KAJIAN PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) & IMPLIKASINYA PADA PERUSAHAAN PERBANKAN INDONESIA

Studi Kasus: PT. Bank Central Asia, Tbk. Oleh: Fitri Nurdiyani

PENDAHULUANLatar Belakang

Internet saat ini bukanlah sesuatu hal yang sulit ditemukan seperti dahulu. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya pengguna internet di Indonesia. Berdasarkan gambar di bawah terlihat bahwa Indonesia adalah negara keempat pengguna internet di asia, setelah China, India dan Jepang. Sementara 44% pengguna internet di dunia berada di Asia.

Gambar 1. Negara Pengguna Internet Asia

Sumber: Internet World Stats - www.internetworldstats.com/stats3.htm

Kecenderungan bisnis yang semakin mengglobal, menuntut perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi berbasiskan internet untuk mendukung setiap aktivitas bisnis perusahaan. Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi tersebut tentunya akan memungkinkan setiap pihak-pihak terkait dapat mengakses informasi yang dibutuhkan secara real time.

Salah satu penerapan teknologi informasi dalam perusahaan tersebut adalah e-business. Fenomena e-business telah menjadi tren yang mewarnai aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang, termasuk Indonesia.

Salah satu sistem pendukung dalam kegiatan e-business adalah enterprise resource planning (ERP). ERP adalah salah satu alat untuk mengelola sumber daya suatu perusahaan untuk dapat memperoleh keunggulan kompetitif.

Perusahaan perbankan, sebagai salah satu perusahaan yang sangat terkait erat dengan peranan teknologi informasi dalam aktivitas bisnisnya tentu saja tidak dapat dilepaskan dari sistem ini. Adanya tuntutan untuk memenuhi kebutuhan nasabah di tengah pasar yang semakin berkembang adalah sangat penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan. Saat ini perusahaan yang akan memenangkan persaingan adalah mereka yang mampu mendapatkan informasi penting dan merespon informasi tersebut. Disinilah peranan ERP untuk mengurangi ketidakefisienan waktu dan sumberdaya.

Permasalahan

Dilatarberlakangi hal tersebut, maka pada makalah ini akan dicoba untuk dibahas mengenai penerapan ERP pada perusahaan perbankan di Indonesia, melalui pendekatan terhadap salah satu bank swasta terbesar di Indonesia, yaitu PT. Bank Central Asia, Tbk. Pemilihan bank ini dilakukan karena selain BCA merupakan salah satu bank dengan investasi teknologi terbesar di Indonesia, juga dengan pertimbangan kemudahan mendapatkan akses informasi contoh data. Selain itu akan dicoba diuraikan pula mengenai implikasi penerapan ERP tersebut secara general dengan menggunakan pendekatan dari berbagai literatur yang telah dilakukan dari tulisan atau penelitian yang telah ada sebelumnya.TINJAUAN PUSTAKA

e-business didefinisikan oleh OBrien (2001) sebagai penggunaaan teknologi internet untuk menghubungkan dan memperkuat proses-proses bisnis, perdagangan elektronis (e-commerce), dan komunikasi serta kolaburasi antara sebuah perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra kerja bisnis elektronis lainnya. Salah satu penerapan e-business adalah enterprise resource planning (ERP).Sistem ERP pada awalnya difokuskan untuk mengotomatisasi kembali fungsi kantor yang tidak secara langsung mempengaruhi pelanggan dan masyarakat umum. Fungsi front office seperti Customer Relationship Management (CRM) berurusan langsung dengan pelanggan atau sistem e-bisnis seperti e-commerce, e-government, e-telekomunikasi, dan e-financial, atau supplier relationship management (SRM) menjadi terintegrasi kemudian, ketika internet disederhanakan dalam berkomunikasi dengan pihak eksternal.Enterprise resource planning (ERP) mengintegrasikan informasi manajemen internal dan eksternal di seluruh organisasi. Sistem ini mencakup keuangan/akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan. Sistem ini mengotomisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terintegrasi. Tujuannya adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsibisnis di dalam batas-batas organisasi dan mengelola konsumen dengan stakeholder.

Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai konfigurasi hardware dan jaringan dan biasanya menggunakan database sebagai acuan informasi. Sistem ERP biasanya mencakup karakteristik sebagai berikut:

1. Sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi dalam real time tanpa bergantung konfirmasi yang periodik.

2. Sebuah database umum yang mendukung semua aplikasi.

3. Instalasi sistem yang integrasi datanya oleh departemen teknologi Informasi.

Sistem ERP merupakan aplikasi bisnis terintegrasi dan umumnya dapat dipakai untuk menangani modul-modul seperti pengendalian sediaan, utang dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan material (MRP) hingga penanganan sumber daya manusia. Gambar di bawah ini dapat menunjukkan komponen-komponen yang digunakan dalam penyusun ERP.

Gambar 2. Komponen Penyusun ERP

Keuntungan bisnis yang didapatkan dengan menggunakan sistem ERP adalah sebagai berikut :

1. Memiliki fleksibilitas, visibilitas, dan kontrol untuk secara efektif melaksanakan, memantau, dan memperbaiki strategi perusahaan.

2. Proses bisnis yang inovatif memungkinkan dalam mengubah komposisi sistem yang ada untuk mendukung proses inovatif.3. Meminimalkan risiko dan biaya, memperkenalkan proses baru, karena sistem yang ada tetap tidak berubah saat kita memanfaatkan mereka untuk end-to-end proses perusahaan.4. Membantu secara agregat dan menganalisis informasi di seluruh organisasi, sehingga kita dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk membuat perubahan yang tepat dan cepat.Selain mendapatkan keuntungan, dalam menggunakan ERP tentunya juga memiliki beberapa resiko negatif, antara lain :

1. Membutuhkan biaya yang tinggi dalam pemeliharaan dan upgrade.

2. Integrasi yang benar-benar bisnis dapat menciptakan ketergantungan yang sebenarnya tidak diperlukan.3. Perlunya pelatihan yang ekstensif dalam mengelola sumber daya untuk pengoperasian sehari-hari.PEMBAHASAN

Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Sektor perbankan saat ini telah menjadi salah satu pasar utama teknologi informasi yang terbesar. Perbanas menyebutkan bahwa pada tahun 2008, sektor perbankan telah menghabiskan sekitar USD 1,47 milyar dan penggunaannya didominasi oleh 10 bank besar seperti Bank Mandiri, BCA dan BNI. Dimana investasi ketiga bank besar tersebut telah menghabiskan dana sebesar USD 630 juta (Business Monitor International, 2011).

Besarnya investasi teknologi informasi dalam kegiatan bisnis jasa per bankan tersebut tidak lah mengherankan karena hampir semua fungsi dalam bisnis ini terkait erat dengan teknologi informasi. Pada sektor perbankan layaknya usaha pada umumnya mempunyai fungsi kritis utama, yaitu sumber daya manusia, finance, operasional, pemasaran, dan administrasi kantor. Guna memberikan gambaran bagaimana sistem ERP secara umum di perusahaan perbankan dapat dijabarkan pada gambar di bawah.

Gambar 3. Enterprise Resource Planning Perusahaan Perbankan

Merujuk pada gambar di atas, maka akan dicoba dijabarkan bagaimana penerapan dan implikasi penerapan ERP pada masing-masing fungsi utama kritis bisnis perusahaan perbankan 1. Fungsi Sumber Daya Manusia

Dahulu, di bidang sumber daya manusia, proses perusahaan terkonsentrasi pada sistem payroll, dan sulit untuk membuat perencanaan pelatihan, manajemen karir, prosedur penilaian kinerja yang transparan dan model penerapan kegiatan SDM lainnya yang umumnya saat ini dipakai. Dengan menggunakan sistem ERP, maka perusahaan akan mampu membuat semua proses yang bersifat administratif menjadi lebih efisien dan fokus pada hal lain yang lebih inovatif.

