Stefanie Eirene Rachel Nainggolan

ABSTRAK

Tulisan ini berjudul “Peranan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) Dalam

Organisasi ”. Tulisan ini

membahas tentang Teknologi Infrormasi,

Aktivitas Sistem Informasi, dan Peranan

Sistem Informasi Adapun metode yang

dipakai dalam tulisan ini adalah deskriptif

analisis, dimana penulis mengawali pada

kajian teoritis dari berbagai sumber

tentang Sistem Informasi Manajemen,

kemudian dilakukan analisis ke

dalam Peranan Sistem Informasi Dalam

Organisasi.

PENDAHULUAN

Sistem Informasi Managemen (SIM)

merupakan sebuah bidang yang mulai

berkembang semenjak tahun 1960-an.

Walau tidak terdapat konsensus

tunggal, secara umum SIM

didefinisikan sebagai sistem yang

menyediakan informasi yang digunakan

untuk mendukung operasi,

managemen, serta pengambilan

keputusan sebuah organisasi. SIM juga

dikenal dengan ungkapan lainnya

seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem

Pemrosesan Informasi”, “Sistem

Informasi dan Pengambil Keputusan”

Judul artikel ini mengandung tanda

tanya. namun, mohon untuk tidak

ditafsirkan bahwa di Indonesia tidak

terdapat kegiatan penelitian yang

berhubungan dengan SIM. Justru,

diasumsikan bahwa kegiatan tersebut

telah ada (exists) sehingga tidak ada

klaim bahwa perlu melakukan

perintisan bidang ini dari nol. namun,

bidang ini telah berkembang secara

paralel di berbagai bidang ilmu yang

telah mapan seperti Ilmu Komputer,

Bisnis dan Managemen, Psikologi, dan

sebagainya. Salah satu konsensus yang

didapatkan, bahwa setidaknya terdapat

lima aspek yang dapat dikategorikan

sebagai ciri khusus bidang SIM,

yaitu Proses Managemen, seperti

Perencanaan Strategis, Pengelolaan

Fungsi Sistem Informasi, Proses

Pengembangan, seperti Managemen

Proyek Pengembangan Sistem , Konsep

Pengembangan, seperti Konsep Sosio-

teknikal, Konsep Kualitas, Representasi,

seperti Sistem Basis Data, Pengkodean

Program, danSistem Eplikasi,

seperti Knowledgey

Management, Executivey System,

dan seterusnya.

LANDASAN TEORI

Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:34), sistem

adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-

sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran yang

tertentu.

Pengertian Informasi

Menurut Hanif (2007:9), informasi

adalah data yang telah diolah menjadi

bentuk yang berarti bagi penerimanya

dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang.

Dengan demikian informasi berarti

data yang telah diproses, atau data

yang memiliki arti. Menurut Jogiyanto

(2005:36), informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang berguna

bagi pemakainya. Dari definisi diatas

maka penulis menyimpulkan bahwa

informasi adalah data yang diolah

menjadi informasi yang akan berguna

bagi para pemakainya untuk

mengambil sebuah keputusan

terhadap hal tertentu.

Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:36), sistem

informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi yang menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan.

Menurut Kadir (2008:7), sistem

informasi adalah kombinasi antara

prosedur kerja, informasi, orang dan

teknologi informasi yang

diorganisasikan untuk mencapai tujuan

dalam sebuah organisasi. Sistem

informasi selalu menggambarkan,

merancang, mengimplementasikan

dengan menggunakan proses

perkembangan sistematis dan

merancang sistem informasi

berdasarkan analisa kebutuhan. Jadi,

bagian utama dari proses ini adalah

mengetahui rancangan dan analisis

sistem. Seluruh aktivitas utama

dilibatkan dalam siklus perkembangan

yang lengkap. Siklus perkembangan

sistem informasi memiliki tahapan

antara lain :

1. Pemeriksaan

2. Analisis

3. Rancangan

4. Menginflementasikan

5. Pemeliharaan

A. INFORMASI

1. Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

a) Data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

b) Sesuatu yang nyata atau setengah

nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan

atau kejadian. Sebagai contoh, informasi

yang menyatakan bahwa nilai rupiah

akan naik, akan mengurangi

ketidakpastian mengenai jadi tidaknya

sebuah investasi akan dilakukan.

2. Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya dan

sebagian besar informasi tidak dapat

tepat ditaksir keuntungannya dengan

satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir

nilai efektivitasnya.

Berikut beberapa pengertian informasi

menurut dari para ahli :

a) Menurut Gordon B. Davis : Informasi

merupakan data yang telah diolah

menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam

mengammbil keputusan saat ini atau

saat akan mendatang

b) Menurut RJ. Beishon : Informasi yaitu

mencakup issarat dan data yang diterima

seorang manajer sehari-hari, apakah itu

mencakup pekerjaannya ataupun tidak

c) Menurut Davis (1992) : informasi

merupakan kelompok teratur, studi yang

mewakili kuantitas tindakan, benda dan

sebagainya. Data berbentuk karakter

yang dapat berupa alfabet, angka

maupun simbol-simbol khusus.

d) Menurut Burch dan Stater : Dalam

informasi harus memperhatikan

beberapa sifat, diantaranya :

Accessibility (siafatnya mudah diperoleh)

Accuracy (sifat luaus dan lengkapnya)

Comprehensivenss (ketilitian)

Approciativenes (kecocokan)

Time Lessens (ketepatan waktu)

Clearity (kejelasan)

Flexibility (keluwesan)

Unsuspiciouns (tidak ada prasangka)

Quantifiable (dapat dibuktikan)

Conformity (dapat diukur)

B. SISTEM

Konsep Dasar Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan

sebagai suatu kumpulan unsur atau

komponen yang terorganisasi,

berinteraksi dan saling tergantung satu

sama lain. Ada dua pendekatan yang

dapat dilakukan untuk mendefinisikan

sebuah sistem, yaitu :

a) Tinjauan atas dasar fasilitas

(komponen / elemen)

Sistem yaitu kumpulan komponen yang

saling berkaitan dan bekerja sama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.

b) Tinjauan atas dasar aktivitas

(prosedur)

Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang berupa urutan

kegiatan yang saling berhubungan dan

bekerjasama untuk mencapai tujuan

tertentu.

Berikut beberapa pengertian sistem

menurut dari para ahli :

1. Menurut Ludwig Von Bertalaffy :

System adalah seperangkat unsure-

unsur yang terikat dalam suattu relasi

diantara unsur-unsur tersebut dalam

lingkungannya.

2. Menurut Gordon B. Davis : Sistem

terdiri dari bagian-bagian yang saling

berkaitan yang beroperasi bersama

untuk mencapai beberapa sasaran atau

maksud.

3. Menurut John-A Becckett : Sistem

adalah kumpulan system-sistem yang

berinteraksi.

4. Menurut Starer dalam Moekijat(1993) :

suatu sistem dapat dirumuskan sebagai

setiap kumpulan bagian-bagian atau sub

sistem yang disatukan, yang dirancang

untuk mencapai suatu tujuan.

5. Menurut Murdick (1993) : sistem

adalah seperangkat elemen yang

membentuk kegiatan atau suatu

prosedur/bagian pengolahan yang

mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan

bersama dengan mengoperasikan data

atau barang pada waktu tertentu untuk

menghasilkan informasi atau energi atau

barang.

6. Menurut James Havery : sistem

adalah prosedur logis dan rasional untuk

merancang suatu rangkaian komponen

yang berhubungan satu dengan yang

lainnya dengan maksud untuk berfungsi

sebagai suatu kesatuan dalam usaha

mencapai suatu tujuan yang telah

ditentukan.

7. Menurut John Mc Manama : sistem

adalah sebuah struktur konseptual yang

tersusun dari fungsi-fungsi yang saling

berhubungan yang bekerja sebagai suatu

kesatuan organik untuk mencapai suatu

hasil yang diinginkan secara efektif dan

efesien.

8. Menurut C.W. Churchman : sistem

adalah seperangkat bagian-bagian yang

dikoordinasikan untuk melaksanakan

seperangkat tujuan.

C.SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Menurut Gordon B. Davis : Sistem

Informasi Manajemen adalah suatu

system manusia/mesin yang terpadu

yang menyediakan informasi yang

mendukung fungsi-fungsi operasi

manajemen dan pengambilan keputusan

didalam organisasi.

