KATA PENGANTAR - · PDF filedan pemeliharaan sarana dan prasarana pada modul ini untuk...

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa yang telah memberikan

rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul

“Administrasi sarana dan prasarana tentang menentukan penyimpanan dan pemeliharaan sarana

dan prasarana. Sesuai dengan judul tersebut, dalam modul ini terdapat materi mengenai

pelaporan, penyimpanan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana beserta beberapa informasi

penting terkait materi tersebut. Selain itu, berdasarkan kompetensi dasar yang ingin dicapai dari

pembuatan modul ini yaitu “Membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan

prasarana”, penulis telah menjelaskan dan pemaparan materi tentang pelaporan, penyimpanan

dan pemeliharaan sarana dan prasarana pada modul ini untuk memudahkan para siswa dalam

memahami materi ajar. Pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu dalam terselesaikannya modul ini. Khususnya

kepada :

1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajar

ADP serta pembimbing dalam pembuatan modul.

2. Pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul yang tidak dapat Penulis

sebutkan satu persatu.

Penulis berharap dengan adanya modul ini dapat membantu guru maupun siswa dalam

kegiatan belajar mengajar dan mencapai tujuan dari pembelajaran dengan tepat dan efektif.

Penulis menyadari bahwa pembuatan modul ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

Penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang dapat menyempurnakan modul ini.

Malang, 11 November 2015

Penulis

i

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

A. Deskripsi Umum ................................................................................ 2

B. Prasyarat ........................................................................................... 2

C. Petunjuk Belajar ................................................................................ 3

D. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar ............................................. 4

E. Indikator dan Tujuan .......................................................................... 4

BAB II KEGIATAN BELAJAR ..................................................................... 5

A. Materi Pokok ...................................................................................... 6

B. Uraian Materi ..................................................................................... 7

1. Laporan Sarana dan Prasarana ................................................ 7

2. Menyimpan Sarana dan Prasarana ........................................... 9

3. Memelihara Sarana dan Prasarana .......................................... 11

C. Ringkasan Materi ............................................................................... 14

BAB III EVALUASI ...................................................................................... 17

A. Tugas Individu ................................................................................... 18

B. Tugas Diskusi .................................................................................... 18

C. Latihan Soal ....................................................................................... 20

BAB IV PENUTUP ....................................................................................... 32

A. Tindak Lanjut .................................................................................... 38

B. Harapan ............................................................................................ 38

Glosarium ............................................................................................... 39

Daftar Pustaka ....................................................................................... 40

ii

Bahan ajar atau modul materi pada buku ini sangat erat kaitannya dengan sarana dan

prasarana, mengingat materi yang dibahas merupakan menentukan pelaporan penyimpanan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan

kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan

kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana,

mustahil tujuan akan dicapai dengan lancar. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya

kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat

memerlukan sarana dan prasarana. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan

dengan sarana dan prasarana. Melakukan pelaporan sarana dan prasarana yang baik, cara

penyimpanan sarana dan prasarana yang tepat dan memelihara sarana dan prasarana yang benar

dapat mempermudah dalam pekerjaan kantor.

Siswa diasumsikan telah mengenal dengan betul perbedaan antara sarana dan prasarana

kantor, serta mampu menjelaskan kegunaan dari masing-masing sarana dan prasarana kantor.

Selain itu, dalam penggunaan modul ini sangat erat dengan kegiatan praktik atau uji kemampuan

siswa dalam membuat laporan, melakukan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan

prasarana kantor. Diharapkan siswa dapat bekerja dengan baik dan tidak mengalami kesulitan.

2

Hal-hal yang perlu dipersiapkan bagi peserta didik meliputi:

1. Seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan berbagai sumber

selain bahan ajar ini, misalnya melalui buku, majalah, media elektronik maupun melalui

internet.

2. Guru berperan sebagai fasilitator, pembimbing dan pengarah dalam penyampaian semua

materi di bahan ajar ini, sehingga diharapkan dapat tercipta suatu komunikasi timbal balik

yang efektif dalam rangka mempercepat proses penguasaan kompetensi peserta didik.

Peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai berikut

a) Membantu peserta didik dalam menyusun perencanaan proses belajar, terutama untuk

materi yang masih belum dikenal siswa.

b) Membimbing dan mengarahkan peserta didik melalui pemberian tugas individu, tugas

diskusi dan latihan soal.

c) Membantu peserta dalam memahami konsep dan praktek yang terdapat dalam bahan

ajar ini dan menanggapi pertanyaan peserta sekaligus menjawab mengenai hal-hal

dalam proses belajar dan tingkat pencapaian jenjang pengetahuan peserta.

d) Membantu peserta untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang

diperlukan untuk belajar.

e) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok ketika proses belajar berlangsung atau

ketika melakukuan diskusi jika di perlukan.

f) Melaksanakan penilaian dan mencatat pencapaian kemajuan peserta didik.

g) Menjelaskan kepada peserta mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan

merundingkan rencana belajar selanjutnya.

3

D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

Kompetensi Inti

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

KI 2: Mngembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsive dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dana lam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosefural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapakan pengetahuan procedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar

3.2 Menentukan laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

4.2 Membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

E. INDIKATOR DAN TUJUAN

Indikator

1. Laporan sarana dan prasarana

2. Penyimpanan sarana dan prasarana

3. Pemeliharaan saran dan prasarana

Tujuan

1. Siswa mampu memahami cara membuat laporan sarana dan prasarana

2. Siswa mampu menjelaskan cara menyimpan sarana dan prasarana dengan Bahasa yang

jelas dan tepat.

3. Siswa mampu menjelaskan cara pemeliharaan sarana dan prasarana

4. Siswa mampu mempraktikkan cara membuat laporan penyimpanan dan pemeliharaan

sarana dan prasaranan

4

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang

dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala

sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,

proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling

berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada

benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak

bergerak.

Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan

keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana

dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka

waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a) Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1. Sebagai bahan pertanggungjawaban

2. Sebagai pengendali persediaan

3. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4. Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

7

b) Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan

beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1. Bukti penerimaan barang

2. Bukti pembelian barang

3. Bukti pengeluaran barang

4. Kartu barang

5. Kartu persediaan

6. Daftar Inventaris

7. Daftar rekapitulasi barang inventaris

c) Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1. Memeriksa barang

2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4. Menghitung pengeluaran barang

5. Menghitung sisa persediaan

6. Mencatat mutasi barang

7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

8

Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja

atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal

dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a) Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1. Agar barang tidak cepat rusak

2. Agar tidak terjadi kehilangan barang

3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4. Memudahkan dalam pengawasan

5. Memudahkan dalam analisa

b) Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1. Persediaan alat‐alat pemeliharaan yang diperlukan

2. Pergudangan yang memenuhi syarat‐syarat yang ditentuka

3. Sifat barang yang disimpan

4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5. Prosedur dan tata kerja

6. Biaya yang disediakan

7. Tenaga yang diperlukan

8. Jangka waktu penyimpanan

9

c) Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2. Barang disimpan dalam keadaan bersih

3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4. Barang disimpan ditempat yang memadai

5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7. Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian

10. terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

10

Pemeliharaan sarana dan prasaranan adalah kegiatan terus menerus untuk

mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa: Pengelolaan sarana dan prasarana kantor

adalah kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif dibutuhkan

sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan jenis

yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

• Agar barang tidak mudah hilang

• Agar barang tidak kadaluarsa

• Agar barang tidak mudah susut

• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1. Pemeliharaan sehari‐hari

2. Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali,

dll)

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1. Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2. Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu‐debu yang menempel pada

alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

11

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

o Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

o Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

o Sediakan alat pemadam kebakaran

o Jangan menyimpan bahan bakar

o Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

o Pisahkan barang‐barang yang rusak dan tidak rusak

o Perbaiki barang‐barang yang rusak

o Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

o Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

o Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

o Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 233) yang menjelaskan bahwa manfaat

pemeliharaan meliputi:

1. Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown (berhenti beroperasi).

2. Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian

dini terhadap sparepart.

3. Mengurangi biaya pemeliharaan.

4. Menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik.

5. Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana yang memerlukan biaya perawatan secara

berlebihan sehingga bisa dilakukan efisiensi berdasarkan metode dan strategi yang

dikembangkan.

6. Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau menghilangkan kecelakan

kerja.

