LAPORAN KEGIATAN ELEKTIFMANAJEMEN ADMINISTRASI DAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SAWANGAN 2 KABUPATEN MAGELANG

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kepaniteraan KlinikBagian Ilmu Kesehatan MasyarakatFakultas KedokteranUniversitas Islam Indonesia

Disusun Oleh :Dwi Murwati10711161KEPANITERAAN KLINIK ILMU KESEHATAN MASYARAKATFAKULTAS KEDOKTERANUNIVERSITAS ISLAM INDONESIAYOGYAKARTA2015LEMBAR PENGESAHANMANAJEMEN ADMINISTRASI DAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SAWANGAN 2 KABUPATEN MAGELANG

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kepaniteraan KlinikBagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Islam Indonesia

Disusun Oleh :

Dwi Murwati(10711161)

Telah disetujui dan disahkan oleh :

Dosen Pembimbing Fakultas

dr. Titik Kuntari, MPH

Dosen Pembimbing Lapangan I Dosen Pembimbing Lapangan II

dr. Rochmi Warlifahdr. Devintha A.P

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.Puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat dan Hidayah-Nya, akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan kegiatan elektif dengan judul Manajemen Administrasi dan Rekam medis di Puskesmas Sawangan 2 Kabupaten Magelang. Dimana kegiatan elektif ini merupakan salah satu syarat kepaniteraan klinik bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Islam Indonesia.Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :1. dr. Rochmi Warlifah, selaku kepala Puskesmas Sawangan 2, yang telah memberikan bimbingannya kepada penulis.2. dr. Devintha A.P, selaku dokter pembimbing lapangan, yang telah meluangkan waktunya serta selalu memberikan bimbingan serta memberikan masukan dan saran kepada penulis.3. dr. Titik kuntari MPH, selaku dokter pembimbing fakultas, yang telah meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan kepada penulis.4. Seluruh staf Puskesmas Sawangan 2 dan semua pihak yang tidak dapat di sebutkan satu per satu.Dalam pengerjaan penulisan serta pelaporan tugas ini telah penulis sajikan dengan sebaik mungkin dan dengan usaha yang sungguh-sungguh, namun begitu semua yang telah di kerjakan tidak akan sempurna dari segi isi maupun penyajiannya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mohon masukan serta saran untuk perbaikan dan penyempurnaan tugas makalah ini.Wassalaamualaikum Wr. Wb

Sawangan, Februari 2015PenulisI. LATAR BELAKANGKesehatan merupakan anugerah yang tidak ternilai harganya, sebanyak apapun harta yang dimiliki oleh seseorang tidak ada artinya apabila orang tersebut tidak mempunyai tubuh yang sehat, dengan mengkonsumsi makanan yang bergizi, berolah raga dan istirahat yang teratur dapat meningkatkan sistem imun dan terhindar dari penyakit, apabila badan terasa sakit kita dapat memeriksakan diri di sarana-sarana pelayanan kesehatan salah satunya adalah Puskesmas. Puskesmas adalah organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat dan memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok (Depkes RI 1991). Oleh karena itu puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap wilayah kerjanya. Wilayah kerja puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari kecamatan. Faktor kepadatan penduduk, luas daerah geografis dan keadaan instruktur serta lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan wilayah kerja puskesmas.Untuk meningkatkan mutu pelayanan di puskesmas sangat diperlukan kinerja Rekam Medis yang baik. Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan. Bentuk Rekam Medis dalam berupa manual yaitu tertulis lengkap dan jelas dan dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan.Suatu sistem manajemen Puskesmas tidak terlepas dari Sumber Daya Manusia (SDM) termaksud tenaga rekam medis sebagai penunjang sarana pelayanan yang baik di puskesmas dan untuk mencapai pelayanan yang baik sangat dibutuhkan tenaga rekam medis yang profesional maka ada beberapa usaha yang dapat kita lakukan yaitu salah satunya dengan memberikan pengalaman kerja kepada dokter muda dalam program elektif.