Apabila perusahaan masih menggunakan sistem yang tidak terintegrasi satu sama lain, dapat dibayangkan berapa lama waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengumpulkan seluruh informasi mengenai data SDM dari berbagai cabang dalam satu kantor wilayah. Di BCA sendiri, fungsi manajemen sumber daya manusia masing-masing cabang terpusat di kantor wilayah. Dimana satu kantor wilayah akan membawahi beberapa kantor cabang utama dan masing-masing kantor cabang utama akan membawahi beberapa kantor cabang pembantu. Dengan menggunakan ERP, maka dimungkinkan pihak SDM dapat melakukan pengaturan training, memonitor waktu kehadiran, melakukan payroll, dan melakukan review terhadap ketersediaan karyawan. Selain itu karyawan pun dapat melihat record jam kerja, mengajukan cuti, lembur, klaim biaya kesehatan atau training dan perjalanan dinas mereka masing-masing. DI BCA sendiri semua hal tersebut dapat dilakukan karyawan dengan menggunakan software ESS (employee self service).

Pada tingkatan level yang lebih tinggi, SAP ini digunakan pihak manajemen SDM untuk melaksanakan talent management, termasuk rekrutmen, manajemen karir, manajemen penilaian dan kompensasi.Sebelum penggunaan ERP, maka proses rekrutmen dan training mungkin berlangsung masing-masing. Tetapi dengan adanya ERP memungkinkan dilaksanakannya talent management secara terintegrasi melalui sistem database yang terpusat.

2. Fungsi Operasional

Fungsi ini mencakup jasa layanan front office seperti layanan customer service (seperti pembukaan rekening giro, tabungan, deposito, pendaftaran e-channel, mobile banking, pencetakan mutasi, dll) atau jasa layanan teller yang mencakup jasa pengiriman uang, penarikan uang tunai, baik dalam mata uang Rupiah atau valas, jual beli valas, pencairan, pembayaran pajak atau pembayaran lainnya. Fungsi ini sangatlah berkaitan langsung dengan nasabah sebagai customer. Bagian operasional ini akan sangat terkait erat dengan sistem IBS (integrated banking system) yang akan menghimpun seluruh aktivitas yang telah dijalankan oleh bagian front liner dan sistem tersebut bersifat on-line untuk seluruh cabang suatu bank dan terhubung lagsung dengan sistem di Bank Indonesia, sebagai pengatur lalu lintas devisa.

Biasanya transaksi yang dilakukan di bagian teller akan diotorisai di bagian back office untuk dilakukan release. Hal ini dilakukan mengingat sistem kerja yang dibangun berlapis oleh perusahaan dengan alasan keamanan.

3. Fungsi Pemasaran

Fungsi ini dilakukan oleh unit kerja yang biasa disebut account officer (AO). Pada beberapa bank AO terbagi ke dalam dua bagian, yaitu AO funding dan AO lending. Hanya saja di BCA fungsi funding biasanya dilakukan langsung oleh bagian customer service. Adapun pemasaran yang dilakukan oleh bagian AO adalah berupa produk kredit, seperti kredit modal kerja, investasi, ekspor, impor atau pun produk lainnya seperti letter of credit, forex line, bank garansi, letter of guarantee, dll. Selain itu bagian ini juga mempunyai tugas untuk memasarkan produk kredit konsumen seperti kredit kendaraan bermotor (KKB), kredit kepemilikan rumah atau apartemen (KPR/KPA) dan kartu kredit. Selain untuk melakukan fungsi pemasaran, bagian ini juga di BCA mempunyai tugas untuk merekomendasikan permohonan kredit yang masuk kepada pejabat pemutus, sesuai dengan limit wewenang pimpinan masing-masing.

Apabila permohonan kredit tersebut telah disetujui, maka secara sistem seluruh aktivitas pemakaian dana akan ter-record dan secara periodik pihak yang berkepentingan dapat mengakses history debitur tersebut dan menarik laporan termasuk tanggal jatuh tempo, laba yang dihasilkan, pipe line serta kredit secara keseluruhan. 4. Fungsi Administrasi Kantor

Sebelum menggunakan ERP, perusahaan tidak mempunyai knowledge yang terintegrasi untuk mengontrol persediaan barang dan aset perusahaan. Melalui penggunaan ERP sistem, perusahaan dapat mengontrol seluruh aliran barang persediaan kantor (seperti kertas TDP, kertas print Control D, peralatan kantor, barang-barang cetakan (seperti amplop, kertas berkop surat, form KU, form LC, surat permohonan kredit, aplikasi kredit dan barang cetakan lainnya)), mulai dari pemesanan hingga pengiriman dan melakukan pengecekan persediaan barang secara real time.

