KEARSIPAN · penugasan dalam bentuk praktek langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah...

KEARSIPAN(C2) KELAS X

Penulis :Miftahul Jannah, S.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

KEARSIPANSMK/MAK Kelas X

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan

perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun

tanpa izin tertulis

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe Photoshop CS3. Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)B5 (17,6 × 25) cmx + 196 halaman

Penulis : Miftahul Jannah, S.PdEditor : Tim Quantum BookPerancang sampul : Tim Quantum BookPerancang letak isi : Tim Quantum BookPenata letak : Tim Quantum BookIlustrator : Tim Quantum BookTahun terbit : 2019ISBN : 978-623-7216-01-8

iii

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat- Nya penulis dapat menyelesaikan buku Kearsipan Kelas X kurikulum 13 ini sehingga dapat terbit pada waktunya.

Buku ini merupakan buku pegangan bagi peserta didik dan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada buku ini disusun berdasarkan KI-KD (Kompetensi Inti – Kompetensi Dasar) dalam kurikulum 13. Sebagai buku pegangan, buku ini tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui buku ini, penulis berusaha menyajikan materi melalui berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktek langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan buku ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan pengajar / instruktur dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya buku ini, dan tak lupa terima kasih juga kepada penerbit Quantum beserta semua stafnya yang telah bekerja keras untuk menerbitkan buku ini. Semoga buku ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Korespondensi khususnya, dan pada jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada umumnya.

Penulis

Kearsipan Kelas X untuk SMK/MAKiv

Daftar Isi

BAB 1 Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan .................................................................. 1 A. Pengertian Kearsipan ........................................................................................................ 3 B. Fungsi Kearsipan dalam Organisasi ............................................................................. 4 C. Macam-Macam Arsip ........................................................................................................ 4 D. Asas Pengelolaan Arsip .................................................................................................... 6 E. Daur Hidup Arsip ................................................................................................................ 8 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 9BAB 2 Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan ......................................... 13 A. Norma Kearsipan ................................................................................................................ 15 B. Standar Kearsipan .............................................................................................................. 16 C. Prosedur Kearsipan ............................................................................................................ 17 D. Kaidah Kearsipan ................................................................................................................ 18 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 21BAB 3 Peralatan Kearsipan .......................................................................................... 25 A. Macam-Macap Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ....................................... 27 B. Kriteria Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ................................. 38 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 39BAB 4 Penanganan Surat Masuk ................................................................................ 43 A. Pengertian Penanganan Surat Masuk ........................................................................ 45 B. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Agenda ............................................. 45 C. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali .................................. 49 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 56BAB 5 Penanganan Surat Keluar ................................................................................. 61 A. Pengertian Penanganan Surat Keluar ......................................................................... 63 B. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Agenda .............................................. 63 C. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali .................................. 65 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 67BAB 6 Klasifikasi dan Indeks Arsip .............................................................................. 71 A. Klasifikasi Arsip .................................................................................................................... 73 B. Indeks Arsip .......................................................................................................................... 77 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 85BAB 7 Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................... 89 A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) ................................................................. 91 B. Sistem Kronologis (Cronological Filling System) ....................................................... 93 C. Sistem Gerografis (Geograpical Filling System) ......................................................... 94 D. Sistem Nomor (Numerical Filling System) ................................................................... 95 E. Sistem Subjek (Subject Filling System) ......................................................................... 98 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 101

