Presented By Rustan Amarullah., SP, MA, M.S.E (Peneliti - LAN; 081355271421)

Saran dari Sekkot Samarinda untuk melakukan kajian

pemetaan kebutuhan PNS seluruh SKPD

Rekomendasi Kajian BLDD tahun sebelumnya

Kajian diharapkan dapat menjadi bahan kebijakan atau pelengkap penataan organisasi yang optimal

>> SAMPEL PELAKSANAAN ABK

1. Dinas Bina Marga dan Pengairan = 21

2. Dinas Kebersihan dan Pertamanan = 15

3. RSUD IA. MOEIS = 74. BP2TSP = 65. Kecamatan Samarinda

Kota = 8

1. Dinas Lainnya2. Badan Lainnya3. Kantor Lainnya4. Setda & Setwan

• UU Nomor 5 Tahun 2014 Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

• PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS Analisis Kebutuhan PNS dilakukan berdasarkan analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang Pegawai dalam jangka waktu tertentu

• Keputusan MENPAN No: KEP/75/M.PAN/7/2004 Formasi PNS disusun Berdasarkan Beban Kerja

• Permendagri Nomor 57 Tahun 2007 Untuk menentukan besaran susunan organisasi dilakukan melalui analisis beban kerja

• Permendagri Nomor 12 Tahun 2008 Penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian berdasarkan Analisis Beban Kerja

Dasar Hukum Pelaksanaan ABK

Asesmen

Organisasi SaatIni

Redefinisi Visi ,

Misi ,Strategidan SasaranOrganisasi

Restrukturisasi

Organisasi

Analisis Beban

Kerja

Perbaikan

Tatalaksana / Proses Bisnis

Analisis

Jabatan

Perbaikan SOP

Perencanaan

Pegawai

Pendidikan dan

PelatihanBerbasis

Kompetensi

Rekrutmen dan

Seleksi

Evaluasi

Jabatan

Pemeringkatan

Jabatan

Penetapan

TunjanganKinerja

Pengembangan

Model Kompetensi

Penilaian

KinerjaPegawai

Pemberian

TunjanganKinerja

Asesmen

KompetensiIndividu

Pengembangan

Karir

Penguatan

Unit KerjaOrganisasi

Standar Kinerja

Organisasi

Database

Kepegawaian

Perbaikan

Kewenangan / Fungsi

Pengembangan

e-Office dan e-Government

Pengembangan

StandarKompetensi

Jabatan

Penyusunan

IKU

Akuntabilitas

Kinerja InstansiPemerintah

Profil Birokrasi

SAMARINDA2020

Penetapan Standar Pelayanan

Target Kinerja Layanan

Pengembangan

IndikatorKinerja Jabatan

MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL

QUICK WINS

Pembentukan Sekretariat Daerah Kota Samarinda

Perda No.15 Tahun 2013 tentang perubahan kedua atas Perda No.9 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda

Pembentukan Dinas Daerah

Perda No.14 Tahun 2013 tentang perubahan ketiga atas Perda No.11 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja dinas daerah Kota Samarinda

Lembaga Teknis Daerah

Perda No.6 Tahun 2012 tentang perubahan kedua atas Perda No.12 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, dan lembaga teknis daerah Kota Samarinda

DISDUKCAPIL Kota

Samarinda, Semester I

Tahun 2014 menyebutkan

bahwa jumlah penduduk

Samarinda mencapai

sekitar 844.944 jiwa. Jika

dibandingkan dengan

jumlah PNS yang ada maka

diperoleh rasio sekitar 1/85.

Beberapa negara maju lainnya dimana jumlah rata-rata pegawai jika

dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah antara 2% sampai 3%. Jika acuan

minimal yaitu 2% digunakan, maka kebutuhan jumlah PNS di Kota Samarinda

adalah berjumlah sekitar 16.899 pegawai.

