Kata Pengantar - mail.kemsos.go.idmail.kemsos.go.id/home/[email protected]/Files/publish/... · B....

i | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Kata Pengantar

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan

rahmatNYa, kami dapat menyusun Modul Bimbingan Teknis Jabatan Fungsional Pranata

Komputer.

Penyusunan modul ini merupakan bagian dari Kegiatan Bimbingan Teknis Jabatan

Fungsional Pranata Komputer yang diselenggarakan oleh Pusat Data dan Informasi

Kesejahteraan sosial Kementerian Sosial RI. Kami sadar bahwa modul ini masih jauh dari

sempurna oleh karena itu kami berharap adanya saran dan masukan yang membangun

untuk perbaikan modul di masa yang akan datang.

Demikian penyampaian pengantar dari kami dan kepada pihak-pihak yang telah

berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, kami mengucapkan terima kasih. Semoga

modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya peserta Kegiatan Bimbingan Teknis

Jabatan Fungsional Pranata Komputer.

Jakarta, Maret 2012

Tim Penyusun

ii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Daftar ISI

Kata Pengantar ......................................................................................................................................... i

Daftar ISI .................................................................................................................................................. ii

BAB I Pendahuluan ................................................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................................................. 1

B. Maksud dan Tujuan ..................................................................................................................... 1

C. Ruang Lingkup ............................................................................................................................. 1

BAB II Installasi ....................................................................................................................................... 2

A. Installasi Oracle VM VirtualBox ................................................................................................... 2

B. Installasi Linux Ubuntu 11.10 ...................................................................................................... 8

BAB III Leto DMS ................................................................................................................................... 12

A. Apa itu DMS ? ............................................................................................................................ 12

B. Tentang LetoDMS ...................................................................................................................... 17

C. Menjalankan LetoDMS .............................................................................................................. 18

Sumber Referensi ................................................................................................................................... iii

1 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

BAB I Pendahuluan

A. Latar Belakang

Pusat Data dan Informasi Kesejahteraan Sosial (Pusdatin Kesos) selaku Unit Kerja

Pembina Jabatan Fungsional Pranata Komputer (JFPK) di Lingkungan Kementerian Sosial

berkewajiban melaksanakan tugas dan fungsinya untuk memberikan pembinaan,

pemantapan, penilaian angka kredit bagi Fungsional Pranata Komputer dan sosialisasi

bagi calon-calon Fungsional Pranata Komputer.

Dengan terbitnya Surat Keputusan Badiklit Kesos No.05/badiklit

kesos/pusdatin/SK/II/2011 tentang Tim Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional

Pranata Komputer, Pusdatin wajib melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan Pranata Komputer.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dilaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut :

1. Mensosialisasikan Jabatan Fungsional Pranata Komputer

2. Meningkatkan kompetensi di bidang teknologi informasi bagi Fungsional Pranata

Komputer di Lingkungan Kementerian Sosial.

3. Meningkatkan pemahaman tentang Sistem Manajemen Dokumen atau Document

Management System

4. Dapat mengarsipkan dokumen secara digital

5. Dapat saling tukar-menukar informasi antar Fungsional Pranata Komputer

6. Dapat melakukan Sharing Arsip Digital antar unit kerja

C. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup Kegiatan ini adalah sebagai berikut :

1. Tata cara pengajuan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pranata Komputer

2. Pengetahuan umum tentang Sistem Manajemen Dokumen

3. Pembahasan materi kearsipan secara digital

4. Sharing kerasipan dokumen digital antar unit kerja


BAB II Installasi

A. Installasi Oracle VM VirtualBox

Tentang Oracle VM VirtualBox

Oracle VM VirtualBox adalah perangkat lunak virtualisasi, yang dapat digunakan untuk

mengeksekusi sistem operasi "tambahan" di dalam sistem operasi "utama". Sebagai

contoh, jika seseorang mempunyai sistem operasi MS Windows yang terpasang di

komputernya, maka seseorang tersebut dapat pula menjalankan sistem operasi lain

yang diinginkan di dalam sistem operasi MS Windows.