vDaftar Isi

BAB 8 Penggunaan Arsip ............................................................................................. 106 A. Peminjaman Arsip .............................................................................................................. 107 B. Pelayanan Arsip ................................................................................................................... 109 C. Penemuan Kembali Arsip (Finding) .............................................................................. 109 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 112BAB 9 Pemeliharaan Arsip ........................................................................................... 116 A. Pemeliharaan Arsip ............................................................................................................ 117 B. Perawatan Arsip .................................................................................................................. 120 C. Kerusakan Arsip .................................................................................................................. 121 D. Pengamanan Arsip ............................................................................................................. 122 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 124BAB 10 Penentuan Masa Retensi Arsip ......................................................................... 127 A. Konsep Evaluasi/Penilaian Arsip ................................................................................... 129 B. Tahap Pelaksanaan Penilaian Arsip .............................................................................. 131 C. Nilai Guna Arsip .................................................................................................................. 132 D. Evaluasi/Penilaian Arsip dalam Rangka Penentuan Masa Retensi Arsip ........ 136 E. Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ............................................................. 137 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 141BAB 11 Penyusutan Arsip .............................................................................................. 145 A. Pengertian Penyusutan Arsip ........................................................................................ 147 B. Tujuan Penyusutan Arsip ................................................................................................. 147 C. Metode Penyusutan Arsip ............................................................................................... 148 D. Cara Penyusutan Arsip ...................................................................................................... 148 E. Prosedur Penyusutan Arsip ............................................................................................. 154 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 161BAB 12 Pengelolaan Arsip Elektronik ........................................................................... 165 A. Pengertian Arsip Elektronik ............................................................................................ 167 B. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik ........................................................................ 168 C. Karakteristik Arsip Elektronik ......................................................................................... 169 D. Jenis Umum Arsip Elektronik ......................................................................................... 170 E. Daur Hidup Arsip Elektronik ........................................................................................... 171 F. Keuntungan dan Kelemahan Arsip Elektronik ......................................................... 173 G. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik ........................................................................... 173 H. Pemeliharaan Arsip Elektronik ....................................................................................... 173 I. Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik .............................................. 174 J. Musibah yang Mengancam Arsip Elektronik ........................................................... 175 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 177BAB 13 Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip .............................................................. 181 A. Konsep Evaluasi Kegiatan Pengelolaan Arsip .......................................................... 183 B. Ciri-Ciri Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip yang Baik ........ 185

Kearsipan Kelas X untuk SMK/MAKvi

C. Rasio Kecermatan Arsip ................................................................................................... 186 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 187Daftar Pustaka ................................................................................................................... 191Glosarium ........................................................................................................................... 193Biodata Penulis .................................................................................................................. 196

vii

Daftar Gambar

Bab 1 Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan Gambar 1.1 (To Penulis: Beri nama gambar) ...................................................................... 1 Gambar 1.2 Fungsi arsip ............................................................................................................ 4 Gambar 1.3 Asas sentralisasi .................................................................................................... 7 Gambar 1.4 Siklus hidup arsip ................................................................................................ 8

Bab 2 Norma, Standar, Prosedur, Kaidah Kearsipan Gambar 2.1 (To Penulis: Beri nama Gambar) .....................................................................13 Gambar 2.2 Prosedur penyimpanan arsip ..........................................................................18

Bab 3 Peralatan Kearsipan Gambar 3.1 Peralatan kearsipan ............................................................................................25 Gambar 3.2 Filling cabinet .......................................................................................................27

Gambar 3.3 Stopmap folio .......................................................................................................28Gambar 3.4 Hanging map (map gantung) .........................................................................28Gambar 3.5 Schnelhecter map ...............................................................................................28Gambar 3.6 Folder .......................................................................................................................28Gambar 3.7 Tickler file ...............................................................................................................29Gambar 3.8 Ordner .....................................................................................................................29Gambar 3.9 Data tray..................................................................................................................29Gambar 3.10 Safe keeping document ....................................................................................29Gambar 3.11 Lemari Arsip ...........................................................................................................30Gambar 3.12 Compact rolling shelving (roll-o-pact) ........................................................30Gambar 3.13 Compact rotary filling .......................................................................................30Gambar 3.14 Mobiplan filling system .....................................................................................31Gambar 3.15 Dataplan tray filling system .............................................................................31Gambar 3.16 Retrix ........................................................................................................................31Gambar 3.17 Rol film dan alat pemroses pada micro film ..............................................32Gambar 3.18 Komputer ...............................................................................................................32Gambar 3.19 Desk Tray .................................................................................................................33Gambar 3.20 Alat Sortir ................................................................................................................33Gambar 3.21 Kotak/box file ........................................................................................................33Gambar 3.22 Numerator ..............................................................................................................34Gambar 3.23 Perforator ...............................................................................................................34Gambar 3.24 Kartu indeks ...........................................................................................................35Gambar 3.25 Kartu Tunjuk Silang .............................................................................................36