NegaraRasio PNS & Jumlah

PendudukLuas Wilayah (Km2)

Indonesia 1,9% 1.990.250

China 2,7% 9.598.077

Thailand 1,9% 514.000

Malaysia 3,7% 329.750

Singapura 2,5% 697

Filipina 2,9% 300.000

Brunei Darussalam 11,4% 5.770

Samarinda 1,2% 718

“Pemerintah Berat Di Ongkos” Idealnya jumlah rata-rata pegawai di daerahjika dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah 2,1%

(Kemendagri, 2010)

(Diolah dari berbagai sumber, 2014)

PEMDA Total APBD Jumlah PNS Ratio APBD : PNS

Prov. Kaltim Rp 13.000.000.000.000 7330 Rp 823.448.276

Kabupaten Malinau Rp 2.310.720.733.235 3492 Rp 661.718.423

Kabupaten Tarakan Rp 1.156.422.000.000 4012 Rp 288.240.777

Kab. Kukar Rp 4.968.195.000.000 16575 Rp 299.740.271

Kabupaten Paser Rp 1.086.453.754.777 5662 Rp 191.885.156

Kota Samarinda Rp 2.236.246.000.000 9988 Rp 223.893.271

PERBANDINGAN RATIO APBD TERHADAP PNS DI BERBAGAI DAERAH

RUMUSAN MASALAHBagaimana kondisi pemetaan SDM aparatur melalui Analisis Beban Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda?

Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi dalam pemetaan SDM aparatur di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Samarinda?

RUANG LINGKUP & METODE

33 Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kota Samarinda yang dipilih secara bertujuan (purposive sampling)

Analisis deskriptif kuantitatif dengan menggunakan Kepmenpan No.75 Tahun 2004 = Permendagri No. 12 Tahun 2008

BAPPEDA BKD

BPKAD DISTAMBEN

DISDIKBUD DISNAKER

DISDUKCAPIL INSPEKTORAT

KPUAD DCKTK

DISPORA DK & UKM

BKPPP DINAS PASAR

DISPERINDAG DISPENDA

BLH SATPOL PP

BKBKS SET-KORPRI

BPBPK BANKESBANGPOL

DINKES SET-DPRD

DIPERTANAK DISTANHUTBUN

SEKRETARIAT DAERAH DISHUB

BAG. ORGANISASI BPMD

BAG. HUKUM BAPEMAS-PEM

BAG. KESRA BLDD

BAG. PEMERINTAHAN UMUM DINAS KESSOS

BAG. PEREKONOMIAN DISPAR-EK-KOMINFO

BAG. PEMBANGUNAN

BAG. UMUM

BAG. KERJASAMA

BAG. HUMAS DAN PROTOKOL

BAG. PENATAUSAHAAN KEUANGAN

BATASAN PENELITIANKajian ini membatasi pada jumlah atau kuantitas kebutuhan riil pegawai pada organisasi pemerintah daerah yang dikaji, sehingga belum mencakup jenis-jenis jabatan yang dibutuhkan, serta kualitas dan kompetensi pejabat yang dibutuhkan

5 SKPD yaitu RSUD I.A Moeis, Dinas Kebersihan dan Pertamanan,

Kecamatan Samarinda Kota, Dinas Bina Marga dan Pengairan, serta

Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (BP2TSP) tidak

dimasukkan dalam kajian ini

Selain itu, Kecamatan dan Kelurahan juga tidak disertakan mengingat

keterbatasan kajian ini.

Adapun Tenaga Tidak Tetap Daerah (T3D) hanya dilakukan

inventarisasi kuantitasnya pada masing-masing SKPD mengingat

implikasi adanya UU No. 5 Tahun 2014 terkait Pegawai Pemerintahdengan Perjanjian Kerja (PPPK).