7. Meningkatkan motivasi pekerja

8. Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung yang berkaitan dengan pekerjaan sarana dan

prasarana

12

Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) sumber daya sarana dan prasarana yang

digunakan dalam kegiatan pemeliharaan meliputi:

1. Tenaga Kerja

Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana perlu dipikirkan siapa yang harus terlibat,

apa saja diskripsi tugasnya, kompetensi apa yang perlu sikuasi, dan bagaimana beban

kerjanya.

2. Biaya (money)

Biaya pemeliharaan perlu dianggarkan dan dimasukkan dalam usulan anggaran sehingga

tersedia dana untuk mendukung program pemeliharan sarana dan prasarana. Biaya

pemeliharaan dibutuhkan untuk pembelian bahan baku, pembelian peralatan pemeliharaan,

upah tenaga perawat khususnya apabila pekerjaan perawatan terpaksa harus mengundang

pihak luar.

3. Bahan (materials)

Bahan untuk pekerjaan pemeliharaan harus tersedia dengan jumlah yang memadai untuk

merawat semua sarana dan prasarana yang ada. Bahan-bahan tersebut meliputi bahan untuk

pekerjaan kebersihan, bahan untuk pemelihara, dan suku cadang.

4. Peralatan (machines)

Peralatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan jenis sarana atau fasilitas yang akan dirawat

serta jenis kegiatan perawatannya.

5. Metode (methodes)

Metode atau cara pemeliharaan yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan sarana

dan fasilitas dapat dilakukan dengan cara: melakukan pencegahan, penyimpanan,

kebersihan, pemeliharaan, pemeriksaan, perbaikan, dan penggantian.

6. Waktu pemeliharaan (minutes)

Pelaksanaan program pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilihat dari tersedianya

kesempatan atau waktu bagi pihak yang dilibatkan dalam pemanfaatan kesempatan tersebut

secara efektif dan efisien untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan.

13

D

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang

dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala

sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,

proyek). Agar sarana dan prasarana dapat terjaga dengan baik maka perlu diadakana pelaporan,

penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan

keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana

dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka

waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1. Memeriksa barang

2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4. Menghitung pengeluaran barang

5. Menghitung sisa persediaan

6. Mencatat mutasi barang

7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan


atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

14

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1. Agar barang tidak cepat rusak

2. Agar tidak terjadi kehilangan barang

3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4. Memudahkan dalam pengawasan

5. Memudahkan dalam analisa

Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2. Barang disimpan dalam keadaan bersih

3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4. Barang disimpan ditempat yang memadai

5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7. Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian

10. terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

Pemeliharaan sarana dan prasaranan adalah kegiatan terus menerus untuk

mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa: Pengelolaan sarana dan prasarana kantor

adalah kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif dibutuhkan

sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan jenis

yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat

15

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;






Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:


1. Pemeliharaan sehari‐hari

2. Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali,

dll)


1. Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2. Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu‐debu yang menempel pada

alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

16

Langka Kerja:

1. Cermatilah sarana dan prasarana di sekitar lingkungan sekolah.

2. Buatlah sebuah laporan yang menyatakan keadaan sarana dan prasarana

tersebut.

3. Setelah laporan telah dibuat segera laporkan ke guru.

Format Laporan

No. Nama Sarana Jumlah Sarana Kondisi Sarana

1

2

Format Laporan

No. Nama Prasarana Jumlah Prasarana Kondisi Prasarana

1

2

Langkah Kerja

1. Bentuklah sebuah kelompok yang beranggota 5 orang.

2. Bawalah beberapa sarana dan prasarana yang kalian ketahuai.

3. Diskusikan dengan anggota kelompok.

4. Laporkan hasil diskusi kalian kepada guru.

5. Presentasikan hasil diskusi anggota kelompok di depan kelas bagaimana

cara menyimpan atau memelihara (pilih salah satu) sarana dan prasarana

dengan baik dan benar.

TUGAS INDIVIDU

TUGAS DISKUSI

18

LATIHAN SOAL

A. Soal Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi t silang (x) pada huruf a, b, c,

d, atau e!

1. Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat

adalah pengertian dari…

a. Prasarana

b. Sarana

c. Laporan sarana dan prasarana

d. Pengelolahan sarana dan prasarana

e. Tujuan pemeliharaan

PETUNJUK

1. Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian

awal dengan baik dan cermat!

2. Baca dan pahamilah Pendalaman Materi di atas!

3. Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari

Pendalaman Materi di atas!

4. Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman

Materi dengan cermat dan teliti!

5. Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!

6. Kumpulkanlah hasil pekerjaan kepada guru!

Pahami

Pertanyaannya!

20

2. Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,

pembangunan, proyek) adalah pengertiana dari…

a. Prasarana

b. Sarana


d. Pengolahan sarana dan prasarana

e. Tujuan pemeliharaan

3. Biasanya jangka waktu dalam pembuatan sebuah laporan kepada pimpinan adalah…

a. 5 bulan sampai 1 tahun

b. Setiap 3 bulan sekali

c. 1 tahun

d. 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun

e. Awal tahun dan akhir tahun

4. Salah satu fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah…

a. Memriksa barang

b. Memudahkan dalam analisis barang

c. Memberikan informasi tentang

barang yang tersedia dan mutase

barang

d. Mengetahui sifat barang yang

disimpan

e. Menghitung persediaan awal tahun

dan akhir tahun barang

5. Bukti atau catatan pendukung untuk menyapaikan laporan secara tertulis kepada

pimpinan adalah sebagai berikut, kecuali…

a. Bukti penerimaan barang

b. Bukti penjualan baran

c. Kartu barang

d. Daftar inventaris

e. Bukti pembelian barang

6. Teknik pembuatan laporan:

a. Menghitung sisa persediaan

b. Mencatat mutasi barang

c. Melaporkan kepada atasan atau

pimpinan

d. Memeriksa barang

e. Menghitung pengeluaran barang

f. Menghitung persediaan barang

awal tahun anggaran

g. Menghitung penerimaan dan

pengadaan barang

21

Susunan dalam teknik pembuatan laporan yang benar adalah…

a. d, f, g, e, a, b, c

b. a, b, c, g, f, d, e

c. a, b, c, d, f, e, g

d. f, g, a, b, c, d, e

e. b, e, f, g, a, d, c

7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil

pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang

dilaporkan dari bantuan adalah pengertian dari…

a. Pemeliharaan sarana dan prasarana

b. Penggandaan sarana dan prasarana

c. Pembersian sarana dan prasarana


e. Penyimpanan sarana dan prasarana

8. Tujuan dari penyimpanan barang/bahan kantor adalah…

a. Mengetahui jangka waktu

penyimpanan

b. Mengetahui biaya yang tersedia

c. Agar barang yang disimpan dalam

keadaan bersih

d. Agar barang tidak cepat rusak

e. Mengetahui saran penyimpanan

dan pemeliharaan

9. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut, kecuali…

a. Sifat barang yang disimpan

b. Tenaga yang diperlukan

c. Membuat format penyimpanan

barang

d. Pesediaan alat-alat pemeliharaan

yang diperlukan

e. pergudangan yang memenuhi

syarat-syarat yang ditentukan

10. Cara penyimpanan barang/ bahan kantor adalah…

a. Barang disimpan berdasarkan

klasifikasi (jenis, berat, merek dan

satuan barang)

b. Menyusun barang dengan rapi

c. Membedakan barang rusak dan

baik

d. Jawaban a dan b benar

e. Jawaban benar semua

22

11. Kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar kantor barang/bahan kantor tetap dalam

keadaan baik atau siap untuk dipakai adalah pengertian dari…



c. Pembersian sarana dan prasarana



12. Menurut Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa pengelolaah sarana dan

prasarana kantor adalah…

a. Kegiatan awal hingga akhir pemakaian secara baik dan benar dalam lingkungan kantor

b. Kegiatan yang bertujuan menjaga sarana dan prasarana kantor secara efektif dan efisien

c. Kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif

d. Kegiatan untuk mengelolah sarana dan prasarana kantor yang ada dengan baik dan benar

e. Kegiatan operasional kantor yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang dibuat kantor

13. Tujuan dari pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah…

a. Agar tidak terjadi kehilangan barang

b. Agar sarana dan prasarana selalu

dalam keadaan bersih

c. Tersusun rapi agar mudah dalam

pencarian kembali

d. Barang diklasifikasikan sesuai jenis

barang

e. Agar barang tidak kotor

14. Pemeliharaan berkala merupakan pemeliharaan berdasarkan…

a. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

b. Pemeliharaan berdasarkan fungsi barang

c. Pemeliharaan berdasarkan tujuan barang

d. Pemeliharaan berdasarkan kondisi barang

e. Pemeliharaan berdasarkan waktu

23

15. Merupakan pemeliharaan barang bergerak adalah, kecuali…

a. Kendaraan bermotor

b. Mesin kantor

c. Alat elektronik

d. Proyek

e. komputer

f.

16. Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut, kecuali…

a. Membuang barang yang sudah tidak terpakai

b. Perbaiki barang-barang yang rusak

c. Jangan menyimpan bahan bakar

d. Bersihka sarana dan prasarana agar bebas dari debu

e. Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

17. Kegiatan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutase

maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu…






18. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 233) yang menjelaskan bahwa manfaat

pemeliharaan meliputi, kecuali…

a. Meningkatkan motivasi pekerja

b. Merusak sarana dan prasrana kantor

c. Mengurangi biaya pemeliharaan

d. Meningkatkan keselamatan para pekerja

e. Menghasilkan produk dengan kualitas yang paling baik

24

19. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) yang bukan merupakan sumber daya

sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan adalah…

a. Biaya

b. Sumber daya alam

c. Bahan

d. Tenaga kerja

e. Waktu pemeliharaan

20. Menurut Sodang P. Siagian kegiatan operasional harus terlaksana dengan…

a. Baik dan benar

b. Tepat dan cepat

c. Efektif dan efisien

d. Lancar, efisien dan efektif

e. Professional

25

B. Soal Isian

Isilah titik-titik di bawah ini dengan jawaban yang tepat!

1. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada… , sedangkan

prasarana lebih ditujukan untuk…

2. Laporana sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk…

3. Menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri

dengan beberapa…

4. Kegiatan yang dilakukan oleh… untuk menampung hasil pengadaan

barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang

diperoleh dari bantuan.

5. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi…

6. Pengolahan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan…

7. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah agar barang tidak

mudah rusak karena…

8. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan…

9. Pemeliharaan berkala adalah…

10. Manfaat pemeliharaan antara lain peningkatan ekspektasi umur peralatan dan

komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap…

26

C. Soal Essay

Jawablah soal-soal di bawah ini dengan lengkap dan jelas!

1. Apa pengertian sarana dan prasarana menurut kamus besar Bahasa Indonesia

(KBBI)?

2. Sebutkan fungsi dari adanya laporan sarana dan prasarana!

3. Bagaimana teknik susunan pembuatan laporan yang benar?

4. Sebelum penyimpanan dilakukan hal-hal apa saja yang sebaiknya diperhatikan?

5. Bagaimana cara menyimpan barang/bahan kantor?

6. Jelaskan pengertian laporan sarana dan prasarana serta penyimpanan sarana

dan prasarana!

7. Sebutkan contoh kegiatan apa saja yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan

sarana dan prasarana? Minimal 5 contoh!

8. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) apa saja sumber daya sarana

dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan? Jelaskan!

9. Apa tujuan dari diadakannya pemeliharaan sarana dann prasarana kantor?

10. Jelaskan berbagai cara yang dapat dilakukan dalam kegiatan pemeliharaan

sarana dan prasarana!

27

PENILAIAN

A. LATIHAN SOAL

Soal Pilihan Ganda

Jumlah soal : 20

Butir Skor tiap soal : 5

Point Jumlah nilai : Jumlah butir soal benar × skor (5 point) Skor

Maksimal : 100 point

Soal Isian

Jumlah soal : 10

Nomor Skor tiap soal : 10 point

Jumlah nilai : jumlah butir soal benar × skor (10 point) skor

Skor maksimal : 100 point

Soal Uraian (Essay)

No. Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

1 Ketepatan pemilihan jawaban 30

2 Kelengkapan dalam menguraiakan jawaban 30

3 Ketepatan dalam penulisan kata dan kalimat 20

4 Pemilihan diksi sesuai dengan konteks jawaban 20

Jumlah 100

Nilai akhir yang diperoleh:

Rata-rata total keseluruhan skor yang didapat siswa

Σ skor soal pilihan ganda + Σ skor soal isian + Σ skor pada soal uraian

3

28

B. PENUGASAN INDIVIDU DAN KELOMPOK

1. LEMBAR PENILAIAN PROSES

Format Assesmen Kinerja Proses


Maksimum

Skor Assesmen

Oleh siswa Oleh guru

1 Persiapan:

Kemampuan dalam mempersiapkan

saran dan prasarana yang digunakan

untuk dipresentasikan didepan kelas.