Fungsi ini sangat penting jika seseorang ingin melakukan ujicoba dan simulasi instalasi

suatu sistem tanpa harus kehilangan sistem yang ada. Aplikasi dengan fungsi sejenis

VirtualBox lainnya adalah VMware dan Microsoft Virtual PC.

Install Oracle VM VirtualBox

1. Masukkan DVD Bintek Fungsional Pranata Komputer Ke DVD Drive

2. Buka Folder Prakom > App > VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe

3. Klik 2 Kali VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe

4. Klik Next untuk melanjutkan






9. Tunggu sampai proses selesai


10. Klik Finish untuk menyelesaikannya

11. Program Oracle VM VirtualBox akan otomatis terbuka

Seting Bahasa Oracle VM VirtualBox

1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik File > Preferensi > Bahasa > Ganti Menjadi English

3. Klik OK


Membuat Virtual OS Linux Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox

1. Klik Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik New > Klik Next Untuk melnjutkan

3. Ketikkan Ubuntu pada Name > Klik Next untuk melanjutkan

4. Rubah Memory menjadi 1024 MB > Klik Next untuk melanjutkan






9. Klik Create untuk melanjutkan


10. Klik Create lagi untuk menyelesaikannya

11. Maka tampil gambar seperti di atas

12. Klik Setting > Network > Rubah Menjadi Host-only Adapter > Klik OK untuk

menyelesaikannya

13. Klik Setting > Storage > Pilih Host Drivenya Misalnya “Host Drive F” pada CD/DVD

Drive > Klik OK untuk menyelesaikannya

14. Langkah selanjutnya adalah kita Install Linux Ubuntu di Oracle VM VirtualBox


B. Installasi Linux Ubuntu 11.10

Tentang Ubuntu

Ubuntu merupakan salah satu distribusi Linux yang berbasiskan Debian dan

didistribusikan sebagai software bebas. nama Ubuntu berasal dari filosofi dari Afrika

Selatan yang berarti "Kemanusiaan kepada sesama". Ubuntu didesain untuk

kepentingan penggunaan personal, namun versi server Ubuntu juga tersedia, dan telah

dipakai secara luas.

Proyek Ubuntu resmi disponspori oleh Canonical Ltd. yang merupakan sebuah

perusahaan yang dimiliki oleh pengusaha Afrika Selatan Mark Shuttleworth. Tujuan dari

distribusi Linux Ubuntu adalah membawa semangat yang terkandung di dalam Filosofi

Ubuntu ke dalam dunia perangkat lunak. Ubuntu adalah sistem operasi lengkap berbasis

Linux, tersedia secara bebas dan mempunyai dukungan baik yang berasal dari komunitas

maupun tenaga ahli profesional.

Install Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox

1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik Tombol Start

3. Pilih Prakom Kemsos Ubuntu GUI > Tekan Enter


4. Klik Install pada desktop Ubuntu

5. Klik Continue untuk melanjutkan





9. Pilih Regiaonnya Jakarta > Klik Continue untuk melanjutkan


11. Masukkan Nama dan passwordnya > Klik Continue untuk melanjutkan


12. Tunggu sampai proses Install selesai

13. Klik Restart Now untuk melanjutkan

14. Keluarkan DVDnya supaya boot langsung Ke Virtual Disk yang kita Install tadi


BAB III Leto DMS

A. Apa itu DMS ?

Sistem manajemen Dokumen / Document Managemen System (DMS) adalah sistem

komputer (atau set program komputer) yang digunakan untuk melacak dan menyimpan

dokumen elektronik dan / atau gambar dokumen kertas. Hal ini biasanya juga mampu

melacak berbagai versi dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan sejarah).