Daftar Gambar

Kearsipan Kelas X untuk SMK/MAKviii

Gambar 3.26 Kartu tunjuk silang ..............................................................................................37Gambar 3.27 Map pengganti .....................................................................................................38Gambar 3.28 Buku Arsip ..............................................................................................................38

Bab 4 Penanganan Surat MasukGambar 4.1 Surat .........................................................................................................................43Gambar 4.2 Buku agenda kembar .........................................................................................46Gambar 4.3 Prosedur penanganan surat masuk sistem agenda ................................47Gambar 4.4 Kartu kendali .........................................................................................................49Gambar 4.5 Lembar Disposisi ..................................................................................................51Gambar 4.6 Lembar surat pengantar ...................................................................................51Gambar 4.7 Prosedur penanganan aurat masuk penting ............................................53Gambar 4.8 Lembar pengantar surat biasa ........................................................................54Gambar 4.9 Prosedur penanganan surat masuk biasa/rutin ......................................54Gambar 4.10 Lembar pengantar surat rahasia ....................................................................55Gambar 4.11 Prosedur penanganan surat masuk rahasia ...............................................55

Bab 5 Penanganan Surat KeluarGambar 5.1 Kumpulan Surat ................................................................................................... 61Gambar 5.2 Format Buku Agenda Surat Keluar ................................................................63Gambar 5.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Agenda ...............................64Gambar 5.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar Penting .............................................65Gambar 5.5 Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa/Rutin ......................................66

Gambar 5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar Rahasia ..............................................66

Bab 6 Klasifikasi dan Indeks ArsipGambar 6.1 Indeks arsip ............................................................................................................71Gambar 6.2 Unsur Klasifikasi Kelompok Informasi Arsip...............................................75Gambar 6.3 Tahapan Penyusunan Klasifikasi Arsip .........................................................77Gambar 6.4 Jenis Penulisan Indeks .......................................................................................78

Bab 7 Sistem Penyimpanan ArsipGambat 7.1 Sistem penyimpanan arsip...............................................................................89Gambar 7.2 Contoh peraturan indeks ..................................................................................91Gambar 7.3 Sistem penyimpanan abjad .............................................................................92Gambar 7.4 Sistem penyimpanan kronologis ..................................................................93Gambar 7.5 Contoh klasifikasi geografis .............................................................................95Gambar 7.6 Pola klasifikasi arsip ............................................................................................96Gambar 7.7 Sistem terminal digit filling ..............................................................................97Gambar 7.8 Middle digit filling ...............................................................................................97Gambar 7.9 Duplex numerical filling ....................................................................................97

ixDaftar Gambar

Gambar 7.10 Contoh klasifikasi sistem nomor dewey ......................................................98Gambar 7.11 Contoh daftar indeks sistem subjek .............................................................99Gambar 7.12 Contoh penempatan arsip menurut daftar klasifkasi subjek dengan 3 tingkatan ............................................................................................................100

Bab 8 Penggunaan ArsipGambar 8.1 Mengisi daftar pengunjung kantor arsip ....................................................105Gambar 8.2 Format buku peminjaman arsip .....................................................................108

Gambar 8.3 Formulir peminjaman arsip .............................................................................108