1 Persiapan, meliputi penyusunan TOR dan kuesioner, serta persiapan pengumpulan data

2Sosialisasi dan Pengumpulan data, terlebih dahulu dilakukan presentasi terkait pengertian dan tujuan analisis beban kerja kepada seluruh pegawai dalam SKPD. Selanjutnya melakukan penyebaran formulir isian, wawancara, serta pengamatan langsung

3 Pengolahan data, dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi tugas per tugas jabatan dan selanjutnya menggunakan mekanisme perhitungan yang telah ditetapkan dalam Kepmenpan No. 75 Tahun 2004

TAHAPAN UMUM PELAKSANAAN ABK

Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan (struktural, fungsional

umum, dan fungsional tertentu) menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan

FORMPENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA

Formulir ABK terkumpul dari 32 SKPD

Dinas Pariwisata, Ekonomi Kreatif dan Komunikasi Informatika, dan Bagian Perkotaan Sekretariat Daerah

Total JS : 578 Jabatan Total JFU : 1.312 Jabatan

Total JFT : 198 Jabatan Total T3D : 1.320 Pegawai

Kebutuhan total tambahan personil sebanyak 677 orang

kebutuhan JFU untuk memecah beban kerja Jabatan Struktural sebanyak 155 orang

Kebutuhan JFU lainnya sebanyak 508 orang

Kebutuhan JFT sebanyak 49 orang

Perlu didorong untuk pemenuhan JFT

Kebutuhan 677 pegawai ini adalah jumlah minimal

Terkait tenaga tidak tetap yang dapat dianalisis berjumlah total 1.320

orang

Seiring lahirnya UU No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara

menyebutkan bahwa istilah tenaga tidak tetap ini akan berganti menjadi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).

Namun demikian, tidak serta merta tenaga tidak tetap yang ada saat ini

yang berjumlah 1.320 orang akan langsung diangkat sebagai PPPK,

sebab tetap harus melalui serangkaian test penerimaan yang dipersyaratkan oleh pemerintah daerah

Sebagian besar pegawai tidak mau diarahkan untuk menjadi fungsional khusus, dengan alasan tunjangan jabatan yang kecil serta syarat kenaikan pangkatnya terlalu berat

Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional

yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun 2013 atau masih menggunakan jabatan staff.

Beberapa form ABK yang masuk tidak menyertakan rincian uraian

tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam memberikan gambaran beban kerja yang lebih riil, lengkap, dan rasional.

Selain itu, beberapa nama jabatan fungsional umum yang sudah ada

saat ini juga masih perlu disesuaikan, sebagai contoh Jabatan

Monitoring, Pembinaan, dan Evaluasi Kegiatan Usaha Migas, perlu

dilakukan penyesuaian nama JFU-nya sesuai dengan regulasi yang ada.

Terdapat beberapa jabatan fungsional umum lain yang telah diberikan

nama jabatan, namun tidak melaksanakan tugas sesuai dengan nama jabatan yang diembannya.

Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali sudah

tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan, bahkan

sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka jalankan.

Terdapat urusan yang seharusnya dijalankan oleh suatu unit/ seksi tetapi dijalankan oleh unit kerja lainnya.

Permasalahan lain yang ditemukan adalah kecenderungan jabatan

fungsional umum yang ada pada suatu SKPD adalah pengolah data.

Padahal dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari pemangku jabatan

tersebut relatif tidak melakukan pengolahan data melainkan tugas-tugas

administatif sebagaimana jabatan pengadministrasi umum.

Kondisi ini dapat terjadi karena penempatan pegawai dalam jabatan yang

cenderung hanya memperhatikan grade jabatan dan besaran TTP yang diperoleh.

Beban Kerja Tinggi

Beban Kerja Kurang

+ +[Capacity Building]

Pengalihan(-)

- -[E-Gov/ IT]

[SOP][Delegasi]

+ +

Penyesuaian[Evaluasi

Kelembagaan]

Penyesuaian[Evaluasi

Kelembagaan]

Hasil ABK SDM URTUG Kelembagaan

TINDAK LANJUT TERHADAP HASIL ABK

√ √ √

KESIMPULAN (1)• Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh kebutuhan

tambahan personil untuk menunjang pelaksanaan tugas organisasi sebanyak 677 orang. Jumlah ini berasal dari kebutuhan JFU untuk memecah beban kerja Jabatan Struktural sebanyak 155 orang, kelompok JFU lainnya sebanyak 508 orang dan JFT sebanyak 49 orang

