job analysis (revised)

download job analysis (revised)

of 38

  • date post

    15-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    392
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of job analysis (revised)

Job Analysis

Job Analysiswww.humanikaconsulting.com

ObjectivesMemahami konsep dari analisis jabatanMengetahui peran penting Analisa Jabatan pada sebuah sistem kinerja terukur dalam organisasi.Trampil dalam menyelenggarakan Analisa Jabatan dengan menggunakan berbagai metode khususnya wawancara.Membuat laporan dari proses Analisa Jabatan

Agenda09.00 Introduction10.00 Break10.30 Methods of Job Analysis12.00 Lunch13.00 Role Play (Reporting)15.00 End of Training

What is JoBJobA group of related activities and dutiesPositionThe different duties and responsibilities performed by only one employeeJob FamilyA group of individual jobs with similar characteristicsDimana Analisa Jabatan Berada?Job analysis

Job Description

Job specificationLabor relationsPerformance appraisalCompensationSafety & healthRecruitingEmployee developmentEmployee trainingStrategic human resource planningSelectionCareer developmentSource: De Cenzo & Robbins

Job Analysis plays particularly important roles in compensation systems (job evaluation), in selection processes and in equal employment opportunity (development and validation of selection tests and employment procedures). 7DefinisiSuatu proses mempelajari dan mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan operasional/pelaksanaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Edwin B. FLIPPO.

Suatu prosedur untuk menemukan dan mencatat secara sistematis hal-hal yang berhubungan dengan suatu jabatan atau disebut dengan Job Study yang mempelajari tentang tugas, proses kerja, tangung jawab dan persyaratan personal dari suatu jabatan. Dale YODER.

Job AnalysisA systematic exploration of the activities within a job.A technical procedure used to define the duties, responsibilities, and accountabilities of a jobThe identification and description of what happening on the jobAccurately and precisely identifying the required tasks, the knowledge, and skills necessary for performing them, and the conditions under which they must performed.

Prinsip Analisa JabatanHarus Jelas Batasan Pekerjaan tersebut (biasanya dalam hal wewenang)Harus dilaksanakan atas dasar kenyataan sebenarnya (obyektif)Harus disusun secara kronologisMemperhatikan situasi pekerjaan (mengapa pekerjaan itu dilakukan dalam jabatan itu)

Tujuan Analisa JabatanMemberikan pengertian tentang tugas yang terkandung dalam suatu jabatan dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk jabatan tersebut.Hasilnya berupa Job Description dan Job SpecificationSebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan MSDM lainnya.

Informasi JabatanJob Description : Written Summaries of the basis Tasks, Duties and Responsibilities of JobsJob Specification : used primarily for selection of qualified employees, thus specifications should be precise as well as job related.Job Performance Standards : performance goals to accomplish, and with knowledge of performance expectations on the job. Job Standards are often linked to performance appraisals.

Job Descriptions contain three (3) basic sections:Identification Section, Generally contains the Job title, Department and Supervisors Title. Other identification elements such as Job number and pay grade for the job may be includedJob Summary, Provides a brief overview of the general nature of job tasks.Specific Duties and Responsibilities, Provides a detailed listing of the specific duties and responsibilities contained in the job.Job Description

Job DescriptionMust be as accurate as possible. Should contain all the major tasks assigned to the jobs.Clarifying vague responsibilities Eliminating overlapping responsibilities between jobs

Job DescriptionApa yang dilakukan (What is to be done) untuk mengetahui fungsi pekerja :Pengolahan Masalah Data (D) : ( Memadukan, mengkoordinasikan, menganalisa, menyusun, menghitung, menyalin, membadingkan)Pengolahan Masalah Orang (O) : ( Menasehati, berunding, mengajar, mengawasi, mengibur, membujuk, berbicara, melayani, menerima instruksi)Pengolahan masalah Benda (B) : (Menyetel, mengerjakan, menjalankan, mengemudikan, mengerjakan dengan tangan, melayani, memasukan bahan dan memegang)Functional Job Analysis (Fine and Cronshaw, 1999)Semakin besar nomor fungsi semakin kompleks. Nomor yang sama menunjukkan tingkat kompleksitas yang sama

DATAPEOPLETHING

Synthesizing8. Leading4A. Precision working5A. Innovating7. Mentoring4B. Setting Up5B. Coordinating6. Negoiating4C. Operating-controllingAnalyzing5. Supervising3A. Manipulating3A. Computing4A. Consulting3B. Operating-controlling I3B. Compiling4B. Instructing3C. Driving-controllingCopying4C. Treating3D. Starting upComparing3A. Sourcing info2A. Machine Tending I3B. Persuading2B. Machine Tending3C. Coaching1A. Handling3D. Diverting1B. Feeding-offbearing2. Exchanging information1A. Taking instruction helping1B. Serving

Job DescriptionBagaimana mengerjakan tugas (How to do it) : untuk mengetahui bagaimana pekerjaan itu dilaksanakan, peralatan apa yang diperlukan dan metoda apa yang digunakan.Mengapa harus melakukan pekerjaan itu (Why it must be done) : untuk mengetahui bagaimana luas (scope) pekerjaan dan tujuan dari jabatan itu yang berhubungan dengan bahan dan pokok dari jabatan itu (proses input-output)Job SpecificationPendidikan Pendidikan FormalPendidikan lainnyaPengetahuan kerjaKeterampilan kerjaKeterampilan mentalKeterampilan fisikKeterampilan sosialPengalaman kerjaBakatTemperamenMinatKondisi JasmaniJenis Kelamin

Most Job Specifications list the education, experience and general knowledge, skills and abilities to perform the job.

