Lakeside Company :

Auditing Cases

Observasi atas Penghitungan Fisik Sediaan

Perusahaan Lakeside di Richmond, Virginia melakukan penghitungan fisik terhadap

sediaannya setiap akhir tahun kalender. Perusahaan biasanya melakukan prosedur ini pada

hari Sabtu pertama di bulan Januari. Tingkat sediaan relatif sedikit pada saat-saat ini (Awal

tahun). Setiap manajer dan asisten manajer menghitung merchandise di dalam toko mereka

sementara anggota dari departemen sediaan perusahaan Lakeside menentukan kuantitas atau

jumlah persediaan di gudang perusahaan. Karena Lakeside menerapkan sistem perpetual,

maka perhitungan terakhir dari setiap item dapat direkonsiliasi dengan catatan sediaan

perusahaan pada tanggal 31 Desember. Semua variasi penting antara kuantitas secara fisik

yang ada dan catatan secara perpetual merupakan pengecekan ganda pada tanggal

kedepannya.

Kantor Akuntan Publik (KAP) Abernethy and Chapman memutuskan bahwa, karena

saldo sediaan adalah material, observasi pada tanggal 3 Januari 2007 akan diperlukan. Dan

Cline, partner audit dalam penugasan, menyarankan agar KAP melakukan observasi sediaan

fisik di gudang seperti perhitungan yang dilakukan di dua dari enam toko yang dimiliki

perusahaan Lakeside. Kedua toko tersebut akan ditentukan secara acak (random). Wallace

Andrews, manajer audit dalam penugasan ini, ditugaskan untuk mendiskusikan proses ini

kepada manajemen Lakeside. Cline ingin memastikan bahwa prosedur penghitungan fisik

sediaan dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu, Ia (Cline) dan Andrews meninjau secara

hati-hati salinan memo (disajikan dalam Exhibit 8-1) yang telah dibagikan kepada semua

anggota tim penghitungan Lakeside. Memo ini didesain untuk meyakinkan bahwa semua

personil benar-benar paham atas tugas yang diperintahkan.

Seperti yang dapat dilihat dalam memo di Exhibit 8-1, Lakeside menggunakan sebuah

“Tag System” untuk penghitungan sediaan. Sebelum penghitungan sebenarnya, sediaan

dibagi ke dalam kelompok atas item yang sama. Karyawan kemudian melengkapi dan

mencantelkan atau menempelkan label pre-numbered pada setiap kelompok. Label ini

termasuk deskripsi dari merchandise dan kuantitas saat ini. Kemudian, setelah semua sediaan

dihitung dan diberi label, label dilepas dan dikembalikan ke kantor pengawas untuk

dibuatkan daftarnya. Daftar ini menyediakan catatan atas semua barang dagangan yang masih

disimpan oleh Lakeside. Sesudah itu, kantor pengawas memasukkan kos unit atas setiap item

tersebut. Total kos kemudian dikomputerisasi dengan melipatgandakan kuantitas waktu atas

kos unit. Jumlah individu tersebut ditambahkan untuk mencapai biaya kotor pada sediaan

akhir 3 Januari. Lakeside perlu melakukan penyesuaian atas angka ini ke saldo 31 Desember

dengan mengurangi pengaruh dari transaksi pada 1 Januari dan 2 Januari. Sebagai langkah

akhir dari proses ini, total saldo yang telah disesuaikan pada 31 Desember harus dikurangi

dengan diskon yang telah diberikan untuk memperoleh jumlah sediaan (merchandise) saat

ini. Saldo yang dihasilkan akan dilaporkan sebagai kos sediaan Lakeside.

Carol Mitchell telah ditugaskan oleh Abernethy and Chapman untuk mengamati

penghitungan sediaan fisik yang dilakukan di gudang klien. Sebelum tanggal 3 Januari, ia

meninjau memo (Exhibit 8-1) penghitungan fisik Lakeside untuk memahami proses yang

telah digunakan. Pada hari Sabtu pagi, Mitchell tiba sebelum 08.00 AM dan memulai

pekerjaannya dengan mendiskusikan prosedur penghitungan dengan karyawan Lakeside yang

telah hadir. Ia kemudian melanjutkan ke file departemen sediaan dan menemukan laporan

yang diterima dan tagihan untuk minggu lalu. Ia mencatat nomor dokumen dan tanggalnya

termasuk kuantitas dan deksripsi barang dagangan (merchandise) yang diterima dan dikirim.

Ketika Mitchell kembali pada perhitungan sebenarnya, ia mempunyai beberapa tugas

audit spesifik untuk dilakukan :

1. Ia menguji apakah label telah diberi nomor secara teratur.

2. Ia mengamati dan mengevaluasi reliabilitas (keterpercayaan) prosedur yang

digunakan oleh klien. Lakeside menggunakan “Two-person System” dimana satu

orang menghitung sediaan sementara yang lain mencatat informasi yang relevan pada

labelnya. Mitchell memastikan bahwa semua karyawan mengerti tugas mereka dan

mengikuti instruksi dengan baik.

3. Ia memeriksa sediaan klien atas tanda-tanda kerusakan, usang, atau masalah lain

untuk mencegah barang dagangan yang rusak dan usang tersebut terjual dengan harga

normal.

4. Ia mencari berbagai bukti yang mungkin memperlihatkan item sediaan sedang

dikonsinyasikan atau beberapa sediaan mungkin bukan milik Lakeside.

5. Ia juga mencari sediaan yang tersembunyi atau tak terlihat pada proses penghitungan.

6. Setelah semua item telah dihitung dan dilabeli, ia mencatat nomor label terakhir yang

digunakan.

7. Pada basis sample, ia menghitung sediaan yang sebenarnya untuk mengetahui bahwa

jumlah ini didukung dengan angka yang tertulis di labelnya. Ia mencatat setiap tes

penghitungan dalam dokumen auditnya.

8. Ia mengesahkan karyawan yang mengumpulkan label sediaan.