II. METODEPada penelitian ini, penulis menggunakan metode berupa observasi dan diskusi. Hari pertama sampai hari ketiga di minggu elektif penulis melakukan kunjungan dan magang di puskesmas Sawangan 2, pada hari keempat sampai hari keenam penulis melakukan magang di puskesmas Sawangan 2. Observasi yang dilakukan :a. Manejemen alur pelayanan pendaftaran b. Manajemen pengaturan rekam medis

Untuk mendapatkan data yang mendukung dilakukan diskusi, observasi, dan dokumentasi juga dilakukan diskusi dengan para petugas medis baik dokter, perawat, bidan ataupun petugas registrasi yang bertanggung jawab di bagian administrasi. Hasil observasi di dokumentasikan dengan cara pencatatan dan foto.Untuk mempelajari secara langsung, penulis melakukan magang di bagian administrasi puskesmas yang bersangkutan. Didapatkan hasil yang akan dipaparkan dan di analisis.

III. HASIL OBSERVASI

A. Fakta masalah yang ditemukan 1. Tempat dan Kelengkapan Ruang PendaftaranLoket pendaftaran pasien terletak di depan pintu masuk utama puskesmas menghadap ke selatan dengan dibatasi kaca untuk membatasi petugas loket dengan pasien yang akan mendaftar.Didalam loket terdapat:No Alat-alatJumlah Kegunaan

1.Komputer 2 untuk mengentry data pasien kedalam simpus untuk mengcoding pelayanan yang sudah diberikan.

2.Meja panjang 3 untuk melakukan pencatatan data pasien

3.Rak 4 untuk penyimpanan rekam medis

4.Buku registrasi1 untuk mencatat registrasi pelayanan

5.Lembar kode wilayah4 untuk mengetahui kode wilayah tiap desa di kecamatan sawangan

6.Lembar kode pelayanan 1 untuk mengetahui kode jenis pelayanan

7.Nomor antrian100 untuk memudahkan pelayanan

8.Kartu kendali alat1 untuk memantau perlengkapan alat-alat di ruang administrasi

Hasil observasi juga menunjukkan bahwa nomor antrian banyak yang hilang sehingga, terkadang membuat pelayanan sedikit terganggu. Dan, kertas yang berisi kode wilayah dan jenis pelayanan tidak tertata rapi. Gambar 1. Kartu kendali alat

2. Alur prosedur pelayanan di tempat pendaftaran Prosedur di tempat pendaftaran, yaitu : Petugas loket menyiapkan nomor antrian, formulir-formulir yang diperlukan untuk pelayanan kesehatan seperti Berobat baru, dokumen rekam medis baru berupa folder dan formulir rawat jalan, karcis sekaligus resep sesuai jenis kartu jaminan kesehatan. Untuk pasien baru, petugas membuatkan kartu berobat baru, dokumen rekam medis baru dan menanyakan identitas pasien serta poliklinik mana yang akan dituju dan mencatat resep sesuai dengan jenis kartu jaminan kesehatan, kemudian petugas menyerahkan kartu berobat baru dan kartu jaminan serta menggarahkan kepada pasien poliklinik yang dituju untuk menunggu panggilan dokter. Kemudian petugasmengentry data ke dalam SIMPUS. Untuk pasien lama, pasien tersebut diminta menunjukan Kartu Berobat. Kemudia catat nomor rekam medis (No. RM) di tracer untuk mencari dokumen rekam medis di filling. Jika, tidak membawa kartu berobat tetapi pernah berobat maka ditanya nama, alamat, untuk mencari No. RMnya di komputer. Apabila sudah ketemu dicari dokumen Rmnya di bagianfilling. Kemudian Menyerahkan KIB kepada pasien dengan memberikan saran bahwa KIB (kartu berobat) harus dibawah setiap kali datang berobat. Identitas pasien dicatat dalam buku register pasien rawat jalan Petugas mencari rekam medis pasien lalu menyerahkan dokumen rekam medis pasien rawat ke poliklinik dan pasien dipersilahkan menunggu di ruang tunggu untuk panggilan dokter atau perawat Dalam pengembalian dokumen rekam medis petuga menyimpan kembali dokumen ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien

Gambar 2. Alur pelayanan pendaftaran

3. Penyimpanan rekam medis Sistem penyimpanan dokumen rekam medis terdahulu dilakukan dengan cara setelah selesai pelayanan dokumen rekam medis langsung diletakkan ke dalam folder yang ada di rak tanpa memasukkan dokumen kedalam map. Sehingga, membuat beberapa dokumen rekam medis menjadi rusak ujung-ujungnya kertasnya. Untuk sistem peletakkan di rak lemari rekam medis. Dilakukan dengan cara berdasarkan perdusun dibawah wilayah kerja puskesmas sawangan 2.

