SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.AFIXKOGYO INDONESIA

(Studi Kasus Pada PT.Afixkogyo Indonesia)

Arfeny Oktantia Mariena aoktantiamariena@yahoo.com

Fitri Sukmawati, S.E.M.M fitri_unibi@yahoo.com

Hanura Ian Pratowo, ST. Hanura_ian_pratowo@yahoo.com

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Politeknik Telkom Bandung 2011

ABSTRAK

PT. Afixkogyo Indonesia merupakan perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk stiker

otomotif, stiker panel elektronik dan dome. PT. Afixkogyo Indonesia sudah menggunakan sistem informasi

dalam menjalankan proses bisnisnya, karena perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang

mengetahui manfaat dari penggunaan teknologi, tetapi proses bisnis yang ada di perusahaan ini belum

terintegrasi. Dalam pengintegrasian sistem, perusahaan PT.Afixkogyo Indonesia mempunyai tiga modul,

yaitu modul satu mengenai penjualan, modul dua persediaan material dan modul ketiga mengenai

produksi. Sehingga dalam proyek akhir ini akan membahas salah satu modul sistem yang ada, yaitu :

Sistem informasi yang mengintegrasikan semua kegiatan perusahaan mengenai sistem penjualan tunai dan

pelaporan penjualannya. Tujuan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah untuk membuat sistem

informasi akuntansi yang mampu mencatat seluruh transaksi penjualan, dan laporan jurnal penerimaan kas

setiap periode tertentu secara terkomputerisasi. Untuk mendukung kegiatan seluruh pencatatan transaksi

penjualan tersebut maka dibangunlah sistem informasi menggunakan aplikasi ERP yang berbasis web

dengan bahasa pemrograman java J2EE, serta penggunaan framework dari Astra Honda Motor.

Kata Kunci : ERP, Java J2EE, Framework, Laporan Penjualan, Afixkogyo.

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Di era reformasi, teknologi bisa menjadi

peranan penting untuk strategi bisnis. Sehingga

banyak dari perusahaan baik dari perusahaan

kecil maupun perusahaan kelas atas

menggunakan teknologi dalam menjalankan

usahanya. Teknologi yang digunakan sangat

beragam, ada perusahaan yang hanya

menggunakan teknologi sebagai administrasi

semata yakni merubah pencatatan manual

menjadi pencatatan terkomputerisasi, ada pula

perusahaan yang menggunakan teknologi

sebagai alat untuk mengontrol bisnis dan sebagai

alat bantu dalam pengambilan keputusan.

PT. Afixkogyo merupakan perusahaan

manufaktur yang menghasilkan produk Stiker

Otomotif, Stiker Panel Elektronik dan Dome.

PT. Afixkogyo sudah menggunakan sistem

aplikasi dalam menjalankan proses bisnisnya,

karena perusahaan sudah mengetahui manfaat

dari penggunaan teknologi seperti pembuatan

laporan yang cepat. Dengan kondisi tersebut

akan memberikan manfaat bagi pihak

manajemen dalam melihat laporan bisnis

perusahaan. Teknologi yang dibangun untuk

saat ini yang digunakan PT. Afixkogyo

Indonesia masih terbatas seperti :

a. Aplikasi AF00 yang digunakan oleh

bagian marketing.

b. Aplikasi HDGA(Honda Division

General Accounting) yang digunakan

oleh bagian Accounting.

c. Aplikasi HDFI(Honda Division

Finance) yang digunakan oleh bagian

Finance.

d. Aplikasi GATRAN dan GATRAN 1,

aplikasi ini digunakan sebagai koneksi

antara aplikasi HDFI dengan HDGA.

Seiring dengan semakin banyaknya

kustomer yang menuntut, pihak PT. Afixkogyo

harus meningkatkan sistem informasi akuntansi

penjualan. Pihak manajemen PT.Afixkoyo

Indonesia memiliki harapan ke depan yakni ingin

memiliki system informasi akuntansi untuk

mencatat transaksi penjualan dan laporan

penjualan periode tertentu, serta aplikasi ini

diharapkan mampu mengintegrasikan bisnis

proses PT. Afixkogyo yang berhubungan dengan

penjualan tersebut. Pihak manajemen menyadari

jika masih menggunakan aplikasi lama belum

bisa memenuhi harapan-harapan yang ingin

dicapai. Aplikasi-aplikasi yang ada saat sekarang

ini belum terintegrasi, selain itu juga masih ada

beberapa proses yang dilakukan secara manual.