Bab 9 Pemeliharaan ArsipGambar 9.1 Kerusakan arsip ....................................................................................................115Gambar 9.2 PHmeter ..................................................................................................................117Gambar 9.3 Kerusakan arsip akibat bahan kimia yang terkandung pada klip (besi) .................................................................................................................118Gambar 9.4 Alat pemeliharaan kearsipan ..........................................................................119Gambar 9.5 Penggunaan sodium arsenit untuk mencegah rayap ............................ 120Gambar 9.6 Arsip sobek ............................................................................................................120Gambar 9.7 Kerusakan arsip akibat noda air/makanan .................................................120Gambar 9.8 Kerusakan arsip akibat jamur ..........................................................................121Gambar 9.9 Kerusakan arsip akibat panas menjadi getas dan mudah rapuh .......122Gambar 9.10 Kerusakan arsip akibat bencana alam .........................................................122Gambar 9.11 Fumigasi ..................................................................................................................123

Bab 10 Penentuan Retensi ArsipGambar 10.1 Sosialisasi jadwal retensi arsip (JRA) .............................................................127Gambar 10.2 Contoh kartu deskripsi arsip ...........................................................................132Gambar 10.3 Kriteria arsip bernilai guna primer ................................................................133Gambar 10.4 Kriteria arsip bernilai guna sekunder ...........................................................135Gambar 10.5 Prosedur penyusunan jadwal retensi arsip ................................................139

Bab 11 Penyusutan ArsipGambar 11.1 Arsip .........................................................................................................................145Gambar 11.2 Penyusutan arsip .................................................................................................147Gambar 11.3 Penataan arsip ......................................................................................................149Gambar 11.4 Lingkup pemusnahan arsip .............................................................................151Gambar 11.5 Pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ..........................................152Gambar 11.6 Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan menggunakan mesin penghancur kertas .................................................................................152Gambar 11.7 Format daftar arsip yang dipindahkan ........................................................154Gambar 11.8 Format berita acara pemindahan arsip inaktif ......................................... 155Gambar 11.9 Prosedur pemindahan arsip inaktif ...............................................................155

Kearsipan Kelas X untuk SMK/MAKx

Daftar Tabel

Tabel 4.3 Contoh format buku agenda surat masuk ........................................................................... 47Tebel 12.1 Perbedan arsip radisional dengan arsip elektronik. .......................................................... 169Tabel 10.1 Format tabel retensi arsip ........................................................................................................... 131Tabel 10.2 Nilai guna Arsip ............................................................................................................................... 135Tabel 10.3 Contoh format formulir inventaris arsip ................................................................................ 138Tabel 10.4 Contoh format rekap inventaris arsip ..................................................................................... 138Tabel 10.5 Contoh format formulir analisis fungsi organisasi ............................................................. 139Tabel 10.6 Contoh format formulir penilaian arsip ................................................................................. 139Tabel 10.7 Contoh jadwal retensi arsip ........................................................................................................ 140

Gambar 11.10 Format daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan ..................................156 Gambar 11.11 Format berita acara pemusnahan arsip.......................................................157Gambar 11.12 Prosedur pemusnahan arsip............................................................................158Gambar 11.13 Contoh berita acara penyerahan arsip ........................................................159Gambar 11.14 Prosedur penyerahan arsip statis...................................................................159Gambar 11.15 Prosedur penyusutan arsip yang tidak memiliki JRA .............................160

Bab 12 Pengelolaan Arsip ElektronikGambar 12.1 Arsip elektronik ....................................................................................................165Gambar 12.2 Model pengelolaan arsip elektronik .............................................................167Gambar 12.3 Distribusi arsip elektronik dengan memanfaatkan LAN .......................168Gambar 12.4 Media Penyimpanan Arsip Elektronik ..........................................................170Gambar 12.5 Proses digitalisasi arsip ......................................................................................172Gambar 12.6 Siklus hidup arsip elektronik ..........................................................................172

Bab 12 Pengelolaan Arsip ElektronikGambar 13.1 (To Penulis: Berri keterangan gambar} ........................................................181

Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan 1

1BAB

3.1 Memahami arsip dan kearsipan.4.1 Melakukan pengelompokan arsip dan kearsipan.

Kompetensi Dasar

Gamabr 1.1 (To Penulis: Beri nama gambar)Sumber: http://brangkas.id/

Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan

Kearsipan Kelas X untuk SMK/MAK2

Setelah mempelajari bab ini, siswa diarapkan mampu: 1. mendeskripsikan pengertian arsip dan kearsipan,2. menjelaskan fungsi kearsipan dalam organisasi,3. mengemukakan macam-macam arsip,4. menjelaskan asas pengelolaan arsip,5. menjelaskan daur hidup arsip,6. melakukan identifikasi arsip dan kearsipan, serta7. melakukan pengelompokan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja.

