job description

22
 1 BAB I PENDAHULUAN  Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas  produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) “Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing”.  Organisasi berisi sekumpulan sumber daya manusia yang mempunyai tujuan, visi dan misi yang sama. Semua kegiatan yang ada dalam organisasi akan  bermuara pada sat u atau beberapa tujuan yang s emuanya telah tertu ang pada saat  perencanaan (  planning ).  Planning  pada suatu organisasi sangatlah penting karena  bisa dikatakan planning  adalah pedoman dan kompas bagi suatu organisasi. Tetapi sumber daya manusia adalah bagian vital bagi organisasi, karena yang bisa menggerakkan organisasi adalah sumber daya manusia, yang bisa membawa ke mana arah orientasi adalah sumber daya manusia, yang bisa memajukan dan meruntuhkan organisasi juga sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut. Maka, manajemen sumber daya manusia adalah lembaga yang seharusnya paling bertanggung jawab atas sumber daya-sumber daya manusia

description

job analysis atau analisa pekerjaan adalah proses yang dilakukan untuk menentukan siapa yang cocok untuk dipekerjakan pada suatu pekerjaan.

Transcript of job description

BAB IPENDAHULUAN

Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.Organisasi berisi sekumpulan sumber daya manusia yang mempunyai tujuan, visi dan misi yang sama. Semua kegiatan yang ada dalam organisasi akan bermuara pada satu atau beberapa tujuan yang semuanya telah tertuang pada saat perencanaan (planning). Planning pada suatu organisasi sangatlah penting karena bisa dikatakan planning adalah pedoman dan kompas bagi suatu organisasi. Tetapi sumber daya manusia adalah bagian vital bagi organisasi, karena yang bisa menggerakkan organisasi adalah sumber daya manusia, yang bisa membawa ke mana arah orientasi adalah sumber daya manusia, yang bisa memajukan dan meruntuhkan organisasi juga sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut. Maka, manajemen sumber daya manusia adalah lembaga yang seharusnya paling bertanggung jawab atas sumber daya-sumber daya manusia yang tepat untuk mengisi jabatan yang ada. Para manajer seharusnya bisa menyeimbangkan antara dimensi pekerjaan dan kebutuhan para karyawannya.Kegiatan pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Dalam organisasi yang besar untuk mendapatkan orang-orang itu pada umumnya diserahkan kepada ahli, yaitu seksi penerimaan pegawai dari bagian kepegawaian. Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli.Ada langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya nanti akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang yang tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya..Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)Menurut Saif et al (2013:106) bahwa job analysis (analisis pekerjaan) merupakan dasar dan bagian penting dari manajemen sumber daya manusia. Sedangkan Dessler berpendapat (2011:116) bahwa job analysis sebagai prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Sementara Nawawi (2011:103) mengartikan job analysis sebagai proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan. Hellriegel dan Slocum dalam Saif et al (2013) berpendapat bahwa job analysis dilaksanakan setelah analisis tenaga kerja dan analisis ketersediaan. Analisis pekerjaan itu sendiri dilakukan untuk mengidentifikasi fungsi-fungsi esensial suatu pekerjaan melalui prosedur yang sistematik, yaitu spesialisasi tingkat tinggi yang dituntut sebagai persyaratan oleh suatu pekerjaan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan melaksanakannya Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Robbins (2009) melihat analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa job analysis atau analisa pekerjaan adalah proses yang dilakukan untuk menentukan siapa yang cocok untuk dipekerjakan pada suatu pekerjaan.

B. Tujuan Analisis Pekerjaan

Membulatkan pemahaman tentang manajemen dalam sebuah sistem organisasi dalam hal ini pembagian tugas yang mendalam tentang isi dan persyaratan dari sebuah posisi atau pekerjaan yang meliputi: mempelajari organisasi, menentukan pekerjaan yang akan dianalisis, membuat kuesioner analisis pekerjaan, dan mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan.Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) yaitu:1. Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat4. Job design restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja10. Safety/efesiensi, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

C. Manfaat Analisis PekerjaanMengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/organisasi, maka analisis pekerjaan yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuannya, sehingga bermanfaat. Secara lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat sembilan manfaat dari analisa pekerjaan, yaitu:1) Analisis penyusunan kepegawaianDalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.2) Desain organisasiAnalisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesign pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.3) Redesign pekerjaanSuatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.4) Telaah dan perencanaan kinerjaAnalisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.

5) Suksesi manajemenKesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai. Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu.6) Pelatihan dan pengembanganLewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.7) Jalur karirJalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik.8) Kriteria seleksiOutput dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.

9) Evaluasi pekerjaanAnalisis pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada.Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.

D. Langkah-langkah Analisis PekerjaanProses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.3. Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

E. Faktor-faktor yang Mendukung Kesuksesan Pelaksanaan Analisis Pekerjaan

1. Perekrutan dan Seleksi Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.2. Kompensasi InformasiAnalisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll.) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.3. Evaluasi Jabatan, InformasiAnalisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.4. Penilaian Prestasi KerjaPenilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.5. Latihan InformasiAnalisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.6. Promosi dan PemindahanInformasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.7. OrganisasiInformasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.8. Pemerkaya PekerjaanInformasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.9. Penyederhanaan PekerjaanInformasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/ spesialisasi pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam. Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.10. PenempatanInformasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif.

F. Teknik-teknik Pengumpulan informasi Analisis Pekerjaan

1. WawancaraWawancara kiranya teknik yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas. 2.KuesionerMeminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.3. ObservasiObservasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan. Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analisis jabatan akan langsungke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan, atasan, rekan,dan bawahan, 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan.

G. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan di dalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan. Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut.1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen dapat dihindari.

