Kajian Implementasi Sistem

Informasi Pendukung Fungsi

komersial di Bogasari

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Februari 2014

Oleh:

Kelompok Sawit/ E46

1. Ade Zulhendry P056131922.46E

2. Arlinda P056131972.46E

3. Cosmas Wardojo P056132002.46E

4. Juniar Prayogi P056132092.46E

5. Maharshi Dwi Anggono P056132122.46E

6. Siti Nurlaela P056132202.46E

i

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... ii

DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ ii

PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 1

Latar Belakang ........................................................................................................................ 1

Rumusan Masalah .................................................................................................................. 1

Tujuan ..................................................................................................................................... 1

TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................................................... 2

Sistem Informasi ..................................................................................................................... 2

ERP (Enterprise Resource Planning) ....................................................................................... 3

SAP (System Application and Product in data processing) ............................................. 3

METODOLOGI ............................................................................................................................. 7

ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN .......................................................................................... 8

Implementasi SI Bogasari........................................................................................................ 8

Matriks Komponen ............................................................................................................... 15

KESIMPULAN ............................................................................................................................. 16

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 17

ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Jenis sistem Informasi (Riza, 2013) .............................................................. 2 Gambar 2 tipe sistem informasi berdasarkan kebutuhan manajemen (Prentice Hall,

2004) .............................................................................................................. 3 Gambar 3 Modul SAP (Iologic, 2014) ........................................................................... 4 Gambar 4 contoh proses outbound ................................................................................. 4 Gambar 5 contoh bisnis proses SAP FI (iologic, 2014) ................................................. 5 Gambar 6 Fitur modul SAP FSCM ................................................................................ 6

Gambar 7 contoh bisnis proses SAP CO ........................................................................ 6 Gambar 8 Bisnis proses SAP SD ................................................................................... 7

Gambar 9 contoh aplikasi CMD .................................................................................... 9 Gambar 10 Tampilan accurate ..................................................................................... 10 Gambar 11 tampilan BiMA pada saat login ................................................................. 11 Gambar 12 Tampilan fitur dan menu BiMA ................................................................ 12 Gambar 13 Alur proses tanpa e-ordering ..................................................................... 13

Gambar 14 Alur proses e-ordering ............................................................................... 14

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Matriks komponen aplikasi CMD ................................................................... 15

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam PT. ISM Tbk Bogasari Flour Mills adalah perusahaan produsen tepung

terigu terbesar di dunia dalam satu lokasi dan berskala internasional, dimana penjualan

selain domestik, juga melayani ekspor ke Filipina, Korea Selatan, Jepang, Brunei,

Hongkong, dan Timor Leste. Secara nasional, Bogasari mempunyai pangsa pasar

penjualan tepung terigu sebesar + 54% dan memposisikan dirinya sebagai market

leader. Selain tepung terigu, Bogasari juga menghasilkan produk sampingan (by

product) seperti pollard, bran, pellet, dan tepung industri yang bisa dimanfaatkan

sebagai bahan baku pakan ternak dan industri plywood.

Di Era kemajuan informasi saat ini, Bogasari juga memanfaatkan kemajuan

sistem informasi guna mendukung proses internal dan ekternalnya. Informasi adalah

suatu hal yang sangat penting bagi manajemen untuk memutuskan kebijakan dan

kontrol yang akan dilakukan guna mencapai keuntungan perusahaan. Pengolahan

informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen memerlukan implementasi sistem

informasi yang tepat. Salah satu penerapan sistem informasi yang dibutuhkan oleh

Bogasari menggunakan SAP untuk mendukung proses Commercial.

Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, maka penulis merumuskan masalah

sebagai berikut:

1. Bagaimana Bogasari mengimplementasikan SI untuk fungsi Commercial?

2. Contoh aplikasi apa saja yang digunakan dalam sistem informasi ini?

3. Apa saja keuntungan implementasi sistem informasi ini?

Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Mencoba mengidentifikasi model sistem informasi Bogasari guna mendukung

proses commercial

2. Mencoba mengidentifikasi aplikasi yang digunakan untuk proses commercial

3. Mencoba mengidentifikasi keuntungan implementasi sistem informasi ini bagi

Bogasari dan stakeholdernya

2

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi

Suatu sistem informasi merupakan paduan orang, hardware, software, jaringan

komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan mendistribusikan

informasi yang dibutuhkan oleh organisasi (Obrien, 2003). Gambaran sistem informasi

yang dapat diimplementasikan di perusahaan dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini :

Gambar 1 Jenis sistem Informasi (Riza, 2013)

Dari gambar 1 diatas dapat dilihat bahwa jenis sistem informasi dalam organisasi

dapat dibagi menjadi 2 yaitu (Prentice hall, 2004):

a. Operation support system (OSS) yang berfungsi dalam operasional bisnis

dimana salah satu contohnya adalah TPS (Transaction Processing System)

yang merupakan sistem yang melakukan dan menyimpan transaksi rutin harian

yang dibutuhkan oleh organisasi

b. Management support system (MSS) yang berfungsi mendukung proses

pengambilan keputusan oleh manajemen dimana salah satu contohnya adalah

MIS (management information system) yang contohnya dapat memberikan

keluaran berupa anggaran durasi tertentu (summary report) berdsarkan input

data dari TPS yang diproses menggunakan suatu model sederhana dan laporan

ini dapat digunakan oleh tingkat manajer menengah.

Beberapa jenis sistem informasi dalam perusahaan dapat dibedakan berdasarkan

kebutuhan manajemen seperti terlihat pada gambar 2 berikut ini :

3

Gambar 2 tipe sistem informasi berdasarkan kebutuhan manajemen (Prentice

Hall, 2004)

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP adalah suatu solusi yang dapat memadukan proses manajemen dan bisnis,

informasi dan sutu fungsi organisasi (iologic, 2014). Solusi ini dapat memberikan

informasi yang konsisten dan detail untuk berbagai macam bisnis proses yang

diperlukan dalam operasional harian.

Suatu organisasi memiliki berbagai fungsi yang berbeda yang menggunakan

enterprise solution yang berbeda sesuai dengan kebutuhannya. Tiap solusi yang berda

ini harus dapat diintegrasikan dan intelegence agar dapat saling berkomunikasi

sehingga informasi dapat tersedia secara real time dan efisien.

SAP (System Application and Product in data processing)

SAP ditemukan oleh 5 pegawai IBM pada tahun 1972 di Jerman (Iologic, 2014).

Visinya adalah mengembangkan aplikasi software standar yang dapat melakukan

proses secara real time.

SAP terdiri dari beberapa modul fungsional guna mendukung tiap transaksi

bisnis proses yang dieksekusi. Beberapa contoh modul ini dapat dilihat pada gambar 3

berikut ini (iologic, 2014) :

4

Gambar 3 Modul SAP (Iologic, 2014)

1. SAP LE (Logistic execution)

Modul ini melakukan manajemen gudang (warehouse), proses inbound

receiving dan proses outbound shipping. Berikut ini adalah contoh proses

outbound :

Gambar 4 contoh proses outbound

2. SAP FI (Financial Accounting)

Modul ini dirancang untuk mengambil data transaksi bisnis organisasi yang

akan digunakan dalam laporan eksternal. Contoh bisnis prosesnya dapat dilihat

pada gambar 5 berikut ini :

5

Gambar 5 contoh bisnis proses SAP FI (iologic, 2014)

3. SAP FSCM (Financial supply chain management)

Modul ini mampu memberikan sudut pandang yang lebih baik dan jelas terkait

cash flow perusahaan, mengatur hubungan dengan konsumen dan menambah

efisiensi proses billing.

6

Gambar 6 Fitur modul SAP FSCM

4. SAP CO (Controlling)

Modul ini memungkinkan perusahaan mengolah informasi menjadi ukuran

bisnis tertentu yang dibutuhkan.

Gambar 7 contoh bisnis proses SAP CO

7

5. SAP SD (Sales and Distribution)

Modul ini berisi data master, konfigurasi sistem dan transaksi untuk

melengkapi proses order hingga cash.

Gambar 8 Bisnis proses SAP SD

METODOLOGI

Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan

menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa

artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.

8

ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN

Implementasi SI Bogasari

Sistem informasi yang diimplementasikan oleh Bogasari mendukung OSS dan

MSS. OSS yang diterapkan lebih kearah TPS (Transaction processing system) selain

itu juga berfungsi sebagai MSS dimana informasi yang dihasilkan akan berperan

dalam MIS (Management information system) dimana laporan yang dihasilkan akan

digunakan oleh manajemen.

Dalam makalah ini akan dibahas implementasi sistem informasi yang diterapkan

Bogasari guna mendukung fungsi Commercial. Salah satu fungsi organisasi dalam

Bogasari yang menjadi Admin untuk sistem informasi guna mendukung fungsi

commercial ini dinamakan Commercial System Support (CSS). Fungsi ini me-

maintain aplikasi antara lain aplikasi Customer Master Data (CMD) yang terdapat

dalam SAP dan system support BiMA, Accurate dan e-ordering . Tugas-tugas yang

harus dilakukan oleh CSS, antara lain mengumpulkan database dari setiap distributor

yang menggunakan Accurate, memonitor laporan distribusi atau penyebaran produk

mingguan, dan menjadi help desk bagi para pengguna system support yang ada dengan

menganalisa permasalahan yang mungkin muncul pada distributor .

Selain maintenance sistem, CSS juga berperan sebagai jembatan antara pihak

Commercial dengan pihak IT terkait dengan proses development program. Jika

kendala yang dihadapi sudah berada di luar ranah CSS, maka CSS akan meneruskan

kendala tersebut ke pihak IT SAS (IT Indofood Pusat).

1. SAP

Sistem informasi yang digunakan untuk commercial function ini menggunakan

platform SAP. SAP juga digunakan oleh Bogasari untuk mendukung fungsi-fungsi

lain seperti Finance, Human Resources dan Manufacture.

CSS berkonsentrasi pada 2 modul dalam SAP, yaitu Sales & Distribution dan

Logistic Execution. Modul Sales & Distribution digunakan untuk proses input data

sales, quotation dan pembuatan DO. Modul logistic execution digunakan untuk proses

administrasi pengeluaran barang dan stok di gudang. SAP ini sudah dipakai di setiap

Depo Bogasari untuk mempermudah proses administrasi dan kontrol. Input data sales

yang dimaksud di atas hanya transaksi yang dilakukan oleh customer Bogasari yang

sudah terdaftar dalam Customer Master Data (CMD).

2. CMD (Customer Master Data)

CMD adalah database konsumen Bogasari. Untuk masuk ke dalam CMD

diperlukan beberapa syarat dan ketentuan. Yang bertugas untuk mendaftarkan

konsumen ke dalam CMD adalah tim CSS, termasuk konsumen export. Data-data

konsumen tersebut bisa didapat dari tim CR maupun dari departemen Flour Export

and By-Product Sales. Namun perlu digarisbawahi bahwa tim CSS hanya menerima

data dari tim CR dan departemen FE-BP dan akan meneruskan data-data tersebut ke

pihak IT SAS untuk di-input. Jadi tim CSS tidak mempunyai wewenang untuk meng-

input data customer tersebut ke dalam CMD, hanya meneruskan datanya ke pihak IT

9

SAS atau bisa dibilang hanya berperan sebagai pintu untuk permintaan konsumen

baru. Di dalam CMD terdapat 4 kategori penting yang harus dipenuhi, antara lain:

Sold to : Nama pembeli/buyer

Ship to : Tempat tujuan dikirimkannya barang/produk

Payer : Nama pihak yang melakukan pembayaran

Bill to : Tempat tujuan dikirimkannya tagihan

Gambar 9 contoh aplikasi CMD

3. Accurate

Accurate merupakan sebuah aplikasi software yang digunakan untuk mencatat

seluruh transaksi yang terjadi dalam suatu instansi. Aplikasi ini digunakan oleh

Bogasari untuk diterapkan pada distributor-distributornya. Dalam Accurate, distributor

akan mencatat seluruh customer akhir yang membeli produk-produk Bogasari dari

distributor tersebut. Setiap minggunya, distributor akan mengirimkannya pada CSS,

sehingga Bogasari dapat mengetahui konsumen akhir yang menggunakan produk-

produk Bogasari. Distributor yang mendapatkan fasilitas aplikasi Accurate ini harus

memenuhi kriteria tertentu. Kriteria tersebut dilihat dari jumlah pengambilan produk

Bogasari dari FPS, yaitu sebesar lebih dari 500 metric ton per bulan. Distributor

dengan jumlah pengambilan produk Bogasari dari FPS sebesar 300 – 500 metric ton

per bulan juga mempunyai kesempatan untuk menggunakan fasilitas Accurate, jika

dilihat distributor tersebut mempunyai potensi yang bagus untuk terus berkembang.

10

Gambar 100 Tampilan accurate

4. Aplikasi Customer Visit dan BiMA (Bogasari Mobile Application)

Customer Visit adalah aplikasi berbasis web dengan Microsoft Access sebagai

software utamanya, aplikasi ini digunakan oleh staf CR yang berada dilapangan yakni

Sales Coordinator dan ASPR (Area Sales Promotion Representative) ketika melakukan

kunjungan ke pelanggan. Customer Visit dikembangkan oleh IT Indofood dengan

fungsi utamanya adalah untuk memantau keefektifan proses kerja ASPR dengan

melihat aktivitas hariannya dari visit plan (rencana kunjungan) serta sejauh mana

realisasinya. Visit Plan yang dibuat oleh ASPR (atau oleh Sales Coordinator) di suatu

area sales tertentu (biasanya dibagi lagi ke dalam cluster-cluster) harus terlebih

dahulu memperoleh persetujuan dari atasannya misal Asisten Manager atau Manager

dari area sales tersebut.

Form Visit plan sudah dibuat dalam aplikasi Customer Visit sehingga

mempermudah ASPR dalam melengkapi data apa saja yang perlu dibuat dalam Visit

Plan, kemudian setelah disetujui, visit plan dapat dibawa serta oleh ASPR sebagai list

task (target) yang harus dicapai di hari tersebut.

Dalam penerapannya, Customer Visit terintegrasi dengan aplikasi BiMA.

Berbeda dengan aplikasi customer visit yang berbasis web, BiMA adalah aplikasi

untuk mobile device (tablet) yang dipegang oleh rekan-rekan di lapangan sehingga

ASPR bisa segera update hasil kunjungan mereka kedalam visit plan yang telah

dibuat sebelumnya. Cara ini sangat membantu ASPR karena mereka tidak perlu lagi

membuat rekapilatusi hasil kunjungan satu hari di malam harinya, sehingga bisa

langsung istirahat dan membuat visit plan untuk esok harinya. Dalam aplikasi BiMA ini

dapat dibuat status kunjungan, yakni apakah berupa kunjungan langsung, melalui

telephone, atau tidak dilakukan kunjungan dengan alasan-alasan tertentu seperti

pemilik UKM tidak berada di tempat, hujan sangat deras, kendaraan mogok, dsb.

Masing-masing jenis alasan sudah terdapat dalam aplikasi BiMA berupa kode

tertentu, sehingga pengguna (ASPR) tinggal memilih jenis alasannya.

Pada mobile device tersebut juga terdapat GPS sehingga manajemen bisa

mengetahui pergerakan rekan-rekan di lapangan, sekaligus untuk mengetahui titik-

titik lokasi pelanggan di peta karena ASPR harus melakukan check in (membuat

check point di GPS) ketika melakukan kunjungan.

11

Output laporan harian Customer Visit adalah berupa lokasi pelanggan

(koordinat) waktu dan tanggal berkunjung, kondisi usaha pelanggan, jenis dan

jumlah pembelian terakhir, serta data-data lainnya seperti jumlah dan jenis produk

kompetitor yang juga dibeli oleh pelanggan. Produk kompetitor ini selanjutnya

dilaporkan/didaftarkan kepada manajemen, apabila produk tersebut belum ada dalam

daftar produk kompetitor di Bogasari, maka akan diuji coba (sample) di lab Bogasari

untuk mengetahui spesifikasinya untuk keperluan strategi marketing Bogasari.

Kendala yang biasa terjadi di lapangan adalah koneksi/ jaringan internet yang

tidak stabil, sehingga check in lokasi-lokasi customer terkadang tidak dapat

dilaksanakan. Bila hal ini terjadi, maka sistem yang terdapat dalam BiMA akan men-

default koordinat tersebut kepada koordinat Bogasari Plant (Jakarta/Surabaya,

tergantung area salesnya). Selain kendala tersebut, aplikasi Bima dan tablet yang

digunakan juga belum mempunyai kapasitas data yang besar sehingga saat ini hanya

bisa dimanfaatkan oleh ASPR. Sales coordinator tidak dapat menggunakannya karena

cakupan wilayahnya lebih luas daripada ASPR dan perangkat dan aplikasinya belum

mampu mendukung. Akibatnya, sales coordinator yang melakukan kunjungan ke

pelanggan harus melaporkan aktivitasnya melalui web.

Gambar 111 tampilan BiMA pada saat login

12

Gambar 122 Tampilan fitur dan menu BiMA

5. E-Ordering

E-ordering merupakan sistem yang dimiliki oleh Bogasari untuk memudahkan

customer melakukan pemesanan produk secara online (melalui web). Sebelum

diberlakukan e-ordering, customer yang melakukan pemesanan produk harus

mengantri di loket Bogasari terlebih dahulu untuk mengambil DO yang dicetak oleh

DO admin supaya dapat mengambil barang dari FPS. Namun hal itu dirasa masih

kurang efisien, sehingga e-ordering diadakan untuk mengurangi jumlah antrian di

loket Bogasari untuk mengambil DO. Dengan e-ordering, customer bisa mencetak

DO-nya sendiri dan bisa langsung dibawa ke FPS untuk mengambil barang. Selain itu,

keberadaan e-ordering ini dapat memudahkan customer melakukan status

monitoring, sejauh mana Purchase Order (PO) yang diajukan sudah diproses.

Sebelum diadakan e-ordering, proses order produk Bogasari masih dilakukan

secara manual. Alur proses order barang oleh customer secara manual dapat dilihat

pada diagram sebagai berikut:

13

PO +

Bukti TransferTerima PO +

Bukti Transfer

Quotation

dari SAP

Bukti Transfer

+ Quotation

Bukti Transfer

+ Quotation

Check Funds

Funded

Create DO

Print DO

Create PR

Tanda Tangan

DO + PR

DO + PRSales

documents

Approved

CustomersCR Sales

Admin DO AdminFinance

(CBC)

Gambar 13 Alur proses tanpa e-ordering

14

Sedangkan proses e-ordering dapat dilihat pada diagram sebagai berikut:

E-PO +

lampiran bukti

bayar / giro

Email

notification

Quotation

dari SAP

Bukti Transfer

+ Quotation

Bukti Bayar/

Giro +

Quotation

Check Funds

Funded

Create DO

Print Preview

DO

Create PR

Tanda Tangan

PR

PR

Sales

documents

(tanpa DO)

CustomersCR Sales

Admin DO AdminFinance

(CBC)

Status

Monitoring

Status:

Pending

Status:

Receipt Approve?

Yes

Status:

In Progress

NO -

Status:

Reject

Print DO

Status:

DO Ready

Gambar 144 Alur proses e-ordering

15

Matriks Komponen

Untuk matriks komponen yang akan dijabarkan berikut ini adalah matriks untuk

salah satu aplikasi yang digunakan oleh divisi commercial di Bogasari, yaitu aplikasi

Customer Master Data (CMD).

Tabel 1 Matriks komponen aplikasi CMD

Aktivitas\Sumberdaya Hardware Software SDM Produk Informasi

Specialis User

Input 2 unit PC,

1 server

MySQL

Windows7,

SAP,

MsExcel,

MsAccess

Staff

CSS

- Data pelanggan

Processing 2 unit PC,

1 server

MySQL

SAP Staff

CSS

- Data pelanggan

Output 2 unit PC,

1 server

MySQL

SAP Staff

CSS

Marketing,

Manajemen

Data pelanggan

Penyimpanan Server

pusat

Indofood

MySQL IT SAS

Indofood

Marketing,

Manajemen

Data pelanggan

Pengendalian Server

pusat

Indofood

SAP IT SAS

Indofood

Marketing,

Manajemen

Data pelanggan

16

KESIMPULAN

Dari hasil dan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem informasi yang diimplementasikan oleh Bogasari mendukung OSS

dan MSS. OSS yang diterapkan lebih kearah TPS (Transaction processing

system) selain itu juga berfungsi sebagai MSS dimana informasi yang

dihasilkan akan berperan dalam MIS (Management information system)

dimana laporan yang dihasilkan akan digunakan oleh manajemen.

2. Aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan fungsi commercial di

Bogasari antara lain adalah Customer Master Data (CMD) untuk input

data customer ke sistem SAP, Accurate untuk pencatatan transaksi harian

di distributor, dan Bogasari Mobile Aplication (BiMA) untuk

mempermudah pekerjaan salesman di lapangan.,

3. Keuntungan implementasi sistem informasi bagi Bogasari dan

stakeholdernya adalah mempermudah dan mempersingkat proses-proses

transaksi mulai dari input data pelanggan (CMD dan Accurate),

rekapitulasi dan rekap data (menggunakan SAP), serta pencatatan lokasi

pelanggan (BiMA).

17

DAFTAR PUSTAKA