Job Performance Standardsrepresent the expected performance for each job duty described on the job description

Uses of Job AnalysisPendekatan Metode Analisis JabatanMetode Berorientasi Kerja (Work Oriented Method)Metode Berorientasi Pekerja (Worker-Oriented Method)Metode Hybrid (Hybrid Method)

Metode mengumpulkan dataObservasiWawancara individuWawancara kelompokTechnical conferenceKuisionerDiaryEquipment based methodReviewing records (mereview catatan terdahulu tentang materi kinerja jabatan, deskripsi jabatan, laporan kecelakaan kerja, korespondensi, dll)Review literaturMengkaji spesifikasi desain peralatanMelakukan pekerjaanSumber data analisis jabatanAnalis pekerjaanSupervisor langsung pemilik pekerjaanEksekutif tingkat atas atau manajerPemilik pekerjaanPakar/ ahli teknis yang terkait, seperti kimiawan atau profesorSpesialis pelatihan organisasiKlien atau pelangganUnit organisasi lainDokumen tertulisAnalisis jabatan terdahulu

Jenis Data yang dikumpulkanFilosofi dan struktur organisasiLisensi dan persyaratan lain yang ditetapkan pemerintahTanggung jawabStandar profesionalJob contextProduk dan layananMesin, alat, dan perlengkapanIndikator kinerja pekerjaanPersonal job demandsPergerakan elemenAktivitas pekerjaAktivitas pekerjaanPersyaratan ciri pekerjaPerubahan masa depanCritical incidentsUnit AnalisisDutiesTasksActivitiesElemental motionJob dimensionsPersyaratan ciri pekerjaPenerapan skala pada unit kerja (skala menunjukkan tingkat kesulitan atau kepentingan suatu tugas dalam pekerjaan secara relatif terhadap tugas lain, keluasan suatu tugas yang melibatkan interaksi dengan data, people, and things)Penerapan skala pada persyaratan ciri pekerjaAnalisis kualitatif vs kuantitatif

Element: unit terkecil dari pekerjaan yang dapat diidentifikasi dengan jelas mulainya, pertengahannya, dan akhirnya.Activitiy: kelompok atau kluster dari elemen-elemen yang mengarah pada pemenuhan persyaratan pekerjaan.Task: kumpulan aktivitas yang terarah menuju pencapaian tujuan pekerjaan secara spesifikDuty: kumpulan seluruh task (tugas) yang terarah pada sasaran umum pekerjaanIstilahContohJobPetugas polisiPositionMangkupastika, Polisi Polsek ADutyPengaturan lalu lintasTaskMenilang para pelanggarActivityMenghentikan pengendara yang melanggarelemenMemeri kode dengan menyalakan lampu untuk memperlambat kendaraan, memberi hormat dan meminta pengendara turun dari kendaraannya, memeriksa kelengkapan SIM dan STNK, dllJob characteristic Model Skill variety Task identity Task significance

Experienced meaningfulness of the work

High intrinsic work motivation High-quality work performance High satisfaction with the work Low absenteeism and turnover

Experienced responsibility for outcomes of the work

Knowledge of actual result of the work

Autonomy

Feedback

Core Job Characteristic

Critical psychological states

Individual work outcomes

Moderators Growth-need strenght Knowledge and skill Context satisfactions

JOB ANALYSIS SYSTEMJOB DESCRIPTION-- Task-- Duties--- Responsibilities

SOURCES OF DATA-- Job Analyst-- Employee-- SupervisorJOB DATA-- Task-- Performance-- Standard-- Responsibilities-- Knowledge-- Required-- Experience Needed-- Job Content-- Duties-- Equipment Needed

HUMAN RESOURCES FUNCTIONS-- Recruitment-- Selection-- Training & Development-- Performance Appraisal-- Compensation Mgt.-- Labour RelationsJOB SPECIFICATIONS-- Skills Required-- Physical DemandMETHODS OF COLLECTING DATA-- Interviews-- Questionnaires-- Observations-- Records-- DOT-- Diaries4

Questions ?

Session 2 : Conducting the Job analysisConducting the Job analysisUnderstand the purpose of the job analysisDevelop draftPlanningUnderstand the role of the job in the organizationReview draft with supervisorDetermine how to collect job analysis informationSeek clarificationSource : De cenzo & RobbinsPenentuan Tujuan analisa jabatan (Setting goals) untuk tujuan apa analisa tersebut dilakukan agar dapat menentukan jenis informasi jabatan yang diperlukan.Understand the purpose of the job analysis

Knowledge and Skill to do Job AnalysisHave Motivation to explore the informationGood in interpersonal communication skillUnderstand