetak Berkas Pernyataan minat

Aanwijzing

Aanwijzing

Penawaran

Penawaran

Cek e-mail untuk user name &

password

Tida

k

2. Bagi rekanan yang belum teregister, melakukan registrasi, dengan mengisi form isian di portal e - P r o c u r e m e n t , kemudian cek email, apabila sudah ada jawaban dari administrator e-Procurement, maka rekanan melaku-kan aktivasi den-gan klik pada link, kemudian melaku-kan login di



7. Setelah memilih paket pekerjaan, rekanan dapat memasukkan penawaran dengan terlebih dahulu melakukan load key dengan memasukkan kunci privat, passphrase, kunci publik yang telah didapatkan/disimpan pada saat pembuatan/pendaftaran IKP;

8. Apabila proses menawar sudah selesai, rekanan melakukan cetak SPM (Surat Pernyataan Minat), FIPK (Form Isian Penilaian Kualifikasi), SPH (Surat Penawaran Harga)+lampirannya dari portal e-Procurement pada menu yang telah disediakan;

. Dan rekanan dapat melihat pengumuman hasil lelang pada menu pengumuman -----> hasil pengadaan;

4.5. I m p r ove m e n t (Penyempurnaan) Surabaya e - P r o c u r e m e n t Sy s t e m (SePS)Aplikasi SePS tahun 2006 telah mengalami banyak penyempurnaan, diantaranya adalah:

1. Perubahan tampilan yang semakin user friendly;

Menu-menu cabang dibuat drop down pada menu-menu utama, sehingga user mudah untuk menemukan menu yang dicari. Selain itu juga terdapat panduan proses lelang dan alur pembuatan IKP sebagai sistem baru pada menu bantuan. Menu tersebut diharapkan mampu membantu user untuk melakukan semua tahapan lelang secara mandiri.

2. Penggunaan Verisign Secure Site Layer (SSL) untuk keamanan jaringan;

Berfungsi sebagai jaminan keamanan jaringan yang berfungsi untuk mengenkripsi data yang lewat pada jaringan dengan enkripsi 128 bite dan melakukan verifikasi server (kebenaran server).

. Sistem IKP (Infrastruktur Kunci Publik) sebagai jaminan keamanan kerahasiaan data;

IKP sebagai jaminan keamanan kerahasiaan data, dalam hal ini adalah data penawaran. IKP berfungsi untuk mengenkripsi data penawaran secara synchronize, membuat digital signature, dapat melacak identitas pengirim data dan mengunci akses data hanya pada pemilik kunci tujuan.

. Penambahan user untuk Pejabat Pelaksana Kegiatan

Karena wilayah wewenang dan tanggungjawab yang berbeda antara Panitia Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Kegiatan maka dibuat menu dan akses yang berbeda, sehingga masing-masing dapat melakukan tugas sesuai dengan aturan.



5. Proses evaluasi yang lebih sistematis;

Proses evaluasi lelang yang dulunya dilakukan semi manual, pada aplikasi e-Procurement TA 2007 sudah dapat dilakukan secara elektronik mulai dari evaluasi administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi. Semua proses evaluasi harus dilakukan secara berurutan (seri), sehingga tidak dimungkinkan adanya proses evaluasi yang terlewati.

6. Penambahan fasilitas cetak dokumen penawaran yang memudahkan Penyedia Barang/Jasa;

Untuk dokumen penawaran Surat Pernyataan Mengikuti Lelang Sampai Akhir, Surat Penawaran Harga (SPH) dan Lampiran Detail Penawaran telah disediakan fasilitas cetak (print) untuk Penyedia Barang/Jasa, di mana nilai penawaran yang telah diinputkan oleh Penyedia Barang/Jasa secara otomatis tertulis di SPH.

7. Perbaikan sistem register dengan menggunakan proses aktivasi;

Penyedia barang/jasa yang melakukan register ke portal e-Procurement, terlebih dahulu harus melakukan proses aktivasi user id dan password untuk membuktikan keberadaan email sebagai media pengiriman password. Dengan adanya proses aktivasi, akan dapat memfilter alamat email yang salah atau rekaan.