Istilah ini memiliki beberapa tumpang tindih dengan konsep-konsep sistem manajemen

konten . Hal ini sering dilihat sebagai komponen dari manajemen perusahaan konten

(ECM) sistem dan terkait dengan manajemen aset digital , pencitraan dokumen , alur

kerja sistem dan manajemen catatan sistem.

1. Sejarah

Mulai tahun 1980-an, beberapa vendor mulai mengembangkan sistem perangkat lunak

untuk mengelola dokumen berbasis kertas. Sistem ini menangani dokumen kertas, yang

termasuk tidak hanya dokumen dicetak dan diterbitkan, tetapi juga foto, cetakan, dll.

Pengembang kemudian mulai menulis jenis kedua sistem yang dapat mengelola

dokumen elektronik, yaitu, semua dokumen-dokumen, atau file, dibuat pada komputer,

dan sering disimpan di lokal pengguna file sistem .Elektronik dokumen manajemen awal

(EDM) sistem dikelola baik jenis file proprietary, atau sejumlah format file .Banyak dari

sistem ini kemudian [ kapan? ] dikenal sebagai pencitraan dokumen sistem, karena

mereka berfokus pada penangkapan, penyimpanan, pengindeksan dan pengambilan

format file gambar . Sistem EDM berkembang ke titik di mana sistem dapat mengelola

semua jenis format file yang dapat disimpan pada jaringan. Aplikasi tumbuh untuk

mencakup dokumen elektronik, alat-alat kolaborasi , keamanan, alur kerja, dan audit

kemampuan.

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menangkap faks dan bentuk, untuk

menyimpan salinan dokumen sebagai gambar, dan untuk menyimpan file gambar dalam

repositori untuk keamanan dan pencarian cepat (pengambilan dimungkinkan karena

sistem ditangani ekstraksi teks dari dokumen dalam proses penangkapan, dan fungsi

teks-pengindeks disediakan teks-pengambilan kemampuan).

Sementara banyak dokumen EDM toko sistem dalam format file asli mereka (Microsoft

Word atau Excel, PDF), beberapa dokumen sistem manajemen berbasis web mulai

menyimpan konten dalam bentuk html. Sistem kebijakan manajemen ini membutuhkan

konten yang akan diimpor ke dalam sistem. Namun, setelah isi diimpor, perangkat lunak

bertindak seperti sebuah mesin pencari sehingga pengguna dapat menemukan apa yang


mereka cari lebih cepat. Format html memungkinkan untuk aplikasi yang lebih baik dari

kemampuan pencarian seperti teks lengkap pencarian dan berasal.

2. Komponen

Dokumen sistem manajemen umum menyediakan penyimpanan, versioning, metadata,

keamanan, serta kemampuan pengindeksan dan pengambilan. Berikut ini adalah

deskripsi dari komponen-komponen:

a) Metadata; Metadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata mungkin,

misalnya, termasuk tanggal dokumen itu disimpan dan identitas pengguna

menyimpannya. Para DMS juga dapat mengekstrak metadata dari dokumen tersebut

secara otomatis atau meminta pengguna untuk menambahkan metadata. Beberapa

sistem juga menggunakan pengenalan karakter optik pada scan gambar, atau

melakukan ekstraksi teks pada dokumen elektronik. Teks yang diekstrak dihasilkan

dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam menemukan dokumen dengan

mengidentifikasi kata kunci atau memberikan kemungkinan untuk kemampuan

pencarian teks lengkap, atau dapat digunakan sendiri. Teks diekstrak dapat juga

disimpan sebagai komponen dari metadata, disimpan dengan gambar, atau secara

terpisah sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen.

b) Integrasi; Dokumen sistem manajemen Banyak mencoba untuk mengintegrasikan

pengelolaan dokumen secara langsung ke dalam aplikasi lain, sehingga pengguna

dapat mengambil dokumen yang ada langsung dari repositori manajemen dokumen

sistem, membuat perubahan, dan menyimpan dokumen diubah kembali ke

repositori sebagai versi baru, semua tanpa meninggalkan aplikasi. Integrasi sering

menggunakan standar terbuka seperti ODMA , LDAP , WebDAV dan SOAP untuk

memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain dan kepatuhan terhadap

kontrol internal.

