KEARSIPAN

SISTEM

ELEKTRONIK

‘go to the campus’

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN

1.UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

2.PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

3.UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN

4.UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI TRANSAKSI ELEKTRONIK

5.UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

RUANG LINGKUP ARSIP

HIRARKI ARSIPARSIP

ARSIP DINAMIS AKTIF

ARSIP DINAMIS INAKTIF

TIDAK BERNILAI GUNA BERNILAI GUNA PERMANEN

ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS

ARSIP USUL MUSNAH

EVIDENSIAL INFORMASIONAL

TERMINOLOGI ARSIPYANG BARU

ARSIP

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.


ARSIP DINAMIS

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

ARSIP STATIS

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

ARSIP VITAL

Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.


ARSIP AKTIF

Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

ARSIP INAKTIF

Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.


ARSIP TERJAGA

Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

ARSIP UMUM

Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja

dan alat bukti yang sah

Arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanya arsip;

b. Menjamin ketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatan aset nasiona;

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja

dan alat bukti yang sah

Arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi

Pengolahan

Preservasi

Akses

struktur

isikonteks

struktur

isikonteks

Kegiatan/Peristiwa

Penciptaan

Pemeliharaan

Penggunaan

Penyusutan

PENGELOLAANARSIP

a. Menjamin terciptanya arsip;

b. Menjamin ketersediaan arsip;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban;

g. Menjamin keselamatan aset nasiona;

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

SUMBER DAYA

PEMBINAAN

KEBIJAKAN

DINAMIS

STATIS

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL

Suatu sistem yang membentuk pola hubunganberkelanjutan antarberbagai komponen yangmemiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang salingmempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional

Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakansarana jaringan informasi kearsipan nasional

Sistem jaringan informasi dan saranapelayanan arsip secara nasional yang dikelolaoleh ANRI

12

a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah

c. Menjamin pengelolaan arsip yang andald. Menjamin pelindungan kepentingan

negara dan hak–hak keperdataan rakyate. Mendinamiskan penyelenggaraan

kearsipan nasional f. Menjamin keselamatan dan keamanan

arsipg. Menjamin keselamatan aset nasionalh. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksudDalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsijuga dapat diperoleh dari :a.Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim,

diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atauyang serupa dengan itu; dan

b.Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapatdilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan denganatau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diataskertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekamsecara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta,rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memilikimakna (pasal 26A)

(Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

Problem Retensi ArsipProblem Retensi Arsip

• Kebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak)

• Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur

• Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja

ARSIP DINAMIS

ARSIP STATIS

ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27

(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; danb. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

arsip dilihat dari bentuknya :

19

KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP

• StrukturJenis, format, bentuk susunan naskah dinas

• KonteksKewenangan, pejabat yang berwenang

• KontenTugas pokok, fungsi unit kerja

pendekatan-nya (pengelolaan)

arsip arsip arsip elektronik

perubahan dari satu sistempengetahuan ke sistem pengetahuan yang laindibutuhkan pengetahun

komplementer tentang komputer

dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip

21

perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dankomunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasibaru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagikemajuan di dunia kearsipan

PROSES ARSIP ELEKTRONIK

1.DIGITALISASI2.ALIH MEDIA3.ELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT MANAGEMENT

1. INFORMATION INTEGRITY2. FINDING FILES (INDEXING)3. SECURITY AND PRIVACY4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)5. SCHEDULING/DISPOSAL6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL7. LINKS TO PAPER FILES8. BACKUPS

RON ELLIOTCIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

℮-arsip

• ℮-arsip adalah electronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992

24

℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

25

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG

Informasi Transaksi Elektronik

• Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

KUMPULAN INFORMASI

prosesdasar

input

data surat

disimpan

data file

disimpan

data records

disimpan

data archives

a

b

bfile

ya

Stop/drop

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktivasi elektronik

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

input input input

28

data direktory/cloud

prosesdasar

input

data surat

aktivasi elektronik

disimpan

data file

aktivasi elektronik

disimpan

data records

aktivasi elektronik

disimpan

data archives

a

b

bfile

ya

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktivasi elektronik

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

29

Stop/drop

data direktory/cloud

Caraka / Pos(masuk)

Digitasi

PenyimpananArsip Non-elektronik

PUSATBERKAS(CENTRALFILE)

Penyampaian kopi

digital

“PENGOLAH ARSIP”

“PENGOLAHARSIP”

komunikasikedinasanelektronik

APLIKASIKEARSIPAN

Registrasi

Caraka / Pos(keluar)

Registrasi &

Suratelektronik(e-mail)

INTERNETINTERNET

Kontrol Operasi

Pengurusan surat / dokumennon-elektronik

PenyimpananArsip Elektronik

PEMINDAHANARSIP INAKTIF

Penggunaan

Arsip

Registrasi &Penggunaa

n Arsip

TERIMA KASIH

KEARSIPAN

Documents

Transcript of KEARSIPAN