ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP, DOKUMENTASI, MUSEUM DAN

PERPUSTAKAAN

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendangar istilah “Arsip”,

otomatis timbul bayangan/citra tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu,

ruangan yang kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak

bergairah, kirang terdidik dan sebagainya. Hal tersebut tidak hanya dapat

merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap

pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan semacam itu,

tidak mudah untuk dirubah dengan cepat. Apalagi bila kadang-kadang terdapat

atau terjadi kebijaksanaan yang salah dari pihak pimpinan kantor/organisasi

terhadap masalah kearsipan, yaitu kalau ada karyawan yang membuat kesalahan

atau kurang disenangi, maka karyawan bersangkutan “dibuang” ke unit kearsipan.

Belum lagi arsip yang berserakan, tidak teratur, sulit di tentukan kembali, di jual

belikan di pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus dan lain-lain. Kejadian

semacam ini akan lebih merusak citra kearsipan.

Karena arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan

organisasi, mengakibatkan arsip perlu di kelola dengan baik, sehingga apabila ada

piihak yang membutuhkan arsip, maka arsip akan dapat disajikan dengan cepat

dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra

positif, antara lain adalah kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat

penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan

dan menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

Berdasarkan hal tersebut, maka dirasakan sudah waktunya bagi kita untuk turut

berusaha memperbaiki atau meningkatkan citra kearsipan. Hal tersebut perlu

dilakukan dalam rangka mempersiapkan suatu pusat ingatan dan sumber

informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi.

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan

kedudukan kearsipan semakin meningkat pula, terutama karena manfaatnya.

Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang

besar sekali sumbangannya terhadap kegiatan kearsipan.

Sebelum diketahui lebih jauh tentang penataan arsip, maka mengawali hal

ikhwal tentang kearsipan, berikut ini uraian singkat tentang sejarah kearsipan yang

perlu diketahui terlebih dahulu.

A. SEJARAH KEARSIPAN

Sejarah kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia yaitu

sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai sesuatu

hal, misalnya Daun Papyrus bertulis di Mesir (3000 tahun sebelum Masehi),

Perkamen (kulit domba bertulis yang terdapat di Yunani), dan lain-lain.

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut

“Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal

dari bahasa Yunani, yaitu dari kata “Arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian

kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”.

Selanjutnya, dari kata “Arche” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang

berarti “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut

“Archivum”, atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa

Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

Di samping pengertian kata Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula

istilah “File” (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah “Records”,

yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan. Dengan

telah diuraikannya tentang sejarah kearsipan, maka diharapkan ada kejelasan

tentang asal usul istilah arsip, untuk kemudian dilanjutkan dengan pengertian

arsip pada uraian berikut ini.

B. PENGERTIAN ARSIP

Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah

atau dokumen.

Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi

dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,

gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk

penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan,

sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan

pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di

dalamnya.

Pengertian arsip di negara kita (Indonesia), diatur dalam Undang-Undang

Nomor 7 tahun 1971 tentang: ‘KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I

Pasal 1 berbunyi sebagai berikut:

Arsip adalah

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-

badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnyta atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan

pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya

penting untuk generasi yang akan datang.

Sedangkan arsip Dinamis, sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:

1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi

kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu

organisasi/kantor.

2. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus

atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai

referensi saja.

C. BEBERAPA ISTILAH DAN PENGERTIANNYA

Disamping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain

yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan.

Dalam Ilmu Kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu:

1. File : Early Archieve (arsip aktif).

2. Record : Permanent File (arsip inaktif).

3. Archive : Permanent Record (arsip statis).

Pengertian dari ketiga istilah tersebut telah diutarakan pada halaman terdahulu.

Ilmu Kearsipan adalah:

Sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari

perorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk

keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian hari.

Administrasi Kearsipan adalah:

Segenap rangkaian perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya

pengumpulan, pengelolaan warkat, sampai dengan penghapus.

Badan Kearsipan adalah:

Satuan organisasi, instansi, atau kantor yang mempunyai tugas menyelenggarakan

pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip,

sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai bahan bukti.

Warkat

Adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai

sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu keperluan.

Berkas

Adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan/kegiatan

(dosir), kesamaan masalah (rubrik) atau kesamaan jenis (seri).

Namun dalam kenyataan sehari-hari, istilah arsip, warkat, maupun berkas dipakai

secara bergantian dengan maksud yang sama.

Di lain pihak, masih ada juga istilah yang kadang-kadang ditemui dalam

bidang kearsipan, yaitu:

Klaper

Adalah kartu untuk mencatat warkat dan sebagai alat pembantu penemuan

kembali warkat.