Tujuan Pembelajaran

Peta Konsep

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Fungsi Kearsipan

Macam-Macam Arsip

Daur Hidup Arsip

Asas Pengolahan Arsip

Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan


A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Istilah arsip berasal dari bahasa Belanda yakni “Archief”, dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, dan dari bahasa Yunani “Arche” yang berarti permulaan. Selanjutnya kata Arche berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Dalam bahasa Indonesia dipakai istilah arsip. Lundgren (1989) menyatakan arsip sebagai suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata (tangible), sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali. Menurut Gie (2000), arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut Barthos (2013), arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015) arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikrofilm), media komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas fotokopi, dan lain-lain. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip, yaitu kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Karakteristik arsip, yaitu merupakan kumpulan warkat, disimpan menurut sistem tertentu, mempunyai nilai kegunaan, dan saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan. Arsip yang disimpan dalam suatu organisasi memerlukan pengelolaan yang baik. Kegiatan pengelolaan arsip ini yang disebut dengan kearsipan. Menurut Sutrisno dan Tjarlijasih (2007), kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan). Jadi, kearsipan merupakan suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan serta pemusnahan.

Materi Pembelajaran


B. Fungsi Kearsipan

Menurut ANRI fungsi arsip sebagai berikut:1. Mendukung proses pengambilan keputusan.2. Menunjang proses perencanaan.3. Mendukung pengawasan.4. Sebagai alat pembuktian.5. Sebagai memori organisasi.6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Sedarmayanti (2015) menjelaskan peranan arsip adalah sebagai berikut.1. Alat utama ingatan organisasi.2. Bahan atau alat pembuktian (bukti autentik).3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan dan pengambilan keputusan.4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya

menghasilkan arsip.5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan fungsi kearsipan yaitu sebagai berikut.1. Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. 2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila

terjadi masalah. 3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi

secara tertulis.4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.5. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.6. Sebagai alat pengingat.7. Sebagai alat penyimpanan warkat.8. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi

apabila memiliki perpustakaan.9. Merupakan bantuan yang berguna bagi

pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

C. Macam-Macam Arsip

Arsip terdiri atas berbagai bentuk dan macamnya. Jenis-jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono (2015) sebagai berikut:1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya

Jenis-jenis arsip menurut subjek atau isinya antara lain sebagai berikut:a. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti

pembelian, surat perintah membayar, dan sebagainya.b. Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat

pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian

penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

Gambar 1.2 Fungsi arsipSumber: (To Penulis: Beri sumber gambar yang jelas)


d. Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip nilai, dan sebagainya.

2. Arsip Menurut Bentuk dan WujudnyaJenis-jenis arsip menurut bentuk dan wujudnya di antaranya sebagai berikut:a. Surat, contoh: surat pesanan, surat penawaran, surat keputusan, surat lamaran,

surat undangan, dan lain-lain.b. Gambar/foto/peta, contoh: gambar struktur organisasi, foto kegiatan pelantikan

jabatan, dan peta/denah perusahaan.c. Compact Disk (CD)/DVD, contoh: CD profil perusahaan.d. Pita rekaman.e. Mikro film.f. Disket, dan lain-lain.

3. Arsip Menurut Nilai atau KegunaannyaJenis-jenis arsip menurut nilai atau kegunaannya yaitu sebagai berikut:a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan

sebagainya.b. Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta

perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.d. Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto

peristiwa, dan sebagainya.e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian.f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan

sebagainya.g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan

pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya Jenis-jenis arsip menurut sifat kepentingannya adalah sebagai berikut:a. Arsip tidak penting, arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Contoh: surat

undangan, memo, dan sebagainya.b. Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat

informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.c. Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan

datang. Contoh: surat perjanjian, surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan sebagainya.

d. Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya. Contoh: naskah proklamasi, akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijazah, dan sebagainya.

e. Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.