Gambar 3. Penyimpanan rekam medis

4. Sistem Verifikasi Setelah dilakukan pelayanan, proses pengkodingan tidak dilakukan saat hari diberikan pelayanan tersebut. Tetapi, keesokan harinya baru dikerjakan untuk sistem pengkodingan. Sehingga, membuat beberapa dokumen menumpuk.

Gambar 4. Dokumen yang menumpuk

B. Rencana Intervensi 1. Kelengkapan Ruang Pendaftaran Memperbaiki ulang nomor antrian Banyak beberapa nomor antrian yang hilang sehingga sedikit menganggu jalannya pendaftaran bagi pasien di puskesmas sawangan 2. Memperbaiki ulang lembaran yang berisi kode wilayah dan kode jenis pelayanan Memperbaiki ulang agar tertata rapi dan tidak mudah rusak. Sehingga, dapat mengurangi kesalahan dalam pengkodingan. 2. Penyimpanan Rekam Medis Menata dokumen-dokumen rekam medisHal ini dilakukan dengan cara meletakan dokumen rekam medis kedalam rak yang sudah disiapkan kemudian menata kembali ke rak dengan sususan yang sudah ditetapkan yaitu peletakan sesuai dusun.

INTERVENSI DAN HASIL

A. Kegiatan yang telah dilakukan1. Pelaksanaan kegiatan1.1. Observasi dan magang di Puskesmas Sawangan 2Pada tanggal 10 agustus 2015 tepatnya hari senin, hari pertama elektif penulis langsung melakukan observasi di ruang pendaftaran tempat penulis magang dan membantu dalam memasukkan data pasien baru dan menulis registrasi dibuku rawat jalan. Sebelumnya, penulis dan teman-teman ikut melaksanakan kegiatan apel setiap harinya tepat pada pukul 07.30 WIB. Bersama teman-teman dan staf puskesmas kami beramah tamah. Sesuai jam kerja yaitu jam 08.00 WIB penulis langsung ke bagian pendaftaran dan ikut handil dalam pelayanan tersebut. Pukul 12.00 WIB penulis dan staf lainnya beristirahat, sholat, serta makan. Tidak lupa, penulis mengambil dokumentasi ruangan tersebut. Hari kedua magang 11 Agustus 2015, penulis mulai berdiskusi dengan petugas di bagian pendaftaran mengenai alur pendaftaran pasien baru dan lamaHari ketiga magang 12 Agustus 2015, penulis membantu petugas rekam medis dalam hal pencarian dan penyimpanan. Pencarian dilakukan dengan melihat dusun mana yang hendak dicari, setelah ketemu dokumennya. Dokumen tersebut diberikan untuk tanggal pelayanaan hari tersebut kemudian diantarkan ke bagian yang pasien tuju apakah bagian poliklinik umum, poliklinik gigi, KIA, atau bagian UGD. Penulis mulai merencanakan atau menyiapkan intervensi dan berdiskusi mengenai apa yang akan diberikan kepada ruangan tersebut. Hari keempat magang 13 Agustus 2015, penulis membantu petugas koding untuk memasukkan data-data kode ke dalam komputer. Melaksanakan Intervensi dan menyiapkan. Hari kelima magang 14 Agustus 2015, penulis melaksanakan intervensi dan menyiapakannya dan melakukan diskusi terhadap petugas di ruang tersebut.Hari keenam 15 Agustus 2015, penulis meminta feedback kepada ptugas diruangan tersebut mengenao intervensi yang diberikan. Magang mengikuti jadwal kerja di puskesmas tersbut.