c) Capture; Pengambilan gambar terutama mencakup menerima dan pengolahan

gambar dokumen kertas dari scanner atau printer multifungsi . pengenalan karakter

optik (OCR) perangkat lunak sering digunakan, baik terintegrasi ke dalam perangkat

keras atau perangkat lunak yang berdiri sendiri, untuk mengubah gambar digital

menjadi teks yang dapat dibaca mesin. Optical mark recognition (OMR) perangkat

lunak kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai-nilai check-kotak atau

gelembung. capture juga dapat melibatkan menerima dokumen elektronik dan

komputer berbasis file.

d) Pengideksan; Pengindeksan melacak dokumen elektronik. Pengindeksan mungkin

yang sederhana seperti melacak dokumen pengidentifikasi unik, tetapi sering

dibutuhkan bentuk yang lebih kompleks, memberikan klasifikasi melalui 'metadata

atau bahkan melalui indeks kata diambil dari dokumen' dokumen isinya.


Pengindeksan ada terutama untuk mendukung pengambilan. Salah satu bidang yang

sangat penting untuk pencarian cepat adalah penciptaan indeks topologi .

e) Penyimpanan; Menyimpan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen sering

mencakup pengelolaan dokumen-dokumen yang sama; di mana mereka disimpan,

untuk berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan yang lain

(manajemen penyimpanan hierarkis ) dan penghancuran dokumen akhirnya.

f) Retrieval; Ambil dokumen elektronik dari penyimpanan. Meskipun gagasan

memungut sebuah dokumen sederhana, pencarian dalam konteks elektronik bisa

sangat kompleks dan kuat. Secara sederhana Pengambilan dokumen individu dapat

didukung dengan memungkinkan pengguna untuk menentukan identifier dokumen

unik, dan memiliki sistem menggunakan indeks dasar (atau query non-diindeks di

toko datanya) untuk mengambil dokumen. Pengambilan lebih fleksibel

memungkinkan pengguna untuk menentukan istilah pencarian parsial melibatkan

identifier dokumen dan / atau bagian dari metadata yang diharapkan. Ini biasanya

akan kembali daftar dokumen yang cocok dengan istilah pencarian pengguna.

Beberapa sistem memberikan kemampuan untuk menentukan ekspresi Boolean

yang berisi beberapa kata kunci atau frase contoh diharapkan ada dalam isi

dokumen. Pengambilan untuk jenis permintaan mungkin tidak didukung oleh indeks

sebelumnya dibangun, atau dapat melakukan lebih memakan waktu pencarian

melalui isi dokumen 'untuk mengembalikan daftar dokumen yang berpotensi

relevan.

g) Distribusi; Sebuah dokumen yang diterbitkan untuk distribusi harus dalam format yang tidak

dapat dengan mudah diubah. Sebagai praktik umum dalam hukum diatur industri, salinan

master asli dari dokumen ini biasanya tidak pernah digunakan untuk distribusi selain

pengarsipan. Jika dokumen yang akan didistribusikan secara elektronik dalam lingkungan

peraturan, maka peralatan tasking pekerjaan harus berkualitas didukung DAN divalidasi.

Demikian pula kualitas didukung operator distribusi elektronik harus digunakan. Pendekatan

ini berlaku untuk kedua sistem di mana dokumen ini adalah untuk menjadi antar-

dipertukarkan, jika integritas dari dokumen ini sangat laris.

h) Keamanan; Keamanan dokumen sangat penting dalam aplikasi manajemen dokumen

banyak. Kepatuhan persyaratan untuk dokumen-dokumen tertentu bisa sangat kompleks

tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, di Amerika Serikat , para Undang Asuransi

Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas (HIPAA) persyaratan mendikte bahwa dokumen

medis memiliki persyaratan keamanan tertentu. Beberapa sistem manajemen dokumen

memiliki modul manajemen hak yang memungkinkan administrator untuk memberikan

akses ke dokumen berdasarkan jenis orang tertentu saja atau kelompok orang. Dokumen

menandai pada saat pencetakan atau PDF-penciptaan merupakan elemen penting untuk

mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak diinginkan.

i) Workflow; Workflow adalah proses yang kompleks dan sistem manajemen dokumen

beberapa memiliki alur kerja modul built-in. Ada berbagai jenis alur kerja. Penggunaan

tergantung pada lingkungan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) diterapkan.

Pedoman alur kerja mengharuskan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan

siapa yang mengirimkannya ke. Aturan berbasis alur kerja memungkinkan administrator


untuk membuat aturan yang mendikte aliran dokumen melalui suatu organisasi: misalnya,

faktur melewati proses persetujuan dan kemudian diteruskan ke bagian keuangan-hutang.

Aturan dinamis memungkinkan untuk cabang yang akan dibuat dalam suatu proses alur

kerja. Sebuah contoh sederhana akan memasukkan nilai tagihan dan jika jumlahnya lebih

rendah dari jumlah yang ditetapkan tertentu, maka rute yang berbeda melalui organisasi.

Mekanisme alur kerja canggih dapat memanipulasi isi atau sinyal proses eksternal

sementara aturan ini berlaku.

j) Kolaborasi; Kolaborasi harus melekat dalam EDMS. Dalam bentuk dasarnya, sebuah EDMS

kolaboratif harus memungkinkan dokumen yang akan diambil dan dikerjakan oleh pengguna

yang berwenang. Akses harus diblokir untuk pengguna lain sementara pekerjaan sedang

dilakukan pada dokumen. Bentuk-bentuk canggih lainnya kolaborasi memungkinkan

beberapa pengguna untuk melihat dan memodifikasi (atau markup) dokumen pada saat

yang sama dalam sesi kolaborasi. Dokumen yang dihasilkan harus dapat dilihat dalam bentuk

akhir, sementara juga menyimpan markup dilakukan oleh tiap individu selama sesi

kolaborasi.

k) Versioning; Versioning adalah suatu proses dimana dokumen diperiksa di atau keluar dari

sistem manajemen dokumen, memungkinkan pengguna untuk mengambil versi sebelumnya

dan untuk melanjutkan pekerjaan dari titik yang dipilih. Versioning berguna untuk dokumen

bahwa perubahan dari waktu ke waktu dan memerlukan update, tapi mungkin perlu untuk

kembali ke atau referensi salinan sebelumnya.

l) Pencarian; Pencarian menemukan dokumen dan folder menggunakan atribut template atau

pencarian teks penuh.

m) Penerbitan; Penerbitan dokumen melibatkan prosedur proofreading , rekan atau publik

meninjau, menyetujui, mencetak dan menyetujui dll Mereka memastikan langkah kehati-

hatian dan pemikiran logis. Setiap penanganan yang ceroboh dapat mengakibatkan ketidak-

tepatan dokumen dan karena itu menyesatkan atau kesal pengguna dan pembaca. Dalam

industri hukum diatur, beberapa prosedur harus diselesaikan yang dibuktikan dengan tanda

tangan yang sesuai dan tanggal (s) di mana dokumen itu ditandatangani. Dokumen yang

dipublikasikan harus dalam format yang tidak mudah diubah tanpa pengetahuan khusus

atau alat, namun itu adalah read-only atau portabel.

n) Reproduksi; Dokumen reproduksi / gambar adalah kunci ketika berpikir tentang pelaksanaan

sistem. Ini bagus untuk dapat menempatkan hal dalam, tapi bagaimana Anda akan membuat

mereka keluar? Contoh dari hal ini adalah membangun rencana. Bagaimana rencana

dipindai dan skala dipertahankan bila dicetak

3. Standarisasi

Banyak asosiasi industri mempublikasikan daftar mereka sendiri standar

pengendalian dokumen tertentu yang digunakan dalam bidang khusus mereka.