Verbal

Adalah pekerjaan memberi nomor surat keluar untuk surat yang dibuat oleh

kantor/organisasi itu sendiri.

Ternyata, arsip mempunyai pengertian yang bermacam-macam dan bukan

hanya berarti lembaran kertas saja, dan banyak istilah dalam bidang kearsipan

yang perlu dipahami artinya, seperti apa yang telah diuraikan.

D. DOKUMENTASI, MUSEUM DAN PERPUSTAKAAN

Di samping pengertian arsip, perlu juga dipahami tentang istilah

dokumentasi, museum dan perpustakaan, serta keterkaitannya satu sama lain.

Dokumentasi, yang berasal dari bahasa Latin “dokumentum” berarti

pengajaran, percobaan, piagam. Bidang gerak dokumentasi meliputi pula tugas

kearsipan, perpustakaan dan kemuseuman, seperti tampak pada gambar berikut:

Gambar1. Bidang gerak dokumentasi

Museum

Perpustakaan

Kearsipan

Dokumentasi

Bidang dokumentasi dapat dirinci menjadi tiga, yaitu:

1. Dokumentasi literair, meliputi bidang perpustakaan, atau disebut pula

dokumentasi publik, yaitu dokumentasi yang terbuka untuk umum.

2. Dokumentasi korporil, meliputi bidang museum, yaitu yang menyimpan benda

purbakala, yang dapat mencerminkan kepribadian suatu bangsa.

3. Dokumentasi privat, meliputi bidang kearsipan yaitu dokumentasi yang

sifatnya tertutup, artinya tidak bolah diketahui oleh yang tidak

berkepentingan.

Dokumen

Adalah keterangan yang meyakinkan atau warkat yang dipergunakan sebagai

bahan pembuktian atau untuk mendukung suatu hal dan biasanya berupa arsip

penting dan asli.

Untuk kejelasan lebih lanjut, maka berikut ini adalah beberapa pengertian

yang perlu dipahami.

Dokumentasi: adalah suatu usaha aktif atau rangkaian pekerjaan yang bertugas

mengumpulkan, menyusun, menyelidiki/meneliti dan mengolah serta memelihara

bahan, guna menyiapkan informasi yang bermanfaat.

Museum: adalah tempat untuk menyimpan barang atau benda purbakala, naskah-

naskah kuno atau yang sudah berabad-abad usianya, sebagai peninggalan nenek

moyang.

Benda kuno bernilai tinggi yang disimpan di museum, dapat menjadi bahan

pelajaran untuk generasi yang akan datang, serta dapat menghubungkan generasi

jauh sebelum kita, dengan generasi masa kini dan generasi masa yang akan

datang. Selain itu, naskah kuno dapat mencerminkan kepribadian suatu bangsa,

sehingga dapat dikenal Kebudayaan Nasional.

Perpustakaan: adalah tempat untuk menyimpan, menemukan kembali, maupun

untuk membaca buku-buku dan sejenisnya, yang disediakan bagi keperluan

pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lainnya.

Berikut ini adalah perbedaan antara Arsip dan Perpustakaan:

BEDA ANTARA

KEARSIPAN PERPUSTAKAAN

1. Terbentuk secara organis (proses

administrasi/kegiatan dalam

administrasi).

2. Arsiparis (archivist) tidak

dipengaruhi oleh dokumen (arsip)

dalam membentuk Unit Kearsipan.

3. Arsip, secara wajar (pasti)

berkaitan dengan kantor/organisasi

yang bersangkutan.

4. Tidak bebas bergerak (terbatas)

disesuaikan dengan kebutuhan

lingkungannya.

5. Dibentuk dan berkembang dengan

tidak dipengaruhi arsiparis, sesuai

dengan fungsi dan kegiatan

kantor/organisasi masing-masing.

6. Digunakan hanya untuk

pejabat/para pegawai dalam

kantor/organisasi masing-masing

untuk diperoleh lebih lanjut.

1. Terbentuk karena pengumpulan

secara bebas.

2. Pustakawan (librarian) dalam

membentuk koleksi merupakan

tugas yang penting dan perlu

pertimbangan.

3. Buku dapat secara kebetulan

menyangkut kegiatan kantor atau

organisasi tersebut.

4. Bebas bergerak (tidak terbatas).

5. Dibentuk secara sadar antara lain

dengan cara membeli, permintaan,

tukar-menukar, hadiah.

6. Dapat dimanfaatkan oleh semua

pejabat/pegawai kantor organisasi

masing-masing yang mempunyai

minat membacanya.

Dengan demikian jelas keterkaitan serta perbedaan antara dokumentasi,

museum dan perpustakaan.