Fungsi ini juga dapat membantu perusahaan untuk secara efisien melakukan pemesanan, menerima dan melakukan finansial settlement atas pembelian dan memastikan hubungan dengan supplier. Selain itu, manajer juga dapat memonitor posting dan distribusi dari barang keluar, ketersediaan perawatan dari aset perusahaan, dan menghitung biaya yang terkait dengan aktivitas logistik.

5. Fungsi Keuangan

Isu utama dari setiap perusahaan adalah tidak standarnya proses bisnis dan ketidakmampuan untuk menghasilkan laporan keuangan berdasarkan basis waktu sehingga akan menyulitkan perusahaan untuk secara tepat dan cepat dalam mengambil keputusan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengakses data bisnis secara real time, dan menggunakan data tersebut untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan menghasilkan laporan yang secara periodik dapat diakses level pekerja tertentu.

Fungsi ini jika dikaitkan dengan sistem lainnya, misalkan dengan penerapan financial supply chain management, perusahaan dapat mengakses secara on-line invoice dan pembayaran dan melakukan prioritas pembayaran untuk menghindari overdue. Dan dengan dibantu dengan sistem akuntansi, maka dapat dihasilkan laporan keuangan yang tentunya akan sangat berguna untuk pihak manajemen. Selain itu, dengan adanya ERP, maka penghasilan yang diperoleh masing-masing cabang (baik dari layanan transaksi operasional, seperti biaya administrasi, provisi dan komisi) atau dari layanan jasa kredit (bunga dan fee cased income)) maka akan dapat secara langsung diketahui cash flow harian perusahaan.

Terintegrasi dengan fungsi bisnis yang lainnya, dari hasil aktivitas di fungsi bisnis tersbut akan menghasilkan dampak yang lebih besar terhadap fungsi keuangan. Integrasi dari fungsi administrasi kantor serta SDM dan keuangan akan dapat memberikan informasi mengenai seluruh pengeluaran perusahaan secara real time. Apalagi, biasanya setiap akhir hari masing-masing cabang akan melakukan proses batch untuk melakukan konsolidasi atas seluruh pendapatan dan pengeluaran cabang.

Implikasi Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Berdasarkan uraian di atas, maka terlihat bahwa penerapan ERP di perusahaan tersebut lebih diarahkan untuk mendukung kelancaran kegiatan operasi perusahaan. Harapannya dengan diterapkannya ERP, maka perusahaan diharapkan dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Meskipun demikian, keunggulan kompetitif perusahaan akan lebih dipengaruhi oleh strategi perusahaan dari pada teknologi yang diadopsi perusahaan (Dantes, 2011). Sebagian besar perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara spesifik dan hanya bersifat standar, yang umumnya terdiri dari material management, production planning, sales & distribution, finance & controlling, dan human resources. Dantes juga menyebutkan bahwa hampir sebagian besar perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara spesifik sehingga keunggulan kompetitif tercipta bukan dari adopsi teknologi yang digunakan pada sistem ini, tetapi lebih kepada strategi perusahaan untuk memilih teknolgi yang akan diterapkan.

Sebagai salah satu bank yang berperan penting dalam perekonomian Indonesia, serta awareness dari pihak manajemen untuk selalu mensupport kegiatan operasinya dengan teknolgi informasi yang selalu up-date dan bersifat spesifik dengan berbagai inovasi, maka tidaklah mengherankan jika BCA dapat tetap mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing-pesaingnya. Selain itu, ERP yang telah diterapkan perusahaan telah mampu mempermudah setiap bagian dalam melakukan kegiatan operasinya serta mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan efisiensi data dengan berbasiskan pada fungsi yang menyeluruh dan telah dapat membangun BCA sebagai salah satu bank yang telah menerapkan teknologi dan berhasil meraih reputasi internasional (intangible impact). Harapannya dari dengan adanya berbagai intangible impact positif atas penerapan ERP tersebut, maka tangible impact perusahaan (yang umumnya diukur dengan berbagai rasio dan kriteria finansial) dapat pula tercapai, seperti terlihat dari beberapa indikator keuangan di bawah.

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Berdasarkan kedua data di atas, terlihat bahwa dari tahun ke tahun baik nilai saham perusahaan atau pun nilai aset perusahaan semakin meningkat. Selain itu, apabila dilihat dari segi kepentingan shareholder sebagai salah satu stakeholder yang sangat berkepentingan terhadap kinerja perusahaan, maka nilai earning per share dan total shareholders equity yang semakin meningkat setiap tahunnya mengindikasikan bahwa perusahaan ini mempunyai kinerja yang baik. Dan tentunya kinerja tersebut tidak akan tercapai jika perusahaan tidak mampu menerapkan kegiatan internal operasi perusahaan yang efektif dan efisien dengan menggunakan ERP yang tepat dan inovatif.

KESIMPULAN & SARANKesimpulan

Perusahaan, di tengah era globalisasi yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan teknologi informasi, dihadapkan dengan bagaimana dapat memenangkan persaingan di tengah iklim bisnis yang sangat ketat. Apalagi perusahaan perbankan yang dalam kegiatan operasi sehari-harinya selalu dihadapkan pada penggunaan teknologi informasi.

Agar dapat beroperasi secara real time guna mendukung pengambilan keputusan dengan tepat dan cepat, maka perusahaan perlu untuk menerapkan sistem ERP agar kegiatan internal perusahaan dapat tercipta dengan kokoh, sebelum menjalin hubungan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti customer dan supplier (melalui sistem supply chain management dan customer relationship management).

Perusahaan yang telah menerapkan ERP dengan tepat dan dengan memilih strategi teknologi adopsi ERP yang tepat pula, maka tidak heran perusahaan akan mampu mendapatkan keunggulan kompetitif dan mendapatkan tangible impact dari pada sekedar mendapatkan intangible impact. Selain itu, perusahaan pun akan mampu menjalankan seluruh kegiatan operasinya secara efektif dan efisien serta terintegrasi satu sama lain.

Saran

Mengingat pentingnya ERP diterapkan dalam kondisi usaha saat ini, maka perusahaan (tidak hanya perusahaan perbankan) harus mampu menerapkan sistem ERP yang spesifik, tidak hanya bersifat general. Karena ERP yang bersifat general akan mungkin untuk ditiru oleh kompetitor dan tidak mempu menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan jika hanya diterapkan sebagai syarat dan mengikuti trend saat ini. Selain itu, untuk kepentingan analisis lebih lanjut akan sangat membantu apabila kajian makalah ini dapat dilanjutkan dengan pembuktian secara empiris dengan mengambil sample beberapa perusahaan perbankan.

DAFTAR PUSTAKABusiness Monitor International. 2011. Indonesia Commercial Banking Report Includes BMIs Forecasts. www.businessmonitor.com

Business Monitor International. 2011. Indonesia Information Technologi Report Includes BMIs Forecasts. www.businessmonitor.com

Dantes, Gede Rasben dan Zainal Arifin Hasibuan. 2011. The Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation on Organization: Case Study ERP Implementation in Indonesia. IBIMA Business Review Vol 2011 (2011), Article ID 210664, 10 pages.

Gosain, Sanjay; Lee, Zoonky; Kim, Yongbeom. The Management of Cross-Functional Inter-Dependencies in ERP Implementation: Emergent Coordination Pattern. European Journal of Information Systems, suppl. Including a special section on the pacific asia conference14. 4 (Dec 2005): 371-387.

Goyal, D.P. and Gurbinder Randhawa. 2007. Design of Evaluation Model for ERP System: An Empirical Study of Indian Industry. Journal of Advances in Management Research Vol. 4 (1) 2007 (pp 63-73).

Motiwalla, Luvai F. And Jeff Thompson. 2009. Enterprise System for Management. Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey.

OBrien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th Edition, New York, McGraw-Hill.

www.internetworldstats.com/stats3.htmSupplier

Aplikasi SDM

Manajer dan stakeholders

Karyawan

Customer

Service Application

Sales tools Application

Front Office dan Tenaga Pemasaran

Aplikasi Keuangan

Aplikasi Operasional

Back office dan Administrasi

Aplikasi Laporan

Database Pusat

Mahasiswa Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor (NRP P056100553.36 E). Makalah ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen 2011.