PEMBAHASAN

A. Sistem Informasi Manajemen

Sistem merupakan suatu totalitas

himpunan bagian-bagian yang satu sama

lain berinteraksi dan bersama-sama

beroperasi mencapai suatu tujuan

tertentu didalam suatu lingkungan,

sedangkanInformasi merupakan data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya

danManajemen adalah ketatalaksanaan

proses pengunaan sumber daya secara

efektif untuk mencapai sasaran tertentu.

Dengan demikian dapat ditarik

kesimpulan bahwa Sistem Informasi

Manajemen(SIM) adalah suatu system

manusia/mesin yang terpadu yang

menyediakan informasi untuk

mendukung fungsi-fungsi operasi

manajemen dan pengambilan keputusan

di dalam organisasi. AdapunSIM juga

dappat didefenisikan sebagai suatu

pendekatan dalam menajemen untuk

mengumplkan data, memproses dat

tersebut dan menganalisnya untuk

menghasilkan data dan menyajikan

informasi sebagai landasan untuk

pengambilan keputusan perusahaan.

Informasi dapat diibaratkan sebagai

darah yang mengalir di dalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di

dalam sebuah perusahaan yang sangat

penting untuk mendukung kelangsungan

perkembangannya, sehingga terdapat

alasan bahwa informasi sangat

dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.

Akibat bila kurang mendapatkan

informasi, dalam waktu tertentu

perusahaan akan mengalami

ketidakmampuan mengontrol sumber

daya, sehingga dalam mengambil

keputusan-keputusan strategis sangat

terganggu, yang pada akhirnya akan

mengalami kekalahan dalam bersaing

dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang

dimiliki seringkali tidak dapat bekerja

dengan baik. Masalah utamanya adalah

bahwa sistem informasi tersebut terlalu

banyak informasi yang tidak bermanfaat

atau berarti (sistem terlalu banyak data).

Memahami konsep dasar informasi

adalah sangat penting (vital) dalam

mendesain sebuah sistem informasi yang

efektif (effective business system).

Menyiapkan langkah atau metode dalam

menyediakan informasi yang berkualitas

adalah tujuan dalam mendesain sistem

baru. Sebuah perusahaan mengadakan

transaksi-transaksi yang harus diolah

agar bisa menjalankan kegiatannya

sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan,

penjualan dan pembayaran atas

perkiraan harus dibutuhkan: semua ini

dan hal-hal lainnya adalah kegiatan

pengolahan data dan harus dianggap

bersifat pekerjaan juru tulis yang

mengikuti suatu prosedur standar

tertentu. Komputer bermanfaat utnuk

tugas-tugas pengolahan data semacam

ini, tetapi sebuah sistem informasi

menajemen melkasanakan pula tugas-

tugas lain dan lebih dari sekedar sistem

pengolahan data. Adalah sistem

pengolahan informasi yang menerapkan

kemampuan komputer untuk menyajikan

informasi bagi manajemen dan bagi

pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman

digambarkan sebagai sebuah bangunan

piramida dimana lapisan dasarnya terdiri

dari informasi, penjelasan transaksi,

penjelasan status, dan sebagainya.

Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-

sumber informasi dalam mendukung

operasi manajemen sehari-hari. Lapisan

keriga terdiri dair sumber daya sistem

informasi untuk membantu perencanaan

taktis dan pengambilan keputusan untuk

pengendalian manajemen. Lapisan

puncak terdiri dari sumber daya informasi

utnuk mendukung perencanaan dan

perumusan kebijakan oleh tingkat

manajemen. Sistem ini menggunakan

perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) komputer,

prosedur pedoman, model manajemen

dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Pada dasarnya orang dapat membahas

sistem informasi manajemen tanpa

komputer, tetapi adalah kemampuan

komputer yang membuat SIM terwujud.

Persoalannya bukan dipakai atau

tidaknya komputer dalam sebuah sistem

informasi manajemen, tetapi adalah

sejauh mana berbagai proses akan

dikomputerkan. Gagasan suatu sistem

informasi/keputusan berdasarkan

komputer berarti automatisasi total.

Konsep sistem manusia/mesin

menyiratkan bahwa sebagian tugas

sebaiknya dilaksanakan oleh manusia,

dan lainnya lebih baik dilakukan oleh

mesin. Dalam sebagian terbesar

persoalan, manusia dan mesin

membentuk sebuah sistem gabungan

dengan hasil yang diperoleh melalui

serangkaian dialog dan interaksi antara

komputer dan seorang manusia

pengolah.