8. Fitur lupa password;

Selama ini para pengguna aplikasi e-Procurement mempunyai tingkat kelalaian yang tinggi terhadap penggunaan password. Dengan adanya fitur ini maka dapat menjadi solusi permasalahan tersebut di mana penyedia barang/jasa membuat pertanyaan dan jawaban rahasia pada saat register sehingga pada saat menggunakan fasilitas lupa password,penyedia barang/jasa hanya perlu menjawab pertanyaan rahasia yang diajukan, selanjutnya sistem akan mengirimkan password baru ke alamat email penyedia barang/jasa.

. Perbaikan menu-menu lain yang diupdate sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.

Sebagai catatan bahwa yang menjadi sistem e-Procurement Surabaya adalah adanya perbaikan menu yang selalu dapat dilakukan mengikuti masukan dari para user dan perkembangan regulasi yang ada karena developer sistem adalah dari internal sendiri dan tidak menggantungkan pada tenaga ahli luar maupun ekspert dari asing.



4.6. Potensi dan Rencana Pengembangan Surabaya e-Procurement System (SePS) Potensi pengembangan Surabaya e-Procurement System (SePS) sangat nyata terlihat saat ini, dan dapat ditunjukkan oleh:

1. Merupakan embrio e-marketplace pertama di Indonesia:

Digunakan oleh lebih dari Vendor dan Satuan Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya;

Tercatat rata-rata setiap hari 50 000 web hit dan 81 5 pengunjung;

Jumlah paket pekerjaanyang dilelang/transaksi sangat banyak:

Semua paket pekerjaan di atas 50 juta melalui SePS

Tahun 200, proses lelang yang selesai dilakukan sampai ditemukan pemenang sebanyak 661 paket pekerjaan senilai 182.86 Miliar



Tahun 2007, sampai Mei 2007, proses lelang yang selesai dilakukan sampai ditemukan pemenang sebanyak 50 paket pekerjaan senilai 16.28 Miliar.

2. Merupakan cikal bakal dari model Government e-Procurement Service yang dapat diterapkan di Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah, karena semua sistem operasional dan prosedur mengacu kepada Keppres 80 Tahun 200 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

. Menjadi salah satu provider jasa layanan e-Procurement bagi Pemerintah Daerah lain.

Terkait dengan potensi pengembangan yang dimiliki, maka rencana pengembangan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya ke depan adalah lebih meningkatkan kinerja pelayanan dan kepercayaan publik pada proses e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya, antara lain:

1. Implementasi penuh penggunaan tanda tangan digital untuk proses lelang dengan mengikuti mekanisme sebagaimana Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika nomor : 2/PERM/M.KOMINFO/11/2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Certification Authority (CA) di Indonesia;



Dalam rangka memaksimalkan rencana pengembangan tersebut, maka yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya adalah:

1. Mendirikan layanan CA (Certification Authority) sebagai kelengkapan kelembagaan untuk penerapan tanda tangan digital yang telah dirintis protothype sistem IKP (Infrastruktur Kunci Publik)-nya mulai tahun 2006. Kelembagaan atas layanan CA ini direncanakan akan di back up dengan adanya KPRI khusus layanan digital di lingkungan Pemkot Surabaya

2. Melakukan kerjasama dengan beberapa instansi pusat yang terkait dengan pembinaan layanan e-Procurement, seperti KPK, Bappenas Depkominfo, DepKeu dan lain - lain.

4.7. Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya diikuti oleh 2 Dinas, 5 Badan, Kantor dan Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD di bawah Pemerintah Kota Surabaya.

Selanjutnya untuk menjaga konsistensi dan kualitas dalam pelayanan, Sekretariat

Dalam rangka memperlancar proses pelaksanaan sistem e-Procurement di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya, keberadaan Sekretariat Layanan e-Procurement yang memberikan pelayanan media lelang elektronik dengan mengedepankan kehandalan, keamanan, dan ketepatan waktu adalah sangat vital. Untuk itu dasar keberadaan kelembagaan ini disupport dengan suatu instruksi khusus yang diterbitkan oleh Walikota Surabaya. Guna memastikan agar kelembagaan Sekretariat Layanan e-Procurement dapat berfungsi dengan m a k s i m a l m a k a d i t e n t u k a n k e -l e n g k a p a n n y a a n t a r a l a i n :



1. Integrated Helpdesk e-Procurement yang memberikan pelayanan informasi dan keluhan kepada pengguna portal e-Procurement.