20

2 Proses:

1 kelompok beranggota 5 siswa

berdiskusi tentang cara penyimpanan

dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

20

3 Hasil/produk sesuai dengan

ketentuan yang ada:

Sarana dan prasarana yang dibawah

Ketepatan dan kejelasan dalam

memberikan jawaban dan pendapat

Keaktifan anggota kelompok

Kreativitas anggota

15

15

15

15

jumlah 100

29

2. LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTOR

Format Asesmen Kinerja Psikomotor


Maksimum

Skor Assesmen

Oleh Siswa Oleh Guru

1 Menyiapkan sarana dan prasarana

untuk di presentasikan di depan kelas 35

2 Keaktifan anggota kelompok dalam

proses diskusi berlangsung 30

3 Kreativitas anggota kelompok dalam

mempresentasikan di depan kelas 34

jumlah 100

3. FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas

perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik

No. Rincian Tugas Kinerja

(RTK)

Memerlukan

perbaikan (D)

Menunjukkan

Kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat Baik (A)

1 Teliti, Tekun, Cekatan

2 Jujur

3 Loyal

4 Disiplin

5 Kreatif-Inovatif

30

4. FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas

keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan

A = sangat baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No. Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

Perbaikan (D)

Menunjukkan

Kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat Baik

(A)

1 Bekomusikasi

2 Bekerjasama

3 Partisipasi

31

Menentukan Laporan Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana dan

Prasarana

1. SOAL PILIHAN GANDA

1. B

2. A

3. D

4. C

5. B

6. A

7. E

8. D

9. C

10. A

11. A

12. C

13. B

14. E

15. D

16. A

17. C

18. B

19. B

20. D

2. SOAL ISIAN

1. Sarana kepada benda-benda yang bergerak, prasarana untuk benda-benda

yang tidak bergerak

2. Bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor

3. Beberapa bukti atau catatan pendukung

4. Oleh satuan kerja atau petugas dagang

5. Klasifikasi berdasarkan jenis, berat, merek dan satuan barang

6. Kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif

7. Karena hama/suhu/cuaca

8. cara pemeliharaan berdasarkan waktu dan pemeliharaan berdasarkan jenis

barang

33

9. Pemeliharaan yang menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali dll)

10. Sparepart.

3. SOAL URAIAN (ESSAY)

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang

dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Sedangkan

prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya

suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

2. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

a) Sebagai bahan pertanggungjawaban

b) Sebagai pengendali persediaan

c) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

d) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

3. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

a) Memeriksa barang

b) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

c) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

d) Menghitung pengeluaran barang

e) Menghitung sisa persediaan

f) Mencatat mutasi barang

g) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

4. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

a) Persediaan alat‐alat

pemeliharaan yang diperlukan

b) Pergudangan yang memenuhi

syarat‐syarat yang ditentuka

c) sifat barang yang disimpan

d) Sarana penyimpanan dan

pemeliharaan

e) Prosedur dan tata kerja

f) Biaya yang disediakan

g) Tenaga yang diperlukan

h) Jangka waktu penyimpanan

34

5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

a) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

b) Barang disimpan dalam keadaan bersih

c) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

d) Barang disimpan ditempat yang memadai

e) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

f) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

g) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

h) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

i) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian

j) terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

6. Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan

keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik

dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Sedangkan


atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik

berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

7. Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

a) Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

b) Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

c) Sediakan alat pemadam kebakaran

d) Jangan menyimpan bahan bakar

e) Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

f) Pisahkan barang‐barang yang rusak dan tidak rusak

8. Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 239) sumber daya sarana dan prasarana

yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan meliputi:

Tenaga Kerja

Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana perlu dipikirkan siapa yang harus

terlibat, apa saja diskripsi tugasnya, kompetensi apa yang perlu sikuasi, dan bagaimana

beban kerjanya.

35

Biaya (money)

Biaya pemeliharaan perlu dianggarkan dan dimasukkan dalam usulan anggaran sehingga

tersedia dana untuk mendukung program pemeliharan sarana dan prasarana. Biaya

pemeliharaan dibutuhkan untuk pembelian bahan baku, pembelian peralatan

pemeliharaan, upah tenaga perawat khususnya apabila pekerjaan perawatan terpaksa

harus mengundang pihak luar.