5. Arsip Menurut FungsinyaMenurut fungsinya, ada dua jenis arsip, yaitu sebagai berikut:a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis meliputi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. Arsip aktif, yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih dibutuhkan. Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang dipergunakan, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan saja.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat PengelolaannyaMenurut tempat/tingkat pengelolaannya, arsip dibedakan dua, yaitu sebagai berikut:a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.b. Arsip unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.

7. Arsip Menurut KeasliannyaMenurut keasliannya, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu sebagai berikut:a. Arsip asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada pihak yang paling

berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini biasanya langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen utama, tetapi ditujukan kepada pihak yang berkepentingan selain pihak utama.

c. Arsip salinan, merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara duplikasi, atau diketik ulang di mana isi atau kontennya sama dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan pembuatan dokumen asli.

d. Arsip petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum Menurut hukum, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu sebagai berikut.a. Arsip autentik, arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan

fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Arsip autentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil cetakan komputer, dan lain sebagainya.

D. Asas Pengelolaan Arsip

Menurut Rahayu (2016), kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan, antara lain sebagai berikut:


1. Asas Sentralisasi

Kegiatan pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.Keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.:a. Adanya keseragaman sistem dan

prosedur.b. R isiko arsip hi lang menjadi

kecil karena arsip dikelola oleh tenaga khusus (profesional) di bidangnya.

c. Penggunaan ruangan dan peralatan menjadi lebih efisien dan efektif.

d. Meminimalisasi adanya arsip ganda karena akan segera diketahui apakah arsip tersebut asli atau duplikasi.

e. Kegiatan penyusutan arsip lebih mudah dan terprogram.

f. Memudahkan pengawasan.

Kerugian dari asas sentralisasi, yaitu sebagai berikut:a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang

seragam.c. Unit kerja yang membutuhkan arsip akan memakan waktu yang lebih lama untuk

menemukan kembali arsip.2. Asas Desentralisasi

Kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap unit/bagian dalam organisasi.Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut:a. Unit kerja dapat menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan bidang

pekerjaannya.b. Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukan.c. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan

karena di setiap unit terdapat bagian arsip.Kerugian asas desentralisasi adalah sebagai berikut.a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi

arsip yang disimpan.b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit

kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sulit dijalankan.

c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

Gambar 1.3 Asas sentralisasiSumber: Rahayu (2016)


3. Asas Desentralisasi Terkendali Kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini, pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit, sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah sebagai berikut:a. Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja.b. Proses kerja menjadi lebih lancar karena arsip aktif berada di unit/bagian masing-

masing.c. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dengan

arsip inaktif.d. Memudahkan pengawasan dan pembinaan.

E. Daur Hidup Arsip

Siklus hidup arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. Secara rinci, siklus hidup arsip sebagai berikut.1. Tahap penciptaan (creation). Pada tahap ini arsip

diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan (distribution) . Tahap pengurusan adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain dalam organisasi.

3. Tahap penggunaan (use). Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis.

4. Tahap pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya.

5. Tahap penentuan nasib akhir (disposition). Tahap penentuan nasib akhir arsip adalah tahap penentuan terhadap keberadaan arsip dalam organisasi, apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.

Lembar Kerja Siswa Berbasis STEM

Lakukanlah studi kasus mengenai hal-hal berikut ini!1. Dokumen apa saja yang Anda miliki di rumah Anda yang dapat disebut sebagai

arsip?2. Lakukanlah analisis mengapa dokumen tersebut disebut arsip!3. Lakukanlah pengelompokan arsip yang Anda temukan di rumah Anda menurut

jenisnya masing-masing!Buatlah laporan beserta kesimpulan yang dapat Anda ambil dari hasil studi kasus tersebut!