2. Menyusun SOP untuk tata kerja kelembagaan sekretariat layanan e-Procurement ini.

. Membentuk struktur organisasi yang masif dan efektif yang di isi dengan personil dengan kualifikasi Sumber Daya Manusia yang memadai dan kompeten di bidang ICT (Information dan Communication Technology). Struktur organisasi dari sekretariat layanan e-Procurement di Surabaya adalah sebagaimana gambar

Layanan e-Procurement telah memperoleh sertifikasi ISO 001:2000 Quality Management System dan ISO 27001:2005 Information Security Management System. Dengan adanya organisasi pendukung e-Procurement dan standarisasi kualitas pelayanan ses-uai standar internasional saat ini, maka proses lelang dengan menggunakan sistem e-Procurement optimis mampu mewujudkan good governance di Pemerintah Kota Surabaya.

Sekretariat Layanan e-Procurement juga memberikan sosialisasi pengadaan barang dan jasa secara rutin kepada internal dan eksternal. Sosialisasi internal diberikan kepada calon panitia pengadaan barang dan jasa yang tersebar di masing-masing unit kerja.

Sosialisasi eksternal dilakukan terhadap calon penyedia barang/jasa yang umumnya dilakukan setiap empat bulan sekali. Sosialisasi dilakukan secara berkelompok dengan jumlah anggota rata-

rata 25 orang/kelompok dengan waktu sosialisasi perkelolompoknya masing-masing 2 jam. Dalam satu periode, umumnya sosialisasi dilakukan dalam waktu 5 hari, di mana setiap harinya 8 jam atau kelompok. Sehingga dalam satu periode jumlah peserta rata-rata mencapai 500 orang. Apabila satu perusahaan masing-masing mewakilkan 2 orang, maka dalam waktu satu tahun, jumlah peserta sosialisasi rata-rata mencapai 750 perusahaan.

VOUTPUT/HASIL PELAKSANAAN




Output/hasil pelaksanaan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya yang telah dicapai adalah:

1. Jumlah dan Jenis Pekerjaan;

2. Proses pengadaan barang dan jasa yang transparan;

. Database proses pengadaan barang dan jasa yang baik;

. Optimalisasi waktu proses pengadaan barang dan jasa;

5. Peningkatan kualitas administrasi pengadaan barang dan jasa;

6. Keamanan data penawaran barang dan jasa;

7. Minimalisasi/terhindarnya peluang tatap muka antara penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan.

Pada bagian berikut akan dijelaskan tingkat ketercapaian masing-masing output/hasil dari pelaksanaan SePS di Pemerintah Kota Surabaya.

5.1. Jumlah dan Jenis Pekerjaan

5.1.1. Jumlah, Nilai dan Jenis Pekerjaan

Pelaksanaan SePS di Pemerintah Kota Surabaya yang dimulai dari tahun 200 sampai saat ini menghasilkan jumlah, nilai kontrak dan jenis pekerjaan seperti yang ditunjukkan dalam tabel berikut.

Jumlah dan nilai pekerjaan yang dilaksanakan di Pemerintah Kota Surabaya dari

tahun ke tahun cukup fluktuatif, tergantung pada tingkat kebutuhan masing-masing Satuan Kerja dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungannya. Tahun 2005 merupakan tahun di mana jumlah dan nilai pekerjaan mencapai nilai

200720062005200

Jumlah Pekerjaan

Nilai Kontrak (Miliar)

Jenis Pekerjaan (Persen) Jasa Pemborongan Konstruksi

Jasa Pemborongan Non Konstruksi

Jasa Pemasokan Barang

Jasa Lainnya

Jasa Konsultasi

71 186 116 5

18 1 288 16

66.5 66.81 71.50 62.28

0.7 0.55 0.0 0.85

20.51 11.70 10.0 22.00

6.8 2.7 .00 7.71

5.7 .27 .0 7.1

*Sampai Mei 2007



tertinggi di Pemerintah Kota Surabaya. Dari jumlah tersebut, jenis pekerjaan yang paling banyak dilakukan dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya adalah jasa pemborongan konstruksi, diikuti oleh jasa pemasokan barang. Tiga jenis pekerjaan lain yaitu jasa konsultansi, jasa pemborongan non konstruksi dan jasa lainnya menempati porsi yang relatif kecil.