Bahan (materials)

Bahan untuk pekerjaan pemeliharaan harus tersedia dengan jumlah yang memadai untuk

merawat semua sarana dan prasarana yang ada. Bahan-bahan tersebut meliputi bahan

untuk pekerjaan kebersihan, bahan untuk pemelihara, dan suku cadang.

Peralatan (machines)

Peralatan yang dibutuhkan disesuaikan dengan jenis sarana atau fasilitas yang akan

dirawat serta jenis kegiatan perawatannya.

Metode (methodes)

Metode atau cara pemeliharaan yang dipilih untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan

sarana dan fasilitas dapat dilakukan dengan cara: melakukan pencegahan, penyimpanan,

kebersihan, pemeliharaan, pemeriksaan, perbaikan, dan penggantian.

Waktu pemeliharaan (minutes)

Pelaksanaan program pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilihat dari tersedianya

kesempatan atau waktu bagi pihak yang dilibatkan dalam pemanfaatan kesempatan

tersebut secara efektif dan efisien untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan.

9. Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:


Pemeliharaan sehari‐hari

Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan

sekali, dll)


Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

36

10. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;






37

Setelah siswa mempelajari modul

ini di harapkan siswa mampu membuat

sebuah laporan penyimpanan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana

kantor dengan baik dan benar, serta dapat

digunakan untuk acuan pembelajaran

selanjutnya mengenai menentukan

laporan penyimapanan dan pemeliharaan

sarana dan prasarana.

Setelah mempelajari modul ini siswa

diharapkan mampu meningkatkan aktivitas

dan hasil belajar serta dapat mencapai tujuan

belajar yang sudah ditentukan

38

Sarana

Dipakai sebagai alat, benda-benda yang bergerak

Prasarana

Penunjang utama terselenggaranya suatu proses, benda-benda yang tidak

bergerak

Pemeliharaan Berkala

Menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll

Barang Bergerak

Kendaraan bermootor, mesin kantor, dan alat elektronik

Barang Tidak Bergerak

Membersihkan debu-debu

Kamper

Kapur barus

SOP

Standart Operating Procesure

Breakdown

Berhenti operasi

39

DAFTAR PUSTAKA

file:///E:/pengembanganbahanajar/saranaprasaranaJanuari/202015.html

file://mengidentifikasi_sarana_dan_prasarana_abuosa/sugengrusmiawi.html

file://bintangkejoradikegelapan/:LAPORANOBSERVASIADMINISTRASISAR

ANADANPRASARANA.html

file://admin.perkantoran_penyimpanandanpemeliharaansaranadanprsarana.html

file://AP.memahami-prinsip.penyelenggaraan.admin.perkantoran.pdf

40

Nindia Dwi Norma Guvita lahir di Lamongan, 01 Februari 1995.

Saat ini dia menempuh Pendidikan S1 di Fakultas Ekonomi Jurusan

Manajemen Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri

Malang. Mahasiswa angkatan 2013 ini juga perna menempuh Pendidikan

Sekolah Dasar di SDN 2 Lukrejo, lamongan dan lulus pada tahun 2007,

Pendidikan Sekolah Menengah Pertama di SMP Negeri 1 Kalitengah,

Lamongan lulus pada tahun 2010, dan kemudian melanjutkan Pendidikan

Sekolah Menengah Atas Jurusan IPA di SMA PANCA MARGA 1 Lamongan

dan lulus pada tahun 2013.

Penulis menyusun bahan ajar berupa modul Administrasi Perkantoran

untuk mata pelajaran “Administrasi Sarana dan Prasarana” dengan

Kompetensi Dasar yang dipilih adalah “Menentukan Laporan Penyimpanan

dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana dengan harapan dapat memberikan

manfaat yang besar bagi pembaca dalam membuat laporan penyimpanan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana. Selain itu, penulis juga berharap bahwa

pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun untuk

perbaikan terhadap modul-modul selanjutnya.

Jadilah manusia yang dapat

memberikan Rahmat bagi

semua Makhluk.

(Surah An-Anbiya 107)

KATA PENGANTAR - · PDF filedan pemeliharaan sarana dan prasarana pada modul ini untuk...

Documents

Transcript of KATA PENGANTAR - · PDF filedan pemeliharaan sarana dan prasarana pada modul ini untuk...