Kondisi ini membuat pihak manajemen

mencari solusi agar proses yang terjadi di

perusahaan bisa terintegrasi. Keputusan yang

diambil oleh pihak manajemen adalah

membangunan aplikasi ERP yang berbasis web

yang menggunakan bahasa pemerograman Java

J2EE, harapan dibangunnya aplikasi ERP

mampu melakukan integrasi proses mulai dari

aplikasi front office sampai pada aplikasi back

office.

Implementasi di PT. Afixkogyo Indonesia

dipengaruhi hambatan yang dikarenakan oleh

faktor teknis dan non teknis. Faktor teknis adalah

adanya penggunaan framework yang masih

dalam tahap pengembangan jadi dalam

framework tersebut masih ditemukan bug yang

terjadi, serta masih kakunya framework sehingga

ada beberapa kondisi yang harus dipikirkan

solusinya sehingga masih bisa melakukan proses

pembangunan framework. Faktor non teknis

adalah dari kesiapan user yang kurang siap

dengan adanya aplikasi ERP yang dibangun

karena ada dua kondisi yang terjadi dilapangan

yang mesti diperhatikan yakni sudah melekatnya

aplikasi lama yang tidak memiliki hak

aothorisasi dalam penggunaan aplikasi. Bagi

bagian yang belum mengenal aplikasi yang

terkomputerisasi membuat mereka sulit untuk

menerima adanya aplikasi karena aktivitas yang

harus dilalui dengan adanya aplikasi menjadi

panjang.

1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah pembuatan sistem

informasi ini adalah:

1. Bagaimana membuat sistem

informasi akuntansi yang mampu

mencatat transaksi penjualan?

2. Bagaimana membuat sistem

informasi laporan penjualan pada

periode tertentu?

1.3 Tujuan Adapun tujuan dari sistem informasi ini

adalah :

1. Membuat sistem informasi

akuntansi yang mampu mencatat

transaksi penjualan.

2. Membuat sistem informasi laporan

penjualan pada periode tertentu.

1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dari sistem

informasi ini adalah :

1. Sistem informasi ini merupakan sistem

yang berbasiskan web dibangun

dengan bahasa pemrograman java

J2EE, database my sql query dan

menggunakan framework dari Astra

Honda Motor.

2. Sistem informasi ini hanya dibangun

untuk pencatatan transaksi penjualan

pada PT. Afixkogyo Indonesia.

1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan

diantaranya:

1. Study literature

Mempelajari dan mencari buku-buku

dan referensi yang terkait dan dapet

membantu dalam pembuatan proyek

akhir ini. Buku dan referensi yang

digunakan adalah yang terkait dengan

perusahaan, sistem informasi dan

pemrograman java.

2. Pengumpulan bahan studi lapangan dan

konsultasi

Pada tahap ini akan dilakukan

pengumpulan data dan informasi dari

berbagai sumber yang dibutuhkan

dalam pembuatan aplikasi ini, serta

dilakukan konsultasi dan wawancara

pada user yang akan menggunakan

aplikasi ini berkaitan dengan sistem

akuntansi penjualan yang dibutuhkan

untuk pembuatan aplikasi ini.

3. Pengembangan Perangkat lunak

a. Analisis Kebutuhan

Pada tahapan ini, semua kebutuhan

sistem akan dikumpulkan dan

dianalisis untuk lebih memahami

perangkat lunak yang akan

dibangun untuk pemecahan

masalah yang di analisis tersebut.

b. Design

Pada tahap ini akan dibuat modul-

modul dari setiap bagian.

Spesifikasi kebutuhan yang telah

didefinisikan dalam bentuk

rancangan struktur data, arsitektur

perangkat lunak dan antar muka.

c. Implementasi (coding)

Hasil analisis dan perancangan

design akan diimplementasikan

secara nyata melalui coding

menggunakan bahasa pemograman

JAVA J2EE dan MySQL query

sebagai basis datanya serta

interface dengan menggunakan i-

report.

d. Pengujian (testing)

Pada tahap ini akan dilakukan

pengujian dan evaluasi terhadap

perangkat lunak yang dibangun

dengan metode blackbox. Apakah

fungsionalitas yang dibangun pada

perangkat lunak sesuai dengan

kebutuhan sistem pada tahap

analisis.