2. Bentuk Intervensi dan Produk Dari rencana awal, telah ditetapkan akan dilakukan 3 intervensi yaitu:a. Kelengkapan Ruang Pendaftaran Memperbaiki ulang nomor antrian Banyak beberapa nomor antrian yang hilang sehingga sedikit menganggu jalannya pendaftaran bagi pasien di puskesmas sawangan 2. Memperbaiki ulang lembaran yang berisi kode wilayah dan kode jenis pelayanan Memperbaiki ulang agar tertata rapi dan tidak mudah rusak. Sehingga, dapat mengurangi kesalahan dam pengkodingan. b. Penyimpanan Rekam Medis Menata dokumen-dokumen rekam medisHal ini dilakukan dengan cara meletakan dokumen rekam medis kedalam rak yang sudah disiapkan kemudian menata kembali ke rak dengan sususan yang sudah ditetapkan yaitu peletakan sesuai dusun.

B. Respon terhadap intervensiHasil intervensi mendapatkan respon yang positif, petugas pendaftaran dan rekam medis menyampaikan komentarnya bahwa dengan menata ulang nomor antrian, kodingan, serta rekam medis membuat pekerjaan lebih mudah, ruangan tampak lebih rapi sehingga pelayanan ke pasien dapat dilakukan lebih maksimal. C. Perubahan yang dialamiTerdapat perubahan yang telah dialami, yaitu: Nomor antrian tersusun dengan rapi dan resmi Kode-kode jenis pelayanan dan desa tersusun rapi di dinding dengan laminating yag membuat aman isinya. Berkas rekam medis tampak rapi dan terjamin aman dibalik map

IV. PEMBAHASAN

Selama beberapa hari melakukan kegiatan magang di bagian pendaftaran dan rekam medis di Puskesmas Sawangan memberikan banyak ilmu dan pengetahuan mengenai manajemen puskesmas. Melihat pentingnya peran puskesmas sebagai penyedia jasa kesehatan yang mampu mencapai masyarakat hingga pelosok harus siap sedia saat terjadi keadaan kegawatan. Manajemen puskesmas yang baik dpaat meningkatkan pelayanan dan taraf kesehatan di lingkungan sekitar (Trihono, 2005). Pentingnya, manajemen pendaftaran dan rekam medis sangat membantu sebelum dilakukannya pelayanan. Seperti halnya, untuk pendaftaran harus ada alur pendaftarannya. Beberapa alat yang menunjang dan staf bagian tersebut yang ahli dalam bidang tersebut.Untuk meningkatkan mutu pelayanan di puskesmas sangat diperlukan kinerja Rekam Medis yang baik. Kemudian, dilihat dari bagian rekam medis yang sifatnya rahasia harus disimpan dengan sebaik-sebaiknya. Hal ini jelas terlihat Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan.Sistem penyimpanannya juga harus aman. Puskesmas Sawangan 2 menggunakan sistem penjajaran dokumen rekam medis karena sesuai dengan teori yang ada yaitu dengan menggunakan sistem nomor langsung (Straight numerical filing system) dimana dalam sistem penjajaran atau penyimpanan dokumen rekam medis ini dengan mensejajarkan folder rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medis, dan sesuai dengan pemberian kode wilayah kerja dan luar wilayah kerja. Dengan beberapa komponen yang sudah disebutkan diatas maka pelayanan dan mutu puskesmas dapat dtingkatkan dan lebih baik, aspek itu semua yang diamati di kedua puskesmas dengan hasil yang berbeda-beda.Sehingga, penulis menyimpulkan bahwa Alur prosedurnya sudah berjalan dengan baik dan lancar dan sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dengan baik, sehingga dalam pengolahan dan mengentry data harian pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dapat dilakukan dengan lebih mudah. Peralatan penunjang yang digunakan terdiri dari formulir-formulir pencatatan dan pelaporan, komputer dan printer dan peralatan penunjang lainnya dimana pada unit pelayanan kesehatan sudah mempunyai peralatan penunjang tersebut. Sistem dan sub sistem rekam medisnya sudah sesuai dengan prosedur yang ada dimana sistem penamaan ditulis apa adanya sesuai dengan nama pasien, sistem penomorannya dengan menggunakan sistemfamily folder,sistem penjajaranstraight numering system(SNF) atau secara langsung maka dalam pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat, sistem penyimpanan secaradisentralisasi, komputer yang ada sudah dalam satu server sehingga data yang ada pada masing-masing tempat pelayanan berkesinambungan dan dilakukan pengiriman data setiap bulan.

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Menteri Kesehatan R.I. Nomor 269/Menkes/Per/III/2008. Tentang Rekam Medis (Medical Record)Muninjaya, A.A Gede. 2004. Manajemen Kesehatan Edisi 2. Jakarta: EGC Notoadmodjo, Soekidjo. (1997). Ilmu Kesehatan Masyarakat. Jakarta : Penerbit Rineka CiptaTrihono. 2005. Manajemen Puskesmas Berbasis Paradigma Sehat. Jakarta: Sagung SetoHatta, Gemala R. 2011. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia. IFHIMA . 2012. Education Module 7 : Administration and Management of a Health Record Departmen. Kementerian Kesehatan. 2008. Permenkes No. 269/ MenKes/ Per/ XII/ 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

LAMPIRAN

A. DIARY KEGIATAN ELEKTIF

No Hari/TanggalJam (WIB)Kegiatan

1.Senin, 10 Agustus 201507.30 08.00Mengikuti apel pagi di puskesmas sawangan 2

08.00-12.00Magang di bagian pendaftaran puskesmas sawangan 2

12.00-12.30Ishoma

12.30-13.30Diskusi bersama petugas bagian pendaftaran

13.30 s.d selesai Mengikuti apel siang di puskesmas sawangan 2

Hasil yang didapatkan: Bagian pendaftaran buka dari jam 08.00-13.20 WIB Terdiri dari 4 petugas di bagian pendaftaran dan rekam medis Mengetahui alur pendaftaran pasien baru ataupun lama Mengetahui cara registrasi pasien rawat jalan Mengetahui entry data ke dalam komputer

2.Selasa, 11 Agustus 201507.30-08.00Mengikuti apel pagi

08.00-12.00Magang dibagian pendaftaran serta membantu pencarian rekam medis pasien

12.00-13.30- Ishoma- Mengambil dokumentasi dan berdiskusi mengenai sistem penyimpanan rekam medis

13.30- s.d selesaiMengikuti apel siang

Hasil yang didapatkan: Mengetahui kekurangan dalam peralatan di bagian pendaftaran dan rekam medis Mengetahui susunan rekam medis, pencarian dan penyimpanan

3.Rabu, 12 Agustus 201507.30-08.00Mengikuti apel pagi

08.00-12.00Magang di bagian pendaftaran dan membantu pencarian rekam medis, serta membantu pengkodingan.

12.00-13.00- Ishoma- Berdiskusi mengenai sistem pengkodingan

13.00-13.30Mengikuti apel siang

Hasil yang didapatkan: Mengetahui kekuarangan dalam bidang rekam medis Mengetahui cara pengkodingan data ke dala komputer Dapat menyiapkan intervensi dan berdiskusi mengenai apa yang akan diberikan kepada ruangan tersebut.

4.Kamis, 13 Agustus 201507.30-08.00Mengikuti apel pagi

08.00-12.00Magang di bagian pendaftaran dan membantu pelayanannya

12.00-13.30- berdiskusi, dokumentasi- mengikuti apel siang

Hasil yang didapatkan: Mendapatkan dokumentasi Menjalankan intervensi yang akan diberikan Menata-nata produk yang akan diberikan

5.Jumat, 14 Agustus 201507.30-08.00Mengikuti apel pagi

08.00-10.00Magang dan menjalankan intervensi , finishing produk

10.30-s.d selesaiApel siang

Hasil yang didapatkan: Menyiapkan finishing produk intervensi

6.Sabtu, 15 Agustus 201507.30-08.00Mengikuti apel pagi

08.00-12.00Magang di ruang pendaftaran dan meminta feedback atas intervensi yang diberikan

12.00-13.30Diskusi dengan petugas ruang tersebut

13.30-s.d selesaiApel siang

B. PRODUK

Gambar 5. Rekam medis yang belum tersusun rapi ke dalam map

Gambar 6. Rekam medis yang sudah tertata rapi

Gambar 7. Rekam medis tersusun rapi

Gambar 8. Nomor antrian yang banyak yang hilang

Gambar 9. Nomor antrian yang sudah ditata rapi

Gambar 10. Kertas kode wilayah yang tidak tertata rapi

Gambar 11. Penyerahan kepada petugas di ruang administrasi

Gambar 12. Penyerahan kepada petugas di ruang administrasi