5.1.2. Kualifikasi Pekerjaan

Kualifikasi pekerjaan pada sistem pengadaan barang dan jasa e-Procurement di-golongkan dalam kelompok Kecil, Non Kecil dan Umum. Sebagian besar kualifikasi pekerjaan pada sistem pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Kota Surabaya dari tahun ke tahun adalah kualifikasi pekerjaan kecil. Baru pada tahun

2007 persentase kualifikasi pekerjaan non kecil dan umum meningkat. Kualifikasi pekerjaan kecil yang dominan berarti bahwa jenis pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Kota Surabaya sebagian besar adalah skala kecil dalam jumlah yang banyak. Pekerjaan skala kecil umumnya melibatkan

dana yang relatif tidak besar dan waktu yang juga relatif pendek.

5.2. Transparansi Proses Pengadaan Barang dan Jasa Sistem pengadaan barang dan jasa melalui SePS seperti yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya telah mencerminkan prinsip transparansi. Artinya, seluruh proses dilaksanakan secara terbuka dengan memberi kesempatan yang sama kepada calon penyedia barang dan jasa serta masyarakat untuk mengikuti dan mengawasi proses pengadaan barang dan jasa tersebut.

Proses yang transparan dalam sistem pengadaan barang dan jasa dengan cara e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya ditunjukkan oleh data-data berikut:



1. Paket pekerjaan yang akan dilelang diumumkan oleh Satuan-satuan Kerja secara terbuka selama dua kali pada minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulannya di portal www.surabaya-eproc.or.id;



2. Tidak ada batasan bagi calon penyedia barang dan jasa untuk mengikuti tender proyek di Pemerintah Kota Surabaya, asalkan penyedia barang dan jasa melakukan registrasi secara online pada alamat situs www.surabaya-eproc.or.id. Dengan cara ini maka dapat di-jaring dan di-buka kesempatan kepada penyedia barang/jasa sebanyak-banyaknya yang berminat mengikuti proses lelang

. Penyedia barang/jasa yang sudah diwajibkan registrasi pada portal www.surabaya-eproc.or.id. harus selalu meng-up date data kualifikasinya. Dengan demikian informasi mengenai penyedia barang/jasa yang selalu mengikuti dan menang lelang selalu data yang benar dan valid.

. Sosialisasi dilakukan secara rutin tiap bulan sekali kepada calon penyedia barang dan jasa yang akan ikut tender di Pemerintah Kota Surabaya;

5. Seluruh tahapan proses tender bisa diikuti melalui portal www.surabaya-eproc.or.id;dan bisa diakses oleh seluruh pengguna internet;

6. Kepala Daerah bisa memantau langsung proses pelaksanaan lelang dari awal sampai akhir;

7. Masyarakat luas dapat mengikuti proses lelang mulai awal sampai sampai dengan nama pemenang lelang;

8. Seluruh peserta lelang dan masyarakat dapat melihat hasil evaluasi atas penawaran yang dilakukan pada portal e-Procurement (mengetahui perusa-haan mana yang menang, dan jika pemenang lelang bukan urutan terendah maka akan diketahui alasan gugurnya peserta lelang pada urutan yang lebih rendah);

. Hanya penyedia barang dan jasa yang profesional yang bisa ikut, maksud-nya bahwa jika suatu perusahaan calon penyedia barang/jasa tidak melaku-kan tahapan lelang sesuai peraturan yang berlaku dan tidak memenuhi persyaratan ber-operasinya usaha mereka maka tidak akan bisa mengikuti pelelangan dengan sistem e-Procurement ini;

10. Peserta lelang bisa mengetahui jumlah peminat dan penawar dari paket - pa-ket pekerjaan yang digelar pada situs e-Procurement, akan tetapi mereka tidak mengetahui siapa saja/ perusahaan mana saja para peminat/penawar tersebut dan tidak tahu nilai penawaran masing - masing sampai dengan batas waktu pembukaan sampul. Sehingga antar peserta tidak akan bisa saling menekan.