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah

berdasarkan komputer berarti bahwa

para perancang harus memilih

pengetahuan cukup mengenai komputer

dan penggunaannya dalam pengolahan

informasi. Konsep manusia/mesin bahwa

perancang sebuah sistem informasi

manajemen harus memahami

kemampuan manusia sebagai pengolah

informasi dan perilaku manusia dalam

mengambil keputusan.

B. Fungsi, Tugas dan Tujuan SIM

Sistem Informasi Manajemen memiliki

dua fungsi. Fungsi pertama adalah fungsi

pengumpulan data internal maupun

eksternal perusahaan secara sistematik

yang secra periodic mengalami

penyesuaian, seperti data-data penjualan

perusahaan secara periodic, barang-

barang inventori, biaya harga, jumlah dan

trend produksi, serta jumlah tenaga kerja

didalam perusahaan. Dta-data eksternal

seperti perilaku perusahaan pesaing, tren

pasar, tren demografi termasuk

didalamnya perilaku konsumen, hukum-

hukum atau undang-undang yang

diberlakukan dalam dunia bisnis, setra

misalnya perubahan terjadi pada

perusahaan penyuplai barang dan

transportasi. Fungsi kedua adalah

pemprosesan data menjadi informasi

yang bermanfaat bagi para pengambil

keputusaan manajemenen. Data-datang

yang telah dikumpul kemudian

diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis

atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai

dengan kepentingan perusahaan. Hasil

dari kedua fungsi terseut kemudian

disajikan dala suatu bentuk laporan yang

membuat informasi-infomasi penting

yang yang dibutuhkan perusahaan,

terutamanya bagi pengambil keputusan

dan manajemen perusahaan.

Selain dari fungsi utamanya Sistem

Informasi Manajamen juga mempunyai

tugas lain yang penting. Adapun tugas

SIM sebagai berikut :

a. Pengelolaan Transaksi

b. Perencanaan Operasional

c. Perencanaa Teknis

d. Perencanaan Stategis

Pada kegiatan pertama SIM akan

menyajikan informasi untuk fyungsi

pengelolaan transaksi, penjelasan status

dan lain sebagainya. Pada kegiatan

berikutnya Sistem Informasi Manajemen

akan menyajikan informasi-informasi juga

mendukung kegiatan operasional

perusahaan sehari-hari. Selanjutnya

Sistem Informasi Manajemen akan

menyajikan informasi unttuk

perencanaan takn\tis dan mengambilan

keputusan untuk pengendalian

opersioanla perusahaan. Pada akhirnya

Sistem Informasi Manajemen akan

berguna untuk perencanaan startegis

dan kebijakan dalam pengambilan

keputusan bagi manajemen puncak.

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen

adalah untuk meningkat efektivitas para

menajer yang menggunakan Informasi

tersebut. Peningkatan tersebut dapat

dilakukan dengan cara :

a. Mengusahakan sebanyak mungkin

keputusan-keputusan yang diambil

sebaai dasar tujuan organisasi.

b. Melancarkan semua kegiatan yang

bersifat rutin agar dapat mengurai waktu

supervisi.

c. Memeberi tanda sejauh mungkin

sebagai peringatan untuk menghadapi

kesukaran yang mungkin timbul diluar

dugaan.

d. Menyajikan informasi kepada manajer

yang akan membantu membuat

keputusan yang lebih baik secara cepat

dan tepat. Informasi harus jelas kepada

manajer yang membutuhkan.

Saran

Pembuatan makalah ini sangat jauh dari

kesempurnaan, karena keterbatasan

sumber yang kami peroleh. Sehingga isi

dari makalah ini masih bersifat umum,

oleh karena itu kami harapkan agar

pembaca bisa mecari sumber yang lain

guna membandingkan dengan

pembahasan yang kami buat, guna

mengoreksi bila terjadi kelasahan dalam

pembuatan makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Manullang .M, 2002, Pengantar Bisnis,

ugm Gadjah Mada University Press,

Yogyakarya.

Sadono Sukirno., Wan Sabri Husin.,

Danny Indrianto., Charles Sianturi.,

Kurniawan Saefullah., 2006, Pengantar

Bisinis, Kencana, Jakarta.