H. Manfaat Deskripsi Pekerjaan1. Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan2. Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih (overlapping) tanggung jawab3. Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya manusia lainnya.4. Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.I. Struktur OrganisasiStruktur organisasi merupakan bagian yang terpenting dalam suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi maka akan ada tugas dan kewajiban yang dimiliki oleh setiap anggota yang ikut dalam menjalankan perusahaan. Dengan demikian maka usaha tersebut dapat berjalan sesuai dengan target yang sudah direncanakan. Berikut ini merupakan struktur organisasi dalam PT. Sinatra Dewa Samudera:

Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka uraian job description sebagai berikut.1) DirekturDirektur bertugas sebagai pengendali utama dalam perusahaan memiliki tanggung jawab sebagai berikut: Mengawasi jalannya perusahaan dan memonitor seluruh hasil pekerjaan manajer yang berada di bawahnya. Menerima laporan perkembangan usaha dan menentukan kebijakan usaha berdasarkan laporan yang diterima. Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara keseluruhan. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia bisnis Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari perusahaan dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh pemegang saham atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam rapat-rapat pemegang saham. Menjalankan tanggung jawab sebagai direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.2) Wakil DirekturWakil direktur bertugas untuk bertanggung jawab kepada direktur dan sebagai perwakilan direktur dengan tanggung jawab sebagai berikut: Bertindak sebagai pengambil keputusan tertinggi sementara ketika Direktur sedang tidak ada di tempat Bertanggung jawab dalam membantu Direktur Bertanggung jawab sepenuhnya kepada lembaga Bertanggung jawab melaporkan perkembangan perusahaan atau informasi-informasi yang dibutuhkan Direktur Ikut membantu dalam mengawasi jalannya perusahaan dan memonitor seluruh hasil pekerjaan manajer yang berada di bawahnya.3) Human Resource Manager Bertanggung jawab terhadap percepatan, persiapan dan seleksi serta peningkatan kualitas sumber daya yang dimiliki perusahaan/Preparation and selection Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation Melakukan planing, dan controlling terhadap seluruh sumber daya secara berkala Memberikan kompensasi dan proteksi pada karyawan/Compensation and protection Memberikan pengarahan serta menangani masalah yang timbul pada tingkat manajemen. Memastikan pelaksanaan briefing dan debriefing terhadap seluruh para manajer dalam bidang-bidang kegiatan yang mempunyai kaitan dengan aktivitas pengelolaan karyawan. Melakukan koordinasi dengan seluruh karyawan perusahaan untuk menampung keluhan, masukan serta kebutuhan lain yang berkaitan dengan peningkatan kinerja karyawan. Merumuskan rencana pengembangan karier karyawan dan mengoordinasikan indikator penilaian kinerja pada setiap divisi. Memonitor penerapan disiplin kerja berdasarkan tata tertib perusahaan. Melaporkan secara berkala terhadap seluruh kegiatan MSDM kepada Direktur untuk merekomendasikan setiap hasil evaluasi agar ada tindak lanjut.4) Financial Manager Menyusun kebutuhan harian, mingguan dan bulanan karyawan. Dokumentasi pembiayaan yang diusulkan setiap divisi Perusahaan. Meminta persetujuan dari Direktur pada setiap usulan Pembiayaan. Membayar beban perusahaan yang disetujui Direktur. Membuat laporan keuangan baik Mingguan, Bulanan dan Tahunan. Menyusun laporan pajak bulanan dan tahunan Perusahaan. Melakukan sirkulasi keuangan dengan menggunakan sistem perbankan dan tidak melakukan transaksi secara langsung. Melakukan kerjasama secara mutual untuk mengawal proses pencairan dan pinbuk keuangan bersama Direktur dan Marketing Manager.5) Marketing Manager Bertanggung jawab langsung terhadap Direktur dan Pemasaran Perusahaan. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan karyawan marketing secara keseluruhan. Menyusun strategi pemasaran dan program kerja marketing sekaligus melakukan monitoring. Memimpin langsung aktivitas harian karyawan marketing melalui pelaksanaan briefing dan debriefing rutin sesuai kebutuhan (membagikan tugas langsung kepada karyawan). Memonitor hasil pekerjaan karyawan marketing yang berada di bawahnya. Menerima laporan progress yang berkaitan dengan harian pemasaran. Mengawal wawancara dan akad kredit konsumen di Bank Mitra Perusahaan. Memimpin team marketing untuk melakukan pengumpulan data dan kelengkapan data konsumen baik yang dibawa oleh karyawan marketing, karyawan lain maupun yang datang sendiri; dengan kriteria terlampir, kemudian didokumentasikan dan diserahkan kepada karyawan keuangan. Memimpin penagihan DP atau sisa bayaran lain. Menyetorkan setiap dana terserap maksimal dalam 24 jam efektif. Tidak melakukan transaksi langsung dalam bentuk apapun tanpa persetujuan Direktur.6) Operational Manager Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pembangunan di wilayah area Perusahaan. Menyusun laporan bulanan untuk dilaporkan kepada Direktur. Melakukan koordinasi serta menyiapkan rencana kerja operasi proyek, meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek. Menyusun strategi dan target pembangunan di setiap area. Melakukan koordinasi dan komunikasi keluar dengan stakeholder demi lancarnya pelaksanaan pembangunan diseluruh area Perusahaan. Menunjuk Mitra Usaha untuk penyedia bahan bangunan dan membuat kesepakatan kerjasama secara tertulis, dan selanjutnya dikoordinasikan dengan Direktur Keuangan. Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap seluruh barang aset perusahaan. Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track). Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul agar dapat diantisipasi secara dini.7) General Affair Manager Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan seperti proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas perusahaan untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Bertanggung jawab atas aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta proses penggantian atas fasilitas/sarana penunjang yang rusak. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja. Melakukan survei tingkat kepuasan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya perusahaan.22