5.3. Data Base Proses Pengadaan Barang dan JasaHasil dari proses pengadaan barang dan jasa dengan menerapkan sistem e-Procurement adalah terekamnya data-data terkait dengan pengadaan barang dan jasa dalam bentuk soft copy sehingga Pemerintah Kota Surabaya memiliki database pengadaan barang dan jasa yang lebih baik. Database tersebut meliputi:

1. Data nama perusahaan calon peserta tender pengadaan barang dan jasa (perusahaan yang mendaftar e-Procurement).

Melalui data perusahaan yang telah registrasi melalui e-Procurement di por-tal, maka secara otomatis data nama perusahaan dimaksud dimiliki oleh Sekretariat Layanan e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya. Disamp-ing itu karena perusahaan setelah registrasi secara on line juga diwajibkan mengikuti proses verifikasi untuk mendapatkan kunci publik dan kunci pri-vat, maka data akurat mengenai nama-nama perusahaan yang aktif bisa diperoleh oleh sekretariat layanan e-Procurement. Sampai akhir tahun 2006, sebanyak .721 penyedia barang/jasa telah terdaftar di sistem ini dan 2.0 di antaranya telah mempunyai IKP yang bisa diidentifikasi sebagai penyedia barang/jasa yang aktif mengikuti pelelangan;

2. Data-data mengenai kualifikasi perusahaan (kecil dan non kecil), sektor usaha, alamat dan data keuangan perusahaan.

Data-data kualifikasi perusahaan kecil dan non kecil juga bisa teridentifikasi melalui data perusahaan yang telah melakukan registrasi di portal e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya. Selain itu data lain mengenai sektor usaha, alamat bahkan data keuangan perusahaan yang melakukan registrasi juga ter database



secara baik melalui sistem e-Procurement ini. Data-data tersebut bisa dimiliki oleh Sekretariat e-Procurement Surabaya karena pada saat registrasi, perusahaan diwajibkan mengisi data-data perusahaan secara terperinci. Kewajiban mengisi data perusahaan tersebut merupakan syarat utama untuk mengikuti tahapan kegiatan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya;

. Data-data mengenai harga-harga barang dan jasa terkait dengan kegiatan yang dilakukan dan trend perkembangan harga.

5.4. Optimalisasi Waktu Proses Pengadaan Barang dan Jasa Sistem e-Procurement sangat berhasil mengoptimalkan waktu proses pengadaan barang dan jasa baik dari sisi panitia pengadaan maupun peserta.

Optimalisasi waktu tersebut ditunjukkan oleh data-data berikut:

1. Jadwal proses pengadaan tepat waktu karena Panitia pengadaan men-set dan meng-input sendiri waktu tahapan lelang dan jadwal lelang dan dapat diakses oleh publik;

2. Panitia pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi dengan cepat dan akurat karena sistem software dapat secara otomatis mengeliminasi peserta lelang yang gagal memenuhi persyaratan;

. Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan dan klarifikasi lelang karena sistem dan software menyediakan media Aanwijzing dan klarifikasi online;

. Penyedia barang dan jasa pada Aanwijzing melakukan download dokumen pengadaan barang dan jasa pada portal tanpa harus menghadiri penjelasan;

5. Menetapkan sistem e-Procurement dalam bentuk putaran-putaran dalam rangka akurasi waktu pengadaan barang dan jasa.



Data menunjukkan bahwa pada tahun 2006 pengumuman pelelangan dilakukan sebanyak 1 kali dengan detail:

17 kali putaran rutin, diumumkan satu bulan dua kali yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulannya, dimulai dari tanggal 2 April 2006. Realisasinya adalah 18 kali putaran rutin;

1 kali putaran khusus, diumumkan jika ada permintaan dari SKPD yang mempunyai pekerjaan penting dan harus segea dilelang serta tidak bisa menunggu putaran rutin karena menyangkut kepentingan masyarakat.

Sedangkan pada tahun 2007, direncanakan pelelangan akan dilakukan sebanyak 2 kali, di luar putaran khusus. Pelelangan putaran khusus umumnya dilakukan berdasarkan permintaan SKPD yang sifatnya penting dan mendadak, jadi tidak bisa diprediksikan jumlahnya di awal tahun.

Jadwal putaran rutin secara keselu-ruhan bisa diumumkan pada tiap awal tahun anggaran. Namun secara periodik jadwal putaran rutin juga diumumkan dua kali setiap bulan-nya yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga. Tujuannya adalah un-tuk mengingatkan kembali kepada pihak-pihak terkait mengenai jadwal pelelangan melalui sistem e-Procure-ment di Pemerintah Kota Surabaya.



