KATA PENGANTAR - pd.pps.uny.ac.idpd.pps.uny.ac.id/sites/pd.pps.uny.ac.id/files/sireg.pdfmenggunakan...

Panduan Sistem Informasi Registrasi | i

KATA PENGANTARPuji syukur kami panjatkan kepada Allah Swt., yang telahmelimpahkan nikmat dan karunia-Nya, sehingga Buku PanduanPenggunaan Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Universitas NegeriYogyakarta ini dapat diselesaikan penyusunannya. Buku Panduan inidimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuan dan petunjuk teknisbagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya, sehinggadapat memudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya.Pengembangan sistem informasi di Universitas NegeriYogyakarta dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan sesuaidengan kebutuhan manajemen dan tuntutan pengembangan di eraketerbukaan informasi dan perkembangan teknologi yang semakinkompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyakkekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun darisemua pihak sangat kami harapkan.Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaatsebagaimana mestinya dalam rangka meningkatkan kualitas layananadministrasi dan akademik di Universitas Negeri Yogyakarta.Yogyakarta,Wakil Rektor I,Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D.NIP 195408101978031001

ii | Panduan Sistem Informasi Registrasi

DAFTAR ISIKATA PENGANTAR ............................................................................................................ iDAFTAR ISI ............................................................................................................................ iiPANDUAN SISTEM INFORMASI REGISTRASI ........................................................1LOGIN .................................................................................... 3REGISTRASI............................................................................ 61. Registrasi Mahasiswa Baru ........................................... 62. Cetak Kartu Registrasi/KTM ......................................... 83. Mahasiswa Pindah Prodi............................................... 104. Ubah Nama Mahasiswa ........................................................................12CUTI ...................................................................................... 141. Form Cuti ................................................................... 14DATA ..................................................................................... 171. Data Mahasiswa........................................................... 17LAPORAN ............................................................................... 19LOGOUT ................................................................................. 20

20 | Panduan Sistem Informasi Registrasi

2. Data yang ditampilkan akan muncul seperti berikut

LOGOUTUntuk keluar dari sistem secara aman klik menu logout.

Panduan Sistem Informasi Registrasi | 1

PANDUAN SISTEM INFORMASI REGISTRASIhttp://registrasi.uny.ac.idSistem Informasi Registrasi merupakan sistem informasi yangmenangani alur registrasi mahasiswa baru UNY. Sistem InformasiRegistrasi ini dapat diakses melalui alamat http://registrasi.uny.ac.id.Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah bagi admin untukmenggunakan sistem ini dalam proses registrasi mahasiswa baru UNY.Sistem Informasi Registrasi ini memiliki halaman frontend danhalaman backend. Halaman frontend digunakan oleh calon mahasiswadan mahasiswa untuk mengisi dan memperbarui biodata, sedangkanhalaman backend digunakan oleh petugas yang berwenang untukmemproses registrasi calon mahasiswa.Sampai saat ini ada 3 role user yang telah didefinisikan untukdapat mengakses halaman backend Sistem Informasi Registrasi, yaitu:1. Petugas Registrasi2. Petugas Foto & Cetak KTM3. Administrator (Pindah Prodi & Laporan)Petugas Registrasi memiliki kewenangan untuk me-registrasicalon mahasiswa menjadi mahasiswa. Dalam bentuk diagram dapatdigambarkan sebagai berikut:

LOGIN

Masukkan Nomor Registrasi CalonMahasiswa

PROSESREGISTRASI

Cetak Kartu Registrasi

SELESAI


Petugas Foto & Cetak KTM memiliki kewenangan untukmengambil foto mahasiswa dan mencetak KTM. Diagram alurnya sebagaiberikut:

Petugas Registrasi dan Petugas Foto & Cetak KTM juga memilikikewenangan untuk memperbaiki nama mahasiswa:

LOGIN

Masukkan Nomor Induk Mahasiswa

AMBIL FOTOMAHASISWA

Cetak KTM

SELESAI

LOGIN

Masukkan Nomor Induk Mahasiswa

UBAH NAMAMAHASISWA

SELESAI


Ekonomi, dll.Prodi: prodi mahasiswa yang akan dicariJalur Masuk: jalur masuk mahasiswa yang akan dicari,mis: SNMPTN, Bidikmisi, Seleksi Mandiri, dll.Jenis Mahasiswa: jenis mahasiswa yang akan dicari,mis: Reguler Bersubsidi, Kerja Sama, PKS, dll.Id Kelompok Bayar: kelompok pembayaranmahasiswa, mis: Bidikmisi.Kerjasama/Instansi: mahasiswa kerjasama yang akandicari, mis: Kabupaten Sleman, DarmasiswaTampilkan Data: data lain yang ditampilkan jika diberitanda centang.Cari: lakukan pencarian dengan kriteria sesuai yangdiisikan di kolomExport: unduh file excel data yang dicari

LAPORANRekap data registrasi mahasiswa dapat ditampilkan denganmenggunakan menu Laporan -> Laporan Rekap Registrasi Mahasiswa1. Klik tombol Tampilkan, untuk menampilkan data sesuai dengankriteria Jalur Masuk dan Kelompok. Klik tombol Export untukmengunduh file excel laporan.