Berikut ini adalah daftar dari beberapa dokumen ISO yang relevan.


ISO juga telah menerbitkan serangkaian standar mengenai dokumentasi teknis ,

1. ISO 2709 Informasi dan dokumentasi - Format untuk pertukaran informasi

2. ISO 15836 Informasi dan dokumentasi - The Dublin Core metadata set

elemen

3. ISO 15489 Informasi dan dokumentasi - Kaset manajemen

4. ISO 21127 Informasi dan dokumentasi - Sebuah referensi ontologi untuk

pertukaran informasi warisan budaya

5. ISO 23950 Informasi dan dokumentasi - Informasi pengambilan (Z39.50) -

Aplikasi layanan definisi dan spesifikasi protocol

6. ISO 10244 manajemen Dokumen - Bisnis proses baselining dan analisis

7. ISO 32000 Dokumen manajemen - format dokumen portable

4. Kontrol Dokumen

Kepatuhan menambahkan persyaratan yang mengubah manajemen dokumen menjadi

masalah pengendalian dokumen. Pengendalian dokumen merupakan persyaratan regulasi

dalam akuntansi (misalnya, 8 EU Directive, Sarbanes-Oxley), keamanan pangan (misalnya,

Keamanan Pangan Modernisasi UU), ISO (disebutkan di atas), perangkat medis manufaktur

(FDA), pembuatan darah, sel manusia , produk tisu dan (FDA), Kesehatan ( JCAHO ), dan

teknologi Informasi ( ITIL ). Dokumen - prosedur, instruksi kerja, pernyataan kebijakan, dll -

memberikan bukti dokumen terkendali. Tidak menaati dapat menyebabkan denda,

hilangnya bisnis, atau merusak reputasi bisnis Anda.

Kebutuhan dasar untuk kontrol dokumen mengharuskan Anda membangun dan

mendokumentasikan prosedur untuk:

a) Meninjau dan menyetujui dokumen sebelum dikeluarkan

b) Ulasan dan persetujuan

c) Memastikan perubahan dan revisi secara jelas diidentifikasi

d) Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di mereka

"tempat penggunaan"

e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi

f) Memastikan bahwa dokumen eksternal seperti dokumen pelanggan yang

disediakan atau manual pemasok diidentifikasi dan dikendalikan

g) Mencegah "tidak diinginkan" penggunaan dokumen using

5. Digitalisasikan Arsip dan Dokumen anda !!!

Dengan mengkonversikan dan menyimpan data dan dokumen anda dalam format

digital, masalah-masalah anda di atas dijamin akan hilang dan anda tidak perlu

khawatir lagi terhadap data-data penting anda, baik data pribadi maupun data bisnis

dan perusahaan anda.


Data dokumen anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci

tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang yang kecil untuk penyimpanannya,

dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat anda peroleh dengan

melakukan digitalisasi dokumen-dokumen anda.

6. Jangan Khawatir Dengan Faktor Biaya !!!

Document Management System dan Digital Filing adalah solusi yang tepat yang

sangat efektif dan efisien dalam segi biaya. Biaya investasi anda akan sangat minim,

apalagi jika dibandingkan dengan solusi sejenis dari vendor bertaraf internasional.

7. Mengapa Document Management System (DMS)?

Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen merupakan

permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada

saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.

Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi

informasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS,

dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian

disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya.

Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan,

bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan

komputer. Kebijakan security juga dapat diterapkan secara ketat dalam manajemen

dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat

mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut

dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam

penggunaannya.

B. Tentang LetoDMS

LetoDMS adalah open source dokumen-manajemen-sistem berbasis PHP dan MySQL diterbitkan

di bawah GPL . LetoDMS ini paketnya sudah terintegrasi dalam Ubuntu Software.

Dalam LetoDMS menawarkan fitur sebagai berikut :

1. Upload file melalui web-interface

2. Membuat folder untuk mengelompokkan dokumen Anda

3. Mengedit dokumen dan properti folder secara online

4. Informasi rinci pada dokumen upload

5. Mengunci dan membuka dokumen

6. Memperbarui dokumen - versi lama disimpan

7. Ikon untuk individu yang berbeda Mime-Jenis

8. Set kedaluwarsa-tanggal untuk dokumen


9. Pengguna akan diberitahu tentang dokumen / diperbarui atau kedaluwarsa baru melalui

email

10. Men-download dokumen atau melihatnya online dalam Browser Anda

11. Kontrol akses melalui ACL rinci (akses daftar kontrol)

12. User-Group-dan Manajemen

13. Powerfule search-engine

14. Dukungan Multi bahasa

15. Template-System

16. Pengguna dapat memilih bahasa dan tema pada login

17. Intuitif Pengguna-Interface

18. Bisa bekerja dengan semua Browser

19. Mudah untuk menginstal

20. Auto-konversi ke HTML untuk melihat bahkan MS Word-Dokumen secara online

21. Mendukung beberapa database melalui ADOdb

LetoDMS menggabungkan semua fitur dengan antarmuka web yang bagus, memungkinkan

untuk mengakses dokumen Anda tidak hanya melalui intranet di kantor Anda tetapi di seluruh

dunia melalui MyDMS internet. Selama masih dalam pengembangan Anda dapat mengirim saya

saran untuk fitur Anda hilang atau yang mungkin umum interest. Berikut fitur ini direncanakan:

• Meningkatkan mesin pencari

• Mengedit file online tertentu (misalnya txt, html)

• Meningkatkan pohon navigasi (seperti windows-explorer)

Persyaratan System

• Apache web server

• PHP versi 4.0 atau lebih

• MySQL versi 4.0 atau lebih

• ADODB database abstraction library

PHP dapat dikonfigurasi untuk menjalankan baik sebagai modul Apache atau CGI-mode, library

ADODB diperlukan untuk mengaktifkan koneksi database. Jika Anda ingin memberikan pengguna

anda kesempatan untuk meng-upload foto, andaharus mengaktifkan gd-library.

C. Menjalankan LetoDMS

A. Mengenal Menu-menu LetoDMS

1. Main Screen

Ketika Anda pertama kali login ke letoDMS, Anda akan disambut dengan Layar Utama yang

memungkinkan Anda untuk melihat folder root dan menavigasi di aplikasi. Format ini umum

juga digunakan di semua bagian dari aplikasi, dengan bagian-bagian hanya mengubah

menjadi "Tindakan Tersedia" dan "Konten" bagian.


2. Content

1. Folders

Folder adalah salah satu komponen utama organisasi dalam sistem manajemen

dokumen (DMS). Dalam LetoDMS, Anda dapat membuat hirarki folder yang sama

dengan yang Anda gunakan untuk menyimpan file pada hard drive Anda. Tingkat

paling atas folder dikenal sebagai folder root. Anda dapat menyimpan file pada

tingkat ini namun Anda juga dapat membuat subfolder yang memungkinkan Anda

untuk menjadi lebih terorganisir bersama juga dapat mengatur hak akses untuk

hanya memungkinkan pengguna tertentu akses ke folder tertentu.

Yang bisa kita lakukan pada content Folder ini adalah :

� Add Subfolder

� Add Document

� Edit Folder

� Edit Notification List

� Move Folder

� Remove Folder

� Edit Access

2. Documents

Bagian ini adalah pusat utama bagi Anda untuk mengakses semua dokumen yang

langsung terkait dengan Anda. Berarti Anda dapat melihat semua dokumen yang

anda upload, status dokumen Anda ditinjau dan dokumen bahwa Anda adalah

pemberi persetujuan / resensi.


Yang bisa kita lakukan pada content Document ini adalah :

� Update

� Lock

� Edit Document

� Expires

� Edit Notification List

� Move Document

� Remove Document

� Edit Access

3. Calendar

4. My Documents

o Documents in Process

o All Documents

o Review Summary

o Approval Summary

5. My Account

o Edit User Details

o Users

o Groups

o Edit Notification List

B. Membuka Aplikasi/Software LetoDMS :

1. Linux Ubuntu 11.10 pada Oracle VM VirtualBox sudah dalam posisi running

2. Klik Terminal pada Menu Navigasi Ubuntu


3. Ketik

Ifconfig

Maka akan di dapat alamat IP “ 192.168.56.101” seperti gambar di atas, IP ini adlah

UNIK jadi tidak mungkin sama satu komputer dengan komputer lainnya.

4. Setelah di dapat IP tersebut, kita Ketikan di browser windows anda

http://192.168.56.101/letodms

Masukkan User ID : admin

Password : kemsos

Klik Sign in

C. Membuat User baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 4 Orang)

1. Setelah login sebagai admin pada LetoDMS

2. Klik Menu Admin-Tools > User Management > Pilih Add new user


3. Masukan Nama, Password, dan email dan Comment > Klik Add new user untuk

menambahkan

D. Membuat Group baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 2 Group)

1. Masih di login Admin LetoDMS

2. Klik Menu Admin-Tools > Group Management > Pilih Add new Group > Masukan Name

dan Comment > Klik Add New Group untuk menambahkan

3. Tambahkan di masing-masing Group membernya seperti gambar di atas


E. Edit Acces Folder Untuk Masing-Masing Group

Tujuannya adalah bahwa User dan Group tadi yang telah kita buat bisa mengupload sebuah

dokumen, berikut langkahnya :

1. Masih pada menu Admin

2. Klik Content > Klik Edit Access >

3. Untuk Default Acces Mode => Pilih Read-Write permission > Klik Save

Untuk Edit Acces List => Tambahkan Group Badiklit dan Pusdatin > Klik Save, seperti

Contoh gambar di atas

4. Klik Sign out untuk keluar dari modul Admin

F. Membuat Folder dan Mengaupload Dokumen dengan login sebagai User

1. Masukkan User ID dan Password anda > Klik Sign in / Enter

2. Klik Menu Add SubFolder


3. Masukkan Name dan Comment > Klik Add SubFolder untuk Membuatnya

4. Maka akan tampil gambar sebagai berikut

5. Langkah selanjunya kita akan mengaupload File Word ke dalam Folder Word tadi yang

kita buat

6. Klik Add Document > Klik Browse untuk mengupload file word yang kita inginkan >

Masukkan Isian-isian yang di perlukan seperti tertera pada gambar di bawah ini


7. Klik Add Document untuk mengupload, maka akan tampil sebagaimana tertera pada

gambar dibawah ini

8. Langkah-langkah selanjutnya bisa di ekplorasi sendiri untuk memperkaya pengetahuan

kita dalam mempelajari LetoDMS ini.

Terima Kasih !

iii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Sumber Referensi

1. Document Management System,

http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system (diakses tanggal 18

Maret 2012)

2. Sistem Manajemen Dokumen, http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms.htm

(diakses tanggal 18 Maret 2012)

3. Wikipedia Indonesia “Oracle VM VirtualBox”, http://id.wikipedia.org/wiki/VirtualBox

(diakses tanggal 18 Maret 2012)

4. Wikipedia Indonesia “Ubuntu”, http://id.wikipedia.org/wiki/Ubuntu (diakses tanggal 18

Maret 2012)

5. User Guide “LetoDMS”,

http://www.letodms.com/doc/doku.php?id=manuals:userguide (diakses tanggal 18

Maret 2012)

Kata Pengantar - mail.kemsos.go.idmail.kemsos.go.id/home/[email protected]/Files/publish/... · B....

Documents

Transcript of Kata Pengantar - mail.kemsos.go.idmail.kemsos.go.id/home/[email protected]/Files/publish/... · B....