• SKPD yang memiliki beban kerja paling tinggi atau dalam hal ini membutuhkan tambahan personil paling banyak adalah Satpol PP dengan kebutuhan sebanyak 163 orang, serta Dinas Perhubungan dengan kebutuhan sebanyak 68 orang. Sedangkan SKPD yang mengalami kelebihan pegawai atau dalam hal ini beban kerjanya relatif masih rendah adalah Sekretariat Daerah, khususnya Bagian Kesejahteraan Rakyat dan Bagian Kerjasama yang masing-masing kelebihan pegawai sebanyak 3 dan 2 orang

KESIMPULAN (2)Beberapa kendala yang dihadapi dalam pemetaan SDM aparatur di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda diantaranya:

Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun 2013 atau masih menggunakan jabatan staff;

Beberapa form ABK yang diterima tidak menyertakan rincian uraian tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam melacak setiap langkah yang dilakukan dalam menjalankan satu uraian tugas;

Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali sudah tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan, bahkan sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka jalankan

REKOMENDASI (1)

• Untuk menunjang hasil kajian ini, perlu dilakukan analisis khusus terkait pemetaan jenis-jenis jabatan yang diperlukan secara lengkap dari jumlah kebutuhan pegawai sebanyak 677 orang tersebut. Jenis-jenis jabatan ini dipetakan agar dapat secara jelas terlihat penyebaran dan komposisi pegawai untuk menunjang tugas organisasi. Selain itu, juga diperlukan pemetaan kualitas dan kompetensi pejabat yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut

REKOMENDASI (2)

• Perlu dilakukan identifikasi ulang terhadap nama jabatan yang ada dengan tugas riil yang dilaksanakan. Hal ini perlu dilakukan karena, (1) masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional yang sesuai dengan Perka BKN No.3 Tahun 2013 atau masih menggunakan nama jabatan staff; (2) masih ditemukan adanya perbedaan antara jabatan yang disandang oleh pegawai dengan tugas-tugas riil yang dilakukan atau tugas yang dilakukan tidak mencerminkan nama jabatannya

REKOMENDASI (3)

• Perlu dilakukan re-distribusi pegawai antar unit yang ada didalam organisasi untuk mengantisipasi adanya kelebihan pegawai pada suatu unit dan kekurangan pegawai pada unit lainnya, serta antar SKPD jika dimungkinkan

• Mengarahkan serta membuka kesempatan kepada pegawai untuk menjadi fungsional tertentu, langkah ini tentunya harus diikuti dengan dibuatkannya suatu kebijakan agar pegawai tertarik untuk menjadi fungsional tertentu, misalnya saja dengan memberikan kemudahan pegawai untuk mengikuti diklat fungsional, serta dengan memberikan insentif khusus bagi jabatan tersebut

REKOMENDASI (4)

• Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak rutin dan sifatnya sementara, seperti kegiatan proyek atau kepanitiaan maka bisa memanfaatkan tenaga outsourcing atau memanfaatkan jasa event organizer. Dengan arah perencanaan pengelolaan pegawai dimasa mendatang yang mempersyaratkan minimal pendidikan adalah Diploma I, maka beberapa jabatan teknis seperti, caraka, sopir, pramusaji, dan yang setara akan dikerjakan oleh tenaga outsourcing

• Perlunya penyesuaian/ evaluasi uraian tugas untukmenghilangkan adanya overlapping/ duplikasi tugas, selain itu secara simultan melakukan evaluasi kelembagaan

REKOMENDASI (5)

• Dengan jumlah beban kerja tinggi tentu perlu dibarengi dengan peningkatan kapasitas pegawai secara memadai, sehingga pelaksanaan tugas jabatan, unit kerja, dan bahkan satuan kerja dapat dijalankan secara optimal

• Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja serta mempercepat proses kerja maka diperlukan dukungan piranti modern dan teknologi informasi. Pemenuhan ICT ini penting dalam rangka mengatasi keterbatasan SDM yang dimiliki, selain juga untuk mempercepat proses kerja organisasi

Badan Litbang dan Diklat Kota Samarinda PKP2A III LAN Samarinda