Untuk putaran khusus, data pengu-muman lelang tidak bisa ditampil-kan di awal tahun karena jadwal putaran khusus sangat ditentukan oleh tingkat kebutuhan masing-masing unit kerja dan waktu pelaksanaannya mengikuti tingkat kepentingan masing-masing unit kerja bersangkutan. Pelaksanaan e-Procurement putaran khusus TA

2006 dilaksanakan karena terdapat paket pekerjaan yang mendesak untuk dilaksanakan yang terkait dengan kepentingan masyarakat dan tidak bisa menunggu waktu untuk dilelang pada putaran berikutnya. Untuk tahun 2006, putaran khusus dilakukan oleh SKPD sebanyak 1 kali putaran. Putaran per-tama dilakukan oleh Dinas Bina Marga dan Pematusan mulai 15 Mei 2006 dan putaran ke-1 dilakukan oleh Dinas Pajak mulai 7 Desember 2006.

5.5. Peningkatan Kualitas Administrasi Pengadaan Barang dan JasaHasil e-Procurement yang mencerminkan peningkatan kualitas administrasi ditunjukkan oleh data-data sebagai berikut:

1. Ketersediaan informasi mengenai spesifikasi teknis pekerjaan kepada publik.

Ketersediaan informasi ini memudahkan calon penyedia barang dan jasa dalam mengajukan penawaran kepada Unit Kerja;

2. Hampir semua proses dilakukan secara elektronik;

. Proses penelitian dokumen lebih efektif karena software dapat secara otomatis mengeliminasi penyedia barang/jasa yang gagal memenuhi persyaratan lelang;

. Paperless, penghematan kertas kerja selama proses lelang karena persyaratan dan dokumen lelang telah diupload ke dalam situs www.surabaya-eproc.or.id.;



5. Kemudahan komunikasi antara penyedia barang/jasa dan Panitia Pengadaan karena tersedia fasilitas media komunikasi untuk tahap Aanwijzing dan klarifikasi secara online;

6. Penghematan biaya administrasi yang signifikan pada setiap paket pekerjaan.

5.6. Keamanan Data Penawaran Barang dan Jasa Dengan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik, hasil yang diperoleh diantaranya adalah terjaminnya keamanan data penawaran barang dan jasa. Hasil tersebut ditunjukkan oleh penjelasan berikut:

1. Setiap perusahaan mendapatkan kunci publik dan kunci privat dalam rangka penerapan IKP (Infrastruktur Kunci Publik) yang berfungsi sebagai jaminan kerahasiaan data penawaran. IKP berfungsi untuk mengenkripsi data penawaran secara synchronize, membuat digital signature, dapat melacak identitas

pengirim data dan mengunci akses data hanya pada pemilik kunci tujuan. Sampai akhir tahun 2006, sebanyak 20 perusahaan telah mempunyai kunci publik dan kunci privat.

2. Penyedia barang dan jasa harus memasukkan NPWP dan alamat email perusahaan. Portal akan merespon secara otomatis melalui email yang sudah dimasukkan

dan memberikan password yang hanya diketahui oleh masing-masing penyedia barang dan jasa bersangkutan;

. Password berfungsi untuk mengikuti proses lelang selanjutnya atau kunci untuk mengisi data kualifikasi dan memilih pekerjaan yang diminati;

. Pembukaan dokumen penawaran yang terdapat pada portal hanya dapat dibuka oleh panitia lelang yang memiliki otorisasi password.



5.7. Minimalisasi/Terhindarnya Peluang Tatap Muka antara Penyedia Barang dan Jasa dengan Panitia PengadaanHasil lain dari e-Procurement adalah minimalisasi/terhindarnya peluang tatap muka antara penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan maupun pengelola sistem e-Procurement. Sistem dalam e-Procurement memang diciptakan untuk menghindari peluang tatap muka antara calon penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan, karena tatap muka tersebutlah yang merupakan faktor utama terjadinya penyimpangan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan sebagian besar sistem dilakukan secara online (termasuk aanwijzing dan klarifikasi) maka tidak ada lagi kesempatan untuk saling bertemu antara calon penyedia barang/jasa dan panitia pengadaan. Pertemuan tersebut biasanya dalam rangka negosiasi-negosiasi terkait proses pengadaan barang dan jasa dengan tujuan menguntungkan mereka tetapi merugikan keuangan negara.