Gambar 1.4 Siklus hidup arsipSumber: (To Penulis: Beri sumber gambar yang jelas)


Rangkuman

1. Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

2. Fungsi kearsipan, yaitu aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan bahan dokumentasi, dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya, sebagai alat pengingat, sebagai alat penyimpanan warkat, sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan, merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

3. Macam-macam arsip dapat digolongkan menurut subjek atau isinya, menurut bentuk dan wujudnya, menurut nilai atau kegunaannya, menurut sifat kepentingannya, menurut fungsinya, menurut keasliannya, dan menurut hukum.

4. Asas pengelolaan arsip meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas desentralisasi terkendali.

5. Siklus hidup arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir.

Uji KompetensiA. Pilihlah jawaban yang tepat!

1. Nama lain dari petugas arsip adalah ….a. arsiparis b. agendaris c. unit kearsipand. pengolah arsipe. penyimpan arsip

2. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas ….a. terpisah b. gabungan c. sentralisasid. desentralisasie. kekonsentrasi


3. Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga mudah ditemukan kembali adalah pengertian dari ….a. arsip d. arsiparis b. surat e. kearsipan c. warkat

4. Berikut yang merupakan tujuan kearsipan adalah ….a. agar tenteramb. agar arsip terus bertambahc. menjaga kerahasiaan direkturd. menjaga kerahasiaan arsiparise. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

5. Berikut yang bukan merupakan arsip adalah ….a. kayu b. surat c. formulird. flashdiske. buku rapor

6. Syarat-syarat surat atau warkat yang dapat dikatakan sebagai arsip, kecuali ….a. tidak berguna b. mempunyai arti c. mempunyai nilaid. mempunyai kegunaane. disimpan dengan teratur

7. Berikut yang bukan merupakan tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah ….a. untuk menjaga kelestarian arsipb. untuk menjaga kerahasiaan arsipc. agar arsip terpelihara dengan baikd. untuk menjaga kerahasiaan sekretarise. agar mudah dalam mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan

8. Kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan dilihat dari nilai atau kegunaannya termasuk jenis arsip bernilai ….a. ilmiah d. pendidikan b. hukum e. administrasi c. keuangan

9. Berikut fungsi kearsipan, kecuali ….a. proses pengambilan keputusanb. menunjang proses perencanaanc. sebagai memori pegawaid. mendukung pengawasane. sebagai alat pembuktian


10. Berikut yang dapat disebut sebagai arsip sangat penting adalah ….a. memo b. ijazah c. surat undangand. laporan keuangane. surat lamaran kerja

11. Tahapan akhir dari daur hidup arsip adalah tahap ….a. use d. disposition b. creation e. maintenance c. distribution

12. Berikut ini merupakan kegiatan kearsipan, kecuali ….a. penerimaan b. pemeliharaan c. penyimpanand. pengumpulane. penggandaan

13. Kerugian dari asas sentralisasi adalah ….a. penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi b. dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpanc. hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecild. penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sulit dijalankane. petugas umumnya rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan

kearsipan14. Keuntungan asas desentralisasi adalah ….

a. proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukanb. kegiatan penyusutan arsip lebih mudah dan terprogramc. adanya keseragaman sistem dan prosedurd. risiko arsip hilang menjadi kecil e. memudahkan pengawasan

15. Dokumen tiruan yang dibuat dengan cara duplikasi, atau diketik ulang di mana isi atau kontennya sama dengan dokumen asli disebut arsip ….a. asli d. penting b. salinan e. tembusan c. petikan

B. Selesaikan soal-soal berikut dengan tepat!1. Petugas yang menangani pengelolaan arsip disebut ….2. Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari yaitu arsip ….3. Asas pengelolan arsip yang dilakukan secara terpusat pada unit kearsipan adalah asas ….4. Tahap … merupakan tahap pembuatan arsip.

KEARSIPAN · penugasan dalam bentuk praktek langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah...

Documents

Transcript of KEARSIPAN · penugasan dalam bentuk praktek langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah...