Kaizen Word

5/8/2018 Kaizen Word - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/kaizen-word 1/27

4

Bab 2

Tinjauan Pustaka

2.1. Pengertian Kaizen

Kaizen berarti penyempurnaan, disamping itu kaizen berarti penyempurnaan

berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manager maupun

karyawan. Perbaikan ini melibatkan biaya yang tidak seberapa. Perbaikan dalam

kaizen bersifat kecil dan berangsur, Namun proses kaizen mampu membawa hasil

yang dramatis mengikuti waktu. Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup

kita – baik cara kerja, kehidupan sosial, maupun kehidupan rumah tangga – perlu

disempurnakan.

2.1.1. Kaizen dan Manajemen

Jepang berpandangan terhadap Fungsi suatu pekerjaan, manajemen mempunyai

dua komponen utama yaitu: pemeliharaan dan penyempurnaan. Pemeliharaan

mengacu kepada kegiatan yang ditujukan kepada pemeliharaan stándar teknologi,

manajerial dan operasi saat ini. Penyempurnaan mengacu kepada penyempurnaan

standar saat ini.

Penyempurnaan

Pemeliharaan

Manajemen Puncak

Manajemen Madya

Penyelia

Karyawan

Gambar 2.1 Persepsi Jepang terhadap Fungsi Pekerjaan (1)

Menyempurnakan standar berarti menetapkan standar yang lebih tinggi. Setelah

hal ini tercapai, kini menjadi tugas pemeliharaan manajemen agar standar baru itu

diterapkan. Penyempurnaan berkesinambungan hanya dapat tercapai bila

karyawan berusaha untuk mencapai standar yang lebih tinggi. Pemeliharaan dan

penyempurnaan tidak dapat dipisahkan bagi manajer Jepang. Penyempurnaan



5

dapat dipecah menjadi Kaizen dan pembaruan (Inovasi). Kaizen berarti

penyempurnaan kecil yang diperoleh sebagai hasil usaha yang

berkesinambungan. Pembaruan melibatkan penyempurnaan drastis sebagai hasil

investasi besar dengan teknologi dan peralatan baru.

Kaizen

Pemeliharaan

Manajemen Puncak

Manajemen Madya

Penyelia

Karyawan

Inovasi

Gambar 2.2 Persepsi Jepang terhadap Fungsi Pekerjaan (2)

Sebaliknya persepsi sebagian besar manajer barat tentang fungsi pekerjaan tidak

ada tempat untuk konsep kaizen, seperti ditunjukan pada gambar 2.3

Pemeliharaan

Manajemen Puncak

Manajemen Madya

Penyelia

Karyawan

Inovasi

Gambar 2.3 Persepsi Barat terhadap Fungsi Pekerjaan

Perbedaan inovasi dengan kaizen, terdapat dua macam pendekatan masalah:Tabel 2.1 Dua macam pendekatan masalah

Inovasi Kaizen

Menerapkan

teknologi dengan

biaya tinggi

Menerapkan dengan akal

sehat, lembar periksa, teknik-

teknik sederhana yang tidak

terlampau banyak biaya.

Tabel 2.2 Perbedaan antara inovasi dan improvement



6

Innovation Improvement

To intend ideal

situation

Must be

Step by step

Better than current

As possible as

2.1.2. Proses Versus Hasil

Ada dua ancangan berbeda untuk maju: ancangan bertahap dan ancangan

melompoat jauh ke depan. Perusahaan Jepang biasanya lebih menyukai ancangan

bertahap sedangkan perusahaan Barat menyukai ancangan melompat jauh ke

depan yang dilambangkan dengan istilah Inovasi. Kaizen menekankan pola pikir

berorientasi pada proses, karena proses harus sempurna, sehingga hasil dapat

meningkat. Kegagalan mencapai hasil yang direncanakan merupakan cermin dari

kegagalan proses. Kaizen berfokus kepada upaya manusia.

Perbedaan besar antara Kaaizen dengan Inovasi ialah bahwa Kaizen tidak

memerlukan investasi besar untuk melaksanakannya, tetapi memerlukan usaha

berkesinambungan dan tanggung jawab. Sedangkan Inovasi memerlukan investasi

yang besar. Karena biasanya inovasi berbicara dengan teknologi, terutama

teknologi mesin itu sendiri. Pendekatan berorientasi proses harus pula diterapkan

dalam berbagai strategi kaizen, yaitu:

Siklus PDCA dan Siklus SDCA

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (Plan, Do,

Check, Action) sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan

kaizen. Pada awalnya, setiap proses kerja baru belum cukup stabil. Sebelum

kita mengerjakan siklus PDCA berikutnya, proses tersebut harus distabilkan

melalui siklus SDCA (Standardize, Do, Check, Action). Siklus PDCA

Menerapkan perubahan guna meningkatkan proses dan Merujuk pada fungsi

perbaikan. Siklus SDCA Menerapkan standarisasi guna mencapai kestabilan

proses dan berkaitan dengan fungsi pemeliharaan.

QCD (Quality, Cost, Delivery)



7

Dalam kaizen ada 3 hal yang tidak boleh dilupakan, yaitu mutu, biaya,

pelayanan (Quality, Cost, Delivery). Berbicara Kaizen berarti berbicara

tentang 3 hal di atas, karena dalam kaizen mutu paling diutamakan, telah kita

ketahui bahwa kaizen berorientasi pada proses apabila prosesnya benar maka

hasil yang diperolehnya pun akan baik, begitupula dengan biaya kaizen dapat

menekan biaya produksi suatu produk juga dengan pelayannya jika semua

dilakukan dengan benar maka segala sesuatu akan berjalan dengan lancar.

TQM

Total Quality Control / Total Quality Management . Pada awal pertumbuhan

TQC, ditekankan pada pengendalian proses untuk mencapai kualitas yang

baik. Prinsip ini telah berevolusi menjadi sistem yang mencakup semua aspek

manajemen dan sekarang dirujuk menjadi istilah TQM. TQM merupakan

suatu strategi yang membantu manajemen agar menjadi makin mampu

bersaing dan mendapatkan keuntungan dengan perbaikan di semua aspek

bisnis yang dihadapai. Pelaksanaan TQC/TQM melibatkan senua orang dalam

organisasi, dari manajemen puncak, manajemen madya, supervisor dan tenaga

kerja langsung. Peran manajemen dalam TQC/TQM adalah menetapkan

rencana untuk memeriksa proses dan membandingkan hasilnya guna

memperbaiki proses tersebut dan bukan mengecam proses berdasarkan hasil

yang telah ditetapkan.

JIT ( Just In Time)

Sistem Produksi Tepat Waktu ( Just In Time) bertujuan menghapuskan segala

jenis kegiatan yang tidak bernilai tambah dan mencapai suatu sistem produksi

yang ramping dan luwes dalam menampung fluktuasi permintaan dan pesanan

konsumen. Untuk mewujudkan gagasan ideal sistem produksi JIT, kegiatan

kaizen harus diterapkan terus-menerus guna menghapus berbagai kegiatan

yang tidak bernilai tambah. JIT secara dramatis akan mengurangi biaya,

menyelesaikan produk pada saat yang tepat dan secara menhcolok dapat

memperbesar tingkat keuntungan perusahaan.

TPM (Total Productive Maintenance)



8

Total Produktive Maintenance berfokus pada peningkatan kualitas peralatan.

TPM bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi peralatan melalui sistem

terpadu untuk pemeliharaan preventif guna memperpanjang usia hidup

peralatan. Kegiatan TPM melibatkan semua orang dalam perusahaan. 5 S

merupakan kegiatan yang dianggap sebagai kegiatan pendahuluan TPM.

Elemen penting dalam menerapkan kaizen adalah komitmen dan keterlibatan

penuh dari manajemen puncak

♦ Mengutamakan kualitas

Sebuah perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan

pelayanannya tidak memadai. Praktek mengutamakan kualitas membutuhkan

komitmen manajemen, karena manajer sering kali berhadapan dengan berbagai

godaan untuk membuat kompromi berkenaan dengan persyaratan penyerahan dan

pemotongan biaya

♦ Berbicara dengan data

Kaizen adalah proses penyelesaian masalah. Agar suatu masalah dapat dipahami

secara benar dan diselesaikan maka masalah tersebut harus ditemukenali dengan

cara mengumpulkan data yang relevan. Mengumpulkan data tentang keadaan saat

ini, membantu dalam memahami focus yang akan dituju hal ini menjadi langkah

awal dalam upaya perbaikan

♦ Konsep utama Kaizen

Konsep dan sistem yang mendasar dalasm rangka mewujudkan strategi kaizen:

• Kaizen dan manajemen

• Proses versus hasil

• Siklus PDCA dan SDCA

• Mengutamakan kualitas

• Berbicara dengan data

• Proses berikut adalah konsumen



9

♦ Proses berikut adalah konsumen

Semua pekerjaan pada dasarnya terselenggara melalui serangkaian proses dan

masing-masing proses memilki pemasok dan consumen. Proses selanjutnya harus

diperlakukan sebagai konsumen, aksioma ini merujuk pada dua macam

konsumen, yaitu konsumen internal dan konsumen eksternal. Kenyataan ini

hendaknya dipakai sebagai dasar komitmen untuk tidak pernah meneruskan

produk yang cacat atau informasi yang salah ke proses berikutnya

♦ Sistem utama kaizen

Sistem utama yang harus mendapat posisi penting guna mencapai sukses strategi

kaizen:

Total Quality Control / Total Quality Management

Sistem produksi Just In Time

Total Productive Maintenance

Penjabaran kebijakan perusahaan

Sistem Saran

Kegiatan kelompok kecil

♦ Penjabaran kebijakan perusahaan

Meskipun strategi kaizen ditujukan pada kegiatan menciptakan perbaikan,

dampaknya akan terbatas bila semua orang melakukan perbaikan hanya agar ada

kegiatan kaizen semata, tanpa suatu tujuan yang lebih nyata. Oleh karena itu pihak

manajemen harus menetapkan sasaran yang jelas guna memandu semua orang dan

memastikan semua kepemimpinan dan kegiatan kaizen diarahkan guna mencapai

tujuan tertentu. Manajemen puncak harus memiliki rencana untuk menjabarkan

dan mewujudkan strategi, dan diturunkan melalui jenjang organisasi sampai

mencapai tingkat operasional tenaga kerja. Dengan terjabarnya strategi ke tingkat

bawah, rencana yang dibuat akan memuat lebih banyak rencana maupun kegiatan

nyata secara spesifik.



10

♦ Sasaran akhir dari strategi kaizen

Kaizen berkaitan dengan perbaikan, aspek yang harus diperbaiki adalah aspek

QCD

♦ Q (Quality) / kualitas: tidak hanya berkaitan dengan

kualitas produk jadi atau jasa layanan, namun juga kualitas dari prosesnya.

♦ C (Cost)/biaya: berkaitan dengan biaya secara keseluruhan

sejak dari merancang, memproduksi, menjual dan memeliharaproduk atau jasa

layanan tersebut

♦ D (Delivery)/ penyerahan: menyerahkan produk atau

layanan jasa secara tepat jumlah dan tepat waktu

2.1.3. Gemba Kaizen

Dalam bahasa jepang, gemba berarti tempat yang sebenarnya - tempat suatu

kejadian terjadi Dalam pengertian umum, gemba berarti tempat dilaksanakan,

pen gembangan, produksi dan menjual. Seringkali gemba berarti tempat produk

dan jasa layanan dibuat.

Gemba dan Manajemen

Terdapat dua pandangan terhadap gemba dan manajemen.

1. Pandangan pertama:posisi gemba berada di puncak struktur

manajemen

• Jenjang manajemen ada, karma mereka harus memberi dukungan

yang di perlukan gemba.

• Dengan demikian, manajemen harus memahami keadaan nyata

yang terjadi di gemba.

Gemba

Manajemen

Dukungan

Harapan

KonsumenKepuasan

Konsumen

Gambar 2.4. (a) Gemba di puncak Struktur Manajemen



11

2. Pandangan kedua: posisi gemba berada di dasar struktur

manajemen.

• Manajemen sebagai pemrakarsa untuk menetapkan kebikjakan,

sasaran, target dan prioritas serta menempatkan sumber daya prusahaan.

• Manajemen harus mewujudkan kepemimpinan dan menetapkan

kaizen yang di perlukan.

Gemba

Manajemen

Dukungan

Harapan

KonsumenKepuasan

Konsumen

Gambar 2.4. (b) Gemba di dasar Struktur Manajemen

Gemba dan manajemen memiliki peran yang sama penting.

Gemba menghasilkan produk dan jasa yang memberikan kepuasan bagi

konsumen, sedangkan manajemen menetapkan dan menjabarkan kebijakan

guna mencapai sasaran gemba.

House Of Gemba (bangunan gemba) menggambarkan pandangan global

dari kegiatan-kegiatan yang terjadi di gemba guna mencapai sasaran QCD.

Tiga kegiatan utama kaizen yaitu:

1. Standarisasi

2. Pemeliharaan tempat kerja yang mencangkup berbagai kegiatan

pemeliharaan (5 S)

3. Penghapusan pemborosan (muda)



12

Manajemen

Laba

Mnjn Mutu &

Keselamatan

Manajemen

Biaya

Manajemen

Logistik

Operasi

Karyaawan Informasi PeralatanProduk &

Material

StandarisasiPemeliharaan Tempat Kerja (5 S)

Penghapusan Pemborosan (Muda)

Kerjasama Tim

Manajemen Visual

Peningkatan Moral

Gugus kendali MutuDisiplin Pribadi

Sistem Saran

Gambar 2.5. House Of Gembaa. Manajemen Visual

Sistem visual adalah sistem pembagian informasi yang menghubungkan tugas

yang harus dilaksanakan dengan informasi yang dibutuhkan untuk

mengerjakannya dan dalam waktu yang cepat. Sistem visual akhir-akhir ini

dipandang sebagai cara efektif menerapkan kaizen. Saat ini kaizen diterapkan

dalam produksi, mutu, keamanan dan sebagainya (Osada, 2002).

Display adalah alat petunjuk yang memberikan informasi kepada manusia melalui

indera manusia. Visual display adalah display yang memberikan informasi pada

manusia melalui proses indera penglihatan oleh mata. Visual display dibagi lagi

menjadi dua yaitu, display statis dan display dinamis (Sanders, 1993). Yang

dimaksud dengan display statis adalah display yang memberikan informasi yang

tetap sama dari waktu ke waktu, tidak ada perubahan dalam nilai maupun

pengertian. Sementara display dinamis adalah display yang memberikan informasi

yang berubah nilainya atau pengertiannya dari waktu ke waktu. Visual dsiplay

dinamis biasanya digunakan untuk memberikan informasi mengenai nilai suatu

keadaan pada suatu waktu tertentu, misalnya nilai suhu ruangan pada suatu waktu

tertentu yang berubah-ubah sesuai dengan keadaan saat itu (Sanders, 1993).

b. Kegiatan kelompok kecil (Gugus Kendali Mutu)

Kegiatan kelompok kecil merupakan kegiatan informal, sukarela, dan merupakan

kelompok antar unit dalam perusahaan yang diorganisir untuk melakukan tugas

spesifik dalam lingkungan gugus tugas. Jenis yang paling terkenal dari kegiatan

kecil ini adalah gugus kendali mutu. Kegiatan ini tidak hanya menangani masalah



13

kualitas, namun juga masalah biaya, keselamatan kerja, dan produktivitas.

Kegiatan ini dianggap sebagai kegiatan kaizen secara berkelompok.

Upaya untuk meningkatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan

kerja baik dunia usaha maupun birokrasi perlu dilaksanakan terus menerus

sedemikian sehingga dapat berfungsi dan mencapai tujuannya secara optimal.

Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika Serikat dikembangkan konsep

manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi.

Antara lain dapat dikemukakan adalah konsep Max Weber tentang Birokrasi,

Konsep Taylor tentang Manajemen ilmiah, Fayol dengan 14 prinsip-prinsip, serta

konsep perilaku manusia yang mengutamakan motivasi dan pendekatandemokrasi.

Konsep serta prinsip organisasi dan manajemen ini, telah mampu meningkatkan

efisiensi dan efektivitas organisasi baik pada perusahaan, pemerintahan dan

organisasi social. Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai

oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh

Kaoru Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau gugus

Kendali Mutu (GKM). GKM adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan

mutu dan produktivitas kerja industri/jasa. Terbukti bahwa salah satu factor

keberhasilan industrialisasi di Jepang adalah penerapan GKM secara efektif.

Karena keberhasilan ini, sejumlah negara industri maju dan sedang berkembang

termasuk Indonesia, menerapkan GKM diperusahaan-perusahaan industri guna

meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing.

GKM adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dar 3 – 8 orang dari unitkerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan

mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat

kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

GKM merupakan bagian integral dari PMT dalam suatu organisasi. Tujuan GKM

ini adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan atau

instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan

mutu dalam arti luas. Objek perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan,



14

proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan atau objek dapat berasal

dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan atau

organisasi. Penerapan GKM secara konsisten pada perusahaan akan sangat

bermanfaat bagi semua pihak, antara lain :

• Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah

• Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya

• Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai target

• Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku

• Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan

• Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja• Peningkatan kepuasan kerja

• Pen gembangan tim (gugus kendali mutu)

c. Sistem saran

Sistem saran sebagai sarana menumbuhkan minat terhadap kaizen, yaitu dengan

memberdayakan karyawan dalam mengajukan saran, betapapun kecil arti saran

tersebut. Membudayakan pola pikir kaizen dan disiplin diri di kalangan karyawan

adalah sasaran utama sistem saran. Peranan manajemen dalam implementasi dan

operasi sitem saran terdiri atas tujuh tahap sebagaimana digambarkan pada 2.4.

Membuat Kebijakan

Mengadakan Sistem

Saran

Mempromosikan

Sistem Saran

Evaluasi Saran dan

Sistem Saran

Melaksanakan Saran

Menghargai

Karyawan

Memperbaiki Sistem

Saran



15

Gambar 2.6. Peranan Manajemen dalam Sistem Saran

1. Membuat Kebijakan, langkah ini mencakup usaha men gembangkan suatu

kebijakan yang akan menjadi pedoman bagi sistem saran. Kebijakan ini harus

menerangkan secara jelas mengenai komitmen perusahaan terhadap sistem saran,

jenis penghargaan yang akan digunakan, bagaimana saran dievaluasi dan

bagaimana sistem saran itu sendiri akan dievaluasi.

2. Mengadakan Sistem Saran, langkah ini merupakan pelaksanaan sistem saran

dengan jalan:

o Meminta dan mengumpulkan masukan dari karyawan

o Mencatat dan menjawab saran

o Memantau saran-saran

o Melaksanakan atau menolak saran

3. Mempromosikan Sistem Saran, langkah ini dilakukan dalam rangka

meningkatkan minat dan partisipasi karyawan dalam sistem saran yang

diterapkan.

4. Evaluasi Saran dan Sistem Saran, langkah ini meliputi usaha melatih penyelia

dan manajer mengenai cara mengevaluasi setiap saran dan sistem saran secara

keseluruhan.

5. Melaksanakan Saran, langkah ini merupakan langkah yang sangat penting

karena apabila saran yang baik tidak segera dilaksanakan maka sistem saran

tersebut akan kehilangan kredibilitas.

6. Menghargai Karyawan, penghargaan terhadap saran yang diterima dapat

diberikan dalam berbagai bentuk, misalnya dalam bentuk uang pengakuan

umum dan hadiah. Selain diberikan kepada karyawan secara individual ada



16

baiknya bila diberikan kepada tim atau departemen yang paling banyak

memberikan saran yang diterapkan.

7. Memperbaiki Sistem Saran, identifikasi dan koreksi terhadap kelemahan

sistem saran yang diterapkan sangat perlu dilakukan. Perbaikan terus-menerus

perlu dilakukan dalam tahap mengumpulkan masukan, memantau saran,

mengevaluasi saran dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan saran.

d. Displin Pribadi dan Peningkatan Moral

Disiplin pribadi adalah batu pertama yang terdapat pada bangunan gemba,

karyawan yang memiliki disiplin pribadi yang baik dapat diandalkan untuk

mengikuti dan mematuhi standar kerja yang berlaku dalam mengusahakan sasaran

QCD (Imai, 1999). Dalam pelaksanaan kaizen peran serta karyawan sangat

dibutuhkan karena merekalah yang melakukan proses produksi. Peningkatan

moral dan perbaikan disiplin pribadi karyawan sangat diperlukan untuk

mendukung kelancaran produksi.

e. Kerja Sama Tim

Kerja sama tim merupakan salah satu unsur fundamental dalam TQM, tim

merupakan sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama (fandi, 2003).

Faktor-faktor yang mendasari perlunya dibentuk tim-tim tertentu dalam suatu

perusahaan adalah:

o Pemikiran dari dua orang atau lebih lebih baik dari pada pemikiran satu

orang

o Konsep sinergi (1+1>2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih

baik dari pada jumlah bagiannya (anggota individu).

o Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya sehingga mereka

dapat saling membantu.

o Kerjasama tim dapat menyeabkan komunikasi terbina dengan baik



17

Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan tim. Untuk dapat dianggap sebagai

tim maka sekumpulan orang tertentu harus memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Ada kesepakatan terhadap misi tim

Agar suatu kelompok dapat menjadi tim dan supaya tim tersebut dapat bekerja

dengan efektif, semua anggotanya harus memahami dan menyepakati misinya.

2. Semua anggota menaati peraturan tim yang berlaku

Semua tim harus mempunyai peraturan yang berlaku, sehingga dapat membentuk

kerangka ushsa pencapaian misi. Suatu kelompok atau group dapat menjadi tim

manakala ada kesepakatan terhadap misi dan ketaatan terhadap peraturan yang

berlaku.

3. Ada pembagian tanggung jawab dan wewenang yang adil

Keberadaan tim tidak meniadakan struktur dan wewenang, tim dapat berjalan

dengan baik apabila tanggung jawab dan wewenang dibagi dan setiap anggota

diperlakukan secara adil.

4. Orang beradaptasi terhadap perubahan

Dalam TQM, perubahan bukan saja tak terelakan tetapi juga diperlukan sekali.

Sayangnya, orang umumnya menolak perubahan. Oleh karena itu setiap anggota

tim harus dapat saling membantu dalam beradaptasi terhadap ;perubahan secara

positif.

f. Pemborosan ( Muda)

Muda dalam bahasa jepang berarti pemborosan, pemborosan diartikan sebagaisegala sesuatu yang tidak mempunyai atau tidak memberi nilai tambah.

Taichi Ohno mengelompokan pemborosan di Gemba ke dalam tujuh jenis yaitu:

1. Pemborosan Produksi Berlebih

Pemborosan pada produksi merupakan dampak dari seseorang yang selalu

khawatir terhadap berbagai masalah yang dihadapi seperti gangguan mesin, cacat

produksi, atau ketidak hadiran karyawan, sehingga mereka memaksakan diri



18

untuk berproduksi lebih banyak agar selalu berada di sisi yang aman. Pemborosan

jenis ini merupakan akibat dari upaya mendahului jadwal produksi. Dalam sistem

produksi Tepat Waktu, mendahului jadwal produksi lebih buruk dari pada

terlambat produksi.

Produksi yang berlenih berasal dari asumsi dan pandangna yang salah yaitu:

Berproduksilah sebanyak yang anda mampu lakukan, abaikan

kecepatan produksi yang mampu diikuti oleh berikutnya.

Berikan kebebasan kepada operator untuk bekerja secara borongan.

Biarkan setiap jalur kerja untuk meningkatkan produktivitasnya

masing-masing.

Tingkatkan kecepatan output mengimbangi “lulus inspeksi

langsung” yang kurang karena tingkat cacat yang dihasilkan. (lulus inspeksi

langsung adalah persentase dari produk yang dapat diselesaikan tanpa

pengerjaan ulang.)

Manfaatkan mesin untuk memproduksi lebih dari yang diperlukan,

karena kapasitas yang dimiliki memang lebih.

Terapkan penggunaan mesin yang mahal agar depresiasi tinggi dan

memaksa untuk menaikan tingkat pemanfaatannya.

2. Pemborosan Persediaan

Produk jadi, setengah jadi, atau komponen yang berstatus persediaan merupakan

pemborosan. Dengan kelebihan barang persediaan tidak ada nilai tambah yang

tercipta bahkan terjadi penurunan kualitas diakibatkan bertambahnya waktu

(adanya kadaluarsa). Bila pemborosan persediaan tidak ada, berbagai pemborosan

lainnya dapat dihindari. Persediaan seringkali dipandang sebagai tingkat

permukaan air kolam yang menyembunyikan berbagai masalah yang tersembunyi

di bawahnya, seperti: kualitas, gangguan mesin,. Absensi dan lain-lain. Tingkat

persediaan yang rendah memberikan petunjuk penting dan terfokus bagi kita

dalam merumuskan masalah yang harus ditangani dan juga hal ini memberikan

dorongan untuk segera menangani begitu sasaran ynag dituju oleh sistem produksi

Just In Time.



19

3. Pemborosan Pengerjaan ulang karena cacat

Hasil produksi yang cacat dapat mengganggu produksi dan membutuhkan

pengerjaan ulang yang mahal, hal ini merupakan pemborosan sumber daya

maupun upaya yang telah ditanamkan. Produk cacat dapat mengakibatkan

kerusakan pada mesin atau peralatan yang terdapat pada proses berikutnya.

Permasalahan terjadinya cacat bisa ditanggulangi dengan menerapkan motto

“benar sejak awal”

4. Pemborosan Gerak Kerja

Gerakan kerja seseorang yang tidak berkaitan langsung dengan nilai tambah

adalah tidak produktif dan merupakan pemborosan. Gerakan-gerakan yang tidak

memberi nilai tambah antara lain: mengambil benda kerja, membawanya dan

menggunakannya, preposisi, berjalan dan sebagainya. Dalam mengenali

pemborosan gerakan kerja, kita harus mengamati cara operator menggunakan

tangan dan kakinya, dari pengamatan itu dapat dipikirkan penataan dari

komponen serta dikembangkan peralatan dan jig yang tepat juga.

5. Pemborosan Pemrosesan

Kadang-kadang teknologi yang kurang tepat atau rancangan produk yang kurang

baik berakibat pada pemborosan yang terjadi pada pemrosesan. Pemborosan pada

pemrosesan Spada banyak kasus umumnya diakibatkan karena kegagalan dalam

melakukan sinkronisasi proses.

6. Pemborosan Waktu Tunggu

Pemborosan waktu tunggu terjadi bila terdapat operator yang tidak bekerja

(menganggur) atau saat operator menunda bekerja sebagai teknik mengatasi

berbagai keadaan, seperti jalur kerja yang tidak seimbang, komponen yang belum

tersedia, atau gangguan mesin.



20

7. Pemborosan Transportasi

Tarnsport adalah kegiatan penting dalam operasi di gemba, namun sesungguhnya

memindahkan material maupun benda kerja sama sekali tidak menciptakan nilai

tambah pada barang tersebut.

Tiga Dosa

Istilah muda, mura, muri (di Indonesia dialih konsepkan menjadi tiga dosa) di

Jepang sering kali digunakan bersama dan dikaitkan dengan pemborosan. Seperti

juga pemborosan yang merupakan lembar periksa praktis dalam memulai kaizen,

istilah mura dan muri digunakan juga sebagai sarana kemudahan mengingat

(reminder ) di gemba. Mura berarti ketimpangan, keragaman, atau ketidak

teraturan, sedangkan muri berarti keterpaksaan, kesulitan, lewat ambang batas.

Keadaan timpang, beragam, maupun terpaksa merupakan indikasi masalah. Lebih

jauh lagi, ketimpangan dan keterpaksaan selalu mengandung pemborosan yang

perlu dihapuskan.

g. Pemeliharaan tempat kerja (5 S)

Masaaki Imai (Imai, 2001) menyampaikan konsepnya tentang Kaizen 5S sebagai

berikut :

1. Seiri

Merupakan suatu seni membuang, ‘Thea art of throwing things away”. Seiri

merupakan kegiatan memilah mana yang kita perlukan, yang sering kita perlukan,

dan yang sebenarnya tidak kita perlukan. Hal ini muncul Seiring dengan adanya

budaya menyimpan barang, penyimpanan barang-barang ini termasuk pula barang

yang sebenarnya tidak diperlukan. Kerugian-kerugian yang mungkin munculakibat penumpukan barang yang sebenarnya tidak diperlukan antara lain :

a. Waktu pencarian suatu barang menjadi semakin lama.

b. Memungkinkan untuk menjadi sumber penyebab kecelakaan kerja.

c. Perasaan jenuh karena ruangan yang terlalu padat.

Seiri adalah seni “membuang”. Membuang bukan saja barang-barang yang sudah

ada, tetapi juga membuang benda-benda yang akan ada. Maksudnya, berusaha



21

lebih selektif untuk memilih barang-barang yang disimpan saat ini dan akan

disimpan (dalam artian sempit : akan dibeli) nantinya.

2. Seiton

Seiton berarti penataan dan penyimpanan. “How many of what should be put

where”. Sebagian orang merasa bahwa penataan merupakan suatu hal yang

mudah, dan memang seharusnya demikian. Tapi sejauh mana penataan yang baik

telah kita jalankan masih merupakan pertanyaan. Suatu penataan yang baik adalah

penataan yang mengacu pada efisiensi, kualitas, dan keselamatan :

a. Efisiensi

Cara penyimpanan barang harus hemat (tempat, baiaya, dan mudah dalam hal

pengambilan ( storage) dan pen gembalian (retrieval )).

b. Keselamatan

Cara penyimpanan dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah timbulnya

cedera, seperti sakit punggung, dan tergelincir.

c. Kualitas

Seiton harus dilakukan dengan memperhatikan kualitas. Barang-barang yang

disimpan harus selalu berada dalam kondisi siap : tidak berkarat, kusam,

dimakan rayap, dsb.

3. Seiso

Seiso berarti pembersihan. Dengan pembersihan kita sekaligus “memeriksa”.

Cleaning is inspection. Kegiatan membersihkan dipercaya sebagai pembawasemangat dan gairah baru bagi manusia. Ada 3 mekanisme dimana kegiatan ini

akan memberikan hasil “mengejutkan” di tempat kerja :

a. Macro Level

Membersihkan segala sesuatu yang kotor dan membereskan sebab-sebab

munculnya kotoran tersebut. Dilakukan bersama-sama dan dalam skala besar-

besaran.

b. Individual Level



22

Membersihkan tempat kerja yang lebih spesifik sesuai tempat kerja masing-

masing. Misalnya operator bubut membersihkan mesin bubut yang menjadi

tanggung jawabnya. Bersifat personal dan dilakukan sebagai bagian pekerjaan

sehari-hari.

c. Micro Level

Operator mulai melakukan kegiatan “membersihkan”nya dengan lebih teliti

sampai ke komponen-komponen yang lebih spesifik dari mesinnya. Setelah

melakukan pembersihan secara lebih mendetail, pekerja mulai berpikir tentang

cara mempertahankan kebersihan. Ia mulai menyelidiki sumber-sumber debu,

kontaminan, geram, dan mencari cara untuk mengeliminasinya.

Dari 3 tahap ini, tempat kerja akan berubah menjadi lebih menyenangkan dan itu

adalah hasil kerjanya sendiri. Kebanggaan akan tempat kerjanya pun akan

bertambah. Pekerja yang bangga atas pekerjaannya adalah aset perusahaan yang

tak ternilai.

4. Seiketsu

Seiketsu berarti pemantapan. Membakukan dan mempertahankan hasil 3S

sebelumnya. Membakukan berarti berusaha menciptakan suatu mekanisme

dimana ketidakberesan-ketidakberesan baru yang akan mengancam kondisi 3S

sebelumnya dapat diidentifikasi sengan segera.

5. Shitsuke

Shitsuke berarti pembiasaan. Semua kegiatan 4S di atas tidak akan mungkin

bertahan lama, bahkan mungkin tidak akan terlaksana, tanpa membuat semua

orang yang melakukannya berulang-ulang, secara benar dan mempertahankan 3S

yang pertama, maka shitsuke memastikan bahwa semua orang selalumenggunakan “alat” tersebut dengan benar.

Standarisasi

Bila terjadi masalah atau ketidakwajaran, seorang manajer harus bertindak

menyelidikinya dan menemukan standar yang ada atau menerapkan standar baru

guna mencegah terjadinya masalah berulang.



23

Standaradalah cara terbaik guna menjamin kualitas dan cara terhemat

namun efktif dalam melaksanakan tugas.

Dalam mengkaji ulaung standar harus di tetapkan prioritas berdasarkan

factor-faktor seperti : kualitas, biaya, penyerahan, keselamatan kerja, dan bobot

kepentingan serta konsekuensi atau tingkat keparahan dari keluhan konsumen.

Standar terdiri atas 2 macam, yaitu:

• Standar manajerial

Merupakan standar yang di butuhkan untuk mengelola karyawan dalam

konteks administrasi

• Standar operasional

Merupakan stndar yang berkaitan erat dengan cara karyawan melaksanakan

tugasnya dalam rangka mewujudkan QCD

Ciri-ciri pokok standar:

1. Merupakan cara yang terbaik, termudah dan paling aman dalam

melaksanakan tugas.

2. Memberikan cara terbaik dalam melestarikan pengetahuan dan

penguasaan kemampuan.

3. Sebagai cara untuk mengukur kinerja.

4. Menunjukan kaitan antara sebab dan akibat.

5. Menjadi dasar untuk memelihara dan memperbaiki proses.

6. Memberikan arah sasaran tugas dan petunjuk sasaran latihan.

7. Merupakan dasar untuk pelatihan.

8. Dasar utuk audit dan diagnosis.

9. Standar sebagai sarana untuk mencegah pengulangan kesalahan

dan memperkecil variabelitas.

2.2. Peta Kerja

Peta Kerja merupakan suatu alat yang sistematis didalam mengumpulkan semua

fakta berkenaan dengan sistem kerja yang diamati, sehingga dapat digunakan

untuk mengkomunikasikan dan menyajikan fakta–fakta tersebut ditinjau secara

makro (menyeluruh) maupun mikro (terperinci) kepada orang lain. Lewat peta ini



24

kita bisa melihat semua langkah atau kejadian yang dialami oleh suatu benda kerja

dari mulai masuk ke pabrik (berupa bahan baku) sampai akhirnya menjadi produk

jadi. Dengan peta-peta kerja ini kita bisa melakukan perbaikan yang mungkin

dilakukan antara lain:

menghilangkan operasi-operasi yang tidak perlu.

menemukan suatu urutan-urutan kerja atau proses operasi yang lebih baik,

menghilangkan waktu menunggu.

Pada dasarnya semua perbaikan tersebut ditunjukan untuk mengurangi biaya

produksi secara keseluruhan, dengan demikian, peta ini merupakan alat yang baik

untuk menganalisa suatu pekerjaan sehingga mempermudah dalam perencanaan

perbaikan kerja guna mencapai hasil yang maksimal.

2.2.1. Peta Proses Operasi (Operation Process Chart )

Peta proses operasi merupakan suatu diagram yang menggambarkan langkah-

langkah proses yang akan dialami bahan(bahan-bahan baku) mengenai urutan-

urutan operasi dan pemeriksaan. Sejak dari awal sampai menjadi produk jadi utuh

maupun sebagai komponen, dan juga memuat informasi-informasi yang

diperlukan untuk analisa lebih lanjut, seperti: waktu yang dihabiskan, material

yang digunakan, dan tempat atau alat/mesin yang dipakai.

a. Kegunaan Peta Proses Operasi

Adapun manfaat yang diperoleh dari peta proses operasi, diantaranya:

Bisa mengetahui kebutuhan akan mesin dan penganggarannya.

Bisa memperkirakan kebutuhan akan bahan baku (dengan

memperhitungkan efisiensi ditiap operasi dan pemeriksaan)

Sebagai alat untuk menentukan tata letak pabrik

Sebagai alat untuk latihan kerja,dll.

b. Prinsip-prinsip Pembuatan Peta Proses Operasi

Untuk bisa menggambarkan peta proses operasi yang baik ada beberapa prinsip

yang perlu diikuti sebagai berikut:



25

- Pertama-tama pada baris paling atas dinyatakan kepalanya:”Peta Proses

Operasi” yang diikuti oleh identifikasi lain: nama obyek, nama pembuat, tanggal

dipetakan cara lama atau cara sekarang, nomor peta dan nomor gambar.

- Material yang akan diproses diletakkan diatas garis horizontal yang

menunjukkan terjadinya perubahan proses.

Secara garis besarnya, penggambaran kedua kegiatan tersebut dalam bentuk peta-

peta kerja yang menggambarkan kegiatan secara keseluruhan berdasarkan apa

yang telah ada atau cara sekarang. Setiap kegiatan yang berlangsung, yang terjadi

distasiun-stasiun kerja yang telah digambarkan pada peta kegiatan keseluruhan

diamati seterperinci mungkin.

Penganalisaan ini dilakukan dengan terlebih dahulu menggambarkan peta-peta

kerja setempat yang bersangkutan, dengan memuat peta-peta kerja setempat yang

menunjukkan keadaan sekarang. Keadaan sekarang inilah yang dipelajari untuk

diusahakan perbaikan-perbaikannya. Hasil perbaikan dinyatakan dalam peta-peta

kerja setempat yang menggambarkan “cara yang diusulkan”. Berdasarkan

perbaikan dari setiap stasiun kerja inilah analisa keseluruhan yang dilakukan.

Hasil akhir dinyatakan dalam peta-peta kerja keseluruhan untuk cara yang

diusulkan.

2.2.2. Peta Tangan Kiri dan Tangan Kanan

Peta tangan kiri dan tangan kanan menggambarkan semua gerakan-gerakan

tangan kanan dan tangan kiri saat bekerja, juga menunjukkan perbandingan antaratugas yang dibebankan pada tangan kiri dan tangan kanan ketika melakukan suatu

pekerjaan.

a. Kegunaan Peta Tangan Kiri dan Tangan Kanan

Pada dasarnya peta ini berguna untuk memperbaiki stasiun kerja. Adapun

kegunaan khususnya, yaitu:



26

1. Menyeimbangkan gerakan kedua tangan dan mengurangi

kelelahan.

2. Menghilangkan atau mengurangi gerakan-gerakan yang tidak

efisien dan tidak produktif, sehingga tentunya akan mempersingkat waktu.

3. Sebagai alat untuk menganalisa tata letak stasiun kerja.

4. Sebagai alat untuk melatih pekerjaan baru, dengan cara kerja yang

ideal.

b. Prinsip-prinsip Pembuatan Peta Tangan Kiri dan Tangan Kanan

Prinsip-prinsip dala pembuata peta ini adalah:

Lembaran kertas dibagi tiga bagian “Kepala” yaitu bagian yang

membuat bagan tentang stasiun kerja dan bagian-bagian “Badan”.

Pada bagian kepala, di baris paling atas ditulis “PETA TANGAN

KIRI DAN TANGAN KANAN”. Setelah itu menyertakan identifikasi-

identifikasi lainnya, seperti nama pekerjaan, nama departemen, nomor peta,

cara sekarang atau usulan, nama pembuat peta dan tanggal dipetakan.

Pada bagian yang memuat bagan, digambarkan sketsa dari stasiun

kerja yang memperlihatkan tempat alat-alat dan bahan. Sketsa ini digambar

sengan memperhatikan skala. Sesuai dengan tempat kerja sebenarnya. Sketsa

ini penting untuk menunjukkan kondisi saat dilakukan studi terhadap

pekerjaan tersebut.

Basian “Badan” dibagi dalam dua pihak. Sebelah kiri kertas

digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang dilakukan tangan kiri dan

sebaliknya, sebelah kanan kertas digunakan untuk menggambarkan kegiatan

yang dilakukan tangan kanan pekerja.

Kita perhatikan urutan-urutan gerakan yang dilaksananakan

operator. Kemudian operasi terdebut diuraikan menjadi elemen-elemen

gerakan yang biasanya dibagi ke dalam delapan buah elemen yaitu

menjangkau (Re), memegang (G), membawa (M), mengarahkan (P),

menggunakan (U), melepas (Rl), menanggur (D) dan memegang untuk

memakai (H).



27

2.3. Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab

akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab-sebab timbulnya

masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya. Penggunaan Analisis Sebab

Akibat :

o Untuk mengenal penyebab yang penting

o Untuk memahami semua akibat dan penyebab

o Untuk membandingkan prosedur kerja

o Untuk menemukan pemecahan yang tepat

o Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan

o Untuk men gembangakan proses

Langkah-langkah membuat diagram Sebab Akibat

Langkah 1: Gambarlah sebuah garis horizontal dengan suatu tanda panah pada

ujung sebelah kanan dan suatu kotak didepannya. Akibat atau masalah yang ingin

Dianalisis ditempatkan dalam kotak AKIBAT

Langkah 2: Tulislah penyebab utama (manusia, bahan, mesin dan metoda) dalam

kotak yang ditempatkan sejajar dan agak jauh dari garis panah utama. Hubungan

kotak tersebut dengan garis panah yang miring ke arah garis panah utama.

Kadang-kadang mungkin, atau mungkin diperlukan untuk menambahkan lebih

dari empat macam penyebab utama.

Langkah 3: Tulislah penyebab kecil pada diagram tersebut di sekitar penyebab

utama, yang penyebab kecil tersebut mempunyai pengaruh terhadap penyebab

utama. Hubungkan penyebab kecil tersebut dengan sebuah garis panah dari



28

penyebab utama yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar 2.6.

Penyebab

Penyebab Penyebab

Penyebab

Penyebab

Akibat

PenyebabPenyebab

PenyebabPenyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Penyebab

Gambar 2.7 Diagram sebab akibat ( fishbone diagram)

2.4. Lima W Satu H

Lima W Satu H adalah metode yang digunakan untuk mencari tahu permasalahan

yang terjadi secara detail. Berupa beberapa pertanyaan, yaitu: what, who, where,

when, why dan how (apa, siapa, dimana, kapan, mengapa dan dimana) dan

biasanya disajikan dalam bentuk tabel, berikut penjelasan tentang 5W dan 1H:

What (apa), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu sesuatu yang

terjadi. Who (siapa), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu orang atausubjek yang melakukan sesutau.

Where (di mana), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu tempat

kejadian suatu peristiwa tersebut terjadi.

When (kapan), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu waktu

terjadinya suatu peristiwa.

Why (mengapa), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu latar

belakang atau penyebab terjadinya peristiwa itu terjadi.



29

How (bagaimana), suatu pertanyaan yang bertujuan mencari tahu proses

peristiwa itu terjadi.

Tabel 2.3. Lima W Satu H

No Who (siapa) What (apa) Where (dimana)

1

2

3

4

5

6

Siapa yang

melaksanakan?

Siapa yang sedang

melaksanakan?

Siapa yang seharusnya

melaksanakan?

Siapa lagi yang dapatmelaksanakan?

Siapa lagi yang

seharusnya

melaksanakan?

Siapa yang

melaksanakan 3-MU?

Apa yang harus

dilaksanakan?

Apa yang sedang

dilaksanakan?

Apa yang seharusnya

dilaksanakan?

Apa lagi yang dapatdilaksanakan?

Apa lagi yang

seharusnya

dilaksanakan?

3-MU mana yang

sedang dilaksanakan?

Di mana

melaksanakannya?

Di mana sedang

dilaksanakan?

Di mana seharusnya

dilaksanakan?

Di mana lagi dapatdilaksanakan?

Di mana lagi seharusnya

dilaksanakan?

Di mana 3-MU sedang

dilaksanakan?

No When (kapan) Why (mengapa) How (bagaimana)

1

2

3

4

5

6

Kapan melaksanakan?

Kapan dilaksanakan?

Kapan seharusnya

melaksanakan?

Kapan lagi dapat

dilaksanakan?

Kapan lagi seharusnya

dilaksanakan?

Apakah Setiap waktuada 3-MU?

Mengapa ia

melaksanakannya?

Mengapamelaksanakannya?

Mengapa

melaksanakannya di

sana?

Mengapa

melaksanakannya saat

itu?

Mengapa dilaksanakan

dengan cara itu?

Apakah ada 3-MUdalam cara berpikir?

Bagaimana

melaksanakannya?

Bagaimanadilaksanakannya?

Bagaimana seharusnya

dilaksanakan?

Dapatkah metode ini

digunakan dibidang lain?

Apakah ada cara lain

untuk melaksanakannya?

Apakah ada 3-MUdalam metode itu?

2.5. Brainstorming

Berikut definisi Brainstorming dari OED:

“Brainstorming: a way of making a group of people all think about something at

the same time, often in order to solve a problem or to create good ideas”.



30

Brainstorming atau yang lebih dikenal dengan sumbang saran bertujuan untuk

menggali ide sebanyak-banyaknya – tanpa memikirkan apakah hal tersebut dapat

dilaksanakan atau tidak, baik atau buruk. Teknik ‘ Brainstorming ’ membantu

seseorang atau kelompok berpikir secara bebas dan kreatif.

Ada 3 jenis Brainstorming:

1. Verbal Brainstorming : Saling bertukar pikiran dalam suatu grup yang

dilakukan secara verbal dengan tatap muka dan pertemuan langsung.

2. Nominal Brainstorming : Mengeluarkan ide secara terpisah, tidak saling

berinteraksi dengan menuliskan idenya di kertas atau komputer.

3. Electronic Brainstorming : Saling bertukar pikiran dalam suatu grup

secara elektronik dengan menggunakan tools seperti Group Support System.

Dalam Brainstorming , manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung

diskusi antar peserta. Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap ide yang

ada dalam benaknya, dan setiap ide dianggap sahih. Perserta tidak diperkenankan

untuk membuat komentar yang bersifat menghakimi atau mengevaluasi saran-

saran yang diberikan. Setelah semua saran terkumpul, maka dimulailah proses

evaluasi. Dalam proses ini nantinya akan dipilih beberapa saran yang dianggap

paling sesuai.

Kaizen Word

Documents

Transcript of Kaizen Word