Sistem e-Procurement di pemerintah Kota Surabaya tidak mengenal proses pena-waran secara bersama-sama dalam satu waktu dan di ruangan yang sama dikenal sebagai bidding room, karena pertimbangan :

1. Kemungkinan peserta datang terlambat karena belum baiknya sistem transpor-tasi di tanah air. Lebih baik peserta dapat menawar kapanpun dan dari manapun melalui internet asalkan belum melampaui batas akhir penawaran yang ditetap-kan;

2 Jika ada pertemuan antara panitia pengadaan dan antar peserta lelang dalam bidding room, maka peluang KKn akan masih terbuka.

5.8. Keterkaitan Output dengan Outcome dan DampakStudi ini juga mengkaji hubungan antara output dengan outcome dan dampak. Umumnya output yang dihasilkan dalam pelaksanaan e-Procurement akan menghasilkan outcome tertentu dan akan menimbulkan dampak tertentu pula. Outcome dan dampak yang dihasilkan akibat output e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya dijelaskan dalam tabel berikut.



Outcome yang dihasilkan dan dampak yang ditimbulkan dari tujuh jenis output program e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya bisa berulang pada tiap j e n i s o u t p u t . S e b a g a i co nto h o u t p u t j u m l a h d a n j e n i s p e k e r j a a n , P B J t ra n s p a ra n , optimalisasi waktu proses PBJ, peningkatan kualitas administrasi, keamanan data penawaran PBJ dan minimalisasi tatap muka sama-sama menghasilkan salah satunya outcome menciptakan kompetisi yang adil. Sementara output database PBJ yang baik, peningkatan kualitas administrasi, dan keamanan data penawaran PBJ sama-sama dapat menimbulkan salah satu dampak penghematan APBD/APBN. Penjelasan lebih detail mengenai keterkaitan setiap jenis output dengan outcome dan dampak dapat dilihat dalam tabel.

VIOUTCOME PELAKSANAAN




Outcome adalah hasil yang diberikan oleh produk suatu program atau bisa juga disebut sebagai hasil lanjutan dari output. Outcome yang diharapkan dari pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya adalah sebagai berikut.

1. Pengawasan masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah;

2. Terhindarnya korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) antara panitia, peserta dan pengelola Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ);

. Hasil paket pekerjaan optimal dan target PBJ pada tahun bersangkutan terpenuhi;

. Penekanan biaya dari sisi pengguna barang dan jasa, satuan kerja, dan penyedia barang dan jasa;

5. Keakuratan kredibilitas penyedia barang dan jasa;

6. Peningkatan pemenuhan kualifikasi spesifikasi barang dan jasa;

7. Menciptakan kompetisi yang adil.

Pada bagian berikut akan dijelaskan tingkat ketercapaian masing-masing outcome dari pelaksanaan SePS di Pemerintah Kota Surabaya.

6.1. Pengawasan Masyarakat dalam PBJSePS di Pemerintah Kota Surabaya berlangsung terbuka dan bisa diakses oleh semua pihak yang mengerti informasi teknologi dalam bentuk internet. Dengan kemudahan akses tersebut sekaligus menunjukkan bahwa seluruh proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara transparan. Transparansi tersebut membuat masyarakat luas dapat mengikuti proses lelang mulai awal sampai dengan nama pemenang lelang diumumkan. Dengan bisa diikutinya proses lelang dari awal sampai akhir, memungkinkan masyarakat bisa mengawasi tiap tahapan proses pengadaan barang dan jasa dengan baik.

Pengawasan masyarakat dalam pelaksanaan SePS bisa efektif berjalan juga dikarenakan adanya database dan kualitas administrasi yang baik pada sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Harapan dengan adanya pengawasan masyarakat yang baik yang bisa diciptakan dengan melaksanakan sistem pengadaan barang dan jasa melalui e-Procurement adalah:



1. Kesalahan/kecurangan yang terjadi pada proses pengadaan barang dan jasa bisa dideteksi lebih dini;

2. Permasalahan dan penyelesaiannya bisa ditemukan dan diselesaikan dengan

Keberhasilan Pelaksanaan E-Proc Kota Surabaya

Documents

Transcript of Keberhasilan Pelaksanaan E-Proc Kota Surabaya