Keterangan Kolom Isian:Angkatan: tahun angkatan mahasiswa yang akan dicariNama: nama mahasiswa yang akan dicariNIM: NIM yang akan dicariFakultas: fakultas mahasiswa yang akan dicari, mis:Fakultas Teknik, Fakultas Ilmu Sosial, Fakultas


Administrator diberi kewenangan untuk melakukan prosespindah prodi mahasiswa dan melihat laporan registrasi. Untukmelakukan pindah prodi alurnya dapat dicermati pada diagram dibawahini.

LOGINBuka halaman http://registrasi.uny.ac.id/admin menggunakan browser.Untuk mulai memproses registrasi, lakukan login dengan username danpassword yang telah diberikan.

LOGIN

MasukkanNomor Induk Mahasiswa

MasukkanData Pindah Prodi

Proses Pindah Prodi

LOGIN


Setelah melakukan login, maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Berikut adalah menu untuk melakukan registrasi mahasiswabaru menggunakan nomor ujian.


DATA1. Data MahasiswaData mahasiswa yang telah melakukan registrasi dapat dilihatdan dicari dari menu ini.a. Klik menu DataData Mahasiswa akan muncul tampilanberikut, untuk pencarian klik tombol Pencarian Detail

16 | Panduan Sistem Informasi Registrasi Panduan Sistem Informasi Registrasi | 5

Menu-menu yang tampil adalah sebagai berikut:


Keterangan Menu: Registrasi- Registrasi Mahasiswa Baru: Meregistrasikan mahasiswabaru menggunakan no ujian dan menggenerate NIM- Cetak Kartu Registrasi/KTM: Mencetak kartu registrasimahasiswa baru yang disahkan oleh petugas registrasidan/atau KTM Sementara- Mahasiswa Pindah Prodi: Melakukan pemindahan programstudi mahasiswa- Ubah Nama Mahasiswa: Mengubah nama lengkap mahasiswa

Cuti- Form Cuti: Memproses cuti kuliah mahasiswa

Data- Data Mahasiswa: Memanage data mahasiswa

Config- Variable Config: Memanage data konfigurasi sistem registrasi- Pengguna: Memanage pengguna sistem registrasi- sRBAC: Memanage hak akses pengguna sistem registrasi

Logout: Keluar dari sistem registrasiREGISTRASI

1. Registrasi Mahasiswa Barua. Klik pada menu Registrasi Registrasi Mahasiswa Baru,masukkan Nomor Ujian pada kolom, klik tombol Cari,cocokkan data pada kartu ujian dengan data pada tampilansistem, jika cocok klik tombol Prosesb. Kemudian cetak kartu registrasi dengan klik Cetak Kartu


b. Masukkan semua data Cuti dengan benar, kemudian kliktombol Proses, setelah muncul tampilan surat cuti kliktombol Cetak


CUTI1. Form Cutia. Untuk memasukkan data cuti mahasiswa gunakan menu

Cuti Form Cuti, dengan memasukkan NIM pada kolomyang disediakan, kemudian klik tombol Cari



c. Setelah dicetak akan muncul tampilan seperti pada gambardibawah ini,

2. Cetak Kartu Registrasi/KTMa. Cetak kartu registrasi juga bisa lewat RegistrasiCetakKartu Registrasi/KTM, dengan memasukkan NIM padakolom yang disediakan, kemudian klik tombol Cari

b. Setelah data ditemukan, klik pada tombol Foto untukmenampilkan halaman pengambilan foto mahasiswa,kemudian Snap & Upload sampai halaman dialihkan secaraPanduan Sistem Informasi Registrasi | 13

c. Setelah disimpan akan muncul notifikasi Berhasil


4. Ubah Nama Mahasiswaa. Untuk mengubah nama mahasiswa lakukan melalui menuRegistrasi Ubah Nama Mahasiswa, denganmemasukkan NIM pada kolom yang disediakan, kemudianklik tombol Cari

b. Setelah data ditemukan, ubah dengan nama yang benar,kemudian klik tombol Simpan


otomatis ke halaman cetak KTM.


c. Klik tombol Cetak KTM untuk mencetak KTM

3. Mahasiswa Pindah Prodia. Untuk melakukan pemindahan prodi mahasiswa lakukanmelalui menu Registrasi Mahasiswa Pindah Prodi,dengan memasukkan NIM pada kolom yang disediakan,kemudian klik tombol Cari


b. Setelah data ditemukan, pilih tujuan prodi yang sesuai,kemudian klik Simpan Perubahan

KATA PENGANTAR - pd.pps.uny.ac.idpd.pps.uny.ac.id/sites/pd.pps.uny.ac.id/files/sireg.pdfmenggunakan...

Documents

Transcript of KATA PENGANTAR - pd.pps.uny.ac.idpd.pps.uny.ac.id/sites/pd.pps.uny.ac.id/files/sireg.pdfmenggunakan...