4. Penyusunan dokumentasi

Pembuatan dokumentasi dari sistem

yang telah dibangun dalam bentuk buku

laporan akhir.

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi dan Prinsip Akutansi

2.1.1 Definisi Akuntansi

Heri (2009 : 1) menjelaskan, ada beberapa

kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi

akuntansi, yaitu sebagai berikut :

Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970)

yang berjudul “Basic Concepts and Accounting

principles Underlying Financial Statement of

Business Enterprises” :

“Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana

fungsinya adalah memberikan informasi

kuantitatif, terutama informasi mengenai

keuangan dan entitas ekonomi yang

dimaksudkan akan menjadi berguna dalam

pengambilan keputusan ekonomi (dalam

membuat pilihan di antara berbagai alternative

yang ada)”.

Sedangkan menurut American Institute of

Certified Public Accountants (AICPA),

akuntansi adalah :

“seni pencatatan, pengklasifikasian, dan

pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan

dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter,

termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”.

2.1.2 Penjualan

Adapun pengertian penjualan menurut

Warren dan Fess (2008:264) adalah total

jumlah yang dibebankan pada pelanggan atas

barang yang terjual, baik penjualan kas atau

kredit. Baik retur dan potongan penjualan,

maupun diskon penjualan dikurangkan dari

penjualan untuk menghasilkan penjualan bersih.

2.1.3 Jurnal Penerimaan Kas

W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan,

jurnal penerimaan kas (cash receipt journal)

digunakan untuk mencatat semua penerimaan

uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan

tagihan. Semua transaksi yang melibatkan

penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan

kas. Jadi, jurnal penerimaan kas mempunyai

yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang

dicatat pada jurnal penerimaan kas akan

melibatkan ayat pada kolom kas (debet).

Jenis transaksi yang berkaitan dengan

penerimaan kas dan seberapa sering hal itu

terjadi menentukan judul-judul yang akan

diberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir

setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiap kolom

ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah

kredit karena setiap jumlah kolom pada kolom

akun kredit akun lainnya telah diposkan.

2.1.4 Harga Pokok Penjualan (HPP)

W.R.Fess (2006 : 196) mendifinisikan,

harga pokok penjualan adalah harga barang yang

terjual ke konsumen. Harga pokok penjualan

ditentukan dengan mengurangkan persediaan

barang dagang akhir periode terhadap barang

dagang tersedia dijual selama periode

bersangkutan. Persediaan barang dagang akhir

periode ditentukan dengan melakukan

penghitungan fisik persediaan yang tersisa.

2.1.5 Persediaan

W.R.Fess (2006 : 196) menyatakan,

persediaan digunakan untuk mengindikasikan

barang dagang yang disimpan untuk kemudian

dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan

yang digunakan dalam proses produksi atau yang

disimpan untuk tujuan itu.

2.1.6 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

James A.Hall (2009 : 10) menjelaskan,

subsistem SIA memproses berbagai transaksi

keuangan dan transaksi non keuangan yang

secara langsung mempengaruhi pemrosesan

transaksi keuangan.

2.2 Teori Analisis Perancangan

2.2.1 ERP(Enterprise Resource Planning)

Kerimoglu (2006 : 18)

mendifinisikan, ERP merupakan software

yang mengintegrasikan semua departemen dan

Fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem

komputer yang dapat melayani semua kebutuhan

perusahaan, baik dari departemen penjualan,

HRD, produksi atau keuangan. Dari pernyataan

diatas bahwa ERP bisa melakukan integrasi dari

tiap depatemen sehingga informasi yang telah

diinputkan oleh beberapa departmen bisa

digunakan oleh departemen yang lain.

Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh

dari penggunaan ERP, diantaranya adalah :

• Otomatisasi dan integrasi banyak

proses bisnis

• Membagi database yang umum dan

praktek bisnis melalui enterprise

• Menghasilkan informasi yang real-

time

• Memungkinkan perpaduan proses

transaksi dan kegiatan perencanaan

Adanya pemaparan manfaat yang

diperoleh dari ERP kita bisa melihat bahwa ERP

bisa memberikan koneksi antar tiap bagian

sehingga bisa saling berkomunikasi.

2.2.2 Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)

Pressman (2002 : 24)

mendifinisikan, Rekayasa Perangkat Lunak

adalah suatu teknologi pembangunan perangkat

lunak yang mencakup: proses, metode, dan tools.

Teknologi yang dimaksud adalah bagaimana

membuat suatu perangkat lunak komputer.

Usaha yang berhubungan dengan Rekayasa

perangkar lunak dapat dikategorikan ke dalam

tiga fase umum yaitu definition, development,

dan maintenance.

2.2.3 MySQL

Menurut Kadir (2008 : 2), MySQL

merupakan software yang tergolong sebagai

DBMS (Database Management System) yang

bersifat Open Source. Open Source menyatakan

bhwa software ini di lengkapi dengan source

code (kode yang dipakai untuk membuat

MySQL), selain tentu saja bentuk executable-nya

atau kode yang dapat dijalankan secara langsung

dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh dari

mengunduh di internet.

2.2.4 Flowchart

Sugianto (2008 : 30)

menyatakan, Bagan alir sistem merupakan

bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan

urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di

dalam sistem. Prosedur-prosedur yang ada akan

di gambarkan melalui simbol-simbol tertentu,

dan setiap simbol memiliki arti yang berbeda.

Urutan prosedur yang digambarkan pada flow

chart, digambarkan dari atas ke bawah. Untuk

sebuah flow chart harus memiliki start dan end.

2.2.5 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Martin Fowler (2005 : 1), UML

adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh

meta-model tunggal, yang membantu

pendeskripsian dan desain sistem perangkat

lunak, khususnya sistem yang dibangun

menggunakan pemrograman berorientasi objek

(OO).

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis Sistem Berjalan

Gambar 3.1 Proses penjualan produk

Gambar di atas merupakan alur proses

penjualan produksi, yang mana dilakukan dulu

PO customer, dibuat penerimaan produk, produk

yang sudah tersedia dibuatkan surat jalan yang

mengambil data ke PO customer dan SPBIN,

dari surat jalan keluar dibuatlah Faktur Penjualan

(Invoice) dan Faktur Pajak yang mengambil data

dari Faktur Penjualan.

3.2 Analisis Sistem Usulan

3.2.1 Gambaran Umum Sistem Usulan

Berdasarkan analisis sistem lama yang

digunakan oleh PT. Afixkogyo Indonesia, maka

untuk menghasilkan laporan data penjualan, serta

meminimalisasi kesalahan dan membuat kerja

secara efesien dan efektif.

Berikut ini adalah flow diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan di PT. Afixkogyo Indonesia :

:

Gambar 3. 2Flow Diagram Penjualan

3.2.2 Kebutuhaan Antarmuka Eksternal

Berikut ini merupakan antarmuka dari perangkat keras dan antarmuka perangkat lunak :

a. Antarmuka Perangkat Keras

• Prosesor : Intel Core 2

Duo 1,8 GHz

• RAM : 2 GB

DDR2

• Hardisk : 80 GB

b. Antarmuka Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak

yang dibutuhkan dalam membangun

aplikasi ini sebagai berikut:

• Sistem Operasi

Windows XP atau Vista atau

Windows 7

• Netbeans IDE 6.5

• MySQL Server 5.0

• iReport-2.0.5

• GlassFish V2 UR2

• GlassFish V3 Prelude

• JUDE

3.2.3 Perancangan sistem

a. Use Case Diagram

Gambar 3. 3 Use Case Diagram

b. Class Diagram

Gambar 3. 4 Class Diagram modul 1

c. Sequence diagram

Gambar 3. 5 Sequence Diagram Login

Gambar 3. 6 Sequence Diagram Pengelolaan Master

Gambar 3. 7 Sequence Diagram Melihat Laporan

dan Jurnal

Gambar 3. 8 Sequence Diagram Pengelolaan

Role Akses

Gambar 3. 9 Sequence Diagram Pengelolaan

User

Gambar 3.10 sequence dagram pengapprovean

data

Gambar 3.11 Sequence Diagram Pengelolaan

Data Transaksi

Gambar 3.12 Sequence Diagram Pengeditan

Data

d. Activity diagram

Gambar 3.13 Activity Diagram Modul 1

3.3.2 Perancangan Basis Data

Perancangan Basis Data dalam penelitian ini adalah : a. Relasi Tabel

Gambar 3.14 Relasi Tabel PO Customer

Gambar 3.15 Relasi Tabel Transaksi Mutasi

Produk

Gambar 3.16 Relasi Tabel Surat Jalan

Gambar 3.17 Relasi Tabel SPBIN1

Gambar 3.18 Relasi Tabel Memo Pengeluaran Produk

Gambar 3.19 Relasi Tabel Faktur Penjualan

Invoice

Gambar 3.20 Relasi Tabel Faktur Pajak Standar

Gambar 3.21 Relasi Tabel Master Material Supplier

Gambar 3.22 Relasi Tabel Mstemployee Jabatan

Gambar 3.23 Relasi Tabel Mstlytproduk

3.3.3 Perancangan Struktur Rekening

Dibawah ini merupaka perancangan

struktur rekening yang akan di gunakan pada

program ini :

Table 3. 48 struktur rekening

No.Rekening Nama Rekening

111 Kas

112 Persediaan bahan baku

113 Persediaan barang dagang

411 Penjualan

412 Harga Pokok Penjualan

3.3.4 Perancangan Struktur Menu

3.3.5 Perancangan Antarmuka

4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Sistem atau aplikasi ERP yang

berbasis web ini dibangun dengan mengunakan

bahasa pemrograman JAVA J2EE yang disusun

dalam suatu framework. Framework JAVA J2EE

yang digunakan adalah framework dari Astra

Honda Motor (AHM).

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari proyek akhir ini

adalah :

1. Sistem informasi akuntansi yang

dibangun sudah mampu mencatat

transaksi penjualan.

2. Sistem informasi yang dibangun

dapat menampilkan laporan

penjualan untuk jurnal penerimaan

kas pada periode tertentu.

5.2 Saran

Ada beberapa saran yang perlu

ditambahkan pada sistem informasi ini

untuk meningkatkan kinerjanya yaitu:

1. Meningkatkan sistem ini menjadi lebih

baik sehingga kualitasnya dapat

bertambah dan dapat berfungsi lebih

sempurna.

2. Meningkatkan design tampilan yang

lebih menarik.

3. Meningkatkan sistem informasi untuk

laporan jurnal keuangan, dan sistem

informasi yang bisa menangani

transaksi penjualan pembayaran

secara kredit.

4. Perlu pembangunan jaringan jarak jauh

menggunakan remote control antara

Sukabumi dan Jakarta, agar bisa

dilakukan approve oleh direktur dari

Jakarta.

5. Meningkatkan akses keamanan data,

mengingat pentingnya privasi data

perusahaan.

REFERENSI Pressman, Roger, S. 2002. Rekayasa Perangkat

Lunak Pendekatan Praktisi(Buku Satu).

Yogyakarta: ANDI.

Donald E, Kieso. 2008. Akuntansi Intermediate.

Jakarta : Erlangga.

Hartawan,Dewa Made Ary. 2010. E-Commerce

of Equipment Purchasing

andSwimming Pool Reservation at

Delta Pool. Bandung: IT Telkom.

Hall, James. 2009. Sistem Informasi

Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.

Hery. 2009. Teori Akuntansi. Jakarta : Kencana

Predana Media Group.

Kerimoglu. 2006. Optimizing the Change

Management of Enterprise Resource

Planning Systems Implementations.

Istambul : Onur dkk

Ikatan Akuntan Indonesia. 2009. Standar

Akuntansi Indonesia. Jakarta: Salemba

Empat.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta:

Salemba Empat.

Sommerville, Ian. 2008. Software

Engineering.Jakarta : Erlangga.

Sugianto, Mikael. 2008. Membuat Beragam

Desain Diagram dan Flowchart.Jakarta:

Salemba Empat.

Van Hau, Trieu Thi. 2010. Change Management

Strategies for the succesfull

implementation of Enterprise Resource

Planning Systems. New York: Mac

Graww-Hill.

NeracaAkuntansi.http://id.wikipedia.org/wiki/ner

aca_%28akuntansi%29.

Online.com/download.pdf (05.08.2011

jam 12.30).